電商企業(yè)業(yè)財一體化建設現(xiàn)狀及改進措施探析

喻 元

(芒果超媒－小芒電子商務有限責任公司，湖南 長沙 410003)

1 電商企業(yè)業(yè)財一體化建設的重要意義

1.1 提升財務精細化管理水平的應有之義

作為一種先進的管理理念，財務精細化管理的核心在于對企業(yè)運營管理過程中各個部分的責任加以清晰明確的劃分界定，充分利用現(xiàn)有資源，強化相關人員責任意識，有效降低管理成本，并對財務信息和數(shù)據進行動態(tài)化分析。 而完善的業(yè)財一體化體系，能夠幫助電商企業(yè)有效實現(xiàn)線上、線下的信息數(shù)據流動，從原始資料的錄入到庫存商品的銷售，再到物流運輸?shù)母鱾€環(huán)節(jié)，都可以按照所設定的程序穩(wěn)步推進，有助于更好地對信息數(shù)據進行動態(tài)跟蹤和及時采集，幫助降低信息數(shù)據錄入的差錯率。 另外，業(yè)財一體化模式也能促進電商企業(yè)財務部門與經營管理等職能部門的有效溝通交流，進而實現(xiàn)信息的傳輸和共享，提高財務會計處理效率，進而提升財務精細化管理工作水平。

1.2 打破企業(yè)信息傳輸障礙的有效路徑

電商企業(yè)與傳統(tǒng)企業(yè)有所不同，在具體運營管理過程中除了要有傳統(tǒng)意義上的行政、人事和財務部門的支撐，同時也需要技術開發(fā)、設計和維護的網站運營部門，以及管理線上、線下銷售渠道的營銷部等，如此多的部門要想實現(xiàn)信息數(shù)據的及時傳輸并非易事。 再加上各業(yè)務部門一般都有各自的管理軟件或系統(tǒng)，并且是按照各部門自身業(yè)務需求構建的，因此其數(shù)據庫一般是獨立的，軟件系統(tǒng)之間也缺乏數(shù)據交換接口，導致企業(yè)內部存在信息孤島現(xiàn)象。而健全完善的業(yè)財一體化體系，有助于推動各職能部門之間實現(xiàn)信息數(shù)據的及時傳輸和高效共享，比如采購部門錄入的商品數(shù)據，銷售、客服及財務等職能部門都可以及時收到相關信息并加以分析處理。顧客通過平臺下單后，倉庫管理員可以第一時間查看并開展商品出庫等工作，物流部門能夠獲知信息提前做好運輸準備，財務部門也可以及時對相關業(yè)務進行記錄，并自動生成財務憑證，如此便能夠幫助企業(yè)減少信息傳輸時間降低信息傳遞成本，打破內部信息數(shù)據傳輸障礙，提高財務數(shù)據的準確性、及時性、有效性，提升企業(yè)整體的運行效率[1]。

1.3 有效防范化解財務風險的堅實屏障

發(fā)展至今，電商企業(yè)數(shù)量、規(guī)模不斷擴大，彼此競爭不斷加劇，市場供需不斷變化，網絡環(huán)境也愈加復雜，潛在的風險隱患難以預料，因此必須更加重視信息網絡安全，強化風險管理意識，否則將難以在激烈的競爭環(huán)境下實現(xiàn)長遠發(fā)展。 業(yè)財一體化正是電商企業(yè)防范和化解財務風險的有效手段，它打破了財務部門傳統(tǒng)運營模式下的封閉狀態(tài)，將財務工作有效整合到業(yè)務的各環(huán)節(jié)和全流程，推動財務與業(yè)務實現(xiàn)深度融合，這樣一方面有助于財務部門清晰完整地認識業(yè)務流程，進而為其提供財務視角的專業(yè)指導，也有助于電商企業(yè)領導與管理人員及時地了解掌握經營過程中企業(yè)整體的運行狀態(tài)和真實的財務信息；另一方面能更好地監(jiān)管業(yè)務活動，有效防止信息數(shù)據在傳遞過程中出現(xiàn)泄露，提升傳遞的時效性和安全性，并及時發(fā)現(xiàn)并解決潛在的隱患問題，增強企業(yè)風險防范能力[2]。

2 電商企業(yè)業(yè)財一體化建設現(xiàn)狀剖析

2.1 業(yè)財一體化建設的各環(huán)節(jié)存在隱憂

2.1.1 采購環(huán)節(jié)

電商企業(yè)運營的基礎便是采購，它是業(yè)務流程的首要環(huán)節(jié)，直接影響企業(yè)整體的運營效益。 因此，需要采購部門緊緊圍繞訂單信息和倉儲能力，同時充分考慮客戶群體的實際需求，來擬定行之有效的采購計劃，這離不開大量的準確的信息和數(shù)據做支撐，并且要確保這些信息數(shù)據的時效性和準確性。可是，電商企業(yè)訂單復雜、數(shù)據量龐大，并且混雜了其他各種網絡信息，分析處理不好，就有可能造成盲目采購的問題，極易加大庫存壓力，影響現(xiàn)金流。 此外，在審批采購計劃之后，就需要選擇合適的供應商，并與其談判簽訂合同，但現(xiàn)階段一些電商企業(yè)缺乏對采購合同的高效管理，在透明度較差的情況下，采購部門可能為了謀取私利，出現(xiàn)暗箱操作或者偽造合同等現(xiàn)象，導致企業(yè)利益受損[3]。

2.1.2 銷售環(huán)節(jié)

電商企業(yè)的銷售方式明顯不同于傳統(tǒng)企業(yè)一手交錢一手交貨的方式，其在不同的銷售或者支付方式下，收入時間節(jié)點不盡相同，并且在競爭日趨激烈的環(huán)境下，各電商平臺會經常開展?jié)M減、滿贈、發(fā)放優(yōu)惠券等活動，這也加大了財務人員對收入的確認以及核算的難度。 另外，不少電商企業(yè)在多個平臺設有店鋪，不同店鋪會設有其專用賬戶，這就造成賬戶增多，同時客戶支付的方式也比較多元，所以對賬核算就比較繁雜。 此外，客戶下單選擇的結算方式也是多元的，比如有預付、貨到付款，或者是先付款到平臺，確認收貨后款項再進入企業(yè)賬戶，這些不同的結算方式也導致對賬變得更加復雜。 電商企業(yè)在對收入進行確認的同時也需要履行納稅的義務，但商品種類多、訂單量大，造成稅率選擇以及稅額計算工作量陡增，加上部分線上交易難以獲取有效發(fā)票，一些商家可能會投機取巧，隱瞞收入從而偷稅漏稅，這也加大了稅務稽查的難度，需要電商企業(yè)強化依法納稅意識，避免違法遭受處罰。

2.1.3 物流環(huán)節(jié)

電商企業(yè)的物流水平對客戶的使用體驗以及企業(yè)市場競爭力產生直接影響，是電商企業(yè)信息流和實物流之間的橋梁。 一般情況下，電商會根據消費者下單的信息安排物流進行配送，可是不少電商企業(yè)擁有的店鋪眾多，倉庫也比較分散，面對大量訂單一旦信息傳遞不準確不及時，就會對物流產生影響，出現(xiàn)配貨失誤或者延時送達的問題，需要加以重視。此外，物流環(huán)節(jié)中電商企業(yè)和物流公司關于費用核算的問題也比較復雜，需要財務人員核對大量的物流賬單，一些物流信息傳遞不及時或是出現(xiàn)變動，或者客戶退換貨等因素都會對具體的財務核算造成影響[4]。

2.1.4 售后環(huán)節(jié)

售后服務是電商企業(yè)提升客戶體驗、增強企業(yè)市場競爭力的關鍵。 這一環(huán)節(jié)的處理方式有很多，比如退換貨、維修或者現(xiàn)金補償?shù)龋槍Σ煌氖酆筇幚矸绞?，企業(yè)財務核算也不一樣。 如需退換貨就會牽扯到物流部門，一旦是產品的質量問題，就需要及時與采購部門溝通聯(lián)系，更換供應商或者就該問題與其協(xié)商。 這也對信息傳遞的時效性提出了更高要求，如果溝通不到位，就有可能讓更多的問題產品被銷售，對電商企業(yè)的聲譽和形象造成負面影響。

2.2 業(yè)財一體化信息系統(tǒng)建設不到位

在信息網絡高度發(fā)達的背景下，電商企業(yè)要想切實提升業(yè)財一體化建設實效，就必須加強信息系統(tǒng)建設。 可是當前一些電商企業(yè)內部業(yè)務流程和信息數(shù)據缺乏緊密銜接，存在信息孤島現(xiàn)象。 究其原因，在于財務和其他業(yè)務部門都是使用各自的系統(tǒng)進行數(shù)據處理，難以實現(xiàn)部門間的溝通對接，這導致企業(yè)經營戰(zhàn)略決策和內部管理控制存在一定的滯后性。 此外，面對大量的訂單信息和數(shù)據，一旦業(yè)務部門處理不到位，并將錯誤的數(shù)據提交給財務部門，就會導致賬目和后續(xù)的數(shù)據分析出現(xiàn)問題。 再加上電商企業(yè)以線上為主要銷售渠道，大部分交易信息和數(shù)據在網上傳遞，一旦網絡信息安全得不到保障，被攻擊、竊取或者被動泄露，會造成不可預料的后果[5]。

2.3 財務人員業(yè)務能力和綜合素質有待提升

相比較于傳統(tǒng)企業(yè)，電商企業(yè)的財務有其自身的特殊性，一般難以借鑒其他企業(yè)財務管理的經驗。一些電商企業(yè)的財務人員，專業(yè)知識不夠完善，對業(yè)務流程不夠熟悉，容易給財務工作埋下隱患。 不斷變化發(fā)展的市場環(huán)境，對財務人員的業(yè)務能力和綜合素質提出了更高要求，必須改變傳統(tǒng)的“賬房先生”這一角色定位，以更加主動積極的姿態(tài)投入企業(yè)運營管理和經營決策中去。 但依舊有一些財務人員能力水平不達標，難以滿足業(yè)財一體化建設的客觀需求。 加上財務人員所使用的專業(yè)會計語言，對其他非財務人員而言難以正確理解和應用，導致企業(yè)內部信息傳遞和溝通效率不高，存在信息不對稱和偏差現(xiàn)象。 再就是，由于缺乏對現(xiàn)代信息技術和手段的靈活高效應用，不少電商企業(yè)在業(yè)財一體化建設中的信息化項目往往是交由第三方完成，也就增加了建設成本[6]。

3 加強電商企業(yè)業(yè)財一體化建設的建議措施

3.1 梳理優(yōu)化業(yè)務流程，推動財務業(yè)務深度融合

隨著電商企業(yè)的規(guī)模不斷擴張，其業(yè)務流程更加復雜多樣，其中與財務密切相關的主要有應付管理、應收管理和存貨核算，這就需要積極梳理相關業(yè)務流程，設計完善財務與業(yè)務及時對接的流程模塊，加快推動財務與業(yè)務深度融合切實增強業(yè)財一體化建設的可操作性。 在處理業(yè)務流程過程中，要將財務核算前置，財務人員不僅要高度重視財務分析結果，還要積極主動地了解掌握業(yè)務流程，這樣才能為業(yè)務活動提供專業(yè)的財務指導。 在采購過程中，要實時更新相關信息和單據，為財務人員實時財務核算提供便利條件，提升財務處理效率，確保業(yè)務開展過程的公開透明，防止出現(xiàn)徇私舞弊和弄虛造假的情況。 在付款環(huán)節(jié)，可積極應用線上數(shù)字化審批模式，盡可能減少審批步驟和時間，提升企業(yè)運轉效率。 在銷售環(huán)節(jié)，使用RPA 工具對訂單發(fā)生、完成時間節(jié)點和金額進行自動化準確記錄，實現(xiàn)實時結算清算，能夠有效減少財務人員工作量，提升財務核算的及時性和準確度。 在庫存環(huán)節(jié)，可憑借共享庫存信息系統(tǒng)，加強同其他各職能部門和相關環(huán)節(jié)的溝通聯(lián)系，比如通過對共享庫存信息的全面了解分析，采購部門可及時準確地進行采購。 在售后服務環(huán)節(jié)，也需要對庫存信息予以及時更新，以幫助財務部門進行存貨成本核算，幫助企業(yè)管理人員對經營效益進行動態(tài)關注，進而提升企業(yè)內部資金周轉效率。

3.2 加強信息系統(tǒng)建設，推動信息數(shù)據有效共享

電商企業(yè)要達到業(yè)財一體化建設的良好效果，就必須保證信息數(shù)據能夠實現(xiàn)順暢溝通與交流，充分運用大數(shù)據、云計算、區(qū)塊鏈等技術手段，加大信息系統(tǒng)建設力度，把各類財務和非財務數(shù)據予以緊密結合整合，進而推動信息數(shù)據實現(xiàn)即時傳輸和有效共享。 在建設過程中，電商企業(yè)除了要對生產、銷售、物流和售后等各個業(yè)務系統(tǒng)的接口端進行設計以增強銜接性，同時也需要保障線上與線下系統(tǒng)的高效連接以保證不同系統(tǒng)數(shù)據結構高效對接，有效打破信息孤島現(xiàn)象。 此外，需要結合企業(yè)業(yè)務活動開展的現(xiàn)實需要，積極引進和更新業(yè)務軟件，對信息管理系統(tǒng)進行及時維護和優(yōu)化，切實保障系統(tǒng)的高效運轉。 網絡環(huán)境下，還需高度重視數(shù)據安全，定期備份重要信息數(shù)據，加強防火墻建設和賬號權限管理，有效防范化解各類風險隱患。

3.3 多措并舉培育人才，推動財務隊伍提質強能

要定期開展教育培訓，引導財務人員轉變固有的財務管理思維與理念，重新認識自身定位，以更加積極主動的姿態(tài)參與企業(yè)經營管理決策。 要全面加強業(yè)務學習，幫助財務人員了解電商企業(yè)的各個業(yè)務流程和模塊，特別是要重點掌握網上交易收入時間節(jié)點確認、活動折扣的財務核算、稅額計算等知識點，確保能夠有效把控財稅風險。 最后，要著力強化財務人員的信息化知識水平，熟悉掌握、熟練操作各軟件系統(tǒng)，提升信息傳遞溝通效率，除了要對專業(yè)的會計語言加以高效應用，也要學會通過簡單易懂話語表達專業(yè)知識，促進企業(yè)內部有效溝通，營造業(yè)財一體化建設的良好氛圍[7]。

4 結語

綜上所述，電商企業(yè)加強業(yè)財一體化建設具有重要的現(xiàn)實意義，需要深入分析查找建設進程中存在的問題和不足，結合業(yè)務活動開展的現(xiàn)實需要不斷優(yōu)化完善，為企業(yè)發(fā)展提供專業(yè)的財務支撐和指導，推動財務與業(yè)務深度融合，共同發(fā)力推動電商企業(yè)保持競爭優(yōu)勢，實現(xiàn)長遠發(fā)展。