信息化背景下事業(yè)單位提升內(nèi)部控制有效性的探討

劉 穎

（保山市住房公積金管理中心，保山 678000）

引 言

事業(yè)單位開展內(nèi)部控制工作，可促進國家治理體系與治理能力的現(xiàn)代化發(fā)展，有效控制單位的成本支出與財務(wù)風(fēng)險，提高事業(yè)單位的經(jīng)濟效益和社會效益。在信息化背景下，各行業(yè)不斷加強信息化建設(shè)，其中也包括事業(yè)單位內(nèi)部控制工作。信息化運用可進一步提升事業(yè)單位的工作效率，優(yōu)化內(nèi)控環(huán)境，提高內(nèi)部控制有效性。但當(dāng)前事業(yè)單位在內(nèi)控實施過程中也面臨著諸多挑戰(zhàn)，如何提高內(nèi)部控制的有效性，成為事業(yè)單位開展內(nèi)部控制工作的重要議題。

一、信息化對事業(yè)單位內(nèi)部控制有效性的影響

（一）提升工作效率

在信息化背景下，信息技術(shù)在各行業(yè)的應(yīng)用促使事業(yè)單位內(nèi)部控制工作發(fā)生了較大的變化。在傳統(tǒng)的內(nèi)部控制管理中，單位的財務(wù)及業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)主要由工作人員進行統(tǒng)計與整理。由于各部門的協(xié)作性較差，數(shù)據(jù)統(tǒng)計耗時較長，以及人為過多參與，使得數(shù)據(jù)計算的真實性與準(zhǔn)確性較低，無法為單位領(lǐng)導(dǎo)層決策提供真實的數(shù)據(jù)支撐。而內(nèi)部控制信息化后，事業(yè)單位借助計算機儲存相關(guān)數(shù)據(jù)，并實現(xiàn)信息共享，能在一定程度上提高單位職工的工作效率，提升相關(guān)數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)性，保證單位會計工作的嚴(yán)謹(jǐn)性。同時，精準(zhǔn)及時的財務(wù)數(shù)據(jù)也確保了單位領(lǐng)導(dǎo)層決策的科學(xué)性，最終推動事業(yè)單位的健康發(fā)展。

（二）優(yōu)化內(nèi)控環(huán)境

事業(yè)單位加強內(nèi)部控制信息化建設(shè)，在一定程度上也改變了內(nèi)部控制工作環(huán)境和職工工作模式。在內(nèi)部控制工作中，職工利用信息系統(tǒng)開展數(shù)據(jù)匯總計算工作，加強了各部門之間的信息傳遞與溝通，提升了部門協(xié)作能力，進一步營造良好的工作氛圍。同時，各部門利用計算機平臺訪問數(shù)據(jù)庫，可及時發(fā)現(xiàn)單位組織架構(gòu)的不合理之處，通過增設(shè)會計信息系統(tǒng)管理部門及職位，進一步優(yōu)化單位會計管控部門的組織結(jié)構(gòu)，最終推動單位內(nèi)部控制的高效實施。

（三）提升內(nèi)控審計質(zhì)量

在信息化背景下，事業(yè)單位的內(nèi)控審計也發(fā)生了一系列變化。在傳統(tǒng)的內(nèi)部審計環(huán)節(jié)中，單位的數(shù)據(jù)分析及處理主要是通過人力開展的，工作人員的工作量較大，而且無法對相關(guān)數(shù)據(jù)的真實性與準(zhǔn)確性進行審核與監(jiān)督。隨著信息技術(shù)在事業(yè)單位的應(yīng)用，事業(yè)單位審計工作在計算機的幫助下，通過簡單的操作便可對數(shù)據(jù)進行審計和分析，在一定程度上提升了審計工作的效率。同時，事業(yè)單位對職工的計算機應(yīng)用能力提出了新要求，在一定程度上加強了部門間的交流與協(xié)作，進一步提升了內(nèi)控審計的質(zhì)量。

二、事業(yè)單位內(nèi)部控制有效性的制約因素分析

（一）管控制度信息化環(huán)境基礎(chǔ)薄弱

事業(yè)單位在內(nèi)部控制管理中積極運用信息技術(shù)對財務(wù)活動進行監(jiān)督與控制，可幫助財務(wù)人員及時發(fā)現(xiàn)財務(wù)活動中的差錯，并在第一時間制定調(diào)整方案，最終保證單位的財務(wù)工作質(zhì)量。雖然當(dāng)前我國多數(shù)事業(yè)單位在內(nèi)部管理中引入了信息技術(shù)，通過對業(yè)務(wù)工作的監(jiān)督提高了業(yè)務(wù)活動的開展質(zhì)量，但是在實際運行中，部分事業(yè)單位的信息技術(shù)應(yīng)用不到位，管控制度信息化環(huán)境基礎(chǔ)薄弱，在一定程度上降低了內(nèi)部控制的有效性。

（二）內(nèi)部控制信息化建設(shè)進程緩慢

事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化水平主要由系統(tǒng)板塊互通性、地區(qū)內(nèi)控建設(shè)環(huán)境等因素決定。現(xiàn)階段，多數(shù)事業(yè)單位雖然實施了內(nèi)部控制管理，但其內(nèi)部控制信息化建設(shè)進程緩慢，無法滿足內(nèi)部控制管理的需求。例如，某事業(yè)單位雖建立了資產(chǎn)管理系統(tǒng)、國庫業(yè)務(wù)系統(tǒng)、部門預(yù)算、財務(wù)軟件、債務(wù)監(jiān)測平臺等信息系統(tǒng)，但各系統(tǒng)相對獨立，系統(tǒng)間的銜接不足，數(shù)據(jù)無法實現(xiàn)實時傳遞與共享。同時，單位未對信息系統(tǒng)進行定期的維護和升級，內(nèi)控系統(tǒng)仍采用傳統(tǒng)軟件，運用手工表單等傳統(tǒng)形式進行內(nèi)部流程記錄。單位內(nèi)部控制信息化建設(shè)中還存在信息系統(tǒng)未依據(jù)單位實際情況進行本地化應(yīng)用設(shè)置，這在一定程度上降低了單位內(nèi)控的實施質(zhì)量[1]。

（三）缺乏有效的會計操作控制

在信息化背景下，事業(yè)單位要想高效開展內(nèi)部控制工作，相關(guān)人員就必須具備一定的信息技術(shù)應(yīng)用能力。例如，在會計信息處理中，會計人員要借助計算機錄入會計數(shù)據(jù)，并保證數(shù)據(jù)的真實性。但部分事業(yè)單位的會計操作控制管理不到位，數(shù)據(jù)錄入中存在反復(fù)修改的情況，一旦數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯誤，就會影響內(nèi)部控制的后續(xù)工作質(zhì)量。為確保會計數(shù)據(jù)的完整性與準(zhǔn)確性，事業(yè)單位需要加強會計操作控制，重新設(shè)置財務(wù)軟件模式，避免數(shù)據(jù)錄入后出現(xiàn)頻繁更改的情況。

（四）缺乏強有力的監(jiān)督

現(xiàn)階段，雖然大多數(shù)事業(yè)單位依據(jù)相關(guān)政策指導(dǎo)制定了內(nèi)部控制體系，并在工作中強調(diào)內(nèi)部控制工作的開展，但是部分事業(yè)單位未將監(jiān)督機構(gòu)與內(nèi)控管理機構(gòu)進行有效分離，致使內(nèi)控監(jiān)督的獨立性不足，無法對單位的內(nèi)部控制工作進行強有力的監(jiān)督，降低了事業(yè)單位內(nèi)部控制的有效性。例如，某事業(yè)單位現(xiàn)行內(nèi)控管理方法與單位實際不符，且內(nèi)部控制行為存在不規(guī)范操作，而單位專項監(jiān)督的權(quán)威性與獨立性較弱，無法及時發(fā)現(xiàn)內(nèi)控管理中的不足，致使內(nèi)部控制實施效果不佳[2]。

三、信息化背景下事業(yè)單位提升內(nèi)部控制有效性的措施

（一）樹立正確的內(nèi)控認(rèn)知，推動內(nèi)控機制健全完善

良好的內(nèi)部控制環(huán)境可提升內(nèi)部控制的實施質(zhì)量。在信息化時代，事業(yè)單位要想提升內(nèi)部控制的有效性，營造良好的內(nèi)控氛圍，單位領(lǐng)導(dǎo)層需要從以下幾點著手。第一，樹立正確的內(nèi)控認(rèn)知，在單位內(nèi)部加強思想宣傳，并定期組織復(fù)盤會議，要求各部門定期對自身的不足進行分析和總結(jié)，及時制定優(yōu)化對策，為后續(xù)內(nèi)部控制工作的順利開展奠定基礎(chǔ)。第二，完善內(nèi)部控制機制，科學(xué)設(shè)置工作崗位，明確劃定各部門及崗位的內(nèi)控職責(zé)。通過制度的規(guī)范與指導(dǎo)，提高事業(yè)單位內(nèi)部控制的開展質(zhì)量。第三，完善內(nèi)部控制監(jiān)督機制，實施強有力的監(jiān)督管理，保證各項制度的高效落實，最終提升事業(yè)單位內(nèi)部控制的有效性。

（二）注重單位層面強化內(nèi)部控制有效性

在信息化時代，事業(yè)單位要想提高內(nèi)部控制的有效性，首先需要提升單位對內(nèi)控管理的重視度，通過培訓(xùn)、會議等方式促使全員更全面地了解內(nèi)部控制。在此基礎(chǔ)上，科學(xué)設(shè)置內(nèi)部控制管理機構(gòu)。例如，在單位內(nèi)部委派專人負(fù)責(zé)內(nèi)控審查與稽核工作，按業(yè)務(wù)種類將人員進行分類，并定期進行專業(yè)培訓(xùn)。對于關(guān)鍵崗位人員，在加強專業(yè)培訓(xùn)的同時，需組織其進行內(nèi)控業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，并將干部培訓(xùn)計劃納入年度工作計劃中，以提升職工內(nèi)控管理的專業(yè)性。同時，事業(yè)單位應(yīng)依據(jù)自身業(yè)務(wù)活動與現(xiàn)實情況，編制精細(xì)、全面、執(zhí)行度高的內(nèi)控管理落實方案與內(nèi)控制度。在內(nèi)控制度建設(shè)中，領(lǐng)導(dǎo)層需明確部門及崗位人員職責(zé)，確定內(nèi)控管理目標(biāo)，并及時依據(jù)經(jīng)濟活動變動及業(yè)務(wù)需求等來調(diào)整內(nèi)控制度內(nèi)容，以保證內(nèi)控制度的落地實施。另外，為避免決策失誤，提高決策的科學(xué)性與可操作性，事業(yè)單位需要建立決策問責(zé)機制，在績效考核、職位晉升等環(huán)節(jié)添加決策效率指標(biāo)，保證決策的公正性。在集體決策中，可設(shè)置第三方紀(jì)律監(jiān)察人員，由專人負(fù)責(zé)會議紀(jì)要的記錄，要求全體參會人員在會議結(jié)束后簽字確認(rèn)，之后歸檔保存，以便于在出現(xiàn)工作失誤時追究相關(guān)人員的責(zé)任，提高決策的科學(xué)性。此外，事業(yè)單位還需不斷優(yōu)化信息化系統(tǒng)，保證系統(tǒng)功能涵蓋單位業(yè)務(wù)活動流程，降低人為因素對信息準(zhǔn)確性的影響，加強內(nèi)部信息共享平臺建設(shè)，促進內(nèi)部信息的實時共享，提高事業(yè)單位信息化辦公水平[3]。

（三）注重業(yè)務(wù)層內(nèi)部控制有效性

事業(yè)單位要想提升內(nèi)部控制的有效性，還需加強預(yù)算業(yè)務(wù)、收支業(yè)務(wù)、資產(chǎn)控制等業(yè)務(wù)層面的內(nèi)部控制有效性。

1.提升預(yù)算業(yè)務(wù)內(nèi)部控制有效性

全面預(yù)算管理的有效實施是提升事業(yè)單位內(nèi)部控制有效性的重要途徑之一。在內(nèi)控管理中，事業(yè)單位可從以下幾點開展預(yù)算業(yè)務(wù)：第一，組織全體職工學(xué)習(xí)預(yù)算管理的概念與知識，提升單位整體的預(yù)算控制意識，促使職工積極參與預(yù)算控制工作，營造良好的預(yù)算控制氛圍。第二，在預(yù)算決策中強調(diào)財務(wù)部門與業(yè)務(wù)部門的溝通與協(xié)作，確保預(yù)算管理的科學(xué)性。第三，合理開展預(yù)算編制，依據(jù)新政府會計制度，新增預(yù)算會計科目，落實收付實現(xiàn)制，防止預(yù)算收支虛假問題的發(fā)生。在具體預(yù)算編制中需結(jié)合單位業(yè)務(wù)實際狀況，確保預(yù)算編制的精準(zhǔn)性。第四，提高預(yù)算執(zhí)行效率，為保證預(yù)算管理開展質(zhì)量，事業(yè)單位需加強對預(yù)算執(zhí)行的監(jiān)督，通過健全預(yù)算執(zhí)行監(jiān)督制度，實現(xiàn)對預(yù)算執(zhí)行狀況的實時監(jiān)督，并借助針對性較強的考核指標(biāo)以確保預(yù)算執(zhí)行效率。預(yù)算考核結(jié)束后，事業(yè)單位可通過相關(guān)平臺公示考核結(jié)果，在社會及監(jiān)察部門的監(jiān)督下提升財政資金的利用率[4]。

2.注重收支業(yè)務(wù)內(nèi)部控制有效性

在收支業(yè)務(wù)中，事業(yè)單位需要強化業(yè)務(wù)收支審核管控，進一步健全收支管理機制，包括規(guī)范各業(yè)務(wù)經(jīng)費的收支審核流程及額度審批權(quán)限，對于重大投資項目的決策要健全決策制度，針對大額支出管理需通過集體決策，確定專項資金使用范疇，要求單項資金獨立核算；強化票據(jù)單據(jù)管理，要求經(jīng)辦人在確定收支單據(jù)真實、合規(guī)后簽字，明確財務(wù)部門對票據(jù)單據(jù)的審核職責(zé)，對于不合規(guī)、虛假的單據(jù)要追究相關(guān)人員的責(zé)任，保證票據(jù)管理的規(guī)范化；落實輪崗機制，要求收支管理人員在工作中落實輪崗制度，以提升財務(wù)人員的綜合業(yè)務(wù)水平。

3.注重資產(chǎn)有效性控制

在資產(chǎn)有效性控制中，事業(yè)單位要委派專人管理資產(chǎn)采購檔案，建檔內(nèi)容包含采購經(jīng)過、業(yè)務(wù)等資料，并依據(jù)時間順序保存，確保資產(chǎn)采購數(shù)據(jù)的完整性。同時，建立資產(chǎn)清查小組，要求清查人員定期依據(jù)采購記錄盤點資產(chǎn)，以全面掌握資產(chǎn)變動、調(diào)整及報廢的情況，之后再依據(jù)流程規(guī)范處理。對于虧空情況要及時分析原因，并生成資產(chǎn)清查報告。此外，加強資產(chǎn)使用登記檔案的構(gòu)建，在資產(chǎn)使用部門內(nèi)設(shè)置資產(chǎn)管理崗位，由專人負(fù)責(zé)本部門的資產(chǎn)管理，包括登記資產(chǎn)使用情況并及時上報相關(guān)部門。規(guī)范資產(chǎn)處置檢查流程，明確規(guī)定各類資產(chǎn)的處理條件。對于報廢資產(chǎn)，則需依照流程遞交報廢申請，審批通過后由單位統(tǒng)一處理[5]。

（四）以信息技術(shù)為依托，夯實內(nèi)控保障基礎(chǔ)

1.做好系統(tǒng)操作控制

在信息化時代，事業(yè)單位要想提升內(nèi)部控制的有效性，還需優(yōu)化會計信息系統(tǒng)服務(wù)器，提高會計人員電腦終端操作的便利性。在具體實施中，事業(yè)單位應(yīng)依據(jù)各崗位系統(tǒng)工作內(nèi)容設(shè)置操作權(quán)限，明確錄入與授權(quán)過程，加強輸入環(huán)節(jié)控制，確保會計信息錄入的精準(zhǔn)性。同時，對分析結(jié)果進行輸出，注意對數(shù)值及代碼等的檢查，及時發(fā)現(xiàn)并處理系統(tǒng)中的潛在錯誤，保證輸出數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。另外，利用計算機程序?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)的自動生成，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)信息修改等問題。

2.加快推動系統(tǒng)安全建設(shè)

信息技術(shù)的應(yīng)用，在一定程度上提高了事業(yè)單位的工作效率，但也增加了信息安全風(fēng)險。為保證單位信息與數(shù)據(jù)的安全性，事業(yè)單位要推動系統(tǒng)安全建設(shè)，定期對各部門軟件系統(tǒng)進行維護，保證信息系統(tǒng)的平穩(wěn)運行。同時，升級計算機軟硬件，對財務(wù)信息及數(shù)據(jù)進行加密處理，購買并應(yīng)用正版殺毒軟件，提高對網(wǎng)絡(luò)病毒的預(yù)防能力，保證會計信息系統(tǒng)的安全運行。

（五）注重持續(xù)推動內(nèi)部控制信息化建設(shè)

為實現(xiàn)各部門信息的實時傳遞，加強部門溝通，事業(yè)單位還需要強化內(nèi)部控制信息化建設(shè)，加強單位內(nèi)部各信息系統(tǒng)的連接性，打造內(nèi)部控制信息化平臺，在預(yù)算經(jīng)費范圍內(nèi)提高軟硬件設(shè)施的性能，實現(xiàn)部門間的高效互動。同時，整合大數(shù)據(jù)信息管理系統(tǒng)與內(nèi)部控制信息化平臺，增加分析模塊，實現(xiàn)對國家政策及法律的精準(zhǔn)分析，在此基礎(chǔ)上優(yōu)化內(nèi)部控制工作。另外，事業(yè)單位應(yīng)加強信息技術(shù)團隊建設(shè)，聘請專業(yè)技術(shù)人員定期維護內(nèi)控信息系統(tǒng)，并對業(yè)務(wù)人員開展信息技術(shù)培訓(xùn)，提高職工的計算機操作能力。

（六）加強監(jiān)督和考評內(nèi)控

監(jiān)督與考評工作的優(yōu)化可以使事業(yè)單位及時了解內(nèi)控管理的不足，并制定優(yōu)化方案。為提升內(nèi)部控制的有效性，事業(yè)單位還需加強監(jiān)督與考評機制的建設(shè)。在具體建設(shè)中，事業(yè)單位要健全內(nèi)控監(jiān)督與考評制度，由內(nèi)控管理小組組織內(nèi)控考評工作，包括定期審查各部門的內(nèi)控制度落實情況，指出存在的問題，督促其進行調(diào)整。同時，強化對財務(wù)部門的管控，結(jié)合業(yè)務(wù)狀況及單位現(xiàn)狀，調(diào)整財務(wù)管理機制，制定自查制度，要求關(guān)鍵崗位人員定期開展自查工作并編訂自查報告[6]。

結(jié) 語

綜上所述，信息化時代的到來為事業(yè)單位內(nèi)控管理提供了優(yōu)化機遇，但同時也存在著一些問題，如管控制度信息化環(huán)境基礎(chǔ)薄弱等，制約了單位內(nèi)部控制管理的有效性。在新時代，事業(yè)單位要積極轉(zhuǎn)變內(nèi)控認(rèn)知，健全內(nèi)控機制，從單位層面、業(yè)務(wù)層面出發(fā)，提升內(nèi)部控制的有效性，加強內(nèi)部控制信息化建設(shè)，并通過監(jiān)督與考評確保內(nèi)控管理質(zhì)量。