新公司法下公司“三會”會議管理的升級與應(yīng)對

王志剛

“三會”會議管理，既要立足于公司，立足于公司治理體系的核心——董事會，確保公司“三會”規(guī)范運(yùn)作與履行職責(zé)，又要從治理體系整體出發(fā)，尊重股東作為公司所有者的權(quán)利，尊重審議事項提起人總經(jīng)理的熱情與付出，尊重公司債權(quán)人和公司職工的合法權(quán)益

在2023年倒數(shù)的第三天，歷經(jīng)四審的中國公司法修訂版發(fā)布了。這部將在半年后實(shí)施的法律，與舊公司法相比在公司資本制度、公司登記制度、股東權(quán)利保護(hù)和董事高管責(zé)任等方面都有很大的修改。作為一名中國公司治理領(lǐng)域的實(shí)務(wù)工作者，筆者更加關(guān)注新公司法對于公司股東會、董事會和監(jiān)事會（統(tǒng)稱為“三會”）實(shí)際工作的影響。

“三會”會議的認(rèn)識升級

“三會”作為公司治理體系的基本組織，在有限公司、股份公司、上市公司等各類型公司中實(shí)際運(yùn)行狀態(tài)相差極大，即使同為有限公司的“三會”，同樣是以公司法為基本的運(yùn)行規(guī)則，各公司的“三會”會議和管理也有著巨大的差異。

2023年新公司法第一章總則中關(guān)于“三會”會議新增兩條，第二十四條規(guī)定了股東會、董事會、監(jiān)事會召開會議和表決可采用電子通信方式，第二十七條規(guī)定了股東會、董事會會議決議不成立的四種情況；總則第二十五條規(guī)定會議決議內(nèi)容違反法律、行政法規(guī)的無效，為原法條文；總則第二十六、第二十八條為原公司法條款修改，分別規(guī)定了股東會、董事會決議的股東撤銷權(quán)、決議被法院宣告無效或撤銷或者確認(rèn)不成立的法律后果。

這些規(guī)則適用于所有類型公司的“三會”會議，那些被視為“會議事務(wù)工作”的會議通知、會議文件準(zhǔn)備與簽署以及會議前后的溝通，隨著新公司法的出臺，正成為事關(guān)股東權(quán)利保障、事關(guān)董事會和股東會決議法律效力的“重要工作”。如果考慮到“董事應(yīng)當(dāng)對董事會的決議承擔(dān)責(zé)任”的法律規(guī)定，以及新公司法關(guān)于董事職責(zé)和法律責(zé)任的加重，“三會”會議事務(wù)是事關(guān)董事、監(jiān)事、高管法律責(zé)任的“核心工作”?！叭龝睍h管理的確應(yīng)當(dāng)成為各類型公司均應(yīng)認(rèn)真面對的工作。

或許有人對此不以為然，認(rèn)為新公司法的以上修改，不過是將現(xiàn)實(shí)中的通訊會議和通訊表決予以了法律認(rèn)可，不過是將最高法關(guān)于適用《中華人民共和國公司法》若干問題的規(guī)定（四）（簡稱“公司法司法解釋四”）中的條文納入了公司法新規(guī)而已。然而，一個新的法律條文對于社會現(xiàn)實(shí)的影響力，絕非文字表面那么簡單。董事會和股東會會議的召開和表決采取何種方式，本屬于公司自治范疇，但會議決議的法律效力一旦與這種方式直接掛鉤，這種公司自治受法律保護(hù)的程度，就成為所有股東不得不考慮的現(xiàn)實(shí)問題。而董事會和股東會決議是否成立、能否被撤銷，在公司法修訂之前，糾紛解決就有公司法司法解釋四作為法律規(guī)范。但司法解釋條文和公司法明文規(guī)定之間的現(xiàn)實(shí)差異仍然是顯而易見的，新公司法對于已作出但不成立的會議決議列舉出四種情形，就建立了董事會和股東會的治理行為規(guī)范，這與司法解釋指向的法院支持與否有著完全不同的現(xiàn)實(shí)意義。

不同類型的公司，治理水平不同，“三會”管理狀況也完全不同。上市公司從公司章程到“三會”議事規(guī)則都是規(guī)定全面、內(nèi)容翔實(shí)的，在實(shí)踐中還需要面對交易所的信息披露審核和證監(jiān)局現(xiàn)場檢查的現(xiàn)實(shí)壓力，因此上市公司的“三會”管理除了“股東大會”改稱“股東會”之外，受到新公司法的影響很小。而有限公司和非上市股份公司，則面臨著從公司章程的合格與否，到公司“三會”的具體規(guī)則可行與否、可靠與否的一系列問題。那些以決議文件傳簽為主要會議形式的公司，確實(shí)面臨著董事會和股東會決議效力可靠性的考驗，面臨著董事和股東相互信任與相互尊重的考驗。

“三會”會議的全程管理升級

股東會、董事會、監(jiān)事會的會議是“三會”作為公司治理機(jī)構(gòu)履行職責(zé)、行使職權(quán)的主要方式?！叭龝睍h召集、召開是否合法合規(guī)及其法律后果，在新公司法中有了更為明確的規(guī)定。

公司法并未對“三會”會議的全流程作出規(guī)定，各公司對會議的流程也有不同的理解。筆者認(rèn)為，從法律條文分析，“三會”會議從大的流程來講，可分為召集和召開兩部分：召集包括召開會議的提議、需審議事項的提案、召集人的決定、會議通知發(fā)出；召開包括會議的全部議程，涵蓋簽到、宣布到會人員和議程、審議各議案或事項、表決、計票、宣布表決結(jié)果和會議決議、簽署會議文件。立法機(jī)關(guān)將會議的具體流程交由公司自行確定，但對于涉及機(jī)構(gòu)職責(zé)和董事履職的重要環(huán)節(jié)作出了明確規(guī)定。

從新公司法來看，法律保持了關(guān)于有限公司和股份公司“三會”會議規(guī)則的主要條款，延續(xù)了將具體程序交由公司章程規(guī)定的做法，但對于現(xiàn)實(shí)中日漸增多的“三會”會議決議糾紛，則在法律層面上明確了會議決議無效、可撤銷、不成立的各種情形。公司法的條文覆蓋了會議召集程序違法違章、未通知股東、未召開會議、出席人數(shù)不合法不合規(guī)、未表決、會議內(nèi)容違法、內(nèi)容違章、表決方式違法違章、同意票不合法不合規(guī)等會議全流程的各種問題，根據(jù)不合法不合規(guī)情形對股東和董事權(quán)益、對公司整體利益的影響情況，分別定為可撤銷、無效、不成立。對于股東會、董事會會議召集程序、表決方式僅有輕微瑕疵，未對決議產(chǎn)生實(shí)質(zhì)影響的，排除了撤銷請求權(quán)，減少了股東之間的內(nèi)耗。但何為“輕微瑕疵”，則又成了司法實(shí)踐見仁見智的事。

對公司而言，董事會和股東會的決議，通常直接指向公司真金白銀的投資方案和股權(quán)交易、實(shí)實(shí)在在的管理和制度安排，會議決議被撤銷或不成立或無效，都會導(dǎo)致公司處于極為被動、面臨重大損失的局面。因此，公司應(yīng)當(dāng)建立起對公司“三會”進(jìn)行全程管控的機(jī)制，從提議召開“三會”開始，由董事會辦公室從專業(yè)角度介入，進(jìn)行主體、流程、風(fēng)險點(diǎn)的分析，確?！叭龝比鞒滩淮嬖诤弦?guī)風(fēng)險點(diǎn)。

“三會”會議的精細(xì)管理升級

會議的精細(xì)化管理，不在于會議文件的精美和會議服務(wù)的周到，而在于會議全過程對于會議參與者依法享有權(quán)利的充分尊重。

對于股東會的通知，公司法規(guī)定有限公司須在會議召開前15天，股份公司正式會議會前20天、臨時會議會前15天通知股東。由于股東會通知期較長，對于這條規(guī)則，很多公司通過以下兩種方式來破解：一是規(guī)則式破解，即在公司章程中規(guī)定會議通知提前發(fā)出的豁免規(guī)定；二是分段式破解，即按規(guī)定期限提前發(fā)出會議通知，但缺少議案具體內(nèi)容，或會議通知中對審議事項表述含糊不清，待公司安排妥當(dāng)，再在會前發(fā)出一個補(bǔ)充通知或調(diào)整通知。通知期限的法律規(guī)定就是為了保障股東的知情權(quán)和股東參與決策的權(quán)利，股東只有參加股東會，才能有效地了解公司實(shí)情、有效地行使股東權(quán)利。提前15天的通知期，保證了股東安排參會，保證了股東充分了解和研究議案。一個重要和復(fù)雜的決策事項，僅僅從公司操盤者的需要來安排會議，將會議通知時間進(jìn)行壓縮，或許是提高了工作效率，卻無形中損害了董事和股東依法享有的權(quán)利。與其承擔(dān)召集程序不合法的風(fēng)險，去壓縮會議通知時間，真不如在會議籌備階段就對董事會和股東會的審議做好準(zhǔn)備。這里需要解決的就是“三會”會議的精細(xì)化管理問題。

“三會”會議的精細(xì)化管理，主要體現(xiàn)在規(guī)章制度、審議事項、會議文件、執(zhí)行流程四個方面。

所有公司的“三會”事務(wù)都必須遵循公司章程，制定了“三會”議事規(guī)則的股份公司在“三會”制度上就進(jìn)了一大步。然而，即便是上市公司，也存在著規(guī)則的真空，比如現(xiàn)實(shí)中大量存在的通訊會議，卻在很多公司的“三會”議事規(guī)則中沒有規(guī)定，更不用說通訊會議意見與簽署文件沖突時如何解決。有限公司“三會”的首要問題就是無章可循，照搬公司法條文造成操作方面的規(guī)則空白，隨意化的“三會”流程又埋下會議決議效力糾紛的隱患。

“三會”審議事項，存在一個提案轉(zhuǎn)化為議案的過程，所議事項是否合法合規(guī)，是否涉及關(guān)聯(lián)交易，職能部門意見和主管高管的意見如何，是否有審計評估和律師等專業(yè)第三方報告，這些都是審議事項方面不可不查的細(xì)節(jié)。

“三會”會議文件，是“三會”會議的成果和載體，更是“三會”質(zhì)量的體現(xiàn)。會議通知和授權(quán)委托書是否合規(guī)直接關(guān)系會議通知是否合規(guī)、股東能否有效出席會議，會議議案直接關(guān)系股東知情權(quán)的落實(shí)和表決的結(jié)果，會議表決票和決議直接影響會議結(jié)果的合規(guī)應(yīng)用。“三會”會議管理到位，會議文件與檔案管理必須精細(xì)到位。

“三會”會議的流程，是法律法規(guī)和章程規(guī)則真正落實(shí)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。議事規(guī)則以職責(zé)和權(quán)限為關(guān)注點(diǎn)，會議要順利召集、召開形成決議，就依賴于流程的把控和細(xì)節(jié)的落實(shí)。比如，有限公司股東會必須通知到全體股東，如果沒有齊全和有效的股東聯(lián)系方式，如何保證公司履行會議通知義務(wù)？在股東會決議糾紛案件中存在著相當(dāng)數(shù)量決議非本人簽字的糾紛，這就是“三會”會議執(zhí)行程序失控所致。

“三會”會議管理的另類思考

“三會”會議管理的目的，是實(shí)現(xiàn)公司治理的良治，在股東之間、股東與董事會之間、董事會監(jiān)事會與高管之間實(shí)現(xiàn)良性合作與理性監(jiān)督的并存。因此“三會”會議管理，既要立足于公司，立足于公司治理體系的核心——董事會，確保公司“三會”規(guī)范運(yùn)作與履行職責(zé)，又要從治理體系整體出發(fā)，尊重股東作為公司所有者的權(quán)利，尊重審議事項提起人總經(jīng)理的熱情與付出，尊重公司債權(quán)人和公司職工的合法權(quán)益。

本文以“三會”為論，而不是按照公司法條文只談董事會和股東會，原因即在于，從公司治理整體而言，居于體系中心的執(zhí)行機(jī)構(gòu)——董事會，在推進(jìn)公司“三會”會議體系建設(shè)時，要關(guān)注各類主體的權(quán)力和利益訴求。筆者認(rèn)為監(jiān)事會相較于董事會，更適合讓公司中無法取得實(shí)控權(quán)力和優(yōu)勢地位的中小股東，在新公司法規(guī)則之下，以天然的監(jiān)督者身份，對“三會”制度產(chǎn)生特殊的影響。新公司法施行，股東會已沒有大小之分，但公司仍然有大小之分，股東仍然有大小之分。股東會、董事會、監(jiān)事會的機(jī)構(gòu)設(shè)置與會議規(guī)則，仍然應(yīng)當(dāng)著眼于“三會”所存身之公司，合法、合規(guī)的“三會”規(guī)則，更應(yīng)當(dāng)合身。

似乎“三會”會議更多是關(guān)注議案和會議程序，很有些“就事論事”。但“三會”背后真正的當(dāng)事人——公司股東，更加關(guān)注的是公司與股東、股東與股東之間的權(quán)益關(guān)系。股東會決議效力的訴訟，很多時候并不是對會議審議事項和程序的意見和沖突，而是會議背后股東之間的利益沖突和權(quán)力分配問題。

芒格說，“如果你想要說服別人，要訴諸利益，而非訴諸理性?！被蛟S當(dāng)我們?yōu)楣蓶|會召集程序是否合規(guī)而糾結(jié)時，更應(yīng)該做的是忘記“三會”的規(guī)則，去思考股東們真正的訴求。

作者系北京上市公司協(xié)會董秘委員會副主任