行政事業(yè)單位在建工程轉(zhuǎn)固定資產(chǎn)的風(fēng)險防控探究

杜 琳 興安盟本級政府投資非經(jīng)營性項目代建中心

引言

行政事業(yè)單位在建工程具有施工周期長、投資大、專業(yè)工種多、參建單位多的基本特征，將其轉(zhuǎn)變?yōu)楣潭ㄙY產(chǎn)是一項非常繁瑣的工作，相關(guān)資產(chǎn)不僅需要滿足預(yù)計的可使用狀態(tài)，同時還需要根據(jù)工程的竣工驗收單與結(jié)算、工程決算等一系列手續(xù)，只有在滿足以上的三個條件之后，才能符合轉(zhuǎn)固要求，進(jìn)而建立固定資產(chǎn)卡片。在這一過程中，如果某一環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題或者產(chǎn)生一些小差錯，便會為后期的發(fā)展、管理帶來一定的隱患和風(fēng)險，還會影響到后期的審計、稅務(wù)、內(nèi)控風(fēng)險等，若這類風(fēng)險不能夠進(jìn)行緊急處理，便會對單位未來的發(fā)展產(chǎn)生正常影響，因此需要在工作過程中做好在建項目的固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)化工作，并規(guī)避其中存在的風(fēng)險。

一、在建工程轉(zhuǎn)固定資產(chǎn)出現(xiàn)風(fēng)險的原因

在建工程轉(zhuǎn)化為固定資產(chǎn)時具有一定風(fēng)險的主要因素是在建工程無法及時轉(zhuǎn)化為固定資產(chǎn)。在建工程轉(zhuǎn)固定資產(chǎn)的時間越長，會計信息的準(zhǔn)確性就會降低，造成的后果就是固定資產(chǎn)入賬價格將無法得到正確的估值，會進(jìn)而影響到在建工程的累計折舊，長此以往就會出現(xiàn)核算國有資產(chǎn)不及時、不準(zhǔn)確，國有資產(chǎn)嚴(yán)重流失等現(xiàn)象。導(dǎo)致在建工程項目無法轉(zhuǎn)化為固定資產(chǎn)的因素大致分為如下四種：第一點(diǎn)是在建工程轉(zhuǎn)變?yōu)楣潭ㄙY產(chǎn)的接收單位無法明確。同一項在建工程涉及多個使用單位和管理單位，但建設(shè)單位在進(jìn)行整體核算時，很難按使用單位、管理單位拆分固定資產(chǎn)成本，從而無法明確具體的接收單位，導(dǎo)致長期掛賬，無法及時轉(zhuǎn)化為固定資產(chǎn)。第二點(diǎn)是在建工程轉(zhuǎn)為固定資產(chǎn)時的金額難以確定。行政事業(yè)單位大型代建項目大部分采用代建制，建設(shè)資金基本為政府財政支出，建設(shè)單位支付施工單位工程款時，確認(rèn)“在建工程 ”，但是一些項目的前期規(guī)劃、可研、設(shè)計、招投標(biāo)、勘察和施工等環(huán)節(jié)是由不同單位負(fù)責(zé)，這就會造成在建工程的核算工作比較分散、繁雜，難以實現(xiàn)成本的歸集確定。第三點(diǎn)是在建工程轉(zhuǎn)為固定資產(chǎn)工程資料不完整。政府投資的建設(shè)項目涉及諸多環(huán)節(jié)，有前期規(guī)劃、可研、立項、批復(fù)、預(yù)算、勘察、設(shè)計、招標(biāo)，中期施工、監(jiān)理、跟蹤審核，后期驗收、結(jié)算、決算、移交等幾十個，工程資料繁多，有些大型代建項目歷時時間長、經(jīng)手人員多，也會出現(xiàn)因為資料保管不規(guī)范而造成工程資料缺失的情況，無法正常辦理在建工程實物轉(zhuǎn)固，導(dǎo)致在建工程長期掛賬。第四點(diǎn)是在建工程實物移交和財務(wù)移交不同步。因為工程施工建設(shè)的進(jìn)度和竣工結(jié)算、決算的進(jìn)度不同步，導(dǎo)致一些工程項目雖然已經(jīng)完成了竣工驗收與實物移交，但還是會因為結(jié)算和財政評審等諸多原因，導(dǎo)致無法及時辦理竣工財務(wù)決算，導(dǎo)致實物移交與財務(wù)移交不同步，造成長期掛賬，未能及時轉(zhuǎn)固，這是現(xiàn)階段在實際工作流程中普遍存在的現(xiàn)象，這也是阻礙在建工程項目資金無法轉(zhuǎn)化為固定資產(chǎn)的重要因素。當(dāng)在建工程項目轉(zhuǎn)化為固定資產(chǎn)時，行政事業(yè)單位還面臨著相應(yīng)的固定資產(chǎn)管理風(fēng)險和會計風(fēng)險，主要原因是在建工程項目轉(zhuǎn)入固定資產(chǎn)的實際金額存在誤差，大致有如下三種原因：首先，由于在建工程項目的會計核算情況復(fù)雜多變，固定資產(chǎn)的新建、改造和尚未建成的項目支出都必須使用在建項目資金進(jìn)行核損，這對財務(wù)人員來說無疑是一個很大的考驗，在會計核算過程中也難免存在著一定誤差，導(dǎo)致固定資產(chǎn)的結(jié)算工作出現(xiàn)一定的誤差；其次，在建工程在轉(zhuǎn)化為固定資產(chǎn)后，很多固定資產(chǎn)按照原暫估的成本價格記賬時，沒有顧及工程簽證所需的成本費(fèi)用，同時工程簽證的成本費(fèi)用還需要成為工程結(jié)算中的主要原始依據(jù)，這也是行政事業(yè)單位在轉(zhuǎn)化固定資產(chǎn)之前所必須考慮的關(guān)鍵因素；最后，工程之間的各個階段缺少充足的協(xié)商過程，造成了工程的審核期限過長，從而對固定資產(chǎn)的實際價值做出了多次調(diào)整，在建項目竣工后，如果工程管理部門與審計部門之間缺少一定的合作關(guān)系，那么便無法及時傳遞與工程項目有關(guān)的信息，便會對工程審計的進(jìn)度造成一定的影響，這時就只能夠通過不斷調(diào)整固定資產(chǎn)的價值來通過審計，最終便會對固定資產(chǎn)價值的準(zhǔn)確性產(chǎn)生直接影響[1]。

在建工程轉(zhuǎn)固定資產(chǎn)時還面臨著另一種風(fēng)險，就是固定資產(chǎn)支出明細(xì)的記錄有不準(zhǔn)確、不完整的情況。因為固定清單的編寫流程相對繁瑣，在其中往往會涉及數(shù)量眾多的工程物料、施工機(jī)械設(shè)備以及有關(guān)的數(shù)據(jù)信息等，而固定資產(chǎn)的交付清單編寫工作往往是由在建工程項目管理部門完成，其中還必須經(jīng)過反復(fù)的審核工作，在介紹整個的流程時可能較為簡潔，但是在實際操作的過程中卻也出現(xiàn)了各種程度的問題，管理部門往往只記錄了項目中的主要設(shè)備信息，這樣就會導(dǎo)致固定資產(chǎn)支付清單不夠準(zhǔn)確。如果項目沒有制定統(tǒng)一的固定資產(chǎn)認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)，這樣就會進(jìn)一步提升編制固定資產(chǎn)支付清單的難度，影響到準(zhǔn)確率，這也是導(dǎo)致固定資產(chǎn)的支付清單出現(xiàn)編制錯誤的重要原因。盡管財務(wù)部門只需要將固定資產(chǎn)借記、貸記在建工程或其他相關(guān)科目，但是在實際的操作過程中，一些轉(zhuǎn)結(jié)業(yè)務(wù)的辦理卻缺乏相應(yīng)的規(guī)范化。一方面，在記賬時所提供的原始憑證并不全面，以及審核上缺乏相應(yīng)的嚴(yán)謹(jǐn)性。如在固定資產(chǎn)清單、與工程項目有關(guān)的一些發(fā)票、結(jié)算相關(guān)審核的過程不完整，又或者在清單和審核資料上缺少負(fù)責(zé)人的簽字，財務(wù)部門就對在建工程做了轉(zhuǎn)結(jié)。如一些重大、特殊工程中的特種設(shè)備安裝，是必須要經(jīng)過國家監(jiān)管部門檢測驗收并投入使用之后，才滿足固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)結(jié)條件的，否則便會被認(rèn)為不構(gòu)成固定資產(chǎn)的有關(guān)要求。另一方面，針對行政事業(yè)單位來說，對于在建工程項目轉(zhuǎn)化為固定資產(chǎn)的判斷往往并不正確，在后期的折舊管理工作中也可能會存在一定程度的失誤，最終還會產(chǎn)生連續(xù)的誤差，從而嚴(yán)重影響行政事業(yè)單位在建項目的固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)化，甚至造成一定程度的國有資產(chǎn)流失。

二、行政事業(yè)單位在建工程轉(zhuǎn)固定資產(chǎn)風(fēng)險把控的三個關(guān)鍵層面

行政事業(yè)單位在建項目往往具有施工周期長、項目投資大、專業(yè)工種多、參建單位多、管理范圍廣的基本特點(diǎn)，所以在建工程轉(zhuǎn)固是一個相對復(fù)雜的工作，存在很多的潛在風(fēng)險點(diǎn)，要把控好在建轉(zhuǎn)固的風(fēng)險，避免國有資產(chǎn)的流失，就必須厘清整個流程和關(guān)鍵部門，要從政府財政管理、建設(shè)機(jī)構(gòu)、接收單位三個層面入手，做好政策解讀和落實，加強(qiáng)相互之間的信息交流和溝通，從政策、執(zhí)行和流程上去系統(tǒng)規(guī)避一些潛在的風(fēng)險，避免存在系統(tǒng)漏洞。1.認(rèn)真解讀財政文件，積極履行財政工作部署。財政部門是行政事業(yè)單位國有資產(chǎn)的直接管理部門。行政事業(yè)單位在建工程的轉(zhuǎn)固是在當(dāng)?shù)刎斦糠值慕y(tǒng)一管理和部署下進(jìn)行的，所以一定要做好政策解讀和宣貫執(zhí)行，各行政事業(yè)單位要認(rèn)真學(xué)習(xí)財政部文件精神，要明白在建工程轉(zhuǎn)固的重要性和緊迫性，積極對轄區(qū)內(nèi)的在建項目進(jìn)行排查，摸清現(xiàn)狀情況，建立轉(zhuǎn)固臺賬，并制定具體的工作指引和實施細(xì)則。此外，財政部門要盡早明確資產(chǎn)的接受單位，這樣才有利于建設(shè)單位及時落實資產(chǎn)轉(zhuǎn)固移交工作，并進(jìn)一步明確、落實各事業(yè)單位在轉(zhuǎn)固工作中的責(zé)任，可通過建立績效激勵制度來加快轉(zhuǎn)固工作的效率，盡早實現(xiàn)應(yīng)轉(zhuǎn)盡轉(zhuǎn)。2.提升建設(shè)單位在轉(zhuǎn)固過程中的工作成效。建設(shè)單位是工程項目建設(shè)、核算、決算和資產(chǎn)移交的主體，在整個在建工程轉(zhuǎn)固中扮演非常重要的角色，甚至是主導(dǎo)了整個工作進(jìn)展的成效。所以要加強(qiáng)對建設(shè)單位的管理。工作重點(diǎn)主要為以下幾個方面：第一，建設(shè)單位要全面厘清在建工程的庫存情況，嚴(yán)格按照“在建”“已完工待轉(zhuǎn)固”“未完工未轉(zhuǎn)固”等做好分類，并備注未結(jié)算、未決算、未轉(zhuǎn)固等原因，建立明細(xì)臺賬。第二，建設(shè)單位要建立健全基建項目內(nèi)控管理制度，確保項目在整個生命周期內(nèi)處于可控狀態(tài)。第三，建設(shè)單位要加快施工建設(shè)效率，積極、準(zhǔn)確地辦理項目竣工財務(wù)決算，這是辦理在建資產(chǎn)轉(zhuǎn)固、移交的重要依據(jù)。第四，建設(shè)單位要加強(qiáng)對基建財務(wù)人員的管理和培訓(xùn)，財務(wù)人員不僅要掌握專業(yè)的財務(wù)決算技能，還要認(rèn)真熟悉項目建設(shè)合同，建立定期對賬制度，為后期的轉(zhuǎn)固工作奠定基礎(chǔ)。3.避免接收單位工作脫節(jié)。接收單位也是在建工程轉(zhuǎn)固工作的一個重要組成部分，也要認(rèn)真學(xué)習(xí)轉(zhuǎn)固政策，熟悉轉(zhuǎn)固流程，服從財政部門安排，積極配合轉(zhuǎn)固工作，避免轉(zhuǎn)固工作脫節(jié)。

三、在建工程轉(zhuǎn)固定資產(chǎn)的風(fēng)險防范實施要點(diǎn)

(一)確定在建工程轉(zhuǎn)化為固定資產(chǎn)的條件與部門責(zé)任

要想完成在建工程與固定資產(chǎn)的轉(zhuǎn)化，第一步必須確定轉(zhuǎn)換為固定資產(chǎn)的前提條件，當(dāng)在建工程項目已經(jīng)轉(zhuǎn)化為達(dá)到預(yù)期可使用的狀態(tài)時，便能夠轉(zhuǎn)換為固定資產(chǎn)，還可以通過以下四點(diǎn)確定在建工程項目是否滿足了預(yù)期可使用的狀態(tài)：1.是否打造了滿足資本化要求的固定資產(chǎn)實體工程，在這里還涉及了基礎(chǔ)設(shè)施的配置是否已經(jīng)全部完工，或者在實質(zhì)上已完工；2.正在持續(xù)進(jìn)行的滿足資本化要求的支出金額正在變少，或者是不再產(chǎn)生支出活動；3.符合資本化條件的資產(chǎn)是否達(dá)到設(shè)計要求，與合同中規(guī)定的是否符合；4.固定資產(chǎn)的實體化是否進(jìn)行過試生產(chǎn)或試運(yùn)營，并且測試結(jié)果沒有出現(xiàn)問題，如果在建項目滿足其中條件要求，便能夠?qū)⒃诮üこ添椖哭D(zhuǎn)化為固定資產(chǎn)。當(dāng)建工程項目擁有轉(zhuǎn)換為固定資產(chǎn)的條件后，就需要對各部門分配相應(yīng)的管理職責(zé)，發(fā)揮出自身在固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)化中的作用和工作價值，提高自身的工作效率，為國有資產(chǎn)的管理做好準(zhǔn)備工作[2]。

(二)對在建工程項目實施信息化、檔案化管理

在建項目實施過程中，會涉及工程計劃進(jìn)度、質(zhì)量安全、物資采購、設(shè)備購買、人員管理、設(shè)計變更、分配管理與資金預(yù)算工作，這些都是在建項目管理過程中需要進(jìn)行重點(diǎn)關(guān)注的因素。所以在日常管理過程中，必須要借助現(xiàn)代化管理手段做好信息化和檔案化管理。要求事業(yè)單位內(nèi)相關(guān)部門的員工能夠及時響應(yīng)信息操作系統(tǒng)，將審批規(guī)范化、流程化，有效提升信息的傳播速度，實現(xiàn)在建項目的全過程信息化管理，單位內(nèi)的相關(guān)部門都能夠通過信息系統(tǒng)進(jìn)行交流，共享電子化的信息數(shù)據(jù)，有效保證轉(zhuǎn)化固定資產(chǎn)資金的準(zhǔn)確性[3]。此外，還應(yīng)強(qiáng)化事業(yè)單位內(nèi)部的檔案化管理，將工程項目在建設(shè)初期的可行性分析報告、項目的立項批文、簽訂的合約、工程的建設(shè)進(jìn)度與后續(xù)的項目設(shè)計等資料進(jìn)行分類、歸檔，保證檔案資料的系統(tǒng)性、完整性與正確性，并將此作為核算固有資產(chǎn)總值的一項憑證與條件。

(三)對在建工程項目的設(shè)備與生產(chǎn)原料的核算

在購買與工程項目相關(guān)的設(shè)備與原材料時，需要根據(jù)實際的支付價格與材料的運(yùn)費(fèi)、保險費(fèi)共同作為實際的購買成本，在購買結(jié)束后根據(jù)項目中實際的使用情況進(jìn)行核算，比如在驗收環(huán)節(jié)需要按照“工程物資”這一條件進(jìn)行核算；在實際的使用過程中，則需要轉(zhuǎn)到“在建項目”中進(jìn)行核算；如果是不需要進(jìn)行驗收，可以直接進(jìn)行交付的材料，同樣也需要放到“在建項目”中進(jìn)行核算。如果在項目的建設(shè)過程中出現(xiàn)了物資的損壞、報廢與盤虧的問題，首先，需要分析其中的原因，并根據(jù)原因、經(jīng)過對當(dāng)事人進(jìn)行責(zé)任的分配，比如，去除剩余材料與保險公司理賠的部分算作過失人的賠款，并將凈損失作為在建項目的成本費(fèi)用，如果在建項目中的物資出現(xiàn)了盤盈或凈收益的情況，則需要抵消一部分的成本費(fèi)用。其次，在建項目在領(lǐng)用原材料時，還應(yīng)當(dāng)向相關(guān)人員明確材料的使用途徑，如果是應(yīng)用在生產(chǎn)經(jīng)營方面，則需要按照“在建項目”進(jìn)行核算，需要抵消相應(yīng)的進(jìn)項稅額；如果是應(yīng)用在非生產(chǎn)經(jīng)營方面的話，同樣也需要放在“在建項目”中進(jìn)行核算，但是并不會抵消進(jìn)項稅，需要按照進(jìn)項稅進(jìn)行轉(zhuǎn)出處理[4]。

四、結(jié)語

在建項目在轉(zhuǎn)變?yōu)楣潭ㄙY產(chǎn)時會涉及諸多的內(nèi)容，包括稅務(wù)、財務(wù)、資產(chǎn)管理、建設(shè)等等，是一個十分繁瑣的過程，并且各個環(huán)節(jié)中都可能存在著不同程度的風(fēng)險，嚴(yán)重時可能會導(dǎo)致國有資產(chǎn)流失。而如何識別這些風(fēng)險，并找到科學(xué)的方式進(jìn)行解決，是現(xiàn)階段在建項目固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)化需要思考的主要問題，在工作過程中一定要嚴(yán)格履行國家制定的法律法規(guī)，減少各種類型客觀因素的干擾，加大對相關(guān)核算工作的管理與內(nèi)容劃分力度，及時、正確地將在建項目轉(zhuǎn)變?yōu)楣潭ㄙY產(chǎn)，做好風(fēng)險防控，規(guī)避造成國有資產(chǎn)流失。