信息化時(shí)代下企業(yè)預(yù)算管理研究

劉 杰

（珠海華發(fā)科技產(chǎn)業(yè)集團(tuán)有限公司，珠海 519000）

引 言

預(yù)算作為對各類事項(xiàng)進(jìn)行科學(xué)控制的方法，對提高企業(yè)經(jīng)營管理水平及實(shí)現(xiàn)對各項(xiàng)工作流程的預(yù)測、控制有著重要的作用。企業(yè)在執(zhí)行預(yù)算環(huán)節(jié)中要高度重視預(yù)算工作的要求，將預(yù)算融入企業(yè)管理工作各環(huán)節(jié)，并以信息系統(tǒng)為支持改進(jìn)企業(yè)預(yù)算工作，確保預(yù)算管理工作不同環(huán)節(jié)的事項(xiàng)都能夠得到系統(tǒng)性的控制。但是，當(dāng)前部分企業(yè)的預(yù)算系統(tǒng)存在一定的不足之處，主要體現(xiàn)在預(yù)算工作環(huán)節(jié)中各類事項(xiàng)未圍繞信息系統(tǒng)進(jìn)行集成及管控等?；诖?，在當(dāng)前時(shí)代下企業(yè)有必要構(gòu)建完善的預(yù)算管理體系，認(rèn)識到信息系統(tǒng)應(yīng)用的具體要求，為企業(yè)優(yōu)化管理體系提供必要的支持。

一、相關(guān)概念

信息系統(tǒng)是在現(xiàn)代信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的基礎(chǔ)上，以流程化、集成化方式對企業(yè)管理流程提供支持的方式。對企業(yè)各類資源進(jìn)行集成管理，能夠?qū)崿F(xiàn)對企業(yè)各項(xiàng)工作的全面控制。以信息技術(shù)開展預(yù)算管理工作，能夠?qū)崿F(xiàn)對預(yù)算的一體化管理，并對企業(yè)不同業(yè)務(wù)流程事項(xiàng)進(jìn)行科學(xué)控制，有效解決管理流程中的信息孤島問題。通過信息系統(tǒng)對工作環(huán)節(jié)的不同事項(xiàng)進(jìn)行管理，幫助企業(yè)對管理環(huán)節(jié)進(jìn)行全面約束，讓企業(yè)工作流程中不同類別的事項(xiàng)都能夠得到及時(shí)控制及有序管理，幫助企業(yè)第一時(shí)間應(yīng)對市場的變化。

二、信息化時(shí)代下部分企業(yè)預(yù)算管理存在的問題

（一）基礎(chǔ)管理流程不完善

首先，部分企業(yè)未對內(nèi)部人員實(shí)施培訓(xùn)。長期以來，很多企業(yè)在實(shí)施預(yù)算管理工作之前沒有讓人員掌握信息化的預(yù)算工作要點(diǎn)，預(yù)算無法被全體員工認(rèn)可，很可能產(chǎn)生在預(yù)算管理環(huán)節(jié)中人員不了解具體工作任務(wù)的問題。其次，信息系統(tǒng)集成力度不足。部分企業(yè)雖然建立了預(yù)算系統(tǒng)，但是各系統(tǒng)之間無法得到全方位的集成，很可能產(chǎn)生預(yù)算系統(tǒng)和其他系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)接口無法銜接的問題，導(dǎo)致各類信息無法得到實(shí)時(shí)的傳遞。

（二）預(yù)算編制存在問題

首先，預(yù)算編制程序不完善。部分企業(yè)在實(shí)施預(yù)算編制環(huán)節(jié)中的預(yù)算編制程序不完善，僅通過管理層形成指標(biāo)之后直接下達(dá)，未形成基層參與的預(yù)算編制措施，沒有對各類預(yù)算工作進(jìn)行詳細(xì)分析。其次，預(yù)算編制方法不合理。部分企業(yè)在實(shí)施預(yù)算編制環(huán)節(jié)中預(yù)算編制方法不科學(xué)，沒有通過滾動預(yù)算等方法詳細(xì)確定不同階段需要完成的工作任務(wù)，導(dǎo)致預(yù)算編制存在盲目性。

（三）預(yù)算執(zhí)行與監(jiān)督機(jī)制不當(dāng)

首先，未針對預(yù)算建立合理的控制措施。在實(shí)施預(yù)算執(zhí)行環(huán)節(jié)，應(yīng)對預(yù)算建立科學(xué)的控制措施，明確具體預(yù)警措施及管理工作的規(guī)范性要求。但是，部分企業(yè)在實(shí)施預(yù)算執(zhí)行環(huán)節(jié)中未通過預(yù)算系統(tǒng)形成具體的控制標(biāo)準(zhǔn)，即使預(yù)算在執(zhí)行環(huán)節(jié)發(fā)生偏差，也無法得到及時(shí)的處理。其次，未通過預(yù)算形成全方位的審批措施。在實(shí)施信息化的管理環(huán)節(jié)中，應(yīng)通過信息技術(shù)對預(yù)算管理全環(huán)節(jié)落實(shí)具體的審批控制要求。但是，部分企業(yè)的審批標(biāo)準(zhǔn)不完善，沒有針對事前、事中、事后全環(huán)節(jié)明確具體審批措施。

（四）預(yù)算考核不科學(xué)

首先，未形成科學(xué)的信息化分析措施。部分企業(yè)在實(shí)施預(yù)算考核的環(huán)節(jié)沒有根據(jù)預(yù)算工作情況落實(shí)具體分析要求，無法準(zhǔn)確掌握預(yù)算工作中的不足。其次，預(yù)算考核方案不科學(xué)。部分企業(yè)在實(shí)施預(yù)算考核的環(huán)節(jié)未形成科學(xué)的預(yù)算考核指標(biāo)，也沒有落實(shí)獎懲措施，無法通過信息系統(tǒng)及時(shí)完成預(yù)算考核。

三、信息化時(shí)代下企業(yè)預(yù)算管理建議

（一）完善基礎(chǔ)管理流程

第一，加強(qiáng)對企業(yè)全體人員的培訓(xùn)。在信息化的管理環(huán)境下，企業(yè)預(yù)算工作發(fā)生了巨大轉(zhuǎn)變。為確保全體成員都參與到預(yù)算環(huán)節(jié)中，企業(yè)人員要掌握預(yù)算要求，認(rèn)識到預(yù)算工作和企業(yè)整體工作目標(biāo)之間的關(guān)系，并對預(yù)算管理工作進(jìn)行學(xué)習(xí)。企業(yè)通過科學(xué)的措施將預(yù)算管理工作要求落實(shí)到具體人員身上，讓全體人員了解預(yù)算管理工作方向及管理工作要求，掌握預(yù)算管理工作的重要性，并以此調(diào)動各級人員推動預(yù)算管理工作的開展。在執(zhí)行預(yù)算管理流程中，各級人員都要積極參與其中。企業(yè)要通過科學(xué)的培訓(xùn)措施，讓人員掌握具體的工作方法及自身在預(yù)算管理工作中的職責(zé)，包括如何開展預(yù)算編制、如何通過信息系統(tǒng)開展預(yù)算執(zhí)行等，以確保人員準(zhǔn)確了解預(yù)算工作的要求，提高預(yù)算管理工作的嚴(yán)肅性。

第二，加強(qiáng)各類系統(tǒng)之間的集成。在信息化環(huán)境下，企業(yè)在建設(shè)預(yù)算系統(tǒng)基礎(chǔ)上要確保預(yù)算系統(tǒng)能夠及時(shí)獲取所需要的各項(xiàng)數(shù)據(jù)，讓其他系統(tǒng)和預(yù)算系統(tǒng)之間完成集成。通過數(shù)據(jù)集成的方式，讓預(yù)算工作情況被企業(yè)實(shí)時(shí)掌控，并對預(yù)算管理工作中存在的問題及不足之處進(jìn)行及時(shí)整改，確保預(yù)算工作流程中的事項(xiàng)得到優(yōu)化和控制，讓企業(yè)各類工作環(huán)節(jié)的信息得到實(shí)時(shí)傳遞和管理。

（二）基于信息化開展預(yù)算編制

第一，優(yōu)化預(yù)算編制程序。企業(yè)在執(zhí)行預(yù)算編制環(huán)節(jié)中，要對企業(yè)的工作流程進(jìn)行全方位的控制和管理，并對企業(yè)經(jīng)營管理流程事項(xiàng)進(jìn)行全面分析。在執(zhí)行預(yù)算流程環(huán)節(jié)，企業(yè)要重視以下預(yù)算編制措施。首先，合理編制企業(yè)經(jīng)營預(yù)算。企業(yè)經(jīng)營預(yù)算要在對市場進(jìn)行調(diào)研、分析的基礎(chǔ)上，合理確定企業(yè)的采購量、銷量、庫存量等。在實(shí)施預(yù)算編制環(huán)節(jié)要以零基預(yù)算為核心開展編制，結(jié)合預(yù)計(jì)發(fā)生的成本費(fèi)用開展預(yù)算編制，由基層的業(yè)務(wù)部門根據(jù)預(yù)算管理要求及企業(yè)整體預(yù)算目標(biāo)開展預(yù)算編制。在實(shí)施編制預(yù)算環(huán)節(jié)，要認(rèn)真測算各項(xiàng)指標(biāo)，以零基預(yù)算的方式開展編制[1]。完成預(yù)算編制之后，提交預(yù)算管理辦公室。預(yù)算管理辦公室對經(jīng)營預(yù)算進(jìn)行匯總，并對各項(xiàng)預(yù)算指標(biāo)數(shù)據(jù)進(jìn)行初審，在系統(tǒng)中分析各項(xiàng)指標(biāo)編制的合理性，并通過對系統(tǒng)信息進(jìn)行檢查之后，提交預(yù)算管理委員會審核。在審核環(huán)節(jié)，預(yù)算管理委員會要對預(yù)算工作事項(xiàng)本著公平、公正的原則分析各項(xiàng)指標(biāo)的合理性，并提出調(diào)整意見。通過反復(fù)協(xié)調(diào)，形成最終預(yù)算。其次，編制資金預(yù)算。資金預(yù)算主要是以企業(yè)經(jīng)營預(yù)算和投資預(yù)算為基礎(chǔ)，按照企業(yè)投融資和經(jīng)營工作的要求，合理控制企業(yè)資金收支流程。在企業(yè)完成預(yù)算之后，由系統(tǒng)自動計(jì)算出資金流動狀態(tài)，并形成最終的資金預(yù)算，由預(yù)算管理辦公室對資金的情況進(jìn)行控制，一般包括明確季度、月度具體的資金控制規(guī)劃，以此合理確定企業(yè)是否需要進(jìn)行投融資。

第二，優(yōu)化預(yù)算編制的方法。企業(yè)在實(shí)施預(yù)算編制環(huán)節(jié)中，利用信息系統(tǒng)能夠大幅提高預(yù)算編制效率，因此企業(yè)可以借助滾動預(yù)算的方法開展預(yù)算編制。滾動預(yù)算是按照季度或月度對預(yù)算目標(biāo)分解，并確定各階段預(yù)算的方式。例如，在確定年度工作任務(wù)的基礎(chǔ)上，明確各季度需要完成的工作任務(wù)，并將任務(wù)分解到具體月度，分析各環(huán)節(jié)具體所需要達(dá)成的工作要求，確保每個(gè)階段預(yù)算工作都能夠按照預(yù)期要求達(dá)成。若某一個(gè)階段預(yù)算任務(wù)沒有達(dá)成，那么要在以后的月度進(jìn)行彌補(bǔ)和控制。在滾動預(yù)算模式下，企業(yè)預(yù)算控制流程要由信息系統(tǒng)進(jìn)行監(jiān)控。各級人員在實(shí)施預(yù)算編制的過程中，由系統(tǒng)形成對各項(xiàng)預(yù)算指標(biāo)的監(jiān)督，并且自動測算每個(gè)階段所完成的工作，以及以后需要開展的工作，以確保預(yù)算工作流程更加科學(xué)。

第三，合理確定預(yù)算審批機(jī)制。首先，在年度預(yù)算審批環(huán)節(jié)，由預(yù)算管理委員會進(jìn)行審批。預(yù)算管理委員會在確定各級人員具體的年度預(yù)算工作任務(wù)方案之后，由信息系統(tǒng)對預(yù)算的指標(biāo)進(jìn)行層層細(xì)化，將預(yù)算指標(biāo)分解到各部門，并進(jìn)一步分解到各崗位上，形成全員參與、全環(huán)節(jié)控制的預(yù)算執(zhí)行體系。其次，對月度預(yù)算進(jìn)行控制。企業(yè)在執(zhí)行預(yù)算的環(huán)節(jié)中，要實(shí)現(xiàn)對月度預(yù)算的控制，在對上一年度預(yù)算指標(biāo)進(jìn)行分析的基礎(chǔ)上明確具體工作要求，并形成具體的預(yù)算方案，確保預(yù)算能夠得到科學(xué)的管理。

第四，借助信息系統(tǒng)對預(yù)算編制進(jìn)行控制。企業(yè)在信息系統(tǒng)管理的環(huán)節(jié)，預(yù)算管理的全過程都要由信息系統(tǒng)進(jìn)行控制。企業(yè)在完成預(yù)算工作之后，要以預(yù)算報(bào)告的形式形成預(yù)算草案，并通過信息系統(tǒng)開展趨勢分析、綜合平衡。企業(yè)的預(yù)算管理辦公室、預(yù)算管理委員會在對預(yù)算進(jìn)行審核的過程中，要通過信息系統(tǒng)所生成的表格、圖形等對預(yù)算相關(guān)指標(biāo)進(jìn)行分析，并且在信息系統(tǒng)中自動傳遞，形成預(yù)計(jì)財(cái)務(wù)報(bào)表。預(yù)算審核人員能夠根據(jù)預(yù)計(jì)財(cái)務(wù)報(bào)表分析是否能夠達(dá)到預(yù)期的工作目標(biāo)。

例如，判斷預(yù)計(jì)利潤表中的相關(guān)指標(biāo)，分析是否達(dá)到盈利的要求，之后通過審核，并將指標(biāo)進(jìn)行層層分解。在分解環(huán)節(jié)，借助信息系統(tǒng)形成具體的細(xì)化分解流程，確保不同要素都能夠得到全方位分析，避免預(yù)算分析環(huán)節(jié)出現(xiàn)顧此失彼的問題。企業(yè)通過明確不同層級人員具體的管理要求，確保各級人員了解都預(yù)算工作任務(wù)要求，并主動參與預(yù)算。

（三）以信息系統(tǒng)監(jiān)督預(yù)算執(zhí)行

第一，優(yōu)化預(yù)算執(zhí)行控制措施。企業(yè)在預(yù)算執(zhí)行環(huán)節(jié)中，要將預(yù)算管理工作的要求落實(shí)到具體崗位和人員上，形成全員參與的管理體系。在實(shí)施預(yù)算管理環(huán)節(jié)，通過形成具體的費(fèi)用審批標(biāo)準(zhǔn)、授權(quán)控制標(biāo)準(zhǔn)及嚴(yán)格的工作流程管理要求，確保所有事項(xiàng)都得到嚴(yán)格控制，防控預(yù)算環(huán)節(jié)中發(fā)生的問題。通過確保所有預(yù)算控制在合理范圍內(nèi)，實(shí)現(xiàn)對預(yù)算的預(yù)警及有效控制，并對存在追加等方面事項(xiàng)明確具體原因[2]。在預(yù)算管理環(huán)節(jié)中，根據(jù)預(yù)算執(zhí)行的要求，針對預(yù)算工作所存在的偏差問題落實(shí)具體的分析機(jī)制。在信息化的管理模式下，通過系統(tǒng)能夠建立細(xì)致的預(yù)算分析控制措施，確保預(yù)算工作得到嚴(yán)肅分析，并針對預(yù)算問題采取恰當(dāng)?shù)拇胧┯枰越鉀Q。

例如，在預(yù)算執(zhí)行環(huán)節(jié)，能夠?qū)M(jìn)銷存等各事項(xiàng)進(jìn)行充分監(jiān)控，并對各層級人員的工作任務(wù)情況進(jìn)行監(jiān)控。當(dāng)某項(xiàng)指標(biāo)存在問題時(shí)，第一時(shí)間通過系統(tǒng)對存在的問題落實(shí)相應(yīng)監(jiān)控及整改機(jī)制，確保預(yù)算工作流程能夠得到實(shí)時(shí)管理。同時(shí)，借助信息系統(tǒng)能夠大幅提高預(yù)算管理的準(zhǔn)確性，實(shí)現(xiàn)對各階段收支的控制，確保所有偏差能夠被系統(tǒng)第一時(shí)間預(yù)警和監(jiān)控，幫助企業(yè)發(fā)現(xiàn)工作流程中的不足，建立更加透明、科學(xué)的預(yù)算信息控制機(jī)制。例如，在所有經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)發(fā)生前，要在系統(tǒng)中錄入相關(guān)信息，并通過系統(tǒng)自動開展預(yù)警，分析各項(xiàng)事項(xiàng)開展之后可能會給企業(yè)帶來的影響，對相關(guān)問題進(jìn)行反饋，確保預(yù)算工作的情況能夠得到實(shí)時(shí)優(yōu)化和動態(tài)整改。另外，企業(yè)要建立系統(tǒng)的預(yù)算執(zhí)行監(jiān)控措施。在信息化的管理模式下，預(yù)算執(zhí)行要具有嚴(yán)肅的監(jiān)控功能。除了開展預(yù)算預(yù)警工作，還要對所有事項(xiàng)進(jìn)行控制。在完成預(yù)算編制并下達(dá)分解任務(wù)之后，明確不同項(xiàng)目的具體限額，讓所有事項(xiàng)都在預(yù)算內(nèi)進(jìn)行。

第二，在系統(tǒng)中形成嚴(yán)肅的授權(quán)審批控制機(jī)制。在信息管理環(huán)節(jié)中，企業(yè)所有事項(xiàng)都要落實(shí)具體的授權(quán)審批控制標(biāo)準(zhǔn)，避免各類事項(xiàng)管理不嚴(yán)格導(dǎo)致的問題。通過建立科學(xué)的資金管理方式，對資金支出從立項(xiàng)審批到后續(xù)支付全環(huán)節(jié)都通過系統(tǒng)進(jìn)行管理。

首先，建立科學(xué)的立項(xiàng)控制標(biāo)準(zhǔn)。在系統(tǒng)中所有支出開展之前都要經(jīng)過立項(xiàng)申請后才能開展支付。若立項(xiàng)申請不符合要求則予以退回。其次，建立合理的審批模式。在立項(xiàng)申請發(fā)出后由系統(tǒng)自動提交審批。在審批環(huán)節(jié)根據(jù)不同事項(xiàng)的要求及重要性分別提交不同人員進(jìn)行審批。同時(shí)，系統(tǒng)要能夠自動監(jiān)控相關(guān)預(yù)算額度是否超支，超支事項(xiàng)不得予審批通過。最后，以系統(tǒng)落實(shí)支付申請。在審批完成之后，由系統(tǒng)將支付事項(xiàng)錄入財(cái)務(wù)模塊，由出納人員完成支付后系統(tǒng)將信息錄入總賬，確保預(yù)算相關(guān)數(shù)據(jù)與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)之間實(shí)現(xiàn)有效銜接。

（四）通過信息系統(tǒng)完善預(yù)算考核

第一，建立科學(xué)的預(yù)算分析措施。在實(shí)施預(yù)算考核之前，要能夠通過信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對預(yù)算的動態(tài)分析。在預(yù)算考核之前，考核人員要通過系統(tǒng)分析預(yù)算執(zhí)行狀況，對不同預(yù)算指標(biāo)進(jìn)行分析，并且分析預(yù)算編制與執(zhí)行過程中存在的問題，根據(jù)預(yù)算進(jìn)度、執(zhí)行差異等分類管理預(yù)算工作中的問題，及時(shí)落實(shí)整改標(biāo)準(zhǔn)，確保預(yù)算工作的各類問題得到實(shí)時(shí)整改。

第二，形成合理的預(yù)算考核方案。企業(yè)要在每年年底執(zhí)行預(yù)算考核。企業(yè)在實(shí)施預(yù)算考核環(huán)節(jié)，通過明確具體的預(yù)算考核標(biāo)準(zhǔn)將預(yù)算考核結(jié)果和人員薪酬相掛鉤，并制定相應(yīng)的獎懲措施。在信息系統(tǒng)管理模式下，由系統(tǒng)形成相應(yīng)的預(yù)算差異表，并落實(shí)整改機(jī)制，確保各類問題都能得到及時(shí)整改。

首先，對預(yù)算編制落實(shí)考核措施。在實(shí)施預(yù)算編制考核環(huán)節(jié)，要對預(yù)算編制的情況落實(shí)考核，對預(yù)算編制精確度、編制依據(jù)合理性等方面事項(xiàng)進(jìn)行考核[3]。其次，根據(jù)各級人員工作情況實(shí)施考核。企業(yè)要根據(jù)各級人員具體預(yù)算執(zhí)行情況實(shí)施考核，包括分析財(cái)務(wù)指標(biāo)和非財(cái)務(wù)指標(biāo)執(zhí)行的情況，其中財(cái)務(wù)指標(biāo)主要是分析成本控制指標(biāo)、經(jīng)濟(jì)效益指標(biāo)，非財(cái)務(wù)指標(biāo)主要是分析客戶滿意度等。最后，形成科學(xué)的獎懲措施。在完成考核后，要根據(jù)考核的結(jié)果實(shí)施獎懲標(biāo)準(zhǔn)，由系統(tǒng)自動計(jì)算獎懲結(jié)論，并以此實(shí)施獎懲，提高人員工作的積極性。

結(jié) 語

當(dāng)前，全面預(yù)算管理工作的信息化對企業(yè)有著至關(guān)重要的意義。但是，傳統(tǒng)的預(yù)算管理工作無法實(shí)現(xiàn)對各類工作的嚴(yán)格控制。在信息化時(shí)代，信息系統(tǒng)的應(yīng)用能夠有效為預(yù)算工作的改進(jìn)提供支持，達(dá)到提高預(yù)算有效性的目的。同時(shí)，在預(yù)算控制環(huán)節(jié)中，借助系統(tǒng)能夠有效解決預(yù)算管理工作的問題，實(shí)現(xiàn)對各類工作的信息化控制。本文探討了信息化時(shí)代下的預(yù)算管理工作，認(rèn)為企業(yè)在信息化時(shí)代下要充分認(rèn)識到預(yù)算工作的價(jià)值。企業(yè)在未來發(fā)展過程中，除了本文所探討的相關(guān)理論，還可以進(jìn)一步結(jié)合自身的實(shí)際特點(diǎn)不斷完善預(yù)算管理流程，為企業(yè)發(fā)展提供支持。