“互聯(lián)網(wǎng)+”視域下的國(guó)有企業(yè)人事檔案管理創(chuàng)新

毛星星

摘要：我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)體制不斷變革，需要企業(yè)不斷創(chuàng)新，才能在市場(chǎng)上占據(jù)更多優(yōu)勢(shì)，增強(qiáng)自身綜合實(shí)力，實(shí)現(xiàn)健康長(zhǎng)久發(fā)展目標(biāo)。但是，國(guó)企創(chuàng)新發(fā)展中依然存在較多問(wèn)題，尤其在人事檔案管理工作中面臨較多挑戰(zhàn)，影響國(guó)企管理水平和發(fā)展效果。因此，國(guó)企在 “互聯(lián)網(wǎng)+”視域下，應(yīng)當(dāng)積極探索信息化管理新理念和新模式，優(yōu)化管理機(jī)制，全面提高人事檔案管理效果，推動(dòng)國(guó)企可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：“互聯(lián)網(wǎng)+”；國(guó)有企業(yè)；人事檔案管理；創(chuàng)新措施

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下，以往的人事檔案管理措施難以滿足現(xiàn)代國(guó)企發(fā)展需求，需要管理人員創(chuàng)新管理方法和制度，提高管理工作開(kāi)展的針對(duì)性和實(shí)效性，為企業(yè)創(chuàng)造更多綜合效益，提高國(guó)企競(jìng)爭(zhēng)力，促進(jìn)國(guó)企與時(shí)俱進(jìn)的發(fā)展。人事檔案管理人員要積極引進(jìn)新工作理念，合理應(yīng)用多種先進(jìn)信息技術(shù)，提高自身的信息化技術(shù)管理水平，發(fā)揮人事檔案管理在企業(yè)文化建設(shè)和企業(yè)管理、發(fā)展中的重要作用。

一、國(guó)企人事檔案管理特點(diǎn)

（一）特定性

國(guó)企人事檔案管理對(duì)象具有特定性，主要體現(xiàn)在特定的個(gè)人、崗位和時(shí)期。人事檔案內(nèi)反映特定的個(gè)人在國(guó)企發(fā)展中具有特定的工作崗位，充分體現(xiàn)個(gè)人與崗位的匹配度，發(fā)揮崗位職責(zé)，體現(xiàn)個(gè)人的重要價(jià)值。另外，人事檔案中包含不同時(shí)期的相關(guān)信息數(shù)據(jù)，更加真實(shí)記錄各個(gè)時(shí)期的相關(guān)內(nèi)容，反映出特定時(shí)期的思想、工作內(nèi)容。

（二）客觀性

員工是國(guó)企相關(guān)活動(dòng)開(kāi)展的主體，人事檔案在國(guó)企發(fā)展中占據(jù)重要地位，發(fā)揮至關(guān)重要的作用，詳細(xì)記錄了員工個(gè)人信息和工作情況，是十分關(guān)鍵的文件材料，其內(nèi)容具有客觀性，充分反映出員工的實(shí)踐活動(dòng)、工作表現(xiàn)等。

（三）工具性

國(guó)企勞動(dòng)管理主要是相關(guān)人事、勞動(dòng)的規(guī)劃和組織，包含勞動(dòng)組織、薪酬待遇和福利等多個(gè)方面。為了有效提高勞動(dòng)管理水平，需要管理人員更多了解每位員工，這就要借助人事檔案，查詢(xún)檔案信息數(shù)據(jù)，以此為參考依據(jù)進(jìn)行員工的薪資調(diào)整、崗位變動(dòng)和退休等工作。人事檔案屬于國(guó)企勞動(dòng)管理的重要工具，便于管理人員根據(jù)員工學(xué)歷、性別、能力等多方面影響因素，優(yōu)化配置人力資源，優(yōu)化勞動(dòng)組合，提高工作質(zhì)量和效率，實(shí)現(xiàn)最大化的工作效益。另外，人事檔案的工具性還體現(xiàn)在國(guó)企思政工作中，主要由于思政工作開(kāi)展中，需要思政人員了解每位員工的情況，而人事檔案是主要途徑。思政工作開(kāi)展中借助人事檔案，深入挖掘先進(jìn)人物事跡，進(jìn)行大力宣傳，發(fā)揮其榜樣作用，調(diào)動(dòng)其他人員工作熱情和積極性，營(yíng)造良好的工作環(huán)境和氛圍，發(fā)揮人事檔案信息資源的應(yīng)用價(jià)值，提高思政工作效果，推動(dòng)國(guó)企穩(wěn)健持續(xù)發(fā)展。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”視域下國(guó)企人事檔案管理的機(jī)遇

“互聯(lián)網(wǎng)+”視域下國(guó)企人事檔案管理應(yīng)當(dāng)在多個(gè)方面進(jìn)行轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)信息化保存和管理，以新思維和措施全面分析、處理并利用人事檔案信息資源，提高信息化管理水平，有效利用各項(xiàng)信息數(shù)據(jù)資源。信息化技術(shù)的應(yīng)用，能夠有效解決以往人事檔案管理中工作量大、管理不當(dāng)、資源浪費(fèi)等各項(xiàng)問(wèn)題，提高人事檔案收集整理、存儲(chǔ)、查詢(xún)應(yīng)用效果，并便于工作人員結(jié)合實(shí)際需求，隨時(shí)隨地傳送信息資源，提高其應(yīng)用價(jià)值，節(jié)約成本。[1]當(dāng)前，部分國(guó)企未積極創(chuàng)新人事檔案管理工作，尤其在查詢(xún)、存儲(chǔ)和信息檢索等多個(gè)方面，以人工為主，工作效率較低。因此，國(guó)企應(yīng)當(dāng)抓住 “互聯(lián)網(wǎng)+”帶來(lái)的新機(jī)遇，主動(dòng)適應(yīng)新要求，結(jié)合現(xiàn)狀進(jìn)行全方位創(chuàng)新，達(dá)到預(yù)期的管理目標(biāo)。

三、國(guó)企人事檔案管理創(chuàng)新的必要性

（一）有利于人事管理水平的提升

人事檔案內(nèi)容豐富，包含每位員工的真實(shí)情況，便于人事管理結(jié)合員工特點(diǎn)和綜合能力，制訂科學(xué)合理的使用和培養(yǎng)計(jì)劃，實(shí)現(xiàn)人才和崗位高度匹配，防止出現(xiàn)人才浪費(fèi)現(xiàn)象。同時(shí)，管理人員借助人事檔案信息內(nèi)容，分析人才發(fā)展特點(diǎn)和規(guī)律，更好地選才求賢，提高人力資源開(kāi)發(fā)和利用效果，為國(guó)企創(chuàng)新發(fā)展儲(chǔ)備更多優(yōu)秀人才，并為不同崗位分配相適應(yīng)的管理、技術(shù)人才，發(fā)揮人才的最大價(jià)值，為國(guó)企做出更大貢獻(xiàn)。

（二）有利于企業(yè)文化建設(shè)

企業(yè)文化對(duì)國(guó)企發(fā)展、員工工作具有良好的指導(dǎo)性，屬于一種價(jià)值理念，充分體現(xiàn)在員工意識(shí)上。國(guó)企發(fā)展主要依靠人的力量，需要員工始終保持積極的工作狀態(tài)，促進(jìn)國(guó)企發(fā)展中充滿活力，而人的行為表現(xiàn)主要受其思想意識(shí)和價(jià)值理念的影響，這就需要國(guó)企更多注重企業(yè)文化的建設(shè)。而企業(yè)文化建設(shè)過(guò)程中，管理人員需要從人事檔案了解員工，增強(qiáng)員工對(duì)企業(yè)文化的認(rèn)同感，對(duì)國(guó)企的歸屬感。人事檔案中詳細(xì)記錄了每位員工的成長(zhǎng)和發(fā)展過(guò)程，是了解員工的主要渠道，有利于管理人員更加直接、精準(zhǔn)地掌握員工歷史和現(xiàn)狀，從而借助各項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行宣傳，以典型的人物事跡，形成獨(dú)特的企業(yè)文化，引起員工的情感共鳴，從而指導(dǎo)員工的思想和行為，將自身發(fā)展和企業(yè)發(fā)展有機(jī)結(jié)合，不斷傳遞和創(chuàng)新國(guó)企的價(jià)值觀念和精神，有利于員工將其內(nèi)化為自己的品質(zhì)，為國(guó)企發(fā)展奉獻(xiàn)自己最大的力量和價(jià)值。[2]

（三）有利于國(guó)企競(jìng)爭(zhēng)力的提高

國(guó)企人事檔案管理中合理應(yīng)用計(jì)算機(jī)、大數(shù)據(jù)和互聯(lián)網(wǎng)信息等先進(jìn)技術(shù)，能夠有效規(guī)避以往紙質(zhì)檔案管理信息不完整、不精準(zhǔn)等問(wèn)題，并且借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，便于工作人員結(jié)合自身需求，搜索關(guān)鍵詞，在最短時(shí)間內(nèi)獲得準(zhǔn)確的檔案信息，避免信息丟失、損壞等問(wèn)題，提高工作質(zhì)效，從而增強(qiáng)國(guó)企的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。另外，國(guó)企之間的競(jìng)爭(zhēng)在本質(zhì)上就是人才的競(jìng)爭(zhēng)，人才十分關(guān)鍵。而人事檔案集中反映了人才信息，是人才在各項(xiàng)生產(chǎn)和管理中形成的各類(lèi)材料，這就需要管理人員高度重視人事檔案管理，保證檔案資源的完整性和準(zhǔn)確性，為人才的合理應(yīng)用提供參考，為國(guó)企發(fā)展提供有力的人才支撐，提高國(guó)企的市場(chǎng)核心競(jìng)爭(zhēng)力。

四、國(guó)企人事檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）人員專(zhuān)業(yè)性不足

國(guó)企人事檔案管理中頻繁出現(xiàn)信息不完整、不準(zhǔn)確等現(xiàn)象，主要由于工作人員收集、填寫(xiě)資料過(guò)程中存在錯(cuò)誤，審核人員未及時(shí)發(fā)現(xiàn)各項(xiàng)工作問(wèn)題。同時(shí)，國(guó)企人員較多，各個(gè)崗位人員的人脈關(guān)系復(fù)雜，在人員招聘管理中，人事檔案管理存在不足，受到人為因素的影響，難以保證信息資源的精準(zhǔn)度，對(duì)后續(xù)人事調(diào)動(dòng)、人才選拔等工作產(chǎn)生不良影響，增加人資管理難度。[3]另外，管理人員的綜合能力和素養(yǎng)對(duì)人事檔案管理工作具有較大影響，由于人員專(zhuān)業(yè)性不足，經(jīng)常出現(xiàn)信息儲(chǔ)存不當(dāng)、審核不規(guī)范等現(xiàn)象。部分員工認(rèn)為人事檔案管理工作缺乏良好的晉升空間和發(fā)展前途，經(jīng)常出現(xiàn)崗位頻繁調(diào)動(dòng)現(xiàn)象，出現(xiàn)較多人才流失問(wèn)題，缺乏經(jīng)驗(yàn)豐富、信息技術(shù)管理水平高、職業(yè)道德素質(zhì)過(guò)硬的優(yōu)秀管理人才，為該工作開(kāi)展增加更多隱患。

（二）管理方式缺乏創(chuàng)新

人事檔案中包含每位員工更多的個(gè)人信息，具有較強(qiáng)的保密性，需要國(guó)企管理者提高重視程度，進(jìn)行重點(diǎn)保護(hù)，維護(hù)人員信息安全。但是，部分管理人員在傳統(tǒng)工作方式中，將各類(lèi)信息資料進(jìn)行分類(lèi)、整理，封存在檔案室，在一定程度上保護(hù)信息安全，但是為其查詢(xún)和應(yīng)用帶來(lái)較大限制。國(guó)企包含多個(gè)部門(mén)，各個(gè)部門(mén)在日常業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生大量信息材料，造成檔案信息材料內(nèi)容復(fù)雜，形成時(shí)間分散，較多部門(mén)之間缺乏良好的溝通，造成入檔材料收集不完善，經(jīng)常出現(xiàn)資料遺漏等現(xiàn)象，同時(shí)材料整理不規(guī)范，從而對(duì)人事檔案的真實(shí)可靠性產(chǎn)生較大影響。另外，人事檔案審核工作開(kāi)展過(guò)程中，經(jīng)常發(fā)現(xiàn)員工學(xué)歷、工作經(jīng)歷、獎(jiǎng)懲信息等多個(gè)方面不完善，造成管理人員無(wú)法有效認(rèn)定員工的職業(yè)資質(zhì)、工作成果等，甚至出現(xiàn)檔案信息前后不一致等現(xiàn)象，無(wú)法為人才選拔和培養(yǎng)提供幫助。

（三）管理制度不完善

科學(xué)合理的管理制度能夠?yàn)閲?guó)企人事檔案管理工作開(kāi)展提供正確引導(dǎo)，保證各項(xiàng)細(xì)節(jié)工作有章可循，提高工作效果。但是，人事檔案管理工作缺乏相對(duì)應(yīng)的規(guī)章制度，導(dǎo)致各項(xiàng)工作難以有序推進(jìn)，并增加更多管理隱患。部分國(guó)企領(lǐng)導(dǎo)者在實(shí)際工作中過(guò)于強(qiáng)調(diào)各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)帶來(lái)的經(jīng)濟(jì)效益，未將人事檔案管理放在重要位置，造成該工作未結(jié)合國(guó)企實(shí)際情況和發(fā)展需求進(jìn)行創(chuàng)新，存在較強(qiáng)的主觀性和隨意性，出現(xiàn)較多管理缺陷，無(wú)法保證工作的合理合規(guī)性，不利于提高檔案信息資源的利用效率，阻礙國(guó)企決策制定和業(yè)務(wù)活動(dòng)順利進(jìn)行。[4]

五、“互聯(lián)網(wǎng)+”視域下國(guó)企人事檔案管理創(chuàng)新的有效措施

（一）提高人員綜合能力

1.做好人才招聘管理。國(guó)企結(jié)合人事檔案管理創(chuàng)新需求，優(yōu)化人才招聘工作，把好人才關(guān)，綜合考慮應(yīng)聘人員的專(zhuān)業(yè)能力、信息技術(shù)管理水平、職業(yè)道德等多個(gè)方面，為人事檔案管理隊(duì)伍注入新活力，帶來(lái)更多新管理思路和辦法。

2.做好人才培訓(xùn)工作。國(guó)企根據(jù)現(xiàn)有人員的實(shí)際情況，合理開(kāi)展多元化培訓(xùn)工作，增加信息化檔案管理新知識(shí)、新技術(shù)，鼓勵(lì)人員及時(shí)溝通和分享，碰撞出思想火花，創(chuàng)新工作思維和手段，提高人事檔案信息化管理水平。

3.做好人才管理工作。國(guó)企制定合理的激勵(lì)機(jī)制、績(jī)效考核機(jī)制，調(diào)動(dòng)人員的創(chuàng)新創(chuàng)造力，同時(shí)給予員工更多人文關(guān)懷，考慮其職業(yè)生涯發(fā)展，匹配合理的晉升機(jī)制，留住人才，吸引人才，提高人才隊(duì)伍建設(shè)管理效果。

（二）創(chuàng)新管理方式

1.優(yōu)化人事檔案類(lèi)別和內(nèi)容。國(guó)企不同部門(mén)經(jīng)營(yíng)發(fā)展中提供各項(xiàng)人事檔案信息材料，同時(shí)由個(gè)人填寫(xiě)材料，通過(guò)審核之后全面入檔，該種材料內(nèi)容特定，難以充分體現(xiàn)出其個(gè)性化特色。因此，管理人員在 “互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，合理引入先進(jìn)技術(shù)，借助互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，創(chuàng)新多渠道，采集更多資料，豐富材料類(lèi)別和內(nèi)容。管理人員發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)優(yōu)勢(shì)，以多種材料收集途徑，如360度信息采集法，增強(qiáng)信息的全面性和準(zhǔn)確性。同時(shí)，管理人員強(qiáng)調(diào)人事檔案的憑證價(jià)值，綜合反映員工的信用、健康情況，包含其納稅、信用卡記錄、心理和身體健康等多方面內(nèi)容。[5]

2.規(guī)范檔案儲(chǔ)存工作。管理人員結(jié)合國(guó)企人事檔案管理需求，制定相適應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)、優(yōu)化流程、明確權(quán)責(zé)等，并利用信息技術(shù)，規(guī)范檔案存儲(chǔ)工作。管理人員借助云儲(chǔ)存等技術(shù)，加大檔案電子化管理力度，有效規(guī)避以往紙質(zhì)化檔案管理存在漏洞，增強(qiáng)檔案存儲(chǔ)和管理的便捷性，或者應(yīng)用人工智能技術(shù)及時(shí)、準(zhǔn)確地實(shí)現(xiàn)各類(lèi)檔案信息的分類(lèi)、歸檔和檢索，減少人員壓力，避免由于人為因素產(chǎn)生的管理問(wèn)題。

3.實(shí)現(xiàn)檔案信息共享。管理人員在實(shí)現(xiàn)信息共享過(guò)程中，應(yīng)用權(quán)限管理辦法，增強(qiáng)資料的安全性，在這個(gè)過(guò)程中結(jié)合材料內(nèi)容，分析其機(jī)密等級(jí)、運(yùn)用范圍，保證管理權(quán)限設(shè)置的合理性，防止出現(xiàn)材料丟失、泄露、被篡改等問(wèn)題。提高數(shù)字化建設(shè)水平，借助數(shù)字化技術(shù)，豐富檔案內(nèi)容，提高共享度，并做好數(shù)字化檔案資源的備份工作。高度重視人事檔案管理創(chuàng)新工作，投入更多資金，引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備和技術(shù)，升級(jí)管理軟件，優(yōu)化環(huán)境，促進(jìn)各項(xiàng)新型管理辦法得以實(shí)施，同時(shí)全面整合資源，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)系統(tǒng)。

4.社會(huì)化管理。國(guó)企人事檔案實(shí)現(xiàn)社會(huì)化管理中，促進(jìn)社會(huì)組織、專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)等共同參與到各項(xiàng)工作環(huán)節(jié)，提高檔案建設(shè)、管理和應(yīng)用效果。創(chuàng)建人事檔案共享平臺(tái)，整合政府、企業(yè)、高校、國(guó)企的人事檔案信息，提高信息化建設(shè)水平，借助多種技術(shù)措施，便于各方對(duì)人事檔案信息的查詢(xún)和線上管理。

（三）建立健全管理制度

國(guó)企人事檔案管理創(chuàng)新過(guò)程中，借助先進(jìn)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案材料收集、存儲(chǔ)、檢索應(yīng)用、安全等多方面的創(chuàng)新，這就需要結(jié)合該工作的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)和要求，制定相對(duì)應(yīng)的管理制度，強(qiáng)化先進(jìn)技術(shù)支持，發(fā)揮數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫(kù)管理、互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)優(yōu)勢(shì)，提高人事檔案信息化建設(shè)和管理水平。

完善管理制度，全方位管控風(fēng)險(xiǎn)，優(yōu)化細(xì)節(jié)內(nèi)容和要求，確定不同部門(mén)人員的崗位職責(zé)，并根據(jù)管理效果，制度執(zhí)行成效，針對(duì)性調(diào)整管理內(nèi)容和方式方法，以科學(xué)合理的人事檔案審核、批閱流轉(zhuǎn)機(jī)制，規(guī)范編目。

傳統(tǒng)人事檔案管理中，容易出現(xiàn)信息材料人為改動(dòng)、信息更新不及時(shí)和監(jiān)督不到位等現(xiàn)象，難以保證其憑證、情報(bào)價(jià)值。而 “互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，國(guó)企人事檔案管理中有效解決 “信息孤島”等問(wèn)題，充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)的監(jiān)督作用，杜絕任意增加、刪減人事檔案信息內(nèi)容。制定完善的監(jiān)督機(jī)制，借助互聯(lián)網(wǎng)合理公開(kāi)人事檔案信息，并增強(qiáng)紀(jì)律監(jiān)察部門(mén)人員的聯(lián)系，將監(jiān)督機(jī)制全面落實(shí)到各個(gè)工作細(xì)節(jié)中，對(duì)人事檔案信息內(nèi)容做好定期鑒定、清理工作，并及時(shí)補(bǔ)充信息，消除虛假信息，確保人事檔案的完整性與準(zhǔn)確性。

六、結(jié)束語(yǔ)

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下，國(guó)企人事檔案管理的創(chuàng)新，對(duì)其長(zhǎng)久發(fā)展具有不可或缺的作用，這就需要管理人員提高自身綜合能力，創(chuàng)新人事檔案管理方式方法，并完善管理制度，提高人事檔案管理和利用效果，推動(dòng)國(guó)企高質(zhì)量發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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