新時代干部人事檔案數(shù)字化管理策略分析

[摘 要]隨著數(shù)字中國建設(shè)的持續(xù)推進(jìn)，現(xiàn)代信息技術(shù)與檔案管理工作得以深度融合，檔案事業(yè)基本實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化轉(zhuǎn)型。為了實(shí)現(xiàn)干部人事檔案數(shù)據(jù)互通、資源共享，管理人員應(yīng)轉(zhuǎn)變干部人事檔案工作的理念、方法及模式，促進(jìn)人事檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型與智能化升級，提升干部人事檔案管理的系統(tǒng)性、高效性與精準(zhǔn)性，推動干部人事檔案管理的數(shù)字化、現(xiàn)代化進(jìn)程?；诖?，本文立足新時代，依次探究干部人事檔案數(shù)字化管理的意義、現(xiàn)狀與策略，以期為干部人事檔案管理向數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級提供一定參考。

[關(guān)鍵詞]新時代；干部；人事檔案；數(shù)字化管理

干部人事檔案是黨組織工作的重要組成部分，能反映干部的政治品質(zhì)、思想認(rèn)識、道德品行、工作實(shí)績、工作作風(fēng)、家庭狀況以及學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷等，在干部人才選拔、培養(yǎng)、管理、評鑒等活動中具有重要作用。在“十四五”時期，國家治理體系與治理能力現(xiàn)代化建設(shè)持續(xù)推進(jìn)，我國檔案事業(yè)逐漸轉(zhuǎn)型創(chuàng)新向高質(zhì)量發(fā)展，相關(guān)部門亟須提升干部人事檔案管理的科學(xué)化、制度化與規(guī)范化水平，促進(jìn)干部人事檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級。然而，干部人事檔案管理工作依舊面臨觀念障礙、制度缺陷、技術(shù)瓶頸及人才短板等問題，不利于檔案治理工作的進(jìn)行，使得干部人事檔案的應(yīng)用價值難以充分發(fā)揮。

一、新時代干部人事檔案數(shù)字化管理的意義

（一）轉(zhuǎn)變檔案管理空間，促進(jìn)檔案管理提質(zhì)增效

干部人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)過程中，相關(guān)部門需要創(chuàng)新檔案管理科技，推進(jìn)檔案管理數(shù)據(jù)庫、管理系統(tǒng)與管理平臺的有效對接，促進(jìn)檔案信息資源的共建共享與互聯(lián)互通，使相關(guān)人員依托完善的檔案資源體系進(jìn)行數(shù)字化管理。這能夠有效應(yīng)對檔案管理的痛點(diǎn)與難點(diǎn)，促使干部人事檔案管理由線下向“線上+線下”雙渠道轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案資源、檔案利用、檔案安全等的系統(tǒng)管理，推動檔案全生命周期管理的實(shí)現(xiàn)，促進(jìn)干部人事檔案管理提質(zhì)增效[1]。

（二）推進(jìn)檔案保護(hù)利用，發(fā)揮干部人事檔案價值

干部人事檔案安全管理包括庫房安全、電子檔案安全等內(nèi)容。首先，干部人事檔案數(shù)字化管理能夠促進(jìn)庫房智能監(jiān)測的實(shí)現(xiàn)，幫助檔案管理人員精準(zhǔn)判別紙質(zhì)檔案管理是否符合防火、防盜、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防光、防高溫“八防”要求。第二，干部人事檔案數(shù)字化管理還能夠?qū)崿F(xiàn)電子檔案安全風(fēng)險(xiǎn)的實(shí)時監(jiān)測、識別、評估、防范與控制，及時發(fā)現(xiàn)信息泄漏、木馬病毒、黑客入侵等問題，提升了干部人事檔案的安全性。第三，檔案數(shù)字化管理能夠有效應(yīng)對檔案收集整理難、檔案保存難度大、檔案審批流程亂等問題，通過檔案資源與檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案資源高效整合，全面提升檔案收集、整理、歸檔、查閱的效率，推進(jìn)檔案保護(hù)利用，發(fā)揮干部人事檔案價值。

二、新時代干部人事檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀

（一）檔案收集渠道多，檔案資源豐富多樣

干部人事檔案包括干部政治品質(zhì)、思想認(rèn)識、道德品行、工作實(shí)績、工作作風(fēng)、家庭狀況及學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷等信息，來源相對復(fù)雜，數(shù)據(jù)量較為龐大。因此，在干部人事檔案管理中容易出現(xiàn)檔案信息量龐大、檔案信息混亂、檔案信息不全面等問題，檔案整理、保管、傳遞、統(tǒng)計(jì)、查閱等工作缺乏完善的信息數(shù)據(jù)支持。同時，紙質(zhì)檔案還具有保存難度大、查閱效率低、使用流程繁瑣等特征，大量的干部人事檔案資料影響了檔案的高效管理與利用。

（二）檔案整合流通難，信息孤島仍然存在

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)與檔案管理融合程度的不斷加深，促進(jìn)數(shù)據(jù)信息的共建共享與互聯(lián)互通，逐漸成為檔案管理轉(zhuǎn)型升級的重要方向。但是，由于受到技術(shù)、平臺、人員等方面的限制，目前干部人事檔案管理難以實(shí)現(xiàn)檔案資源數(shù)字化、檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)化，檔案管理相對封閉被動，檔案資源整合度不足、流通性不強(qiáng)。檔案管理人員難以依托數(shù)據(jù)化、系統(tǒng)化的管理數(shù)據(jù)庫、系統(tǒng)及平臺，實(shí)現(xiàn)檔案全生命周期的智能管理，檔案“收、管、存、用”不規(guī)范、效率低、流程亂，干部人事檔案管理存在信息孤島，檔案管理成效不理想[2]。

（三）檔案監(jiān)管不到位，檔案安全難以保障

干部人事檔案信息管理面臨著紙質(zhì)檔案損壞風(fēng)險(xiǎn)、互聯(lián)網(wǎng)安全風(fēng)險(xiǎn)、檔案管理系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)等多種風(fēng)險(xiǎn)。為了促進(jìn)干部人事檔案管理的持續(xù)發(fā)展，相關(guān)部門應(yīng)加強(qiáng)檔案監(jiān)管，實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)的實(shí)時監(jiān)測、識別、防范、控制與處理，提升檔案安全性。然而，目前干部人事檔案管理中存在監(jiān)管不到位的問題，檔案管理人員不注重運(yùn)用信息化、數(shù)字化、智能化手段，不能有效提升檔案庫房管理與數(shù)字檔案管理安全性與規(guī)范性，干部人事檔案管理存在造假、涂改、抽取檔案等現(xiàn)象，檔案信息的真實(shí)性與全面性難以得到保障。

（四）檔案利用不充分，檔案價值難以實(shí)現(xiàn)

干部人事檔案數(shù)字化管理盤活了檔案信息，推動了檔案信息的整合利用，有利于促進(jìn)干部人事檔案管理由保管型向服務(wù)型轉(zhuǎn)變，提升檔案利用效能，充分發(fā)揮檔案價值。但是，目前干部人事檔案利用不夠不充分，管理人員難以依托數(shù)據(jù)庫、分析系統(tǒng)與管理平臺，實(shí)現(xiàn)檔案信息的深度挖掘、綜合分析、高效利用，干部人事檔案應(yīng)用缺乏豐富、準(zhǔn)確、全面的數(shù)據(jù)參考，檔案應(yīng)用成效并不理想。

三、新時代干部人事檔案數(shù)字化管理的有效策略

（一）樹立現(xiàn)代化治理理念，強(qiáng)化檔案管理頂層設(shè)計(jì)

為了推動干部人事檔案數(shù)字化管理進(jìn)程，管理人員應(yīng)樹立現(xiàn)代化治理理念，明確新時期國家治理體系與治理能力現(xiàn)代化建設(shè)的現(xiàn)實(shí)需要，以問題為導(dǎo)向，加強(qiáng)人事檔案管理頂層設(shè)計(jì)，推動治理體系、資源體系、安全體系、利用體系的全面建設(shè)，為干部人事檔案數(shù)字化管理工作的開展提供參考。

第一，在頂層設(shè)計(jì)中，管理人員應(yīng)清晰認(rèn)識目前干部人事檔案管理工作在資金、技術(shù)、設(shè)備、人才等方面的不足，以問題為導(dǎo)向，針對性設(shè)計(jì)干部人事檔案信息化管理規(guī)劃，并根據(jù)國家保密局頒布的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，整合完善現(xiàn)有干部人事檔案標(biāo)準(zhǔn)體系基礎(chǔ)，從紙質(zhì)檔案管理與數(shù)字檔案管理兩方面加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，提升檔案管理的整體性與系統(tǒng)性。

第二，管理人員應(yīng)明確干部人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)要求、流程要求、管理要求等，促進(jìn)干部人事檔案的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一儲存，促進(jìn)數(shù)字檔案室、檔案信息系統(tǒng)、檔案管理平臺等的對接與統(tǒng)一管理，嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)展開干部人事檔案信息收集篩選、分類標(biāo)注、檢查校驗(yàn)、共享利用等工作，推動相互協(xié)調(diào)、互聯(lián)互通、共建共享數(shù)字化建設(shè)格局的構(gòu)建。

第三，管理人員應(yīng)樹立全局觀念與長遠(yuǎn)觀念，積極制定階段性干部人事檔案數(shù)字化管理發(fā)展規(guī)劃，統(tǒng)籌規(guī)劃各個階段的工作，促進(jìn)干部人事檔案管理可持續(xù)發(fā)展[3]。

（二）健全檔案管理制度，促進(jìn)檔案全周期管理

干部人事檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，在新時期，亟須推動干部人事檔案管理向科學(xué)化、制度化與規(guī)范化發(fā)展。因此，健全檔案管理制度、運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)賦能是重要措施。相關(guān)部門要促進(jìn)干部人事檔案的全生命周期管理，從制度規(guī)范、組織領(lǐng)導(dǎo)、責(zé)任落實(shí)等層面，推動干部人事檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級，促進(jìn)紙質(zhì)檔案與數(shù)字化檔案并行管理，有效提升檔案治理效能[4]。在健全檔案管理制度中，管理人員要厘清干部人事檔案信息化管理與數(shù)字政府建設(shè)、信息服務(wù)平臺建設(shè)等的關(guān)系，健全完善檔案文件檢索、權(quán)限查閱、審批制度等，促進(jìn)檔案主管部門的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，并推動干部人事檔案數(shù)字化管理責(zé)任制度、安全制度、考核制度、激勵制度、培訓(xùn)制度等的有機(jī)銜接。

在責(zé)任制度建設(shè)中，管理人員要明確干部人事檔案信息化管理相關(guān)主體的職責(zé)范圍，并明確責(zé)任落實(shí)方式、追究制度等，推動干部人事檔案數(shù)字化管理工作的有序規(guī)范開展，提升檔案治理效能。

（三）建設(shè)管理設(shè)備設(shè)施，構(gòu)建體系化管理平臺

現(xiàn)代信息技術(shù)在干部人事檔案管理的應(yīng)用過程中，相關(guān)部門要促進(jìn)管理設(shè)備設(shè)施升級，創(chuàng)新技術(shù)應(yīng)用，并根據(jù)檔案數(shù)字化管理需要，加強(qiáng)數(shù)字檔案館、數(shù)據(jù)分析平臺、檔案信息管理系統(tǒng)以及檔案利用服務(wù)平臺等基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，構(gòu)建體系化管理平臺。在構(gòu)建體系化管理平臺中，管理人員應(yīng)落實(shí)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級的經(jīng)費(fèi)保障，將檔案事業(yè)發(fā)展列入部門預(yù)算，并鼓勵社會力量參與檔案事業(yè)發(fā)展，拓寬體系化管理平臺經(jīng)費(fèi)來源渠道，保障經(jīng)費(fèi)的投入力度與使用效益。在經(jīng)費(fèi)支持下，管理人員應(yīng)強(qiáng)化5G技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、超高清、VR技術(shù)、人工智能技術(shù)等在干部人事檔案管理中的應(yīng)用，推動檔案資源數(shù)字化、檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)化、檔案平臺體系化建設(shè)，促進(jìn)檔案資源的跨層級、跨部門共享與利用，使檔案管理人員能夠應(yīng)用線上平臺展開檔案監(jiān)管、管理、安全防控等工作，提升檔案庫房管理的安全水平，推動干部人事檔案管理向系統(tǒng)化、信息化、智能化

發(fā)展。

（四）優(yōu)化檔案利用服務(wù)，人事檔案使用高效化

檔案信息盤活有利于檔案深度開發(fā)與應(yīng)用的實(shí)現(xiàn)，進(jìn)而為領(lǐng)導(dǎo)班子與干部隊(duì)伍建設(shè)工作提供內(nèi)容豐富、信息準(zhǔn)確、分析全面的數(shù)據(jù)參考服務(wù)。因此，管理人員要依托干部人事檔案數(shù)字化管理優(yōu)化檔案利用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)人事檔案高效化應(yīng)用，優(yōu)化服務(wù)效能。在干部人事檔案管理實(shí)踐中，管理人員應(yīng)依托數(shù)字化管理模式，促進(jìn)干部人事檔案信息采集、收集歸檔、查閱借閱、傳遞、統(tǒng)計(jì)分析等工作的統(tǒng)籌開展，推動干部人事檔案資源互聯(lián)互通、資源共享，使相關(guān)管理人員能夠依托信息化管理平臺進(jìn)行檔案快速檢索、異地傳輸與遠(yuǎn)程利用，并在線展開歸檔回執(zhí)、調(diào)檔回執(zhí)、存檔證明、委托書、檔案拆封申請單等模板文件的打印，有效優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，提升干部人事檔案服務(wù)效能[5]。例如，在“互聯(lián)網(wǎng)+管理”模式的應(yīng)用過程中，管理人員依托互聯(lián)網(wǎng)和移動端獲取服務(wù)，實(shí)現(xiàn)干部人事檔案資源的互聯(lián)互通、共享利用，提升檔案資政能力，推動檔案事業(yè)創(chuàng)新

發(fā)展。

（五）重視檔案安全管理，嚴(yán)守檔案安全的底線

現(xiàn)代信息技術(shù)在干部人事檔案管理中的應(yīng)用，有效提升了檔案治理整體效能，但同時也加大了干部人事檔案管理安全風(fēng)險(xiǎn)，因此，管理人員應(yīng)從互聯(lián)網(wǎng)安全風(fēng)險(xiǎn)、管理系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)等角度出發(fā)，增強(qiáng)安全管理能力，促進(jìn)干部人事檔案管理向安全化、規(guī)范化發(fā)展。在干部人事檔案安全管理工作中，相關(guān)部門要從檔案庫房管理與信息系統(tǒng)管理兩個角度出發(fā)，加強(qiáng)干部人事檔案日常管理、流動管理、應(yīng)急預(yù)案等，依托數(shù)據(jù)安全監(jiān)測、數(shù)據(jù)安全預(yù)警、數(shù)據(jù)風(fēng)險(xiǎn)防控等實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)高效識別與防控，推動安全風(fēng)險(xiǎn)評估、隱患排查與應(yīng)急處置演練的常態(tài)化。同時，部門還應(yīng)注重紙質(zhì)檔案的保護(hù)與修復(fù)，并健全完善備份機(jī)制，以光盤為載體，依托干部數(shù)字檔案離線備份實(shí)現(xiàn)干部人事檔案數(shù)字資源的完整備份，并將重要干部人事電子檔案進(jìn)行異地備份，提升檔案信息的安全性。例如，在具體檔案安全管理實(shí)踐中，相關(guān)部門應(yīng)強(qiáng)化權(quán)限控制、防火墻技術(shù)、加密技術(shù)等在干部人事檔案安全管理中的應(yīng)用，有效規(guī)避木馬病毒、僵尸網(wǎng)絡(luò)、間諜軟件、惡意網(wǎng)站等對干部人事檔案數(shù)字化管理的影響，避免由于網(wǎng)絡(luò)監(jiān)聽、暴力破解等非法訪問手段導(dǎo)致信息泄漏與破壞等問題的產(chǎn)生[6]。

（六）建強(qiáng)數(shù)字化人才隊(duì)伍，構(gòu)建專業(yè)化管理團(tuán)隊(duì)

為了促進(jìn)干部人事檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型，相關(guān)部門應(yīng)加強(qiáng)數(shù)字化人才隊(duì)伍建設(shè)，依托人才引進(jìn)、培養(yǎng)與激勵優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)，加強(qiáng)專業(yè)化、應(yīng)用型人才的培養(yǎng)，為干部人事檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級提供人才保障與智力支持。在人才培訓(xùn)方面，相關(guān)部門要構(gòu)建常態(tài)化人才培養(yǎng)模式，構(gòu)建“線上+線下”混合式培訓(xùn)模式，促進(jìn)理論教學(xué)與實(shí)務(wù)操作相結(jié)合，依托專家講座、交流學(xué)習(xí)、實(shí)踐訓(xùn)練等形式，對數(shù)字化管理流程、規(guī)范、方法進(jìn)行講解，將具有技術(shù)特長的專門檔案管理人才加以培養(yǎng)，全面發(fā)展檔案管理人員的理論素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)、信息素養(yǎng)，增強(qiáng)檔案管理人員的實(shí)務(wù)操作能力。在人才激勵方面，相關(guān)部門應(yīng)將干部人事檔案數(shù)字化管理納入考評體系中，細(xì)化干部人事檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級的事項(xiàng)和程序，并根據(jù)考評結(jié)果促進(jìn)薪酬、獎金、福利、培訓(xùn)、表彰、晉升等激勵形式的綜合應(yīng)用，激發(fā)檔案管理人員自我發(fā)展的內(nèi)在動能。

結(jié)束語

綜上所述，在新時期，促進(jìn)干部人事檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級已經(jīng)成為檔案管理現(xiàn)代化的關(guān)鍵。為了充分發(fā)揮干部人事檔案管理價值，相關(guān)部門與管理人員應(yīng)樹立信息化、數(shù)字化、智能化人事檔案管理理念，以問題為導(dǎo)向促進(jìn)治理體系、資源體系、安全體系、利用體系的全面建設(shè)，實(shí)現(xiàn)干部人事檔案數(shù)據(jù)收集整理的自動化，切實(shí)提升干部人事檔案的真實(shí)性、可用性、完整性與安全性，促使干部人事檔案管理人員能夠在線上完成檔案全生命周期管理，促進(jìn)干部人事檔案“收、管、存、用”向規(guī)范化與高效化發(fā)展，加快檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型步伐，適應(yīng)新時期國家治理體系與治理能力現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型的現(xiàn)實(shí)需要。

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作者簡介：侯霞（1978— ），女，漢族，四川鄰水人，四川省鄰水縣人力資源服務(wù)中心，中級，本科。

研究方向：干部檔案和流動人員檔案管理。