信息技術(shù)對企業(yè)檔案管理的影響和對策探討

［摘 要］隨著時代的進步與科技的迅速發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)成為當(dāng)前社會環(huán)境下的主流科技之一，并且逐步滲透到各領(lǐng)域，給人們的工作、生活與學(xué)習(xí)帶來了極大的便利。企業(yè)作為國家市場經(jīng)濟體系的基礎(chǔ)組成部分，檔案信息對其內(nèi)部組織建設(shè)、業(yè)務(wù)發(fā)展及綜合發(fā)展等均有重要的作用，在信息技術(shù)得以普遍應(yīng)用的環(huán)境下，企業(yè)需要提高對檔案管理信息化建設(shè)工作的重視程度，并利用信息技術(shù)手段促進檔案管理模式的創(chuàng)新與優(yōu)化。文章首先闡述企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的必要性，其次分析信息技術(shù)對企業(yè)檔案管理的具體影響，最后針對企業(yè)檔案管理工作信息化建設(shè)的對策展開一系列研究，希望能夠借助檔案管理信息化推進我國企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

［關(guān)鍵詞］信息技術(shù)；企業(yè)；檔案管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2023.20.056

［中圖分類號］TP391；G271 ［文獻標(biāo)識碼］A ［文章編號］1673-0194（2023）20-0177-03

0? ? ?引 言

隨著信息化時代的到來，信息技術(shù)已經(jīng)成為各行各業(yè)發(fā)展中不可或缺的技術(shù)支撐，越來越多的企業(yè)開始調(diào)整自身發(fā)展理念，積極引進信息技術(shù)來打造自身現(xiàn)代化、智能化的新型管理模式，借此調(diào)整自身發(fā)展步伐，跟隨時代發(fā)展潮流，通過信息化轉(zhuǎn)型強化綜合發(fā)展實力，避免在激烈的市場競爭中被淘汰。檔案管理是企業(yè)整體管理體系的基礎(chǔ)內(nèi)容，對檔案信息與企業(yè)業(yè)務(wù)的拓展、人員管理及決策的制定均起到強大的信息支持作用。因此，將信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作已經(jīng)成為企業(yè)亟待完成的重要任務(wù)。我國多數(shù)企業(yè)雖然已經(jīng)意識到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，但是對信息技術(shù)的應(yīng)用尚處于初期實踐階段，企業(yè)在實踐中還需結(jié)合自身現(xiàn)狀逐步摸索，并采取科學(xué)的對策保證信息技術(shù)應(yīng)用優(yōu)勢的充分發(fā)揮，更好地助力企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新。

1? ? ?企業(yè)檔案管理信息化技術(shù)的應(yīng)用及必要性

1.1? ?信息化技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用

目前，我國企業(yè)檔案管理對于信息技術(shù)的應(yīng)用主要體現(xiàn)在以下兩方面。一是檔案信息的收集與整理。企業(yè)的業(yè)務(wù)經(jīng)營與發(fā)展過程中所形成的檔案信息多而復(fù)雜，需要通過信息技術(shù)的有效應(yīng)用實現(xiàn)海量檔案信息的快速收集，以特定的標(biāo)準(zhǔn)展開整合、分類及歸檔保存等處理，同時利用信息技術(shù)做好重要檔案信息的安全防護處理，避免企業(yè)機密的泄露。二是檔案信息的查閱及提取。企業(yè)可利用信息化技術(shù)搭建專項檔案信息管理平臺，并在平臺中開通檔案信息查閱與提取通道，為企業(yè)業(yè)務(wù)的發(fā)展、內(nèi)部管理、各項決策的制定等提供信息支持，充分發(fā)揮企業(yè)檔案信息的價值。

1.2? ? 企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的必要性

企業(yè)自身檔案管理工作信息化建設(shè)具有很大的必要性，主要體現(xiàn)在以下兩方面：其一，順應(yīng)時代發(fā)展趨勢。隨著國家經(jīng)濟與社會的發(fā)展，在信息化時代背景下，企業(yè)經(jīng)營與管理的信息化、智能化轉(zhuǎn)型已經(jīng)成為現(xiàn)代化發(fā)展的必然要求，企業(yè)只有順應(yīng)時代發(fā)展潮流，盡快利用先進的技術(shù)手段完成自身的升級與轉(zhuǎn)型，才能具備更強的能力適應(yīng)當(dāng)前的市場經(jīng)濟環(huán)境。而檔案管理作為企業(yè)整體管理體系中的重要部分，自然也在信息化建設(shè)的行列之中［1］。其二，彌補傳統(tǒng)管理的不足。企業(yè)在發(fā)展的每一天都會產(chǎn)生大量的檔案信息，而傳統(tǒng)人工管理模式下需要工作人員投入大量的時間與精力在檔案信息的獲取、歸檔與保存、調(diào)取與查閱等操作環(huán)節(jié)，這種人工管理模式的工序煩瑣、工作量大，且檔案管理工作質(zhì)量容易受到工作人員個人因素的影響，不可避免會出現(xiàn)檔案信息記錄疏漏、檔案丟失等多種問題，而這也會在一定程度上間接造成企業(yè)其他資源流失。因此，企業(yè)需要應(yīng)用信息技術(shù)來代替人工，以流程化、智能化、實時化的管理完成傳統(tǒng)檔案管理工作模式的創(chuàng)新，這樣不但能夠有效降低檔案管理工作差錯率，同時還可以提高檔案信息的管理效率，有效彌補傳統(tǒng)檔案管理的各種不足，滿足企業(yè)現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型的內(nèi)部管理系統(tǒng)建設(shè)要求。

2? ? ?信息技術(shù)對企業(yè)檔案管理產(chǎn)生的影響

2.1? ?沖擊企業(yè)檔案管理工作理念

信息技術(shù)作為一種先進的技術(shù)手段，企業(yè)通過其應(yīng)用可以對自身的各項生產(chǎn)資源展開科學(xué)調(diào)整，以提高自身的資源利用率，同時還可以促進企業(yè)管理能力大幅提升。在各行業(yè)廣泛應(yīng)用信息技術(shù)的環(huán)境下，企業(yè)也意識到了以信息技術(shù)實現(xiàn)自我創(chuàng)新的緊迫性，而在檔案管理工作調(diào)整與創(chuàng)新的過程中，信息技術(shù)的出現(xiàn)使企業(yè)對自身長期以來采用的傳統(tǒng)管理理念產(chǎn)生了質(zhì)疑，隨即通過大量實踐研究形成了以技術(shù)為核心的新型檔案管理工作理念，并以理念的更新帶動了檔案管理工作的創(chuàng)新。

2.2? ?充分暴露人員工作素養(yǎng)不足的問題

隨著企業(yè)檔案管理信息化系統(tǒng)的建立，企業(yè)檔案管理的信息化處理方式對工作人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)提出了新的要求。而多年以來企業(yè)采用傳統(tǒng)的人工管理方式，管理人員的工作習(xí)慣早已固化，包括檔案信息的積累、檔案的人工查找與調(diào)取等。在信息化檔案管理系統(tǒng)運行環(huán)境下，工作人員的工作內(nèi)容與操作方法發(fā)生了很大的變化［2］。同時，很多企業(yè)此前并未對管理人員應(yīng)用信息技術(shù)展開系統(tǒng)化的培訓(xùn)，使得信息技術(shù)素養(yǎng)成為管理人員綜合素養(yǎng)的薄弱環(huán)節(jié)。在新型檔案管理模式下，管理人員不懂得怎樣操作信息化管理系統(tǒng)，更不知道各種軟件的使用方式，很難發(fā)揮信息化技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用價值。

2.3? ?面臨階段性的檔案管理風(fēng)險

在企業(yè)利用信息技術(shù)打造信息化檔案管理工作系統(tǒng)的初期，需要投入大量的資金在信息化設(shè)備及軟件系統(tǒng)的購置、技術(shù)人員的培養(yǎng)等方面，但是這些資金的投入很難在短時間內(nèi)呈現(xiàn)出相應(yīng)的效果，還需要經(jīng)過一段時間的技術(shù)應(yīng)用與摸索，而在這一階段，企業(yè)的檔案信息處于較大的風(fēng)險之中。例如，在將紙質(zhì)檔案信息錄入信息化系統(tǒng)的過程中可能出現(xiàn)原始檔案受損及丟失問題、信息錄入遺漏問題。同時，在信息化管理系統(tǒng)投入應(yīng)用的初期，由于工作人員對于信息化系統(tǒng)的操作不夠熟練，容易出現(xiàn)各種錯誤，繼而影響檔案信息的調(diào)取與應(yīng)用，容易對企業(yè)的業(yè)務(wù)造成一定干擾?；诖?，企業(yè)需要做好充分的準(zhǔn)備，并制定完善的應(yīng)對策略，避免階段性的檔案管理風(fēng)險對自身發(fā)展造成嚴(yán)重的影響。

3? ? ?企業(yè)展開檔案管理信息化建設(shè)的對策

3.1? ?創(chuàng)新檔案管理工作理念

企業(yè)檔案管理與信息技術(shù)融合是為了打造高效而便捷的信息化管理系統(tǒng)，系統(tǒng)的啟用不但需要人員掌握相應(yīng)技術(shù)方法，還需要管理人員及時改變自身的傳統(tǒng)檔案管理工作理念，以信息技術(shù)的應(yīng)用視角重新厘清自身工作思路，并對檔案管理的信息化建設(shè)形成高度認(rèn)同感，形成全新的檔案管理工作理念，以理念的轉(zhuǎn)變帶動工作行為方式的創(chuàng)新，這樣才能更好地適應(yīng)信息化檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用［3］。另外，企業(yè)也可以通過組織宣傳教育活動的方式在檔案管理部門營造良好的信息化管理工作氛圍，引導(dǎo)工作人員轉(zhuǎn)變管理意識，促進其信息化管理理念的形成。

3.2? ?增加資金支持，保證設(shè)備及技術(shù)的引進

信息化檔案管理體系的建設(shè)需要投入足夠的資金用來引進信息化設(shè)備、專項軟件與硬件系統(tǒng)等，同時還需要結(jié)合企業(yè)檔案管理工作實際需要采用合適的信息化技術(shù)手段，為信息化檔案管理體系建設(shè)提供強大的基礎(chǔ)保障。為確保信息化檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)質(zhì)量，企業(yè)可以與第三方技術(shù)機構(gòu)建立合作關(guān)系，向其闡明自身檔案管理工作實際需求，細(xì)化檔案管理工作中各部分工作的細(xì)節(jié)性要求，委托第三方機構(gòu)幫助企業(yè)結(jié)合精準(zhǔn)需求打造信息化檔案管理系統(tǒng)，借此實現(xiàn)檔案信息的快速錄入、自動化保存、精準(zhǔn)調(diào)取等信息化管理，同時還可以通過對信息化處理系統(tǒng)的應(yīng)用而進行各種檔案材料的復(fù)印、翻拍工作，提高企業(yè)檔案管理工作時效性［4］。另外，隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，企業(yè)應(yīng)針對信息化檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)化制定完善策略，如大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計算技術(shù)以及流媒體技術(shù)等，隨著這些新型信息技術(shù)手段的出現(xiàn)與應(yīng)用，企業(yè)應(yīng)做好信息化檔案管理系統(tǒng)的技術(shù)優(yōu)化與升級，始終保證自身檔案管理系統(tǒng)信息化技術(shù)的先進性，并打造能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)各部門檔案信息高效互通的渠道。例如，在信息化檔案管理系統(tǒng)中融合云計算技術(shù)，將企業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)與企業(yè)內(nèi)部辦公系統(tǒng)相結(jié)合，實現(xiàn)企業(yè)財務(wù)、生產(chǎn)等業(yè)務(wù)信息的信息化管理，以此提升企業(yè)內(nèi)部各部門之間工作的銜接速度，更好地實現(xiàn)檔案信息的應(yīng)用價值。再如，通過現(xiàn)代信息技術(shù)中流媒體技術(shù)的運用，以先進的B/S和C/S的方法，利用先進的流媒體技術(shù)系統(tǒng)，實現(xiàn)企業(yè)檔案和音頻、視頻文檔等信息的多客戶端遠(yuǎn)程應(yīng)用，如紫光檔案管理軟件BS版及OCR軟件等專業(yè)軟件系統(tǒng)，可以在檔案的收集、整理、歸檔、統(tǒng)計、編研、鑒定、銷毀、移交、查閱以及借閱過程中實現(xiàn)自動化管理，進一步提高企業(yè)檔案管理工作的時效性。

3.3? ?建立完善的信息化檔案管理工作機制

企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)并非一蹴而就，而是一項系統(tǒng)的工程，即便在前期完成了信息化體系的初步建設(shè)，但是隨著檔案管理工作需求及環(huán)境的變化、專項科技的革新等，還需要做好檔案管理信息化系統(tǒng)持續(xù)性完善工作。為保證信息化檔案管理全生命周期的實際質(zhì)量，企業(yè)還需建立完善的管理機制，將檔案信息管理常態(tài)化，明確信息化體系下各部分檔案管理工作的具體內(nèi)容、各管理流程的工作標(biāo)準(zhǔn)，充分明確檔案管理各工作崗位的責(zé)任，規(guī)范信息化檔案管理工作行為，同時對檔案管理行為展開有效監(jiān)督。另外，隨著信息化檔案管理系統(tǒng)的技術(shù)升級，企業(yè)還需做好技術(shù)應(yīng)用管理機制的同步更新，避免管理機制漏洞的形成而使部分管理工作失去標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)，從而全面保證信息化技術(shù)應(yīng)用環(huán)境下的檔案信息管理工作質(zhì)量。

3.4? ?強化信息化檔案管理系統(tǒng)的安全保障

任何企業(yè)都會保留機密性的檔案信息，而這些機密信息一旦泄露，輕則影響業(yè)務(wù)經(jīng)營效果而縮小企業(yè)經(jīng)濟效益空間，重則使企業(yè)陷入巨大風(fēng)險而面臨“死亡”。因此，在信息化檔案管理體系的建設(shè)工作中，一定要重點做好重要檔案信息的安全保障。在初期的信息化系統(tǒng)建設(shè)過程中，企業(yè)必須要求第三方技術(shù)機構(gòu)為其篩選出安全防護等級較高的專項安全防護軟件及應(yīng)用系統(tǒng)，同時增設(shè)信息安全風(fēng)險預(yù)警系統(tǒng)等，實施信息化檔案管理系統(tǒng)的多層安全防護；企業(yè)還可以在內(nèi)部電子檔案網(wǎng)站瀏覽方面設(shè)置一些權(quán)限或者設(shè)置數(shù)字密碼，從源頭加強安全管理；也可以建立電子檔案安全風(fēng)險識別系統(tǒng)，實時動態(tài)化監(jiān)督整個檔案信息管理，識別基本的信息安全風(fēng)險，及時預(yù)測網(wǎng)絡(luò)病毒，并自動處理病毒侵襲，避免電子信息泄漏［5］。另外，企業(yè)還可以通過雙層加密的方法對重點檔案信息進行防護處理，尤其是在存儲和使用上，如企業(yè)一些項目方案、企業(yè)研發(fā)的技術(shù)、企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略等這些關(guān)鍵性信息。除此之外，企業(yè)還可以設(shè)置專項技術(shù)崗位，專門負(fù)責(zé)信息化檔案系統(tǒng)的日常維護與故障處理等問題，同時還可以發(fā)揮專業(yè)人員的信息化技術(shù)優(yōu)勢強化檔案信息的安全風(fēng)險抵御能力，避免重要信息的流失而威脅企業(yè)發(fā)展與生存。

3.5? ?加強檔案管理人員綜合素養(yǎng)建設(shè)

工作人員作為企業(yè)檔案管理工作的主體，隨著檔案管理與信息化技術(shù)的結(jié)合，企業(yè)也應(yīng)做好管理人員綜合素養(yǎng)的建設(shè)，在鞏固人員檔案管理工作基礎(chǔ)素養(yǎng)的同時，重點提高人員的信息化技術(shù)素養(yǎng)，為信息化檔案管理體系的應(yīng)用提供高質(zhì)量的人員支持［6］。企業(yè)應(yīng)組織檔案管理人員展開專項培訓(xùn)活動，在活動中向其滲透信息化檔案管理工作理念，使其意識到掌握信息化管理技術(shù)對自身崗位工作及企業(yè)發(fā)展的重要性。在此基礎(chǔ)上，結(jié)合企業(yè)檔案管理信息化系統(tǒng)操作要求，逐一向管理人員展開各種信息化管理技術(shù)、應(yīng)用軟件以及系統(tǒng)的應(yīng)用原理與應(yīng)用方法培訓(xùn)，并以定期、多次培訓(xùn)的方式幫助管理人員逐步鞏固信息化技能。管理人員自身也需要通過自主學(xué)習(xí)來實現(xiàn)自我提升，攻克自身在工作中的技術(shù)操作難點，逐步強化信息化檔案管理系統(tǒng)的實際應(yīng)用能力，更好地勝任現(xiàn)代化檔案管理崗位工作，始終保證自身檔案管理工作思想的先進性，能夠靈活應(yīng)用各種信息化檔案處理技術(shù)，避免操作失誤等問題發(fā)生，保證信息化技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用優(yōu)勢，提高企業(yè)檔案信息資源的利用率，從而為企業(yè)的經(jīng)營管理及未來發(fā)展提供強大的支持。

4? ? ?結(jié)束語

檔案管理作為企業(yè)管理體系中的基礎(chǔ)部分，其質(zhì)量直接影響著企業(yè)的發(fā)展情況。隨著信息化時代的到來，企業(yè)應(yīng)及時調(diào)整自身發(fā)展方向，積極引進新型信息化技術(shù)手段促進檔案管理工作模式的創(chuàng)新，并在技術(shù)應(yīng)用實踐中結(jié)合具體問題做好技術(shù)的調(diào)整與優(yōu)化，打造高效、便捷的信息化檔案管理體系，提高管理人員信息化技術(shù)素養(yǎng)，進一步提高檔案信息管理工作質(zhì)量，為企業(yè)健康、穩(wěn)定發(fā)展提供強大的信息支持與保障。

主要參考文獻

［1］趙軍，郭美彤，周秀莉.基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的企業(yè)檔案信息化管理研究［J］.河北企業(yè)，2023（3）：72-74.

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［3］王濤.促進企業(yè)人力資源檔案管理信息化的路徑探究［J］.中國集體經(jīng)濟，2022（10）：108-109.

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［5］劉宇童.知識管理背景下企業(yè)檔案信息開發(fā)與利用模式

［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2022（20）：119-121.

［6］黃蕙，唐希成，蓋敏慧，等.數(shù)字化設(shè)計對檔案歸檔工作的影響和對策［J］.蘭臺世界，2019（7）：58-60.

［收稿日期］2023-04-25

[作者簡介]韓娜（1980— ），女，山東濟南人，館員，主要研究方向：檔案管理。