現(xiàn)代企業(yè)制度下企業(yè)檔案管理研究

顧紅梅

（中核環(huán)保，北京 100045）

引 言

企業(yè)的檔案管理工作至關(guān)重要，它以生產(chǎn)運營和管理活動中的檔案材料為核心，運用科學的方法對企業(yè)檔案材料進行信息采集、梳理、綜合和加工維護。此舉旨在維護企業(yè)檔案信息的完整性，為企業(yè)形成完備的檔案資料提供有力支持，進而促進企業(yè)的穩(wěn)健發(fā)展。隨著計算機技術(shù)和網(wǎng)絡技術(shù)的飛速發(fā)展，以及現(xiàn)代企業(yè)制度在我國企業(yè)的逐步確立和完善，當前社會對企業(yè)提出了新的要求。在新時代背景下，為更好地順應時代發(fā)展的需求和實現(xiàn)自我發(fā)展的目標，企業(yè)需重視對各項工作的創(chuàng)新，并尋求最適合自身發(fā)展的工作制度。企業(yè)的檔案管理工作也應適應當前社會的發(fā)展，不斷更新管理觀念，利用現(xiàn)代服務理念和科學技術(shù)手段優(yōu)化檔案管理。這樣不僅可以為企業(yè)實施現(xiàn)代企業(yè)制度提供助力，還能更好地適應現(xiàn)代企業(yè)制度背景下的發(fā)展需求，為企業(yè)的發(fā)展提供有力支撐。

一、企業(yè)檔案在企業(yè)發(fā)展中的作用

企業(yè)檔案隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展而出現(xiàn)并發(fā)展?，F(xiàn)代企業(yè)管理的核心和基礎(chǔ)是信息，而管理則建立在企業(yè)豐富、全面、準確的信息基礎(chǔ)之上。為了取得成功，企業(yè)必須善于整理和研究過去的、現(xiàn)在的各種情況、資料，并根據(jù)企業(yè)發(fā)展的客觀條件和主觀情況進行分析?；谄髽I(yè)歷史發(fā)展的相關(guān)資料，企業(yè)應對未來的發(fā)展前景做出正確評估[1]。利用這些數(shù)據(jù)資源，企業(yè)可以積累、了解、判斷內(nèi)外部情況，對企業(yè)市場競爭力、產(chǎn)品形式、人員模式等進行全面的分析。同時，通過對比、分析、研究豐富的、歷史的、真實的檔案數(shù)據(jù)資源，企業(yè)可以預測業(yè)務的未來發(fā)展趨勢與變動。通過開展這樣的工作，企業(yè)能夠?qū)彆r度勢地做出正確的判斷，制定出符合現(xiàn)實的發(fā)展政策與經(jīng)營規(guī)劃，從而提升競爭力和適應社會經(jīng)濟發(fā)展變化的能力。此外，這些信息不僅在本企業(yè)提供利用、產(chǎn)生效益，還具有信息資料交換轉(zhuǎn)讓的功能。在參與市場競爭的過程中，企業(yè)可以通過信息資料的雙向交流與其他企業(yè)的檔案信息進行交流和交換，從而提高企業(yè)檔案的實用價值，提升企業(yè)對行業(yè)整體的了解程度，最終幫助企業(yè)實現(xiàn)與發(fā)展的社會經(jīng)濟效益相符合的等價效益。

二、企業(yè)檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案管理理念、工作方式落后

受傳統(tǒng)檔案管理理念的影響，我國企業(yè)在開展檔案管理工作時普遍存在創(chuàng)新意識薄弱、工作理念落后的問題。部分企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作人員難以接受新思想和新技術(shù)，許多企業(yè)的檔案管理部門仍依賴人際關(guān)系獲取信息，缺乏對信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)分析工具的應用。他們通過傳統(tǒng)的調(diào)研方式獲取員工的檔案信息，導致工作效率低下，檔案的真實性和有效性也無法得到保障。此外，企業(yè)對檔案資料的利用和共享遠不能滿足企業(yè)發(fā)展的需求。數(shù)據(jù)和資料的開發(fā)仍處于較低層次，缺乏高質(zhì)量的共享平臺。這極大地限制了企業(yè)檔案管理工作的開展[2]。在新時代背景下，我國企業(yè)缺乏掌握新興技術(shù)的人才，檔案管理仍停留在基本層面，如整理和保存全宗資料等。企業(yè)檔案管理工作的信息化水平整體較低，管理理念和工作方式都相對落后。這導致企業(yè)總體發(fā)展進程緩慢，難以滿足新時代發(fā)展的需求。

（二）檔案管理信息化水平比較落后，利用效率較低

隨著大數(shù)據(jù)時代的來臨，企業(yè)已全面進入互聯(lián)網(wǎng)時代。新時代的背景要求企業(yè)檔案管理工作必須與時俱進，不斷提升信息化水平，進而提高整體的工作質(zhì)量。為了確保信息化環(huán)境下企業(yè)檔案管理工作的順利推進，必須與技術(shù)發(fā)展相適應。然而，我國企業(yè)檔案信息化建設(shè)的起步相對較晚，大部分企業(yè)缺乏完善的工作機制。管理條例和管理手段的缺失導致檔案管理工作中的問題難以得到及時解決[3]。此外，企業(yè)相關(guān)負責人對檔案管理工作的重視不足，未能引進先進技術(shù)，以促進相關(guān)管理工作的與時俱進。同時，忽視對職工的信息技術(shù)培訓，導致企業(yè)內(nèi)部檔案管理部門人員運用新興技術(shù)的能力和意識較低。這些問題導致企業(yè)檔案管理工作整體落后于社會發(fā)展的需求。

三、現(xiàn)代企業(yè)制度對企業(yè)檔案管理工作的影響

（一）企業(yè)檔案種類更多樣、內(nèi)容更豐富

在現(xiàn)代企業(yè)制度下，以市場為導向，企業(yè)不僅能夠積極參與國內(nèi)市場競爭，還有更多的精力和資本投身于國際市場競爭。隨著企業(yè)活動范圍的擴大、交易市場的拓展、員工數(shù)量的增加及經(jīng)營管理活動的逐步增加，企業(yè)產(chǎn)生的檔案數(shù)量也日益增長，已經(jīng)遠遠超出了以往的檔案收集范圍?？偟膩碚f，現(xiàn)代管理制度下的企業(yè)檔案種類更加多樣，內(nèi)容也更加豐富。一方面，除了常規(guī)的紙質(zhì)文檔，電子文檔在企業(yè)文檔中的比重逐漸提升，企業(yè)檔案的電子化趨勢日益明顯；另一方面，隨著現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展實踐的推進，企業(yè)管理者更加重視契約管理和信用資本等要素對企業(yè)經(jīng)營管理的影響。在此基礎(chǔ)上，逐漸形成了包括合同檔案、信用文檔、法律事務文檔等在內(nèi)的電子文檔類別和結(jié)構(gòu)，以適應現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營管理與發(fā)展的實際需求。

（二）企業(yè)檔案管理工作重點發(fā)生變化

現(xiàn)代企業(yè)制度具有其獨特之處，與以往制度有所不同。根據(jù)這些特點，企業(yè)管理理念注重以資產(chǎn)為紐帶，實現(xiàn)職責分工明確的資本經(jīng)營。隨著企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營模式的轉(zhuǎn)變，對企業(yè)相關(guān)工作的開展也提出了新的要求。在此背景下，企業(yè)檔案管理工作的重心也發(fā)生了變化，從行政檔案管理轉(zhuǎn)向側(cè)重企業(yè)資產(chǎn)檔案的管理。這意味著根據(jù)企業(yè)資產(chǎn)的所有權(quán)情況，決定對其檔案工作管理的隸屬關(guān)系。這表明，企業(yè)應按照自身的發(fā)展特點及實際發(fā)展需要，選擇最有利于企業(yè)發(fā)展的檔案保管方式，及時總結(jié)和保存相關(guān)資料，將價值界定、職責轉(zhuǎn)變的重要文件資料作為企業(yè)檔案保管的工作重點。

四、現(xiàn)代企業(yè)制度下如何開展企業(yè)檔案管理工作

（一）建立責任制并加強員工的業(yè)務培訓

建立負責制首先要明確各任務的負責人，確保他們熟知自己的職能和義務。例如，企業(yè)最高管理者需設(shè)立企業(yè)檔案管理工作的負責人，各部門至少要有一位專職檔案保管人員，負責本部門的檔案管理工作。確立責任者能在很大程度上提高相關(guān)人員對檔案管理工作的重視程度。處理好歸檔材料的有序歸檔和檔案記錄后具體工作人員的落實問題，是提高檔案管理效率和營造良好企業(yè)氛圍的關(guān)鍵。為滿足企業(yè)檔案管理的基本要求并實現(xiàn)有效實施，負責人需將業(yè)務培訓計劃納入工作總體規(guī)劃中。

首先，各部門負責人員需提前接受基礎(chǔ)歸檔記錄培訓，以確保他們熟練掌握各種有效管理文檔的技巧，以應對檔案管理中的問題。這樣能改善歸檔材料的品質(zhì)，提高歸檔管理水平。

其次，要注重培養(yǎng)檔案管理工作人員的計算機應用技能，提高他們的在線學習能力。這不僅能提升企業(yè)檔案管理工作人員的基本理論知識和技術(shù)水平，還能培養(yǎng)出復合型檔案管理人才，進一步提升檔案管理工作的效率。

（二）集成電子檔案信息資源，滿足多元化應用需求

企業(yè)檔案的保管工作對企業(yè)和社會經(jīng)濟的長遠發(fā)展具有深遠的意義。企業(yè)檔案與信息資源的整合，將各種來源的信息以一定的形式和特點進行整合，并在物理數(shù)據(jù)上實現(xiàn)有機集成，為相關(guān)管理部門創(chuàng)造全面而實際的信息共享與便利。

在檔案數(shù)據(jù)集中管理過程中，負責人需要全面、合理、準確地搜集企業(yè)在發(fā)展過程中形成的各類知識信息和管理數(shù)據(jù)。同時，需要將與本企業(yè)發(fā)展相關(guān)的資料進行科學梳理，轉(zhuǎn)換為統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫格式，將這些數(shù)據(jù)有序、系統(tǒng)地整理后，利用計算機技術(shù)加工整合并存儲在企業(yè)檔案庫中，供企業(yè)相關(guān)人員使用。

在推動企業(yè)檔案管理工作向數(shù)字化發(fā)展的過程中，要重視借助新媒體技術(shù)的快速發(fā)展，線上搜集符合使用需要的資料，并在不泄露機密的情況下在互聯(lián)網(wǎng)平臺進行檔案資料的分析。多渠道拓寬對檔案資料的利用，進而實現(xiàn)對信息資源的共享與高效利用[4]。

在知識經(jīng)濟時代，企業(yè)檔案資源需要迅速轉(zhuǎn)化為知識資源，并構(gòu)建高效共享平臺。將企業(yè)內(nèi)部檔案資源轉(zhuǎn)化為共享資源，實現(xiàn)內(nèi)部員工和管理層之間的高質(zhì)量對接，促進企業(yè)檔案管理工作的順利高效開展，更好地滿足企業(yè)多元化的檔案需求。

（三）創(chuàng)新企業(yè)發(fā)展新理念，重視數(shù)字化建設(shè)

隨著信息時代的發(fā)展，信息技術(shù)在我國眾多領(lǐng)域中得到了廣泛應用。隨著計算機網(wǎng)絡技術(shù)水平的不斷提高，大數(shù)據(jù)管理時代的來臨已成為大勢所趨。在此背景下，企業(yè)檔案管理數(shù)字化工程至關(guān)重要，必須完成相關(guān)工作的基礎(chǔ)任務，順應網(wǎng)絡時代的發(fā)展潮流，推動企業(yè)檔案信息管理的電子化發(fā)展，為用戶帶來更方便、更快捷的服務。

在大數(shù)據(jù)時代下，企業(yè)應重視樹立“大檔案”理念，建立具有企業(yè)特色、高效服務于中心工作的“大檔案”系統(tǒng)，充分體現(xiàn)時代性的“互聯(lián)網(wǎng)+”智能，提升檔案的智能化與管理水平。要將“大檔案”體系信息化建設(shè)融入企業(yè)的信息化戰(zhàn)略工作中，高度重視與“大檔案”信息系統(tǒng)建設(shè)流程和企業(yè)業(yè)務、專業(yè)流程之間的有機融合。在新系統(tǒng)開發(fā)前期，要做好研發(fā)和規(guī)劃等工作，并注意企業(yè)與其他信息系統(tǒng)之間的協(xié)調(diào)性、銜接性。同時，要充分考慮系統(tǒng)的更新與保護工作，構(gòu)建完整的國家標準管理體系，完善制度。

此外，企業(yè)為實現(xiàn)對數(shù)據(jù)資源收集、傳輸、保存、歸檔、共享、開放、使用的國家標準化管理體系制訂規(guī)劃、分步推進、突出重點，提高管理效率，加快建立企業(yè)資源共享開放和安全發(fā)展的良好格局。不斷完善企業(yè)的檔案管理體制，最終促進企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)工作的有效開展。

（四）積極搞好開發(fā)利用，為企業(yè)各項工作服務

目前，企業(yè)檔案信息資料研究工作的成果主要體現(xiàn)在編研成果方面。如何有效利用企業(yè)檔案、深入挖掘檔案信息資料，是企業(yè)檔案管理的核心目標，也是企業(yè)檔案管理人員面臨的重要挑戰(zhàn)。為了實現(xiàn)這一目標，企業(yè)檔案管理工作者需緊密圍繞企業(yè)的發(fā)展需求，通過編制各種檢索工具，深入了解市場動態(tài)，積極開發(fā)新商品和新技術(shù)，從被動服務轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃铡Ｍ瑫r，要全面發(fā)掘和利用企業(yè)檔案的潛在價值，認真開展檔案編研工作，以更全面、科學地記載企業(yè)的發(fā)展歷程，為企業(yè)提供準確、高效的歸檔信息[5]。此外，企業(yè)檔案管理工作的順利進行離不開檔案管理人員的支持。提高檔案保管人員的基本素質(zhì)是現(xiàn)代企業(yè)制度背景下檔案管理工作的關(guān)鍵。這包括專業(yè)的知識技能、業(yè)務管理能力以及計算機技術(shù)。因此，企業(yè)應重視培養(yǎng)復合型檔案保管人才，加強人才隊伍建設(shè)，優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)，深入研究，并做好檔案信息的運用，以促進企業(yè)檔案管理工作的優(yōu)質(zhì)發(fā)展。

結(jié) 語

隨著中國社會經(jīng)濟的快速發(fā)展和科技的日新月異，企業(yè)在獲得新的發(fā)展機遇的同時也面臨著諸多挑戰(zhàn)。企業(yè)檔案作為具有重要價值的資料，其管理工作的完善對企業(yè)的發(fā)展具有深遠的影響。因此，順應時代發(fā)展的要求，對企業(yè)檔案管理工作進行創(chuàng)新是至關(guān)重要的。在此背景下，企業(yè)應重視根據(jù)時代發(fā)展的要求，運用信息化工具，更新自我發(fā)展理念，以促進企業(yè)檔案管理工作的高效開展。通過創(chuàng)新檔案管理方式和方法，提高檔案的利用價值和效率，為企業(yè)的發(fā)展提供更好的支持和服務。