高校儀器設備集中采購與集中結算的實踐探索*

張 科 崔思成 邱瑞玲

中山大學財務處 廣東 廣州

一、引言

隨著高等教育事業(yè)的快速發(fā)展，高校辦學規(guī)模越來越大，儀器設備投入逐年增長，儀器設備資產(chǎn)管理難度也逐年增大，傳統(tǒng)的資產(chǎn)管理模式已經(jīng)無法適應新形勢發(fā)展的需要。現(xiàn)階段，我國高校資產(chǎn)管理工作普遍存在信息化程度不高、系統(tǒng)建設統(tǒng)籌性不強、數(shù)據(jù)使用效率低、數(shù)據(jù)共享性差和數(shù)據(jù)缺乏有效整合等問題，導致高校儀器設備采購、資產(chǎn)登記、財務報銷、儀器設備管理等工作流程復雜、效率低。如何夯實工作基礎、強化管理成為高校資產(chǎn)管理的重要課題，而將信息技術融入高校儀器設備管理的各個環(huán)節(jié)、不斷提高資產(chǎn)管理效率，是高校資產(chǎn)管理發(fā)展的必然趨勢。

二、當前高校儀器設備資產(chǎn)管理信息化建設存在的主要問題

高校儀器設備采購前有經(jīng)費預算、后有財務支付和資產(chǎn)管理，是資產(chǎn)管理工作中承上啟下的關鍵環(huán)節(jié)，實現(xiàn)了從分配向使用的延伸、從貨幣向?qū)嵨锏霓D(zhuǎn)化。傳統(tǒng)的設備儀器采購與報銷管理模式已不能很好地適應當前高校發(fā)展的需要：一方面，在儀器設備采購過程中，未能有效利用信息化、智能化手段銜接后續(xù)財務和資產(chǎn)管理環(huán)節(jié)，影響了高校采購和資產(chǎn)管理效率的提高；另一方面，近年來，國家出臺了一系列優(yōu)化科研經(jīng)費管理的政策文件和改革措施，要求高校不斷完善內(nèi)部管理制度，優(yōu)化科研儀器設備的采購流程；要充分利用信息化技術，建立健全單位內(nèi)部信息共享機制，提高科研儀器設備的管理效率和便利化程度。因此，探索儀器設備資產(chǎn)采購、登記和報銷的一體化管理，更好地為高校教學科研服務，已成為高校一項重要且緊迫的實踐性課題。

目前，各高校已逐步使用信息化技術開展儀器設備資產(chǎn)管理工作，也取得了一些成效，但仍然存在一些問題，主要表現(xiàn)在以下幾個方面。

1.資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)建設統(tǒng)籌性不強

高校資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)長期以來由分管的職能部門自行建設，缺乏學校層面的頂層設計。以儀器設備采購為例，采購管理系統(tǒng)由采購部門建設、財務管理系統(tǒng)由財務部門建設、資產(chǎn)管理系統(tǒng)由資產(chǎn)管理部門建設，這些系統(tǒng)各自相對獨立地承擔著一定的管理職能，但各個系統(tǒng)之間卻相互獨立、割裂，無法形成一體化的集合效應，制約了高校儀器設備管理水平的提升和管理效率的進一步提高。

2.數(shù)據(jù)無法有效整合和共享

目前，高校儀器設備等物資的采購管理系統(tǒng)、財務管理系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)處于相對獨立、割裂的狀態(tài)，“信息孤島”現(xiàn)象嚴重，造成采購的業(yè)務流、數(shù)據(jù)流不能順暢傳遞，數(shù)據(jù)共享性差，采購人需要在不同系統(tǒng)間切換操作，系統(tǒng)間數(shù)據(jù)也需要反復人工審核和校對，結果是采購的全流程周期長、流程復雜、效率不高，采購人難以獲得滿意的服務體驗。

3.分散管理模式不符合科研“放管服”的政策要求

由于各個系統(tǒng)的底層數(shù)據(jù)不能共享，采購人需要在不同系統(tǒng)中重復填寫采購相關數(shù)據(jù)，導致資產(chǎn)管理數(shù)據(jù)的多頭采集和重復采集；分散的管理模式造成各業(yè)務系統(tǒng)數(shù)據(jù)須在線下以紙質(zhì)單據(jù)傳遞的方式進行，不利于部門之間的協(xié)同，尤其不利于跨校區(qū)辦學的高校開展工作，最終造成采購難、報銷難，采購人獲得的服務體驗差，也不符合國家的科研“放管服”政策要求。

4.儀器設備資產(chǎn)管理各環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)的規(guī)范性較差

長期以來，受到傳統(tǒng)分工協(xié)作理論的影響，高校資產(chǎn)采購、管理各環(huán)節(jié)由學校不同職能部門負責，各職能部門利用數(shù)據(jù)要達到的管理目標存在非一致性，以人員身份和所屬單位信息為例，采購管理系統(tǒng)側重采購人和負責人信息以便及時溝通；財務管理系統(tǒng)側重關注經(jīng)費負責人及所屬部門的對應性，以完成經(jīng)費的順利支出；資產(chǎn)管理系統(tǒng)側重關注資產(chǎn)使用單位和實際使用人信息，以便開展后續(xù)各環(huán)節(jié)的資產(chǎn)管理工作。因此，在儀器設備資產(chǎn)管理的各個環(huán)節(jié)，各部門收集數(shù)據(jù)的重點有所不同，導致數(shù)據(jù)的規(guī)范性較差、可用性不強和決策的相關性較低。

三、集中采購與集中結算模式的流程及系統(tǒng)再造探索

高校儀器設備采購管理信息化建設必須基于高校采購管理的現(xiàn)狀和特點，以“快捷、高效、規(guī)范”的管理來提升高校儀器設備采購的效率和效益為目標，將采購供應和業(yè)務管理融合，從而提升高校儀器設備管理的績效。目前，儀器設備的采購痛點主要集中在流程煩瑣（圖1）、系統(tǒng)割裂導致業(yè)務流程銜接不順暢、線上功能不全面、部分材料仍需要紙質(zhì)傳遞等方面。因此，將采購、資產(chǎn)、財務相關業(yè)務流程一體化、信息化是解決當前問題的關鍵。S 大學為解決高校儀器設備采購、報銷、資產(chǎn)管理中存在的問題，積極探索集中采購與集中結算模式，通過整合分散的業(yè)務管理信息系統(tǒng)，推動學校采購管理向信息化、智能化和一體化發(fā)展（圖2）。

圖1 當前高校儀器設備采購流程

圖2 高校儀器設備采購一體化業(yè)務流程

一是優(yōu)化“采購申請→審批→結算→報增”的一體化業(yè)務流程，將采購業(yè)務與前后流程有機銜接，通過流程的簡化，實現(xiàn)各項業(yè)務的順暢銜接和全流程信息化、電子化。按照現(xiàn)有流程，采購人要先后登錄采購管理系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)、財務管理系統(tǒng)，分別提交相關采購信息，無法在系統(tǒng)之間開展有效的數(shù)據(jù)傳遞。為確保采購人及時辦理儀器設備資產(chǎn)的入賬工作，在報銷流程前加入了設備報增單提交和審核流程，采購人須憑報增單完成財務報銷，增加了采購后續(xù)流程的復雜性。經(jīng)過業(yè)務流程優(yōu)化后，采購人在儀器設備采購系統(tǒng)填寫申購單，預填報財務報銷和資產(chǎn)報增的相關信息，經(jīng)審批后完成采購并在收貨后線上填報驗收信息，即可完成全部采購流程。供應商定期對已驗收的訂單發(fā)起結算申請，填寫發(fā)票號等相關信息并上傳結算所需附件后，即可進入財務集中結算流程。結算流程結束后，系統(tǒng)自動整合數(shù)據(jù)并完成國有資產(chǎn)報增工作。通過優(yōu)化業(yè)務流程，避免了信息的多頭采集，使得數(shù)據(jù)流更加通暢，不僅提高了采購效率，減少了采購人的工作量，還實現(xiàn)了資產(chǎn)管理流程智能化，便于后期資產(chǎn)監(jiān)督和檢查。

二是根據(jù)業(yè)務流程設計進一步優(yōu)化系統(tǒng)。高校儀器設備集中采購與集中結算一體化平臺，可以實現(xiàn)采購管理系統(tǒng)與財務管理系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)業(yè)務和數(shù)據(jù)的對接，將采購管理系統(tǒng)優(yōu)化為采購人的單一工作門戶，不再需要登錄多個業(yè)務系統(tǒng)來完成采購工作，減少了采購的填單、打印、交表等重復性工作。

高校儀器設備集中采購與集中結算一體化業(yè)務流程及系統(tǒng)的再造，打通了高校資產(chǎn)采購、資產(chǎn)登記和財務報銷的全流程，為高校儀器設備類固定資產(chǎn)管理工作向信息化、數(shù)字化、智能化轉(zhuǎn)型開辟了新的思路和途徑。

四、高校儀器設備集中采購與集中結算一體化建設實踐——以S 大學為例

1.建設背景

S大學網(wǎng)上競價系統(tǒng)于2003年開始啟用，該系統(tǒng)主要適用于20萬以下儀器設備的競價采購，系統(tǒng)線上年均成交額超過2億元，具有訂單單價低、數(shù)量大、總金額大的特點，在規(guī)范高校儀器設備采購、有效利用學校資產(chǎn)資金等方面取得了一定的成效。

但學校網(wǎng)上競價系統(tǒng)也存在一些問題，主要是系統(tǒng)建設較早，對下游系統(tǒng)的整合不足。原有的儀器設備采購、報增、報銷流程，涉及網(wǎng)上競價采購系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)、USC設備報增、網(wǎng)上報銷系統(tǒng)等多個系統(tǒng)的操作，用戶從發(fā)起采購到完成報銷，全程需要在四個系統(tǒng)里完成操作，發(fā)票、審核確認單、貨物驗收單等資料也需要多次提交，流程復雜，手續(xù)繁多，師生操作極為煩瑣，意見很大。如果能實現(xiàn)全過程線上審批、集中采購與集中結算，可以極大地簡化現(xiàn)有的流程，減少采購人填單、打印、交表等煩瑣、重復性的工作，有效提高儀器設備采購、報銷和國有資產(chǎn)管理的效率。

2.建設過程

第一步，明確工作機制。因數(shù)據(jù)共享工作涉及業(yè)務流程調(diào)整和系統(tǒng)功能改造，S大學網(wǎng)絡與信息中心、設備與實驗室管理處和財務處共同成立了專項工作小組，共同推進儀器設備集中采購與集中結算一體化建設。

第二步，做好需求調(diào)研。通過需求調(diào)查、流程梳理、接口匹配、方案調(diào)整，初步形成網(wǎng)上競價系統(tǒng)的優(yōu)化方案。

第三步，完成系統(tǒng)開發(fā)。主要工作是根據(jù)優(yōu)化方案制作優(yōu)化后的網(wǎng)上競價系統(tǒng)原型、變更數(shù)據(jù)庫和業(yè)務流程、開發(fā)后臺功能和數(shù)據(jù)接口；同時，資產(chǎn)管理系統(tǒng)、USC設備報增系統(tǒng)和網(wǎng)上報銷系統(tǒng)配合網(wǎng)上競價系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)庫遷移、數(shù)據(jù)接口匹配和業(yè)務流程的優(yōu)化，并與網(wǎng)上競價系統(tǒng)同步進行系統(tǒng)聯(lián)合調(diào)試。

第四步，進行系統(tǒng)調(diào)整和推廣宣傳。優(yōu)化后的網(wǎng)上競價系統(tǒng)較原系統(tǒng)在業(yè)務流程和系統(tǒng)操作上有較大調(diào)整，需要在上線后不斷跟蹤用戶使用情況，根據(jù)用戶體驗和需求及時進行優(yōu)化調(diào)整；同時，配合系統(tǒng)優(yōu)化調(diào)整工作，對采購人開展相關操作培訓。

第五步，堅持長期跟蹤管理。系統(tǒng)測試完成正式上線后，要全程監(jiān)管系統(tǒng)的運行，及時發(fā)現(xiàn)并處理各個環(huán)節(jié)的問題，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。

3.優(yōu)化網(wǎng)上競價系統(tǒng)集中采購與集中結算業(yè)務流程

建立、完善網(wǎng)上競價系統(tǒng)，實現(xiàn)儀器設備集中采購與集中結算一體化管理，可將原有各部門業(yè)務管理系統(tǒng)轉(zhuǎn)變?yōu)橐惑w化平臺的相關數(shù)據(jù)模塊，統(tǒng)一、規(guī)范各業(yè)務系統(tǒng)數(shù)據(jù)統(tǒng)計、采集的定義和口徑，使數(shù)據(jù)共享和跨系統(tǒng)調(diào)用變得可行。要打通高校資產(chǎn)采購、資產(chǎn)登記和財務報銷的全流程，將資產(chǎn)登記和財務報銷的審核環(huán)節(jié)前置，實現(xiàn)系統(tǒng)的“智能化”管理，確保各個業(yè)務環(huán)節(jié)審核的規(guī)范性和全面性，并優(yōu)化網(wǎng)上競價系統(tǒng)集中采購與集中結算業(yè)務流程（圖3），實現(xiàn)事前、事中和事后的全面監(jiān)管，為學校的教學科研活動提供保障。

圖3 優(yōu)化后的網(wǎng)上競價系統(tǒng)集中采購與集中結算業(yè)務流程

五、對高校集中采購與集中結算未來發(fā)展的思考

在信息化、數(shù)字化的時代背景下，高校各類業(yè)務流程優(yōu)化和系統(tǒng)整合已成為高校管理工作的重點；儀器設備集中采購與集中結算是在資產(chǎn)管理與采購管理政策框架下，結合高校業(yè)務實際需求，利用信息化技術對管理的創(chuàng)新，未來高校儀器設備集中采購與集中結算，可以在以下幾個方面進一步展開探索。

一是將設備儀器集中采購與集中結算模式擴展到高校資產(chǎn)管理的全業(yè)務。高校資產(chǎn)管理信息化建設應以服務師生為中心，以高校事業(yè)發(fā)展需求、師生教學科研需要和學校管理服務目標為導向，在政府采購政策的框架下，為學校各類采購業(yè)務提供集中采購與集中結算一體化平臺，統(tǒng)一各類采購業(yè)務入口，使各類采購業(yè)務流程全部實現(xiàn)線上申請、審批和結算，進一步提高高校資產(chǎn)管理的效率和服務質(zhì)量。

二是要在實現(xiàn)設備儀器集中采購與集中結算的基礎上，不斷提升相關檔案的電子化水平，用電子發(fā)票線上傳遞代替現(xiàn)有的紙質(zhì)發(fā)票，實現(xiàn)各類采購信息電子檔案的自動歸檔，真正實現(xiàn)無紙化、智能化管理。