社會(huì)救助綜合服務(wù)中心檔案管理信息化建設(shè)策略研究

摘要：“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下，社會(huì)救助綜合服務(wù)中心的檔案管理工作面臨眾多的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。我國(guó)很多事業(yè)單位都在積極推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)，并且取得了較好的成效。通過(guò)信息化建設(shè)有效地提升了相關(guān)檔案資源的應(yīng)用范圍，使檔案資源的價(jià)值得到了更加充分的發(fā)揮。所以，社會(huì)救助綜合服務(wù)中心也需要通過(guò)檔案信息化建設(shè)來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理工作的進(jìn)一步優(yōu)化，充分發(fā)揮檔案資源的價(jià)值。本文對(duì) “互聯(lián)網(wǎng)+”背景下社會(huì)救助綜合服務(wù)中心檔案信息化建設(shè)策略進(jìn)行研究，進(jìn)一步提升社會(huì)救助綜合服務(wù)中心檔案管理信息化建設(shè)質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代；檔案管理；信息化建設(shè)；社會(huì)救助綜合服務(wù)中心

社會(huì)救助綜合服務(wù)中心的檔案管理工作是指社會(huì)救助綜合服務(wù)工作中的待遇申請(qǐng)、復(fù)審、停止審批和日常管理工作中所產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的相關(guān)數(shù)據(jù)、圖像、圖表以及文字資料的管理。目前，社會(huì)救助綜合服務(wù)中心在檔案管理工作中存在管理模式嚴(yán)重滯后、檔案管理重視程度不足等問(wèn)題，導(dǎo)致檔案資源的價(jià)值無(wú)法得到有效的發(fā)揮?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下，社會(huì)救助綜合服務(wù)中心需要充分利用信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，使檔案資源的價(jià)值得到有效的發(fā)揮。

一、社會(huì)救助綜合服務(wù)中心檔案信息化建設(shè)必要性

（一）提升社會(huì)救助綜合服務(wù)中心檔案管理的效率

“互聯(lián)網(wǎng)+”是一種全新的業(yè)態(tài)，傳統(tǒng)行業(yè)充分利用 “互聯(lián)網(wǎng)+”的優(yōu)勢(shì)來(lái)對(duì)自身的工作進(jìn)行優(yōu)化、升級(jí)和轉(zhuǎn)型，更好地適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)。社會(huì)救助綜合服務(wù)中心的檔案資源數(shù)量較為龐大，采用人工管理的方式不僅造成了嚴(yán)重的人力物力浪費(fèi)，還會(huì)對(duì)檔案管理的質(zhì)量和效率產(chǎn)生影響。[1]所以在當(dāng)前 “互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下，社會(huì)救助綜合服務(wù)中心需要通過(guò)檔案信息化建設(shè)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，檔案管理人員能夠更加簡(jiǎn)單、方便地進(jìn)行檔案管理工作，有效地提升檔案管理的效率。

（二）推動(dòng)社會(huì)救助綜合服務(wù)中心檔案管理規(guī)范化發(fā)展

很多社會(huì)救助綜合服務(wù)中心在進(jìn)行檔案管理工作過(guò)程中仍然采用人工管理的方式來(lái)進(jìn)行檔案的收集、整理以及內(nèi)容填寫等工作。但是，檔案管理過(guò)程中不同工作人員在檔案管理思維方式和工作習(xí)慣方面都會(huì)存在一定的差異，嚴(yán)重影響檔案管理的規(guī)范性，對(duì)檔案管理工作的開(kāi)展產(chǎn)生一定的影響。檔案管理信息化建設(shè)能夠以更加明確的規(guī)范要求來(lái)開(kāi)展檔案管理中檔案收集、整理以及內(nèi)容錄入等工作，能夠更好地提升檔案管理的規(guī)范性，促進(jìn)檔案管理工作的高效開(kāi)展。[2]

（三）提升社會(huì)救助綜合服務(wù)中心檔案管理安全等級(jí)

社會(huì)救助綜合服務(wù)中心傳統(tǒng)檔案管理工作是采用紙質(zhì)材料來(lái)進(jìn)行相關(guān)檔案信息的保存，可能導(dǎo)致檔案資料出現(xiàn)字跡不清晰甚至檔案損壞等問(wèn)題。同時(shí)，隨著檔案存放時(shí)間的增加，檔案的紙張會(huì)變得更薄更脆，更容易受到損壞。檔案信息化建設(shè)可以將檔案信息以電子文檔的方式保存在系統(tǒng)中，甚至可通過(guò)云端技術(shù)來(lái)對(duì)相關(guān)檔案信息進(jìn)行備份保存，并通過(guò)防火墻技術(shù)等安全保護(hù)措施來(lái)有效提升檔案保存的安全等級(jí)，有效避免檔案管理中的檔案遺失、損壞、被竊取等情況的發(fā)生，提升檔案管理的安全等級(jí)，同時(shí)還能有效降低檔案管理的成本投入。

二、社會(huì)救助綜合服務(wù)中心檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

（一）管理機(jī)制不夠完善

很多社會(huì)救助綜合服務(wù)中心在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，僅僅將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案進(jìn)行保存，沒(méi)有有效應(yīng)用 “互聯(lián)網(wǎng)+”的優(yōu)勢(shì)，在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)過(guò)程中沒(méi)有形成一套完善的管理機(jī)制，這就導(dǎo)致社會(huì)救助綜合服務(wù)中心在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中缺少有效的保障和支持。[3]領(lǐng)導(dǎo)部門不能正確認(rèn)識(shí)檔案信息化建設(shè)的重要意義，對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視程度不足，同時(shí)，檔案管理人員會(huì)因?yàn)闄n案管理工作內(nèi)容的單調(diào)性、枯燥性的影響而缺乏參與檔案管理信息化建設(shè)的熱情，進(jìn)一步影響檔案管理信息化建設(shè)。部分社會(huì)救助綜合服務(wù)中心雖然進(jìn)行了檔案管理信息化建設(shè)，但是沒(méi)有結(jié)合自身實(shí)際情況形成一套完善的檔案信息化管理機(jī)制，導(dǎo)致檔案管理信息化的效果無(wú)法有效發(fā)揮，阻礙了檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。

（二）檔案管理信息化水平不足

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代進(jìn)行社會(huì)救助綜合服務(wù)中心檔案管理信息化建設(shè)的主要目的，就是通過(guò)信息化技術(shù)提升檔案管理的信息化水平。但是很多社會(huì)救助綜合服務(wù)中心在檔案信息化建設(shè)中表現(xiàn)出嚴(yán)重的信息化水平不足的問(wèn)題。綜合相關(guān)社會(huì)救助綜合服務(wù)中心的檔案管理信息化建設(shè)情況，可以發(fā)現(xiàn)導(dǎo)致檔案管理信息化不足的主要因素包括檔案管理程序復(fù)雜、檔案管理銜接機(jī)制不流暢以及設(shè)備技術(shù)支持不到位等。[4]檔案管理程序復(fù)雜主要表現(xiàn)為部分社會(huì)救助綜合服務(wù)中心的檔案管理軟件操作較為煩瑣，查閱檔案需要經(jīng)過(guò)較為復(fù)雜的流程，影響了檔案管理的效率。檔案管理銜接機(jī)制不流暢主要表現(xiàn)為部分社會(huì)救助綜合服務(wù)中心檔案管理軟件不具備檔案信息共享和檔案信息傳遞功能，在檔案信息傳遞過(guò)程中需要通過(guò)人工拷貝的方式來(lái)進(jìn)行檔案信息的傳遞。技術(shù)設(shè)備支持不到位主要表現(xiàn)為部分社會(huì)救助綜合服務(wù)中心所使用的檔案管理硬件設(shè)備性能等級(jí)較差，無(wú)法有效滿足檔案管理信息化軟件流暢運(yùn)行的需求，嚴(yán)重影響檔案管理信息化水平。

（三）檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不足

檔案管理人員是直接參與檔案管理信息化建設(shè)的，所以檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)水平會(huì)直接影響檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量。這就需要檔案管理人員不斷進(jìn)行檔案管理相關(guān)知識(shí)的學(xué)習(xí)來(lái)提升自身的專業(yè)素質(zhì)水平，以更好地滿足檔案管理信息化建設(shè)的需求。[5]但是，部分檔案管理人員并非檔案管理專業(yè)畢業(yè)，沒(méi)有進(jìn)行系統(tǒng)性的檔案管理學(xué)習(xí)，存在檔案管理水平不足的問(wèn)題，同時(shí)在進(jìn)行檔案管理過(guò)程中沒(méi)有進(jìn)行深化檔案管理培訓(xùn)學(xué)習(xí)，導(dǎo)致檔案管理專業(yè)素質(zhì)不足。

（四）檔案管理安全性不足

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，通過(guò)計(jì)算技術(shù)和信息技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)能夠有效提升社會(huì)救助綜合服務(wù)中心的檔案管理效率和質(zhì)量，但同時(shí)也面臨互聯(lián)網(wǎng)所帶來(lái)的安全問(wèn)題。檔案管理信息化系統(tǒng)容易受到病毒、黑客的入侵，導(dǎo)致檔案信息被破壞、盜竊等事件的發(fā)生，嚴(yán)重影響檔案管理的安全性，需要社會(huì)救助綜合服務(wù)中心更加重視檔案管理的安全性，通過(guò)建立防火墻、密鑰等方式來(lái)提升檔案管理信息化的安全等級(jí)。但是由于部分社會(huì)救助綜合服務(wù)中心缺乏計(jì)算機(jī)技術(shù)專業(yè)人才，導(dǎo)致檔案管理信息化安全防護(hù)建設(shè)效果不佳，需要進(jìn)一步提升檔案管理信息化安全建設(shè)來(lái)提升檔案管理的安全性。

三、提升社會(huì)救助綜合服務(wù)中心檔案管理信息化質(zhì)量策略分析

（一）建立健全的檔案管理信息化意識(shí)

一直以來(lái)，相關(guān)部門對(duì)檔案管理工作的重視程度不足，部分社會(huì)救助綜合服務(wù)中心的員工和領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)停留在檔案調(diào)閱、整理以及收集的層面，對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)不足。在 “互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下，需要社會(huì)救助綜合服務(wù)中心的員工和管理人員深入了解檔案管理信息化建設(shè)的重要性，全面了解檔案管理工作的相關(guān)內(nèi)容，強(qiáng)化檔案管理信息化意識(shí)，重視檔案管理信息化建設(shè)，并通過(guò)實(shí)際行動(dòng)來(lái)推動(dòng)檔案管理信息化的有效開(kāi)展。檔案管理部門需要充分結(jié)合檔案管理信息化建設(shè)需求樹(shù)立科學(xué)的檔案管理思想，推動(dòng)檔案管理信息化發(fā)展。第一，需要具備檔案由實(shí)向虛轉(zhuǎn)換思想。通過(guò)檔案管理信息化建設(shè)將各種紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)換成電子數(shù)據(jù)信息。這會(huì)使檔案的類型和方式發(fā)生一定的變化，需要檔案管理人員正確認(rèn)識(shí)檔案管理由實(shí)向虛的轉(zhuǎn)變，從而更好地進(jìn)行檔案管理工作。第二，需要具備由被動(dòng)向主動(dòng)轉(zhuǎn)變的思想。檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中需要檔案管理人員將傳統(tǒng)的被動(dòng)檔案管理服務(wù)思想轉(zhuǎn)換成主動(dòng)式的檔案管理服務(wù)思想，需要檔案管理人員樹(shù)立積極主動(dòng)的服務(wù)思想，更加高效地開(kāi)展檔案管理工作，進(jìn)一步提升檔案管理的水平和服務(wù)能力。第三，需要具備由管理轉(zhuǎn)向服務(wù)的思想。傳統(tǒng)的檔案管理工作是一項(xiàng)管理性的工作，而 “互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案信息化建設(shè)使檔案管理工作具備了更強(qiáng)的服務(wù)性質(zhì)，這就需要檔案管理人員具備由管理轉(zhuǎn)向服務(wù)的思想，以更加積極主動(dòng)的態(tài)度來(lái)參與檔案管理工作，為人們提供更好的檔案服務(wù)。

（二）健全檔案管理信息化制度體系

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下，社會(huì)救助綜合服務(wù)中心需要充分結(jié)合檔案管理信息化建設(shè)的需求來(lái)進(jìn)一步完善檔案管理信息化工作，建立一套健全的檔案管理信息化制度體系。第一，需要結(jié)合檔案管理信息化工作需求來(lái)進(jìn)行工作小組的創(chuàng)建，并充分結(jié)合檔案管理信息化工作流程來(lái)進(jìn)行檔案管理程序的制定，并將檔案管理工作的相關(guān)責(zé)任進(jìn)行有效落實(shí)，從而來(lái)保證檔案管理工作的有序開(kāi)展。第二，需要充分結(jié)合社會(huì)救助綜合服務(wù)中心檔案管理實(shí)際需求和檔案管理信息化建設(shè)需求來(lái)對(duì)檔案管理制度體系進(jìn)行進(jìn)一步優(yōu)化和完善，全面提升檔案管理制度體系的規(guī)范性。通過(guò)健全規(guī)范的檔案管理制度體系來(lái)提升檔案管理的質(zhì)量。第三，需要對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行進(jìn)一步明確，提升檔案管理工作的規(guī)范性。充分結(jié)合檔案管理信息化的相關(guān)要求來(lái)進(jìn)行檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的制定，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理資源的有效整合，提升檔案資源的保管和利用質(zhì)量。在這個(gè)過(guò)程中，可以根據(jù)檔案管理的相關(guān)需求來(lái)對(duì)檔案信息管理方式和存儲(chǔ)格式等進(jìn)行分析，來(lái)進(jìn)一步優(yōu)化檔案信息保存、管理和使用的規(guī)范性。第四，強(qiáng)化檔案管理的監(jiān)督管理。嚴(yán)格的監(jiān)督管理措施是保障檔案管理信息化建設(shè)質(zhì)量的關(guān)鍵，通過(guò)有效的監(jiān)督管理措施能夠更好地保障檔案管理信息化建設(shè)相關(guān)工作有效落實(shí)，從而有效提升檔案信息的利用效率和檔案管理的安全性。同時(shí)，通過(guò)有效的責(zé)任落實(shí)措施將檔案管理信息化工作責(zé)任進(jìn)行有效落實(shí)，使責(zé)任更加明確，進(jìn)一步提升檔案管理信息化建設(shè)質(zhì)量。

（三）強(qiáng)化檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)

檔案管理信息化建設(shè)能夠有效落實(shí)的關(guān)鍵是具有高素質(zhì)的專業(yè)化人才隊(duì)伍。通過(guò)建立具有較高專業(yè)水平和綜合素質(zhì)的檔案管理人才隊(duì)伍，能夠有效實(shí)現(xiàn)檔案管理模式的進(jìn)一步創(chuàng)新，全面提升檔案管理信息化水平，所以社會(huì)救助綜合服務(wù)中心需要重視檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè)和人才培養(yǎng)。通過(guò)開(kāi)展定期進(jìn)修、培訓(xùn)等方式來(lái)全面提升檔案管理人才隊(duì)伍的專業(yè)水平，全面提升檔案管理人員的綜合業(yè)務(wù)水平。同時(shí)，還需要通過(guò)組織檔案管理工作人員通過(guò)網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)、參加專家座談會(huì)等措施來(lái)拓展檔案管理人員的眼界，豐富檔案管理人員的思想，全面提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。需要建立一套完善的檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)考核機(jī)制，來(lái)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期考察，確保檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)能夠滿足檔案管理信息化建設(shè)的要求。對(duì)于考核不合格的檔案管理人員需要采取針對(duì)性的培訓(xùn)措施，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)的有效提升，并通過(guò)將考核與績(jī)效掛鉤的方式來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)考核優(yōu)秀的檔案管理人員進(jìn)行相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)，從而全面提高檔案管理人員提升專業(yè)能力的積極性，實(shí)現(xiàn)檔案管理人才隊(duì)伍質(zhì)量的全面提升。

（四）重視檔案信息的保密性、安全性

社會(huì)救助綜合服務(wù)中心的檔案資料很多都具有一定的保密級(jí)別，所以檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中需要重視檔案信息的保密性、安全性。第一，社會(huì)救助綜合服務(wù)中心需要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行職業(yè)道德、法律意識(shí)的培養(yǎng)，全面強(qiáng)化檔案管理人員的法律意識(shí)和保密意識(shí)，正確認(rèn)識(shí)檔案信息的安全性和保密性。這樣可以有效提升檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，堅(jiān)定道德底線，有效避免人為的檔案信息泄露的情況發(fā)生，提升檔案信息的安全性和保密性。第二，需要建立健全的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)措施，充分利用先進(jìn)的安全態(tài)勢(shì)感知系統(tǒng)來(lái)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)安全體系的構(gòu)建，有效降低檔案管理系統(tǒng)發(fā)生網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)的概率，降低檔案信息被泄露、篡改以及損壞的概率。第三，需要強(qiáng)化檔案安全性、保密性檢查工作，通過(guò)定期檢查的方式來(lái)對(duì)檔案管理系統(tǒng)的安全性進(jìn)行確定，確保檔案管理系統(tǒng)具有較高的安全性能。對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期抽檢，一旦發(fā)現(xiàn)存在安全風(fēng)險(xiǎn)需要及時(shí)進(jìn)行相關(guān)人員的約談，強(qiáng)化檔案管理保密性教育，對(duì)于出現(xiàn)檔案信息泄露的行為需要采取嚴(yán)厲的措施進(jìn)行處罰，或者移交司法機(jī)關(guān)。

四、結(jié)束語(yǔ)

本文對(duì)社會(huì)救助綜合服務(wù)中心檔案管理信息化建設(shè)的必要性進(jìn)行了分析，并對(duì)社會(huì)救助綜合服務(wù)中心檔案管理信息化過(guò)程中存在的問(wèn)題進(jìn)行了研究，對(duì)社會(huì)救助綜合服務(wù)中心檔案管理信息化建設(shè)的策略進(jìn)行了說(shuō)明。在 “互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下，社會(huì)救助綜合服務(wù)中心需要充分結(jié)合檔案管理工作需求和信息化時(shí)代要求來(lái)轉(zhuǎn)化檔案管理工作思路，推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)，并從完善檔案管理制度體系、人才隊(duì)伍建設(shè)、檔案信息保密性、安全性建設(shè)等方面來(lái)全面提升檔案管理的質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)：

[1] 李鑫.“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下居民健康檔案管理數(shù)字轉(zhuǎn)型推進(jìn)策略研究[D].湘潭：湘潭大學(xué)，2020.

[2] 荊龍.互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代醫(yī)院檔案管理的策略研究[J].城市情報(bào)，2022（8）：49-51.

[3] 湯新清.人事檔案管理信息化建設(shè)的必要性與建設(shè)策略[J].數(shù)字化用戶，2021（49）：49-51.

[4] 陳冬青.“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下事業(yè)單位檔案信息化管理研究[J].國(guó)際援助，2022（33）：13-15.

[5] 張新培，彭建彬.互聯(lián)網(wǎng)+檔案信息服務(wù)方式創(chuàng)新路徑研究[J].卷宗，2020，10（27）：106.