大數(shù)據(jù)下的事業(yè)單位人力資源檔案管理創(chuàng)新探究

趙姣云

摘要：檔案管理工作不管是內(nèi)容上還是項目上，都更繁瑣紛雜，但因為其對事業(yè)單位的長遠發(fā)展有重要影響作用，因此必須要引起重視，并以當下人力資源檔案管理工作為基礎，進一步優(yōu)化提升。近幾年，社會發(fā)展迅速，各項技術層出不窮，檔案管理工作的方式也已摒棄傳統(tǒng)紙質檔案管理模式，發(fā)展為現(xiàn)代化管理方式，紙質檔案與電子檔案共存。內(nèi)容、模式的轉變，促使事業(yè)單位人力資源檔案管理工作要訂立一套全新的制度、策略，以確保檔案管理工作朝著新方向穩(wěn)定健康發(fā)展。

關鍵詞：事業(yè)單位；大數(shù)據(jù)；人力資源檔案管理創(chuàng)新

中圖分類號：F24文獻標識碼：Adoi：10.19311/j.cnki.16723198.2024.07.042

全面深化改革的不斷加深，令事業(yè)單位人力資源以及檔案管理制度建設等難度、挑戰(zhàn)度不斷加大，對此要引起重視。尤其是大數(shù)據(jù)時代下，需著重對人力資源檔案管理工作進行創(chuàng)新。對人力資源檔案來說，主要是記載、管理個人有關的信息情況，如入職背景、崗位、工作能力等，是事業(yè)單位各項人事調(diào)動的重要參考依據(jù)。所以緊抓機遇，對事業(yè)單位人力資源檔案管理工作進行創(chuàng)新，具有極為重要的現(xiàn)實意義。

1大數(shù)據(jù)在事業(yè)單位人力資源檔案管理中的應用意義

1.1改善事業(yè)單位傳統(tǒng)檔案管理模式

傳統(tǒng)人力資源檔案管理工作中，普遍存在工作效率不高的問題，無法實現(xiàn)檔案資料的隨調(diào)隨取，但在大數(shù)據(jù)技術引入和應用后，通過信息技術足以規(guī)避和遏制這類狀況的發(fā)生，推動人力資源檔案管理工作更為創(chuàng)新化、科技化。通過大數(shù)據(jù)平臺及技術的運用，人力資源檔案管理工作中可更多地采用電子檔案，從而降低傳統(tǒng)檔案資料毀損、丟失等現(xiàn)象。與此同時，事業(yè)單位依據(jù)發(fā)展實況，訂立新的、可操性強的人力資源檔案管理工作模式、制度等，也能進一步提高檔案資源管理的安全性和質量性。

1.2提高檔案管理工作的效率

事業(yè)單位中人力資源檔案管理的數(shù)字化發(fā)展，可為相關部門或者領導層提供更便捷、更全面的人事資源檔案，運用起來更得心應手，從而間接提高工作效率。事業(yè)單位人力資源檔案管理轉向數(shù)字化、科技化后，無論是領導層還是普通員工，想要翻閱其中的檔案資料，完全可以憑借網(wǎng)絡渠道、網(wǎng)絡技術等來達成目標，且查找、翻閱效率更高、更具針對性。相較于人工檢索更加省時省力。節(jié)約下來的時間、精力等可用于其他工作事項，不斷提高各項工作質量的同時，也大大降低人力資源檔案的投入額。

1.3促進人力資源管理工作的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展

事業(yè)單位人力資源檔案管理工作，眾所周知是對單位內(nèi)部全部員工的工作情況、能力狀況、獎罰情況、變動情況等予以記錄保存，必然是真實全面的，這既是人力資源管理工作的一部分，又能為人力資源其他工作提供必要的參考依據(jù)，比如以此為基制定針對性強的培訓、考核、晉升方案，最大化挖掘每位員工潛能和創(chuàng)造，充分發(fā)揮人力資源價值，把每位員工都安排到適合的崗位、工作項目中，從而極大地調(diào)動員工內(nèi)在積極性，實現(xiàn)事業(yè)單位各項工作穩(wěn)步、高效發(fā)展。

2大數(shù)據(jù)下的事業(yè)單位人力資源檔案管理創(chuàng)新發(fā)展方向

2.1由傳統(tǒng)到現(xiàn)代管理理念的創(chuàng)新

眾所周知，思想決定行為，有思路才能有出路，所有工作事項的發(fā)展與推進都離不開理念的轉變與革新。事業(yè)單位人力資源檔案管理也是如此。從20世紀以來，我國經(jīng)濟發(fā)展加速，西方各種優(yōu)秀文化、理念等不斷涌入，帶來全新的沖擊和碰撞。人力資源管理部門要順應時代發(fā)展趨勢，聯(lián)系事業(yè)單位發(fā)展具體狀況，在變革中積極學習、謹慎借鑒，摒棄傳統(tǒng)人事管理理念，建立現(xiàn)代化人力資源管理理念，充分意識到人力資源檔案管理的重要性和創(chuàng)新的價值性，秉承以人為本理念，加大對檔案管理人才的培養(yǎng)力度，建立良性化競爭機制，確保人員能進能出、干部能上能下、待遇能高能低，為人事檔案管理人員提供必要的發(fā)展機會、晉升路徑，以此來調(diào)動人員的內(nèi)在積極性。

2.2由幕后到臺前發(fā)展方向的創(chuàng)新

人力資源管理工作隨著時代的變遷而不斷改變，傳統(tǒng)理念中，人力資源管理主要是對員工考勤、招聘、薪酬、考核等多方面內(nèi)容加以管理和把控，屬于組織單位的后勤部門，尤其是檔案管理人員，更是事業(yè)單位后勤中的幕后人員。但隨著改革開放程度的加深，事業(yè)單位運營理念也產(chǎn)生重大變化，人力資源管理的重要性越發(fā)凸顯出來，成為一個獨立化的部門，以人為本、人力資源競爭力是企業(yè)發(fā)展核心競爭力等理念也陸續(xù)被認可，在這些轉變趨勢下，人力資源管理模式也有了較大的突破。人力資源管理圍繞著人才評測、薪酬激勵、績效考核等展開優(yōu)化與調(diào)整。21世紀全球化速度加快，企事業(yè)單位所處的外部環(huán)境越來越復雜，人力資源管理的前瞻性、戰(zhàn)略性特征越來越重要。相應的從業(yè)人員定位也逐漸轉變，從之前的幕后轉為臺前，人力資源管理不再是默默無聞地實干就行，而需要走出去推銷自己、推銷企業(yè)，人力資源檔案管理工作也不再是往常的繁瑣、復雜的資料整理、保存，而是要與企事業(yè)單位發(fā)展戰(zhàn)略相結合，為其提供必要的人力資源支撐，同時要多了解政策、行業(yè)法規(guī)、同行發(fā)展水平等情況，以實現(xiàn)自我的不斷升級。

3大數(shù)據(jù)下的事業(yè)單位人力資源檔案管理創(chuàng)新策略

3.1優(yōu)化調(diào)整檔案管理機制

新的時代背景下，必須要優(yōu)化調(diào)整檔案管理機制，建立現(xiàn)代化科學化檔案管理制度，推動事業(yè)單位人力資源檔案管理工作朝著信息化、規(guī)范化方向改變，具體工作中，可從如下幾點展開，第一，不斷強化事業(yè)單位人力資源檔案保管空間管理的制度建設，要更多地聚焦于人力資源紙質檔案存儲空間濕度和溫度的把控與調(diào)節(jié)，聯(lián)系管理制度的完善、獎懲機制要求等，遏制空間內(nèi)部出現(xiàn)蟲霉、明火等問題，防止發(fā)生事故，以環(huán)境的管控來強化人力資源檔案的安全性。第二，通過先進科學技術，對被損壞的檔案進行修復還原。第三，全面發(fā)揮信息技術作用性，以大數(shù)據(jù)理念為指導，加快事業(yè)單位人力資源檔案管理工作模式的創(chuàng)新。第四，重視檔案數(shù)據(jù)庫的創(chuàng)設、檔案信息資源安全性的保障等，可適度地引入數(shù)據(jù)安全防護技術，比如身份證、防火墻、權限設置等，建立系統(tǒng)回訪制度，規(guī)避人力資源檔案泄漏、被篡改、丟失等現(xiàn)象。

此外，還要不斷調(diào)整優(yōu)化事業(yè)單位人力資源檔案管理制度，重點學習和參考中共中央辦公廳頒布的 《干部人事檔案工作條例》，對人事檔案如何歸檔、內(nèi)容如何管理、審核標準、收集歸檔范疇設定、人事檔案調(diào)轉手續(xù)、管理方案等詳加學習，全面了解。為了最大化調(diào)動管理工作者的主觀能動性，還可以建立責任制、考核制等，通過對管理工作者的工作成績、標準規(guī)范狀況予以進一步約束和把控，保障人力資源檔案管理機制在內(nèi)部的高效、科學化踐行。

3.2推進信息化基礎設施建設

信息化建設是新的時代背景下事業(yè)單位人力資源管理工作創(chuàng)新發(fā)展的必然選擇。具體來說，要秉承問題導向的理念，不斷反思、總結、歸納傳統(tǒng)檔案管理工作的不足和問題，加快人事檔案信息化建設，著重攻克人事檔案在硬件建設、數(shù)據(jù)庫建設、人才培育、局域網(wǎng)建設、應用系統(tǒng)完善等方面的難題，推動人事檔案管理的規(guī)范化發(fā)展。與此同時，要加大投入力度，增加軟硬件設施設備的數(shù)量，比如增設各種檔案管理硬軟件設備，像平板掃描儀、高清掃描儀、人事檔案管理信息系統(tǒng)軟件等，并進一步形成檔案信息系統(tǒng)局域網(wǎng)，推進檔案錄入的數(shù)字化發(fā)展，實現(xiàn)檔案管理的集成化、電子化，加快人力資源檔案管理工作的提質升級。

3.3更新管理思想和管理方法

首先，人力資源檔案管理的更新。新形勢下，事業(yè)單位在人力資源檔案管理工作中要扭轉傳統(tǒng)思想，更新理念認知，充分意識到大數(shù)據(jù)、科技等對人力資源檔案管理的重要影響和價值。具體工作中，有關管理工作者可采取大數(shù)據(jù)技術、互聯(lián)網(wǎng)平臺等對人力資源檔案管理工作進行現(xiàn)狀分析、問題深挖，聯(lián)系事業(yè)單位發(fā)展需求作出一定的調(diào)整和優(yōu)化。與此同時，要在大數(shù)據(jù)理念指導下，訂立更為科學、規(guī)范、可行的人力資源發(fā)展方案，從而為事業(yè)單位人才招聘、培養(yǎng)等工作提供指導。

其次，人力資源檔案管理方式的革新。為了進一步增強管理質量，事業(yè)單位人力資源檔案管理工作要朝著規(guī)范、信息、科學化方向轉變，比如實行集中管理。通過人力資源檔案管理中心的建立與不斷完善，來確保人力資源檔案存放、管理工作在未來數(shù)十年都能有條不紊開展?？梢栽跈n案室中增設一些智能設備設施，用于防蟲、防高溫、防盜、防潮、防塵、防霉、防有害氣體等。嚴格遵循國家標準配備檔案查借閱系統(tǒng)要求，開展進出庫管控，施行一人一碼管理法，建立檔案查借閱、預約等機制，或者人力資源檔案信息管理微信群，大大提升檔案管理質量。嚴格踐行檔案分類管理制度，定崗定責，提升檔案的常態(tài)化管理水平。最后，還要定期對管轄內(nèi)的人力資源檔案信息予以全方位地抽查、核實。對當下的人力資源檔案予以科學化梳理，對比人才現(xiàn)狀資料信息，不斷補充完善，保證現(xiàn)有人力資源檔案的真實、全面，對其中存在的錯誤、缺漏等及時修訂，以提升人力資源檔案的規(guī)范性、科學性。

3.4組建優(yōu)質的管理人才隊伍

人力資源檔案是極為寶貴的信息資源，要管理好、運用好人力資源檔案，才能更好地開發(fā)、挖掘、調(diào)動人力資源，新的時代背景下，事業(yè)單位要轉變認知，重視并加快建立高素質、高水平管理人才團隊，比如對外引進優(yōu)秀人才、對內(nèi)部人才進行挖掘、定期組織培訓活動等。在培訓活動中，有關部門和工作人員要遵循三項原則，其一，提升站位，提高做好事業(yè)單位人事檔案管理工作的責任心，其二是善于抓重點，確立具體的培訓目標、內(nèi)容、方式等，確保培訓成效。其三是通過研學結合方式，推動培訓工作獲得更理想的效果。通過培訓活動的組織與開展，一方面給予員工更多提升、充電機會，實現(xiàn)自我水平的穩(wěn)步提高，另一方面也是對內(nèi)部人員素質、潛能的一個挖掘和考察。培訓中，所有參與培訓的人員都要抓住此次機會，通過理論聯(lián)系實際的方式，不斷汲取營養(yǎng)，提高體悟，爭取理論、實踐雙提升，實現(xiàn)自我個人價值的同時，也為事業(yè)單位人事檔案管理工作作出更多貢獻。

具體的培訓內(nèi)容中，一方面要增強人力資源檔案管理工作人員的素養(yǎng)、水平，另一方面要重視對其學習能力的培養(yǎng)，提高其對時政熱點、行業(yè)政策的關注度，因為檔案管理工作本質上既具有政策性特征，又具有業(yè)務性特征，所以提升檔案管理技能也要從這兩點著手，從而培養(yǎng)合格的、獨立專職的人事檔案管理人員，促使人力資源檔案管理工作的價值得到最大化發(fā)揮。

3.5建立人力資源檔案管理系統(tǒng)

新形勢下，事業(yè)單位人力資源檔案管理工作必然要朝著信息化升級轉變，因此創(chuàng)建人力資源檔案管理系統(tǒng)勢在必行。該項工作要聯(lián)系事業(yè)單位發(fā)展需求以及當前狀況，設立人力資源檔案數(shù)據(jù)庫，并安排相關人員增強監(jiān)管。事業(yè)單位中，傳統(tǒng)的紙質人力資源檔案需逐步數(shù)字化轉變，以電子檔案方式儲存于數(shù)字化系統(tǒng)內(nèi)。而為了最大化減少工作量，同時保障檔案數(shù)字化的精準、全面，可通過掃描來完成紙質文檔的轉化，在此基礎上不斷豐富人力資源檔案數(shù)據(jù)庫，為事業(yè)單位人力資源檔案管理工作的智能化、信息化發(fā)展奠定基礎。需要注意的是，紙質檔案的轉化，并不意味著紙質檔案管理的松懈化，依舊要有相應的人員把控好紙質檔案出入庫，以防紙質檔案被泄漏、丟失等，從而為人力資源電子檔案的管理和使用做好后盾。

此外，還需對人力資源檔案數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容進行定期更新、檢查核實，防止信息出現(xiàn)滯后、缺漏等，提高信息資源的準確性、時效性，讓人力資源檔案信息化充分發(fā)揮作用，而非流于形式化，自源頭處杜絕檔案內(nèi)容被篡改的風險，減少人力資源檔案管理風險發(fā)生概率，推動事業(yè)單位人力資源檔案管理工作朝著標準化、質量化、科學化方向發(fā)展。

4結語

總而言之，信息時代形勢下，互聯(lián)網(wǎng)平臺、先進的科學技術給各行業(yè)都帶來了全新變革，同時也提出更高的要求。人力資源檔案管理也不例外，想要最大化發(fā)揮其作用，為事業(yè)單位各項人力資源管理工作提供依據(jù)，必須要不斷完善健全管理機制，加快信息化建設，轉變思想認知，創(chuàng)新管理方式，組建專業(yè)高水平的管理團隊，推動人力資源檔案朝著規(guī)范化、信息化方向轉變，既符合時代發(fā)展需求，又能促進事業(yè)單位的高質量發(fā)展。

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