ERP系統(tǒng)在企業(yè)運營管理中的優(yōu)化研究

郭欣

摘?要：隨著全球經(jīng)濟一體化的發(fā)展以及信息技術(shù)的快速進步，企業(yè)管理逐步向信息化發(fā)展。信息化運營管理也是企業(yè)在運營管理中一種新的發(fā)展趨勢。作為企業(yè)運營管理的主要信息化手段，ERP系統(tǒng)的建設和使用能夠進一步加強企業(yè)信息處理速度和能力，幫助企業(yè)降低管理成本，提高運營管理效率。但在實際操作中，由于ERP系統(tǒng)在企業(yè)當中沒有進行廣泛的推廣，同時建設周期長、項目難度大、成本高等特點也影響了企業(yè)ERP系統(tǒng)的建設。文章通過梳理ERP系統(tǒng)在企業(yè)運營管理當中的運用，發(fā)現(xiàn)目前ERP系統(tǒng)建設的諸多問題，并針對這些問題進行分析、提出對策，旨在幫助企業(yè)更好地提高ERP系統(tǒng)的使用效率，發(fā)揮其作用，提高運營管理效率。

關(guān)鍵詞：ERP系統(tǒng)；運營管理；企業(yè)管理

中圖分類號：F275????文獻標識碼：A?文章編號：1005-6432（2024）07-0130-04

DOI：10.13939/j.cnki.zgsc.2024.07.033

1?引言

當前經(jīng)濟社會由于受到信息化發(fā)展的影響，使得企業(yè)在發(fā)展中各管理職能都面臨信息化的沖擊和影響，企業(yè)不得不向信息化轉(zhuǎn)型。由于信息化技術(shù)的使用能夠加快企業(yè)數(shù)據(jù)分析和處理的速度，實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部各職能之間的數(shù)據(jù)共享以及企業(yè)外部的數(shù)據(jù)共享，因此信息化技術(shù)的使用能夠很大程度幫助企業(yè)提高管理的效率。運營管理作為企業(yè)管理的三大核心職能之一，在企業(yè)管理當中承擔著重要角色。如何在企業(yè)運營管理中提高運營管理的效率，降低運營管理的成本，實現(xiàn)企業(yè)資源的價值增值是信息技術(shù)的使用需要解決的主要問題之一。因此，部分企業(yè)開始引入ERP系統(tǒng)，旨在加強企業(yè)資源整合效率，加快整條供應鏈資源建設，這將有助于企業(yè)運營管理能力的提升。

2?ERP系統(tǒng)在企業(yè)運營管理中的運用

2.1?運營管理理論

運營管理是指對企業(yè)的運營過程進行計劃、組織和控制的活動。隨著社會環(huán)境的變化，運營管理的范圍已經(jīng)延伸到了企業(yè)運營戰(zhàn)略、營銷、產(chǎn)品設計、研發(fā)、生產(chǎn)等多個環(huán)節(jié)。運營管理是將組織當中各種資源進行整合，輸入到運營活動及過程中，以期達到最大輸出的一種模式。從運營管理實質(zhì)來看，運營管理希望通過有效的管理活動實現(xiàn)企業(yè)資源價值增值，最終實現(xiàn)顧客對產(chǎn)品和服務的滿意。

20世紀70年代初，運營戰(zhàn)略的概念被提出，運營管理開始從低成本、高質(zhì)量、準時交貨三個方面提高企業(yè)的核心競爭力，最終幫助企業(yè)實現(xiàn)組織戰(zhàn)略。近些年隨著企業(yè)內(nèi)外環(huán)境的變化，運營戰(zhàn)略越來越受到管理層的重視，對企業(yè)而言，一個組織需要多種職能配合實現(xiàn)組織目標，而運營管理是實現(xiàn)組織資源增值的過程，這也決定了運營管理在組織當中的核心地位。

運營管理理論的發(fā)展主要經(jīng)歷了三個階段。第一階段，運營管理關(guān)注成本問題，旨在解決如何通過對企業(yè)運營過程的管理來降低企業(yè)成本；第二階段，運營管理關(guān)注企業(yè)生產(chǎn)質(zhì)量問題，旨在從根本上提高企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量，而后延伸到企業(yè)全面質(zhì)量；第三階段，關(guān)注顧客的定制化需求，以期最大限度地滿足顧客要求，最終實現(xiàn)企業(yè)價值增值。

2.2?企業(yè)ERP系統(tǒng)

ERP（enterprise?resource?planning）被稱為企業(yè)資源計劃，主要強調(diào)通過信息技術(shù)的手段，對企業(yè)當中的信息流、物流、人流、資金流等實現(xiàn)系統(tǒng)化的管理，從而實現(xiàn)企業(yè)資源的合理利用，促進企業(yè)經(jīng)濟效益最大化。ERP系統(tǒng)是企業(yè)在進行運營管理升級改造時必須使用的信息化手段。首先，從系統(tǒng)功能來看，ERP系統(tǒng)把企業(yè)內(nèi)部各項管理職能集于一體，這其中就包括人力資源管理、財務管理、營銷管理、庫存管理、采購管理、產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)計劃等多項職能。其次，ERP系統(tǒng)以市場為中心，利用信息技術(shù)的快速運算特點，能夠?qū)κ袌龅淖兓龀隹焖夙憫?。再次，ERP系統(tǒng)不僅關(guān)注于企業(yè)內(nèi)部資源的合理利用，而且進一步延伸到供應鏈上的供應商、制造商、經(jīng)銷商、客戶等全供應鏈上資源有效利用。最后，ERP系統(tǒng)的廣泛應用不僅適用于小批量生產(chǎn)模型，對于大批量流水生產(chǎn)同樣適用。

企業(yè)ERP系統(tǒng)的發(fā)展是基于庫存管理模型要點管理模式的衍生。在資源的有效利用上，企業(yè)最開始關(guān)注的重點在于何時訂貨以及訂貨數(shù)量的問題。之后，企業(yè)考慮到各種資源的相關(guān)需求，根據(jù)主生產(chǎn)計劃、物料清單、庫存信息等情況進行計算，并生成物料需求計劃（MRP），也叫作開環(huán)MRP。隨后，企業(yè)考慮到生產(chǎn)過程中對人力、設備等能力的需求，將企業(yè)當中的物料需求計劃進一步演變成閉環(huán)的MRP系統(tǒng)。進一步發(fā)展，企業(yè)開始考慮整個制造過程中資源的集成有效利用，聚焦企業(yè)內(nèi)部資源整合，形成了MRPⅡ系統(tǒng)，由企業(yè)內(nèi)部資源發(fā)展成企業(yè)內(nèi)外部資源的集成，最終實現(xiàn)企業(yè)ERP系統(tǒng)的建立。整個企業(yè)制造環(huán)節(jié)ERP系統(tǒng)的發(fā)展如圖1所示。

圖1?ERP系統(tǒng)發(fā)展過程

3?ERP系統(tǒng)在企業(yè)運營管理運用中存在的問題

3.1?管理層理念陳舊，缺乏支持

ERP系統(tǒng)的建設涉及企業(yè)內(nèi)外部多種資源以及職能，因此，對企業(yè)而言ERP系統(tǒng)的建設是一項完整的項目。企業(yè)在進行項目建設時，從項目的設計一直到項目后期實施以及維護過程需要建立一套完整的體系。對企業(yè)而言，ERP系統(tǒng)的建設涉及企業(yè)多部門、多職能的溝通和交流，因此在企業(yè)建設ERP系統(tǒng)時，應當從企業(yè)的高層管理者出發(fā)，鼓勵和支持企業(yè)ERP系統(tǒng)建設。

但在企業(yè)實際運營過程中，由于ERP的建設涉及范圍廣、成本高、時間跨度長，同時ERP系統(tǒng)建設的優(yōu)勢難以在短期實現(xiàn)，因此，企業(yè)高層管理者對ERP系統(tǒng)建設缺乏支持。由于企業(yè)高層管理者對信息化技術(shù)缺乏認識，往往認為ERP系統(tǒng)只適用于數(shù)據(jù)的運算和處理，對整個ERP在企業(yè)管理當中的作用認識不準確，從而使得企業(yè)ERP項目建設缺乏支持。ERP系統(tǒng)的發(fā)展經(jīng)歷了一系列的過程，企業(yè)的高層管理者更多地停留在閉環(huán)MRP時代或者開環(huán)MRP時代，不能夠很好地從整條供應鏈的資源集成上認識ERP對企業(yè)管理的作用，進而低估了ERP系統(tǒng)在運營管理當中的使用。

3.2?ERP系統(tǒng)建設流程不完善

企業(yè)在進行ERP系統(tǒng)建設和升級改造時，首先，需要對企業(yè)現(xiàn)有業(yè)務流程進行梳理，了解企業(yè)內(nèi)部管理的重點及管理流程，同時明確項目預算。其次，企業(yè)要進行ERP系統(tǒng)選型。在系統(tǒng)選型時可以購買成熟軟件，也可以自主開發(fā)或二次開發(fā)，選擇時企業(yè)應當考慮與管理實際相匹配的軟件系統(tǒng)。再次，企業(yè)要進行系統(tǒng)開發(fā)和系統(tǒng)運行，對企業(yè)目前已有的數(shù)據(jù)進行核對、測試系統(tǒng)運行性能、審核系統(tǒng)運行與企業(yè)實際需要是否匹配。最后，系統(tǒng)的運行不是ERP系統(tǒng)建設的終點，整個系統(tǒng)后期的維護、升級，對系統(tǒng)應用的擴展才是企業(yè)完善和提升系統(tǒng)的總體目標。

由此可見，ERP系統(tǒng)的建設是一套完整的流程，企業(yè)如何根據(jù)自身管理實踐選擇匹配的ERP系統(tǒng)是項目建設的重要因素。每個供應商、每一套系統(tǒng)在使用上都存在差異，同時企業(yè)的內(nèi)外環(huán)境也不盡相同，很多企業(yè)在選擇ERP系統(tǒng)前不能夠很好地對企業(yè)所處環(huán)境及自身情況進行合理分析，從而使得企業(yè)ERP建設不能滿足實際應用需求。同時系統(tǒng)后期的維護和完善也是ERP建設流程中容易忽視的步驟，部分企業(yè)系統(tǒng)維護分工不明確、運維人員設置不合理，甚至沒有建立有效的ERP系統(tǒng)維護流程。

3.3?ERP系統(tǒng)使用不規(guī)范

企業(yè)引入ERP系統(tǒng)是希望利用信息化的手段對企業(yè)當中的資源以及外部供應鏈當中涉及的資源進行有效利用，從而達到運營管理降低成本、提高效率的目的。在企業(yè)ERP系統(tǒng)使用過程中，部分員工對系統(tǒng)的使用不熟練，使用頻次不高，僅熟悉與自己工作內(nèi)容有關(guān)的一部分功能，不能夠很好地使用整個系統(tǒng)，從而在使用效果上降低了ERP系統(tǒng)的優(yōu)勢。例如，企業(yè)生產(chǎn)計劃職能相關(guān)人員對于ERP系統(tǒng)中財務報賬過程使用方法不明確，進而使得整個生產(chǎn)計劃的預算不能及時錄入系統(tǒng)，難以發(fā)揮系統(tǒng)數(shù)據(jù)共享的優(yōu)勢。

同時，有些企業(yè)在ERP系統(tǒng)上線后沒有對相關(guān)員工進行系統(tǒng)操作培訓，ERP系統(tǒng)操作指導手冊的缺乏也是造成系統(tǒng)使用不規(guī)范的原因之一。不同的ERP系統(tǒng)雖然操作方式不同，但都能夠幫助企業(yè)進行數(shù)據(jù)管理。一旦員工無法正確使用ERP系統(tǒng)，將會使企業(yè)在采購管理、財務管理、生產(chǎn)管理等方面無法實現(xiàn)精細化數(shù)據(jù)管理，這也會影響企業(yè)運營成本控制，降低ERP系統(tǒng)所帶來的作用。

3.4?業(yè)務審批流程不合理

企業(yè)ERP系統(tǒng)的建設是對整體資源的有效利用，項目建設規(guī)模大、成本高、周期長，部分企業(yè)在開始實施ERP系統(tǒng)前可能存在其他信息系統(tǒng)。而在實施ERP系統(tǒng)之后，企業(yè)各系統(tǒng)之間不能夠互聯(lián)互通，尤其是在ERP系統(tǒng)上線測試階段，企業(yè)的運營管理工作審批流程較為混亂，通常會出現(xiàn)審批流程重復情況。在實際操作中，員工在辦理同一業(yè)務時需要重復審批，使得員工對ERP系統(tǒng)審批速度產(chǎn)生懷疑，進而抗拒ERP系統(tǒng)建設。

除了企業(yè)流程存在問題之外，ERP系統(tǒng)本身流程的設計也可能存在問題。整個ERP系統(tǒng)的審批流程環(huán)環(huán)相扣，系統(tǒng)的算法和運行模式會在很大程度上影響審批流程的速度。企業(yè)在進行系統(tǒng)選型時，如果不能夠結(jié)合企業(yè)線下運營管理流程設計合理的線上審批流程，將會使得企業(yè)運營管理單據(jù)在系統(tǒng)中不停地流轉(zhuǎn)，增加出錯的概率、加大員工工作量、降低ERP系統(tǒng)的運行效率。

3.5?ERP系統(tǒng)相關(guān)崗位工作分析不完善

企業(yè)ERP系統(tǒng)上線后，公司的信息化建設有了進一步的完善，一些線下的流程也開始向線上轉(zhuǎn)移，各部門之間需要進一步加強溝通和交流。ERP系統(tǒng)上線后，企業(yè)需要有部分員工來進行日常的系統(tǒng)運營維護，這對于企業(yè)相關(guān)技術(shù)人員提出了更高要求。同時，每一位員工都是系統(tǒng)的使用者，這也使得企業(yè)原有的工作內(nèi)容需要隨著信息化系統(tǒng)的建設而發(fā)生變化。

企業(yè)在進行ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)更新時，如果企業(yè)的崗位職責和工作內(nèi)容沒有對這一部分工作進行重新的定義和劃分，會使得企業(yè)基層員工在工作中出現(xiàn)相互推諉。由于企業(yè)相關(guān)崗位工作分析不完善，從而使得員工不能積極主動地對ERP系統(tǒng)相關(guān)數(shù)據(jù)進行更新，進而導致ERP系統(tǒng)無法處理有關(guān)業(yè)務，降低系統(tǒng)使用效率。當員工不能以積極、主動、正確的態(tài)度使用ERP系統(tǒng)各模塊功能，不能夠正確、及時地填寫有關(guān)數(shù)據(jù)時，會降低企業(yè)其他職能相關(guān)人員的管理效率，進而對整個ERP系統(tǒng)使用效果產(chǎn)生副作用。

4?ERP系統(tǒng)在企業(yè)運營管理運用中優(yōu)化措施

4.1?加強管理層對ERP系統(tǒng)建設觀念轉(zhuǎn)變

一是企業(yè)在進行ERP系統(tǒng)建設時，高層管理者需要認識到ERP系統(tǒng)建設是一項長期的系統(tǒng)工程。企業(yè)在ERP系統(tǒng)建設時由于其自身功能的強大，能夠?qū)ζ髽I(yè)當中的各種資源進行合理的優(yōu)化配置，因此，高層管理者應當充分認識ERP系統(tǒng)的內(nèi)涵，不能夠僅僅追求短期利益，更應當考慮ERP系統(tǒng)為企業(yè)運營管理所帶來的長期作用。從運營管理的根本目標來看，運營管理主要為了實現(xiàn)企業(yè)當中輸入的價值增值，而ERP系統(tǒng)的使用雖然在建設過程中消耗了大量的人力、物力、財力成本，但是企業(yè)信息化手段的使用能夠加速企業(yè)信息處理速度，提高企業(yè)管理效率，總體來講能夠幫助企業(yè)實現(xiàn)價值增值。

二是企業(yè)高層管理者需要正確認識ERP系統(tǒng)的內(nèi)涵。ERP系統(tǒng)不僅僅是對企業(yè)當中的數(shù)據(jù)進行簡單的計算和處理，更是對企業(yè)當中各職能之間的數(shù)據(jù)進行共享和綜合統(tǒng)計分析，能夠幫助企業(yè)優(yōu)化資源配置。ERP系統(tǒng)在使用過程中不僅僅面向企業(yè)內(nèi)部資源，而是能夠?qū)φ麠l產(chǎn)業(yè)鏈當中有關(guān)資源進行整合。因此對企業(yè)而言，不僅僅是做一些數(shù)據(jù)的記錄和整理，而是能夠進一步加快資源使用和處置效率，最終提高企業(yè)的反應速度，增強在市場競爭當中的競爭力。

4.2?完善ERP系統(tǒng)建設流程

在ERP系統(tǒng)建設時，企業(yè)更多關(guān)注的是ERP系統(tǒng)的選型以及實施過程，對于前期的現(xiàn)狀評估以及后續(xù)的維護運營不夠重視。從企業(yè)前期的評估情況來看，ERP系統(tǒng)的建設需要適應企業(yè)線下運營管理流程，能夠和企業(yè)現(xiàn)狀相匹配。因此在ERP系統(tǒng)建設時，企業(yè)應當對自身情況進行詳細的評估，合理地設置ERP系統(tǒng)建設的目標，充分考慮企業(yè)內(nèi)外部影響因素，為管理者在ERP選型和建設時做出決策提供依據(jù)。

除此之外，ERP系統(tǒng)上線后的運營和維護也是企業(yè)運營管理的重點。ERP系統(tǒng)的建設終點不是在系統(tǒng)上線，而是在系統(tǒng)持續(xù)運營過程當中需要進行相應的維護、升級和完善。企業(yè)在系統(tǒng)后期運營和維護過程中，首先需要對ERP系統(tǒng)運維工作設立專職人員。ERP系統(tǒng)上線后短期內(nèi)會出現(xiàn)較多的使用問題，設置專門的崗位能夠更好地幫助企業(yè)解決ERP系統(tǒng)的使用。同時在確定專職運維人員之后，企業(yè)還需要設置ERP系統(tǒng)運維問題處理流程，將可能出現(xiàn)的問題和已經(jīng)出現(xiàn)的問題，特別是不同員工在使用ERP系統(tǒng)時突出存在的共性問題進行處理流程的設置，這將有助于ERP系統(tǒng)的使用效果，最大限度發(fā)揮ERP系統(tǒng)作用。

4.3?加強ERP系統(tǒng)操作培訓

ERP系統(tǒng)作為企業(yè)運營管理的重要手段之一，在開展運營管理優(yōu)化時，為了切實發(fā)揮好ERP系統(tǒng)的作用，企業(yè)需要對ERP系統(tǒng)的使用操作進行相關(guān)技能培訓，減少員工對于ERP系統(tǒng)的抵觸心理，同時提高ERP系統(tǒng)的使用能力。

企業(yè)ERP系統(tǒng)操作培訓機制的建立應當符合培訓有關(guān)流程。首先，企業(yè)需要在前期進行調(diào)研，提出培訓需求，使企業(yè)ERP系統(tǒng)操作培訓的目標更加明確、更具有針對性，減少培訓過程中的資源浪費，使培訓效果更符合企業(yè)預期目標。其次，在企業(yè)進行ERP系統(tǒng)操作培訓實施過程中，需要成立專門的培訓實施小組，對培訓場地、培訓時間、培訓講師以及其他培訓資源的設置進行綜合管理，對整個培訓過程進行有效控制。最后，在培訓后期需要進行培訓效果的評估以及培訓成果的轉(zhuǎn)化，對員工ERP系統(tǒng)操作及使用能力進行有效的評估與考核，保障培訓效果具體轉(zhuǎn)化為ERP系統(tǒng)實際操作技能的提升。通過ERP系統(tǒng)操作培訓，使員工進一步了解ERP系統(tǒng)內(nèi)涵，加強在運營管理過程中各環(huán)節(jié)ERP系統(tǒng)的使用，進一步提高企業(yè)運營管理效率。

4.4?優(yōu)化業(yè)務審批流程

ERP系統(tǒng)和企業(yè)已有線下流程及其他已有信息系統(tǒng)處理流程存在多余、重復的環(huán)節(jié)，這也使得企業(yè)審批流程速度過慢，消耗更多的資源，降低企業(yè)管理效率。因此企業(yè)需要進一步優(yōu)化ERP系統(tǒng)審批流程，和企業(yè)已有審批流程相匹配。由于企業(yè)當中各類業(yè)務審批環(huán)節(jié)不同，而每個環(huán)節(jié)又需要相應的人員進行單獨的操作，這也使得企業(yè)當中審批流程較為復雜，ERP系統(tǒng)本身的設計如果能將相應流程進行合并，就能夠減少審批流程中間環(huán)節(jié)，達到優(yōu)化的目的。

在企業(yè)運營管理過程中，由于涉及了人力資源管理、財務管理、營銷管理、庫存管理、采購管理、產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)計劃等多項職能，因此企業(yè)當中同一筆業(yè)務可能需要拆分為不同的主體進行審批，這也使得企業(yè)審批流程不夠優(yōu)化。因此，在系統(tǒng)本身設計時應當增加批量審批功能，對同一筆業(yè)務或者相似業(yè)務能夠進行批量審批，加快業(yè)務審批速度，提高決策層工作效率。

4.5?完善相關(guān)崗位職責，配備專門人才

企業(yè)ERP系統(tǒng)項目建設過程中，需要配備專門人才。專業(yè)技術(shù)人員不僅能夠?qū)π畔⑾到y(tǒng)及相關(guān)知識有一定程度了解，同時能夠?qū)ζ髽I(yè)當中的資源計劃、運營管理等內(nèi)容有所熟悉。因此在ERP系統(tǒng)建設時，企業(yè)需要考慮復合型人才的引入和培養(yǎng)，在與ERP系統(tǒng)供應商、企業(yè)高層管理者、各職能部門經(jīng)理以及員工的溝通過程中，專門人才的使用能夠大大提升ERP系統(tǒng)建設的成功率。

同時，為了健全企業(yè)當中運營管理有關(guān)制度，提高ERP系統(tǒng)的使用以及整體運營管理水平，企業(yè)需要嚴格規(guī)章制度。在ERP系統(tǒng)上線之后，員工的工作內(nèi)容以及工作流程發(fā)生了相應的改變，出現(xiàn)了員工工作職責劃分不清的情況，因此企業(yè)需要梳理相關(guān)人員崗位職責，減少在ERP系統(tǒng)使用時推諉扯皮、責任不清的情況。依據(jù)企業(yè)運營管理及ERP系統(tǒng)類的業(yè)務對企業(yè)當中的管理者及基層員工都要進行相應工作的梳理，明確各崗位在ERP系統(tǒng)使用時負責的部分以及承擔的主要職責，將ERP系統(tǒng)各環(huán)節(jié)、各模塊工作明確到各崗位，確保企業(yè)當中運營管理所有生產(chǎn)和管理環(huán)節(jié)都有人負責。在梳理完各崗位相關(guān)職責及工作內(nèi)容后，企業(yè)需要將各項內(nèi)容制度化，通過組織設計與工作分析方法，明確各崗位操作手冊，將ERP系統(tǒng)涉及的各業(yè)務明確到各崗位，從而為企業(yè)員工更好地適應ERP系統(tǒng)模型奠定基礎。

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