淺談出納工作中存在的問(wèn)題及應(yīng)對(duì)措施

史衛(wèi)耀

珠海華建聯(lián)合投資控股有限公司 廣東 珠海

出納工作是財(cái)務(wù)管理的基礎(chǔ)工作，是會(huì)計(jì)工作中的重要一環(huán)，對(duì)于公司收支、資金管理、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的開(kāi)展等有著較大影響。現(xiàn)階段，還有部分公司對(duì)于出納工作不夠重視，認(rèn)為出納人員主要負(fù)責(zé)付款工作，導(dǎo)致出納人員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)整體偏低，對(duì)自身工作的職責(zé)范圍不甚了解，積極性欠佳、工作態(tài)度散漫，給公司帶來(lái)了資金安全隱患。因此，有必要對(duì)出納工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行針對(duì)性研究，以更好地促進(jìn)企業(yè)財(cái)務(wù)管理水平不斷提高。

一、出納的定義和職能

1.出納的定義

出納是按照相關(guān)法規(guī)及公司制度要求，經(jīng)辦公司現(xiàn)金收付、銀行結(jié)算及登記現(xiàn)金、銀行日記賬，保管庫(kù)存現(xiàn)金、有價(jià)證券、財(cái)務(wù)印章、與有關(guān)票據(jù)等工作的總稱(chēng)，涉及貨幣資金、有價(jià)證券和票據(jù)保管、收付、登記等相關(guān)工作的都是出納工作。廣義上的出納人員既包括財(cái)務(wù)部門(mén)的出納人員，又包括業(yè)務(wù)部門(mén)的收銀人員，本文僅討論在財(cái)務(wù)部門(mén)工作的出納人員。

2.出納的職能

（1）結(jié)算職能。按照現(xiàn)金管理、銀行結(jié)算制度的要求，根據(jù)審批情況辦理現(xiàn)金收付、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)、業(yè)務(wù)款支付、工資支付等業(yè)務(wù)，及時(shí)準(zhǔn)確地支付至相應(yīng)賬戶(hù)，確保資金流動(dòng)安全，并在規(guī)定范圍內(nèi)使用現(xiàn)金。

（2）管理職能。負(fù)責(zé)保管現(xiàn)金、有價(jià)證券，確保現(xiàn)金和有價(jià)證券的安全性和完整性，遵循現(xiàn)金限額保管規(guī)定，將超出限額的現(xiàn)金及時(shí)送存銀行；負(fù)責(zé)保管空白支票、印章，按規(guī)定使用支票、印章等，并登記印章的使用情況；負(fù)責(zé)保管銀行U盾及密碼，確保銀行U盾安全、賬戶(hù)密碼不外泄；負(fù)責(zé)管理銀行賬戶(hù)，及時(shí)辦理賬戶(hù)的開(kāi)立、變更、銷(xiāo)戶(hù)；負(fù)責(zé)銀行余額管理，做好每日資金頭寸管理，根據(jù)余額情況，辦理資金的申請(qǐng)及調(diào)撥。

（3）賬務(wù)處理職能。及時(shí)取得銀行回單、銀行對(duì)賬單，按日登記現(xiàn)金日記賬和銀行日記賬，將銀行流水推送至不同平臺(tái)，供相關(guān)經(jīng)辦人員認(rèn)領(lǐng)至確定的合同，做到日清月結(jié)，確保賬實(shí)一致、賬賬一致。按要求編制《每日資金報(bào)表》，動(dòng)態(tài)反映公司賬面資金來(lái)源、占用、結(jié)存情況。

二、出納工作中存在的問(wèn)題

1.財(cái)務(wù)管理制度不完善

根據(jù)不相容職務(wù)相分離原則，會(huì)計(jì)和出納不應(yīng)為同一個(gè)人。在實(shí)際工作中，部分公司為了節(jié)約人力成本，讓出納兼任會(huì)計(jì)的相關(guān)工作，難免會(huì)出現(xiàn)違規(guī)現(xiàn)象。長(zhǎng)此以往，將導(dǎo)致企業(yè)賬面資金不清晰，會(huì)計(jì)核算失真，管理層無(wú)法得知企業(yè)資產(chǎn)的真實(shí)情況，而難以對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展做出正確決策。

很多公司為了更好地整合資金，提高資金使用效率，往往會(huì)采用集團(tuán)資金池管理方式。資金池管理應(yīng)該依托完善的信息系統(tǒng)及精準(zhǔn)的授權(quán)，但部分公司在信息系統(tǒng)配置資金調(diào)撥單時(shí)，未對(duì)收款方信息修改進(jìn)行授權(quán)、未明確人員登錄權(quán)限范圍，導(dǎo)致信息系統(tǒng)存在漏洞，公司資金被挪用。

出納人員對(duì)外付款時(shí)，應(yīng)依據(jù)完整授權(quán)的單據(jù)進(jìn)行處理，認(rèn)字不認(rèn)人，見(jiàn)單才可支付。在實(shí)際工作中，仍有不履行完整審批手續(xù)即完成資金支付的情況，特別是有些中小型的民營(yíng)企業(yè)，在管理人員口頭授意下完成支付，導(dǎo)致不少出納在微信等軟件上接受相關(guān)審批信息，出現(xiàn)上當(dāng)受騙的情況。由此可見(jiàn)，隨意的支付制度增加了企業(yè)錯(cuò)付被騙的風(fēng)險(xiǎn)。

2.缺乏有效的監(jiān)督機(jī)制

出納人員按照規(guī)定保管現(xiàn)金、有價(jià)證券、空白支票等實(shí)物資產(chǎn)，無(wú)論是因?yàn)楣ぷ鲬B(tài)度問(wèn)題、職業(yè)道德素養(yǎng)問(wèn)題，還是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策問(wèn)題，都直接關(guān)系到現(xiàn)金及現(xiàn)金類(lèi)資產(chǎn)的安全性與完整性，對(duì)于這些資產(chǎn)的管理如果缺乏有效的監(jiān)督、稽核機(jī)制，沒(méi)有第三人對(duì)使用情況進(jìn)行復(fù)核、對(duì)實(shí)際持有情況進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)或監(jiān)督，意味著出納工作缺乏外界約束，實(shí)物管理缺少外部監(jiān)管，發(fā)生監(jiān)守自盜、造假的可能性將會(huì)增加。

3.不夠重視出納工作

出納工作是企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的最后一環(huán)，其工作質(zhì)量直接關(guān)系到企業(yè)資產(chǎn)的安全性和完整性，影響著會(huì)計(jì)核算的質(zhì)量及效果。不少公司員工甚至管理層對(duì)于出納工作都有一種錯(cuò)誤認(rèn)知，認(rèn)為出納崗位對(duì)于企業(yè)發(fā)展無(wú)關(guān)緊要，只負(fù)責(zé)簡(jiǎn)單的收款、付款工作。輕視出納工作的理念勢(shì)必會(huì)導(dǎo)致出納工作開(kāi)展不到位，財(cái)務(wù)工作質(zhì)量下降，資金風(fēng)險(xiǎn)隱患增加。

4.人員素質(zhì)偏低

部分公司對(duì)于出納人員和會(huì)計(jì)人員采用了兩套招聘要求，無(wú)論從學(xué)歷、畢業(yè)院校、證書(shū)還是工作經(jīng)歷等方面來(lái)看，其對(duì)出納人員的招聘要求明顯比會(huì)計(jì)人員要低，導(dǎo)致招聘的出納人員綜合素質(zhì)相對(duì)偏低。部分公司從剛畢業(yè)的大學(xué)生中選聘出納人員，其年紀(jì)普遍偏小、做事不夠穩(wěn)重、經(jīng)驗(yàn)不足。有些公司對(duì)于出納人員幾乎不培訓(xùn)，導(dǎo)致其知識(shí)體系落后，無(wú)法適應(yīng)新形勢(shì)下的出納工作，容易出現(xiàn)工作失誤。部分出納人員道德素質(zhì)偏低，在監(jiān)管措施不完善的情況下容易出現(xiàn)資產(chǎn)被侵占、私設(shè)小金庫(kù)等違法行為，給公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)帶來(lái)了嚴(yán)重后果。

三、出納工作水平的提升建議

1.嚴(yán)格執(zhí)行財(cái)務(wù)管理制度

（1）嚴(yán)格執(zhí)行付款報(bào)銷(xiāo)審批制度。首先，所有款項(xiàng)在支付前必須完成內(nèi)部審批，出納人員在付款前須取得付款單據(jù)原件，不接受任何人員越級(jí)發(fā)出的付款指令，不接受任何非正規(guī)渠道來(lái)源的付款指令，如QQ、微信等通信工具的付款指令。特別是一些內(nèi)部控制不健全的私人企業(yè)，老板應(yīng)以身作則，帶頭嚴(yán)格執(zhí)行付款報(bào)銷(xiāo)流程，先填寫(xiě)支付憑證，經(jīng)內(nèi)部審批后再提交出納人員付款，不隨意發(fā)出口頭付款指令。其次，公司所有涉及貨幣資金的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)必須依權(quán)限予以審批，公司應(yīng)建立完善的授權(quán)審批制度，加強(qiáng)內(nèi)控管理，經(jīng)辦人員必須在授權(quán)范圍內(nèi)辦理相關(guān)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，公司任何人員不得凌駕于制度之上，對(duì)于違規(guī)現(xiàn)象絕不姑息。最后，出納人員收到付款單后必須檢查單據(jù)的合規(guī)性，以及付款單是否經(jīng)相關(guān)授權(quán)人員完成審批，錯(cuò)簽、漏簽均不可支付，如果一名出納人員同時(shí)兼任多家公司的工作，還應(yīng)查看單據(jù)是否屬于同一付款主體，如出現(xiàn)資料不一致的情形，須退回經(jīng)辦人員修改后才可付款。

（2）嚴(yán)格貫徹不相容職務(wù)相分離制度。出納人員和會(huì)計(jì)人員對(duì)于財(cái)務(wù)工作應(yīng)各自辦理、分工負(fù)責(zé)，公司須明確相關(guān)崗位的職責(zé)和權(quán)限，確保不相容崗位相互分離、彼此獨(dú)立。按照《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》的要求，會(huì)計(jì)人員不得兼任出納工作；出納人員不得兼任稽核、會(huì)計(jì)檔案保管、收入費(fèi)用、債權(quán)債務(wù)賬目的登記工作。具體要求是法人私章與財(cái)務(wù)專(zhuān)用章須分開(kāi)保管；印章的施印人和審批人應(yīng)為不同人員；貨幣資金收支業(yè)務(wù)的經(jīng)辦和審批、網(wǎng)銀經(jīng)辦和審批人員應(yīng)分開(kāi)；支票的審核與簽發(fā)人員應(yīng)分開(kāi)；登記銀行存款、庫(kù)存現(xiàn)金日記賬的出納人員與登記總賬、債權(quán)債務(wù)明細(xì)賬及收入支出的人員應(yīng)分開(kāi)；支票、票據(jù)的盤(pán)點(diǎn)和監(jiān)盤(pán)人員應(yīng)分開(kāi)；出納人員應(yīng)與負(fù)責(zé)貨幣資金清查的人員分開(kāi)；期末銀行存款余額的對(duì)賬工作由出納以外的人員完成。

2.引入信息化工具加強(qiáng)資金安全管控

隨著信息化工具的不斷運(yùn)用，更多公司選擇購(gòu)入第三方信息系統(tǒng)或自行開(kāi)發(fā)信息系統(tǒng)，以在線上完成付款的審批和支付。應(yīng)在系統(tǒng)中配置各類(lèi)費(fèi)用和業(yè)務(wù)款的支付表單，明確哪些字段必須填寫(xiě)，哪些附件必須上傳至系統(tǒng)，設(shè)置好付款審批流程，每個(gè)審批節(jié)點(diǎn)由系統(tǒng)自動(dòng)推送，無(wú)須人工干預(yù)，單據(jù)完成審批后，自動(dòng)發(fā)送至資金管理系統(tǒng)，經(jīng)出納人員初審和稽核崗復(fù)核后，即可完成對(duì)外支付，支付完成后，流水自動(dòng)回傳至財(cái)務(wù)系統(tǒng)，完成銀行日記賬的登記，整個(gè)過(guò)程除了經(jīng)辦人員外，中間環(huán)節(jié)的審批人員不允許修改任何關(guān)鍵字段。這種方式下，未完成審批的單據(jù)將無(wú)法推送至資金管理系統(tǒng)，也不能完成支付，流水由銀行自動(dòng)回傳，銀行日記賬自動(dòng)完成登記，無(wú)人工干預(yù)環(huán)節(jié)，減少了不當(dāng)行為和人為錯(cuò)誤的風(fēng)險(xiǎn)。

3.加強(qiáng)事后監(jiān)督

事后監(jiān)督是內(nèi)控體系中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，有助于及時(shí)發(fā)現(xiàn)、糾正差錯(cuò)和違規(guī)行為，提高公司資金的安全性和資金運(yùn)營(yíng)效率。公司應(yīng)獨(dú)立于出納崗位外設(shè)置監(jiān)督崗位，該崗位負(fù)責(zé)監(jiān)督出納工作，定期或不定期檢查出納工作的完成情況，監(jiān)督人員應(yīng)每年制訂檢查計(jì)劃，確定檢查的范圍、程序、時(shí)間和次數(shù)，對(duì)檢查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的差錯(cuò)應(yīng)及時(shí)查明原因，提出整改意見(jiàn)，落實(shí)整改情況。對(duì)于人為原因?qū)е碌馁Y金損失，應(yīng)提出處置建議，盡量將公司損失降至最低。如果因流程設(shè)置問(wèn)題而出現(xiàn)內(nèi)控漏洞，則須提出相關(guān)制度的完善建議，規(guī)范出納工作，規(guī)避資金風(fēng)險(xiǎn)。

4.重視出納工作

出納工作是財(cái)務(wù)管理工作的一部分，是經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的最后一環(huán)，在企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中發(fā)揮著不可忽視的作用。出納人員負(fù)責(zé)保管企業(yè)的貨幣資金、有價(jià)證券等，是保證企業(yè)資金安全、完整的第一責(zé)任人。由此可見(jiàn)，公司管理層應(yīng)重視出納工作，比如在招聘環(huán)節(jié)提高招聘要求，在薪酬待遇上參照財(cái)務(wù)部門(mén)其他崗位薪酬檔次進(jìn)行合理設(shè)定，在培訓(xùn)方面給予機(jī)會(huì)等。通過(guò)全方位多角度的有效投入，提升員工對(duì)于出納工作的重視程度，提高出納工作質(zhì)量，確保公司資金的安全性和完整性。

5.注重培養(yǎng)出納人員執(zhí)業(yè)能力

一名優(yōu)秀的出納人員需要具有出納方面的專(zhuān)業(yè)知識(shí)、會(huì)計(jì)的基本知識(shí)、較強(qiáng)的數(shù)字運(yùn)算能力、內(nèi)外協(xié)調(diào)能力、創(chuàng)新能力，熟練操作財(cái)務(wù)軟件，懂得如何填寫(xiě)支票，能既快又準(zhǔn)確地辦理付款業(yè)務(wù)等，還要善于與銀行打交道，能處理好與銀行之間的工作與關(guān)系。

成為一名優(yōu)秀的出納人員，要從兩方面著手。一方面是自我提升，即有針對(duì)性地學(xué)習(xí)在工作中需要用到的知識(shí)，主動(dòng)思考，切忌機(jī)械性地應(yīng)付工作，對(duì)于工作中出現(xiàn)的典型事務(wù)或差錯(cuò)要善于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，學(xué)會(huì)分析歸納，在以后遇到類(lèi)似問(wèn)題時(shí)能舉一反三，提升快速、順利解決問(wèn)題的能力；另一方面是參加培訓(xùn)，有條件的公司可以定期組織出納人員參加職業(yè)培訓(xùn)，比如公司內(nèi)部的經(jīng)驗(yàn)分享，或是參加專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)的培訓(xùn)等，通過(guò)職業(yè)培訓(xùn)使出納人員的知識(shí)和技能始終保持更新?tīng)顟B(tài)，提升其適應(yīng)崗位變化的能力。

6.加強(qiáng)出納人員職業(yè)道德建設(shè)

《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》第39條規(guī)定，會(huì)計(jì)人員應(yīng)當(dāng)遵守職業(yè)道德，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。作為一名出納人員，在經(jīng)濟(jì)形勢(shì)日益復(fù)雜的局面下，良好的職業(yè)品德顯得尤為重要。加強(qiáng)出納人員職業(yè)道德建設(shè)，需要將思想道德教育和監(jiān)督檢查相結(jié)合。通過(guò)正面案例激發(fā)員工內(nèi)心的正義感、使命感，通過(guò)反面案例進(jìn)行警示教育，如此能夠強(qiáng)化對(duì)于出納人員的約束作用，防止和杜絕出納人員在工作中出現(xiàn)貪污、挪用、侵占資產(chǎn)等違法行為，讓每一個(gè)出納人員樹(shù)立愛(ài)崗敬業(yè)、忠于職守、客觀公正、實(shí)事求是、廉潔守法、堅(jiān)持準(zhǔn)則的工作作風(fēng)，激發(fā)出納人員的工作熱情，使其更加熱愛(ài)工作崗位，培養(yǎng)法律意識(shí)，對(duì)法律始終存有敬畏心理，做到在處理工作時(shí)知法依法、知章依章，按照法律和制度要求辦理財(cái)務(wù)收支，廉潔奉公，不謀私利，客觀公正地對(duì)待每一個(gè)人、每一項(xiàng)報(bào)銷(xiāo)，絕不突破底線，不斷提高職業(yè)道德水平。

四、結(jié)語(yǔ)

出納工作是財(cái)務(wù)工作中的重要一環(huán)，其工作質(zhì)量的優(yōu)劣直接影響了公司資金的安全和財(cái)務(wù)工作的正常開(kāi)展。企業(yè)應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行財(cái)務(wù)管理制度、引入信息化工具加強(qiáng)資金安全管控、重視出納工作、尊重出納成果、提升出納人員業(yè)務(wù)素質(zhì)及強(qiáng)化出納人員職業(yè)道德建設(shè)等，采取多樣化手段提高出納工作效率，推動(dòng)企業(yè)經(jīng)濟(jì)管理水平不斷邁上新的臺(tái)階。