電子會計憑證的應(yīng)用：現(xiàn)狀、問題及對策

郭燭燁

黨的二十大報告強調(diào)，要著力推動綠色發(fā)展，加快發(fā)展方式綠色轉(zhuǎn)型，推動形成綠色低碳的生產(chǎn)方式和生活方式。電子會計憑證的開具、傳遞、使用不依賴紙質(zhì)載體，大幅降低了紙張耗費，符合國家綠色、低碳、環(huán)保的發(fā)展理念（陳默，2023）。

根據(jù)2020年03月23日財政部、國家檔案局聯(lián)合發(fā)布的《關(guān)于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》中的定義，電子會計憑證是指單位從外部接收的電子形式的各類會計憑證，包括電子發(fā)票、財政電子票據(jù)、電子客票、電子行程單、電子海關(guān)專用繳款書、銀行電子回單等電子會計憑證。根據(jù)國家檔案局2022 年6 月發(fā)布的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《DA/T95-2022行政事業(yè)單位一般公共預(yù)算支出財務(wù)報銷電子會計憑證檔案管理技術(shù)規(guī)范》中定義，電子會計憑證是指通過計算機系統(tǒng)開具，依賴計算機系統(tǒng)閱讀、處理并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)臅嫅{證，包括可視化的版式文檔以及對應(yīng)的元數(shù)據(jù)。

根據(jù)以上定義可以看出電子會計憑證實質(zhì)上是信息技術(shù)發(fā)展到一定階段，必然出現(xiàn)的一種新形式的交易憑證，具有無紙化、計算機開具、閱讀，電子形式傳輸?shù)忍攸c。電子會計憑證在開具時，使用數(shù)字簽名技術(shù)附加在數(shù)據(jù)單元上，防止數(shù)據(jù)信息被偽造或是篡改。在使用時可以直接通過管理系統(tǒng)歸集，數(shù)字化讀取票面信校驗票據(jù)的真?zhèn)?，直接報銷入賬。既能優(yōu)化管理流程提高審核效率，使報銷更便捷，又能消除潛在的財務(wù)風(fēng)險，保證電子會計憑證的合法合規(guī)，還能提高財務(wù)審核的工作效率，降低管理成本。雖然電子會計憑證應(yīng)用于報銷優(yōu)勢明顯，但在實務(wù)工作中仍存在許多問題，在推廣使用過程中仍面臨諸多挑戰(zhàn)，如何應(yīng)對難題使其優(yōu)勢真正地發(fā)揮出來值得深入探析。

一、我國電子會計憑證發(fā)展現(xiàn)狀

2012 年，國家八部門聯(lián)合發(fā)布文件，通知中提到財政部、稅務(wù)總局負責(zé)制定電子發(fā)票暫行管理辦法，研究試點方案，涉及開票系統(tǒng)，組織開展電子發(fā)票應(yīng)用試點工作。電子發(fā)票的推廣使用正式提上日程。2013 年6 月27 日，全國開具了第一張電子發(fā)票。2014年6月，中國人民財產(chǎn)保險股份有限公司的電子會計檔案系統(tǒng)順利接收京東開具的企業(yè)電子發(fā)票，首次實現(xiàn)了電子發(fā)票的電子化入賬報銷，成為電子發(fā)票推廣應(yīng)用的重要里程碑（謝耀輝，2016）。

2015 年8 月起，北京、上海、浙江和深圳開展增值稅電子發(fā)票試運行，2016 年1 月1 日起，通過增值稅電子發(fā)票系統(tǒng)開具增值稅電子普通發(fā)票在全國范圍內(nèi)推行。2019 年起，國家檔案局、財政部、國家稅務(wù)總局等下發(fā)增值稅電子發(fā)票電子化報銷、入賬、歸檔試點工作文件，先后確定近600家單位參與試點。同年修正電子簽名法，明確了電子簽名的法律效力。2020 年3 月，財政部、國家檔案局聯(lián)合印發(fā)《關(guān)于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》（財會[2020]6號），通知中明確了電子會計憑證的概念，指出來源合法、真實的電子會計憑證與紙質(zhì)會計憑證具有同等法律效力，鼓勵符合條件的單位對電子發(fā)票進行無紙化報銷、入賬和歸檔。

2020 年9 月1 日，中國第一張增值稅電子專票，在寧波市稅務(wù)局正式開出。2021 年12 月，廣東、上海、內(nèi)蒙古開展全面數(shù)字化電子發(fā)票（以下簡稱數(shù)電票）試點工作，2022 年8 月實現(xiàn)31 省、自治區(qū)、直轄市和5 個計劃單列市數(shù)電票受票試點的全覆蓋。2023 年起，國家稅務(wù)總局各地方稅務(wù)局先后發(fā)布關(guān)于開展全面數(shù)字化的電子發(fā)票試點工作的公告，加入到開具數(shù)電票的試點工作中。2023 年4 月28 日財政部等九部委印發(fā)關(guān)于聯(lián)合開展電子憑證會計數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)深化試點工作的通知中，將試點的電子憑證種類范圍擴大到增值稅電子普通發(fā)票、增值稅電子專用發(fā)票、數(shù)電票（含鐵路電子客票、航空運輸電子客票行程單）、財政電子票據(jù)、電子非稅收入一般繳款書、銀行電子回單和銀行電子對賬單。為更好推進電子會計憑證的報銷、入賬及歸檔，2023 年5 月財政部發(fā)布電子憑證會計數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)（試行版），對8 類電子憑證會計數(shù)據(jù)進行了全面規(guī)范，解決了各地區(qū)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一的問題，打通電子憑證報銷入賬歸檔“最后一公里”，推動電子憑證從開具、接收到處理、歸檔等各環(huán)節(jié)全流程標(biāo)準(zhǔn)化無紙化處理，解決電子憑證“接收難、入賬難、歸檔難”問題（財政部會計司，2023）。同時，財政部下發(fā)了標(biāo)準(zhǔn)深化試點操作指南、免費的解析工具包，為試行的會計數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)做了詳細說明和講解。對電子會計憑證的開具、接收、驗真驗簽、解析、報銷入賬、歸檔全流程提供技術(shù)指導(dǎo)。電子憑證不再以紙張為介質(zhì)進行接收、流傳以及歸檔，而是以結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)文件進行電子簽名后，再用版式文件封裝的形式作為具有法律效力的合法有效憑證。2023 年9 月，湖北、河北、黑龍江三省發(fā)布公告加入數(shù)電票開票試點工作，數(shù)電票的種類中新增航空運輸電子客票行程單及鐵路電子客票，同時公告中提到從電子發(fā)票服務(wù)平臺取得、申請代開的數(shù)電票將自動歸集至個人所得稅APP 中，納稅人可通過個人所得稅APP 的“發(fā)票推送”功能，將開具好的數(shù)電票直接推送給任職受雇單位的稅務(wù)數(shù)字賬戶進行報銷，為電子會計憑證的普及、推廣使用提供了有力保障。

2023 年11 月，全面化數(shù)字電子發(fā)票的開具試點范圍擴大至全國35 個省、自治區(qū)、直轄市，截止2023 年11 月21 日，接收端試點單位共接收處理符合標(biāo)準(zhǔn)的電子會計憑證4900 萬余張，標(biāo)志著電子會計憑證時代已正式到來。

二、電子會計憑證應(yīng)用報銷中存在的問題

財務(wù)的信息化水平?jīng)Q定著電子會計憑證能否順利普及使用。電子憑證的全流程處理需要管理系統(tǒng)的支撐，而信息化管理建設(shè)落后的企業(yè)和行政事業(yè)單位，很難實現(xiàn)對電子發(fā)票等電子會計憑證的有效管理。

（一）無法真正實現(xiàn)無紙化報銷

以數(shù)電票為例，信息化建設(shè)程度較低的企業(yè)或單位收到數(shù)電票需要報銷，報銷人提供了XML 的版式文件，這種版式文件不是可視化的，無法以發(fā)票樣式的形式呈現(xiàn)，財務(wù)人員不能通過這種版式文件直接對票據(jù)進行審核。這種情況下需要索取數(shù)電票的其他格式文件（PDF或OFD），并打印成紙質(zhì)形式作為原始憑證報銷，同時在計算機中將XML版式文件單獨存儲。與國家推行電子會計憑證的初衷相背離，并未達到降本增效的目的。

（二）重復(fù)報賬風(fēng)險高，真實性無法識別

電子會計憑證以電子文件的形式存在，保存后可以重復(fù)打印。如果沒有信息系統(tǒng)進行查重，會存在重復(fù)打印、重復(fù)報銷的風(fēng)險。再者，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，一些不法分子通過修圖軟件在不更改電子發(fā)票代碼和校驗碼的情況下篡改金額等其他票面信息，在實務(wù)操作中，因為票據(jù)量大等原因財務(wù)人員很難逐一核驗票面信息，從而導(dǎo)致難以發(fā)現(xiàn)票面信息被篡改，無法保證票據(jù)的真實性。針對重復(fù)報銷問題大部分企業(yè)采用在計算機上登記電子發(fā)票臺賬，手工將收到的電子發(fā)票錄入EXCEL。這種方式工作量大，時間成本較高，對財務(wù)人員登記的準(zhǔn)確性和及時性都有很高的要求。而針對電子發(fā)票的真實性問題，大部分企業(yè)或單位要求報銷人提交說明或票據(jù)驗真報告，確認發(fā)票的唯一性及真實性。這種方式其實是基于對報銷人的信任，同時對報銷人的道德提出了要求，并沒有對篡改發(fā)票及重復(fù)報銷的風(fēng)險進行控制。不管是手工查驗數(shù)電票的真?zhèn)?，還是為了避免票據(jù)重復(fù)報銷采取的措施，都是采取人工操作的方式來進行防范與監(jiān)督，需要花費大量的時間，耗費較多的人力，而且極大可能會出現(xiàn)由于人員疏忽、粗心、錯漏等問題導(dǎo)致未能真正的規(guī)避風(fēng)險。

（三）元文件難以管理，合法性無法保證

在沒有管理系統(tǒng)輔助的情況下，電子會計憑證元文件很難得到有效規(guī)范的管理，合法性無法得到保證。根據(jù)國家文件要求，收到的數(shù)電票可以僅使用含有數(shù)字簽名的XML 文件進行報銷入賬及歸檔，無需紙質(zhì)形式保存。但是，使用PDF、OFD 格式文件紙質(zhì)打印件作為報銷依據(jù)的，需同時保存含有數(shù)字簽的XML 版式文件。因此，在報銷時財務(wù)人員會要求報銷人提供XML 的版式文件，而報銷人可能因為開票公司存在稅務(wù)未認證等各種原因未能獲取到，報銷人為了報銷就會出現(xiàn)使用辦公軟件將PDF、OFD 格式或打印的紙質(zhì)形式的數(shù)電票拍照后轉(zhuǎn)換為XML 格式文件的情況，財務(wù)人員在沒有系統(tǒng)解析識別自動驗真的條件下，很難分辨報銷人提供的XML 版式文件的合法性。如果因此造成的元文件丟失，不僅存在一定的財務(wù)風(fēng)險，也會給后續(xù)審計部門調(diào)取查閱元數(shù)據(jù)帶來困難。

三、電子會計憑證應(yīng)用于報銷所面臨的挑戰(zhàn)

（一）信息系統(tǒng)的建設(shè)問題

對于信息化管理建設(shè)落后的企業(yè)和行政事業(yè)單位來說，需要具備電子會計憑證接收、驗真、解析、報銷、歸檔等功能完善的管理系統(tǒng)來實現(xiàn)無紙化管理。目前很多企業(yè)和行政事業(yè)單位仍處在研究和探索階段，建設(shè)一個成熟的管理系統(tǒng)并不是一蹴而就的。例如，像業(yè)務(wù)種類繁雜、資金流轉(zhuǎn)較快、銀行流水較多的企業(yè)和行政事業(yè)單位，各類電子會計憑證的數(shù)量都會比較多，對于電子會計憑證管理系統(tǒng)的功能性提出了更高的要求，如通過系統(tǒng)智能分類、匹配報銷單來輔助電子會計憑證分類，避免發(fā)生錯漏、丟失等問題。如果單位因為改造成本有限、未結(jié)合實際需求考慮等因素導(dǎo)致沒有開發(fā)特定功能完善管理系統(tǒng)，那么財務(wù)人員就需要在巨大的票據(jù)池中尋找所需要的電子發(fā)票、銀行電子回單等。對于單位來說，電子會計憑證的優(yōu)勢就會很難發(fā)揮出來。再者，企業(yè)和行政事業(yè)單位的各類系統(tǒng)之間如果沒有實現(xiàn)數(shù)據(jù)互通，那么數(shù)字化流程的不完善，會導(dǎo)致信息傳遞存在阻礙，電子會計憑證在接收、使用及歸檔等各個環(huán)節(jié)都可能發(fā)生問題。又如，電子會計憑證管理系統(tǒng)與報銷核算系統(tǒng)未做關(guān)聯(lián)，管理系統(tǒng)就無法對已報銷入賬的電子發(fā)票自動標(biāo)識，也無法讀取到記賬憑證信息自動回寫進結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)文檔，從而導(dǎo)致生成的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)文檔不符合國家要求，也無法實現(xiàn)電子發(fā)票與記賬憑證的雙向關(guān)聯(lián)。這種情況簡單講就是單位僅僅是接收到電子發(fā)票了，也進行了報銷入賬，但是電子發(fā)票的去向無從得知。再如，稅收管理系統(tǒng)與電子憑證管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)不互通，像數(shù)電票（專用發(fā)票）這類電子會計憑證，根據(jù)最新文件要求，在入賬歸檔時需要將專票的用途（抵扣、不抵扣等）及用途所屬時間回寫進結(jié)構(gòu)化文檔，在單位的實務(wù)管理中，報稅人員和財務(wù)報銷人員大多不是同一個人，而電子專票的抵扣所屬區(qū)間又有可能與該票據(jù)對應(yīng)款項報銷付款入賬的時間存在時間差，如果系統(tǒng)之間不能實現(xiàn)數(shù)據(jù)的互聯(lián)互通，需要財務(wù)人員手動填寫該信息，對于財務(wù)人員來說工作量只增不減，甚至?xí)驗闇贤ú患皶r、忘記等人為原因造成數(shù)據(jù)填寫錯誤，從而影響結(jié)構(gòu)化文檔的準(zhǔn)確性，進而影響會計電子檔案的準(zhǔn)確性。諸如此類的問題如果不能快速解決，就會嚴(yán)重影響財務(wù)人員的工作效率和使用電子會計憑證的體驗，給推廣電子會計憑證的使用增加困難。而隨著越來越多電子會計憑證的使用，電子會計檔案的數(shù)據(jù)數(shù)量和復(fù)雜程度也隨之增加，這對檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)也提出了更高的要求，不僅要求能夠隨時調(diào)取和查閱，更要保證電子會計憑證的安全性和完整性。這對單位的數(shù)字化管理建設(shè)來說，也是一個不小的挑戰(zhàn)。

（二）傳統(tǒng)觀念根深蒂固

傳統(tǒng)觀念也是普及電子會計憑證使用的阻礙之一，僅有個別種類的電子發(fā)票被人們所熟知。電子會計憑證應(yīng)用于報銷的整體環(huán)境尚未形成，社會認可度不夠高。公眾對大多類別的電子憑證不夠了解，對使用方法不熟悉。在開具時人們不清楚應(yīng)該索取何種版式的電子發(fā)票，會擔(dān)心是否因為開具的不合適導(dǎo)致無法報銷，因此較為排斥。

（三）財務(wù)人員綜合素質(zhì)不高

財務(wù)人員的綜合素質(zhì)也會阻礙電子憑證的使用?，F(xiàn)在正處于財務(wù)稅務(wù)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型期，國家對于推進工作出臺了很多指導(dǎo)性文件，但是很多企業(yè)、事業(yè)單位等并未在第一時間組織財務(wù)人員學(xué)習(xí)相關(guān)文件，對電子憑證的管理沒有概念。例如，在電子憑證會計數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)（試行版）文件發(fā)布后，在報銷人員取得PDF 版式的數(shù)電票后，向開票單位索取數(shù)電票XML 版式文件時，對方單位財務(wù)人員甚至不知道XML 版式文件是什么。在這種情況下，如果財務(wù)人員思想守舊，排斥新鮮事物不去研究探索，就會導(dǎo)致電子憑證的普及應(yīng)用存在困難。

四、進一步推進電子會計憑證發(fā)展的對策

隨著電子會計憑證的不斷推廣普及和應(yīng)用，財務(wù)核算流程和財務(wù)信息系統(tǒng)的建設(shè)都應(yīng)當(dāng)與時俱進，不斷更新以適應(yīng)時代的發(fā)展。針對上述所存在的問題及面臨的挑戰(zhàn)，提出如下建議，以更好的利用信息化技術(shù)手段，實現(xiàn)降本增效。

（一）建立電子會計憑證管理體系

首先，認真學(xué)習(xí)國家出臺的法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合單位自身實際情況，重新撰寫或修訂票據(jù)制度，從根本上對電子會計憑證的接收、入賬、歸檔等進行規(guī)范。

其次，加快電子會計憑證管理系統(tǒng)的建設(shè)。企業(yè)或行政事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身業(yè)務(wù)的特點，按照國家下發(fā)電子憑證的會計數(shù)據(jù)規(guī)范，提出對管理系統(tǒng)的更新改造需求。修訂單位內(nèi)部的財務(wù)報銷流程，使之與管理系統(tǒng)相嵌合。通過系統(tǒng)建立內(nèi)部控制，避免風(fēng)險發(fā)生的同時實現(xiàn)電子會計憑證的全流程無紙化處理，最大程度的發(fā)揮電子會計憑證的優(yōu)勢。

在實務(wù)操作中，企業(yè)和行政事業(yè)單位可以通過國家稅務(wù)局的數(shù)字賬戶或電子郵件接收、管理系統(tǒng)自動獲取以及人工上傳等多種方式將發(fā)票類電子會計憑證自動歸集進入票據(jù)池，與金融機構(gòu)通過企業(yè)網(wǎng)銀、銀企直連或使用第三方互聯(lián)互通平臺接口的方式將銀行電子回單及電子對賬單自動歸集進入票據(jù)池，無需打印紙質(zhì)版。系統(tǒng)自動讀取數(shù)字簽名，校驗元文件的真實性。通過校驗后調(diào)取稅務(wù)局底賬庫接口或“電子發(fā)票服務(wù)平臺”端口獲取電子發(fā)票的票面信息進行查驗真?zhèn)?，完成查驗后轉(zhuǎn)入收票箱。整個過程均采用系統(tǒng)自動獲取、自動校驗的方式從電子會計憑證獲取的源頭完成了驗簽、驗重、驗真的工作。轉(zhuǎn)入收票箱后系統(tǒng)自動調(diào)取解析包對電子會計憑證底層的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)進行解析并同步標(biāo)記發(fā)票狀態(tài)，將解析的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)以發(fā)票樣式的形式顯示于系統(tǒng)界面，方便財務(wù)人員審核與使用。財務(wù)人員可以勾選電子發(fā)票報銷，在核算系統(tǒng)內(nèi)生成記賬憑證后，自動發(fā)起銀行付款申請，通過銀企直連模塊進行資金支付，收到的銀行電子回單根據(jù)流水號自動關(guān)聯(lián)進入會計記賬憑證。未通過銀企直連支付的銀行電子回單，也可以在記賬憑證內(nèi)自行上傳或追加的方式增加電子附件。已使用的電子會計憑證系統(tǒng)自動標(biāo)識，實現(xiàn)電子會計憑證與會計記賬憑證的雙向關(guān)聯(lián)與查看。電子會計憑證在歸檔后自動回寫記賬憑證信息生成結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)文檔。同時與報稅系統(tǒng)建立直連通道，從稅務(wù)局底賬庫中直接獲取專用發(fā)票信息，自動回寫結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)文檔，形成電子會計檔案。同時提供預(yù)覽及下載功能，方便日后調(diào)取閱讀。通過與各系統(tǒng)建立直連通道，將電子憑證管理、費用報銷、稅務(wù)管理、會計核算、會計檔案管理關(guān)聯(lián)起來，形成從電子會計憑證的接收、驗簽、解析、報銷入賬到最后形成電子會計檔案的全流程管理模式，搭建電子會計憑證全流程處理框架（如圖1 所示）。整個過程實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的電子化傳輸，能夠確保各環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。

圖1 電子會計憑證全流程管理

再次，擴大電子會計資料的應(yīng)用范圍。將單位內(nèi)部各類會計資料從紙質(zhì)轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮?，減少紙質(zhì)會計資料的傳遞，推動單位內(nèi)部信息數(shù)字化流轉(zhuǎn)，盡可能的推行財務(wù)核算無紙化的全流程覆蓋，降低人工成本。

最后，盡快實現(xiàn)與電子檔案系統(tǒng)的對接。根據(jù)會計檔案管理辦法，當(dāng)年形成的會計電子檔案，可由財務(wù)部門臨時保管一年，最長不超過三年，隨后應(yīng)當(dāng)移交單位檔案管理部門保管。企業(yè)或單位應(yīng)當(dāng)加快電子檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，盡早完成系統(tǒng)數(shù)據(jù)的對接，完善數(shù)據(jù)備份等功能，實現(xiàn)會計電子檔案與紙質(zhì)檔案的相互關(guān)聯(lián)，元文件的隨時調(diào)取查閱。提高會計電子檔案的管理效率。進一步推進財務(wù)管理信息化、數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

（二）在本單位或企業(yè)加大對電子會計憑證的宣傳

企業(yè)或單位應(yīng)當(dāng)通過各種渠道向單位各部門宣傳財務(wù)報銷流程以及推廣電子會計憑證的使用。首先，線下開展專題講座宣教，線上將各類電子會計憑證相關(guān)內(nèi)容做成電子手冊通過辦公系統(tǒng)發(fā)布，便于全員隨時查閱。其次，在人員還未外出提交出差審批申請時，通過系統(tǒng)提醒在獲取電子會計憑證時需要注意的事項。最后，在本企業(yè)或單位范圍內(nèi)大力宣傳各類電子會計憑證的報銷流程，錄制從發(fā)票開具起的操作視頻，提高全員對電子發(fā)票等的電子會計憑證認識，引導(dǎo)單位全員合法合規(guī)使用電子會計憑證報賬，以降低單位管理成本、提升單位管理效能，助力會計信息化建設(shè)。

（三）加強財務(wù)人員培訓(xùn)實現(xiàn)管理轉(zhuǎn)型

首先，企業(yè)或單位應(yīng)當(dāng)加大對財務(wù)人員的培訓(xùn)，充分了解國家關(guān)于電子會計憑證的相關(guān)政策規(guī)定，提高財務(wù)人員對電子會計憑證的認知，認真學(xué)習(xí)電子會計憑證的特點，并且熟悉各類電子會計憑證的報銷流程。能夠在報銷人員電子會計憑證獲取出現(xiàn)問題時，耐心地幫助其解決問題，提高全員對電子會計憑證的認同感。

其次，企業(yè)或單位應(yīng)當(dāng)加快提升財務(wù)人員計算機水平，促使提升財務(wù)人員綜合能力，培養(yǎng)具有數(shù)字化思維的復(fù)合型人才隊伍，為進一步推進會計信息化建設(shè)做好準(zhǔn)備。加快人員的轉(zhuǎn)型，將財務(wù)人員從機械重復(fù)的報銷記賬工作中剝離出來，更多的投入到會計數(shù)據(jù)的應(yīng)用分析中。