“雙高計劃”項目管理平臺的設(shè)計與應(yīng)用
——以長春職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例

白淑華 劉 佳 張 爽 王婧博

近幾年，高等職業(yè)教育受到了極大關(guān)注，并獲得了空前的發(fā)展。“中國特色高水平高職學(xué)校和專業(yè)建設(shè)計劃”（以下簡稱“雙高計劃”）項目建設(shè)任務(wù)繁重，評價體系錯綜復(fù)雜，需要進行實時過程跟蹤、過程監(jiān)督、過程改進、過程預(yù)測和預(yù)警、全過程評價，是高職院校面臨的新挑戰(zhàn)。利用數(shù)據(jù)畫像、數(shù)據(jù)追蹤、數(shù)據(jù)驅(qū)動等技術(shù)開發(fā)設(shè)計“雙高計劃”項目管理平臺，全面推動“雙高計劃”的深入實施，實現(xiàn)全過程數(shù)字化管理，基于這樣的思路，分析當(dāng)前“雙高計劃”項目管理中存在的問題，探討項目管理平臺的設(shè)計和實際應(yīng)用，并對長春職業(yè)技術(shù)學(xué)院“雙高計劃”項目管理平臺建設(shè)進行實證研究，旨在提升高職院校管理水平，激發(fā)其內(nèi)在動力，推動我國高職教育深化改革。

一、“雙高計劃”項目管理中存在的問題

“雙高計劃”項目管理是負責(zé)人采用項目管理平臺的方式，將項目的實施工作分解為多個子項目，以實現(xiàn)任務(wù)分解和分配、責(zé)任到人及有效落地實施的目的。目前，“雙高計劃”項目管理存在以下問題。

（一）任務(wù)分解不明確

“雙高計劃”項目涉及學(xué)校多方面建設(shè)任務(wù)，需要認真研究論證，細化分解，最終形成合理的預(yù)算與業(yè)績指標(biāo)。但在實際工作中，存在著建設(shè)任務(wù)不明確、業(yè)績目標(biāo)設(shè)置與申報計劃不符、各項目牽頭部門和團隊每年的建設(shè)業(yè)績指標(biāo)及任務(wù)的具體負責(zé)人不明確等問題。此外，還有項目類型多、周期長、資金多，協(xié)作部門多、改革創(chuàng)新難度大的問題。學(xué)校僅負責(zé)分解工作，不明晰項目與業(yè)績指標(biāo)之間的關(guān)系，不熟悉與業(yè)績目標(biāo)相適應(yīng)的工作，導(dǎo)致項目各部門的職責(zé)界限不清、項目建設(shè)脫離日常工作。

（二）項目進度管理不科學(xué)

“雙高計劃”任務(wù)項目多、周期長，在實施過程中存在未嚴格遵循項目計劃、流程的現(xiàn)象。同時，在項目時間管理中，由于不明確實施過程中的流程和各項工作間的邏輯關(guān)系，導(dǎo)致項目任務(wù)遺漏、項目前后順序顛倒等，影響項目完成時間和效率。

（三）項目執(zhí)行不規(guī)范

由于“雙高計劃”項目開放式建設(shè)等特點，與一般的企業(yè)工程管理相比有明顯差異，存在項目建設(shè)與常規(guī)工作沖突、責(zé)任均衡性及橫向與縱向的協(xié)調(diào)性等方面的問題。在項目執(zhí)行過程中，由于各部門的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任不清晰，不能有效調(diào)動各部門的積極性，沒有對各單元的建設(shè)進行及時引導(dǎo)，主導(dǎo)作用未能充分發(fā)揮，導(dǎo)致項目的執(zhí)行效果不理想。同時，由于無法有效記錄項目執(zhí)行過程中的任務(wù)數(shù)據(jù)，還存在著項目成果出現(xiàn)偏差及難以把控的情況。

二、“雙高計劃”項目管理平臺的設(shè)計

（一）項目任務(wù)清單管理

高職院校與普通工程建設(shè)管理體系不同，其主要特征是：既要適應(yīng)高等職業(yè)院校的特色，又要適應(yīng)“雙高計劃”建設(shè)的需要。因此，“雙高計劃”項目管理平臺采用分層管理，由各層次的子課題負責(zé)人錄入項目資金的使用情況，并上傳證據(jù)，上級主管負責(zé)對下一階段的資金使用情況和相關(guān)證據(jù)進行審查。平臺具有B/S結(jié)構(gòu)，便于不同級別的項目主管在不同的位置進行訪問。

通過構(gòu)建項目管理平臺，將項目全部任務(wù)、預(yù)期效果和代表性成果輸入到項目管理系統(tǒng)中，形成項目任務(wù)表。任務(wù)表由項目主管與項目組共同討論決定，并逐一審核。針對“雙高計劃”的建設(shè)需要，進一步細化建設(shè)目標(biāo)，從大局出發(fā)，理順發(fā)展思路。第一階段是根據(jù)建設(shè)內(nèi)容制訂學(xué)校的具體發(fā)展目標(biāo)；第二階段是確定各層次負責(zé)人和項目單位，并將工作分解、細化，減少工作的難度，使工作思路更加清晰；第三階段是從人力資源、信息化條件、資金保障等方面對項目建設(shè)投資進行評估；第四階段是按照具體的工作內(nèi)容編制年度工作方案，將各項工作與各個項目一一對應(yīng)，相互協(xié)調(diào)、相互支持，以保障項目的順利完成。

1.制訂管理計劃。首先，確定項目目標(biāo)，包括建設(shè)基礎(chǔ)、目標(biāo)和任務(wù)，以及質(zhì)量、進度、成本、績效等；其次，針對項目建設(shè)的目的，從校內(nèi)外資源、人力資源、實訓(xùn)條件、資金保障、信息共享、校企現(xiàn)狀等方面進行分析；再次，進行項目的編制，主要內(nèi)容有總體目標(biāo)、具體目標(biāo)、任務(wù)分級、進度計劃、績效指標(biāo)、項目管理等；最后是制訂管理計劃，不斷跟進、掌握工程進度，并與施工計劃進行比較，及時進行調(diào)整。其中，加強計劃審查是重中之重，項目管理辦公室應(yīng)在每年工作開始之前的兩個星期內(nèi)，與多部門共同審核，對“差、錯、漏”進行檢查和分析，并面對面反饋意見，及時跟進和落實。

2.分解項目任務(wù)。針對項目建設(shè)的實際需求，將建設(shè)工程任務(wù)分解為幾個基礎(chǔ)任務(wù)，降低任務(wù)難度，從而實現(xiàn)對整體進度的控制。“雙高計劃”是一套完整的體系，要把整個體系分解為各個環(huán)節(jié)，這樣管理、控制和考核起來就容易多了。以質(zhì)量為本、以創(chuàng)新為本的項目建設(shè)方針，以高水平為基準，以產(chǎn)教融合、多元共享為主線，注重提高社會貢獻，增強國際影響力，把重點項目的實施落到實處，通過WBS分解，從多方面對施工任務(wù)進行全面、精確的劃分，明確項目責(zé)任部門和負責(zé)人，并對項目的進度、質(zhì)量、成本目標(biāo)進行細化。

3.制訂任務(wù)清單。根據(jù)“雙高計劃”編制任務(wù)表，逐年制訂并進行動態(tài)調(diào)整。由于項目管理過程中存在大量的不確定因素，也存在著一定的環(huán)境干擾，所以項目實施很難完全按照計劃進行，出現(xiàn)一些偏差是不可避免的。制訂任務(wù)清單能夠及時發(fā)現(xiàn)項目中存在的問題并進行修正，確保項目能夠按計劃進行。在任務(wù)清單中，項目小組對任務(wù)進行歸類，明確對象、完成時限和標(biāo)準要求；任務(wù)執(zhí)行人按照項目要求完成任務(wù)清單，組織實施任務(wù)內(nèi)容，認領(lǐng)績效指標(biāo)，負責(zé)劃分、編碼、申報、評審等工作。

（二）項目進度管理

項目進度管理是PDCA 循環(huán)的控制流程，包括方案制訂、組織實施、檢查糾錯、總結(jié)調(diào)整，再轉(zhuǎn)入下一輪，本質(zhì)上是一個不斷向上、不斷發(fā)展的動態(tài)過程?！半p高計劃”的建設(shè)周期是5 年，因為時間跨度大，產(chǎn)業(yè)需求和產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)的變化將超出預(yù)期，其中會有許多不確定因素，所以項目的實際進度會偏離原來的規(guī)劃。項目負責(zé)人要始終保持敏銳的洞察力，及時跟進，與原計劃進行對比，并分析產(chǎn)生變化的原因，制訂相應(yīng)的對策，以保障項目的正常進度。

1.制訂子項目管控計劃。項目進度管理的第一要務(wù)是編制管控計劃，這是實現(xiàn)項目質(zhì)量監(jiān)控和控制的先決條件。利用項目管理平臺全面跟蹤項目的實施過程，及時了解項目的進度、資金、風(fēng)險、規(guī)模、主要數(shù)據(jù)、業(yè)績指標(biāo)的實現(xiàn)情況。通過工作會議，及時準確地掌握各方面的情況，從成本和效率的角度來看，嚴格控制時間應(yīng)放在首位。在工作會議中，各個項目組可以直觀地將各自工作的進展情況呈現(xiàn)出來，增強團隊競爭意識，同時，也方便比較和分析項目進度，實現(xiàn)對項目的實時監(jiān)測。

2.建立校內(nèi)項目平臺。將學(xué)校的信息資源整合起來，構(gòu)建“雙高計劃”項目建設(shè)、項目管理和預(yù)警系統(tǒng)，實現(xiàn)對建設(shè)目標(biāo)、項目進度、建設(shè)質(zhì)量、資金使用、績效指標(biāo)等的實時監(jiān)控，形成數(shù)據(jù)，為學(xué)校的宏觀決策提供參考。針對未能實現(xiàn)業(yè)績指標(biāo)的工作，及時發(fā)現(xiàn)責(zé)任主體。在項目建設(shè)的全過程中，及時發(fā)布相關(guān)的通告，確保項目建設(shè)全流程可控，實現(xiàn)前期規(guī)劃、中期監(jiān)督、后期改善的“云管理”，有效降低因人為因素造成的資源浪費、重復(fù)勞動，確保所有資料準確、完整，保障項目建設(shè)的時間和質(zhì)量。實時追蹤項目進展，對項目的前后、全過程、全要素進行監(jiān)控，確?！半p高計劃”項目的順利實施。

（三）項目執(zhí)行管理

1.時間管理。要根據(jù)項目建設(shè)的實際情況制訂時間管理方案，以保障項目的順利進行。首先，組織項目組工作會議，對項目任務(wù)進行細化，保證每個成員都對項目有基本的認識，對其存在的問題有全面的了解，并編制年度工作計劃。其次，根據(jù)時間節(jié)點進行工程建設(shè)，在項目管理平臺上設(shè)置預(yù)警機制，提前一周設(shè)置預(yù)警信號。然后，對項目操作中的問題進行改善，并在修改后繼續(xù)執(zhí)行。監(jiān)督、檢查執(zhí)行流程，搜集有關(guān)資料并進行考核，以確定考核評級。

2.項目任務(wù)管理。項目任務(wù)管理主要由項目計劃執(zhí)行監(jiān)督、任務(wù)分配監(jiān)督、項目成本監(jiān)督、風(fēng)險監(jiān)督等方面組成，并利用項目管理系統(tǒng)中的大數(shù)據(jù)進行實時監(jiān)測，對項目的進度進行跟蹤，對項目計劃進行分析。應(yīng)根據(jù)各自的職責(zé)，監(jiān)督各個項目組的工作，對任務(wù)數(shù)據(jù)進行追蹤、分析，發(fā)現(xiàn)與計劃有明顯偏差的項目，要立即與項目組進行交流，分析原因并及時糾正。

3.項目成果管理。實施項目與結(jié)果并行的雙重管理制度，以結(jié)果為導(dǎo)向，實施“同步抓、同步管、同步推進、同步考核”戰(zhàn)略，使項目產(chǎn)出與教師的工作業(yè)績相結(jié)合?！半p高計劃”項目成果具有自然的商業(yè)屬性，因此，學(xué)校要建立引導(dǎo)性的財政支持，以促進科技成果向外延伸，使科技成果轉(zhuǎn)化為中小企業(yè)的經(jīng)濟效益。在項目管理平臺建設(shè)過程中，要及時對結(jié)果進行追蹤，及時更新數(shù)據(jù)，完善結(jié)果資料，建立“雙高計劃”建設(shè)項目的成果數(shù)據(jù)庫。

圖1 項目平臺建設(shè)框架

三、“雙高計劃”項目管理平臺應(yīng)用成效

（一）實現(xiàn)資源優(yōu)化配置

一方面，“雙高計劃”項目管理平臺的建設(shè)整合校內(nèi)外的資源，比如在整合現(xiàn)有資源的情況下，參考其他高校或企業(yè)的建設(shè)計劃，以達到最優(yōu)化的內(nèi)外資源配置；另一方面，“雙高計劃”項目平臺的應(yīng)用便于項目小組成員進行集體討論，當(dāng)項目出現(xiàn)問題時，集中小組成員的智慧、經(jīng)驗和計劃，以達到對潛在資源的最佳分配。

（二）提升成員綜合素質(zhì)

“雙高計劃”項目管理平臺的實施使得最終工程驗收的標(biāo)準更為嚴格，促使各工程團隊拓展思路，積極尋找內(nèi)外資源，增強創(chuàng)新意識?！半p高計劃”項目管理平臺更強調(diào)團隊合作。各項目經(jīng)理以目標(biāo)為導(dǎo)向合理分工，充分發(fā)揮每個項目成員的積極性，使其成為項目的操控者?！半p高計劃”項目管理平臺，不僅要對各個項目進行全面的管理，而且要把它轉(zhuǎn)化為一種組織管理的思維方式和行為方式。在這個過程中，可以提升學(xué)生的責(zé)任意識、團隊意識和動手實踐能力，提高學(xué)生的整體素質(zhì)。

（三）提高項目考核績效

“雙高計劃”項目管理平臺必須確定各個項目的目標(biāo)和驗收重點?！半p高計劃”項目的實施為今后的驗收和評估工作提供了清晰的依據(jù)。各項目負責(zé)人按照交接點，將“雙高計劃”的工作進展和各項目進展情況進行對比，從某種意義上防止了績效低的問題的發(fā)生。

在建設(shè)目標(biāo)方面要重視建設(shè)以成果為導(dǎo)向的職業(yè)教育改革，為國家和地方發(fā)展提供支持。以考評機制為導(dǎo)向，強化“支撐”，突出“高”“強”“特”，從而形成具有代表性、影響力和示范性的核心項目。評估機制應(yīng)包括常規(guī)建設(shè)評估及代表性的業(yè)績評估。建立健全的管理制度，包括資金、考核等，以確保職工的積極性和主動性；綜合考慮內(nèi)容，建立靈活的監(jiān)督結(jié)構(gòu)，對實施不到位的項目實施“減分”，以保證實現(xiàn)指標(biāo)；對業(yè)績超過預(yù)期的項目實施“加分”，保障有代表性的成果順利孵化?！半p高計劃”的考核要融入學(xué)校的整體考核中，與獎懲機制相結(jié)合，將教師工資、職稱等相關(guān)發(fā)展納入績效考核，以提高教師自身素質(zhì)，對超額完成業(yè)績指標(biāo)的團隊進行獎勵，以更好地發(fā)揮其激勵效果。

“雙高計劃”項目是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，高職院校必須加強對項目的管理，不斷加強質(zhì)量監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)問題，建設(shè)高水平職業(yè)技術(shù)學(xué)院。