關(guān)于事業(yè)單位財(cái)務(wù)人員審核原始憑證的思考

鄒文鯤

（作者單位：安徽省懷洪新河河道管理局安徽省淮水北調(diào)工程管理中心）

安徽省懷洪新河河道管理局（安徽省淮水北調(diào)工程管理中心）是公益一類事業(yè)單位，下轄七個(gè)基層單位。在實(shí)施會(huì)計(jì)集中核算后，基層單位不再保留財(cái)務(wù)人員，而是設(shè)立報(bào)賬員負(fù)責(zé)所在單位的財(cái)務(wù)工作，自制工資表、收集各類票據(jù)、填制報(bào)銷審批單等，并定期報(bào)送給財(cái)務(wù)科審核。財(cái)務(wù)人員需要仔細(xì)審查每一筆交易，確保其合規(guī)性和準(zhǔn)確性，這給財(cái)務(wù)人員的審核帶來了不小的壓力[1]。為了提高財(cái)務(wù)人員審核憑證的效率和準(zhǔn)確性，本文主要針對(duì)會(huì)計(jì)集中核算背景下，事業(yè)單位財(cái)務(wù)人員如何高效準(zhǔn)確地審核原始憑證展開討論。

一、原始憑證不夠準(zhǔn)確的原因

（一）報(bào)賬員掌握財(cái)務(wù)知識(shí)有限

財(cái)務(wù)報(bào)銷流程涉及多方面內(nèi)容，要求報(bào)賬員具備較高的財(cái)務(wù)素養(yǎng)。但報(bào)賬員并非財(cái)務(wù)出身，他們對(duì)財(cái)務(wù)規(guī)定和流程的理解存在偏差，這種信息不對(duì)稱現(xiàn)象，可能會(huì)導(dǎo)致報(bào)銷過程中產(chǎn)生誤差，進(jìn)而影響整個(gè)財(cái)務(wù)工作的準(zhǔn)確性和效率。以醫(yī)療費(fèi)報(bào)銷審核為例，職工在提交報(bào)銷申請(qǐng)時(shí)，可能會(huì)填寫住院費(fèi)發(fā)票的總金額，但實(shí)際上正確的填法應(yīng)該是只填寫能夠報(bào)銷的自費(fèi)部分對(duì)應(yīng)的金額，統(tǒng)籌部分對(duì)應(yīng)的金額已經(jīng)由國(guó)家報(bào)銷過，報(bào)賬員在審核時(shí)卻未明確指出填寫內(nèi)容的錯(cuò)誤，出現(xiàn)這一問題就是因?yàn)閳?bào)賬員沒能完全掌握財(cái)務(wù)的報(bào)銷規(guī)定。

（二）報(bào)賬員責(zé)任心不夠

原始憑證沒有按照填制要求正確填制，或沒有對(duì)收集來的外部憑證進(jìn)行初審，這很可能導(dǎo)致憑證內(nèi)容不完整或錯(cuò)誤，或原始憑證附件明細(xì)與報(bào)銷內(nèi)容不符。如職工報(bào)銷的藥費(fèi)明細(xì)中，含有不屬于藥品的醫(yī)療器械、保健品和食品，報(bào)銷內(nèi)容不準(zhǔn)確，違反了單位的報(bào)銷政策，導(dǎo)致財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)失真，還可能會(huì)引發(fā)其他職工效仿。

（三）單位內(nèi)控不嚴(yán)

會(huì)計(jì)集中核算后經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)一律反饋至財(cái)務(wù)科，但局直單位對(duì)會(huì)計(jì)資料的真實(shí)性、完整性仍然負(fù)有完全責(zé)任。有的單位在簽批開支上把關(guān)不嚴(yán)、不負(fù)責(zé)任，認(rèn)為財(cái)務(wù)管理全部由財(cái)務(wù)科負(fù)責(zé)，對(duì)所在單位報(bào)銷發(fā)票使用的合法性監(jiān)督不到位，對(duì)濫開、虛開發(fā)票和購(gòu)買假發(fā)票的違法行為查處不到位，為重復(fù)報(bào)銷、假憑證報(bào)銷、支少報(bào)多、超標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷等違法違紀(jì)行為提供了可乘之機(jī)。

二、原始憑證審核的意義

（一）提供真實(shí)、準(zhǔn)確的會(huì)計(jì)信息，提高會(huì)計(jì)信息質(zhì)量

原始憑證是記錄單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的唯一依據(jù)，其準(zhǔn)確性直接關(guān)系到會(huì)計(jì)信息的真實(shí)性。通過原始憑證的審核，可以檢查每筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否符合單位財(cái)務(wù)制度，是否符合預(yù)算，從而確保憑證的準(zhǔn)確性和可靠性，保證會(huì)計(jì)核算正確進(jìn)行，提高會(huì)計(jì)核算的質(zhì)量。

（二）監(jiān)督各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的合法性、合規(guī)性，強(qiáng)化內(nèi)部控制

憑證審核是事業(yè)單位內(nèi)部控制的重要組成部分。通過審核可以加強(qiáng)對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的監(jiān)督和管理，防止貪污、舞弊等行為發(fā)生，降低單位財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，保障單位財(cái)產(chǎn)安全。

（三）提高單位財(cái)務(wù)管理水平

通過原始憑證的審核，可以發(fā)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理中存在的問題和不足，進(jìn)而采取相應(yīng)的措施加以改進(jìn)，為單位制定更加科學(xué)合理的財(cái)務(wù)管理制度提供依據(jù)，提高事業(yè)單位的財(cái)務(wù)管理水平。

三、審核原始憑證的原則

（一）真實(shí)性審核

一是審核憑證日期是否真實(shí)，如住宿費(fèi)結(jié)算日期是否早于出差的出發(fā)時(shí)間；二是審核經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容是否真實(shí)，如差旅費(fèi)審批單上，顯示某職工在節(jié)假日來上級(jí)單位報(bào)賬；三是審核數(shù)據(jù)是否真實(shí)，如某職工報(bào)銷的住院費(fèi)明細(xì)單顯示，其在鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院一天內(nèi)吊了幾十瓶水；四是簽字是否真實(shí)，領(lǐng)導(dǎo)的字跡是否如一。

（二）合法性審核

審核經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否符合國(guó)家有關(guān)政策、法規(guī)、制度的規(guī)定，是否有違法亂紀(jì)等行為。例如，某職工在報(bào)賬時(shí)才發(fā)現(xiàn)憑證無所在單位領(lǐng)導(dǎo)簽字，為了順利通過審核，便直接仿造領(lǐng)導(dǎo)簽字。這種行為不僅違反了財(cái)經(jīng)紀(jì)律，也涉嫌偽造憑證，是不合法的。在合法性審核中，需要對(duì)這種行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理，防止類似情況再次發(fā)生。另外，單位在聘用全日制臨時(shí)人員時(shí)，也需要按照有關(guān)政策、法規(guī)和制度的規(guī)定，為這些臨時(shí)人員繳納社保等費(fèi)用。如果單位違反了這些規(guī)定，不僅會(huì)影響臨時(shí)人員的權(quán)益，也會(huì)給單位帶來不必要的法律風(fēng)險(xiǎn)。

（三）合理性審核

審核原始憑證所記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否符合單位活動(dòng)的需要，是否符合有關(guān)的計(jì)劃和預(yù)算等。如職工出差返程時(shí)間與會(huì)議結(jié)束時(shí)間相差過長(zhǎng)，如果確實(shí)存在多報(bào)差旅費(fèi)的情況，需要按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，確保單位的經(jīng)濟(jì)利益不受損害。

（四）完整性審核

審核原始憑證的基本要素填寫是否完整和附件是否齊全。原始憑證基本要素包括日期、內(nèi)容、摘要、金額、附件張數(shù)等未填寫齊全，相關(guān)人員如經(jīng)辦人、審核人、領(lǐng)導(dǎo)等未簽字，未蓋公章，以及原始憑證所附的明細(xì)不完整，會(huì)導(dǎo)致無法確認(rèn)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。如原始憑證所附的明細(xì)不完整，就無法準(zhǔn)確了解交易的具體細(xì)節(jié)，如職工報(bào)銷辦公用品費(fèi)時(shí)，發(fā)票上只有辦公用品字樣，且報(bào)銷時(shí)沒有附上辦公用品清單，財(cái)務(wù)人員則無從得知購(gòu)買的辦公用品名稱、金額、數(shù)量、規(guī)格等信息，那么就無法確定所購(gòu)物品是否符合辦公用品范疇，是否存在購(gòu)買其他用品計(jì)入辦公用品報(bào)銷的情況。

四、原始憑證審核需要重點(diǎn)關(guān)注的幾個(gè)方面

（一）關(guān)注報(bào)銷的事由是否合理

首先，需要評(píng)估報(bào)銷的事由是否與工作職責(zé)相關(guān)。報(bào)銷應(yīng)該是為了支持職工的工作而產(chǎn)生的費(fèi)用，因此需要確保報(bào)銷的事由與職工的工作密切相關(guān)。例如，如果職工報(bào)銷的是報(bào)賬的差旅費(fèi)，而職工又不是單位報(bào)賬員，那么以報(bào)賬為由的差旅費(fèi)報(bào)銷是不合理的，需要對(duì)報(bào)銷事由進(jìn)行進(jìn)一步了解和核實(shí)，確定其是否合理。其次，需要關(guān)注報(bào)銷的事由是否符合單位的規(guī)定，在審查報(bào)銷申請(qǐng)時(shí)，需要判斷報(bào)銷的事由是否真實(shí)、合理且必要。例如，如果某單位申請(qǐng)購(gòu)買一臺(tái)電視機(jī)，報(bào)銷的理由是提供給值班人員觀看，這顯然與單位的規(guī)定不符。再次，需要關(guān)注報(bào)銷的事由是否有必要，如單位申請(qǐng)為每個(gè)職工配備一臺(tái)A4 打印機(jī)，而根據(jù)《安徽省省級(jí)行政單位通用辦公設(shè)備家具配置標(biāo)準(zhǔn)（試行）》的規(guī)定，每間辦公室只能配備一臺(tái)A4 打印機(jī)，這就說明人手一臺(tái)打印機(jī)是不符合規(guī)定，也不具備必要性，容易造成國(guó)有資產(chǎn)的浪費(fèi)。最后，需要確保報(bào)銷的事由能夠提供充分的證據(jù)和支持文件。在處理報(bào)銷申請(qǐng)時(shí)，通常需要提供相關(guān)的發(fā)票、收據(jù)、行程單等證明文件，證明報(bào)銷事由的真實(shí)性和合法性。如職工報(bào)銷一筆培訓(xùn)費(fèi)，但本單位并不屬于會(huì)議通知中的參會(huì)單位，經(jīng)財(cái)務(wù)人員核實(shí)，是職工自行前往參加培訓(xùn)，事情并沒有征得本單位同意，故此筆培訓(xùn)費(fèi)也不能夠報(bào)銷[2]。

（二）關(guān)注同類費(fèi)用報(bào)銷的頻率是否過高

如果類似費(fèi)用報(bào)銷頻率過高，可能存在化整為零的情況，化整為零是一種常見的規(guī)避限額或?qū)徟绦虻氖侄?，通過將大額費(fèi)用拆分為多個(gè)小額費(fèi)用，減少或避免煩瑣的審批手續(xù)。如某單位通過政府采購(gòu)平臺(tái)，分批量購(gòu)買了臺(tái)式電腦的顯示器和內(nèi)存條，而這些零件是臺(tái)式電腦運(yùn)行的必要組成部分。財(cái)務(wù)人員核查后發(fā)現(xiàn)，這樣做的目的是將電腦各部分分次購(gòu)買以避免超過臺(tái)式電腦購(gòu)買費(fèi)用為5 000 元的限額。

（三）經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)報(bào)銷的時(shí)間和發(fā)票時(shí)間是否一致

理論上，經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)報(bào)銷的時(shí)間和發(fā)票時(shí)間應(yīng)該是一致的，因?yàn)榘l(fā)票是記錄交易發(fā)生時(shí)間和金額的法定憑證。如某職工報(bào)銷7 個(gè)月前的電子發(fā)票，財(cái)務(wù)核查后發(fā)現(xiàn)該職工將電子發(fā)票重復(fù)打印后重復(fù)報(bào)銷。因此，財(cái)務(wù)審核人員應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)業(yè)務(wù)報(bào)銷時(shí)間和發(fā)票時(shí)間的核查，確保二者的一致性，防止重復(fù)報(bào)銷等不誠(chéng)信行為發(fā)生。

（四）關(guān)注審核的層級(jí)是否正確

不同的費(fèi)用項(xiàng)目和標(biāo)準(zhǔn)可能需要由不同層級(jí)的審批人員進(jìn)行審核和決定。例如，對(duì)于提高補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)、大額物品采購(gòu)等一些重要的項(xiàng)目，需要上級(jí)單位進(jìn)行審批，確保這些重大支出的合理性，而臨時(shí)人員工資、辦公耗材購(gòu)買等小額資金支出，則可以由所在單位自行決定。此外，在進(jìn)行報(bào)銷審核時(shí)，還需要避免將不同類別的支出混合在一起報(bào)銷，這些不同類型的支出有各自的審核流程，為避免混淆和錯(cuò)誤，不能將它們放入一張單子中報(bào)銷。因此，在進(jìn)行報(bào)銷審核時(shí)，需要根據(jù)單位的規(guī)章制度和流程，明確各項(xiàng)費(fèi)用應(yīng)該經(jīng)過哪些層級(jí)的審核，確保審核的合法性和合規(guī)性[3]。

（五）關(guān)注報(bào)銷費(fèi)用是否包含個(gè)人消費(fèi)

財(cái)務(wù)報(bào)銷審核過程中，要避免將個(gè)人消費(fèi)與工作費(fèi)用混淆，確保費(fèi)用的真實(shí)性和合規(guī)性。例如，某基層單位的辦公樓電費(fèi)在過去幾個(gè)月明顯增加，經(jīng)過核實(shí)，發(fā)現(xiàn)是新入職的職工在宿舍長(zhǎng)時(shí)間使用大功率電器，如空調(diào)等，導(dǎo)致電費(fèi)激增。這種情況不僅造成國(guó)有資產(chǎn)的浪費(fèi)，還可能引發(fā)一些安全問題。因此，要求該單位進(jìn)行整改，為職工宿舍重新安裝電表，并由職工自行承擔(dān)電費(fèi)，確保個(gè)人消費(fèi)與工作費(fèi)用明確區(qū)分。財(cái)務(wù)人員在審查報(bào)銷申請(qǐng)時(shí)，務(wù)必認(rèn)真核對(duì)每一項(xiàng)費(fèi)用的來源和用途，明確區(qū)分工作費(fèi)用與個(gè)人消費(fèi)。

（六）關(guān)注報(bào)銷金額的大小是否合理

財(cái)務(wù)報(bào)銷審核中還需要關(guān)注報(bào)銷金額是否合理。例如，某職工報(bào)銷的辦公用品中，單價(jià)明顯高于市場(chǎng)價(jià)格或者門店價(jià)格，這就可能引發(fā)對(duì)報(bào)銷金額合理性的質(zhì)疑。這種情況下，審核人員需要對(duì)報(bào)銷單據(jù)仔細(xì)審查、對(duì)費(fèi)用的合理性和必要性進(jìn)行評(píng)估，以及對(duì)單價(jià)過高的項(xiàng)目進(jìn)行進(jìn)一步的核實(shí)和調(diào)查，確定費(fèi)用的合理性和真實(shí)性。

（七）實(shí)時(shí)關(guān)注預(yù)算執(zhí)行情況，加強(qiáng)監(jiān)控力度

為了確保預(yù)算的有效執(zhí)行，應(yīng)密切關(guān)注各項(xiàng)支出的實(shí)際情況，并將其與預(yù)算限額進(jìn)行仔細(xì)對(duì)比，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并禁止超預(yù)算的行為，采取暫停相關(guān)費(fèi)用的支出、與責(zé)任人進(jìn)行溝通、找出超預(yù)算的原因等有效措施，確保預(yù)算有效執(zhí)行。

五、提升原始憑證審核和質(zhì)量效率的途徑

（一）加強(qiáng)對(duì)報(bào)賬員的財(cái)務(wù)培訓(xùn)，明確報(bào)賬員的職責(zé)

報(bào)賬員負(fù)責(zé)所在單位報(bào)賬資料的收集、整理、傳遞等工作，作為連接所在單位和財(cái)務(wù)人員之間的橋梁和紐帶，報(bào)賬員在加強(qiáng)會(huì)計(jì)監(jiān)督、提高財(cái)政資金使用效益等方面發(fā)揮著重要作用，所以要定期進(jìn)行財(cái)務(wù)報(bào)銷培訓(xùn)，使報(bào)賬員熟悉本單位的各項(xiàng)財(cái)務(wù)制度規(guī)定、財(cái)務(wù)報(bào)銷政策、流程和注意事項(xiàng)等，避免因?yàn)閳?bào)賬員不了解報(bào)銷規(guī)定或操作不當(dāng)而導(dǎo)致出現(xiàn)錯(cuò)誤和疏漏，確保報(bào)銷工作的順利進(jìn)行。同時(shí)要明確報(bào)賬員職責(zé)，要求報(bào)賬員嚴(yán)格按規(guī)定的范圍、用途、標(biāo)準(zhǔn)開支各項(xiàng)費(fèi)用，預(yù)防違反財(cái)經(jīng)紀(jì)律的行為。

（二）提高財(cái)務(wù)審核人員業(yè)務(wù)能力

財(cái)務(wù)審核人員要不斷更新和提升自己在財(cái)務(wù)知識(shí)、政策法規(guī)、審核技能等方面的專業(yè)素養(yǎng)。積極參加各類培訓(xùn)、閱讀專業(yè)書籍和資料、了解最新的財(cái)務(wù)舞弊案例，培養(yǎng)敏銳的洞察力和判斷力，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正憑證中存在的錯(cuò)誤，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可靠性。同時(shí)，審核人員還需要保持獨(dú)立性和客觀性，嚴(yán)格遵守審核標(biāo)準(zhǔn)和流程，對(duì)憑證的真實(shí)性、完整性、合理性和合規(guī)性進(jìn)行全面審查和核實(shí)。

（三）建立財(cái)務(wù)網(wǎng)上報(bào)銷平臺(tái)和憑證審核標(biāo)準(zhǔn)操作流程

建立財(cái)務(wù)網(wǎng)上報(bào)銷平臺(tái)和憑證審核標(biāo)準(zhǔn)操作流程，是提高財(cái)務(wù)管理效率的重要措施。一是將邏輯關(guān)系嵌入平臺(tái)，設(shè)置預(yù)算指標(biāo)控制規(guī)則，逐條設(shè)定部門、經(jīng)濟(jì)科目、金額等指標(biāo)控制方式和預(yù)警條件等，實(shí)現(xiàn)指標(biāo)的管理。二是采用光學(xué)字符識(shí)別技術(shù)識(shí)別、匯總、錄入原始憑證的稅號(hào)、金額、數(shù)量、摘要等，實(shí)現(xiàn)對(duì)原始憑證的初步查驗(yàn)，減少人為錯(cuò)誤和疏漏。三是建立憑證審核標(biāo)準(zhǔn)操作流程，包括審核步驟、審核要點(diǎn)、審核注意事項(xiàng)等，進(jìn)一步規(guī)范憑證審核工作，確保審核質(zhì)量，使審核工作更加規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，減少審核過程中的隨意性和錯(cuò)誤。四是通過報(bào)銷流程圖簡(jiǎn)單、明了地列示各項(xiàng)費(fèi)用的報(bào)銷操作過程，方便經(jīng)費(fèi)報(bào)銷人查詢報(bào)銷流程和審核進(jìn)度[4-5]。

六、結(jié)語

原始憑證是證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)完成的文件，也是編制記賬憑證的依據(jù)。認(rèn)真審核原始憑證，對(duì)于加強(qiáng)單位內(nèi)部控制、保證會(huì)計(jì)資料真實(shí)完整、提高會(huì)計(jì)信息質(zhì)量等，都具有重要的意義。財(cái)務(wù)人員要不斷提高審核的技能，更好地履行審核職責(zé)，提高審核效率和準(zhǔn)確性，為單位的財(cái)務(wù)管理提供更加準(zhǔn)確、可靠的支持。