合同管理審計發(fā)現(xiàn)的主要問題探究

錢洪羽

合同是民事主體之間設(shè)立、變更、終止民事法律關(guān)系的協(xié)議，對于規(guī)范市場主體的交易行為，促進(jìn)經(jīng)濟社會健康穩(wěn)定發(fā)展具有重要作用。合同是明確雙方權(quán)利義務(wù)的基本文書，是各項業(yè)務(wù)活動的中樞和交易的載體。合同是調(diào)節(jié)經(jīng)濟活動、維持雙方利益的重要法律依據(jù)。合同本身的質(zhì)量決定了交易是否安全，直接影響經(jīng)濟效益，合同管理不止于風(fēng)控，在合同管理工作中還存在一些問題，亟需相關(guān)部門予以重視并加以規(guī)范完善。

一、合同風(fēng)險管理

1.合同歸口管理部門未充分發(fā)揮合同統(tǒng)籌職責(zé)。合同歸口管理部門負(fù)責(zé)合同的評審及管理，合同承辦部門負(fù)責(zé)合同的履約與結(jié)算，沒有部門對合同進(jìn)行全流程全生命周期閉環(huán)管理。

2.未嚴(yán)格按照單位制度開展合同管控。如合同臺賬與付款臺賬數(shù)據(jù)不一致，無法實時跟蹤合同統(tǒng)計、履行、變更、付款、結(jié)算狀態(tài)，及時預(yù)警提示風(fēng)險。

3.合同管理授權(quán)體系不規(guī)范。如未與承辦人員簽訂授權(quán)書、無授權(quán)委托書等，保障合同效力的授權(quán)資料收取不完整，可能存在超越合同權(quán)限的法律風(fēng)險。

4.合同印章登記管理不規(guī)范。合同經(jīng)辦人員提前在使用登記表中多欄空白表格簽字、經(jīng)辦人員未簽字登記，可能出現(xiàn)合同印章管理失控風(fēng)險。

5.合同信息登記制度不全面不完整。合同與業(yè)務(wù)脫節(jié)，業(yè)務(wù)部門無法及時跟進(jìn)合同后續(xù)動態(tài)執(zhí)行情況，財務(wù)部門無法合理安排資金計劃，無法對單位管理決策提供有效參考價值。

6.合同管理后評價工作不到位。合同后評價監(jiān)督內(nèi)容涉及到合同的立項、簽訂、主要條款、履行情況和合同終結(jié)的全過程。如復(fù)盤合同是否全面履行情況、評估合同標(biāo)的物使用效果，驗證合同業(yè)務(wù)是否實現(xiàn)交易目的，是否達(dá)預(yù)期結(jié)果等。

7.合同的歸檔和保管不完整。如因業(yè)務(wù)單位異地、合同承辦人員變動導(dǎo)致合同傳遞和交接滯后，可能出現(xiàn)合同歸檔滯后或丟失風(fēng)險，影響合同履約效果。

二、合同簽訂前階段

1.合同簽訂前市場調(diào)研不夠充分。如某單位簽訂備件采購合同近400份/年，但現(xiàn)場考察報告小于10份，無法實現(xiàn)采購目的及降低采購成本。

2.簽訂合同對方主體的資信審查不嚴(yán)格。供應(yīng)商資質(zhì)資料只有營業(yè)執(zhí)照，無其他資料，沒有嚴(yán)格開展合同簽訂前供應(yīng)商資信調(diào)查和實地考察分析，把好供應(yīng)商準(zhǔn)入關(guān)，有效保證交易安全。

3.合同義務(wù)方主體履約能力調(diào)查不到位。如新增大宗實物供應(yīng)商時未實地調(diào)查，簽約前提供試用樣品與實際供貨產(chǎn)品存在較大質(zhì)量差異。

4.未編制并執(zhí)行合理的采購計劃。如單位規(guī)定一個月緊急采購超過3次應(yīng)予以考核，但某月緊急采購5次，采購計劃不合理影響合同商務(wù)條款。

5.招議標(biāo)管理存在管控漏洞。如未按標(biāo)準(zhǔn)評標(biāo)、評標(biāo)依據(jù)不充分、招標(biāo)現(xiàn)場臨時調(diào)整商務(wù)或技術(shù)要求，可能導(dǎo)致招議標(biāo)的不合規(guī)行為和影響招議標(biāo)結(jié)果。

6.未擬定涵蓋大部分經(jīng)濟業(yè)務(wù)的合同范本。如某單位合同范本僅十余份，單位常規(guī)經(jīng)濟業(yè)務(wù)制定經(jīng)過綜合商榷的規(guī)范文本，可以有效提高合同管理效率，在可能范圍內(nèi)盡量爭取最大權(quán)益。

三、合同評審及簽訂階段

1.合同評審滯后，存在先簽訂并履行合同，后完善合同審批手續(xù)的情況。如某工程項目2022年已簽訂合同，2023年補提交合同評審流程，無法進(jìn)行合同履約過程管控。

2.合同生效條款簽訂不嚴(yán)謹(jǐn)。如合同約定經(jīng)法定代表人簽字并蓋章后生效，實際雙方只蓋章未簽字，可能存在合同效力方面的法律風(fēng)險。

3.合同中未約定適宜的資金條款。如約定以銀行轉(zhuǎn)賬或承兌匯票支付貨款，付款時現(xiàn)金和承兌為同一價格，未發(fā)揮資金流轉(zhuǎn)效益。

4.合同中質(zhì)量結(jié)算條款標(biāo)準(zhǔn)不嚴(yán)謹(jǐn)。如未制定供貨質(zhì)量保證的違約條款，若出現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量糾紛時無法追究合同義務(wù)單位責(zé)任。

5.部分合同條款約定較隨意且不準(zhǔn)確。如無簽訂時間、采購物資無規(guī)格型號技術(shù)要求、合同簽訂后將“定金”劃掉改為“預(yù)付款”等情況。

6.合同標(biāo)的物驗收條款約定不嚴(yán)謹(jǐn)。如約定“按國家最新相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行”，未約定供方需隨貨提供合格證明（出廠合格證、第三方檢驗），收貨條款無法保障質(zhì)量驗收有效。

7.合同中約定提出質(zhì)量異議時間過短。如某采購合同中約定驗收條款為“質(zhì)量異議在2日內(nèi)提出”，提出異議時間過短，若沒有在約定時間內(nèi)提出合同訴求，固化合同證明資料，存在合同糾紛風(fēng)險。

8.合同中違約責(zé)任條款約定不嚴(yán)謹(jǐn)、不平等。如合同中違約責(zé)任約定“按相關(guān)法律法規(guī)執(zhí)行”，若存在合同糾紛，對于追究違約責(zé)任和賠償損失不利。如同一產(chǎn)品采購合同約定收貨延遲違約責(zé)任為“1萬元/日”，同一產(chǎn)品銷售合同為“延遲一日，承擔(dān)供貨金額10%違約金”，可能導(dǎo)致單位承擔(dān)差額損失。

9.合同未簽訂廉潔相關(guān)協(xié)議或反商業(yè)賄賂條款。對供應(yīng)商不誠信、弄虛作假、以次充好、質(zhì)次價高、內(nèi)外勾結(jié)等合同欺詐行為沒有約束條款，若發(fā)生合同糾紛時無法對供應(yīng)商追責(zé)或懲罰。

四、合同履行階段

1.未按照合同約定收取安全保證金或質(zhì)量保證金。當(dāng)合同執(zhí)行出現(xiàn)偏差，無法有效保障單位權(quán)益。

2.未按約定條款對合同標(biāo)的物進(jìn)行檢測。有運輸及收貨記錄但無檢測報告，無法驗證合同標(biāo)的物質(zhì)量。

3.未按合同約定對不合格產(chǎn)品進(jìn)行扣款結(jié)算。如未對質(zhì)量不達(dá)標(biāo)產(chǎn)品拒收或加大違約責(zé)任追究扣款力度，未有效控制采購成本。

4.未按合同約定扣減供應(yīng)商延遲交貨結(jié)算金額。某貨物收貨日期較合同約定晚30日，未及時追究合同違約責(zé)任。

5.過程中存在合同變更，未嚴(yán)格執(zhí)行合同變更審批流程。當(dāng)出現(xiàn)合同實際需求不一致時，出現(xiàn)保量加減價等供貨要求變更時，未完善單位管理流程，導(dǎo)致出現(xiàn)增加單位成本，超越合同權(quán)限的管理風(fēng)險。

6.過程中存在合同履約異常，未嚴(yán)格執(zhí)行合同履約異常審批流程。當(dāng)供貨物資出現(xiàn)供貨質(zhì)量、供貨數(shù)量的重大波動，按合同約定應(yīng)讓步接收、拒收、判廢時，未完善單位管理流程，導(dǎo)致出現(xiàn)增加單位成本，超越合同權(quán)限的管理風(fēng)險。

7.合同資金約定與合同資金執(zhí)行不一致。合同約定“先貨后款”，但實際月末辦理結(jié)算，月中陸續(xù)付款，未嚴(yán)格控制合同資金風(fēng)險。

8.合同簽訂主體與財務(wù)結(jié)算主體不一致，存在三流不一致———資金流（銀行的收付款憑證）、票流（發(fā)票的開票人和收票人）和物流（勞務(wù)流）不一致的稅務(wù)風(fēng)險。

9.合同承辦部門沒有登記合同履約異常臺賬。實際存在履約異常的合同，無法及時向管理層匯報，無法及時向?qū)Ψ街鲝垯?quán)益，在合同主要條款條件對單位出現(xiàn)不利情況時，及時采取措施減少損失。

10.未按合同約定收取應(yīng)收取履約資料。未在合同中約定“若供貨方未履行合同義務(wù)，由供貨方承擔(dān)相關(guān)責(zé)任”，不利于守約方及時主張權(quán)益。

11..合同履約中多個環(huán)節(jié)銜接不暢。同一項目不同部門登記手工臺賬，信息重疊或不一致，信息不對稱，不利于動態(tài)管理合同風(fēng)險，最大限度地維護(hù)單位的合法權(quán)益。

五、完善合同管理的對策建議

1.要強化行政事業(yè)單位合同管理意識，督促建立行之有效的合同管理制度，明確單位內(nèi)部合同管理機構(gòu)及職責(zé)權(quán)限，確保合同調(diào)查、談判、文本擬定、審批、簽訂與驗收等不相容崗位相互分離及各環(huán)節(jié)的控制措施。

2.加強對合同訂立的管理，明確合同訂立的范圍和條件。對于影響重大、涉及較高專業(yè)技術(shù)或法律關(guān)系復(fù)雜的合同，應(yīng)當(dāng)組織法律、技術(shù)、財會等工作人員參與談判，必要時可聘請外部法律顧問參與相關(guān)工作，確保合同內(nèi)容合法合規(guī)、具體明確。

3.對單位合同實行統(tǒng)一歸口管理，明確合同歸口管理部門，由歸口管理部門對合同進(jìn)行登記管理，并定期對合同進(jìn)行分類、統(tǒng)計和歸檔，詳細(xì)登記合同的訂立、履行和變更情況，實行對合同的全過程動態(tài)管理。

4.建立健全內(nèi)部溝通銜接及合同履行監(jiān)督審查制度機制。建立財會部門與合同歸口管理部門的溝通協(xié)調(diào)機制，實現(xiàn)合同管理與單位預(yù)算管理、收支管理相結(jié)合。對于購買服務(wù)等費用支付合同，應(yīng)加強對合同履行情況及合同履行中簽訂補充合同，或變更、解除合同的監(jiān)督審查，財會部門應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格根據(jù)合同履行情況及合同約定條款辦理價款結(jié)算和進(jìn)行賬務(wù)處理。

六、啟示思考

合同在經(jīng)濟業(yè)務(wù)中起著舉足輕重的作用，我們需要站在有利于單位的角度，對合同雙方權(quán)利和義務(wù)進(jìn)行全面衡量，充分認(rèn)識到合同的重要性和合同可能帶來的風(fēng)險，采取各種措施規(guī)避風(fēng)險，才能有利于單位持續(xù)穩(wěn)定高質(zhì)量發(fā)展。一是完善合同相關(guān)內(nèi)控制度，保障合同管理制度順利運轉(zhuǎn)。二是規(guī)范合同業(yè)務(wù)實質(zhì)，前移合同風(fēng)險防范端口。三是重視合同審計，全過程監(jiān)督，嚴(yán)格責(zé)任追究體系。四是通過加強部門協(xié)同，提高合同管理意識，提高合同管理效率，才能實現(xiàn)合同風(fēng)險的最小化，實現(xiàn)單位利益的最大化。

（作者單位：上海市消防救援總隊）