水電工程EPC項(xiàng)目檔案管理中的問題與對策

張浩 李生亮

摘要：結(jié)合楊房溝水電站EPC項(xiàng)目建設(shè)過程中的工程檔案管理情況，通過調(diào)查分析，總結(jié)了EPC水電工程檔案管理存在權(quán)責(zé)不清、檔案分類不規(guī)范、檔案管理流程不規(guī)范、檔案系統(tǒng)性和規(guī)范性欠缺、檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高、檔案審核把關(guān)不嚴(yán)等問題。結(jié)合楊房溝檔案管理實(shí)踐，對如何提高工程檔案管理水平提出了建立清晰明確的檔案管理制度和流程、加強(qiáng)對檔案管理制度、政策和法規(guī)的培訓(xùn)、明確參建各方人員職責(zé)等相應(yīng)對策。

關(guān)鍵詞：水電項(xiàng)目； EPC； 檔案管理； 楊房溝水電站

中圖法分類號(hào)：G271

文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

DOI：10.15974/j.cnki.slsdkb.2023.S2.016

文章編號(hào)：1006-0081（2023）S2-0059-03

0 引 言

如何保證工程檔案真實(shí)、完整、準(zhǔn)確、規(guī)范、系統(tǒng)是廣大建設(shè)者需研究的問題。

諸多專家和學(xué)者結(jié)合工程案例對水利工程、房屋建筑工程、機(jī)電安裝工程檔案管理的重要性和存在的問題進(jìn)行了分析研究［1-3］，提出了引入檔案管理軟件，提高檔案管理的精度和效率等相應(yīng)對策。本文依托國內(nèi)首個(gè)采用EPC模式建設(shè)的百萬千瓦級(jí)楊房溝水電工程項(xiàng)目，就大型水電站EPC項(xiàng)目檔案管理存在的檔案權(quán)責(zé)不清、檔案分類不規(guī)范、檔案管理流程不規(guī)范、檔案系統(tǒng)性和規(guī)范性欠缺、檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高、檔案審核把關(guān)不嚴(yán)等問題進(jìn)行了研究，提出了建立清晰明確的檔案管理制度和流程、加強(qiáng)對檔案管理制度、政策和法規(guī)的培訓(xùn)、明確參建各方人員職責(zé)等相應(yīng)對策，以期對后續(xù)檔案管理提供參考和借鑒。

1 工程檔案重要性分析

1.1 工程檔案定義

根據(jù)GB/T 50328-2014《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》，工程檔案指在工程建設(shè)活動(dòng)中直接形成的具有歸檔保存和利用價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像、電子文件等各種形式的歷史記錄，也稱為文件材料。關(guān)于水電工程項(xiàng)目檔案，國家能源局發(fā)布的DL/T 1396-2014《水電建設(shè)項(xiàng)目文件收集及檔案整理規(guī)范》中有明確的規(guī)定：建設(shè)項(xiàng)目在立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理及竣工驗(yàn)收全過程中形成的文字、圖表、聲像等形式的全部文件，包括項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目管理文件、項(xiàng)目竣工文件和項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件等，經(jīng)過鑒定、整理歸檔的項(xiàng)目文件即為項(xiàng)目檔案。

1.2 工程檔案重要性

第十三屆全國人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第十九次會(huì)議于2020年6月20日修訂通過《中華人民共和國檔案法》，自2021年1月1日起施行。國家通過立法形式規(guī)范檔案收集與整理工作，有效保護(hù)和利用檔案，明確檔案的重要性和法律地位。國家、行業(yè)、地方甚至部分企業(yè)都制定和頒布了相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、規(guī)程、細(xì)則等。為了規(guī)范項(xiàng)目文件的形成、編制、收集、整理和歸檔工作，統(tǒng)一水電項(xiàng)目檔案的收集、分類、整理、匯總、移交及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，確保水電項(xiàng)目檔案真實(shí)、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、有效，雅礱江流域水電開發(fā)有限公司（以下簡稱“雅礱江公司”）制定了《水電項(xiàng)目文件編制與檔案整理實(shí)施細(xì)則》（以下簡稱“細(xì)則”）［4］。依據(jù)《中華人民共和國檔案法》（中華人民共和國主席令第47號(hào)）第十二條“按照國家規(guī)定應(yīng)當(dāng)形成檔案的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織，應(yīng)當(dāng)建立檔案工作責(zé)任制，依法健全檔案管理制度”的規(guī)定，各單位各項(xiàng)目部應(yīng)結(jié)合單位實(shí)際和工程實(shí)際建立自身檔案管理相關(guān)制度，由此可見檔案和檔案管理的重要性。

水電工程檔案是維護(hù)水電站運(yùn)行的重要組成部分，它可以幫助工程管理人員了解水電站歷史信息，保證水電站的運(yùn)行質(zhì)量和安全。結(jié)合水電工程管理實(shí)踐中國首個(gè)采用EPC建設(shè)管理模式的百萬千瓦級(jí)水電站楊房溝水電站項(xiàng)目檔案，對水電項(xiàng)目檔案重要性有如下幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)。

（1） 水電工程項(xiàng)目檔案是水電站運(yùn)行管理的信息庫。水電工程項(xiàng)目檔案記錄了水電工程全過程設(shè)計(jì)、建設(shè)、運(yùn)營、維護(hù)等各個(gè)階段的重要信息，包括項(xiàng)目的建設(shè)圖紙、設(shè)計(jì)方案、工程款項(xiàng)、驗(yàn)收記錄與報(bào)告、運(yùn)行記錄等，是水電站建設(shè)的真實(shí)寫照、水電站工程的重要依據(jù)和資料來源，可有效整合各種信息資源，方便維護(hù)管理。其完整性和準(zhǔn)確性直接關(guān)系到水電站工程的安全運(yùn)行。工程檔案不僅記錄了水電站建設(shè)時(shí)的材料和設(shè)備信息，還包括了結(jié)構(gòu)和性能參數(shù)、安全考慮和操作指南、水電站設(shè)備的安裝、調(diào)試和維護(hù)細(xì)節(jié)等內(nèi)容，這些資料可以幫助技術(shù)人員在日常維護(hù)和保養(yǎng)中及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題，從而保證水電站的安全運(yùn)行。由于當(dāng)前水電站設(shè)備的更新周期往往較長，這些檔案資料可以在未來改進(jìn)或重新設(shè)計(jì)時(shí)提供參考。

（2） 水電工程項(xiàng)目檔案是工程質(zhì)量安全評(píng)估的基礎(chǔ)。水電工程項(xiàng)目檔案對于保障工程質(zhì)量起到重要的作用。檔案中包含了工程的所有建設(shè)過程和每一個(gè)環(huán)節(jié)的質(zhì)量檢驗(yàn)，以及原材料的檢測數(shù)據(jù)，記錄了各個(gè)階段的質(zhì)量監(jiān)測和安全評(píng)估報(bào)告，這些報(bào)告可以為監(jiān)督和評(píng)估水電站的運(yùn)行提供數(shù)據(jù)，如果發(fā)現(xiàn)設(shè)備老化、運(yùn)行故障等問題，可以及時(shí)采取措施避免可能的風(fēng)險(xiǎn)。

（3） 水電工程項(xiàng)目檔案是工程建設(shè)歷史記憶和紙質(zhì)留存。水電工程項(xiàng)目檔案記錄了施工和建成后的水電工程規(guī)模、環(huán)境影響和多種變化，是水電站項(xiàng)目資料的集合，包括設(shè)計(jì)文件、施工計(jì)劃、相關(guān)合約、技術(shù)規(guī)范等。檔案記錄了工程的整個(gè)歷史信息，以及工程建設(shè)和運(yùn)行中各階段的關(guān)鍵事件、問題和解決方案。隨著時(shí)間的推移，人員變更和信息丟失，工程檔案成為唯一的記錄證據(jù)，這些信息是未來維護(hù)和管理水電站的重要依據(jù)，可以確保水電站的長期穩(wěn)定運(yùn)行。

（4） 工程檔案可以幫助展開后續(xù)監(jiān)管。監(jiān)管部門可利用工程檔案來檢查工程是否符合相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)。

（5） 保證運(yùn)行的可持續(xù)性。水電工程檔案可以幫助提高水電站的效率。利用這些檔案可以更好地理解水電站的設(shè)計(jì)和運(yùn)行機(jī)制，對未來的改進(jìn)和升級(jí)提供切實(shí)可行的方案。此外，檔案和記錄還有助于保證水電站的可持續(xù)運(yùn)行，提高節(jié)能減排水平。

（6） 促進(jìn)技術(shù)創(chuàng)新。水電工程項(xiàng)目檔案記錄了水電工程建設(shè)過程中的技術(shù)實(shí)踐與探索，從而推進(jìn)技術(shù)創(chuàng)新和發(fā)展。

2 楊房溝水電站項(xiàng)目檔案管理存在的問題

楊房溝水電站設(shè)計(jì)施工總承包工程建設(shè)過程中，盡管已編制了完善的檔案整理實(shí)施細(xì)則、在合同中明確歸檔范圍、制度中列明歸檔清單、過程中加強(qiáng)培訓(xùn)檢查，但楊房溝水電站工程項(xiàng)目檔案在工程前期以及建設(shè)過程中依然存在一些不規(guī)范的現(xiàn)象，檔案管理存在以下幾個(gè)問題。

2.1 檔案權(quán)責(zé)不清

總承包部各部門之間、總承包部與工區(qū)之間，由于各自所承擔(dān)的工作任務(wù)和負(fù)責(zé)的檔案業(yè)務(wù)不同，部分項(xiàng)目文件相互交錯(cuò)與疊加以及檔案管理人員更迭，導(dǎo)致檔案管理責(zé)任模糊，檔案安全和保存得不到保障。

2.2 檔案分類不規(guī)范

《細(xì)則》對本工程項(xiàng)目檔案分類進(jìn)行了明確規(guī)定，但在實(shí)施過程中，由于理解不到位、培訓(xùn)不到位、檢查不到位等原因，出現(xiàn)檔案分類不完善的現(xiàn)象，檔案文件無法按照標(biāo)準(zhǔn)分類進(jìn)行歸檔，也容易引起檔案疏漏或重復(fù)存儲(chǔ)的情況發(fā)生。

2.3 檔案管理流程不規(guī)范

（1） 楊房溝水電站設(shè)計(jì)施工總承包項(xiàng)目檔案管理過程中出現(xiàn)過由于流程不規(guī)范、存儲(chǔ)無規(guī)律、隨意放置，而找不到文件的情況，造成檔案流失或損壞，比如在單元工程質(zhì)量評(píng)定完成后，由于質(zhì)檢人員疏忽未及時(shí)將資料交工區(qū)檔案室保存，工區(qū)檔案室未掌握現(xiàn)場質(zhì)量驗(yàn)評(píng)進(jìn)展，在進(jìn)行檔案移交前，對照單元工程項(xiàng)目劃分清單才發(fā)現(xiàn)問題，無法保證檔案的完整性、安全性、真實(shí)準(zhǔn)確性。

（2） 未進(jìn)行檔案的備份和歸檔，重要信息容易遺失。

（3） 檔案的借閱和歸還不規(guī)范，未能及時(shí)記錄。

（4） 未建立檔案的安全保密意識(shí)，容易造成信息泄露。

2.4 檔案系統(tǒng)性和規(guī)范性欠缺

由于項(xiàng)目文件填寫人員缺乏檔案規(guī)范意識(shí)、檔案專職人員缺乏工程建設(shè)專業(yè)知識(shí)、檔案庫房設(shè)置不規(guī)范、總體缺少項(xiàng)目檔案宏觀把控和檔案追蹤意識(shí)、多個(gè)環(huán)節(jié)脫鉤，以至于工程檔案收集、歸檔不齊全，導(dǎo)致檔案與檔案之間的連續(xù)性差，破壞了工程檔案管理內(nèi)部的邏輯關(guān)系。

填寫人員未考慮項(xiàng)目文件內(nèi)涵質(zhì)量及其有機(jī)聯(lián)系性，零散交到檔案室，檔案專職人員只是簡單的查看項(xiàng)目文件屬性和大致歸類，對檔案的內(nèi)在聯(lián)系關(guān)系進(jìn)行人為切割，中間缺少對項(xiàng)目文件的完整性、有機(jī)聯(lián)系性和規(guī)范性檢查把關(guān)環(huán)節(jié)。

這些問題的存在，導(dǎo)致檔案歸類存放混亂、查詢困難、工作效率降低甚至威脅到檔案安全性。

2.5 檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高

檔案管理人員缺乏檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)，對檔案管理政策法規(guī)和制度不熟悉；專業(yè)素養(yǎng)不高，無法進(jìn)行有效的檔案分類和鑒別；對檔案的保存和借閱管理不夠認(rèn)真，存在疏漏和錯(cuò)誤；對于檔案的保密性和機(jī)密性認(rèn)識(shí)不足，相應(yīng)的保密制度不完善；缺乏溝通協(xié)調(diào)合作的能力，與上下游單位合作協(xié)調(diào)不夠規(guī)范。

2.6 檔案審核把關(guān)不嚴(yán)

《細(xì)則》明確規(guī)定檔案歸檔移交時(shí)執(zhí)行“三方四審”制度，目的是促使總承包方、監(jiān)理方、業(yè)主方多層級(jí)把關(guān)，進(jìn)而保證項(xiàng)目檔案質(zhì)量，但無論是總承包方、還是監(jiān)理方，在進(jìn)行檔案審核時(shí)均沒有按照100%的比例進(jìn)行檢查審核，導(dǎo)致退回重做現(xiàn)象偶有發(fā)生，造成已歸檔入庫檔案質(zhì)量不高。

3 對策措施

（1） 建立清晰明確的檔案管理制度，定期宣貫和檢查，清晰劃定各部門、各工區(qū)檔案管理界限，規(guī)范各部門對檔案管理的職責(zé)范圍，并建立檔案管理責(zé)任制度，明確責(zé)任人的具體職責(zé)和工作任務(wù)。

（2） 結(jié)合工程項(xiàng)目文件產(chǎn)生的本質(zhì)屬性，加強(qiáng)對業(yè)主檔案整理實(shí)施細(xì)則的學(xué)習(xí)、理解、培訓(xùn)；多層級(jí)把關(guān)，建立規(guī)范的檔案歸檔流程，確保每個(gè)檔案都能夠被正確歸檔、存儲(chǔ)；加強(qiáng)檔案審核，保障檔案安全。

（3） 建立完整流暢的檔案形成、收集、整編、入卷流程，明確各自職責(zé)與時(shí)限規(guī)定，規(guī)定存儲(chǔ)、分類、編號(hào)等操作規(guī)范；制定檔案借閱和歸還流程，明確借閱時(shí)間和人員，并建立檔案借閱記錄表。定期對檔案進(jìn)行備份和歸檔，確保信息的安全和完整性；加強(qiáng)員工的檔案管理培訓(xùn)，增強(qiáng)安全保密意識(shí)和責(zé)任心。引入檔案管理軟件，提高檔案管理的精度和效率。

（4） 項(xiàng)目部或工區(qū)檔案分管領(lǐng)導(dǎo)是工區(qū)檔案宏觀把控人員，應(yīng)對項(xiàng)目文件的完整性和連續(xù)性進(jìn)行檢查和指導(dǎo)；項(xiàng)目部應(yīng)細(xì)化完善檔案分類、編號(hào)和存儲(chǔ)方式，確保檔案存放位置明確、易進(jìn)行快速查詢。各級(jí)檔案管理人員，包括項(xiàng)目文件填寫人員，應(yīng)統(tǒng)一檔案標(biāo)準(zhǔn)化意識(shí)，培訓(xùn)、交底、文件編制、現(xiàn)場實(shí)施等應(yīng)納入統(tǒng)一管理，項(xiàng)目文件形成直接責(zé)任人應(yīng)有檔案規(guī)范性意識(shí)，檔案專職人員應(yīng)有工程建設(shè)專業(yè)知識(shí)，探索建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，以便對檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，提高檔案管理工作效率。采取數(shù)據(jù)加密、備份、防泄露和準(zhǔn)確性核對等措施，保障檔案數(shù)據(jù)的安全性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性。

（5） 加強(qiáng)對檔案管理制度、政策和法規(guī)等培訓(xùn)，提高檔案管理人員的政策理論素質(zhì)；加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)；制定檔案管理人員考核制度，建立檔案檢查和評(píng)估機(jī)制，保證檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，發(fā)現(xiàn)和糾正問題；加強(qiáng)檔案保密意識(shí)培訓(xùn)，定期進(jìn)行評(píng)估和檢查，嚴(yán)格遵守檔案保密制度和流程；建立上下游溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，提高檔案管理人員的溝通和協(xié)調(diào)能力，加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)合作協(xié)作精神。

（6） 總承包檔案專職人員應(yīng)切實(shí)履行檔案管理職責(zé)，在檔案提交項(xiàng)目部分管領(lǐng)導(dǎo)或技術(shù)負(fù)責(zé)人審核前，應(yīng)對檔案完整性、系統(tǒng)性、規(guī)范性等進(jìn)行仔細(xì)檢查，項(xiàng)目部分管領(lǐng)導(dǎo)或技術(shù)負(fù)責(zé)人也應(yīng)嚴(yán)格審查后簽字。在檔案歸檔移交前應(yīng)有直接負(fù)責(zé)的專業(yè)監(jiān)理工程師對檔案真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行檢查，監(jiān)理檔案負(fù)責(zé)人對檔案系統(tǒng)性和規(guī)范性進(jìn)行檢查，監(jiān)理分管該項(xiàng)目的領(lǐng)導(dǎo)對擬移交的檔案再次進(jìn)行檢查，業(yè)主項(xiàng)目管理部門和檔案室對擬移交檔案進(jìn)行最終把關(guān)和檢查，形成多層級(jí)檔案管理與審核網(wǎng)絡(luò)機(jī)制。

4 對策實(shí)施成效分析

截至2022年底，監(jiān)理檔案移交2 090卷、光盤1 133張；總承包部移交檔案13 467卷（正本）、光盤249張，歸檔的文件內(nèi)容真實(shí)、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，字跡清晰、圖表整潔，各項(xiàng)簽字（章）手續(xù)完備、符合工作（或工藝）流程要求，案卷質(zhì)量符合歸檔要求［5］。歷經(jīng)由四川省檔案局組織的截流階段、蓄水階段2個(gè)階段專項(xiàng)驗(yàn)收和中國電力建設(shè)企業(yè)協(xié)會(huì)達(dá)標(biāo)投產(chǎn)復(fù)驗(yàn)及創(chuàng)優(yōu)專項(xiàng)評(píng)價(jià)等階段檔案驗(yàn)收，組成的驗(yàn)收專家組均給予了高度評(píng)價(jià)與肯定，2023年3月再次邀請了外部專家開展竣工階段檔案專項(xiàng)驗(yàn)收咨詢活動(dòng)，同樣給予了高度評(píng)價(jià)，認(rèn)為楊房溝水電站具備竣工階段檔案專項(xiàng)預(yù)驗(yàn)收條件。

5 結(jié) 語

楊房溝水電站計(jì)劃于2023年6月、9月按照NB/T 10076-2018《水電工程項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作導(dǎo)則標(biāo)準(zhǔn)》的要求分別開展竣工檔案專項(xiàng)預(yù)驗(yàn)收及專項(xiàng)驗(yàn)收，在總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)的基礎(chǔ)上，仍需高度重視項(xiàng)目檔案質(zhì)量，確保本工程檔案質(zhì)量滿足規(guī)范要求，同時(shí)滿足電站運(yùn)行安全需要。

參考文獻(xiàn)：

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