基于價(jià)值創(chuàng)造的差旅平臺(tái)系統(tǒng)建設(shè)研究
——以A 公司為例

●曹 干

一、實(shí)施背景

（一）基于業(yè)務(wù)活動(dòng)的重要性水平

近年來(lái)A 公司所處的數(shù)據(jù)通信市場(chǎng)中，全球云計(jì)算市場(chǎng)處于快速發(fā)展階段，大型數(shù)據(jù)中心無(wú)論是從投資計(jì)劃還是從總資本支出來(lái)看，數(shù)據(jù)中心建設(shè)整體上仍處于快速發(fā)展期。 客戶業(yè)務(wù)不斷增長(zhǎng)，對(duì)數(shù)據(jù)中心的投資已經(jīng)變得越來(lái)越迫切。 而從研發(fā)活動(dòng)和市場(chǎng)開發(fā)層面來(lái)看，業(yè)務(wù)的交流和客戶的拓展所帶來(lái)的差旅活動(dòng)勢(shì)必呈現(xiàn)上漲的趨勢(shì)，員工線下發(fā)生的差旅費(fèi)用所帶來(lái)的大額墊資成本令員工的資金需求變得緊張，為了保障業(yè)務(wù)人員更好地發(fā)揮專業(yè)特點(diǎn)，提升業(yè)務(wù)的增值活動(dòng)，減緩員工的資金及報(bào)銷流程問(wèn)題，差旅平臺(tái)的建設(shè)刻不容緩了。

（二）基于業(yè)務(wù)流程和稅務(wù)稽查層面

出差活動(dòng)是員工線下完成的，業(yè)務(wù)活動(dòng)在發(fā)生之時(shí)對(duì)應(yīng)的管理者無(wú)法得知，這就出現(xiàn)了員工在事中有預(yù)算外的事項(xiàng)或者費(fèi)用發(fā)生而管理者無(wú)法立即得到信息并及時(shí)反饋的現(xiàn)象。 這種現(xiàn)象的發(fā)生會(huì)讓管理者管理的難度加大，也會(huì)因決策的不及時(shí)帶來(lái)一定的經(jīng)濟(jì)損失，增加額外的成本費(fèi)用。

再者，金稅四期的啟用，各地稅務(wù)部門的聯(lián)系和溝通變得愈發(fā)緊密，稅務(wù)部門通過(guò)監(jiān)控金稅系統(tǒng)中開具的票據(jù)與其流向情況， 來(lái)判斷不合規(guī)的票據(jù)對(duì)應(yīng)的收票單位是否存在違規(guī)操作等行為， 由此加大對(duì)企業(yè)的稅務(wù)監(jiān)察力度。 因此，A 公司就需要通過(guò)采用差旅平臺(tái)這類信息化手段來(lái)規(guī)范流程，以達(dá)到規(guī)避稅務(wù)稽查風(fēng)險(xiǎn)、 提高社會(huì)影響力的目的。

二、 差旅平臺(tái)建設(shè)情況及運(yùn)營(yíng)模式

（一）差旅平臺(tái)的調(diào)研階段

A 公司財(cái)務(wù)管理部于2021 年3月份成立差旅平臺(tái)項(xiàng)目專項(xiàng)小組，主要負(fù)責(zé)差旅平臺(tái)的搭建工作。 根據(jù)工作目標(biāo)， 由組長(zhǎng)遞交項(xiàng)目年度工作計(jì)劃和具體方案， 并且對(duì)每一個(gè)階段的完成情況定期進(jìn)行匯報(bào)， 由財(cái)務(wù)管理部負(fù)責(zé)人針對(duì)工作開展及期間遇到的問(wèn)題提出評(píng)價(jià)意見和具體解決措施。根據(jù)總體安排， 差旅平臺(tái)搭建的主要工作分四個(gè)階段，即：項(xiàng)目調(diào)研、項(xiàng)目立項(xiàng)和流程搭建、 項(xiàng)目試運(yùn)行與正式運(yùn)行、項(xiàng)目后續(xù)跟蹤及反饋。項(xiàng)目調(diào)研階段的主要任務(wù)是對(duì)當(dāng)前市場(chǎng)中現(xiàn)有的商旅服務(wù)平臺(tái)進(jìn)行調(diào)研， 了解現(xiàn)有商旅服務(wù)平臺(tái)對(duì)應(yīng)各家公司的產(chǎn)品及服務(wù)情況。項(xiàng)目組組長(zhǎng)通過(guò)聯(lián)系市場(chǎng)中這種大型的軟件服務(wù)公司，請(qǐng)對(duì)應(yīng)公司的專業(yè)團(tuán)隊(duì)來(lái)公司進(jìn)行業(yè)務(wù)宣講、了解各家公司的基本情況，產(chǎn)品的流程結(jié)構(gòu)、商業(yè)模式、后續(xù)服務(wù)與收費(fèi)情況。

（二）項(xiàng)目立項(xiàng)和流程搭建

對(duì)若干家商旅服務(wù)公司業(yè)務(wù)了解到各家公司產(chǎn)品特點(diǎn)和服務(wù)方式，最終通過(guò)招標(biāo)流程選定B 公司承接A 公司差旅平臺(tái)的搭建工作。

首先，A 公司差旅項(xiàng)目組和B 公司通過(guò)業(yè)務(wù)探討、流程設(shè)計(jì)和場(chǎng)景重現(xiàn)，定義了差旅平臺(tái)的服務(wù)范圍和業(yè)務(wù)模式，即差旅平臺(tái)是公司差旅申請(qǐng)、預(yù)定、報(bào)銷的全流程業(yè)務(wù)平臺(tái)。包含員工出差前申請(qǐng)，出差中機(jī)票、酒店、出租車和火車等資源預(yù)定，出差后的確認(rèn)及報(bào)銷全線上業(yè)務(wù)服務(wù)。 根據(jù)該定義，項(xiàng)目組和B 公司最終敲定了差旅服務(wù)的流程模型，差旅平臺(tái)通過(guò)對(duì)員工事前申請(qǐng)、事中業(yè)務(wù)發(fā)生和調(diào)節(jié)、 事后費(fèi)用的歸集和結(jié)算，實(shí)現(xiàn)出差活動(dòng)全流程服務(wù)和管控，貫穿了出差活動(dòng)的始終，體現(xiàn)了資源共享和技術(shù)的創(chuàng)新。

流程設(shè)定完畢之后，B 公司針對(duì)流程結(jié)構(gòu)和A 公司業(yè)務(wù)特點(diǎn)，設(shè)計(jì)差旅平臺(tái)的應(yīng)用架構(gòu)。 B 公司在差旅平臺(tái)中嵌入了自己公司的資源平臺(tái)，將商務(wù)酒店、火車飛機(jī)預(yù)定、交通用車等現(xiàn)有的資源融入到該系統(tǒng)中，并且通過(guò)電腦端與手機(jī)APP 實(shí)時(shí)對(duì)接，讓員工不僅能通過(guò)電腦端完成出差活動(dòng)， 也能通過(guò)APP 程序完成業(yè)務(wù)活動(dòng)。而且差旅活動(dòng)的結(jié)算模式也進(jìn)一步得到創(chuàng)新和優(yōu)化，將傳統(tǒng)意義上的員工事后報(bào)銷模式轉(zhuǎn)變成了公司與差旅平臺(tái)集中結(jié)算的模式，簡(jiǎn)化了員工的事后操作，也一定程度上減輕了財(cái)務(wù)部門員工費(fèi)用審核的工作強(qiáng)度。

（三）項(xiàng)目試運(yùn)行與正式運(yùn)行

差旅平臺(tái)的流程設(shè)計(jì)和應(yīng)用架構(gòu)完成之后，A 公司于2022 年7 月份進(jìn)入到系統(tǒng)試運(yùn)行階段，針對(duì)業(yè)務(wù)部門出差特點(diǎn)以及出差期間可能遇到的各類情形逐一進(jìn)行測(cè)試，將測(cè)試過(guò)程中出現(xiàn)的系統(tǒng)問(wèn)題集中進(jìn)行收集、登記，根據(jù)問(wèn)題的集中程度請(qǐng)B 公司和流程信息部組成的專業(yè)團(tuán)隊(duì)進(jìn)行系統(tǒng)的優(yōu)化和升級(jí)，盡最大可能做到反饋的問(wèn)題能夠得到解決。

試運(yùn)行期間業(yè)務(wù)部門員工反饋的問(wèn)題基本得到落實(shí)之后，A 公司于2022 年9—12月份進(jìn)入到項(xiàng)目的正式運(yùn)行階段。 差旅平臺(tái)的上線活動(dòng)并不是一步到位，而是選擇業(yè)務(wù)部門、業(yè)務(wù)發(fā)生情況逐步開展，優(yōu)先選擇出差活動(dòng)頻繁的業(yè)務(wù)部門進(jìn)行差旅平臺(tái)的上線工作。 等到該業(yè)務(wù)部門上線運(yùn)行一段時(shí)間，系統(tǒng)穩(wěn)定且運(yùn)轉(zhuǎn)正常，上線后存在的問(wèn)題進(jìn)一步得到解決之后，再對(duì)下一個(gè)業(yè)務(wù)部門進(jìn)行項(xiàng)目的推廣，做到差旅平臺(tái)上線活動(dòng)循序漸進(jìn)，有條不紊。

（四）項(xiàng)目后續(xù)跟蹤及反饋

差旅平臺(tái)在正式運(yùn)行之后， 由于員工出差過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題具有很大的不確定性和盲目性， 且存在著員工針對(duì)該平臺(tái)的運(yùn)行特點(diǎn)和操作方式不熟悉的情況。 針對(duì)這一現(xiàn)象， 項(xiàng)目組首先對(duì)各個(gè)業(yè)務(wù)部門的廣大員工進(jìn)行系統(tǒng)介紹和集中培訓(xùn)， 做到讓員工能夠快速地運(yùn)用該平臺(tái)實(shí)現(xiàn)出差活動(dòng)。 不僅如此，項(xiàng)目組也是成立了專門的系統(tǒng)答疑平臺(tái)， 針對(duì)員工在使用差旅平臺(tái)過(guò)程中反饋的各類問(wèn)題，及時(shí)收集和反饋，并給出專業(yè)的解決措施和意見， 使員工的體驗(yàn)感進(jìn)一步加強(qiáng)， 盡最大可能保證系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定和高效。

三、差旅平臺(tái)運(yùn)營(yíng)效果

（一）加強(qiáng)業(yè)務(wù)管控，完善業(yè)務(wù)流程

差旅平臺(tái)搭建之前，A 公司員工出差需要事前提交出差申請(qǐng)，出差申請(qǐng)包含出差起始地、出差時(shí)間、出差目的和費(fèi)用預(yù)算。 當(dāng)出差申請(qǐng)得到上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批之后方可進(jìn)行相應(yīng)的業(yè)務(wù)活動(dòng)。 但是在出差過(guò)程中所發(fā)生的各類費(fèi)用，都是員工線下進(jìn)行的，這就使得出差申請(qǐng)和實(shí)際情況隔離開來(lái)，無(wú)法跟蹤業(yè)務(wù)活動(dòng)的進(jìn)展情況。事前申請(qǐng)這一步驟不能有效地跟進(jìn)事中和事后的活動(dòng)，員工在出差過(guò)程中經(jīng)常因特殊業(yè)務(wù)的發(fā)生而出現(xiàn)與事前申請(qǐng)不相符的情形，業(yè)務(wù)人員只能通過(guò)業(yè)務(wù)說(shuō)明和領(lǐng)導(dǎo)審批來(lái)彌補(bǔ)事前申請(qǐng)不足，進(jìn)而完成費(fèi)用報(bào)銷。 這樣一來(lái)，不僅給員工帶來(lái)麻煩，也給對(duì)應(yīng)財(cái)務(wù)人員帶來(lái)工作上的難度。

差旅平臺(tái)搭建以后，平臺(tái)和公司的金蝶系統(tǒng)進(jìn)行人力資源的對(duì)接，把公司辦公平臺(tái)有效地實(shí)現(xiàn)了整合，使得員工能夠在辦公平臺(tái)、訂票系統(tǒng)、報(bào)銷平臺(tái)等多系統(tǒng)及時(shí)進(jìn)行業(yè)務(wù)操作和切換。員工不僅在事前能夠進(jìn)行出差申請(qǐng)，而且隨著業(yè)務(wù)的開展和行程的變化， 能夠?qū)崟r(shí)的提交變更申請(qǐng)和業(yè)務(wù)說(shuō)明，實(shí)現(xiàn)了差旅服務(wù)的事中管控。 不僅如此，差旅平臺(tái)中嵌入了公司的差旅費(fèi)制度，無(wú)論是高鐵或者機(jī)票的預(yù)定， 還是酒店的住宿，差旅平臺(tái)都是優(yōu)先按照差標(biāo)范圍內(nèi)進(jìn)行考量和呈現(xiàn)的， 有效地避免了超標(biāo)預(yù)定的現(xiàn)象，減少了后期的審批成本。即便員工因某些原因發(fā)生的費(fèi)用超過(guò)了標(biāo)準(zhǔn)，平臺(tái)也能夠智能地根據(jù)超標(biāo)范圍選擇后期報(bào)銷方式是全額報(bào)銷還是部分報(bào)銷。對(duì)于員工通過(guò)差旅平臺(tái)發(fā)生的各類標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)的費(fèi)用，平臺(tái)也是統(tǒng)一和公司進(jìn)行結(jié)算， 不僅規(guī)范了票據(jù)的合規(guī)性，還省去了員工單獨(dú)報(bào)銷這一活動(dòng)，提高了事后報(bào)銷的處理效率。 這樣一來(lái)，差旅平臺(tái)通過(guò)流程梳理和系統(tǒng)融合，加強(qiáng)了出差全環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)管控。

（二）實(shí)現(xiàn)降本增效，提高員工滿意度

在差旅平臺(tái)建設(shè)之前，員工出差過(guò)程中酒店訂房和飛機(jī)訂票都是事先在手機(jī)APP中下訂單或者直接前往酒店、 機(jī)場(chǎng)前臺(tái)進(jìn)行，按照商家約定的價(jià)格執(zhí)行，議價(jià)能力受限。尤其是酒店價(jià)格或者機(jī)票價(jià)格會(huì)受到多重因素的影響而起伏不定的城市，員工會(huì)遇到酒店住宿價(jià)格超過(guò)公司差旅費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)的情況，公司也會(huì)面臨高額的出差成本。

由于差旅平臺(tái)中各類費(fèi)用的結(jié)算是平臺(tái)所在的公司集中與不同類型的供應(yīng)商（航空公司、酒店、出租車平臺(tái)、鐵路公司）進(jìn)行結(jié)算，因此，平臺(tái)本身具有一個(gè)強(qiáng)大的營(yíng)銷網(wǎng)絡(luò)和供應(yīng)商群體，這種資源的聚集會(huì)使得供應(yīng)商之間在這個(gè)平臺(tái)中形成一種競(jìng)爭(zhēng)關(guān)系，迫使不同的供應(yīng)商之間為了獲得優(yōu)勢(shì)而展開價(jià)格戰(zhàn)，不僅能夠優(yōu)于市場(chǎng)價(jià)格提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，且集中結(jié)算的模式使員工擺脫了原有差旅模式下金額高、 時(shí)間長(zhǎng)的墊資問(wèn)題，這樣一來(lái)，公司通過(guò)差旅平臺(tái)，不僅實(shí)現(xiàn)了降本增效， 而且提高了員工的滿意度，實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)的雙贏。

（三）合理降低企業(yè)稅負(fù)，規(guī)避稽查風(fēng)險(xiǎn)

在差旅平臺(tái)建設(shè)之前， 公司員工出差過(guò)程中取得的各類票據(jù)在成本性質(zhì)及合規(guī)性上一直存在一定的損失和隱患。 損失表現(xiàn)在，企業(yè)無(wú)法真正享受稅收優(yōu)惠政策，原本可以讓對(duì)方單位開具增值稅專用發(fā)票的卻開具了普通發(fā)票或者定額發(fā)票， 導(dǎo)致一部分原本可以抵扣的稅額因業(yè)務(wù)人員專業(yè)知識(shí)的缺失而喪失了抵扣的權(quán)利； 業(yè)務(wù)存在隱患主要體現(xiàn)在員工取得的發(fā)票為不法經(jīng)營(yíng)單位虛開的發(fā)票由此引發(fā)的稅務(wù)稽查風(fēng)險(xiǎn)。

差旅平臺(tái)建設(shè)之后，這種風(fēng)險(xiǎn)明顯得到改善和控制，員工發(fā)生的費(fèi)用由平臺(tái)與供應(yīng)商進(jìn)行對(duì)接，供應(yīng)商承擔(dān)的成本最終與企業(yè)進(jìn)行結(jié)算，這種模式將傳統(tǒng)形式上員工與眾多不同地區(qū)、不同類型的供應(yīng)商結(jié)算，轉(zhuǎn)換成了企業(yè)只與差旅平臺(tái)進(jìn)行結(jié)算，公司只需要關(guān)注差旅平臺(tái)這家公司的經(jīng)營(yíng)機(jī)制和資信狀況。

四、差旅平臺(tái)實(shí)施對(duì)財(cái)務(wù)管理的意義

（一）貫徹公司增量績(jī)效管理的可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略

增量績(jī)效管理原意是指通過(guò)一種系統(tǒng)的方法將企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)的戰(zhàn)略規(guī)劃和戰(zhàn)略目標(biāo)融入到企業(yè)現(xiàn)有的商業(yè)模式中，使預(yù)算與核算、經(jīng)營(yíng)預(yù)警和業(yè)務(wù)分析、企業(yè)整體績(jī)效和個(gè)人增量績(jī)效能夠有效銜接。而差旅平臺(tái)的建設(shè)和推廣，、正是將該發(fā)展戰(zhàn)略進(jìn)行了進(jìn)一步的貫徹和實(shí)施，因?yàn)椤霸隽靠?jī)效管理”中的增量不僅代表著降低成本， 還要從業(yè)務(wù)中體現(xiàn)增量效應(yīng)，為企業(yè)創(chuàng)造更多更大的價(jià)值，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)全體員工進(jìn)行“增效”的目的。 差旅平臺(tái)就是通過(guò)資源整合， 將出差過(guò)程中的上游供應(yīng)商（酒店、出租車平臺(tái)）匯集到一個(gè)平臺(tái)中， 通過(guò)價(jià)格對(duì)比和服務(wù)的介紹給了消費(fèi)者一定選擇空間， 在眾多的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商中選擇出性價(jià)比最高的商品和服務(wù)， 不僅使出差的成本低于規(guī)定的要求， 而且使員工的體驗(yàn)感有所提升， 這不單單是差旅平臺(tái)帶來(lái)的無(wú)需墊資成本這一顯著優(yōu)勢(shì)， 更是一種信息化創(chuàng)新和資源的聚集令員工的滿意度得到進(jìn)一步上升的體驗(yàn)， 體現(xiàn)了差旅平臺(tái)的增量效應(yīng)與價(jià)值創(chuàng)造。

（二）推動(dòng)了管理會(huì)計(jì)的發(fā)展，加大業(yè)財(cái)融合的力度

傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)對(duì)于出差費(fèi)用的定位主要是審核出差過(guò)程中費(fèi)用的合理性、 票據(jù)合規(guī)性和業(yè)務(wù)規(guī)范性。 對(duì)于傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)工作者來(lái)說(shuō)， 耗費(fèi)大量的精力去審核差旅費(fèi)用已然不符合當(dāng)代經(jīng)濟(jì)社會(huì)以及財(cái)務(wù)的發(fā)展規(guī)律，當(dāng)代財(cái)務(wù)工作者需要從傳統(tǒng)的核算中走出來(lái)，運(yùn)用智能化工具，結(jié)合自身的專業(yè)特點(diǎn)，進(jìn)行業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)的融合， 成為業(yè)務(wù)的分析者和決策者，從而真正做到轉(zhuǎn)型。差旅平臺(tái)的出現(xiàn)是非常好的轉(zhuǎn)型契機(jī)， 這主要體現(xiàn)在差旅平臺(tái)通過(guò)流程優(yōu)化和票據(jù)集中管理實(shí)現(xiàn)了“出差過(guò)程線上操作，費(fèi)用報(bào)銷線上完成”這一理念和目標(biāo)。即，業(yè)務(wù)人員所發(fā)生的各類出差業(yè)務(wù)都是通過(guò)差旅系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)， 所有的財(cái)務(wù)報(bào)賬流程都是通過(guò)平臺(tái)和系統(tǒng)完成， 實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)與系統(tǒng)對(duì)接，財(cái)務(wù)與平臺(tái)對(duì)接的新型管理模式。差旅平臺(tái)這種業(yè)務(wù)模式， 無(wú)疑是以信息化手段為支撐，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)與業(yè)務(wù)活動(dòng)的有機(jī)融合，在這樣的變革下， 現(xiàn)有的財(cái)務(wù)人員就從繁瑣的費(fèi)用報(bào)銷工作中解脫出來(lái)， 可以利用自身的專業(yè)優(yōu)勢(shì)，進(jìn)入管理會(huì)計(jì)的活動(dòng)中去，為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)奉獻(xiàn)出另外一種價(jià)值。

不僅如此， 差旅平臺(tái)的建設(shè)具有相當(dāng)程度的復(fù)雜性， 需要財(cái)務(wù)人員根據(jù)業(yè)務(wù)部門的出差特點(diǎn)設(shè)想不同的業(yè)務(wù)場(chǎng)景， 并且在業(yè)務(wù)活動(dòng)的靈活性、 合理性和財(cái)務(wù)制度的多重制約下做出有利于公司、 有利于員工的各項(xiàng)決策。 因此，差旅平臺(tái)的搭建工作，不僅讓財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)信息互通和共享， 還讓業(yè)務(wù)人員和財(cái)務(wù)人員能夠快速并同步了解彼此的情況，緩解了信息孤島現(xiàn)象，加強(qiáng)了雙方的溝通，提升了財(cái)務(wù)的主動(dòng)服務(wù)意識(shí)， 真正實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)有機(jī)的融合。

（三）擴(kuò)大了數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用領(lǐng)域

A 公司所在的產(chǎn)業(yè)屬于高速發(fā)展的數(shù)據(jù)、通信類行業(yè)，整個(gè)行業(yè)的產(chǎn)品特征主要體現(xiàn)在個(gè)性化、智能化、連接性和生態(tài)化這四個(gè)方面。 而當(dāng)今社會(huì)中數(shù)字化技術(shù)對(duì)產(chǎn)品和服務(wù)的主要影響也體現(xiàn)在這四個(gè)方面，因此，在這樣一個(gè)大的環(huán)境中， 數(shù)字化技術(shù)的運(yùn)用就顯得尤為關(guān)鍵。 而差旅平臺(tái)的建設(shè)也正是朝著這樣一個(gè)大的方向邁進(jìn)。平臺(tái)中，各類出差服務(wù)的需求，也朝著個(gè)性化的方向進(jìn)行發(fā)展。員工利用平臺(tái)的資源優(yōu)勢(shì)， 由傳統(tǒng)差旅活動(dòng)中價(jià)格、 服務(wù)質(zhì)量等功能性訴求轉(zhuǎn)向體驗(yàn)性訴求。不僅如此，差旅平臺(tái)這個(gè)強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理中心可以將零散的信息進(jìn)行收集、加工、處理，為企業(yè)提供高效且準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)資源，這些數(shù)據(jù)資源能夠?yàn)槠髽I(yè)的費(fèi)用管控提供很大的幫助。

差旅平臺(tái)通過(guò)流程再造將業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重新設(shè)計(jì)和創(chuàng)新， 將傳統(tǒng)差旅服務(wù)中非增值活動(dòng)進(jìn)行優(yōu)化和重組， 大大提高了業(yè)務(wù)流程的效率。使現(xiàn)有的流程更快、更好。不僅如此，傳統(tǒng)費(fèi)用報(bào)銷型工作方式也被打破， 建立全新的工作方式， 實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化技術(shù)對(duì)業(yè)務(wù)流程的有利影響。

五、差旅平臺(tái)運(yùn)行過(guò)程中遇到的問(wèn)題及成因分析

（一）業(yè)務(wù)場(chǎng)景的多樣化致使差旅平臺(tái)無(wú)法涵蓋所有的業(yè)務(wù)類型

現(xiàn)有的差旅平臺(tái)只能按照公司既定模式下的情形進(jìn)行業(yè)務(wù)的開展和辦理， 對(duì)于業(yè)務(wù)辦理過(guò)程中出現(xiàn)的特殊場(chǎng)景和現(xiàn)象， 差旅平臺(tái)暫時(shí)無(wú)法滿足要求。 這也就意味著差旅平臺(tái)無(wú)法涵蓋所有的業(yè)務(wù)活動(dòng)， 因此對(duì)于一些平臺(tái)中涉及不到的活動(dòng)和流程， 員工只能按照以前的處理方式通過(guò)線下來(lái)完成， 在后續(xù)的費(fèi)用報(bào)銷環(huán)節(jié)中單獨(dú)提交業(yè)務(wù)申請(qǐng)來(lái)實(shí)現(xiàn)費(fèi)用的補(bǔ)償。

這樣的情況對(duì)于差率平臺(tái)建設(shè)的初期階段可能涉及的會(huì)比較多， 主要還是屬于系統(tǒng)固有的局限性，不能滿足多樣化的業(yè)務(wù)需要。這樣情況的發(fā)生對(duì)于差旅平臺(tái)的建設(shè)來(lái)說(shuō)既是一種不利的影響因素， 也是一種技術(shù)上突破的動(dòng)力。 不利的影響因素主要體現(xiàn)在不能真正意義上實(shí)現(xiàn)出差全環(huán)節(jié)系統(tǒng)化操作；而又是一種技術(shù)突破的動(dòng)力主要是體現(xiàn)在差旅平臺(tái)的搭建工作是一個(gè)持續(xù)性的、不斷提升、不斷完善的工作。 這就要求差旅平臺(tái)在技術(shù)上不斷突破和改進(jìn)。

（二）票據(jù)管理的復(fù)雜性致使相關(guān)管理活動(dòng)受限

票據(jù)管理的復(fù)雜性主要體現(xiàn)在企業(yè)月度進(jìn)行對(duì)賬和結(jié)算的時(shí)候， 差旅平臺(tái)會(huì)把所有員工結(jié)算期間涉及的費(fèi)用對(duì)應(yīng)的票據(jù)集中進(jìn)行郵寄，然后再進(jìn)行結(jié)算。但是票據(jù)數(shù)量的密集性、 票據(jù)之間相關(guān)性和完整性大大增加了財(cái)務(wù)工作的難度。 這種難度給財(cái)務(wù)人員帶來(lái)的困擾主要表現(xiàn)在：

一個(gè)是平臺(tái)每月會(huì)根據(jù)員工出差情況把票據(jù)一次性郵寄到財(cái)務(wù)部門， 票據(jù)種類主要是機(jī)票、 高鐵票、 住宿費(fèi)發(fā)票和其他交通發(fā)票，但是票據(jù)是集中有郵寄的，雖然伴隨著結(jié)算清單一起遞交到財(cái)務(wù)部門， 但是票據(jù)數(shù)量和種類之多會(huì)使得財(cái)務(wù)人員在核查票據(jù)和清單關(guān)聯(lián)的時(shí)候工作量繁重。 龐大的數(shù)據(jù)信息和堆積的票據(jù)會(huì)使得財(cái)務(wù)人員花費(fèi)很多時(shí)間進(jìn)行低價(jià)值活動(dòng)， 從而不僅有悖于差旅平臺(tái)建立初衷， 也會(huì)讓財(cái)務(wù)部門因?yàn)榻Y(jié)算方式的改變承擔(dān)起更多的壓力和責(zé)任。

二是票據(jù)的檔案管理情況也會(huì)因?yàn)榻Y(jié)算方式的改變而帶來(lái)一定的阻礙， 這主要是由于傳統(tǒng)模式下員工每一份報(bào)銷單都對(duì)應(yīng)該行程的票據(jù)，是票據(jù)與行程、憑證與業(yè)務(wù)的一對(duì)一的關(guān)系， 這樣的檔案管理一直固化在財(cái)務(wù)人員的工作習(xí)慣和思維模式中。 那么在差旅平臺(tái)這種新型的財(cái)務(wù)管理模式下， 現(xiàn)有的結(jié)算模式是集中進(jìn)行的， 票據(jù)與憑證可能存在一對(duì)多，甚至多對(duì)多的情況。 這樣一來(lái)，傳統(tǒng)的檔案管理必然會(huì)因?yàn)闃I(yè)務(wù)需求的變更而產(chǎn)生變化， 如何解決現(xiàn)有的檔案管理問(wèn)題也是需要深入思考的。

六、解決建議

第一， 規(guī)劃項(xiàng)目二期， 成立運(yùn)營(yíng)反饋小組。首先，差旅平臺(tái)項(xiàng)目由于其自身建設(shè)的復(fù)雜程度和業(yè)務(wù)場(chǎng)景的多樣化， 單單憑借前期的功能難以滿足差旅活動(dòng)的所有需要， 因此公司需要計(jì)劃對(duì)該項(xiàng)目進(jìn)行二期的規(guī)劃和投入。只有在這樣的前提條件下，平臺(tái)的完善和系統(tǒng)運(yùn)維的穩(wěn)定財(cái)有了堅(jiān)實(shí)的后盾。 系統(tǒng)建設(shè)的難度和資源的稀缺是建設(shè)過(guò)程的一大阻礙，當(dāng)這類問(wèn)題能夠得到完善和解決之后，建設(shè)工作才會(huì)有繼續(xù)的動(dòng)力。

其次， 項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)還應(yīng)該成立運(yùn)營(yíng)反饋小組， 小組主要監(jiān)控平臺(tái)上線之后出現(xiàn)的各類問(wèn)題、 系統(tǒng)運(yùn)營(yíng)穩(wěn)定情況和員工對(duì)于該平臺(tái)的業(yè)務(wù)訴求情況。 小組成員接收前端業(yè)務(wù)人員反饋的問(wèn)題，先是進(jìn)行分類，分析是屬于系統(tǒng)問(wèn)題、流程問(wèn)題、制度問(wèn)題還是業(yè)務(wù)場(chǎng)景問(wèn)題。分類完成之后，根據(jù)問(wèn)題出現(xiàn)頻率和可行性操作， 繼而集中探討這類問(wèn)題如何在現(xiàn)有的條件中予以實(shí)現(xiàn)和滿足。 盡最大程度做到能在一期完成的事項(xiàng)在當(dāng)期解決。 如果確實(shí)存在現(xiàn)有階段和當(dāng)前規(guī)模仍舊無(wú)法進(jìn)行改善和解決的問(wèn)題，可以先把問(wèn)題集中進(jìn)行歸集，將該問(wèn)題放在二期的規(guī)劃中進(jìn)行研究和討論。

第二，改變傳統(tǒng)思維模式，加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管理策略的運(yùn)用。一是業(yè)務(wù)外包，企業(yè)通過(guò)業(yè)務(wù)外包將票據(jù)收集、 粘貼以及業(yè)務(wù)對(duì)賬工作轉(zhuǎn)移給第三方機(jī)構(gòu)。即，公司和第三方服務(wù)公司簽訂服務(wù)協(xié)議， 雙方約定按照既定的標(biāo)準(zhǔn)在指定的時(shí)間之內(nèi)將月度票據(jù)進(jìn)行收集、核對(duì)、粘貼和統(tǒng)計(jì)， 并將票據(jù)收集和粘貼過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題集中進(jìn)行反饋， 讓平臺(tái)所在公司在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行整改， 保證該環(huán)節(jié)能夠順利進(jìn)行。

該方案的提出主要基于該業(yè)務(wù)活動(dòng)的工作量情況和工作頻率綜合考量的， 由于對(duì)賬活動(dòng)發(fā)生在每月25 號(hào)之后，在對(duì)賬期間該工作的強(qiáng)度高且該活動(dòng)又屬于低價(jià)值活動(dòng)，如果將該工作轉(zhuǎn)移給第三方外包公司， 將平臺(tái)對(duì)賬規(guī)則、 票據(jù)核對(duì)和整理標(biāo)準(zhǔn)告知第三方公司， 讓第三方公司按照既定的要求完成以上的工作， 那么這樣就可以有效減緩了財(cái)務(wù)人員的工作壓力， 而且票據(jù)也可以按照財(cái)務(wù)規(guī)章制度的要求進(jìn)行管理。

二是轉(zhuǎn)變固有思維方式，強(qiáng)化事后稽核的內(nèi)控模式。傳統(tǒng)意義上的檔案管理更多的是在財(cái)務(wù)工作的事前進(jìn)行，主要是在財(cái)務(wù)活動(dòng)發(fā)生之時(shí)就將業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行合理性、規(guī)范性的審查， 待到完成賬務(wù)處理之后， 按照SAP 系統(tǒng)（System Applications and Products，SAP 公司的產(chǎn)品——企業(yè)管理解決方案的軟件）既定的編號(hào)規(guī)則進(jìn)行裝訂成冊(cè)。 那么在新型財(cái)務(wù)管理模式下，這種方式就要發(fā)生變化。 首先，業(yè)務(wù)活動(dòng)的真實(shí)性和合規(guī)性都是由差旅平臺(tái)的流程管控來(lái)保證的，票據(jù)的真實(shí)性和完整性是由結(jié)算公司和第三方外包公司來(lái)滿足的，最后資金的支付活動(dòng)都是集中進(jìn)行，這樣一來(lái)，事前的審查活動(dòng)在各方主體工作下都能得到合理保證。這就使得相關(guān)財(cái)務(wù)工作者需要將目標(biāo)轉(zhuǎn)向事后稽核，即通過(guò)制定相應(yīng)的差旅業(yè)務(wù)憑證裝訂規(guī)則來(lái)進(jìn)行檔案管理， 從而達(dá)到事后稽核的目的。

這種規(guī)則首先可以選擇按照公司組織架構(gòu)來(lái)框定管理范圍，即選定職能平臺(tái)、公共研發(fā)中心、各大業(yè)務(wù)部、營(yíng)銷平臺(tái)、供應(yīng)鏈平臺(tái)和采購(gòu)中心作為差旅憑證大類。 各個(gè)業(yè)務(wù)部門不同成本中心所發(fā)生的費(fèi)用按照對(duì)應(yīng)的一級(jí)部門或者平臺(tái)進(jìn)行集中歸集和裝訂。 公司整體的結(jié)算清單按照一級(jí)部門或者平臺(tái)進(jìn)行拆分，并且匹配到具體人員。 這樣，差旅平臺(tái)首先通過(guò)人力資源系統(tǒng)將人員匹配到具體成本中心，以一級(jí)部門或者平臺(tái)為大類，將其下面的子成本中心進(jìn)行歸集并且集中結(jié)算，最后將對(duì)應(yīng)人員產(chǎn)生的各類票據(jù)按照一級(jí)部門或者平臺(tái)分開郵寄， 達(dá)到一級(jí)部門或者平臺(tái)的票據(jù)歸集到一起的目的。 再者，票據(jù)的裝訂方式按照票據(jù)的種類來(lái)區(qū)分， 即將清單中發(fā)生的各類費(fèi)用按照票據(jù)的種類集中歸集然后合并裝訂，例如，高鐵票或者飛機(jī)票按照結(jié)算清單的順序依次進(jìn)行集中粘貼， 把清單上發(fā)生的各類票據(jù)集中歸集之后再合并裝訂。 采用這樣的憑證裝訂模式之后， 后續(xù)的稽核工作和憑證管理工作才能夠有效地開展。

七、結(jié)語(yǔ)

隨著現(xiàn)代化技術(shù)的普及和推廣，越來(lái)越多的智能化技術(shù)已經(jīng)在各行各業(yè)中得以實(shí)施，科學(xué)的進(jìn)步和技術(shù)的創(chuàng)新所帶來(lái)的便利已經(jīng)深入人心， 差旅平臺(tái)的建設(shè)和推廣不僅打破了原先在企業(yè)內(nèi)部的管理和流程界限， 更是重塑了業(yè)務(wù)的各類場(chǎng)景， 通過(guò)平臺(tái)資源的共享，增強(qiáng)了企業(yè)對(duì)員工的服務(wù)意識(shí)，加強(qiáng)了業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)人員的工作效率，提升了企業(yè)整體的價(jià)值。