新媒體時(shí)代城建檔案管理信息化現(xiàn)狀及對策研究

摘要：城建檔案是城市記憶的載體，記載了城市的發(fā)展軌跡和時(shí)代變遷，在新時(shí)期的城市建設(shè)與發(fā)展中發(fā)揮著重要作用。基于城建檔案的這一重要屬性，應(yīng)當(dāng)積極推進(jìn)新媒體技術(shù)在城建檔案管理中的應(yīng)用，以此提升城建檔案管理的信息化水平，以更加豐富多樣的形式呈現(xiàn)城建檔案，更好地記錄城市的發(fā)展與建設(shè)狀況。對此，文章采取文獻(xiàn)資料分析、理論研究、案例分析等方法，研究城建檔案信息化管理的可行性、重要性，分析城建檔案管理信息化的現(xiàn)實(shí)狀況，而后提出相應(yīng)的優(yōu)化對策。研究發(fā)現(xiàn)，新媒體時(shí)代推動城建檔案信息化管理能顯著提升城建檔案的管理效率，推動檔案的開發(fā)利用，為城市建設(shè)添磚加瓦。同時(shí)，現(xiàn)階段一些城市在城建檔案管理方面仍存在檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型不足、管理隊(duì)伍建設(shè)不到位、信息安全與數(shù)據(jù)防護(hù)不足、數(shù)據(jù)整合與共享水平不高等問題，降低了城建檔案管理的信息化水平。在未來的管理工作中，主管部門應(yīng)強(qiáng)化共識、制定城建檔案管理的信息化與數(shù)字化規(guī)劃、主動搭建統(tǒng)一高效的數(shù)字化檔案管理平臺、加強(qiáng)數(shù)據(jù)信息整合與開發(fā)利用、打造專業(yè)化的城建檔案管理工作隊(duì)伍、做好信息安全與數(shù)據(jù)防護(hù)工作，多措并舉提升檔案管理信息化水平，使城建檔案在新媒體技術(shù)的賦能下發(fā)揮應(yīng)有價(jià)值。

關(guān)鍵詞：新媒體時(shí)代；城建檔案管理；信息化；現(xiàn)狀分析；對策研究

中圖分類號：F299.2；G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1674-8883（2024）04-0057-03

課題項(xiàng)目：本論文為2023年度全國教育科研“十四五”規(guī)劃教育部重點(diǎn)課題“數(shù)字化背景下城建檔案管理建設(shè)與發(fā)展調(diào)查研究”成果，項(xiàng)目編號：JYKY233973

城建檔案對于城市決策規(guī)劃、留存城市記憶、保護(hù)城市文脈及保障社會公眾利益具有重要意義。在新媒體技術(shù)快速發(fā)展和得到廣泛應(yīng)用的大背景下，傳統(tǒng)的城建檔案管理已無法滿足實(shí)際的工作需求，因此，亟須推動新媒體技術(shù)在城建檔案管理中的應(yīng)用，通過先進(jìn)的信息技術(shù)、數(shù)字技術(shù)為城建檔案管理賦能，使城建檔案管理朝信息化和數(shù)字化方向發(fā)展，推動城建檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

一、新媒體時(shí)代城建檔案信息化管理的可行性與重要性

（一）可行性研究

一方面，當(dāng)前城建檔案館大多配備相應(yīng)的信息化設(shè)備，可以實(shí)現(xiàn)信息化、自動化辦公，為檔案管理信息化提供物質(zhì)保障。工作人員可以通過信息化設(shè)備，采用新媒體技術(shù)，對檔案資料進(jìn)行信息化、智能化管理。另一方面，檔案管理領(lǐng)域的學(xué)者與一線工作人員展開研究，并且提出相應(yīng)觀點(diǎn)，如新形勢下的城建檔案信息化管理關(guān)鍵在于打造一支專業(yè)化、高水平的檔案管理隊(duì)伍，以最大限度發(fā)揮信息技術(shù)的價(jià)值[1]，這既為新媒體時(shí)代的城建檔案信息化管理提供了參考，也為本文研究提供了相應(yīng)幫助。

（二）重要性分析

首先，豐富檔案管理形式。在新媒體技術(shù)的幫助下，城建檔案館可以通過文字、圖片、音頻、視頻等多種形式記錄城市建設(shè)狀況和發(fā)展歷史，進(jìn)而根據(jù)用戶的實(shí)際需求提供各種形式的檔案資源，讓用戶能夠以更加多樣化、人性化的方式獲取檔案資料[2]。其次，提升檔案管理水平。通過應(yīng)用新媒體技術(shù)，館內(nèi)工作人員和用戶可以更加快捷高效地檢索信息，節(jié)省時(shí)間和精力。具體來看，工作人員或用戶輸入關(guān)鍵詞進(jìn)行檢索即可獲得所需信息，并不需要像以前那樣全方位檢索某一領(lǐng)域的檔案資料。同時(shí)，新媒體技術(shù)的應(yīng)用使檔案檢索具有智能化推送功能，可以向館內(nèi)人員或用戶推送與關(guān)鍵詞相關(guān)的檔案資料。最后，提升城建檔案服務(wù)水平。和傳統(tǒng)的檔案檢索相比，依托新媒體技術(shù)能實(shí)現(xiàn)在線檢索、微信端口檢索或APP檢索，打破時(shí)空限制，使檔案檢索更加智能和便捷，能讓用戶獲得更好的檔案服務(wù)[3]。

二、城建檔案信息化管理現(xiàn)狀分析

（一）城建檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型不到位

現(xiàn)階段，一些城建檔案館面臨檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的現(xiàn)實(shí)困境，導(dǎo)致城建檔案管理的信息化水平不高，具體表現(xiàn)以下幾方面。第一，檔案館及館內(nèi)工作人員對信息化、數(shù)字化認(rèn)識不到位，工作人員對于參與信息化管理、數(shù)字化轉(zhuǎn)型缺乏足夠的積極性[4]；第二，缺乏城建檔案管理信息化的頂層設(shè)計(jì)，導(dǎo)致檔案管理信息化的總體目標(biāo)不夠明確、思路不夠清晰，而且導(dǎo)致相關(guān)措施的可行性不強(qiáng)。

（二）城建檔案管理隊(duì)伍建設(shè)不足

在城建檔案管理方面，管理隊(duì)伍建設(shè)狀況直接影響城建檔案管理信息化的效果。從目前的情況來看，一些城建檔案館在管理隊(duì)伍建設(shè)方面存在較為明顯的短板，具體表現(xiàn)為館內(nèi)工作人員的信息素養(yǎng)、新媒體技術(shù)水平參差不齊[5]，一些年齡較大的工作人員雖具備豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，但信息素養(yǎng)不高，而年輕的工作人員雖然接受新事物的能力較強(qiáng)，具備相應(yīng)的信息素養(yǎng)，但工作能力有所欠缺，難以獨(dú)立解決工作中的一些棘手問題，間接影響了城建檔案管理信息化效果。

（三）信息安全建設(shè)不到位

新媒體技術(shù)的應(yīng)用在給城建檔案管理信息化帶來巨大便利的同時(shí)也造成了潛在威脅。結(jié)合當(dāng)前情況來看，一些城建檔案館沒有對信息安全問題引起足夠的重視，導(dǎo)致城建檔案管理信息化過程中狀況頻發(fā)[6]。比如，電子檔案容易出現(xiàn)信息丟失、信息泄露的問題，不僅給城建檔案管理造成負(fù)面影響，甚至?xí)璧K城市建設(shè)與發(fā)展。此外，館內(nèi)工作人員操作失誤也可能給城建檔案管理帶來不良影響，如檔案資料轉(zhuǎn)檔期間，操作不當(dāng)會導(dǎo)致檔案資料損毀[7]。

（四）數(shù)據(jù)整合與共享程度不高

在城建檔案信息化管理過程中，數(shù)據(jù)整合與共享是必須關(guān)注的重點(diǎn)，但一些城建檔案館仍存在“信息孤島”現(xiàn)象，館內(nèi)數(shù)據(jù)信息共享程度不高，導(dǎo)致檔案資料的開發(fā)利用受阻[8]。與此同時(shí)，數(shù)據(jù)整合共享不到位也容易導(dǎo)致館內(nèi)工作人員出現(xiàn)重復(fù)工作的情況，浪費(fèi)時(shí)間、精力和財(cái)政資金。

三、新媒體時(shí)代城建檔案管理信息化策略研究

（一）達(dá)成共識，構(gòu)建完善的頂層設(shè)計(jì)

針對頂層設(shè)計(jì)方面存在的問題，城建檔案館應(yīng)加強(qiáng)內(nèi)部宣傳動員，使館內(nèi)工作人員針對檔案管理信息化建設(shè)達(dá)成共識，意識到城建檔案管理信息化的重要意義，提高工作人員參與城建檔案管理信息化的積極性，而后構(gòu)建相應(yīng)的頂層設(shè)計(jì)，規(guī)劃好后續(xù)工作。具體來看，頂層設(shè)計(jì)主要涉及以下幾方面：

一是明確城建檔案管理信息化的總體目標(biāo)和具體思路，為其提供正確的方向，具體要涵蓋城建檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型、城建檔案系統(tǒng)或管理平臺建設(shè)、數(shù)據(jù)共享機(jī)制建設(shè)、城建檔案管理隊(duì)伍建設(shè)與數(shù)據(jù)信息安全建設(shè)等方面[9]。

二是加強(qiáng)館內(nèi)資源配置，確保經(jīng)費(fèi)充足、設(shè)備齊全、人員配置到位，如果缺乏足夠的經(jīng)費(fèi)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)聯(lián)系當(dāng)?shù)刈〗ú块T、財(cái)政部門，爭取財(cái)政撥款，還要科學(xué)合理應(yīng)用新媒體技術(shù)，為城建檔案管理信息化建設(shè)提供有力保障。

三是推進(jìn)責(zé)任落實(shí)。應(yīng)當(dāng)通過相關(guān)的責(zé)任機(jī)制將城建檔案管理信息化的責(zé)任落實(shí)到具體人員身上，這樣既可以避免出現(xiàn)權(quán)責(zé)糾紛，方便追責(zé)，又能以責(zé)任落實(shí)激發(fā)工作人員的積極性，使其主動參與城建檔案管理信息化[10]。

（二）打造一支專業(yè)化、高水平的檔案管理隊(duì)伍

前文提及，現(xiàn)階段城建檔案館內(nèi)的一些員工缺乏足夠的信息素養(yǎng)和相應(yīng)的新媒體技術(shù)應(yīng)用能力，對城建檔案管理信息化造成一定阻礙。針對這一現(xiàn)實(shí)問題，城建檔案館應(yīng)主動推進(jìn)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，尤其是加強(qiáng)信息技術(shù)、新媒體技術(shù)等方面的培訓(xùn)，打造一支高水平、專業(yè)化的檔案管理隊(duì)伍[11]。具體來看，應(yīng)從三方面著手：

首先，加強(qiáng)對檔案館內(nèi)部工作人員的技術(shù)培訓(xùn)，使其了解館內(nèi)使用的軟件和新媒體技術(shù)，懂得如何操作軟件以及應(yīng)用相關(guān)技術(shù)開展檔案管理工作。在這一過程中，應(yīng)當(dāng)邀請幫助檔案館搭建管理平臺的企業(yè)對館內(nèi)人員進(jìn)行培訓(xùn)，以確保培訓(xùn)的有效性[12]。

其次，組織新老員工搭建互助幫扶小組，充分發(fā)揮傳幫帶機(jī)制的作用，讓老員工向年輕員工傳授城建檔案管理的工作經(jīng)驗(yàn)，切實(shí)提升年輕員工的工作能力和水平，而后讓信息素養(yǎng)、新媒體素養(yǎng)高的年輕員工幫助老員工掌握使用新媒體技術(shù)開展工作的方法，以提升城建檔案管理信息化水平。

最后，引進(jìn)高質(zhì)量的城建檔案管理人才，重點(diǎn)考查引進(jìn)人才的檔案管理理論水平、新媒體素養(yǎng)和職業(yè)素養(yǎng)，確保其能夠勝任崗位要求。

（三）推進(jìn)信息安全建設(shè)，提升檔案管理安全性

針對一些城建檔案館忽視信息安全問題的情況，應(yīng)積極推進(jìn)信息安全建設(shè)，同時(shí)將信息安全的責(zé)任落實(shí)到具體人員身上。

一是應(yīng)用技術(shù)手段為檔案館提供安全保障，如在訪問階段設(shè)置動態(tài)驗(yàn)證，有效規(guī)避非法訪問，避免重要的城建檔案數(shù)據(jù)泄露。再如，設(shè)置人工智能防火墻，自動識別網(wǎng)絡(luò)攻擊并采取對應(yīng)的防御措施，確保檔案館內(nèi)的數(shù)據(jù)信息安全，或者通過區(qū)塊鏈、局域網(wǎng)等技術(shù)應(yīng)用對城建檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理[13]。

二是規(guī)范檔案館內(nèi)工作人員的具體操作，尤其是利用新媒體技術(shù)對不同格式的檔案資料進(jìn)行轉(zhuǎn)檔操作時(shí)，更要做好備份工作和規(guī)范轉(zhuǎn)檔，避免檔案資料損毀，即便出現(xiàn)異常情況，也能及時(shí)調(diào)出備份數(shù)據(jù)進(jìn)行彌補(bǔ)。

三是推進(jìn)責(zé)任機(jī)制的建設(shè)，使城建檔案館內(nèi)的工作人員認(rèn)識到信息安全建設(shè)的重要性，樹立信息安全意識，在利用管理平臺、新媒體技術(shù)開展工作時(shí)注意進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)防范，確保城建檔案的安全性、有效性[14]。

（四）建立一體化檔案管理平臺與數(shù)據(jù)共享機(jī)制

針對城建檔案館在檔案數(shù)據(jù)整合共享方面存在的短板，應(yīng)當(dāng)主動構(gòu)建一體化的檔案管理平臺，確保館內(nèi)各部門能利用該平臺實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的整合與共享，館外各方主體能通過該平臺進(jìn)行信息檢索和查詢。在平臺建設(shè)之前，應(yīng)做好相應(yīng)的調(diào)研工作，明確館內(nèi)工作人員的具體需求、館外主體的服務(wù)需要以及檔案館現(xiàn)階段具備的新媒體技術(shù)條件，力求做到基于當(dāng)前技術(shù)水平打造性能先進(jìn)、功能齊全的檔案管理平臺[15]。在平臺建成以后，一方面要加強(qiáng)對平臺的運(yùn)營和維護(hù)，確保平臺能維持正常運(yùn)轉(zhuǎn)，另一方面要基于平臺構(gòu)建數(shù)據(jù)共享機(jī)制，推動館內(nèi)數(shù)據(jù)信息的融通共享，確保館內(nèi)工作人員在獲取檔案資料以后能在第一時(shí)間進(jìn)行分析整理，而后加以存檔。

四、結(jié)語

新媒體時(shí)代推動城建檔案信息化管理具有可行性，且對于檔案資源開發(fā)利用、提升檔案管理水平具有積極意義。針對現(xiàn)階段城建檔案管理中存在的問題，城建檔案館應(yīng)加強(qiáng)對新媒體技術(shù)的應(yīng)用、檔案管理信息化的宣傳，使館內(nèi)人員對此達(dá)成共識，而后構(gòu)建相應(yīng)的頂層設(shè)計(jì)，明確檔案管理信息化的總體目標(biāo)、具體思路并編制可行方案。在接下來的工作中，城建檔案館應(yīng)著眼于檔案管理隊(duì)伍建設(shè)與信息安全建設(shè)，打造一支高水平的管理隊(duì)伍；應(yīng)為城建檔案管理信息化提供良好的環(huán)境；應(yīng)主動構(gòu)建功能完善、性能先進(jìn)的檔案管理平臺，積極推動檔案數(shù)據(jù)共享，使城建檔案切實(shí)發(fā)揮應(yīng)有價(jià)值，為城市建設(shè)發(fā)展賦能。

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作者簡介 史建陽，助理館員，研究方向：檔案管理。