高校財務(wù)管理信息化背景下學(xué)費管理系統(tǒng)的擴展建設(shè)

陳川

在數(shù)字化技術(shù)不斷擴大應(yīng)用范圍的同時，各高校也都根據(jù)自身辦學(xué)規(guī)模和實際管理工作而開展信息化管理體系建設(shè)，以此來提高高校管理質(zhì)量和效率。財務(wù)管理工作是高校重要管理科目，特別是學(xué)費管理工作，更是需要重點加強領(lǐng)域，這要求高校全面開展信息化管理系統(tǒng)研究工作，并根據(jù)學(xué)費管理特點來進行個性化設(shè)計，并為后續(xù)功能擴展預(yù)留下充足空間。本文主要對學(xué)費管理系統(tǒng)對高校財務(wù)管理工作優(yōu)勢進行重點分析，對學(xué)費管理工作需求進行總結(jié)，對高校學(xué)費管理系統(tǒng)技術(shù)擴展領(lǐng)域研究，希望對從事相關(guān)工作人員予以參考和幫助。

高校學(xué)費管理系統(tǒng)應(yīng)用優(yōu)勢

方便快捷，時效性強 高校學(xué)費信息化管理系統(tǒng)可以極大方便師生繳納學(xué)費，學(xué)生可以實現(xiàn)在線繳納學(xué)費，免去排隊煩惱，且所有信息都通過在線交流，具有超強的時效性。當(dāng)學(xué)生完成學(xué)費繳納后，財務(wù)人員和教師可以在后臺管理端查看信息，可以讓班主任實行精準(zhǔn)化催繳，全面提高師生和財務(wù)人員工作效率。

提高班主任與財務(wù)部門收費效率 通過在線電子繳款方式的應(yīng)用，是可以有效緩解開學(xué)初期學(xué)費繳納工作壓力。電子繳納可以實現(xiàn)在線打印繳費憑證，高校財務(wù)人員只需要對入賬資金進行核對即可，減少大量現(xiàn)金存入風(fēng)險，也能有效避免收到假鈔而帶來損失，降低學(xué)費收繳成本，緩解財務(wù)人員和班主任收費壓力。由于高校學(xué)費管理系統(tǒng)內(nèi)置學(xué)生學(xué)籍信息和繳費信息數(shù)據(jù)庫，權(quán)限包含管理端和繳費端，這就能實現(xiàn)每位學(xué)生基礎(chǔ)信息和繳費信息一致，而班主任只需要對班級學(xué)生繳費數(shù)據(jù)進行查看，就可以通知未繳費學(xué)生盡快繳納學(xué)費。

收繳分離，提高學(xué)費管理質(zhì)量 學(xué)生通過在線學(xué)費管理系統(tǒng)繳納學(xué)費，采取專戶管理，這就可以讓財務(wù)人員只需要對學(xué)費賬戶情況進行梳理即可，不用將大量現(xiàn)金轉(zhuǎn)存到銀行中。而在繳費憑證管理方面，學(xué)費管理信息化系統(tǒng)和電子票據(jù)信息的信息實時交流，可以在線出具電子繳費憑證，減少財務(wù)人員手工開具憑證時間，最終憑證和繳納分離，這可以極大提升高校學(xué)費管理質(zhì)量。

強化高校各部門合作溝通力度 高校學(xué)費管理工作并不僅涉及財務(wù)管理部門，還需要班主任、招生部門、教務(wù)部門合作，這些部門主要工作都和學(xué)費有著直接關(guān)系，以往都是依照紙質(zhì)繳費憑證作為基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，但紙質(zhì)數(shù)據(jù)傳遞導(dǎo)致這些部門缺乏必要聯(lián)系，甚至?xí)跀?shù)據(jù)流轉(zhuǎn)過程中產(chǎn)生數(shù)據(jù)偏差，進而給高校職能部門工作帶來不便。而在線學(xué)費管理系統(tǒng)的應(yīng)用，是可以讓學(xué)費管理工作與互聯(lián)網(wǎng)、信息技術(shù)相互結(jié)合，讓學(xué)生可以使用手機在線支付方式來進行，這就提高學(xué)生繳費速度。而高校各部門也可以在線交流數(shù)據(jù)，并實現(xiàn)內(nèi)部信息共享，既提升學(xué)費管理效率，也可以減少人工收費錯誤現(xiàn)象產(chǎn)生，進而為學(xué)生提供更加優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

高校財務(wù)管理信息化背景下學(xué)費管理系統(tǒng)主要需求

為高校領(lǐng)導(dǎo)決策提供準(zhǔn)確數(shù)據(jù)支持 目前，部分高校學(xué)費管理系統(tǒng)依然采用Web頁面或者外部查詢方式來進行在線上傳信息，以此來讓高校領(lǐng)導(dǎo)查看學(xué)生繳費情況。但在高校財務(wù)信息化建設(shè)背景下，為全面提高信息交流、學(xué)費收繳效率和提高數(shù)據(jù)精準(zhǔn)性，高校分管領(lǐng)導(dǎo)勢必會對學(xué)生繳費數(shù)據(jù)進行實時查看，對重要數(shù)據(jù)進行分析。例如，欠費率、繳費率和報表數(shù)據(jù)等，這樣才能方便高校領(lǐng)導(dǎo)對學(xué)費收繳情況有一個系統(tǒng)性了解，這對于高校開展新研發(fā)項目是具有決定性因素，而這項功能勢必要實現(xiàn)在線實時互動，系統(tǒng)也需要對數(shù)據(jù)進行深度處理，從而形成更加直觀的圖表和走勢圖，讓高校學(xué)費收繳數(shù)據(jù)更加清晰直觀呈現(xiàn)出來，幫助高校實行教學(xué)、管理及科研改革工作。

和教務(wù)部門數(shù)據(jù)互動 高校教務(wù)部門與學(xué)費收繳是有著直接關(guān)聯(lián)性，并主要集中在兩方面，一方面是高校教務(wù)部門需要對學(xué)生學(xué)籍進行有效管理，對新生學(xué)籍注冊、降級、休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)和畢業(yè)等一系列科目，當(dāng)學(xué)生發(fā)生學(xué)籍變動情況時，也需要將變動情況和需要繳費信息流轉(zhuǎn)給財務(wù)部門；另一方面就是根據(jù)財務(wù)部門提供欠費學(xué)費名單來開展學(xué)生注冊工作，對欠費學(xué)生也要對注冊情況進行核查，只有繳納學(xué)費后才能注冊學(xué)籍，如學(xué)生正在畢業(yè)年或者退學(xué)時也需要對是否有欠費行為進行核查，以此來加強學(xué)費管理質(zhì)量，只有所有學(xué)費已經(jīng)全部繳清才能辦理相關(guān)手續(xù)。

和學(xué)生工作管理部門數(shù)據(jù)互動 如高校涉及獎貸金評選工作，學(xué)生工作管理部門通常都是根據(jù)各院系推薦情況來開展工作，在對學(xué)生名單情況進行審核，在完成獎貸金評選工作后，也要將評選結(jié)果反饋給財務(wù)部門，當(dāng)財務(wù)部門收到評選數(shù)據(jù)時，也會按照學(xué)生學(xué)費繳納情況來進行審核，只有確定學(xué)生沒有欠繳學(xué)費情況，才能正常發(fā)放，一旦發(fā)生學(xué)生有欠繳學(xué)費情況時，也會從獎金中直接予以扣除。

和銀行資金存儲數(shù)據(jù)互動 國內(nèi)很多商業(yè)銀行資金管理工作都在向網(wǎng)上銀行方向發(fā)展，線下網(wǎng)點承擔(dān)的實際工作已經(jīng)逐漸減少。目前，很多高校學(xué)費收繳工作都是和商業(yè)銀行合作，大多都是采用高校財務(wù)部門向合作銀行提供代收名單，而商業(yè)銀行直接從學(xué)生個人銀行卡進行代扣方式，但這種方式收繳學(xué)費所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息并沒有實現(xiàn)三方互聯(lián)，高校財務(wù)部門并不能直接從合作銀行獲取收費記錄，大多都是通過在線下載或拷貝等方式來將學(xué)費代扣名單上傳給商業(yè)銀行，而銀行在完成代扣代繳工作后再將對賬單上傳給高校財務(wù)部門，這就造成繳費數(shù)據(jù)信息互動性不強，且數(shù)據(jù)格式也并沒有得到統(tǒng)一，很多高校財務(wù)部門還需要對數(shù)據(jù)格式進行重新錄入。

財務(wù)核算工作需求 學(xué)費管理系統(tǒng)是高校財務(wù)信息化系統(tǒng)重要組成部門，學(xué)費管理系統(tǒng)可以將學(xué)費繳納數(shù)據(jù)實現(xiàn)在線共享，但又具有一定的獨立性，特別是在財務(wù)核算工作時，是需要財務(wù)人員將學(xué)費收取情況進行全面核算，并明確到每一位學(xué)生，但以往學(xué)費管理方式需要財務(wù)人員編制記賬憑證，再根據(jù)記賬憑證信息來進行核算工作，而在信息化管理系統(tǒng)全面推進背景下，高校財務(wù)核算工作可以實現(xiàn)在線核對，并自動生成電子憑證。

高校財務(wù)管理信息化背景下學(xué)費管理系統(tǒng)擴展建設(shè)

數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析模塊設(shè)計 高校在開展學(xué)費管理信息化系統(tǒng)建設(shè)過程中，應(yīng)加大對數(shù)據(jù)收集、分類、處理和分析模塊建設(shè)力度，并根據(jù)高校學(xué)費管理特點，重點加強兩方面功能。一方面是按照班級、院系和類別來對學(xué)費應(yīng)收、實收、欠費和欠費率方面數(shù)據(jù)進行分析，在制定出統(tǒng)一數(shù)據(jù)表格，這樣可以實現(xiàn)在線數(shù)據(jù)處理和分析工作，這可以給高校領(lǐng)導(dǎo)更加準(zhǔn)確與清晰數(shù)據(jù)統(tǒng)計報表；另一方面是按照不同類別學(xué)費數(shù)據(jù)進行分析，重點對應(yīng)當(dāng)繳納學(xué)費數(shù)額、未繳納學(xué)費數(shù)額來進行分類，再通過系統(tǒng)自動生產(chǎn)曲線圖表，將高校學(xué)費管理數(shù)據(jù)曲線進行全面展示。

數(shù)據(jù)查詢模塊設(shè)計 學(xué)費數(shù)據(jù)查詢應(yīng)當(dāng)具備內(nèi)外部查詢功能，以此來方便高校職能部門查詢學(xué)費數(shù)據(jù)，還能讓學(xué)生了解學(xué)費收取明細，但重點應(yīng)集中在以下三方面：首先，學(xué)生基礎(chǔ)信息查詢功能，提供學(xué)生基礎(chǔ)信息功能，主要是學(xué)生學(xué)號、姓名、專業(yè)、班級等信息查詢；其次，學(xué)費收繳信息查詢功能，只需要提供學(xué)生的基礎(chǔ)信息就可以對學(xué)費繳納情況進行收集，還可以按照班級、專業(yè)、院系來進行整體查詢；最后，學(xué)生欠費查詢功能，這主要是屬于學(xué)生基礎(chǔ)信息、班級院系信息來進行查詢工作，可以對不同學(xué)生欠費情況進行深入查詢，高校也可以根據(jù)班級和院系學(xué)生欠費情況進行統(tǒng)計。

學(xué)生基礎(chǔ)信息變動模塊設(shè)計 學(xué)生基礎(chǔ)信息變動模塊主要針對學(xué)生個人版信息變化情況來進行在線操作，主要是教務(wù)部門通過功能權(quán)限設(shè)定方式，來授權(quán)給不同教輔人員信息變動權(quán)限，以此來實現(xiàn)專業(yè)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)和畢業(yè)信息處理工作。而高校財務(wù)部門可以根據(jù)不同專業(yè)或類別來重新制定收費數(shù)據(jù)，將學(xué)費管理方式重點集中在學(xué)生信息上，以此來實現(xiàn)精準(zhǔn)學(xué)費管理目標(biāo)，這樣也能實現(xiàn)財務(wù)部門和教務(wù)部門高效互動，進而實現(xiàn)內(nèi)部數(shù)據(jù)管理共享。

和銀行數(shù)據(jù)信息對接模塊設(shè)計 為實現(xiàn)高效完成學(xué)費扣繳工作，高?？梢猿浞掷眯@卡功能，來實現(xiàn)從不同商業(yè)銀行、微信、支付寶等渠道進行在線扣款。但這種學(xué)費管理系統(tǒng)也要與合作銀行系統(tǒng)及第三方支付進行連接，當(dāng)高校財務(wù)部門將扣繳信息上傳后，商業(yè)銀行或第三方支付服務(wù)器就可以根據(jù)三方扣款協(xié)議來進行直接劃款，當(dāng)扣款成功后，可以將這些扣款信息直接反饋給高校財務(wù)部門，學(xué)費管理系統(tǒng)也可以實時對這些數(shù)據(jù)進行處理，但實行這種學(xué)費管理模式，也需要從三方面來進行強化。首先，學(xué)生校園卡必須實名并綁定銀行卡及第三方支付，并按照學(xué)生個人習(xí)慣來增加或減少銀行卡數(shù)量，再和商業(yè)銀行及第三方支付進行數(shù)據(jù)對接，這樣才能確?？梢詧?zhí)行在線扣繳學(xué)費；其次，高校必須在扣款模式上進行重新設(shè)計，尤其是在扣款和余額查詢功能上，當(dāng)發(fā)生扣款不成功時，高校學(xué)費管理系統(tǒng)能及時獲取異常數(shù)據(jù)；最后，學(xué)費管理系統(tǒng)應(yīng)定期對所有學(xué)費收取情況進行核對，再將申請扣款指令和對賬單進行逐一核對，當(dāng)發(fā)生異常情況時，財務(wù)人員也應(yīng)當(dāng)針對情況來進行備注，這樣才能實現(xiàn)學(xué)費管理系統(tǒng)與銀行及第三方支付系統(tǒng)高效對接。

和校園卡系統(tǒng)數(shù)據(jù)對接 學(xué)費管理系統(tǒng)和校園卡系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)實現(xiàn)數(shù)據(jù)交換，并主要集中在代扣和代繳業(yè)務(wù)，以此實現(xiàn)各種扣費數(shù)據(jù)查詢功能，這要求主管部門間進行在線數(shù)據(jù)互聯(lián)互通。學(xué)費管理系統(tǒng)可以將學(xué)生補助費用直接劃入校園卡，而校園卡系統(tǒng)也要具有儲蓄卡功能，再和校園卡綁定銀行卡進行數(shù)據(jù)修改，這樣就可以實現(xiàn)校園數(shù)據(jù)在線共享。

學(xué)生工作管理部門數(shù)據(jù)管理模塊 學(xué)費管理系統(tǒng)也要充分考慮學(xué)生工作管理部門工作需求，并重點加強兩方面功能設(shè)計，一方面是增加獎貸金數(shù)據(jù)信息反饋功能，這樣可以讓學(xué)生處登錄系統(tǒng)平臺就可以對實現(xiàn)獎貸金在線發(fā)放指令，而高校財務(wù)部門可以根據(jù)學(xué)費繳納情況來進行在線扣繳。另一方面是對學(xué)生住宿費管理功能，學(xué)生工作管理部門工作人員可以在線進行管理，對學(xué)生住宿數(shù)據(jù)和收費標(biāo)準(zhǔn)進行確認，系統(tǒng)就可以自動計算費用明細，方便財務(wù)部門收取相關(guān)費用。

財務(wù)數(shù)據(jù)核算功能模塊 學(xué)費是高校財務(wù)核算工作重要組成部分，學(xué)費非稅票據(jù)更是學(xué)生繳納學(xué)費主要憑證，而學(xué)費管理系統(tǒng)應(yīng)根據(jù)財務(wù)核算需求而增加相關(guān)模塊設(shè)計工作，并對接電子票據(jù)系統(tǒng)，當(dāng)學(xué)費已經(jīng)繳納完畢后，系統(tǒng)就可以自動出具電子憑證，而財務(wù)人員可通過對電子憑證進行匯總后，就可以準(zhǔn)確核對出學(xué)費繳納信息。

系統(tǒng)擴展模塊設(shè)計 在進行學(xué)費管理系統(tǒng)設(shè)計中，還要預(yù)留出足夠的擴展空間，這樣才能方便財務(wù)部門按照不同需求來增加或減少功能模塊，以此來不斷完善高校學(xué)費管理系統(tǒng)。學(xué)費管理系統(tǒng)功能可以隨著高校管理需求來實現(xiàn)更多更能擴展，這就要求學(xué)費管理系統(tǒng)在進行底層架構(gòu)設(shè)計時，就預(yù)留出足夠擴展空間，這樣方便高校財務(wù)部門進行功能擴展和日常維護工作。

綜上所述，隨著高校財務(wù)信息化建設(shè)進程不斷加快，學(xué)費管理系統(tǒng)也應(yīng)當(dāng)進行優(yōu)化和改革，這需要高校將涉及學(xué)費管理部門職能和工作重點進行深入研究，在設(shè)計學(xué)費管理系統(tǒng)時就增加不同功能模塊，以此來方便高校開展學(xué)費管理工作，全面提升高校信息化管理工作進程。

（作者單位：北京開放大學(xué)）