ERP 視角的企業(yè)全面預(yù)算管理建設(shè)

趙笛芳

浙江中國小商品城集團股份有限公司

預(yù)算作為現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營管理的重要工具，通過預(yù)算能夠提升企業(yè)管理水平。預(yù)算作為對企業(yè)的成本費用控制規(guī)劃進行合理配置的方式，是分析企業(yè)工作目標和落實管理要求的方式，通過形成對預(yù)算的閉環(huán)管理體系，用預(yù)算對企業(yè)各類工作形成一體化整合控制，能夠幫助企業(yè)將預(yù)算充分融入管理的各環(huán)節(jié)，實現(xiàn)人力、物力、財力的有序配合。當(dāng)前，預(yù)算管理體系已得到廣泛應(yīng)用，但是還有部分企業(yè)在管理過程中存在一定問題，主要體現(xiàn)在ERP 系統(tǒng)對預(yù)算的支持不足。借助ERP 開展預(yù)算管理，能夠有效提高預(yù)算管理工作的規(guī)范性和及時性。

一、相關(guān)概念

ERP 即企業(yè)資源計劃，是基于信息技術(shù)對企業(yè)工作進行集成管理的工具，能夠?qū)⑵髽I(yè)的財力、人力、物力等方面資源進行有效整合，提高企業(yè)資源配置效率，實現(xiàn)對企業(yè)各環(huán)節(jié)工作的科學(xué)規(guī)劃，以達到提高企業(yè)管理效率、實現(xiàn)資源整合的目標。通過ERP體系實施全面預(yù)算管理，能夠提高企業(yè)資源配置效率，有助于企業(yè)在執(zhí)行預(yù)算過程中更加細致、有效地控制企業(yè)的各項活動。

二、傳統(tǒng)全面預(yù)算的問題

第一，預(yù)算基礎(chǔ)工作不完善。企業(yè)在預(yù)算管理環(huán)節(jié)中，基礎(chǔ)工作對預(yù)算工作至關(guān)重要，主要體現(xiàn)在人員對預(yù)算工作的認識不足、戰(zhàn)略目標與預(yù)算目標的銜接不細致、信息系統(tǒng)建設(shè)不足等方面。很多企業(yè)在執(zhí)行全面預(yù)算環(huán)節(jié)，未明確ERP 的基礎(chǔ)工作要求，預(yù)算執(zhí)行不細致。

第二，預(yù)算編制不夠細致。企業(yè)開展預(yù)算編制，要結(jié)合各部門工作實際情況，借助信息系統(tǒng)的優(yōu)勢編制預(yù)算。但是很多企業(yè)在預(yù)算編制過程中，編制方法較為粗糙，獲取各項數(shù)據(jù)仍采取手工方式，無法通過ERP 系統(tǒng)及時查看相關(guān)數(shù)據(jù)狀態(tài)。

第三，預(yù)算執(zhí)行不嚴謹。部分企業(yè)在執(zhí)行預(yù)算過程中，仍由財務(wù)部門的人員手工計算各項偏差，而非系統(tǒng)性地動態(tài)分析各項執(zhí)行偏差，預(yù)算執(zhí)行自然就不嚴謹。

第四，預(yù)算考核不夠細致。很多企業(yè)開展預(yù)算考核，僅能按照年度開展考核，在預(yù)算執(zhí)行環(huán)節(jié)無法借助信息系統(tǒng)優(yōu)勢動態(tài)分析各項數(shù)據(jù)情況，導(dǎo)致預(yù)算考核效率大打折扣，無法及時針對企業(yè)工作的問題制訂并落實整改措施。

三、ERP 視角的企業(yè)全面預(yù)算管理建議

（一）掌握ERP 要點，改進基礎(chǔ)管理工作

第一，結(jié)合企業(yè)戰(zhàn)略目標確定預(yù)算目標。企業(yè)在確定戰(zhàn)略目標時，要結(jié)合企業(yè)長期發(fā)展方向明確經(jīng)營戰(zhàn)略，將全面預(yù)算管理體系和戰(zhàn)略目標之間實現(xiàn)銜接，充分考慮企業(yè)自身實際特點，關(guān)注企業(yè)競爭力。通過SWOT 分析的方式，全面關(guān)注企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境以及企業(yè)預(yù)算管理情況，判斷對企業(yè)有價值的各項數(shù)據(jù)，并結(jié)合企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略及工作目標合理確定企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略，確保企業(yè)預(yù)算和戰(zhàn)略實現(xiàn)銜接。結(jié)合企業(yè)管理工作方向分析企業(yè)工作目標，確保企業(yè)預(yù)算目標具有長期性、穩(wěn)定性、整體性，形成以戰(zhàn)略為導(dǎo)向的預(yù)算管理體系，以確保企業(yè)戰(zhàn)略目標順利達成。在企業(yè)不同的發(fā)展時期，戰(zhàn)略重點有所不同，預(yù)算目標有所差異。企業(yè)要關(guān)注預(yù)算管理在工作中的作用，讓預(yù)算和企業(yè)工作方向相銜接。通過對企業(yè)經(jīng)營活動進行科學(xué)規(guī)劃，分析企業(yè)一段時間內(nèi)的戰(zhàn)略要求及發(fā)展方向，形成對工作的科學(xué)控制，從而幫助企業(yè)有序達成預(yù)期的戰(zhàn)略規(guī)劃。同時企業(yè)要確保戰(zhàn)略所分解的預(yù)算目標更加細致，可以通過平衡計分卡的視角，在確定戰(zhàn)略目標之后，將戰(zhàn)略目標分解為財務(wù)目標和非財務(wù)目標，以確保預(yù)算能夠?qū)崿F(xiàn)對工作的控制。

第二，加強對相關(guān)人員專業(yè)技術(shù)的培訓(xùn)。企業(yè)在ERP 體系下開展預(yù)算管理體系，要強化全體員工的知識和技能，加強技術(shù)方面培訓(xùn)，讓人員提高能力，形成科學(xué)的工作機制。通過培訓(xùn)讓人員掌握ERP 工作要求以及專業(yè)技能，不僅要了解基礎(chǔ)管理方面的知識，還要了解信息技術(shù)方面的知識，掌握ERP 工作的要求，為企業(yè)ERP 體系的預(yù)算管理奠定基礎(chǔ)。

第三，轉(zhuǎn)變?nèi)藛T思維模式。財務(wù)人員要轉(zhuǎn)變自身思維模式，由傳統(tǒng)賬房先生轉(zhuǎn)變?yōu)槠髽I(yè)的管理者以及企業(yè)咨詢者，充分認識到ERP 體系對企業(yè)財務(wù)工作帶來的變化，積極學(xué)習(xí)新知識、新技能、新管理思想，以轉(zhuǎn)變自身的理念，形成借助ERP 系統(tǒng)開展管理的意識。通過強化全體成員應(yīng)用信息系統(tǒng)的能力，確保預(yù)算工作得到規(guī)范控制[1]。同時財務(wù)部門作為預(yù)算管理工作的主體，要高度重視信息系統(tǒng)的要求，借助ERP 系統(tǒng)采用科學(xué)的方法對企業(yè)管理流程進行控制。

第四，強化預(yù)算對各環(huán)節(jié)的整體性控制作用。企業(yè)在預(yù)算管理的全環(huán)節(jié)，要實現(xiàn)預(yù)算對各項工作控制的目標，結(jié)合企業(yè)各類資源分析企業(yè)人力、物力、財力情況，讓企業(yè)各部門工作趨于完善。通過借助ERP 體系的信息集成功能，實現(xiàn)對各項工作全方位的控制與分析，達到優(yōu)化企業(yè)管理流程的目標。

（二）采用ERP 匯總數(shù)據(jù)，細致編制預(yù)算

第一，運用科學(xué)的預(yù)算編制方法。企業(yè)執(zhí)行全面預(yù)算管理，要對各項工作內(nèi)容進行統(tǒng)籌控制，并對各類資源進行有序配置。企業(yè)在編制預(yù)算時，要明確各部門的工作要求，讓各部門之間能夠?qū)崿F(xiàn)緊密協(xié)調(diào)與協(xié)作，促使預(yù)算管理實現(xiàn)精細化控制，提高預(yù)算管理的質(zhì)量，并提升預(yù)算編制的精確性和科學(xué)性。從當(dāng)前企業(yè)預(yù)算編制的方法來看，大部分企業(yè)所采用的編制方法是自上而下的方式，這種方式容易導(dǎo)致預(yù)算脫離基層實際，不利于預(yù)算規(guī)范化管理。在ERP管理體系下，要形成上下結(jié)合的預(yù)算編制方法，建立標準的預(yù)算管理思路。在此過程中，通過ERP 體系能夠讓預(yù)算編制的流程更加高效，讓各類信息匯總更加及時，從而提高預(yù)算管理工作的及時性。

第二，設(shè)置科學(xué)的預(yù)算目標。企業(yè)在開展預(yù)算編制時，要讓各項指標更加細致，通過選擇規(guī)范的科目以及統(tǒng)一的預(yù)算目標，提高預(yù)算指標的規(guī)范性、合理性，以確保預(yù)算能夠被企業(yè)高效執(zhí)行。通過建立完善的預(yù)算編制機制，讓預(yù)算能夠涵蓋企業(yè)管理的各環(huán)節(jié)，讓各項工作通力配合，并通過ERP 讓預(yù)算效率得到提高。企業(yè)在預(yù)算管理環(huán)節(jié)，通過對管理要求進行細化分析，形成全員執(zhí)行的預(yù)算管理體系。企業(yè)可以凈利潤為核心指標，將預(yù)算目標進行分解，將影響凈利潤的指標分解為收入、成本、費用，并分解到具體的部門和人員，讓各部門和人員了解工作的具體內(nèi)容，并借助ERP 系統(tǒng)形成預(yù)算編制表，由人員結(jié)合自身任務(wù)開展編制。

第三，優(yōu)化數(shù)據(jù)集成機制。為確保企業(yè)的預(yù)算管理體系趨于完善，企業(yè)要借助ERP 系統(tǒng)對各類數(shù)據(jù)進行集成，解決預(yù)算管理無法符合企業(yè)實際特點的問題。在傳統(tǒng)管理模式下，企業(yè)各項業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間存在信息孤島，影響企業(yè)各類數(shù)據(jù)質(zhì)量，增加了預(yù)算管理的難度，也影響了預(yù)算工作的及時性，給預(yù)算帶來負面影響。為此，企業(yè)要加強預(yù)算信息系統(tǒng)建設(shè)，讓各項系統(tǒng)之間實現(xiàn)銜接，包括企業(yè)的資金系統(tǒng)、稅務(wù)系統(tǒng)等系統(tǒng)進行銜接，以提高企業(yè)預(yù)算管理水平與控制效率。

第四，在信息系統(tǒng)中增加分析功能。企業(yè)在預(yù)算編制完成之后，要由企業(yè)財務(wù)部門和管理層對各部門預(yù)算進行審核，企業(yè)可以借助ERP 系統(tǒng)對各項數(shù)據(jù)的取數(shù)規(guī)則進行分析，并了解各項數(shù)據(jù)的變動趨勢，分析以前年度相關(guān)指標達成進度及預(yù)算方案，合理分析企業(yè)的各項指標要求。企業(yè)可以通過ERP 對各類數(shù)據(jù)進行分析，提高預(yù)算的審核效率，讓企業(yè)各項預(yù)算項目一目了然。

（三）借助ERP 跟蹤數(shù)據(jù)，強化預(yù)算執(zhí)行

在預(yù)算執(zhí)行環(huán)節(jié)，企業(yè)要形成嚴格的控制措施，借助ERP 系統(tǒng)設(shè)置完善的預(yù)算控制機制，將信息系統(tǒng)充分應(yīng)用到預(yù)算管理各環(huán)節(jié)中，實現(xiàn)事前、事中、事后全過程控制。

第一，針對預(yù)算形成嚴肅的事前控制機制。事前控制對企業(yè)而言，是在預(yù)算執(zhí)行之前就要明確預(yù)算控制的要求，強化預(yù)算執(zhí)行的審批措施。通過建立事前報批機制，讓業(yè)務(wù)發(fā)起人、審批人能夠通過信息系統(tǒng)得到預(yù)算指標、預(yù)算已發(fā)生數(shù)等相關(guān)數(shù)據(jù)，并判斷預(yù)算資源的分配情況。在預(yù)算執(zhí)行審批時，通過形成信息共享機制，能夠提升審批的科學(xué)性。首先，在人員申請支出之前，通過信息系統(tǒng)查看預(yù)算資源是否充足，遇到預(yù)算資源不足又必須執(zhí)行的業(yè)務(wù)時，要通過預(yù)算調(diào)整方可執(zhí)行；其次，預(yù)算資源充足則由審批人員分析相關(guān)事項是否合理與規(guī)范，判斷事項是否在預(yù)算范圍內(nèi)，若預(yù)算合理且符合要求，則通過審批并鎖定預(yù)算額度。

第二，建立完善的事中控制機制。預(yù)算的事中控制機制要求企業(yè)借助ERP 體系，強化對預(yù)算的監(jiān)督，并落實部門工作要求。通過健全風(fēng)險防控機制，以財務(wù)監(jiān)督為源頭對管理全過程控制，讓財務(wù)參與到業(yè)務(wù)部門第一線，了解各項信息數(shù)據(jù)執(zhí)行狀況，并分析預(yù)算執(zhí)行流程，針對預(yù)算管理工作的問題進行整改，確保預(yù)算信息更具有準確性、及時性，以此規(guī)范企業(yè)的采購、收貨、銷售等環(huán)節(jié)的工作流程，形成完善的管理機制，以確保企業(yè)在ERP 系統(tǒng)中的各項數(shù)據(jù)規(guī)范且嚴謹，并針對預(yù)算執(zhí)行的偏差不斷完善工作流程[2]。

第三，形成對預(yù)算的審計制度。企業(yè)的預(yù)算審計制度要分析ERP 系統(tǒng)數(shù)據(jù)傳達的及時性，對各類預(yù)算數(shù)據(jù)的情況進行全過程檢查，判斷預(yù)算管理流程情況，包括分析企業(yè)預(yù)算管理執(zhí)行問題，分析是否存在違規(guī)支出，并通過分析預(yù)算執(zhí)行的偏差，確保企業(yè)預(yù)算工作能夠得到有力檢查。

第四，建立信息化下的預(yù)算調(diào)整機制。預(yù)算調(diào)整是企業(yè)通過信息系統(tǒng)中的相關(guān)數(shù)據(jù)分析預(yù)算管理工作情況。對預(yù)算管理進行總結(jié)之后，若預(yù)算執(zhí)行存在明顯偏差，要借助信息平臺找到偏差成因。若是人為的成因，要對相關(guān)責(zé)任主體進行追責(zé)，并要求人員予以改進。但若是非人為因素，例如由于宏觀經(jīng)濟變動等因素導(dǎo)致的預(yù)算發(fā)生重大偏差，則要對預(yù)算執(zhí)行數(shù)據(jù)進行調(diào)整。通常情況下預(yù)算下達后不得調(diào)整，但是若過于強調(diào)預(yù)算的剛性，即便發(fā)生重大不可預(yù)見的因素也不調(diào)整，將導(dǎo)致預(yù)算流于形式，因此預(yù)算應(yīng)該具有一定的靈活性。

（四）動態(tài)收集預(yù)算情況，改進預(yù)算考核

第一，建立動態(tài)的預(yù)算考核機制。企業(yè)在預(yù)算執(zhí)行環(huán)節(jié)中，要建立科學(xué)的考評機制。如果企業(yè)沒有合理的考核制度，預(yù)算管理的規(guī)范性將受到明顯影響，甚至導(dǎo)致預(yù)算管理無法起到對人員的激勵作用而失去意義。執(zhí)行預(yù)算考核是為了更好地推動預(yù)算工作，結(jié)合人員工作情況做到獎罰分明。通過規(guī)范人員的權(quán)責(zé)，關(guān)注人員在預(yù)算執(zhí)行中的情況，明確人員工作要求，建立動態(tài)考核機制。通過建立多樣化考核方法，提高考核結(jié)果的準確性[3]。在開展預(yù)算考核的環(huán)節(jié)中，若發(fā)現(xiàn)預(yù)算管理工作存在偏差，就針對偏差進行及時整改。在ERP 下通過信息系統(tǒng)對預(yù)算予以分析，偏差越早被發(fā)現(xiàn)，越有利于改進管理流程。因此在ERP 下通過信息系統(tǒng)動態(tài)開展考評機制，能夠及時發(fā)現(xiàn)預(yù)算管理的問題并處理問題。企業(yè)在預(yù)算執(zhí)行環(huán)節(jié)，要對預(yù)算進行動態(tài)分析，判斷各項收入、成本、費用指標的情況，并有效落實預(yù)算管理工作的控制要求。通過建立動態(tài)的考核措施，確保預(yù)算管理工作能夠兼顧企業(yè)工作全流程，實現(xiàn)對預(yù)算有效控制的目標。

第二，借助ERP 優(yōu)化預(yù)算考評流程。企業(yè)在開展預(yù)算考評環(huán)節(jié)，要形成對人員的有效激勵，建立嚴肅的考評措施，確保預(yù)算考評和企業(yè)工作實際相匹配。在開展預(yù)算考評時，企業(yè)要對預(yù)算工作機制進行全方位分析，將預(yù)算考評內(nèi)容落實到企業(yè)管理流程中，明確預(yù)算管控制度的要求和工作指標，將預(yù)算考評結(jié)果和人員薪酬、職位晉升掛鉤，確保人員主動落實績效工作責(zé)任。企業(yè)在對預(yù)算進行考評時，可以通過ERP 系統(tǒng)來實現(xiàn)量化考評。具體而言，企業(yè)在每年年初設(shè)定預(yù)算目標時，就要明確預(yù)算標準。企業(yè)在年末借助ERP 系統(tǒng)自動分析各項指標完成進度的情況，并自動計算人員得分。

全面預(yù)算管理體系在企業(yè)的發(fā)展中有重要作用，但是傳統(tǒng)的預(yù)算管理沒有信息支持，不利于促進企業(yè)實現(xiàn)發(fā)展。ERP 借助強大的數(shù)據(jù)庫和信息集成功能，能夠解決傳統(tǒng)預(yù)算工作所存在的弊端，有效提高財務(wù)信息與業(yè)務(wù)信息整合的效率。通過對預(yù)算實現(xiàn)全過程動態(tài)控制以及有序分析，為預(yù)算工作目標達成提供支持。企業(yè)在未來執(zhí)行全面預(yù)算管理中，還要結(jié)合企業(yè)實際特點進一步強化對ERP 視角下全面預(yù)算管理體系的建設(shè)，以確保企業(yè)的工作流程趨于完善。