基于ERP 的企業(yè)會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理模式的轉(zhuǎn)變策略

楊小平

重慶士申會(huì)計(jì)師事務(wù)所（普通合伙）

不論是國(guó)有企業(yè)還是民營(yíng)企業(yè)，在發(fā)展建設(shè)過程中都要合理管控資金收支情況，避免出現(xiàn)浪費(fèi)資金的問題，并要在合理合法的范圍內(nèi)獲取經(jīng)濟(jì)效益。這涉及開展會(huì)計(jì)核算工作和構(gòu)建完善的財(cái)務(wù)管理機(jī)制的環(huán)節(jié)，由于工作流程復(fù)雜，工作中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息比較多，為達(dá)到良好的工作效果，企業(yè)開始構(gòu)建ERP 系統(tǒng)，進(jìn)而提升經(jīng)濟(jì)發(fā)展質(zhì)量與水平。

一、企業(yè)會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理工作的區(qū)別與聯(lián)系

（一）兩項(xiàng)工作之間的主要區(qū)別

會(huì)計(jì)核算側(cè)重于制作財(cái)務(wù)報(bào)表，主要用于呈現(xiàn)企業(yè)資金的使用情況，判斷現(xiàn)有管理方案是否存在不足之處。財(cái)務(wù)管理工作更側(cè)重于在項(xiàng)目設(shè)計(jì)環(huán)節(jié)、項(xiàng)目運(yùn)行過程中進(jìn)行動(dòng)態(tài)化的管理，旨在規(guī)避經(jīng)濟(jì)運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn)，節(jié)約資金成本。同時(shí)，會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理工作的業(yè)務(wù)內(nèi)容不同，工作重心存在較大差異，需要分別安排專業(yè)人才負(fù)責(zé)處理相應(yīng)問題。而且，啟動(dòng)這兩項(xiàng)工作時(shí)可以使用的管理會(huì)計(jì)工具、方法有所不同。最關(guān)鍵的一點(diǎn)是會(huì)計(jì)核算工作需要嚴(yán)格遵守國(guó)家編制的企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則、企業(yè)制定的內(nèi)控制度，而財(cái)務(wù)管理人員需要參與更新和完善財(cái)務(wù)內(nèi)控機(jī)制，工作指導(dǎo)方針是新型的財(cái)務(wù)制度。所以，這兩項(xiàng)工作之間有著明顯的區(qū)別，需要相應(yīng)員工能夠分清二者之間的關(guān)系。

（二）兩項(xiàng)工作之間的主要關(guān)聯(lián)

會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理工作都屬于經(jīng)濟(jì)管理業(yè)務(wù)，兩項(xiàng)工作的對(duì)象一致，都是對(duì)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)流通情況進(jìn)行嚴(yán)格的管理，并且兩項(xiàng)工作之間可以互補(bǔ)。通常來說，會(huì)計(jì)核算能為財(cái)務(wù)管理工作提供真實(shí)的、完整的數(shù)據(jù)信息，可以用于提高管理工作的權(quán)威性，最終目的是帶動(dòng)企業(yè)經(jīng)濟(jì)的長(zhǎng)遠(yuǎn)健康發(fā)展[1]。再加上，二者之間有相互關(guān)聯(lián)的學(xué)科，都需要會(huì)計(jì)人員學(xué)習(xí)管理會(huì)計(jì)學(xué)的相關(guān)知識(shí)才能達(dá)到良好的管理效果。因此，如何將兩項(xiàng)工作合理地融合在一起，成為企業(yè)在發(fā)展進(jìn)程中要關(guān)注的重點(diǎn)及難點(diǎn)問題。

二、在企業(yè)會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理中應(yīng)用ERP 系統(tǒng)的原因

（一）能保證工作的及時(shí)性

與傳統(tǒng)工作方式相比，在企業(yè)會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理工作中使用信息技術(shù)構(gòu)建ERP 系統(tǒng)，可以借助技術(shù)手段顯著提高工作的及時(shí)性，避免出現(xiàn)信息傳遞滯后性的問題，保障信息的可利用價(jià)值得以充分發(fā)揮。實(shí)際上，企業(yè)項(xiàng)目運(yùn)行的各個(gè)環(huán)節(jié)都會(huì)產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)收支數(shù)據(jù)，要求各部門員工之間可以及時(shí)傳遞工作信息，保證會(huì)計(jì)部門在核算環(huán)節(jié)和財(cái)務(wù)管理環(huán)節(jié)都可以第一時(shí)間更新數(shù)據(jù)，方便從中判斷項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn)，給出科學(xué)的應(yīng)對(duì)策略。

（二）能保證工作的科學(xué)性

通過使用ERP 系統(tǒng)來轉(zhuǎn)變會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理模式，能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展變化，讓新時(shí)期的經(jīng)濟(jì)建設(shè)工作具有與時(shí)俱進(jìn)的特點(diǎn)。而且，還能充分保障工作的科學(xué)性，減小財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的計(jì)算誤差。這主要得益于大數(shù)據(jù)分析和計(jì)算技術(shù)能讓工作體現(xiàn)出智能化、自動(dòng)化特征。目前，系統(tǒng)中會(huì)專門設(shè)置資源存儲(chǔ)模塊、數(shù)據(jù)分析模塊等，運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)手段構(gòu)建數(shù)學(xué)模型，可以進(jìn)行經(jīng)濟(jì)預(yù)算管理，顯著提升會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理工作的深度與廣度。

（三）能體現(xiàn)工作的集成性

經(jīng)濟(jì)建設(shè)工作業(yè)務(wù)量大、范圍廣，需要重點(diǎn)研究如何一體化、集成化地開展管理工作，目的是規(guī)范、有序地完成每一項(xiàng)業(yè)務(wù)。這就涉及推廣使用ERP 系統(tǒng)轉(zhuǎn)變工作模式，簡(jiǎn)化工作流程的環(huán)節(jié)。實(shí)踐表明，ERP 系統(tǒng)可以幫助企業(yè)建立供應(yīng)鏈管理體系，方便與用戶、供應(yīng)商之間建立互動(dòng)交流渠道。同時(shí)，還能統(tǒng)籌管理內(nèi)部各個(gè)部門的工作情況，為集中處理企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展問題提供技術(shù)支持。所以，各個(gè)企業(yè)在新時(shí)期的發(fā)展進(jìn)程中，都在積極嘗試投入資金、技術(shù)來建設(shè)ERP 系統(tǒng)。

三、依托ERP 系統(tǒng)轉(zhuǎn)變企業(yè)會(huì)計(jì)核算模式的策略

（一）轉(zhuǎn)變應(yīng)收賬款核算方案

要轉(zhuǎn)變?cè)械臅?huì)計(jì)核算工作模式，需要先將ERP 系統(tǒng)應(yīng)用到對(duì)企業(yè)應(yīng)收賬款的核算管理環(huán)節(jié)中。ERP 系統(tǒng)的運(yùn)作原理是依托云存儲(chǔ)空間以分類存儲(chǔ)的方式永久保存數(shù)據(jù)信息，而企業(yè)的應(yīng)收賬款指的是在項(xiàng)目運(yùn)行過程中合作方應(yīng)當(dāng)支付但還未支付的款項(xiàng)。如果該資金無法及時(shí)回籠，將導(dǎo)致企業(yè)資金鏈斷裂。要實(shí)現(xiàn)科學(xué)轉(zhuǎn)變工作模式的思路，首先，當(dāng)會(huì)計(jì)收集了完整的收款信息后，應(yīng)使用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)信息進(jìn)行自動(dòng)分類存儲(chǔ)，生成應(yīng)收賬目表，對(duì)每日數(shù)據(jù)信息的變化情況進(jìn)行仔細(xì)的記錄[2]。其次，要在ERP系統(tǒng)中設(shè)置客戶管理、發(fā)票管理和賬齡管理模塊。最后，做好紙質(zhì)信息和電子信息的轉(zhuǎn)換工作，保留收款的憑證。此外，在應(yīng)收賬款核算環(huán)節(jié)，依托信息技術(shù)設(shè)置自動(dòng)化運(yùn)行程序，識(shí)別出還未付款的客戶，及時(shí)安排會(huì)計(jì)人員追討賬款，完成資金回籠任務(wù)。

（二）重新構(gòu)建會(huì)計(jì)核算標(biāo)準(zhǔn)

運(yùn)用現(xiàn)代化觀念、技術(shù)手段來轉(zhuǎn)變核算模式，首要任務(wù)應(yīng)放在構(gòu)建符合新時(shí)期發(fā)展要求的核算標(biāo)準(zhǔn)上，用科學(xué)、合理、統(tǒng)一的準(zhǔn)則來約束員工的行為。從使用ERP 系統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)上看，信息化會(huì)計(jì)核算工作和傳統(tǒng)工作的流程不同、側(cè)重點(diǎn)不同、工作注意事項(xiàng)有一定差異，需要企業(yè)充分結(jié)合國(guó)家法律法規(guī)和ERP系統(tǒng)的運(yùn)作原理給出新的會(huì)計(jì)核算標(biāo)準(zhǔn)。比如，在新標(biāo)準(zhǔn)中設(shè)置定性、定量的管理?xiàng)l例，明確會(huì)計(jì)核算需要使用哪些管理會(huì)計(jì)工具、公式。并要求會(huì)計(jì)人員學(xué)會(huì)從多個(gè)維度來分析和處理問題，具體包括對(duì)客戶、產(chǎn)品和供應(yīng)商的分析，還要進(jìn)行財(cái)務(wù)收入和支出數(shù)據(jù)的分類管理。同時(shí)，動(dòng)態(tài)化關(guān)注企業(yè)項(xiàng)目運(yùn)行的實(shí)際情況，保證新設(shè)置的會(huì)計(jì)核算標(biāo)準(zhǔn)具有適用性的特征。此外，應(yīng)從細(xì)節(jié)出發(fā)，通過工作準(zhǔn)則要求會(huì)計(jì)人員使用ERP 系統(tǒng)將業(yè)務(wù)核算、統(tǒng)計(jì)核算等相關(guān)信息融合起來，共同探討工作中遇到的共性及個(gè)性問題，以此作為進(jìn)一步優(yōu)化會(huì)計(jì)核算標(biāo)準(zhǔn)的著力點(diǎn)。

（三）轉(zhuǎn)變采購環(huán)節(jié)的核算思路

開展會(huì)計(jì)核算工作就是希望了解資金的使用情況，判斷現(xiàn)行工作環(huán)節(jié)中是否存在浪費(fèi)資金的問題，調(diào)整資金的分配管理方案。以采購核算管理工作為例，傳統(tǒng)核算思路下沒有及時(shí)在財(cái)務(wù)核算體系中融入采購核算的內(nèi)容，容易在采購環(huán)節(jié)因?yàn)橘Y金不合理地使用而制約企業(yè)的經(jīng)濟(jì)穩(wěn)步發(fā)展。因此，企業(yè)應(yīng)重視采購核算的作用，嘗試運(yùn)用ERP 系統(tǒng)來轉(zhuǎn)變核算思路。例如，先根據(jù)要采購的物品種類進(jìn)行市場(chǎng)供需關(guān)系變化情況的調(diào)查，在網(wǎng)絡(luò)渠道中收集相關(guān)信息流。同時(shí)，專門設(shè)置采購部門，要求采購人員在購物時(shí)提前遞交申請(qǐng)，經(jīng)過財(cái)務(wù)管理人員審核后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成采購清單，并為采購部門撥付資金。另外，依托ERP 系統(tǒng)可以及時(shí)了解各種物資的庫存情況，方便在第一時(shí)間補(bǔ)充物資，避免由于物資短缺而影響項(xiàng)目的有序開展。而且，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)可以自動(dòng)記錄采購頻率、數(shù)量、實(shí)際花銷，能為制作核算報(bào)表、調(diào)整財(cái)務(wù)管理方案提供數(shù)據(jù)支持。

（四）其他核算工作的轉(zhuǎn)型思路

結(jié)合企業(yè)會(huì)計(jì)核算工作的具體流程來看，除了銷售與收款、采購與付款等環(huán)節(jié)需要會(huì)計(jì)人員引起重視之外，還要進(jìn)行總賬處理、費(fèi)用報(bào)銷核算、固定資產(chǎn)折舊處理等多項(xiàng)核算工作。不同工作環(huán)節(jié)的側(cè)重點(diǎn)不同，應(yīng)融入創(chuàng)新意識(shí)，嘗試運(yùn)用ERP 系統(tǒng)來更新核算思路。首先，在處理總賬時(shí)，可以使用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，將本年度所有項(xiàng)目的資金流通情況記錄下來，避免因?yàn)閿?shù)據(jù)不完整而影響總賬報(bào)表內(nèi)容的真實(shí)性和完整性。其次，在費(fèi)用報(bào)銷核算時(shí)，要重點(diǎn)檢查報(bào)銷憑證是否符合國(guó)家設(shè)定的報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)，這項(xiàng)工作可以依托信息技術(shù)進(jìn)行智能化的處理，減輕會(huì)計(jì)核算壓力。最后，企業(yè)的固定資產(chǎn)需要定期盤點(diǎn)，保障資產(chǎn)安全，有效利用閑置資產(chǎn)，提升資產(chǎn)的經(jīng)濟(jì)價(jià)值。這也要求企業(yè)在ERP 系統(tǒng)中詳細(xì)記載資產(chǎn)采購、有效使用及資產(chǎn)處置等情況，全面保障企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

四、依托ERP 系統(tǒng)轉(zhuǎn)變企業(yè)財(cái)務(wù)管理模式的策略

（一）優(yōu)化財(cái)務(wù)管理機(jī)構(gòu)

企業(yè)在構(gòu)建新的財(cái)務(wù)管理模式時(shí)，需要投入資金、技術(shù)，引進(jìn)計(jì)算機(jī)工作設(shè)備，建設(shè)ERP 系統(tǒng)，這種系統(tǒng)可以對(duì)企業(yè)的資源使用情況進(jìn)行集中化、動(dòng)態(tài)化的管理，主要優(yōu)勢(shì)是可以減輕財(cái)務(wù)管理負(fù)擔(dān)，提高工作成效[3]。具體應(yīng)用該系統(tǒng)之前，要增強(qiáng)人才的創(chuàng)新意識(shí)，要求人才及時(shí)轉(zhuǎn)變工作思路，更新工作模式。關(guān)鍵要利用ERP 系統(tǒng)來專項(xiàng)優(yōu)化財(cái)務(wù)管理機(jī)構(gòu)，這項(xiàng)工作應(yīng)從兩個(gè)方面著手，一方面，根據(jù)財(cái)務(wù)管理工作要求分設(shè)不同的管理模塊。一般應(yīng)設(shè)置事前預(yù)算、事中管理和事后總結(jié)三個(gè)模塊，并要采用公開、透明、公平、合法的管理方案，讓全體員工都能認(rèn)可企業(yè)的新財(cái)務(wù)管理模式。另一方面，在ERP 系統(tǒng)中專門針對(duì)企業(yè)的人力、物力、財(cái)力使用情況進(jìn)行動(dòng)態(tài)化的監(jiān)督，并通過信息互動(dòng)交流渠道及時(shí)傳遞信息，方便企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)給出新的決策意見。

（二）調(diào)整成本管理思路

進(jìn)行財(cái)務(wù)管理工作時(shí)，企業(yè)會(huì)側(cè)重于管控成本投入量，以節(jié)約成本為核心目標(biāo)，開展預(yù)算、核算等一系列工作。基于目前企業(yè)的主要發(fā)展方向是開展信息化、智能化的財(cái)務(wù)管理工作，企業(yè)應(yīng)嘗試結(jié)合成本管理要求，使用信息技術(shù)手段來調(diào)整工作思路、優(yōu)化工作流程。例如，運(yùn)用ERP 系統(tǒng)編制資源管理計(jì)劃，了解企業(yè)現(xiàn)有資源數(shù)量，對(duì)比各個(gè)項(xiàng)目的實(shí)際需求，合理分配資源。同時(shí)，在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持下了解市場(chǎng)發(fā)展情況，給出新的成本管理計(jì)劃，安裝配套的財(cái)務(wù)管理軟件來自動(dòng)整理、分析企業(yè)的財(cái)務(wù)狀況。并在ERP 系統(tǒng)中設(shè)置檢索軟件，便捷地檢索財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息，最終結(jié)合這些信息進(jìn)行籌資、投資決策，滿足企業(yè)的成本管理需求。

（三）調(diào)整財(cái)務(wù)預(yù)算和分析策略

科學(xué)轉(zhuǎn)變財(cái)務(wù)管理模式時(shí)，要關(guān)注現(xiàn)階段財(cái)務(wù)預(yù)算和分析工作是否存在不合理的地方，及時(shí)調(diào)整工作策略。新時(shí)期，各個(gè)企業(yè)的主要?jiǎng)?chuàng)新發(fā)展思路就是普及信息技術(shù)，運(yùn)用ERP 系統(tǒng)來轉(zhuǎn)變財(cái)務(wù)預(yù)算和分析工作方案，讓工作更加簡(jiǎn)便。具體工作時(shí)，首要任務(wù)是建立動(dòng)態(tài)化的監(jiān)管體系，監(jiān)督財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的更新情況。其次，要收集以往工作資料，統(tǒng)計(jì)常見的財(cái)務(wù)管理風(fēng)險(xiǎn)，預(yù)測(cè)本次項(xiàng)目中風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生概率，提前給出風(fēng)險(xiǎn)防控對(duì)策。最后，要將財(cái)務(wù)管理工作與企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展目標(biāo)結(jié)合起來，設(shè)計(jì)完整的工作計(jì)劃，為員工分配具體的任務(wù)，落實(shí)責(zé)任監(jiān)督管理機(jī)制，為解決財(cái)務(wù)預(yù)算和分析難題奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

五、基于ERP 系統(tǒng)轉(zhuǎn)變企業(yè)會(huì)計(jì)核算與財(cái)務(wù)管理模式的注意事項(xiàng)

（一）建立健全的內(nèi)部控制機(jī)制

企業(yè)要使用新的會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理模式，應(yīng)先建立完善的內(nèi)控管理體系，利用嚴(yán)格的管理機(jī)制讓工作具有規(guī)范性、程序化的特點(diǎn)[4]。相關(guān)制度既要滿足市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)管理規(guī)定，也要貼合企業(yè)發(fā)展的實(shí)際情況。由于經(jīng)濟(jì)管理的重心是對(duì)資金、資產(chǎn)進(jìn)行全面管理，在內(nèi)控制度中應(yīng)專門設(shè)置財(cái)務(wù)內(nèi)控機(jī)制，并在現(xiàn)有行為管理機(jī)制中融入績(jī)效考核標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)員工的工作完成情況給予獎(jiǎng)勵(lì)或處罰，由此來營(yíng)造和諧的內(nèi)部工作氛圍，調(diào)動(dòng)員工的積極性，確保全體員工都能主動(dòng)配合會(huì)計(jì)人員開展經(jīng)濟(jì)建設(shè)工作。

（二）組建高水平的管理會(huì)計(jì)團(tuán)隊(duì)

企業(yè)應(yīng)著重選拔職業(yè)素養(yǎng)高的人才參與會(huì)計(jì)工作，如果現(xiàn)有團(tuán)隊(duì)的創(chuàng)新能力不足，還可以面向社會(huì)招聘新型人才，壯大會(huì)計(jì)團(tuán)隊(duì)。核心是要將傳統(tǒng)會(huì)計(jì)培養(yǎng)成管理會(huì)計(jì)人才，鼓勵(lì)人才學(xué)習(xí)管理學(xué)、會(huì)計(jì)學(xué)新知識(shí)。此外，基于ERP 轉(zhuǎn)變經(jīng)濟(jì)管理策略時(shí)，由于技術(shù)有一定的操作難度，企業(yè)要積極安排人才學(xué)習(xí)相關(guān)軟硬件設(shè)施的操作方法。

（三）做好財(cái)務(wù)信息的安全管理工作

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境復(fù)雜，在存儲(chǔ)和傳輸財(cái)務(wù)信息時(shí)，可能發(fā)生信息丟失、被篡改或被盜取的問題。再加上網(wǎng)絡(luò)中的信息真假性難辨，會(huì)給財(cái)務(wù)管理工作增加不小的難度?；诖?，企業(yè)在安裝ERP 系統(tǒng)時(shí)，還要專項(xiàng)增強(qiáng)安全防范意識(shí)，做好網(wǎng)絡(luò)安全管理工作。關(guān)鍵要通過使用管理制度、安全防御技術(shù)來降低安全風(fēng)險(xiǎn)問題的發(fā)生率，保證信息化經(jīng)濟(jì)管理工作的可持續(xù)開展。

結(jié)語

在企業(yè)經(jīng)濟(jì)建設(shè)環(huán)節(jié)使用ERP 系統(tǒng)，可以使工作具有及時(shí)性、科學(xué)性和集成性的特點(diǎn)。所以，各個(gè)企業(yè)都在積極安排相關(guān)人員學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)技術(shù)，并正在加大資金投入力度，構(gòu)建計(jì)算機(jī)系統(tǒng)平臺(tái)。同時(shí)，企業(yè)要找出會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理工作的側(cè)重點(diǎn)，從合理合法管理、適度創(chuàng)新的角度出發(fā)，靈活運(yùn)用信息技術(shù)優(yōu)化工作流程，為內(nèi)部各部門之間提供便捷的溝通渠道，方便相互傳遞項(xiàng)目運(yùn)行時(shí)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息，為動(dòng)態(tài)化完成經(jīng)濟(jì)管理工作打下良好基礎(chǔ)。