高校財務管理信息化建設存在的問題及對策

張 瑜

（上海中醫(yī)藥大學，上海 201203）

引 言

財務管理相關工作由最開始的全人工轉變?yōu)闀嬰娝慊?，代表著財務工作與信息技術的初次結合，這一轉變在一定程度上減輕了財務人員的工作壓力。財務管理作為高校經(jīng)濟活動的主要部分，如何以高質量財務管理服務校園的建設與發(fā)展，已經(jīng)成為高校財務管理者重點思考的問題之一。由于高校財務管理工作的復雜性和特殊性，其應根據(jù)國家相關政策規(guī)定和高校實際財務管理需求，建設財務管理信息化系統(tǒng)。當前，部分高校在實施財務管理信息化建設過程中存在一些難點。對此，本文通過挖掘問題背后的原因，分析相應的解決思路，并提出解決措施，希望能夠有效推動高校財務管理信息化建設工作。

一、財務管理信息化概述

財務管理信息化是利用現(xiàn)代信息技術對傳統(tǒng)財務管理進行創(chuàng)新，以實現(xiàn)財務管理效率的提升。財務管理信息化建設工作主要基于信息系統(tǒng)，將所涉及的財務活動集成于系統(tǒng)中[1]。

除此之外，高校財務管理信息化一般具有三大特征：第一，數(shù)據(jù)云端化。在信息化作用下，高校財務管理可以建立財務數(shù)據(jù)處理中心，將高校財務和相關業(yè)務數(shù)據(jù)信息轉移到云端數(shù)據(jù)中心。第二，結構扁平化?？梢越鉀Q以往財務管理存在的問題，將信息技術思維運用到財務日常管理工作中，使校內各個部門都能與財務管理系統(tǒng)建立關聯(lián)，從而實現(xiàn)財務系統(tǒng)一體化管理。第三，職能網(wǎng)格化。以往財務管理內容及范圍比較單一，通過建設信息化管理系統(tǒng)，能夠推動財務管理多元化發(fā)展，不僅能夠橫向拓展財務管理范圍，還能縱向細化財務管理內容。

二、高校財務管理信息化建設的優(yōu)勢

（一）提高工作效率和服務滿意度

現(xiàn)如今，高校財務管理工作日益復雜，財務人員的工作壓力倍增。通過建設財務管理信息化系統(tǒng)，能夠快速實現(xiàn)數(shù)據(jù)的采集、記錄和加工，滿足高校日常財務管理需求。相比于傳統(tǒng)的財務管理方式，財務管理信息化系統(tǒng)的建設，不僅能夠提高資金管理效率，還能夠為高校師生提供更好的財務管理服務。同時，財務管理信息化系統(tǒng)能夠代替人工進行一些重復性較高的工作，使工作流程得到優(yōu)化。例如，通過財務管理信息化系統(tǒng)能夠實現(xiàn)網(wǎng)上繳費、工資和賬單查詢等，以此提升財務辦公效率，提高廣大師生的滿意度。

（二）提升財務信息數(shù)據(jù)的透明度

根據(jù)財政部的要求，事業(yè)單位財務活動需要公開透明，滿足國家對事業(yè)單位的治理需求。建立財務管理信息化系統(tǒng)，能夠將原先粗放的財務管理方式進行優(yōu)化，使財務管理的每一個環(huán)節(jié)都能做到準確且清晰。同時，在財務管理信息化系統(tǒng)的作用下，學生繳費、科研經(jīng)費、校園建設費用、預算費用等，都能通過信息平臺進行查詢，既能夠滿足財務管理需求，還能夠將高校財務相關數(shù)據(jù)進行公開，使高校財務工作得到相應的監(jiān)督，有利于構建清正廉潔的財務工作環(huán)境。

（三）推動高校財務管理轉型

高校在搭建財務管理信息化系統(tǒng)過程中，不僅能夠實現(xiàn)財務集中化管理，還能推動數(shù)據(jù)信息有效融合，為決策提供有效的參考，進一步實現(xiàn)財務管理轉型。人工操作的不可控性和數(shù)據(jù)處理的滯后性，導致財務管理無法滿足高校發(fā)展需要。在財務管理信息化系統(tǒng)的作用下，通過科學合理的資金分配、使用、控制，使財務管理能夠直接參與到校園建設與發(fā)展過程中，提高財務管理在高校發(fā)展過程中的地位，從而實現(xiàn)財務管理轉型，滿足校園建設與財務發(fā)展需求[2]。

三、高校財務管理信息化建設存在的問題

（一）預算信息化系統(tǒng)存在問題

第一，預算編制效率不高。部分高校在預算編制過程中雖然使用了信息化技術，但是僅僅通過一些辦公軟件開展預算編制，數(shù)據(jù)信息的收集、處理與分析仍需要依靠人工完成，難以保證數(shù)據(jù)核算、核對的準確性，并且延長了預算編制時間。以A 大學預算編制為例，預算編制實行“二上二下”。首先，該高校各科室、各部門需要將預算草案上報財務部門；其次，由財務部門進行統(tǒng)計分析后報學校領導層，提交上級部門審批；再次，根據(jù)主管部門下達的“一下”控制數(shù)情況進行修改，再次上報審批；最后，審批通過由財務部門下發(fā)預算方案。在整個過程中，許多環(huán)節(jié)由人工完成，通過紙質報告或電子文檔上交相關部門，導致信息收集、上報、審批、批復等過程浪費大量時間。

第二，預算調整效率低。高校財務預算編制需要反復修改才能符合要求，但是目前材料收集與信息核對缺乏完善的預算管理系統(tǒng)，各部門調整過程中難以收集到具體的預算支出數(shù)據(jù)信息，無法準確計算當年預算支出范圍。同時，一些項目的實施成本也無法得到準確的計算，造成預算反復調整難以達標。另外，在預算調整過程中未能全面考慮實際情況，導致經(jīng)費使用超支或者出現(xiàn)浪費的現(xiàn)象，從而造成高校財務管理失控。

（二）核算管理系統(tǒng)存在問題

會計核算屬于財務管理中的重要組成部分，然而部分高校核算系統(tǒng)還存在一些問題，具體從以下幾點論述。

第一，報銷業(yè)務處理效率低。從高校報銷流程來看，凡是涉及簽字審批環(huán)節(jié)都會出現(xiàn)阻滯現(xiàn)象，整個核算流程較為煩瑣，相關賬單與資料的核算效率較低，導致線上報銷處理緩慢。

第二，支付系統(tǒng)對接不足。當前，部分高校在資金支付方面，由于核算系統(tǒng)與支付系統(tǒng)互不關聯(lián)，一些原始憑證需要人工手動錄入，常常出現(xiàn)賬單信息不完整、收款人信息填寫錯誤等情況，反復核算與信息上傳造成大量時間浪費[3]。

（三）財務查詢管理系統(tǒng)不完善

第一，數(shù)據(jù)信息更新緩慢。在實際工作中，由于工作進度不一致，操作時間存在差距，財務人員所查詢的數(shù)據(jù)信息與實際數(shù)據(jù)不一致。例如，系統(tǒng)顯示單據(jù)已處理，但實際金額沒有到賬，從而導致財務數(shù)據(jù)信息缺乏準確性。

第二，信息內容少。高校財務系統(tǒng)與銀行系統(tǒng)、上級管理部門系統(tǒng)沒有對接，在學校財務系統(tǒng)中無法查詢到具體的資金支出情況，只能通過電話、網(wǎng)銀等其他方式向相關部門咨詢詳細情況。另外，部分數(shù)據(jù)信息未能公開展示，降低了高校財務工作的透明度，從而無法保障財務信息的安全性。

第三，網(wǎng)絡安全存在隱患。部分高校雖然使用財務管理信息化系統(tǒng)進行工作，但是對于網(wǎng)絡安全未能重視。校園網(wǎng)絡分散、網(wǎng)點多，使用財務系統(tǒng)查詢人數(shù)多，導致系統(tǒng)安全無法得到保障，甚至會發(fā)生信息泄露，造成校園資金損失。

（四）平臺建設缺乏保障

第一，缺乏信息化專業(yè)人才。專業(yè)型信息化人才對于財務系統(tǒng)建設工作來說至關重要。當前，部分高校的財務人員無法將信息技術與財務管理進行有效結合，加之部分財務人員只關注系統(tǒng)的實用性，對數(shù)據(jù)共享、數(shù)據(jù)處理等并不關注，嚴重制約了財務管理信息化建設的進程。

第二，信息系統(tǒng)搭建缺乏資金支持。系統(tǒng)搭建需要大量的資金，部分高校對于信息化建設資金投入較少。目前，部分高校使用的財務管理系統(tǒng)過于落后，已經(jīng)無法支持大量數(shù)據(jù)的儲存和精準地核算。同時，單一的報賬系統(tǒng)無法達到網(wǎng)上報賬的目的，使得高校財務工作受到了很多限制。

四、高校財務管理信息化建設的有效應對策略

（一）優(yōu)化預算管理系統(tǒng)，提升預算管理效率

第一，通過信息技術優(yōu)化預算管理系統(tǒng)。高校需要結合實際情況，直接購買財務管理系統(tǒng)，從而代替人工操作。首先，考慮到高校財務管理的特殊性，高校預算管理系統(tǒng)需要符合學校的實際情況。在預算編制過程中，需要考慮校園重點建設項目涉及的院系、部門、負責人等，從而全面優(yōu)化預算管理系統(tǒng)。其次，對預算編制的整個流程進行優(yōu)化，從材料收集、整理、審批、批復、執(zhí)行，都需要完全依靠財務信息系統(tǒng)。例如，某高校預算流程優(yōu)化，在財務預算系統(tǒng)中建立了專門的項目申報系統(tǒng)，每個項目的預算都有相應的負責人，在申報系統(tǒng)中填寫統(tǒng)一的申報模板，只有信息輸入全部正確才能提交，系統(tǒng)會在七天內顯示審批結果，負責人只需要在系統(tǒng)內查看相關信息即可。這樣既減少了不必要的重復核對，又規(guī)范了項目預算申報流程（圖1）。最后，該系統(tǒng)還可以對預算執(zhí)行過程進行全程化跟蹤與監(jiān)督，確保能夠將預算執(zhí)行控制在合理的周期內，同時全程化記錄預算執(zhí)行相關數(shù)據(jù)信息，為下一階段的預算編制工作奠定基礎[4]。

圖1 預算系統(tǒng)項目申報流程

第二，提升預算調整效率。預算反復調整，主要是因為數(shù)據(jù)信息收集困難，為了能夠有效提升預算調整效率，需要通過財務管理信息化系統(tǒng)將校園各科室管理系統(tǒng)與財務管理系統(tǒng)進行關聯(lián)，使得各部門在進行第一次預算上報時，相關部門就能夠明確指出問題所在。一方面，可以減少人工操作的錯誤率；另一方面，可以避免數(shù)據(jù)反復調整出現(xiàn)失真的情況。另外，各部門系統(tǒng)進行關聯(lián)，有助于財務部門根據(jù)實際需求，對相關數(shù)據(jù)信息進行處理與分析，使得預算調整變得更加靈活高效。

（二）開發(fā)高校財務系統(tǒng)，優(yōu)化各項核算流程

第一，改進報銷系統(tǒng)。在建設財務管理信息化系統(tǒng)過程中，需要對報賬系統(tǒng)進行優(yōu)化。根據(jù)報銷需求，將核算系統(tǒng)與業(yè)務流程進行重組，建立線上報銷平臺并設置財務助理，對財務信息查詢、在線申報、在線審簽、網(wǎng)上報銷等進行全程化跟蹤與管理。另外，優(yōu)先報銷電子票據(jù)，促使校園職工能夠積極使用財務系統(tǒng)進行報銷（圖2）。

圖2 財務報銷平臺示意圖

第二，會計核算與支付系統(tǒng)對接。高校需要將支付系統(tǒng)與會計核算系統(tǒng)進行對接，讓每一筆支付賬單都能夠自動生成信息查詢的二維碼。財務部門進行核算時，只需要掃描二維碼，便可收錄相關信息，不僅能夠避免人工上傳出現(xiàn)的錯誤，還能提高核算效率，進一步發(fā)揮財務管理信息化系統(tǒng)的優(yōu)勢。

（三）公開財務信息數(shù)據(jù)，升級財務查詢系統(tǒng)

第一，優(yōu)化財務管理系統(tǒng)。高校需要將財務部門與學校其他部門的管理系統(tǒng)進行關聯(lián)，保證數(shù)據(jù)信息能夠及時更新。尤其是報賬系統(tǒng)與審批系統(tǒng)之間需要深度關聯(lián)，讓每一筆資金使用及審批信息數(shù)據(jù)都能及時更新，便于財務部門的操作與管理[5]。

第二，更新數(shù)據(jù)信息內容。在新建的財務管理平臺中，需要設置分角色管理，校內各個部門需要及時將有關信息或通知在平臺內更新，還可以將重要信息設置置頂，方便全校師生及時接收并查看，提升校園內部的管理效率。

第三，加強安全維護。建設財務管理信息化平臺是為了提升財務管理效率和資金使用價值，這需要一個安全的管理環(huán)境。一方面，可以將系統(tǒng)設置為前臺查詢登錄界面、后臺管理程序登錄界面，既可以保障師生信息數(shù)據(jù)查詢的安全性與流暢性，還能夠通過后臺管理，對前臺數(shù)據(jù)信息查詢進行監(jiān)督。另一方面，對信息查詢平臺進行細化，可以分為領導查詢、教職工查詢、學生查詢。其中，領導查詢包括部門信息、教職工信息、學生信息；教職工查詢包括個人項目、個人收入、報銷明細；學生查詢包括學費繳納、獎學金信息、補貼信息，從而提升財務管理系統(tǒng)的安全性與信息化水平。

（四）引進并培養(yǎng)人才，保障財務管理信息化建設

第一，引進并培養(yǎng)全面型人才。一方面，可以根據(jù)高校財務管理信息化建設需求聘請相關人才，要求聘請人員具備財務專業(yè)能力、信息化技術，并且了解當前新興的網(wǎng)絡技術。另一方面，培養(yǎng)內部財務人員，明確人員崗位分工，為財務人員搭建兩條晉升之路，即財務專業(yè)崗位、財務管理信息化崗位，以便發(fā)揮員工的專業(yè)技能。此外，定期對財務人員進行培訓及考核，獎勵優(yōu)秀人員，以提升財務人員工作的積極性，為高校財務管理信息化建設提供保障。

第二，提供相應的資金保障。財務系統(tǒng)建設是一個漫長的過程，高校應根據(jù)實際情況對信息系統(tǒng)建設資金使用做出規(guī)劃，按照建設周期投入相應的資金，避免出現(xiàn)中飽私囊的現(xiàn)象。同時，定期開展系統(tǒng)的維修與養(yǎng)護工作，確保高校各項財務工作能夠順利且有序地進行。例如，某高校在信息化系統(tǒng)建設過程中，校領導與銀行部門達成協(xié)議，銀行向學校財務系統(tǒng)建設工作注入328 萬元，用于校園一卡通設備的更換，再次注入193 萬元，用于財務報賬系統(tǒng)的優(yōu)化與更新。這次合作不僅保障了高校財務系統(tǒng)建設工作的資金，而且與銀行達成了一致協(xié)議，為后續(xù)資金管理奠定了堅實的基礎[6]。

結 語

總而言之，高校財務管理的發(fā)展應當立足于當前信息技術，將財務管理與信息技術相融合，建立符合高校管理模式的財務系統(tǒng)，促使財務管理系統(tǒng)能夠充分發(fā)揮自身作用，為高校管理及發(fā)展提供助力。當前，部分高校在建設過程中仍存在諸多問題，本文通過深入分析與研究，找出問題背后的原因，從而提出相應的解決措施，確保高校財務管理信息化建設能夠順利落實。