關(guān)于本鋼建筑施工企業(yè)檔案管理的思考

范恩風(fēng)

本溪鋼鐵（集團(tuán)）建設(shè)有限責(zé)任公司礦山實(shí)業(yè)分公司

隨著鞍鋼集團(tuán)與本鋼集團(tuán)合并重組的融合，鞍鋼集團(tuán)與本鋼集團(tuán)不斷加大企業(yè)管理力度，互補(bǔ)性增強(qiáng)，特別是鞍鋼集團(tuán)作為央企，高度重視企業(yè)檔案管理，本鋼集團(tuán)在原有不斷加強(qiáng)和改進(jìn)企業(yè)檔案管理的基礎(chǔ)上，也在不斷吸取鞍鋼集團(tuán)企業(yè)檔案管理嚴(yán)格細(xì)致的經(jīng)驗(yàn)，改進(jìn)和加強(qiáng)本鋼集團(tuán)的企業(yè)檔案管理。筆者長(zhǎng)期從事本鋼集團(tuán)建筑施工企業(yè)檔案管理，依據(jù)學(xué)習(xí)和掌握的檔案管理理論知識(shí)和建筑施工企業(yè)檔案管理的實(shí)踐，參考鞍鋼集團(tuán)檔案管理的有關(guān)規(guī)定和經(jīng)驗(yàn)，試圖探討加強(qiáng)本鋼集團(tuán)企業(yè)檔案管理的途徑，特別是研究本鋼集團(tuán)建筑施工企業(yè)加大檔案管理力度的有效措施。

一、高度重視檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高

筆者在長(zhǎng)期的建筑施工企業(yè)檔案管理工作中深刻體會(huì)到，建筑施工企業(yè)的檔案管理人員要自強(qiáng)不息，要努力提高企業(yè)檔案管理水平。其中提高企業(yè)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)與提高企業(yè)檔案管理水平是密不可分的，是相輔相成、相互促進(jìn)提高的關(guān)系。

檔案管理是一門學(xué)科，企業(yè)的檔案管理人員必須掌握檔案管理理論知識(shí)，對(duì)檔案管理的理論懵懵懂懂，是非不清，就不可能做好企業(yè)的檔案管理。特別是建筑施工企業(yè)，其具有施工地點(diǎn)分散、人員及施工機(jī)械設(shè)備流動(dòng)性大等特點(diǎn)，更需要建筑施工企業(yè)的檔案管理工作人員愛崗敬業(yè)，在檔案的收集、保管、利用、保護(hù)以及檔案信息化建設(shè)等方面進(jìn)行理論研究和應(yīng)用。特別是在世界經(jīng)濟(jì)一體化的背景下，本鋼所屬的建筑施工企業(yè)檔案管理人員更要與時(shí)俱進(jìn)，學(xué)習(xí)和借鑒國外先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，發(fā)力提高企業(yè)檔案管理水平。

二、抓好企業(yè)檔案的收集

建筑施工企業(yè)施工地點(diǎn)分散，人員、施工周轉(zhuǎn)料具、施工機(jī)械設(shè)備等流動(dòng)性大，會(huì)給建筑施工企業(yè)的檔案收集帶來很大的困難。

（一）深入施工現(xiàn)場(chǎng)收集檔案

多年來，本鋼建筑施工企業(yè)檔案管理工作人員每天都在辦公室等待各基層單位的兼職檔案管理人員報(bào)送檔案材料，企業(yè)專職檔案管理人員坐等接收。企業(yè)某些專職檔案人員在機(jī)關(guān)辦公室“一杯茶，一支煙，一張報(bào)紙看一天”，沒有工作可干。這是一個(gè)弊端，需要調(diào)整和改進(jìn)，補(bǔ)短板。建筑施工企業(yè)專職檔案管理人員要深入施工現(xiàn)場(chǎng)，跟蹤收集工程檔案等資料，只有到生產(chǎn)一線才能改進(jìn)檔案資源較貧乏的局面。企業(yè)檔案的收集要按照法律、法規(guī)的規(guī)定，把分散在建筑施工企業(yè)各基層單位或各職能部門的檔案文件及時(shí)收集或接收。檔案收集工作是整個(gè)建筑施工企業(yè)檔案管理工作的初始工作，意義重大，必須引起企業(yè)高管和企業(yè)檔案管理人員的高度重視。應(yīng)當(dāng)澄清的是，認(rèn)真抓好建筑施工企業(yè)檔案的收集工作，是貫徹《中華人民共和國檔案法》的重要工作內(nèi)容，也是貫徹落實(shí)檔案統(tǒng)一管理原則的重要內(nèi)容和具體措施，是積累企業(yè)檔案資源的最基本保證。可以試想：如果建筑施工企業(yè)檔案收集工作抓得不實(shí)，檔案收集得不完整，勢(shì)必將直接影響到檔案的整理、檔案的鑒定、檔案的保管以及檔案的統(tǒng)計(jì)、檔案信息的利用等等。 對(duì)建筑施工企業(yè)而言，企業(yè)檔案管理人員要離開辦公室，主動(dòng)走進(jìn)基層，及時(shí)全面地收集檔案。

（二）動(dòng)態(tài)研究檔案管理問題

建立企業(yè)檔案收集管理規(guī)定，其目的就是規(guī)范企業(yè)檔案收集工作標(biāo)準(zhǔn)化、程序化。本溪鋼鐵（集團(tuán)）建設(shè)有限責(zé)任公司礦山實(shí)業(yè)分公司高度重視企業(yè)檔案的收集工作，企業(yè)組建了企業(yè)檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，企業(yè)經(jīng)營經(jīng)理擔(dān)任企業(yè)檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組組長(zhǎng)，各有關(guān)職能科室的科長(zhǎng)、主任任組員，定期或不定期地依據(jù)企業(yè)檔案收集出現(xiàn)的問題，適時(shí)組織有關(guān)部門和有關(guān)人員，特別是企業(yè)專兼職檔案工作人員參加研究分析會(huì)、研討會(huì)，分析企業(yè)在檔案收集工作中存在的問題。既擺問題，查找不足，又總結(jié)企業(yè)在檔案收集過程中的成功經(jīng)驗(yàn)，查找問題，提出措施努力改進(jìn)，規(guī)范企業(yè)的檔案收集工作。

三、重視企業(yè)檔案的保管

企業(yè)應(yīng)重視企業(yè)檔案的保管工作，企業(yè)的檔案保管工作要在受控之中，要根據(jù)檔案的類型和狀況，對(duì)其進(jìn)行入庫存放、庫房管理及采取安全防護(hù)措施。檔案保管工作的目的是維護(hù)檔案的完整與安全，盡量避免和減少因自然因素和人為因素給檔案帶來的損害，延長(zhǎng)檔案的壽命，為檔案工作奠定物質(zhì)基礎(chǔ)[1]。建筑施工企業(yè)在企業(yè)檔案的保管過程中，要注意企業(yè)檔案在利用過程中的保管，特別是對(duì)工程技術(shù)檔案而言，檔案在調(diào)卷、查閱、還卷的過程中，往往會(huì)對(duì)檔案造成磨損及損壞，因此需要制定有效的檔案保護(hù)制度，用制度來規(guī)范借閱人員的行為，促使他們愛護(hù)檔案，有效地保護(hù)檔案，促使工程技術(shù)等檔案在施工過程中有效地發(fā)揮作用。本溪鋼鐵（集團(tuán)）建設(shè)有限責(zé)任公司礦山實(shí)業(yè)分公司建立了企業(yè)檔案使用登記和交接制度，明確規(guī)定了檔案出入庫時(shí)對(duì)調(diào)卷、還卷及交接等環(huán)節(jié)進(jìn)行登記、簽收的手續(xù)，并要求嚴(yán)格執(zhí)行，同時(shí)，本溪鋼鐵（集團(tuán)）建設(shè)有限責(zé)任公司礦山實(shí)業(yè)分公司建立了《企業(yè)檔案利用規(guī)范規(guī)定》，規(guī)定中對(duì)企業(yè)檔案利用行為進(jìn)行了嚴(yán)格的規(guī)范，嚴(yán)禁在借閱的檔案上勾畫、涂抹，嚴(yán)禁未經(jīng)過有關(guān)批準(zhǔn)擅自將企業(yè)檔案帶離規(guī)定的使用現(xiàn)場(chǎng)，未經(jīng)允許不得擅自拍照、抄錄、復(fù)印，對(duì)損壞檔案的行為都有嚴(yán)格的懲罰規(guī)定。

（一）企業(yè)檔案庫房人員進(jìn)入檔案庫房規(guī)定

加強(qiáng)企業(yè)檔案庫房管控，就要建立檔案庫房人員進(jìn)入制度，對(duì)進(jìn)出檔案庫房的人員、時(shí)間、方式，都要有明確的制度規(guī)定。一般說來，檔案庫房只有企業(yè)檔案工作人員可以進(jìn)出，未經(jīng)批準(zhǔn)的人員不允許進(jìn)入企業(yè)檔案庫房，非工作時(shí)間，不允許企業(yè)檔案人員進(jìn)入檔案庫房。企業(yè)檔案室內(nèi)無人，要關(guān)燈、關(guān)窗、鎖門。

（二）企業(yè)檔案室防控措施要求

為了使企業(yè)檔案庫房安全使用，要著力加強(qiáng)企業(yè)檔案庫房的安全防控。一是防火。要防止電火和人為火災(zāi)。要求電工仔細(xì)地檢查企業(yè)檔案庫房的電燈照明和其他電器設(shè)備的線路，確保企業(yè)檔案庫房不能因?yàn)榫€路發(fā)生火災(zāi)。企業(yè)檔案庫房?jī)?nèi)不允許吸煙，違者必究，必罰。必須從嚴(yán)管控，堅(jiān)決杜絕企業(yè)檔案庫房火災(zāi)的發(fā)生。二是防水。水火不留情，企業(yè)檔案庫房?jī)?nèi)原則上不能有水龍頭，要遠(yuǎn)離水源，要注意防洪，確保企業(yè)檔案庫房不受水災(zāi)影響。三是防潮、防霉。企業(yè)檔案庫房要通風(fēng)、防濕、防潮。文件紙張受潮就會(huì)損壞，防潮和防霉緊緊相連，檔案潮濕就要變霉，要保持企業(yè)檔案庫房清潔衛(wèi)生。嚴(yán)格控制檔案室溫度，經(jīng)常檢查，防患于未然。四是防蟲。要抓好檔案庫房封閉性管理，要營造不利蟲子生存的環(huán)境。加強(qiáng)企業(yè)檔案庫房的檢疫，要利用驅(qū)蟲藥物加強(qiáng)企業(yè)檔案庫房防蟲。五是防盜。要對(duì)企業(yè)檔案庫房的門窗進(jìn)行加固，要安裝防盜報(bào)警器，不斷強(qiáng)化企業(yè)檔案庫房安全管控。

（三）企業(yè)檔案庫房突發(fā)事件管控

所謂突發(fā)事件是指由人為或自然因素引起的突發(fā)性危及或可能危及檔案安全和嚴(yán)重干擾檔案工作秩序，需要采取應(yīng)急處置措施以應(yīng)對(duì)的事件。主要包括：針對(duì)潛在的災(zāi)害風(fēng)險(xiǎn)，如水災(zāi)、火災(zāi)、盜竊、地震、爆炸等編制檔案應(yīng)急搶救預(yù)案，在對(duì)永久保存的檔案實(shí)行分級(jí)保管的基礎(chǔ)上優(yōu)先搶救珍貴檔案。通過模擬演習(xí)提高和加強(qiáng)檔案人員的應(yīng)急搶救能力。對(duì)珍貴檔案建立安全副本并實(shí)行異地保管，可在意外發(fā)生時(shí)避免遭受損毀。國際檔案界對(duì)于檔案的應(yīng)急管理給予了高度關(guān)注，國際檔案理事會(huì)于1997 年編制發(fā)布了《檔案災(zāi)難預(yù)防及應(yīng)對(duì)指南》，全面地闡述了災(zāi)害預(yù)防和應(yīng)對(duì)所涉及的各不同方面內(nèi)容。此外，美國、加拿大、澳大利亞等國的檔案部門也制定了較為詳細(xì)的檔案災(zāi)害預(yù)防和應(yīng)急管理策略[2]。我國國家檔案局于2008 年10 月發(fā)布了《檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急處置管理辦法》。該《管理辦法》規(guī)定，突發(fā)事件應(yīng)急處置工作應(yīng)貫徹統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)負(fù)責(zé)、及時(shí)反應(yīng)、果斷決策、合作互助的原則。各級(jí)檔案行政管理部門、各級(jí)國家檔案館、中央和國家機(jī)關(guān)檔案部門應(yīng)建立嚴(yán)格的突發(fā)事件防范和應(yīng)急處置責(zé)任制，制定相關(guān)工作預(yù)案，切實(shí)履行各自職責(zé)，保證突發(fā)事件應(yīng)急處置工作有序進(jìn)行。突發(fā)事件應(yīng)急處置預(yù)案應(yīng)向有關(guān)主管機(jī)關(guān)和上級(jí)檔案行政管理部門備案。應(yīng)急預(yù)案的內(nèi)容包括：

一是編制和實(shí)施預(yù)案的有關(guān)危機(jī)情況和背景。

二是應(yīng)急處置工作的目標(biāo)、要求和具體措施。

三是應(yīng)急指揮機(jī)構(gòu)的建立及其人員組成，應(yīng)急處置工作隊(duì)伍的數(shù)量、分工、聯(lián)絡(luò)方式、職能及調(diào)用方案。

四是有關(guān)協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)、咨詢機(jī)構(gòu)及能夠提供援助的機(jī)構(gòu)、人員及其聯(lián)系方式。

五是搶救檔案的順序及其具體位置、庫房常用及備用鑰匙、重要檢索工具的位置和管理人員。

六是檔案庫房所在建筑供水、供電開關(guān)及檔案庫區(qū)、重點(diǎn)部位的位置等。

七是有關(guān)主管機(jī)關(guān)和上級(jí)檔案行政管理部門報(bào)告的聯(lián)系方式。

八是其他預(yù)防突發(fā)事件、救災(zāi)應(yīng)注意事項(xiàng)。

四、抓好檔案信息化建設(shè)

企業(yè)檔案管理信息化是指以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源建設(shè)為核心，以檔案信息資源社會(huì)共享為目標(biāo)的動(dòng)態(tài)發(fā)展過程，在具體組織實(shí)施檔案信息化建設(shè)的過程中，需要注意加強(qiáng)對(duì)若干策略的設(shè)計(jì)與研究。首先，要建立企業(yè)檔案信息管理制度。數(shù)字經(jīng)濟(jì)的發(fā)展促進(jìn)了數(shù)字檔案信息的發(fā)展，數(shù)字檔案信息是檔案信息化建設(shè)的重要資源基礎(chǔ)。數(shù)字檔案信息一般有兩個(gè)來源：一是伴隨管理進(jìn)程而形成的電子文件與電子檔案；二是對(duì)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換。為此，數(shù)字檔案信息采集建設(shè)就圍繞上述兩個(gè)方面展開。針對(duì)電子文件與電子檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)化，國家檔案局、建設(shè)部、國家科委、國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局等部門先后發(fā)布了4 個(gè)有關(guān)CAD 電子文件的管理標(biāo)準(zhǔn)及《電子文件歸檔及管理規(guī)范》，對(duì)電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔等作了指導(dǎo)性規(guī)定：“應(yīng)明確歸檔時(shí)間、歸檔范圍、技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件版本、數(shù)據(jù)類型、格式、被操作數(shù)據(jù)、檢測(cè)數(shù)據(jù)等，以保證電子檔案的質(zhì)量?！迸c此相關(guān)，目前我國還制定了《革命歷史檔案資料目錄軟磁盤數(shù)據(jù)交換格式》（DA/T17.5-1995）、《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18-1999）等近十個(gè)國家級(jí)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。但在電子文件管理規(guī)范所提出的標(biāo)準(zhǔn)化目標(biāo)上還存在標(biāo)準(zhǔn)和政策配套建設(shè)上的缺陷，如缺少與之配套的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)格式標(biāo)準(zhǔn)、術(shù)語標(biāo)準(zhǔn)、電子文件保管期限表等，因此，檔案信息管理制度標(biāo)準(zhǔn)的制定仍需加強(qiáng)。其次，檔案信息管理軟件要標(biāo)準(zhǔn)化。標(biāo)準(zhǔn)化主要體現(xiàn)在應(yīng)用軟件的通用性和統(tǒng)一性兩個(gè)方面。軟件的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范性要求是絕對(duì)的，而軟件的統(tǒng)一性和通用性要求則是相對(duì)的。從總體上看，數(shù)量眾多、質(zhì)量不齊、格式互異是目前我國檔案信息管理軟件的基本特點(diǎn)。從集約化和規(guī)范效應(yīng)以及檔案信息共享的要求出發(fā)，檔案信息管理軟件最終還是要求逐步趨于規(guī)范。最后，建設(shè)相關(guān)的術(shù)語標(biāo)準(zhǔn)、資源的標(biāo)識(shí)、描述數(shù)字檔案文件格式、元數(shù)據(jù)格式、對(duì)象數(shù)據(jù)格式等標(biāo)準(zhǔn)。技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范包括電子文件、檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)壓縮格式數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、數(shù)據(jù)加水印技術(shù)規(guī)范和系統(tǒng)軟硬件設(shè)施技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等?？傊婕訌?qiáng)建筑施工企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)，是一項(xiàng)加強(qiáng)和推進(jìn)企業(yè)檔案管理實(shí)現(xiàn)科學(xué)化的重要工作內(nèi)容，需要認(rèn)真探究，并在企業(yè)檔案信息化建設(shè)過程中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，填充完善和改進(jìn)。