電子憑證會計(jì)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化改革助力會計(jì)信息化發(fā)展

王雨濛

［摘 要］推動電子憑證會計(jì)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化，將能夠?yàn)闀?jì)信息化發(fā)展提供有力的支持。但是，電子憑證會計(jì)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化并不是一朝一夕就能夠看到效果的。為了更好地推進(jìn)電子憑證會計(jì)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化，以北京某高校為例，就電子憑證會計(jì)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化改革進(jìn)行了探討，希望可以為開機(jī)信息化發(fā)展提供借鑒。

［關(guān)鍵詞］電子憑證；標(biāo)準(zhǔn)化；會計(jì)信息化

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2024.05.017

［中圖分類號］F232 ［文獻(xiàn)標(biāo)識碼］A ［文章編號］1673-0194（2024）05-0056-04

0? ? ?引 言

按照《會計(jì)改革與發(fā)展“十四五”規(guī)劃綱要》推進(jìn)會計(jì)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的要求，財(cái)政部、國家稅務(wù)總局、人民銀行、國務(wù)院國資委、國家檔案局標(biāo)準(zhǔn)委、國家電子文件管理部際聯(lián)席會議辦公室（密碼局）、民航局、中國國家鐵路集團(tuán)有限公司聯(lián)合組織開展電子憑證會計(jì)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)試點(diǎn)工作。電子憑證會計(jì)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)是會計(jì)信息化發(fā)展至關(guān)重要的一步，是會計(jì)行業(yè)無紙化發(fā)展進(jìn)程中不可或缺的一步。

1? ? ?電子憑證概述

本次試點(diǎn)工作是按照國務(wù)院推行的會計(jì)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)及相關(guān)技術(shù)規(guī)范國家標(biāo)準(zhǔn)對軟件進(jìn)行配置，接收電子憑證并按照會計(jì)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一識別、自行解析，支持其會計(jì)核算系統(tǒng)智能記賬處理和會計(jì)檔案電子化歸檔。主要任務(wù)是按照會計(jì)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，借助配套財(cái)政提供的XBRL工具包，完成系統(tǒng)電子憑證處理流程設(shè)計(jì)和系統(tǒng)改造，滿足電子憑證試點(diǎn)工作需求［1］。

參加本次試點(diǎn)改革的有增值稅電子普通發(fā)票、增值稅電子專用發(fā)票、全面數(shù)字化的電子發(fā)票（以下簡稱“數(shù)電票”，含鐵路電子客票、航空運(yùn)輸電子客票行程單）、財(cái)政電子票據(jù)、電子非稅收入一般繳款書、銀行電子回單和銀行電子對賬單等九類憑證。由于全電票、行政事業(yè)單位收據(jù)、銀行回單、稅收繳款書等各類電子憑證種類眾多，且標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，開具方非同源，所以在票據(jù)接收的環(huán)節(jié)需要逐一解析，尤其是行政事業(yè)單位。因此行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)部門在會計(jì)信息化改革方面存在電子憑證“接收難、入賬難、歸檔難”的問題。

2? ? ?智能報(bào)銷系統(tǒng)架構(gòu)

首先，建立智能報(bào)銷系統(tǒng)，預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)全部流程實(shí)現(xiàn)線上化，電子憑證全流程處理。通過智能報(bào)賬模塊進(jìn)行報(bào)銷票據(jù)的上傳采集，實(shí)現(xiàn)待報(bào)銷的電子憑證/電子發(fā)票的上傳。其次，主動關(guān)聯(lián)，構(gòu)建電子數(shù)據(jù)間的鉤稽關(guān)系，如：基于電子憑證/電子發(fā)票推薦可以報(bào)銷的相關(guān)項(xiàng)目；基于差旅報(bào)銷憑證計(jì)算相關(guān)行程、補(bǔ)貼信息；基于電子憑證/電子發(fā)票和報(bào)銷項(xiàng)提示補(bǔ)充相關(guān)附件。升級改造財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)，將電子發(fā)票、回單等原始憑證與報(bào)銷單、記賬憑證建立關(guān)聯(lián)關(guān)系，實(shí)現(xiàn)制單掃碼自動生成記賬憑證、自動鉤稽電子發(fā)票。通過財(cái)政部平臺統(tǒng)一的XBRL數(shù)據(jù)包對報(bào)銷系統(tǒng)模塊、會計(jì)核算系統(tǒng)相關(guān)模塊、電子檔案系統(tǒng)模塊進(jìn)行升級改造，完成7種類型的電子憑證的獲取、解析、入賬，以及電子憑證入賬歸檔全流程運(yùn)用。上線后便于電子票據(jù)的收集、入賬、報(bào)銷、歸檔全流程查詢。

《關(guān)于公布電子憑證會計(jì)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的通知》規(guī)范了“結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)文件+版式文件封裝+電子簽名”的電子憑證標(biāo)準(zhǔn)，有效保障了數(shù)據(jù)來源的合法性、真實(shí)性以及數(shù)據(jù)的安全性，確保了電子憑證的法律效力，標(biāo)志著真正“無紙化”時(shí)代的到來。依據(jù)會計(jì)電子檔案管理規(guī)定，生成憑證電子文件，同時(shí)將相關(guān)附件打包生成待歸檔批次包。對待歸檔批次包進(jìn)行真實(shí)性、完整性、可用性、安全性的“四性”檢測。檢測通過后，生成相關(guān)案卷及XML文件，同時(shí)將這些文件使用MinIO分布式存儲技術(shù)進(jìn)行保存，保證文件安全。生成和保存入賬信息結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)文件。通過每個(gè)文件中的“唯一標(biāo)識”與接收到的電子憑證建立對應(yīng)關(guān)系。

3? ? ?建設(shè)情況——以北京某高校為例

北京某高校于2023年12月前按照試點(diǎn)要求將符合電子憑證會計(jì)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的電子憑證入賬結(jié)構(gòu)化的文件上報(bào)到財(cái)政部統(tǒng)一報(bào)表子系統(tǒng)。

依據(jù)試點(diǎn)工作的要求，結(jié)合該?，F(xiàn)有建設(shè)情況，本次試點(diǎn)采取現(xiàn)有系統(tǒng)改造與新購相關(guān)模塊結(jié)合的方式開展。

3.1? ?新增智能報(bào)銷模塊

教職工通過PC端或者微信端上傳試點(diǎn)范圍內(nèi)的電子憑證，提交后，系統(tǒng)將對用戶所提交的電子憑證信息進(jìn)行驗(yàn)簽、識別、解析，以保證電子票據(jù)信息的真實(shí)性。票據(jù)通過校驗(yàn)后，進(jìn)入待報(bào)銷票夾，教職工選擇某批發(fā)票前往報(bào)銷，智能報(bào)銷模塊自動生成相關(guān)報(bào)銷單，并進(jìn)行線上簽批流轉(zhuǎn)，簽批結(jié)束，財(cái)務(wù)收到報(bào)銷單及票據(jù)XML文件后入賬。

3.2? ?升級電子回單/無現(xiàn)金報(bào)賬

升級改造銀行電子回單及無現(xiàn)金報(bào)賬系統(tǒng)，對銀行電子回單、銀行對賬單業(yè)務(wù)流程進(jìn)行梳理，在產(chǎn)生電子材料環(huán)節(jié)進(jìn)行系統(tǒng)改造。與3.1節(jié)相同，系統(tǒng)需提取文件的元數(shù)據(jù)，并對整批、單個(gè)文件進(jìn)行電子簽名，以保證數(shù)據(jù)的完整性和真實(shí)性。

3.3? ?升級賬務(wù)系統(tǒng)

財(cái)務(wù)處將上述兩部分信息在財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)中生成財(cái)務(wù)憑證時(shí)，系統(tǒng)將自動建立憑證與上述電子發(fā)票、電子回單等數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)關(guān)系。審核生成的會計(jì)憑證， 進(jìn)行會計(jì)賬務(wù)處理及出具財(cái)務(wù)報(bào)表，定期對會計(jì)檔案進(jìn)行歸檔。

3.4? ?新增財(cái)務(wù)電子檔案管理平臺

3.4.1? ?檔案歸檔

財(cái)務(wù)系統(tǒng)基于當(dāng)期的財(cái)務(wù)憑證發(fā)起電子檔案歸檔，歸檔后，將憑證相關(guān)的報(bào)銷電子發(fā)票、收入電子發(fā)票、電子回單等數(shù)據(jù)生成歸檔批次。歸檔批次包含：基本信息.XML，流程信息.XML，文件清單.XML，相關(guān)電子文件四個(gè)部分。

在待接收檔案列表查看待歸檔的批次，選擇待歸檔批次進(jìn)行四性檢測，四性檢測包含人工檢測和自動檢測兩部分內(nèi)容。檢測通過后，系統(tǒng)對檢測批次標(biāo)記已通過且記錄四性檢測單號，同時(shí)對該批次可以進(jìn)行歸檔處理。

歸檔操作時(shí)，對歸檔的操作人、操作時(shí)間進(jìn)行記錄，顯示批次生成的歸檔案卷，同時(shí)可以對歸檔報(bào)告進(jìn)行顯示打印。

3.4.2? ?檔案接收

選擇壓縮文件進(jìn)行上傳，壓縮文件中需要包含基本信息.XML，流程信息.XML，文件清單.XML，相關(guān)電子文件四個(gè)部分。移入后生成待歸檔的檔案批次，基于移入的待歸的檔案批次進(jìn)行四性檢測，四性檢測規(guī)則同電子檔案歸檔，四性檢測完成后進(jìn)行案卷歸檔，直接將導(dǎo)入的電子檔案案卷進(jìn)行歸檔。

3.4.3? ?歸檔歷史

顯示所有的歸檔批次，可以針對歸檔批次查看四性檢測報(bào)告，歸檔報(bào)告，以及相關(guān)歸檔批次的基本信息.XML，流程信息.XML，文件清單.XML，相關(guān)電子文件，根據(jù)歸檔批次也可以查看該批次歸檔生成的案卷，以及案卷相關(guān)的基本信息.XML，流程信息.XML，文件清單.XML，相關(guān)電子文件。

3.4.4? ?檔案管理

電子檔案瀏覽：根據(jù)電子檔案的案卷進(jìn)行瀏覽，查看案卷相關(guān)的基本信息.XML，流程信息.XML，文件清單.XML，相關(guān)電子文件。

電子檔案移交：選擇移交的范圍（歸檔年月、檔案類型），基于查詢范圍進(jìn)行移交，移交時(shí)填寫移交人、移交時(shí)間，生成移交批次，可以下載移交文件，文件包含基本信息.XML，流程信息.XML，文件清單.XML，相關(guān)電子文件?；谝平慌慰梢圆榭匆平坏膬?nèi)容（案卷匯總及明細(xì)），以及對相關(guān)匯總內(nèi)容進(jìn)行明細(xì)查看。對移交批次可以打印移交報(bào)告單。移交完成后，可以查看歷史移交批次及內(nèi)容。

在庫電子檔案統(tǒng)計(jì)：根據(jù)不同的歸檔類型、年份，接收人進(jìn)行匯總統(tǒng)計(jì)，同時(shí)根據(jù)匯總記錄進(jìn)行相關(guān)明細(xì)查看。

3.4.5? ?電子檔案利用

憑證檢索：基于憑證進(jìn)行查詢（根據(jù)權(quán)限進(jìn)行控制，管理員和相關(guān)負(fù)責(zé)人可以查詢所有憑證，其他人員根據(jù)授權(quán)范圍進(jìn)行查詢），顯示相關(guān)憑證的案卷信息、相關(guān)電子文件信息。

電子文件號驗(yàn)證：對電子文件號進(jìn)行驗(yàn)證，輸入電子文件號，查看相關(guān)電子文件號的信息以及附件信息。

查詢申請：基于憑證號，根據(jù)申請的憑證號范圍，生成申請批次。

查詢授權(quán)：基于申請的批次進(jìn)行授權(quán)，授權(quán)完成后在憑證檢索模塊進(jìn)行查詢。

檔案利用統(tǒng)計(jì)：匯總每個(gè)案卷、文件查看的次數(shù)。用于監(jiān)控匯總哪些案卷、文件被頻繁使用。

3.4.6? ?日常維護(hù)

四性檢測：基于檔案類型、時(shí)間進(jìn)行篩選，進(jìn)行四性檢測（記錄檢測人、檢測時(shí)間），生成四性檢測編號，根據(jù)編號可以查看檢測的匯總信息，根據(jù)匯總信息可以查看案卷及其內(nèi)容的明細(xì)信息。同時(shí)可以打印四性檢測報(bào)告，在檔案管理模塊也可以查看相關(guān)歷史的四性檢測記錄。

檔案銷毀：基于檔案類型、時(shí)間、是否超期進(jìn)行篩選，進(jìn)行銷毀（記錄銷毀人、銷毀時(shí)間），生成銷毀批次，基于銷毀批次進(jìn)行銷毀。同時(shí)可以根據(jù)銷毀記錄進(jìn)行查看，根據(jù)銷毀批次可以查看銷毀的案卷及相關(guān)明細(xì)信息。

檢測歷史：查看四性檢測的歷史（檢測編號、檢測人、檢測時(shí)間、檢測范圍），根據(jù)檢測編號，查詢相關(guān)檢測案卷及其明細(xì)信息，同時(shí)可以打印四性檢測報(bào)告。

3.4.7? ?系統(tǒng)管理

人員管理：對電子檔案管理平臺進(jìn)行人員及角色管理?？刂撇煌藛T對系統(tǒng)的功能使用。

系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置：設(shè)置電子檔案管理系統(tǒng)的相關(guān)參數(shù)。

紙質(zhì)檔案庫架管理：設(shè)置相關(guān)庫架，用于紙質(zhì)檔案編目時(shí)的庫架選擇。

檔案備份：基于電子檔案管理平臺的所有案卷數(shù)據(jù)生成備份批次，同時(shí)記錄備份人、備份時(shí)間、備份范圍，備份打包完成后，對相關(guān)備份批次數(shù)據(jù)可以進(jìn)行下載。

備份歷史：基于備份批次查看相關(guān)進(jìn)度，同時(shí)可以對備份完成的批次進(jìn)行下載，同時(shí)可以記錄是否刻盤或者標(biāo)記其他備份存儲情況。

4? ? ?試點(diǎn)票種接收端獲取渠道及獲取格式

符合試點(diǎn)改革的票據(jù)格式主要為OFD（Open Fixed-layout Document）格式和XML（Extensible Markup Language）格式。

各單位可根據(jù)財(cái)政部提供的工具包自主研發(fā)適合自己的解析文件，提供票樣給各接收端單位完成軟件接收解析的功能改造。

首先需申請成為開具端的白名單試點(diǎn)單位，成為試點(diǎn)單位后開具端單位交付不同類型的票據(jù)以不同形式推送給各接收端試點(diǎn)單位。增值稅電子普票和專票僅以國家電網(wǎng)一家試點(diǎn)單位為準(zhǔn)，提供的數(shù)據(jù)格式為SIGN、XML和PDF，并以郵件方式直接推送至白名單客戶。財(cái)政電子票據(jù)和電子非稅收入一般繳款書目前為郵件推送的PDF格式；電子回單及銀行對賬單為OFD及XML格式。OFD電子回單與銀行電子對賬單目前支持接口直連的兩種方式，即央行統(tǒng)一的互聯(lián)互通平臺和各商行的銀企直連平臺端口，兩種方式都可以推送符合財(cái)政試點(diǎn)的OFD格式的單據(jù)。

5? ? ?接收端電子回單和電子對賬單的獲取途徑

財(cái)務(wù)系統(tǒng)從銀行端推送的數(shù)據(jù)中獲取電子回單或電子對賬單后，提取電子回單和電子對賬單的OFD格式文檔，根據(jù)實(shí)際入賬情況將銀行推送的文件解析為符合電子憑證數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的XBRL結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)文件，將銀行回傳的回單信息通過回單編號關(guān)聯(lián)對賬單的每一筆數(shù)據(jù)，與已入賬的信息相關(guān)聯(lián)。生成結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)后將原始電子憑證、記賬憑證與電子憑證結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)文件按相關(guān)要求通過電子檔案系統(tǒng)進(jìn)行電子歸檔處理［2］。

6? ? ?電子憑證改革助力會計(jì)信息化發(fā)展

電子憑證試點(diǎn)工作不僅可以提升會計(jì)基礎(chǔ)工作的規(guī)范性和電子憑證的可追溯性，還提升了財(cái)政監(jiān)管效能。

按照電子憑證會計(jì)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的要求，我們將持續(xù)深化試點(diǎn)和電子會計(jì)檔案管理，逐步實(shí)現(xiàn)會計(jì)核算和檔案管理的全流程電子化工作，加強(qiáng)電子憑證接收、解析、報(bào)銷、入賬、保存等全流程處理的風(fēng)險(xiǎn)控制，確保電子憑證的安全性和可靠性。

目前對北京某高校接收到的憑證在接收、解析、報(bào)銷、入賬、歸檔等的每一個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)電子憑證全流程的常態(tài)化處理，進(jìn)行全要素驗(yàn)證，確保數(shù)據(jù)的真實(shí)可靠和為未被篡改。同時(shí)，通過會計(jì)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化改革的全流程處理，接收、解析、報(bào)銷、入賬處理電子憑證，驗(yàn)證相關(guān)會計(jì)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的可行性，可推動該高校會計(jì)信息化發(fā)展，提升信息化水平服務(wù)，為解決師生報(bào)銷難、查賬難問題，提供有效的途徑。

7? ? ?結(jié)束語

隨著電子會計(jì)憑證標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用全面推開，會計(jì)職能將從傳統(tǒng)的核算、記賬、核賬、報(bào)賬向財(cái)務(wù)管理、價(jià)值管理、決策輔助等持續(xù)轉(zhuǎn)型升級，將信息化數(shù)字化技術(shù)和會計(jì)工作有效地結(jié)合，助力新時(shí)代高校信息化數(shù)字化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)信息科技特色的會計(jì)電子數(shù)據(jù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

主要參考文獻(xiàn)

［1］饒艷超，朱華.電子憑證會計(jì)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用：以普聯(lián)東文試點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)為例［J］.財(cái)務(wù)與會計(jì)，2023（9）：59-63.

［2］徐菲，苗陽，王迪，等. 高校電子憑證會計(jì)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)實(shí)踐研究

［C］//中國計(jì)算機(jī)用戶協(xié)會網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用分會.中國計(jì)算機(jī)用戶協(xié)會網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用分會2022年第二十六屆網(wǎng)絡(luò)新技術(shù)與應(yīng)用年會論文集，2022：5.