企業(yè)采購管理存在的問題及應(yīng)對策略探究

摘 要：現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營面臨著復(fù)雜的競爭環(huán)境，要提升企業(yè)的運(yùn)營效率，就必須關(guān)注每一個(gè)環(huán)節(jié)，其中企業(yè)采購管理是非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。在供應(yīng)鏈視角下，企業(yè)的采購管理貫穿生產(chǎn)、運(yùn)營、銷售等多個(gè)環(huán)節(jié)，直接影響企業(yè)的產(chǎn)品質(zhì)量、交付周期和成本。因此，企業(yè)需要建立起高效的供應(yīng)鏈采購管理體系，提升運(yùn)營效率，降低成本?；诖?，本文探討了企業(yè)采購管理存在的問題及其應(yīng)對策略。首先，本文對采購管理、成本管理的概念進(jìn)行了闡述；其次，剖析了企業(yè)采購管理存在的不足；最后，有針對性地提出了具體的應(yīng)對策略，旨在提升采購管理的效率和成本控制能力。

關(guān)鍵詞：采購管理；問題；策略

隨著市場競爭的加劇，企業(yè)必須從優(yōu)化內(nèi)部管理著手，提升運(yùn)營效率。采購管理活動在企業(yè)中扮演著至關(guān)重要的角色，它直接影響著企業(yè)的成本控制和供應(yīng)鏈效率。通過有效的采購管理，企業(yè)可以獲得合理的采購價(jià)格和優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品。

一、相關(guān)概念分析

采購管理是指企業(yè)在經(jīng)營過程中，為了生產(chǎn)、銷售的需要，向上游的供應(yīng)商采購原材料、物料，以保障企業(yè)的生產(chǎn)、運(yùn)營，實(shí)現(xiàn)經(jīng)營目標(biāo)。在采購管理流程中，涉及多個(gè)環(huán)節(jié)，如需求清單制定、供應(yīng)商評估、詢價(jià)議價(jià)、合同簽訂、采購訂單下達(dá)等[1]。每個(gè)環(huán)節(jié)都需要嚴(yán)格執(zhí)行，進(jìn)行相應(yīng)的記錄和審批，并進(jìn)行必要的跟蹤和監(jiān)督。加強(qiáng)采購管理各流程的協(xié)同作業(yè)，能夠確保采購過程的透明與合規(guī)，減少風(fēng)險(xiǎn)，并提高采購效率。

成本管控是指企業(yè)對其生產(chǎn)經(jīng)營過程中所發(fā)生的各項(xiàng)成本實(shí)施全流程管理，通過核算、分析、控制和決策等一系列活動，幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)成本降低[2]。對于現(xiàn)代企業(yè)而言，成本管控是企業(yè)實(shí)現(xiàn)利潤最大化的重要手段之一，有效的成本管理可以提高企業(yè)的競爭力和盈利能力。企業(yè)在實(shí)施成本管控的過程中，需要對各個(gè)環(huán)節(jié)、各個(gè)模塊進(jìn)行全面的成本核算，分析成本結(jié)構(gòu)和成本驅(qū)動因素，確保成本信息的準(zhǔn)確性和可靠性。

成本管控工作貫通于企業(yè)運(yùn)營全過程，與采購管理工作聯(lián)系緊密。一方面，采購管理是成本管控的重要環(huán)節(jié)。生產(chǎn)制造類企業(yè)采購活動頻繁，關(guān)注采購管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，通過優(yōu)化流程，從供應(yīng)鏈視角著手，加強(qiáng)與供應(yīng)商建設(shè)長期合作關(guān)系，能夠幫助企業(yè)降低成本、提高經(jīng)濟(jì)效益[3]。另一方面，成本管控是采購管理活動中的重要目標(biāo)。企業(yè)通過實(shí)施成本管控，關(guān)注采購業(yè)務(wù)的各個(gè)環(huán)節(jié)，能夠更好地控制采購成本。

二、企業(yè)采購管理存在的問題

（一）缺少完善的監(jiān)督體系

企業(yè)采購管理活動涉及多個(gè)部門，構(gòu)建良好的監(jiān)督體系，能夠促進(jìn)采購活動的規(guī)范化、透明化。當(dāng)前，部分企業(yè)在實(shí)施采購管理中，未建立完善的監(jiān)督體系，有的采購人員缺乏職業(yè)道德和操守，存在著暗箱操作、違規(guī)招標(biāo)等，嚴(yán)重影響了企業(yè)采購管理的合規(guī)化，甚至導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)濟(jì)損失[4]。此外，部分企業(yè)雖然重視采購活動的管理與優(yōu)化，但管理層對相關(guān)制度體系的建立重視不足，導(dǎo)致無法對采購流程實(shí)施全過程跟蹤，可能存在著采購決策的不透明性和風(fēng)險(xiǎn)控制缺失的問題。

（二）未充分發(fā)揮采購計(jì)劃的作用

現(xiàn)代企業(yè)在日常運(yùn)營中，要加強(qiáng)庫存管理，既要防范因物料積壓而導(dǎo)致占用大量資金，又要保障能夠滿足正常的生產(chǎn)需求。由此，開展采購需求管理，能夠提高采購管理的科學(xué)性，有助于降低企業(yè)成本、提高采購效率。當(dāng)前，部分企業(yè)卻沒有充分發(fā)揮采購計(jì)劃的作用。一些企業(yè)只是簡單地根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃制定采購計(jì)劃，而沒有進(jìn)行全面的市場分析和預(yù)測，導(dǎo)致采購計(jì)劃的準(zhǔn)確性和有效性受到限制。

（三）供應(yīng)商管理不夠細(xì)化

企業(yè)在開展采購管理中，從供應(yīng)鏈視角出發(fā)，加強(qiáng)與供應(yīng)商之間的聯(lián)動，建立長期的合作關(guān)系，能夠?qū)崿F(xiàn)互利雙贏?？梢哉f，供應(yīng)商的管理、評估情況，將直接關(guān)系到企業(yè)的采購管理效率。當(dāng)前，部分企業(yè)沒有對供應(yīng)商進(jìn)行全面管理，未建立完善的供應(yīng)商評估機(jī)制，在開展采購活動中，采購部門自身確定供應(yīng)商，容易引發(fā)采購中的風(fēng)險(xiǎn)和問題。由此，導(dǎo)致供應(yīng)鏈的不穩(wěn)定和不可控，進(jìn)而影響企業(yè)的生產(chǎn)和服務(wù)質(zhì)量。

（四）采購信息化建設(shè)缺失

隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，越來越多的企業(yè)著手推進(jìn)內(nèi)部管理向數(shù)字化轉(zhuǎn)型。當(dāng)前，部分企業(yè)由于缺乏相關(guān)的技術(shù)和資源，并未建立起完善的采購信息系統(tǒng)，導(dǎo)致采購過程中存在著信息不對稱、流程不透明等問題。例如某香料香精企業(yè)在采購過程中，由于缺乏有效的信息系統(tǒng)支持，導(dǎo)致采購信息的傳遞不及時(shí)、不準(zhǔn)確，影響了企業(yè)的采購決策和生產(chǎn)計(jì)劃。又如部分企業(yè)采購環(huán)節(jié)與供應(yīng)商之間缺乏高效的信息溝通平臺，在詢價(jià)、議價(jià)、合同簽訂環(huán)節(jié)，常常出現(xiàn)誤解、延誤等問題，導(dǎo)致采購流程拖延和效率低下。

三、企業(yè)采購管理存在問題的應(yīng)對策略

（一）加強(qiáng)監(jiān)督體系建設(shè)

企業(yè)要提升采購管理效率，提高規(guī)范性和透明性，必須建立完善的監(jiān)督體系。其一，企業(yè)要對采購管理活動中的相關(guān)制度進(jìn)行梳理，健全制度，提高采購流程的規(guī)范性和透明度。例如，采購管理活動中各環(huán)節(jié)繁瑣，要對重要的工作崗位制定操作流程，從而提升員工的合規(guī)操作。以香精香料企業(yè)為例，為了保證產(chǎn)品的質(zhì)量，對原材料進(jìn)行檢驗(yàn)是必不可少的環(huán)節(jié)，結(jié)合企業(yè)的特點(diǎn)，制定相應(yīng)的驗(yàn)收流程、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)等，以確保原材料的質(zhì)量符合企業(yè)的要求。其二，建立健全的內(nèi)部控制機(jī)制，對采購過程進(jìn)行全面監(jiān)督，確保每一筆采購都符合規(guī)定的程序和要求。企業(yè)在開展內(nèi)部審計(jì)活動中，要實(shí)施采購活動專項(xiàng)審計(jì)，對企業(yè)的采購流程、采購合同管理、供應(yīng)商選擇等展開評估和監(jiān)控，以確保采購活動的合規(guī)性和經(jīng)濟(jì)效益[5]。其三，要充分利用信息技術(shù)，提高采購流程的透明度，實(shí)現(xiàn)對采購活動全流程的監(jiān)督，確保采購過程的公平公正。通過建立電子采購平臺，實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商信息的公開透明，促進(jìn)供應(yīng)商競爭，避免潛在違規(guī)行為。實(shí)時(shí)公布采購信息，使企業(yè)內(nèi)部和外部都能對采購活動進(jìn)行監(jiān)督，提高采購的透明度和公平性。在企業(yè)內(nèi)部，實(shí)時(shí)公布采購信息可以幫助管理層更好地進(jìn)行決策，及時(shí)調(diào)整采購策略，確保采購活動的效益最大化。

（二）優(yōu)化采購計(jì)劃

現(xiàn)代企業(yè)在運(yùn)營管理中，如何高效地實(shí)施庫存管理，是降低成本、提升資金使用效率的關(guān)鍵。由此，企業(yè)在開展采購管理中，要持續(xù)優(yōu)化采購計(jì)劃，提升內(nèi)部響應(yīng)速度，提高供應(yīng)鏈的靈活性和可靠性。其一，企業(yè)要加強(qiáng)市場調(diào)研工作，時(shí)刻關(guān)注市場動態(tài)，了解原材料的價(jià)格波動、市場供需情況等信息。例如香料香精企業(yè)應(yīng)通過定期的市場調(diào)研和數(shù)據(jù)分析，預(yù)測未來一段時(shí)間內(nèi)某種香精的需求趨勢，從而制定相應(yīng)的采購計(jì)劃。其二，以訂單簽訂為導(dǎo)向，充分考慮生產(chǎn)計(jì)劃與庫存，在制定采購計(jì)劃時(shí)，要綜合供應(yīng)商的交貨能力、供應(yīng)鏈的穩(wěn)定性以及市場需求的變化，確保采購數(shù)量與時(shí)間的合理安排，避免過多的庫存或是供應(yīng)不足。例如，根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃和現(xiàn)有的庫存量，計(jì)算出未來一段時(shí)間內(nèi)所需的原材料數(shù)量，避免過多的庫存積壓或生產(chǎn)中斷。在香精香料企業(yè)中，將采購、倉儲活動相融合，借助于信息技術(shù)動態(tài)地掌握相關(guān)數(shù)據(jù)，以銷售訂單的簽訂為核心，實(shí)現(xiàn)采購和倉儲的協(xié)同運(yùn)作。企業(yè)可以通過分析銷售數(shù)據(jù)和市場需求，實(shí)時(shí)調(diào)整采購計(jì)劃，確保原料的及時(shí)供應(yīng)。其三，提高采購環(huán)節(jié)響應(yīng)速度，靈活調(diào)整采購計(jì)劃和訂單的執(zhí)行進(jìn)度，以應(yīng)對市場變化和客戶需求的迅速變化。市場是不斷變化的，因此采購計(jì)劃也應(yīng)具有一定的靈活性。當(dāng)市場情況發(fā)生變化時(shí)，企業(yè)應(yīng)及時(shí)調(diào)整采購計(jì)劃，以適應(yīng)新的市場環(huán)境。同時(shí)，企業(yè)面臨著激烈的市場競爭格局，商機(jī)可能瞬息萬變，由此，以市場為導(dǎo)向確定采購計(jì)劃，必須提高內(nèi)部采購環(huán)節(jié)的響應(yīng)速度，加強(qiáng)內(nèi)部各部門之間的協(xié)作和溝通，提高工作效率，減少決策時(shí)間和流程。

（三）與供應(yīng)商建立戰(zhàn)略合作關(guān)系

與供應(yīng)商建立長期、穩(wěn)定的合作關(guān)系，不僅可以確保企業(yè)獲得穩(wěn)定、高質(zhì)量的原材料供應(yīng)，還能夠有效地降低采購成本、提高采購效率。例如，香料香精企業(yè)采購原材料的質(zhì)量，直接關(guān)系到產(chǎn)成品的品質(zhì)，由此，與重要供應(yīng)商建立戰(zhàn)略合作關(guān)系，對供應(yīng)商的質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、服務(wù)等進(jìn)行全面評估，優(yōu)選供應(yīng)商，有助于確保原材料的品質(zhì)和供應(yīng)的穩(wěn)定性，進(jìn)一步保障產(chǎn)品的質(zhì)量和生產(chǎn)的連續(xù)性。其一，建立供應(yīng)商評估機(jī)制，對供應(yīng)商進(jìn)行全面的績效評估，包括質(zhì)量控制、交貨準(zhǔn)時(shí)性、售后服務(wù)等方面的考核，確保所選供應(yīng)商的整體能力和可靠性。例如，香料香精企業(yè)結(jié)合自身要采購的物資、包裝品、設(shè)備等，向供應(yīng)商發(fā)出要約，結(jié)合前期調(diào)研，對供應(yīng)商的資質(zhì)、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等進(jìn)行綜合評估，建立供應(yīng)商清單，并根據(jù)評估結(jié)果確定合格或不合格供應(yīng)商，保證體系內(nèi)供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量。企業(yè)在開展供應(yīng)商評估后，建立合格供應(yīng)商清單，在每一次進(jìn)行物資的采購時(shí)，選擇清單中的供應(yīng)商發(fā)起采購邀請，以確保采購過程的可靠性和穩(wěn)定性。其二，加強(qiáng)溝通和協(xié)調(diào)，與供應(yīng)商保持密切合作和長期良好的合作關(guān)系。企業(yè)的采購部門與供應(yīng)商通過平臺實(shí)時(shí)進(jìn)行溝通，保持雙方之間的信息流通暢，確保供應(yīng)鏈各環(huán)節(jié)的順利運(yùn)轉(zhuǎn)和物資的準(zhǔn)時(shí)到達(dá)。比如某香料香精企業(yè)結(jié)合以往年度物資采購量，以及當(dāng)年的銷售目標(biāo)、訂單簽訂情況，選擇合格供應(yīng)商并簽訂年度框架協(xié)議，由此進(jìn)行議價(jià)、詢價(jià)、商務(wù)談判，最終確定采購計(jì)劃和價(jià)格條款。由此，企業(yè)的采購需求能夠進(jìn)行動態(tài)調(diào)整。企業(yè)與供應(yīng)商之間加強(qiáng)協(xié)作，構(gòu)建合作共贏的供應(yīng)鏈體系，有助于提升生產(chǎn)效能和降低成本，從而增強(qiáng)企業(yè)的競爭力。

（四）加快采購信息化建設(shè)

在信息化時(shí)代，企業(yè)要推進(jìn)內(nèi)部管理信息化建設(shè)，建立完善的采購信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)采購信息的實(shí)時(shí)共享和交互。一方面，企業(yè)內(nèi)部采購管理活動會涉及多個(gè)部門，充分運(yùn)用ERP系統(tǒng)加強(qiáng)內(nèi)部協(xié)同，提高采購效率和信息透明度。另一方面，企業(yè)可以與供應(yīng)商建立緊密的合作關(guān)系，共享信息并進(jìn)行合理的資源規(guī)劃，以降低采購成本并保證供應(yīng)鏈的穩(wěn)定性。例如，在香精香料企業(yè)中推進(jìn)采購信息化建設(shè)時(shí)，要加強(qiáng)內(nèi)部各個(gè)模塊的銜接，從而將成本管控與采購管理相結(jié)合、將業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)相融合，實(shí)現(xiàn)全面的信息共享和協(xié)同工作。從縱向方面，加強(qiáng)供應(yīng)鏈建設(shè)，與供應(yīng)商建立緊密合作的伙伴關(guān)系，共同制定采購計(jì)劃和供應(yīng)鏈戰(zhàn)略，以確保產(chǎn)品質(zhì)量和供應(yīng)穩(wěn)定。構(gòu)建先進(jìn)的供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)，提高采購效率和準(zhǔn)確性，降低庫存成本和采購風(fēng)險(xiǎn)。從橫向方面，香精香料企業(yè)的采購活動要與業(yè)務(wù)、銷售、生產(chǎn)、倉儲等部門協(xié)作，加強(qiáng)內(nèi)部管理模塊的銜接，提高內(nèi)部響應(yīng)速度，確保采購的原材料能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地滿足生產(chǎn)需求。引入智能化采購技術(shù)和大數(shù)據(jù)分析，可以幫助企業(yè)實(shí)時(shí)監(jiān)控市場變化、預(yù)測需求，從而更加科學(xué)和靈活地進(jìn)行采購決策。企業(yè)在推進(jìn)管理信息化建設(shè)中，要加強(qiáng)對信息系統(tǒng)安全性的保障，確保數(shù)據(jù)的安全和完整，防范商業(yè)機(jī)密的泄露。

（五）提升采購人員業(yè)務(wù)能力

企業(yè)要加強(qiáng)對采購人員的培訓(xùn)和管理，提高其業(yè)務(wù)能力和素質(zhì)，確保他們能夠熟悉市場動態(tài)、掌握采購技巧，并具備良好的談判能力。此外，企業(yè)要鼓勵采購人員參加相關(guān)的行業(yè)展會和培訓(xùn)班，引導(dǎo)他們樹立終身學(xué)習(xí)的理念，加強(qiáng)對市場的調(diào)研，不斷學(xué)習(xí)更新的采購知識和經(jīng)驗(yàn)，以保持競爭力。與此同時(shí)，加強(qiáng)采購人員的驗(yàn)收能力培養(yǎng)，提高他們對于產(chǎn)品質(zhì)量的敏感度，并加強(qiáng)對合格供應(yīng)商的篩選和評估。培訓(xùn)采購人員具備全面的專業(yè)知識和技能，使其能夠準(zhǔn)確判斷產(chǎn)品的質(zhì)量和性能，并確保采購的產(chǎn)品符合公司的標(biāo)準(zhǔn)和要求。采購人員也要積極主動地與供應(yīng)商溝通，建立起互信和合作的關(guān)系，以實(shí)現(xiàn)雙贏的局面。只有通過不斷提升采購人員的業(yè)務(wù)能力，企業(yè)才能更好地控制采購成本，提高采購效益。

結(jié)語

采購管理是企業(yè)運(yùn)營中的重要環(huán)節(jié)，對于企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和市場競爭力具有重要影響。筆者通過深入到部分企業(yè)中進(jìn)行實(shí)地調(diào)研，了解到在采購管理方面還存在著諸多問題，例如監(jiān)督不力、計(jì)劃不合理、供應(yīng)商管理不善等，影響了企業(yè)的經(jīng)營效率。由此，本文提出了加強(qiáng)監(jiān)督體系建設(shè)、優(yōu)化采購計(jì)劃、與供應(yīng)商建立戰(zhàn)略合作關(guān)系、加快采購信息化建設(shè)、提升采購人員業(yè)務(wù)能力等策略，旨在幫助企業(yè)提高采購效率，降低成本，增強(qiáng)市場競爭力。

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作者簡介：許軍躍（1974.05－），男，漢族，浙江東陽人，本科，工程師，研究方向：財(cái)務(wù)管理。