民辦高校建設(shè)項(xiàng)目設(shè)計(jì)需求管理探究*

楊茜 雷春妮 羅智波(西安歐亞學(xué)院基建處，陜西 西安 710065)

0 引言

隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展，民辦高校的發(fā)展歷經(jīng)起步期、調(diào)整期，正逐步轉(zhuǎn)入高質(zhì)量發(fā)展期。相較公辦高校，民辦高校規(guī)模較小、辦學(xué)經(jīng)費(fèi)來(lái)源單一，原有建筑的功能、配套等很難滿(mǎn)足高等教育發(fā)展需求，因此急需進(jìn)行提升改造，以滿(mǎn)足教學(xué)和發(fā)展需求。

當(dāng)前，國(guó)內(nèi)外項(xiàng)目設(shè)計(jì)管理相關(guān)研究大多從設(shè)計(jì)方、建設(shè)方出發(fā)，針對(duì)大型項(xiàng)目、多項(xiàng)目，以及EPC總承包模式設(shè)計(jì)管理進(jìn)行研究，缺乏針對(duì)高校建設(shè)項(xiàng)目的系統(tǒng)性研究，特別是針對(duì)民辦高校基建項(xiàng)目設(shè)計(jì)需求管理的研究十分匱乏。基于此，本文通過(guò)查閱和梳理國(guó)內(nèi)外建設(shè)項(xiàng)目設(shè)計(jì)需求管理相關(guān)文獻(xiàn)，結(jié)合具體案例實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，分析民辦高校建設(shè)項(xiàng)目設(shè)計(jì)需求管理方法與措施，旨在提升民辦高校建設(shè)項(xiàng)目設(shè)計(jì)需求管理水平。

1 民辦高校建設(shè)項(xiàng)目設(shè)計(jì)需求管理概述

民辦高校建設(shè)項(xiàng)目屬于復(fù)雜的系統(tǒng)工程，主要分為前期策劃、設(shè)計(jì)、施工、項(xiàng)目總結(jié)4個(gè)階段。通過(guò)梳理相關(guān)文獻(xiàn)，結(jié)合民辦高校建設(shè)項(xiàng)目特點(diǎn)可知，設(shè)計(jì)需求管理是保證民辦高校建設(shè)項(xiàng)目成功的關(guān)鍵。

設(shè)計(jì)管理是指業(yè)主或業(yè)主代表對(duì)建設(shè)項(xiàng)目全生命周期進(jìn)行全面設(shè)計(jì)管理，包括項(xiàng)目立項(xiàng)前準(zhǔn)備與策劃，立項(xiàng)后可行性研究、方案及圖樣設(shè)計(jì)管理，采購(gòu)、施工過(guò)程中的設(shè)計(jì)配合，以及項(xiàng)目驗(yàn)收和后評(píng)估[1]。需求管理是指對(duì)需求信息進(jìn)行收集、分析、篩選、確認(rèn)、記錄、控制和調(diào)整，其中，需求分析和需求控制是實(shí)現(xiàn)需求管理的重要手段[2]。在項(xiàng)目立項(xiàng)前，需求管理側(cè)重于解決建設(shè)需求問(wèn)題；在項(xiàng)目立項(xiàng)后、開(kāi)始設(shè)計(jì)前，需求管理側(cè)重于解決功能需求細(xì)化等問(wèn)題；在設(shè)計(jì)和施工過(guò)程中，主要進(jìn)行需求變更與控制管理，以降低需求變更影響，保證項(xiàng)目建設(shè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)和成本的有效控制。

2 現(xiàn)存問(wèn)題與原因分析

2.1 現(xiàn)存問(wèn)題

目前，在民辦高校建設(shè)項(xiàng)目設(shè)計(jì)需求管理過(guò)程中普遍存在以下問(wèn)題：

(1)功能需求不明確、不全面、不詳細(xì)。

(2)設(shè)計(jì)需求管理方式簡(jiǎn)單粗放，需求調(diào)研和論證不到位，方法不科學(xué)。

(3)對(duì)設(shè)計(jì)需求管理不重視，資金投入不足，很少聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)咨詢(xún)公司以彌補(bǔ)專(zhuān)業(yè)性不足的問(wèn)題。

(4)設(shè)計(jì)需求管理專(zhuān)業(yè)人才缺乏，不具備專(zhuān)業(yè)背景。

2.2 原因分析

(1)沒(méi)有建立明確的設(shè)計(jì)需求管理制度和方法，往往憑個(gè)人經(jīng)驗(yàn)與認(rèn)知處理問(wèn)題。

(2)未建立清晰的設(shè)計(jì)需求管理流程，仍以粗放式管理模式為主，責(zé)任未落實(shí)到具體人員。

(3)由于設(shè)計(jì)是一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的階段，專(zhuān)業(yè)建筑設(shè)計(jì)院很難參與設(shè)計(jì)前期策劃。

(4)在需求論證及準(zhǔn)備工作中，往往側(cè)重于項(xiàng)目的規(guī)范性、技術(shù)性等，忽略了業(yè)主方真正需求[3]。

3 民辦高校建設(shè)項(xiàng)目設(shè)計(jì)需求管理方法與措施

基于民辦高校建設(shè)項(xiàng)目特點(diǎn)與現(xiàn)存問(wèn)題，借鑒建筑策劃理論中的CRS法、八要素法，建立全面的設(shè)計(jì)需求信息采集系統(tǒng)。同時(shí)，基于相關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，利用馬斯洛需求遞進(jìn)層次理論對(duì)設(shè)計(jì)需求的重要性進(jìn)行排序[4-6]，提出民辦高校建設(shè)項(xiàng)目設(shè)計(jì)需求管理方法與措施。

3.1 設(shè)計(jì)需求管理方法

3.1.1 設(shè)計(jì)需求分類(lèi)

(1)按性質(zhì)劃分，主要分為直接需求和間接需求兩大類(lèi)。直接需求是指用戶(hù)可以直接清晰表示的需求，如規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)、要求等。間接需求是指無(wú)法直接提出或不易清楚描述的需求，是一種需要引導(dǎo)的需求。

(2)按環(huán)境劃分，可分為內(nèi)部需求和外部需求。內(nèi)部需求包括業(yè)主、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位的需求。外部需求包括相關(guān)管理部門(mén)和周邊居民的需求等。

(3)按重要性劃分，可分為重要需求和普通需求。

(4)按構(gòu)成要素劃分，可分為安全需求、進(jìn)度需求、質(zhì)量需求、成本需求、合同需求、信息需求等。

綜上所述，在實(shí)際項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)對(duì)各類(lèi)需求進(jìn)行細(xì)分，根據(jù)項(xiàng)目具體情況進(jìn)行綜合考慮，較為全面地確定項(xiàng)目建設(shè)需求。

3.1.2 設(shè)計(jì)需求方確定

民辦高校建設(shè)項(xiàng)目需求方眾多，不同需求方對(duì)于項(xiàng)目的訴求不同。因此，精準(zhǔn)確定設(shè)計(jì)需求方是項(xiàng)目建設(shè)成功的關(guān)鍵。應(yīng)根據(jù)需求方特征、重要性等進(jìn)行重點(diǎn)需求分析，并采取不同的措施進(jìn)行需求管理。

3.1.3 設(shè)計(jì)需求收集

需求收集是指明確需求方的具體需求，征集、記錄并管理需求的過(guò)程。應(yīng)遵循標(biāo)準(zhǔn)化原則，在收集需求的過(guò)程中對(duì)相關(guān)需求進(jìn)行統(tǒng)一分類(lèi)，規(guī)范需求收集流程，同時(shí)從制度上保證需求收集效率[2]。

需求收集方法主要有頭腦風(fēng)暴法、訪談、問(wèn)卷調(diào)研等。對(duì)于民辦高校建設(shè)項(xiàng)目而言，需求方眾多、樣本數(shù)量較大，因此，多采取線上或線下問(wèn)卷調(diào)研方式進(jìn)行需求收集與整理，形成需求分析報(bào)告。對(duì)于具體項(xiàng)目而言，可根據(jù)需求方特點(diǎn)，采取適合的需求收集方法。

3.1.4 設(shè)計(jì)需求梳理與分析

在民辦高校建設(shè)項(xiàng)目推進(jìn)過(guò)程中，受需求方認(rèn)知變化等因素影響，很可能會(huì)產(chǎn)生設(shè)計(jì)需求變更或調(diào)整，因此，應(yīng)與需求方保持及時(shí)溝通，進(jìn)行需求信息迭代。同時(shí)，基于事實(shí)學(xué)研究方法，結(jié)合既有規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)[4]分析和研究設(shè)計(jì)需求管理問(wèn)題，即結(jié)合建設(shè)項(xiàng)目現(xiàn)狀，考慮相關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定等，以明確最終設(shè)計(jì)需求。設(shè)計(jì)需求梳理與分析流程如圖1所示。

圖1 設(shè)計(jì)需求梳理與分析流程

3.1.5 設(shè)計(jì)需求確定

經(jīng)過(guò)需求收集、梳理與分析后，將分析結(jié)果按照一定的邏輯及規(guī)則進(jìn)行歸類(lèi)與編輯，形成正式的設(shè)計(jì)需求文檔，保證設(shè)計(jì)需求明確、完整、可追蹤。設(shè)計(jì)需求文檔包含所有的功能和非功能需求，可清晰識(shí)別完整的項(xiàng)目建設(shè)需求相關(guān)方及需求信息。一旦發(fā)生需求變更，可追蹤到需求變更的發(fā)起方、變更原因、變更內(nèi)容及影響等。在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，按照需求管理流程對(duì)需求文件進(jìn)行修改調(diào)整，以保證實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的成本、質(zhì)量、進(jìn)度目標(biāo)。

3.2 設(shè)計(jì)需求管理措施

3.2.1 建立設(shè)計(jì)需求管理流程

首先，在設(shè)計(jì)前需求管理階段，通過(guò)問(wèn)卷、訪談、調(diào)研等形式進(jìn)行需求收集與分析，形成需求報(bào)告；其次，由需求提出人提出建設(shè)需求，由需求管理人組織需求論證人進(jìn)行多輪需求梳理與論證，形成論證報(bào)告，經(jīng)需求會(huì)審人通過(guò)后報(bào)需求審批人審批。若審批通過(guò)，則移交建設(shè)相關(guān)部門(mén)開(kāi)展設(shè)計(jì)工作；若審批未通過(guò)，則返回至需求發(fā)起人，通過(guò)協(xié)商與修改，直至確定最終需求。設(shè)計(jì)需求管理流程如圖2所示。

圖2 設(shè)計(jì)需求管理流程

通過(guò)建立設(shè)計(jì)需求管理流程，明確了在需求管理過(guò)程中各參與方的主要責(zé)任，以及各環(huán)節(jié)的流轉(zhuǎn)關(guān)系，能夠保證項(xiàng)目目標(biāo)、質(zhì)量、進(jìn)度、成本得到有效控制。

3.2.2 設(shè)計(jì)需求方指導(dǎo)與協(xié)調(diào)

設(shè)計(jì)需求管理流程復(fù)雜，為了保證各參與方協(xié)調(diào)運(yùn)作，必須進(jìn)行有效的組織管理。對(duì)于民辦高校建設(shè)項(xiàng)目而言，需求管理人員應(yīng)給予需求方一定的專(zhuān)業(yè)指導(dǎo)，幫助其梳理功能需求。對(duì)于需求方未能深刻理解的專(zhuān)業(yè)問(wèn)題予以解釋和說(shuō)明，并提供專(zhuān)業(yè)咨詢(xún)意見(jiàn)及必要的技術(shù)支持，協(xié)助其正確決策。另外，在設(shè)計(jì)和實(shí)施階段，往往存在設(shè)計(jì)與施工脫節(jié)等問(wèn)題，需求管理者應(yīng)協(xié)調(diào)好需求方和設(shè)計(jì)方、施工方等之間的關(guān)系，及時(shí)對(duì)需求變更采取應(yīng)對(duì)措施，保證項(xiàng)目順利推進(jìn)。

設(shè)計(jì)需求協(xié)調(diào)方法主要有設(shè)計(jì)需求協(xié)調(diào)會(huì)議、需求報(bào)告制度等。設(shè)計(jì)需求協(xié)調(diào)會(huì)議主要分為兩種，一是管理方與需求方協(xié)調(diào)會(huì)議，用于共享建設(shè)需求信息，協(xié)調(diào)管理方與需求方之間的矛盾等；二是需求方與設(shè)計(jì)方協(xié)調(diào)會(huì)議，可不定期舉行，主要將需求方的想法準(zhǔn)確傳達(dá)給設(shè)計(jì)方。需求報(bào)告制度是指管理方根據(jù)時(shí)間節(jié)點(diǎn)，及時(shí)與需求方進(jìn)行溝通確認(rèn)，保證設(shè)計(jì)和施工按照需求進(jìn)行。在溝通過(guò)程中，應(yīng)保持信息暢通。

3.2.3 設(shè)計(jì)需求變更管理

在設(shè)計(jì)和實(shí)施階段，方案和圖樣的具象化、外部情況變化、需求方認(rèn)知變化等均會(huì)產(chǎn)生建設(shè)需求變更，加大了項(xiàng)目進(jìn)度、成本把控難度。因此，做好設(shè)計(jì)需求變更管理對(duì)于項(xiàng)目目標(biāo)、進(jìn)度、成本控制至關(guān)重要。

設(shè)計(jì)需求變更管理方法主要有需求變更論證及影響評(píng)估、需求變更審批制度等。需求設(shè)計(jì)變更一般由需求方發(fā)起，經(jīng)管理方聯(lián)合各相關(guān)方論證后，形成設(shè)計(jì)需求變更及影響評(píng)估報(bào)告，經(jīng)審批通過(guò)后執(zhí)行。需求變更論證是指對(duì)需求變更的設(shè)計(jì)、技術(shù)、實(shí)施等的可行性進(jìn)行全面論證，對(duì)項(xiàng)目質(zhì)量、進(jìn)度、目標(biāo)、成本等方面的影響進(jìn)行評(píng)估，形成變更需求論證及影響報(bào)告。設(shè)計(jì)需求變更審批制度是指根據(jù)需求變更影響，如對(duì)項(xiàng)目成本的影響、對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度影響等，由不同層級(jí)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后確認(rèn)。

3.2.4 設(shè)計(jì)需求文件管理

設(shè)計(jì)需求文件是指將設(shè)計(jì)產(chǎn)品要求以文字形式進(jìn)行表達(dá)。在設(shè)計(jì)前，主要以任務(wù)書(shū)形式發(fā)送至設(shè)計(jì)方，任務(wù)書(shū)包括目標(biāo)、內(nèi)容、功能、規(guī)模、設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、項(xiàng)目投資等。設(shè)計(jì)需求是任務(wù)書(shū)的重要依據(jù)，同時(shí)也是設(shè)計(jì)的重要依據(jù)。。

設(shè)計(jì)需求文件包括需求文檔、需求變更文件、需求協(xié)調(diào)會(huì)議記錄、需求過(guò)程函件等。需求文件應(yīng)納入項(xiàng)目資料管理，按照項(xiàng)目資料管理要求，建立明確的格式、表單、書(shū)寫(xiě)內(nèi)容、收發(fā)流程、管理歸檔等書(shū)面管理制度，并嚴(yán)格按照管理辦法執(zhí)行。

4 案例分析

4.1 項(xiàng)目概況

本文以西安歐亞學(xué)院北區(qū)e座教學(xué)樓改造項(xiàng)目為例進(jìn)行分析。該項(xiàng)目地上5層、地下1層，高21.6m，建筑面積約8 410.85m2，始建于2001年，于2019年初啟動(dòng)改造，歷經(jīng)近2年時(shí)間，完成改造并交付使用。

由于建設(shè)時(shí)間久遠(yuǎn)，該項(xiàng)目主體結(jié)構(gòu)存在不同程度沉降，基礎(chǔ)配套設(shè)施老舊，配套系統(tǒng)不能滿(mǎn)足教學(xué)信息化、智能化發(fā)展要求，環(huán)境舒適性差。在改造過(guò)程中存在以下問(wèn)題：前期設(shè)計(jì)資料收集困難，部分資料缺失；設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，改造設(shè)計(jì)難度大；結(jié)構(gòu)檢測(cè)情況不確定，加固難度高；實(shí)施過(guò)程情況多變，設(shè)計(jì)變更多；高校建設(shè)工期特殊，寒假施工組織困難，暑期涉及高溫施工等。以上問(wèn)題導(dǎo)致該項(xiàng)目建設(shè)管理、安全管理、質(zhì)量管理等難度加大，因此，在建設(shè)前期做好設(shè)計(jì)需求管理十分重要。

4.2 設(shè)計(jì)需求管理措施

(1)自該項(xiàng)目立項(xiàng)通過(guò)，項(xiàng)目組對(duì)建筑現(xiàn)狀進(jìn)行全方位調(diào)研，梳理建筑現(xiàn)狀及存在問(wèn)題。

(2)采取需求征集會(huì)議、走訪調(diào)研和使用方提資等方式進(jìn)行需求征集，并對(duì)重要需求方人文教育學(xué)院的現(xiàn)狀、人才培養(yǎng)模式、教育特點(diǎn)、發(fā)展方向及教學(xué)理念進(jìn)行深入了解，結(jié)合項(xiàng)目技術(shù)規(guī)范要求等，梳理與分析設(shè)計(jì)需求。

(3)按照需求管理流程，經(jīng)需求論證、管理部門(mén)及領(lǐng)導(dǎo)審批后，最終確定設(shè)計(jì)需求。

(4)按照需求變更管理辦法及流程進(jìn)行需求變更。同時(shí)，采取需求控制管理方式減少設(shè)計(jì)變更，把控項(xiàng)目建設(shè)成本。

4.3 應(yīng)用效果

在項(xiàng)目改造完成后，項(xiàng)目組針對(duì)項(xiàng)目建設(shè)效果進(jìn)行了回訪。結(jié)果顯示：師生滿(mǎn)意度，空間使用率，對(duì)人文學(xué)院教學(xué)、社會(huì)服務(wù)、科研、知名度、影響力等方面均有提升，驗(yàn)證了設(shè)計(jì)需求管理辦法與措施的正確性與合理性。同時(shí)，形成了人文設(shè)計(jì)與需求管理模式，完善了設(shè)計(jì)需求管理辦法和流程，對(duì)其他建設(shè)項(xiàng)目具有一定的借鑒作用。

5 結(jié)語(yǔ)

本文從建設(shè)方視角出發(fā)，基于民辦高校建設(shè)項(xiàng)目特點(diǎn)與現(xiàn)存問(wèn)題，建立了設(shè)計(jì)需求管理流程，并提出相應(yīng)措施，以具體案例驗(yàn)證管理流程與措施的有效性，旨在提升民辦高校建設(shè)項(xiàng)目管理水平。

未來(lái)，針對(duì)民辦高校建設(shè)項(xiàng)目設(shè)計(jì)需求管理，可從以下幾個(gè)方面進(jìn)行深入研究：立項(xiàng)前充分考慮設(shè)計(jì)需求并做詳細(xì)的需求分析與研究；梳理設(shè)計(jì)需求與全過(guò)程管理的關(guān)系，重視項(xiàng)目前期管理，有效推進(jìn)項(xiàng)目落地；建立明確的設(shè)計(jì)需求管理制度、模式和流程，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理，保證項(xiàng)目目標(biāo)、質(zhì)量、進(jìn)度、成本可控。