打造“智活”應用 提升市域檔案治理效能
——以舟山市為例

張丹斌 董振宇 /舟山市檔案館

1 提出問題

早在2005年，舟山市檔案局（館）采用全市統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一部署、統(tǒng)一平臺、分區(qū)域?qū)嵤?，同步發(fā)展的方式穩(wěn)步推進檔案信息建設，此后多次對應用系統(tǒng)進行迭代升級，2021年完成數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)的信創(chuàng)改造后，已具有區(qū)域管理服務一體化平臺的雛形。但在運行過程中，仍有較多不足之處：一是檔案業(yè)務智能化程度較低。系統(tǒng)缺乏云計算、大數(shù)據(jù)、人工智能等現(xiàn)代化技術來輔助管理；二是檔案利用方式不夠靈活。各檔案室和檔案館的檔案資源未得到完全地整合利用，導致檔案利用的深度、廣度及便利性還不夠；三是全域信息系統(tǒng)未能實現(xiàn)整合。市本級及每個縣（區(qū)）各自部署一套應用系統(tǒng)，管理及運維的人力物力總體成本較大；四是檔案業(yè)務協(xié)同不夠到位。局、館、室檔案業(yè)務的融合度還不夠，對檔案室更多側(cè)重于提供服務，監(jiān)管評價功能較為薄弱。

2 解決思路

2022年，舟山市檔案館開始謀劃，重構(gòu)原數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)的基礎上全面升級，打通全市局、館、室業(yè)務與數(shù)據(jù)通道，打造智能歸集、智慧監(jiān)管、智活利用三大應用場景，在此基礎上實現(xiàn)區(qū)域共享、業(yè)務融合、流程再造、制度重塑，全面提高市域檔案治理效能。

2.1 系統(tǒng)應用智能化

利用云計算、大數(shù)據(jù)、人工智能等現(xiàn)代信息技術，在檔案歸集、檔案檢測、檔案鑒定、檔案編研等領域充分實現(xiàn)自動化和智能化，推動檔案業(yè)務和檔案管理工作提質(zhì)增效。

2.2 檔案利用靈活化

增加檔案利用的方式和途徑，通過“即辦即歸、即歸即用”的方式來增強檔案活力，充分利用各單位數(shù)字檔案室可利用檔案，以及數(shù)字檔案館開放檔案和已進館檔案，靈活利用檔案資源。

2.3 全域系統(tǒng)整合化

實現(xiàn)舟山市本級、縣（區(qū)）全域一體化建設、一體化應用、一體化管理，即集全市二級檔案局（館）力量來建設一套一體化應用平臺，進行統(tǒng)一應用，橫向覆蓋到所有直屬單位，縱向至村（社區(qū)），同時在統(tǒng)一的平臺上實行“一地創(chuàng)新，全市推廣”等應用統(tǒng)一管理。

2.3 管理服務一體化

在原有數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)的基礎上，增強檔案業(yè)務監(jiān)督管理的功能，同時充分利用數(shù)字化轉(zhuǎn)型理念，通過流程再造、制度重塑來提高檔案治理的現(xiàn)代化水平。

3 探索與實踐

智能歸集、智慧監(jiān)管、智活利用以及數(shù)字檔案室是一體化平臺的核心亮點。其中全新的數(shù)字檔案室是基座，智慧監(jiān)管是建立在數(shù)字檔案室基礎上進行全方位業(yè)務監(jiān)管，智能歸集是對數(shù)字檔案室功能的擴展，用于實現(xiàn)數(shù)據(jù)的多渠道收集、部門檔案立卷管理與移交，以及向檔案館的移交，智活利用是對檔案利用方式的全新探索。

3.1 重構(gòu)數(shù)字檔案室

通過對數(shù)字檔案室進行全方位畫像，對檔案室的屬性進行數(shù)據(jù)化，如單位概況（含單位基本信息、檔案分管領導及檔案部門主管領導在浙政釘上的定位等）、檔案管理制度（含檔案局要求必須具備的制度及個性化制度，要求上傳相關文件）、檔案用房管理（包括庫房的性質(zhì)、面積以及其他功能用戶的屬性，要求上傳圖片）、檔案九防管理（要求上傳相關證據(jù)）、庫房溫濕度管理（物聯(lián)設備自動采集）、設施設備管理（要求登記檔案專用設備并上傳圖片）等，以此實現(xiàn)檔案業(yè)務的全局監(jiān)管。另外，在檔案管理功能上，一體化平臺增加了標簽及漏歸錯歸檢測功能。其中利用標簽及綜合檢索，可以在原有各類檔案的基礎上建立各種邏輯上的專題庫，并可對專題進行授權(quán)利用或數(shù)據(jù)導出。邏輯上的專題庫既保持了檔案的原始性、一致性，又能方便檔案的管理及利用，在重大活動/突發(fā)事件檔案管理及專題檔案的接收工作中發(fā)揮了重要作用。檔案的漏歸錯歸檢測功能是由系統(tǒng)來自動檢測可能漏歸或錯歸的檔案，其中檔案漏歸主要從“歷年檔案數(shù)量分析”“發(fā)文文號的漏號重號分析”“檔案原文頁數(shù)與登記頁數(shù)對比分析”，以及“根據(jù)對歷史數(shù)據(jù)歸檔情況的學習進行分析”等幾個維度進行檢測并提醒；檔案錯歸主要從“檔案字段內(nèi)容檢測”“關聯(lián)字段一致性檢測”“目錄與原文一致性檢測”“保管期限智輔檢測”“以圖搜圖方式密件篩選”等方面進行檢測。

3.2 智慧監(jiān)管

舟山市智活檔案全域管理服務一體化平臺業(yè)務應用體系

智慧監(jiān)管通過對監(jiān)管對象數(shù)據(jù)化、監(jiān)管業(yè)務指數(shù)化，來實現(xiàn)監(jiān)管過程無感化、檔案工作規(guī)范化、檔案業(yè)務現(xiàn)代化，同時將區(qū)域管理與行業(yè)管理相結(jié)合，進一步提高了監(jiān)管效率。在檔案室基本屬性數(shù)據(jù)化的基礎上，檔案局業(yè)務人員對所監(jiān)管檔案室的各個屬性進行全面督導確認，及時發(fā)現(xiàn)所監(jiān)管檔案室情況的變化，也可在業(yè)務督導發(fā)現(xiàn)問題時進行督導，要求檔案室及時進行改進或完善，以此可保障檔案室基礎數(shù)據(jù)的實時性和準確性。通過對檔案工作的全方位在線監(jiān)管，最終實現(xiàn)指數(shù)化的年檢，即每年根據(jù)定義的年檢指標系統(tǒng)自動統(tǒng)計各單位的檔案年檢得分，并賦予相應等級。

在監(jiān)管方面，還可以根據(jù)檔案主管部門工作安排對檔案室的單項工作進行考核，來促進檔案室此項的規(guī)范化常規(guī)化開展。如在檔案室在增加“外包項目管理”模塊，要求各檔案室對單位的外包項目進行全生命周期登記，檔案主管部門就可對轄區(qū)內(nèi)的外包項目進行全面監(jiān)管，同時通過對各單位建設項目的情況綜合分析來管理檔案外包服務企業(yè)。

智慧監(jiān)管，須全面做到數(shù)據(jù)的融合與業(yè)務的融合，才能真正發(fā)揮作用，比如把檔案員的管理與檔案培訓、專家管理、職稱管理等合成一個人才管理的模塊，以確保數(shù)據(jù)的一致性與業(yè)務的連貫性。

同時在一體化平臺中，可實現(xiàn)區(qū)域管理與行業(yè)管理相結(jié)合的管理方式，除傳統(tǒng)按市、縣（區(qū)）、鄉(xiāng)鎮(zhèn)的層級管理外，輔以行業(yè)管理，如市教育局可監(jiān)管縣（區(qū)）教育局及市屬學校的檔案工作等。

3.3 智能歸集

智能歸集包含了檔案室檔案的收集、歸檔及檔案館的征集、接收等環(huán)節(jié)。綜合檔案室文件及業(yè)務檔案來自于各個業(yè)務部門，部門文件的收集與管理分為部門文件采集、部門預歸檔及部門檔案管理三個模塊，并通過調(diào)用AI技術實現(xiàn)智輔歸檔。其中文件采集用于各部門收集各類賬外文件、照片、錄音錄像文件等，然后提交給綜合檔案員統(tǒng)一歸檔，為了方便部門文件的收集報送，一體化平臺還配套浙政釘小程序，可以利用手機進行照片、音視頻等檔案采集及機房巡檢等工作；部門預歸檔自動接收政務類電子文件或其他系統(tǒng)預歸過來的電子文件并進行整理歸檔；部門檔案管理則根據(jù)部門立卷管理的原則，由相關業(yè)務部門對自己部門的檔案進行立卷管理，部門檔案可以來自上述部門預歸檔文件的歸檔，也可以管理實體檔案的數(shù)字化副本，部門檔案管理受綜合檔案員的監(jiān)管與指導，并每年向綜合檔案室移交。為了方便單位文書更準確地對文件進行歸檔，利用大數(shù)據(jù)分析及人工智能技術開發(fā)智輔歸檔組件，由OA系統(tǒng)調(diào)用，在OA歸檔時主動推薦文件的歸檔屬性，即是否歸檔及相應的保管期限，可在一定程度上解決了歸檔準確率的問題。

3.4 智活利用

智活利用是對活用檔案的一種探索，通過查檔直通車、我檔我查、擬稿輔助、文件跟蹤落實、重要工作提醒等，實現(xiàn)檔案的多元價值，提升檔案利用的廣度與深度。其中，“查檔案直通車”可以根據(jù)相應權(quán)限在全市范圍內(nèi)進行查檔，如館藏開放檔案向所有機關及事業(yè)單位的工作人員提供全文利用、單位檔案由綜合檔案員進行授權(quán)利用，并可以根據(jù)目錄檢索權(quán)限對查到的檔案進行原文查閱申請等；“文件落實跟蹤”由相關人員對重要工作相關文件進行落實跟蹤，并生成統(tǒng)計報表；“擬稿輔助”利用海量的檔案資源為文件起草提供幫助；“我檔我查”利用全市館藏民生檔案以及市公共數(shù)據(jù)平臺中的相關業(yè)務數(shù)據(jù)為浙政釘用戶提供個人檔案的查詢。

4 成效與展望

2023年12月，舟山市智活檔案全域管理服務一體化平臺項目已通過初驗，舟山市檔案局館聯(lián)合印發(fā)了《舟山市智活檔案全域管理服務一體化平臺（電子政務外網(wǎng)版）運行管理辦法》（試行），開始全面試運行。目前，全市原來數(shù)字檔案室系統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)均已遷移到一體化平臺，各類檔案數(shù)據(jù)53TB，共630家單位進行使用，其中市本級153家單位。同時，舟山市檔案局全面開展對市直屬單位的在線督導，系統(tǒng)上線后，2023年共督導18648次，2024年也已完成1萬多次的督導（檔案室每一個屬性或數(shù)據(jù)的督導統(tǒng)計一次），并制定了《舟山市年度檔案工作檢查指數(shù)評價實施辦法（試行）》，現(xiàn)已完成對市本級126家單位的2023年度在線年檢，效果較好，計劃于2024年起在全市推廣指數(shù)化的年檢工作。

一體化平臺已實現(xiàn)了與市統(tǒng)建OA系統(tǒng)的對接，并為OA系統(tǒng)提供了智輔歸檔接口，方便文書進行電子公文歸檔，市本級與定海區(qū)已推廣使用；照片采集、部門預歸檔與部門立卷管理等歸集模塊應用較好；市檔案館已能通過一體化平臺常規(guī)化開展檔案在線移交接收工作。

通過對一體化平臺的探索實踐，發(fā)現(xiàn)以下幾個方面目前有待完善：

一是新老系統(tǒng)之間的差異較大，新系統(tǒng)在系統(tǒng)界面、軟件功能、角色權(quán)限、使用方法等方面都有較大變更，需要加強對檔案員的培訓，以加快軟件的深層次應用。

二是指數(shù)化年檢的指標設置及算法實現(xiàn)有待進一步完善。我們依照《浙江省檔案室業(yè)務建設評價辦法》有關要求，結(jié)合舟山往年的年檢辦法，制定了《舟山市年度檔案工作檢查指數(shù)評價實施辦法（試行）》，在市本級進行了先行先試，由于受到檔案室現(xiàn)有數(shù)據(jù)及算法的限制 ，加上初期的探索研究還有思慮不周之處，其指標設置的科學性與算法的合理性還需進一步提升。

三是平臺的功能還需進一步完善。平臺試運行后，檔案業(yè)務基于平臺進行開展，發(fā)現(xiàn)有些功能還需調(diào)整業(yè)務流程，進行進一步完善。

后期，我們將不斷優(yōu)化完善一體化平臺，在市域內(nèi)普及使用，并以一體化平臺為依托，全面深化檔案業(yè)務，不斷強化檔案管理現(xiàn)代化水平，促進檔案工作提質(zhì)增效，為全市檔案行政管理部門、各檔案館、各立檔單位以及各檔案利用者提供實實在在的使用便利，推進舟山市全域檔案治理體系和治理能力的現(xiàn)代化。