高校會(huì)議中心智能化財(cái)務(wù)平臺(tái)研究

王 嵐

北京大學(xué) 北京

高校會(huì)議中心是高校后勤系統(tǒng)的重要組成部分，運(yùn)營(yíng)著學(xué)校的賓館、會(huì)議室、餐廳、物業(yè)等服務(wù)項(xiàng)目，在高校整體運(yùn)行中發(fā)揮著獨(dú)特的支撐保障作用。高校會(huì)議中心依托學(xué)校資源管理學(xué)校部分樓宇，負(fù)責(zé)為學(xué)校的各類會(huì)議和活動(dòng)提供場(chǎng)地與服務(wù)，為國(guó)內(nèi)外來(lái)訪的學(xué)術(shù)交流團(tuán)體提供住宿和用餐，部分高校會(huì)議中心還為院系和職能部門提供物業(yè)服務(wù)，為師生提供電影演出等劇場(chǎng)服務(wù)。高校會(huì)議中心職能的特殊性決定了其財(cái)務(wù)管理工作的鮮明特點(diǎn)，必須針對(duì)這些特點(diǎn)確定符合高校會(huì)議中心實(shí)際情況的財(cái)務(wù)管理體制和財(cái)務(wù)管理平臺(tái)，以應(yīng)對(duì)日益發(fā)展的財(cái)務(wù)核算要求和業(yè)務(wù)管理需要。

一、高校會(huì)議中心財(cái)務(wù)管理特點(diǎn)

1.非法人獨(dú)立核算企業(yè)管理模式

高校會(huì)議中心是校內(nèi)二級(jí)單位，不是獨(dú)立法人，實(shí)行獨(dú)立核算、自負(fù)盈虧、自我積累和發(fā)展的運(yùn)行模式。一般情況下，學(xué)校不予撥款，會(huì)議中心依靠自身創(chuàng)收，支付人工成本和運(yùn)行成本，年終按照學(xué)校要求的指標(biāo)上繳利潤(rùn)。會(huì)議中心采取企業(yè)化管理的運(yùn)行模式，在組織架構(gòu)、財(cái)務(wù)管理、人力資源等方面均按照市場(chǎng)化要求采取公司制的管理方式。

2.資金量大、經(jīng)費(fèi)來(lái)源渠道廣

高校會(huì)議中心業(yè)務(wù)種類較多，收入類型繁雜，主要包括會(huì)議費(fèi)、住宿費(fèi)、餐費(fèi)、服務(wù)費(fèi)、票款等。經(jīng)費(fèi)來(lái)源渠道分為校內(nèi)經(jīng)費(fèi)和校外經(jīng)費(fèi)，來(lái)款方式包括匯款、微信、支付寶、銀行卡、校園卡、應(yīng)收掛賬、現(xiàn)金等，還有一些來(lái)自第三方平臺(tái)，經(jīng)費(fèi)來(lái)源渠道廣泛，各類業(yè)務(wù)具有單筆金額小、每日累計(jì)筆數(shù)多、累計(jì)金額較大的特點(diǎn)，出現(xiàn)差錯(cuò)時(shí)不易查找源頭。

3.采購(gòu)形式多樣、結(jié)算方式復(fù)雜

高校會(huì)議中心肩負(fù)著學(xué)校后勤支撐保障的重要使命，采購(gòu)形式多樣，其中包括招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性磋商、競(jìng)爭(zhēng)性談判、詢價(jià)比價(jià)等，支出種類繁多。另外，供貨商分為長(zhǎng)期供貨商和一次性供貨商，長(zhǎng)期供貨商需按上月入庫(kù)金額形成的應(yīng)付賬款進(jìn)行統(tǒng)一付款，一次性供貨商則需按照合同或訂單的約定進(jìn)行支付,結(jié)算方式較其他單位復(fù)雜。

二、高校會(huì)議中心財(cái)務(wù)平臺(tái)現(xiàn)狀

1.單獨(dú)的財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)，年終手工并表

高校會(huì)議中心實(shí)行獨(dú)立核算，既區(qū)別于學(xué)校其他二級(jí)單位，又不同于社會(huì)上的酒店，是企業(yè)化管理的事業(yè)單位。為滿足日常運(yùn)營(yíng)需要，目前部分高校會(huì)議中心日常財(cái)務(wù)核算執(zhí)行的是《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則》，設(shè)有單獨(dú)的財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)，年終與學(xué)校通過(guò)手工合并報(bào)表的方式進(jìn)行財(cái)務(wù)決算。

2.尚未實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)對(duì)接，無(wú)法共享信息

高校會(huì)議中心因?yàn)橹螛I(yè)務(wù)需要，有諸多業(yè)務(wù)系統(tǒng)。賓館客房需要酒店管理系統(tǒng)、會(huì)議承辦需要會(huì)議注冊(cè)系統(tǒng)、餐廳運(yùn)營(yíng)需要點(diǎn)餐收銀系統(tǒng)、物資采購(gòu)庫(kù)房驗(yàn)收需要進(jìn)銷存系統(tǒng)等。但目前財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)與這些業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間多是分離的狀態(tài)，沒有實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)對(duì)接，無(wú)法進(jìn)行信息的傳輸與共享。財(cái)務(wù)憑單的制證工作仍然需要手工錄入，但一是人工錄入效率較低且出錯(cuò)率高，二是系統(tǒng)之間缺乏比對(duì)與數(shù)據(jù)稽核，容易造成少收和多付現(xiàn)象，內(nèi)部控制易出現(xiàn)盲區(qū)，加大了單位的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

3.缺乏財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)、信息化都精通的復(fù)合型人才

業(yè)財(cái)融合是高校會(huì)議中心發(fā)展的新方向，應(yīng)將業(yè)務(wù)發(fā)展與財(cái)務(wù)管理相結(jié)合，從單位整體的角度去思考業(yè)務(wù)開展的戰(zhàn)略規(guī)劃和目標(biāo)方向，將業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)融為一體。業(yè)財(cái)融合必須依托智能化財(cái)務(wù)平臺(tái)的建立，通過(guò)信息共享打破部門間的信息壁壘，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)的高度協(xié)同與互動(dòng)。業(yè)財(cái)融合需要業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、信息化都精通的復(fù)合型人才，而目前缺乏這類人才也是制約高校會(huì)議中心財(cái)務(wù)平臺(tái)信息化發(fā)展的因素。

三、搭建高校會(huì)議中心智能化財(cái)務(wù)平臺(tái)的方案

1.落實(shí)《政府會(huì)計(jì)制度》，尋找企業(yè)化管理與事業(yè)單位的平衡

（1）借助《政府會(huì)計(jì)制度》改革契機(jī)，優(yōu)化會(huì)議中心財(cái)務(wù)軟件。2019 年起，國(guó)家實(shí)施政府會(huì)計(jì)制度改革，行政和事業(yè)單位的會(huì)計(jì)核算要求具備財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)和預(yù)算會(huì)計(jì)雙重功能，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)實(shí)行權(quán)責(zé)發(fā)生制，預(yù)算會(huì)計(jì)實(shí)行收付實(shí)現(xiàn)制，為企業(yè)化的高校會(huì)議中心財(cái)務(wù)核算體系順利并入事業(yè)化的高校財(cái)務(wù)部門核算體系提供了良好契機(jī)。通過(guò)雙基礎(chǔ)、雙分錄、雙報(bào)告、雙功能的架構(gòu)，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)和預(yù)算會(huì)計(jì)適度分離并相互銜接，可全面、清晰反映單位財(cái)務(wù)信息和預(yù)算執(zhí)行信息。

高校會(huì)議中心原本執(zhí)行的是權(quán)責(zé)發(fā)生制的《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則》，在高校轉(zhuǎn)為執(zhí)行政府會(huì)計(jì)制度后，高校會(huì)議中心能夠通過(guò)信息化手段把原有的企業(yè)會(huì)計(jì)科目并入學(xué)校整體科目體系中，出具的財(cái)務(wù)報(bào)表格式也能與學(xué)校財(cái)務(wù)部門的報(bào)表格式保持一致，有利于學(xué)校月末、年末進(jìn)行報(bào)表合并和財(cái)務(wù)決算。

（2）運(yùn)用信息化手段，尋求企業(yè)化管理和事業(yè)單位的平衡。高校會(huì)議中心構(gòu)建新的財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)，設(shè)計(jì)的財(cái)務(wù)核算體系既要實(shí)現(xiàn)《政府會(huì)計(jì)制度》的要求，又要滿足會(huì)議中心企業(yè)化運(yùn)營(yíng)管理的需要，應(yīng)探索出一套兼顧政府會(huì)計(jì)制度和企業(yè)管理需求的可行性實(shí)施方案，尋找事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)企業(yè)化管理的途徑。在科目設(shè)置上，與學(xué)校財(cái)務(wù)部門政府會(huì)計(jì)制度一級(jí)科目和二級(jí)科目要保持一致，在三級(jí)科目及以下級(jí)次增加符合高校會(huì)議中心運(yùn)營(yíng)實(shí)際的明細(xì)科目，這樣既能保證與學(xué)校財(cái)務(wù)部門的并賬并表要求，又能滿足業(yè)務(wù)部門查找統(tǒng)計(jì)明細(xì)項(xiàng)目的需要。

會(huì)計(jì)報(bào)表方面，在出具規(guī)定的財(cái)務(wù)報(bào)表和預(yù)算報(bào)表外，通過(guò)自定義報(bào)表的形式抓取符合高校會(huì)議中心各業(yè)務(wù)部門實(shí)際需求的會(huì)計(jì)信息，如設(shè)計(jì)客房公寓收入表、人工成本統(tǒng)計(jì)表、能源費(fèi)用統(tǒng)計(jì)表等。新搭建的高校會(huì)議中心財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)既能夠符合《政府會(huì)計(jì)制度》的要求，又能夠滿足業(yè)務(wù)部門的實(shí)際需要，規(guī)范了會(huì)計(jì)核算體系，保證了會(huì)計(jì)信息質(zhì)量。

2.加強(qiáng)財(cái)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)部建設(shè)，推進(jìn)財(cái)務(wù)系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)互聯(lián)互通

（1）開發(fā)多維度分析功能，提供智能化統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。先進(jìn)的財(cái)務(wù)核算軟件應(yīng)該具有多維度的分析功能，為單位會(huì)計(jì)人員和管理人員提供深挖收據(jù)的可能，為日常運(yùn)營(yíng)和經(jīng)營(yíng)決策提供多角度的財(cái)務(wù)支持。除依靠科目體系外，還可以充分發(fā)揮軟件多維度抓取數(shù)據(jù)的智能化技術(shù)，如利用部門輔助核算歸集部門收支、利用項(xiàng)目輔助核算考核項(xiàng)目損益、利用業(yè)務(wù)區(qū)域輔助核算統(tǒng)計(jì)該區(qū)域盈利情況等。

（2）做好系統(tǒng)的權(quán)限設(shè)置，達(dá)到稽核和制約目的。加強(qiáng)財(cái)務(wù)軟件內(nèi)部建設(shè)還包括做好財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)的權(quán)限設(shè)置，根據(jù)不相容崗位相分離原則，做好崗位的角色設(shè)計(jì)。權(quán)限設(shè)置要做到業(yè)務(wù)經(jīng)辦與授權(quán)批準(zhǔn)相分離、業(yè)務(wù)經(jīng)辦與會(huì)計(jì)記錄相分離、會(huì)計(jì)記錄與資產(chǎn)保管相分離、業(yè)務(wù)經(jīng)辦與稽核監(jiān)察相分離、資金支付審批與支付執(zhí)行相分離、實(shí)物保管與盤點(diǎn)清查相分離等。只有權(quán)限設(shè)置合理、規(guī)范，才能有效降低錯(cuò)誤和舞弊行為的發(fā)生。

（3）推進(jìn)財(cái)務(wù)系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的對(duì)接，實(shí)現(xiàn)信息共享。智能化財(cái)務(wù)平臺(tái)的搭建是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)如果沒有與業(yè)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)聯(lián)通，就會(huì)形成信息孤島，無(wú)法智能化傳輸信息，未發(fā)揮信息價(jià)值。高校會(huì)議中心因前端業(yè)務(wù)種類繁多，業(yè)務(wù)系統(tǒng)復(fù)雜，所以各系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的對(duì)接有著較大的提升空間。

第一，收入方面，推進(jìn)酒店管理系統(tǒng)、開票系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的對(duì)接。高校會(huì)議中心應(yīng)實(shí)現(xiàn)銀行收款機(jī)與酒店管理系統(tǒng)的對(duì)接，目前部分酒店前臺(tái)和餐廳收銀在使用銀行收款機(jī)后，還需要人工將收費(fèi)金額錄入酒店管理系統(tǒng)，銀行收款機(jī)與酒店管理系統(tǒng)直接連接將大大降低前臺(tái)人員的工作量，減少崗位人員編制，有助于高校會(huì)議中心實(shí)現(xiàn)降本增效。

同時(shí)，應(yīng)充分利用信息化手段，通過(guò)系統(tǒng)對(duì)接實(shí)現(xiàn)客人自助開票。系統(tǒng)對(duì)接的數(shù)據(jù)是根據(jù)業(yè)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)的實(shí)際消費(fèi)清單產(chǎn)生，有效避免了虛開發(fā)票的情況，大大降低了財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，提升了高校會(huì)議中心的財(cái)務(wù)管理水平。

酒店管理系統(tǒng)應(yīng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行系統(tǒng)對(duì)接，將每日營(yíng)收數(shù)據(jù)按照收款方式和收入類型自動(dòng)生成憑證，把會(huì)計(jì)人員從事務(wù)性工作中解放出來(lái)，將更多精力投入到稽核監(jiān)督、流程梳理、財(cái)務(wù)分析和管理工作中。

第二，支出方面，推進(jìn)供應(yīng)鏈系統(tǒng)、資金支付系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接。高校會(huì)議中心應(yīng)實(shí)現(xiàn)采購(gòu)的進(jìn)銷存供應(yīng)鏈業(yè)務(wù)信息化，并接入財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)，會(huì)議中心的客房、餐廳等物資需求量大，采購(gòu)業(yè)務(wù)頻繁，應(yīng)利用先進(jìn)的進(jìn)銷存系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)采購(gòu)業(yè)務(wù)的線上申請(qǐng)和審批，達(dá)到事前控制，有效前移財(cái)務(wù)管理職能。采購(gòu)業(yè)務(wù)請(qǐng)購(gòu)單審批完成后，系統(tǒng)自動(dòng)生成采購(gòu)訂單，且采購(gòu)訂單按照供應(yīng)商歸類匯總。月末，系統(tǒng)按入庫(kù)單數(shù)量和金額匯總生成每個(gè)供應(yīng)商當(dāng)月應(yīng)付款總金額，進(jìn)銷存模塊和總賬模塊自動(dòng)對(duì)接，生成入庫(kù)憑證和應(yīng)付憑證，可提高采購(gòu)的進(jìn)銷存業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)核算的自動(dòng)化水平。

高校會(huì)議中心應(yīng)實(shí)現(xiàn)資金支付系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的對(duì)接。銀企直連已勢(shì)在必行，通過(guò)軟件接口，將財(cái)務(wù)系統(tǒng)的付款信息直接推送至資金支付系統(tǒng)，避免財(cái)務(wù)人員手工錄入可能造成的失誤，使財(cái)務(wù)系統(tǒng)與銀行業(yè)務(wù)系統(tǒng)的賬戶信息保持一致，降低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，保證資金安全，提高付款準(zhǔn)確度，工作效率也會(huì)明顯提高。

第三，內(nèi)部控制方面，推進(jìn)人力資源系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的對(duì)接。人力資源管理系統(tǒng)的工資管理模塊每月可自動(dòng)生成工資報(bào)表，財(cái)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)與人力管理系統(tǒng)進(jìn)行技術(shù)對(duì)接，從工資報(bào)表中取數(shù)，自動(dòng)生成工資憑證。同時(shí)，通過(guò)系統(tǒng)對(duì)接實(shí)現(xiàn)按照各種用工形式進(jìn)行分類匯總，提高工資制單的準(zhǔn)確度，提高人工成本的核算效率。

建立合同管理系統(tǒng)也是加強(qiáng)單位內(nèi)部控制的重要方面。利用信息化手段，將合同金額、采購(gòu)方式與分批付款進(jìn)度明確體現(xiàn)在合同管理系統(tǒng)中。對(duì)于金額大、持續(xù)時(shí)間長(zhǎng)、分批次付款的合同在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中按照項(xiàng)目輔助核算單獨(dú)管理，財(cái)務(wù)系統(tǒng)與合同管理系統(tǒng)嚴(yán)格比對(duì)，按照進(jìn)度付款，控制財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，防止付款金額超過(guò)合同總金額的現(xiàn)象發(fā)生。

3.通過(guò)崗位輪換、實(shí)崗調(diào)研等方式，培養(yǎng)業(yè)財(cái)融合的復(fù)合型人才

推進(jìn)智能化財(cái)務(wù)平臺(tái)建設(shè)，依靠既懂財(cái)務(wù)、又懂計(jì)算機(jī)的復(fù)合型人才。高校會(huì)議中心要通過(guò)崗位輪換、實(shí)崗調(diào)研等方式，努力培養(yǎng)具有業(yè)財(cái)融合能力的復(fù)合型人才，為加快智能化財(cái)務(wù)平臺(tái)建設(shè)儲(chǔ)備力量。崗位輪換是指有計(jì)劃、有目的地輸送會(huì)計(jì)人員到前端業(yè)務(wù)部門進(jìn)行實(shí)崗工作，深入業(yè)務(wù)活動(dòng)、了解業(yè)務(wù)流程和業(yè)務(wù)需求。會(huì)計(jì)人員須轉(zhuǎn)換角色、換位思考，站在業(yè)務(wù)部門的角度、客戶的角度、供應(yīng)商的角度去思考和解決問(wèn)題。通過(guò)實(shí)崗調(diào)研等方式培養(yǎng)一批思路清晰的復(fù)合型人才，幫助業(yè)務(wù)部門發(fā)現(xiàn)流程中的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，在智能化財(cái)務(wù)平臺(tái)的設(shè)計(jì)上著重控制風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，同時(shí)在把控風(fēng)險(xiǎn)的前提下，精簡(jiǎn)非必要的煩瑣流程和人工錄入，通過(guò)信息化手段提高服務(wù)效率，優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量，提升客戶體驗(yàn)。

四、結(jié)語(yǔ)

高校會(huì)議中心財(cái)務(wù)平臺(tái)具有獨(dú)立核算、資金量大、結(jié)算方式復(fù)雜等特點(diǎn)，目前是單獨(dú)的財(cái)務(wù)系統(tǒng)，沒有與學(xué)校財(cái)務(wù)部門核算系統(tǒng)和中心內(nèi)部各業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接。未來(lái)，學(xué)校將致力于搭建高校會(huì)議中心智能化財(cái)務(wù)平臺(tái)，落實(shí)《政府會(huì)計(jì)制度》，尋找企業(yè)化管理和事業(yè)單位的平衡點(diǎn)，夯實(shí)財(cái)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)部建設(shè)，推進(jìn)財(cái)務(wù)系統(tǒng)與中心酒店管理系統(tǒng)、開票系統(tǒng)、供應(yīng)鏈系統(tǒng)、資金支付系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)的對(duì)接，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)的互聯(lián)互通。依托智能化財(cái)務(wù)平臺(tái)，通過(guò)信息傳輸與共享，提高結(jié)算效率，加強(qiáng)全流程系統(tǒng)控制，降低人工操作的風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)審批流、業(yè)務(wù)流、資金流的一致性，推動(dòng)數(shù)字化、智能化財(cái)會(huì)監(jiān)督，促進(jìn)高校會(huì)議中心財(cái)務(wù)治理能力和治理體系的現(xiàn)代化發(fā)展。