油品銷售企業(yè)加能站零點(diǎn)自動日結(jié)管理機(jī)制的應(yīng)用

馮 維

〔中國石化海南石油分公司 海南?？?570311〕

當(dāng)前油品銷售企業(yè)面臨成品油市場飽和、競爭激烈、新能源電動車快速發(fā)展態(tài)勢,銷售企業(yè)需要把大部分力量投到零售工作中,堅(jiān)持以客戶為中心,堅(jiān)持問題導(dǎo)向,創(chuàng)新基層管理機(jī)制,提升客戶服務(wù),提升市場占有率。但目前加能站仍然有相當(dāng)部分賬務(wù)管理工作需要利用數(shù)字化賦能實(shí)現(xiàn)企業(yè)高質(zhì)量轉(zhuǎn)型發(fā)展。實(shí)施零點(diǎn)自動日結(jié),可以免去加能站員工繁瑣的記賬工作,解放加能站員工勞動力,集中精力投入到市場營銷、對客服務(wù)上,做到專業(yè)化管理,提質(zhì)增效,為打造“油氣氫電服”綜合能源服務(wù)奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ),為集團(tuán)公司實(shí)現(xiàn)全面可持續(xù)發(fā)展、邁上高質(zhì)量發(fā)展提供保障。

1 實(shí)施背景及目的

近年來,銷售企業(yè)數(shù)字化建設(shè)提速,先后完成了新加油卡系統(tǒng)試點(diǎn)、一鍵加油試點(diǎn)應(yīng)用、站級一體化推廣、加油機(jī)內(nèi)置員工卡創(chuàng)新、一鍵到車和掃碼購等系統(tǒng),滿足了在移動互聯(lián)網(wǎng)時代的客戶消費(fèi)體驗(yàn),使加能站員工日常服務(wù)客戶更加便捷高效,統(tǒng)計(jì)核算更加精準(zhǔn),同時大大減輕了勞動強(qiáng)度,促進(jìn)企業(yè)向綜合能源服務(wù)商轉(zhuǎn)型[1]。

與此同時,當(dāng)前加能站仍然存在賬務(wù)管理繁重、員工技能水平參差不齊、營業(yè)款管理風(fēng)險、資金安全風(fēng)險等痛點(diǎn)問題。部分未日結(jié)成功的站點(diǎn)或員工介入日結(jié)操作的站點(diǎn)存在人為調(diào)賬的風(fēng)險,沒有從根本上杜絕加油站的資金管理漏洞。有些加能站記賬人員精通系統(tǒng)結(jié)賬流程,利用其中的管控薄弱環(huán)節(jié)進(jìn)行日結(jié)調(diào)整,截留貨款,而管理人員由于不熟悉站級系統(tǒng)業(yè)務(wù),或責(zé)任心不強(qiáng),未能及時發(fā)現(xiàn)存在的問題。

為了解決這個問題,銷售企業(yè)可通過實(shí)施加能站油品零點(diǎn)自動日結(jié)項(xiàng)目,創(chuàng)新基層站點(diǎn)管理模式,在有效規(guī)避管理風(fēng)險的同時,大幅提升基層員工工作效率,打造高效服務(wù)現(xiàn)場。

2 零點(diǎn)日結(jié)系統(tǒng)的應(yīng)用

隨著銷售企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型快速推進(jìn),核心系統(tǒng)不斷上線,特別是新加油卡系統(tǒng)改變了傳統(tǒng)加油卡數(shù)據(jù)共享瓶頸問題,打通數(shù)據(jù)壁壘,消除了信息孤島,為管理創(chuàng)新提供了良好的數(shù)字化支持基礎(chǔ)。在新加油卡系統(tǒng)框架基礎(chǔ)上,衍生出加油卡明折明扣、加油機(jī)油卡圈存、授權(quán)碼加油、一鍵到車、電子加油卡、零點(diǎn)自動日結(jié)等應(yīng)用系統(tǒng),為公司經(jīng)營提供了精準(zhǔn)營銷手段,為公司管理提供了嚴(yán)謹(jǐn)有效的管控措施,全方位提升了銷售企業(yè)的競爭力。

2.1 實(shí)施加能站油品零點(diǎn)自動日結(jié)項(xiàng)目,促成管理模式創(chuàng)新

“加能站油品零點(diǎn)自動日結(jié)”的目標(biāo)是要圍繞“安全高效、流程可控、操作便捷”的基本原則。通過充分測試,實(shí)現(xiàn)簡化加能站班日結(jié)流程、強(qiáng)化資金風(fēng)險管控、提高資金清賬效率、提升加能站管理水平應(yīng)用目標(biāo),形成完善、規(guī)范、可復(fù)制全國推廣的應(yīng)用。

零點(diǎn)自動日結(jié)在加能站信息化建設(shè)中具有重要意義,可徹底改變加能站的運(yùn)行機(jī)制和用工導(dǎo)向,解放加能站的勞動力,降低資金風(fēng)險,提高資金清賬效率,增強(qiáng)企業(yè)內(nèi)控能力,是加能站基礎(chǔ)信息系統(tǒng)的重大升級,同時能夠提高基礎(chǔ)交易數(shù)據(jù)質(zhì)量,為銷售企業(yè)數(shù)字轉(zhuǎn)型奠定基礎(chǔ)。

2.2 創(chuàng)新零點(diǎn)自動日結(jié)工作機(jī)制,促進(jìn)基礎(chǔ)管理提升

零點(diǎn)自動日結(jié)的成功實(shí)施,使加能站記賬工作量大幅減少,正常情況下大部分加能站無需人為干涉數(shù)據(jù)都能自動完成班結(jié)和日結(jié)。只有在出現(xiàn)異常的情況下才需要人工介入,手動做賬,而且大部分手動操作也較為簡單。在此基礎(chǔ)上,企業(yè)可提升管理模式,重新制定加能站和分公司工作職責(zé),讓加能站一線員工將不再處理加能站賬務(wù),不再做班結(jié)日結(jié)操作,無需處理數(shù)據(jù)差異,全心投入現(xiàn)場經(jīng)營和客戶服務(wù)工作當(dāng)中,所有這些工作上移給分公司稽查崗。

要實(shí)現(xiàn)此目標(biāo),應(yīng)分三步實(shí)施,第一步實(shí)現(xiàn)零點(diǎn)自動日結(jié)穩(wěn)定,要求成功率達(dá)到98%以上,即除了加油機(jī)泵碼跳變、網(wǎng)絡(luò)故障等特殊原因,均要保障自動日結(jié)成功;第二步要提高系統(tǒng)健壯性,簡化異常數(shù)據(jù)處理方法,開發(fā)一鍵處理功能,減少維護(hù)量,同時加強(qiáng)對分公司稽查崗培訓(xùn),培養(yǎng)分公司業(yè)務(wù)骨干;第三步是收回加能站手工日結(jié)權(quán)限,完全取消加能站做賬職責(zé),杜絕數(shù)據(jù)篡改風(fēng)險。

為達(dá)到目標(biāo),銷售企業(yè)可在管控系統(tǒng)和零管系統(tǒng)共享數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上進(jìn)行以下輔助功能擴(kuò)展。

(1)開發(fā)未自動日結(jié)站報表。此報表統(tǒng)計(jì)每天未日結(jié)成功的站點(diǎn)、簡要原因、錯誤日志、異常損溢站點(diǎn)、油罐等信息,為掌握每日自動日結(jié)情況、排查故障提供了較好的手段。

(2)泵碼跳變監(jiān)控。此功能可多站點(diǎn)多任務(wù)同時執(zhí)行泵碼跳變檢查,能快速查找各個站點(diǎn)泵碼跳變情況以便及時處理。

(3)錯誤流水檢查。此功能可檢查網(wǎng)絡(luò)故障、錯卡流水、加油機(jī)錯誤日期流水、多日未日結(jié)流水及其他異常情況,以便運(yùn)維人員掌握情況及時處理。

(4)日結(jié)情況匯總統(tǒng)計(jì)。包含自動日結(jié)成功率統(tǒng)計(jì)、自動日結(jié)失敗次數(shù)統(tǒng)計(jì)、完全成功站點(diǎn)統(tǒng)計(jì)、失敗原因匯總統(tǒng)計(jì)等多種統(tǒng)計(jì)報表,支持導(dǎo)出功能,為周報提供了依據(jù)。

(5)班次收銀匯總報表?？蓪⒓幽苷締T工整個月加油記錄分時段分收款方式匯總統(tǒng)計(jì),便于加能站對賬繳款。

(6)檢測及自動處理任務(wù)設(shè)定。置定時任務(wù)定時檢測泵碼跳變、錯卡等異常情況,并利用釘釘消息機(jī)器人將結(jié)果推送到釘釘工作群,零點(diǎn)后發(fā)起支付類型回叫,自動更正錯誤支付類型,自動清除前臺掛單等。

2.3 項(xiàng)目實(shí)施期間應(yīng)建立雙向反饋機(jī)制,及時修復(fù)程序問題,改善系統(tǒng)功能

(1)不斷迭代優(yōu)化,完善程序功能。及時梳理總結(jié)實(shí)施過程中存在的問題,逐一分析原因,研討解決方案,落實(shí)整改措施和責(zé)任人,及時解決問題,促進(jìn)此項(xiàng)工作快速穩(wěn)健開展。研發(fā)團(tuán)隊(duì)不斷進(jìn)行程序迭代開發(fā),修復(fù)和完善功能。通過使用-反饋-改進(jìn)-再反饋多次循環(huán),解決了取交易庫存錯誤導(dǎo)致油罐交接大損大溢、POSSERVER斷網(wǎng)后無法自動重連、加能站支付回寫錯誤等問題,自動日結(jié)功能日趨完善和穩(wěn)定。

(2)明確崗位職責(zé),完善考核方案。召開項(xiàng)目組專題會和全省項(xiàng)目對接會,制定自動日結(jié)實(shí)施方案和專項(xiàng)考核方案;組建由信息、財(cái)務(wù)、零售、非油四個線條以及開發(fā)單位、本地運(yùn)維商的綜合運(yùn)維團(tuán)隊(duì),明確職責(zé)分工。

(3)建立積極有效的運(yùn)維保障機(jī)制。一是節(jié)假日安排人員現(xiàn)場值班,第一時間處理日結(jié)中發(fā)現(xiàn)的問題。二是及時響應(yīng)基層網(wǎng)點(diǎn)操作問題。建立省、分公司、站點(diǎn)三級即時通訊運(yùn)維群,及時響應(yīng)基層網(wǎng)點(diǎn)操作問題,并予以跟蹤解決。

(4)組織線上、線下結(jié)合培訓(xùn)。通過實(shí)操培訓(xùn),不斷提高分公司稽核崗位操作技能。每周通報零點(diǎn)自動日結(jié)應(yīng)用進(jìn)度。信息管理部人員下站現(xiàn)場幫扶、遠(yuǎn)程協(xié)助、電話督辦等,使系統(tǒng)自動日結(jié)成功率不斷提升。

2.4 多措并舉,提高自動日結(jié)成功率

試點(diǎn)初期,由于程序不完善、硬件故障、員工操作不規(guī)范等原因,自動日結(jié)成功率較低,為提高成功率,通過采取以下多種措施改進(jìn)。

(1)落實(shí)責(zé)任人與崗位職責(zé)。由信息部牽頭,公司領(lǐng)導(dǎo)主持召開零點(diǎn)自動日結(jié)協(xié)調(diào)會,明確了信息、零售、安全數(shù)質(zhì)量和各個地市公司在此項(xiàng)工作上的職責(zé),由各分公司指定專人負(fù)責(zé)每天統(tǒng)計(jì)和處理未日結(jié)站點(diǎn)。信息部每天通過視頻會議對分公司進(jìn)行遠(yuǎn)程指導(dǎo),培養(yǎng)分公司自主解決問題的能力。

(2)加強(qiáng)部門協(xié)作,及時處理設(shè)備故障。項(xiàng)目實(shí)施初期頻繁出現(xiàn)液位儀浮子卡死、電壓不穩(wěn)讀取不到液位儀數(shù)據(jù)、加油機(jī)泵碼跳變、上送交易時間錯亂等情況,導(dǎo)致自動日結(jié)失敗、損溢異常等問題。信息部應(yīng)及時將問題反饋安數(shù)部、零售部等業(yè)務(wù)部門,及時處理故障或更換設(shè)備,為系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行打好基礎(chǔ)。

(3)加強(qiáng)考核管理,規(guī)范加能站操作。加能站員工未按規(guī)定操作也是導(dǎo)致自動日結(jié)失敗的主要原因之一,如小額配送臨時調(diào)價未做班結(jié)、未及時清理掛單數(shù)據(jù)、零點(diǎn)后手動日結(jié)等。通過反復(fù)要求,電話指導(dǎo),情況有較大改善,信息部將自動日結(jié)成功率列入對各分公司的比學(xué)趕幫超季度考核。

(4)建立周報機(jī)制。定期發(fā)布周報,通報自動日結(jié)情況,針對失敗情況進(jìn)行分析,提出下一步工作要求。

通過落實(shí)多項(xiàng)管理措施,自動日結(jié)成功率可顯著提高。正常情況下,加能站成功率可穩(wěn)定在96%左右。

3 零點(diǎn)日結(jié)工作應(yīng)用成效

一是簡化加能站班日結(jié)流程,為基層減負(fù)。每日零點(diǎn),系統(tǒng)將自動進(jìn)行管控聯(lián)動零管的班日結(jié)操作,兩三分鐘內(nèi)就可同時完成全省日結(jié),將班日結(jié)時間縮短至原來的十分之一,大幅提高工作效率,減輕了員工負(fù)擔(dān),且整個流程減少了人為干預(yù),避免了人為原因造成的數(shù)據(jù)錯誤,有效提升了加能站庫存交接風(fēng)險防控能力。

二是強(qiáng)化資金風(fēng)險管控,提高資金清賬效率。通過零點(diǎn)自動日結(jié)同步加油卡系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、資金監(jiān)管系統(tǒng)及銀行繳款對賬時間,提高了資金清賬效率,減少資金不匹配情況。通過零點(diǎn)自動日結(jié)系統(tǒng)的上線,解決了困擾油品銷售企業(yè)多年的站級違規(guī)問題,有效杜絕加能站賬務(wù)處理弄虛作假。站級員工的精力主要是面向客戶服務(wù)和商品營銷,不再把精力放在日常賬務(wù)處理上。同時,由于沒有了數(shù)據(jù)調(diào)整權(quán)限,加油站不會再發(fā)生由于日結(jié)過程的人為參與導(dǎo)致的錯賬和假賬,員工在這方面也沒有能力進(jìn)行賬務(wù)調(diào)整,一定程度上也保護(hù)了員工。

三是提升加能站管理水平應(yīng)用。系統(tǒng)程序的不斷完善和分公司稽查人員業(yè)務(wù)能力的不斷提升,自動日結(jié)成功率也大幅提高,節(jié)省加油站日常賬務(wù)處理1工時/日/人/站,讓加油站一線員工有更多精力投入現(xiàn)場經(jīng)營和客戶服務(wù)中去。

通過加能站零點(diǎn)自動日結(jié)促成管理模式創(chuàng)新,分公司能夠第一時間獲得加油站重要系統(tǒng)出現(xiàn)的問題,如異常加油流水和接卸油損益,加油機(jī)和液位儀故障,及時解決影響加油站經(jīng)營的重難點(diǎn)問題,強(qiáng)化了加油站日常規(guī)范性操作,進(jìn)一步夯實(shí)加油站基礎(chǔ)管理,從而帶動企業(yè)管理提升取得了良好效果。其次,降低了加能站員工勞動工作強(qiáng)度和技能要求,降低了加能站賬務(wù)和資金方面的風(fēng)險,提高了資金清賬效率,減少資金不匹配情況,而且還培養(yǎng)了業(yè)務(wù)骨干力量,提升了各分公司業(yè)務(wù)管理水平,堵塞經(jīng)營漏洞,真正做到為基層減負(fù)和基礎(chǔ)管理提升。

4 零點(diǎn)日結(jié)存在的問題和解決措施

零點(diǎn)自動日結(jié)尚存零點(diǎn)后不能手動班結(jié)、同一油槍同一個班次不能存在不同油價、跨零點(diǎn)加油卸油影響報表損益等難題?？赏ㄟ^優(yōu)化業(yè)務(wù)流程,規(guī)范管理流程和改進(jìn)軟件程序來逐步消除或減小問題帶來的影響。

5 結(jié)束語

隨著加能站信息化的不斷推進(jìn),數(shù)字化設(shè)備不斷推陳出新,配備了智能加油機(jī)、高清攝像頭、油罐液位儀等設(shè)備,相應(yīng)的信息化應(yīng)用系統(tǒng)也不斷推出,逐步改變了加能站傳統(tǒng)的管理模式。服務(wù)檢查評比由現(xiàn)場檢查轉(zhuǎn)為視頻監(jiān)控線上檢查,進(jìn)貨驗(yàn)收由計(jì)量員手動測量計(jì)算改為液位儀系統(tǒng)自動計(jì)算出單,卸油過程停止發(fā)油改為邊卸邊發(fā)等。零點(diǎn)自動日結(jié)更是進(jìn)一步推進(jìn)了加能站向智慧化、單一化發(fā)展,徹底改變加能站的記賬方式,免去加能站員工繁瑣的記賬工作,解放加能站員工勞動力,使加能站能夠集中精力投入到市場營銷、對客服務(wù)上,也為下一步建設(shè)智慧加能站奠定了基礎(chǔ)。