新時(shí)期城建檔案管理存在的問(wèn)題及應(yīng)對(duì)策略

林禮斌（福建省莆田市城市建設(shè)檔案館）

引言

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)快速推進(jìn)和城市化進(jìn)程加快，人民群眾生活水平不斷提升，對(duì)于城市規(guī)劃管理提出了更高要求，同時(shí)也為城市檔案工作提供了良好機(jī)遇和廣闊空間。做好城市檔案工作，有利于加強(qiáng)城鄉(xiāng)規(guī)劃管理工作，維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定，對(duì)促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展具有十分重大而深遠(yuǎn)的意義，這就需要我們更加重視并努力做好城建檔案管理工作。

一、城建檔案管理相關(guān)理論

（一）城建檔案管理的特征

1.城建檔案是指在社會(huì)主義國(guó)家或地區(qū)修建或者使用過(guò)的建筑物及其附屬設(shè)施，主要有：房屋及配套設(shè)施；其他工程和基礎(chǔ)設(shè)施。它既可以是有形之物，又可以是無(wú)形之物。按照其性質(zhì)可將城建檔案管理劃分為兩類：一類是有形資產(chǎn)管理類資料，另一類是無(wú)形資產(chǎn)管理類資料。這兩類資源都具有一定的價(jià)值，但它們不是孤立存在的，而是相互聯(lián)系著的，并且二者之間還必須通過(guò)某種方式來(lái)實(shí)現(xiàn)信息共享與交流，才能使之發(fā)揮出最大效用。前者屬于靜態(tài)范疇，后者屬于動(dòng)態(tài)范疇，兩者共同構(gòu)成一個(gè)整體，包括道路橋梁等各類建筑以及各種生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的文件材料。

2.城建檔案管理，從狹義上講，主要指城市建設(shè)過(guò)程中產(chǎn)生的工程建設(shè)項(xiàng)目檔案；從廣義上講，則不僅包括建筑工程檔案，而且還包括土地使用、市政設(shè)施維護(hù)及改造、城市規(guī)劃等方面的檔案。其中以工程建設(shè)檔案最為重要，因此，城建檔案管理又稱為建設(shè)工程檔案管理。城建檔案管理是整個(gè)城鎮(zhèn)建設(shè)工作的基礎(chǔ)，在我國(guó)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程中，特別是改革開放以來(lái)，隨著經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展水平的不斷提高，對(duì)城鄉(xiāng)建設(shè)事業(yè)提出了更高要求。為了滿足人們?nèi)找嬖鲩L(zhǎng)的物質(zhì)文化需求，必須加快城市化步伐，大力發(fā)展基本建設(shè)。加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展服務(wù)。

（二） 城建檔案管理的功能

城建檔案管理的功能主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是檔案信息收集和利用，可以進(jìn)行檔案資料整理、編研及開發(fā)利用，使之成為各級(jí)政府決策參考依據(jù)；二是提供咨詢服務(wù)，及時(shí)掌握城市各項(xiàng)建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)展情況；三是完善管理辦法，提高管理水平，保證工作質(zhì)量等。

（三）城建檔案管理的基本原則

1. 法律合規(guī)性：城建檔案管理應(yīng)遵守國(guó)家和地方相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，同時(shí)符合社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展規(guī)律和社會(huì)文明進(jìn)步的需要。建設(shè)單位要依法建立好自身的規(guī)章制度和程序，并對(duì)其實(shí)施監(jiān)督檢查，加強(qiáng)法制教育，增強(qiáng)公民守法意識(shí)。積極推行依法行政，規(guī)范行政行為。杜絕違法案件發(fā)生，確保檔案管理的合法性和合規(guī)性。

2. 完整性與真實(shí)性：城建檔案應(yīng)當(dāng)完整、準(zhǔn)確地記錄和存檔，任何機(jī)構(gòu)、個(gè)人不得偽造或者變?cè)?。凡在本辦法中提及的有關(guān)文字、圖表、數(shù)據(jù)等資料均為原件。所有檔案資料都應(yīng)經(jīng)鑒定確認(rèn)后才能作為定案依據(jù)。不存在空白區(qū)域或遺漏部分，必須真實(shí)反映各項(xiàng)城建活動(dòng)的全過(guò)程、全內(nèi)容[1]。

3. 保密性：城建檔案涉及的機(jī)密信息或個(gè)人隱私應(yīng)嚴(yán)格保密，不能向社會(huì)公開展示，以保證其準(zhǔn)確性與可靠性。建設(shè)單位及各主管部門要加強(qiáng)對(duì)城建檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督檢查，健全完善管理制度，建立廉政風(fēng)險(xiǎn)防范制度。嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家保密法、檔案管理法律法規(guī)等。嚴(yán)禁泄露城建檔案秘密，依法保守國(guó)家機(jī)密，確保信息安全和隱私保護(hù)。

4. 統(tǒng)一性與一致性：城建檔案的管理要求統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、一致操作，確保各個(gè)環(huán)節(jié)和部門之間的協(xié)調(diào)和配合，凡符合統(tǒng)一規(guī)定條件的機(jī)構(gòu)均應(yīng)當(dāng)納入到城市檔案館體系中。任何組織和個(gè)人不得擅自變更或者撤銷城市規(guī)劃區(qū)內(nèi)有關(guān)建筑以及設(shè)施的規(guī)劃許可文件，嚴(yán)格落實(shí)建設(shè)工程勘察設(shè)計(jì)招投標(biāo)活動(dòng)的監(jiān)督管理。建立健全工程造價(jià)動(dòng)態(tài)監(jiān)控機(jī)制，提高工程管理水平，杜絕質(zhì)量安全事故發(fā)生。

這些基本原則能夠確保城建檔案管理的規(guī)范性、準(zhǔn)確性、安全性和便捷性，促進(jìn)城建領(lǐng)域信息的有效管理和充分利用。

二、我國(guó)城建檔案管理存在的問(wèn)題

（一）系統(tǒng)規(guī)范性不足

城建檔案管理缺乏統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，不同地區(qū)、部門、單位之間的檔案管理做法存在較大差異，缺乏一致性和統(tǒng)一性。各地在加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)的基礎(chǔ)上，積極探索建立適應(yīng)自身特點(diǎn)的地方性法規(guī)和政策體系。但由于缺少必要的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和操作指導(dǎo)，一些具體規(guī)定還沒(méi)有得到很好的落實(shí)。同時(shí)，有些城市還出現(xiàn)了重復(fù)建設(shè)、惡性競(jìng)爭(zhēng)等嚴(yán)重干擾環(huán)境，給城市規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工帶來(lái)一定影響。造成這種局面的主要原因是信息系統(tǒng)不完備，其中一個(gè)重要因素就是制度缺失，特別是對(duì)各級(jí)政府管理職能的界定不清。

（二） 信息化水平有限

城建檔案管理仍然存在較大的紙質(zhì)檔案比例，電子化和數(shù)字化水平較低，難以滿足信息檢索、共享和利用的需要。而傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在大量使用過(guò)程中也產(chǎn)生了許多問(wèn)題，如數(shù)據(jù)采集難度大，錄入速度慢、電子文檔質(zhì)量差，不能很好地適應(yīng)當(dāng)前辦公要求、無(wú)法有效地為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)、文件處理繁瑣，工作效率不高等[2]。這些都直接制約著現(xiàn)代化管理水平的提高，影響到城市建設(shè)發(fā)展的整體速度。因此，加強(qiáng)對(duì)城建檔案管理的科學(xué)化管理，是擺在我們面前非常重要的課題。

（三）檔案管理機(jī)制不夠健全

城建檔案管理中缺乏科學(xué)規(guī)范的管理制度和流程，缺乏專業(yè)的檔案管理人員和培訓(xùn)機(jī)制，檔案的整理、歸檔和維護(hù)工作不夠規(guī)范。一些地方在機(jī)構(gòu)設(shè)置上存在重建設(shè)輕管理工作的傾向，使很多城市出現(xiàn)了大量閑置或無(wú)效的檔案資料。這種狀況亟待改變，通過(guò)建立科學(xué)有序的運(yùn)行機(jī)制來(lái)推動(dòng)檔案事業(yè)健康快速發(fā)展，需要政府有關(guān)方面予以重視。

（四） 檔案利用和共享有限

城建檔案的利用和共享機(jī)制不夠完善，導(dǎo)致社會(huì)資源浪費(fèi)嚴(yán)重，造成巨大經(jīng)濟(jì)損失。當(dāng)前，我國(guó)經(jīng)濟(jì)正處于轉(zhuǎn)型升級(jí)時(shí)期，產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)發(fā)生深刻變化，產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整加快，科技創(chuàng)新步伐不斷加大，新技術(shù)、新工藝、新材料不斷涌現(xiàn)，新興產(chǎn)業(yè)蓬勃發(fā)展[3]。與此同時(shí)，城鄉(xiāng)差距拉大，區(qū)域差異進(jìn)一步擴(kuò)大。各個(gè)部門和單位之間信息孤島現(xiàn)象突出，檔案信息的共享和跨部門的利用較為困難。只有加強(qiáng)對(duì)城建檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，健全相關(guān)法規(guī)政策，才能為實(shí)現(xiàn)“數(shù)字中國(guó)”、智慧城市等目標(biāo)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

三、新時(shí)期城建檔案管理的應(yīng)對(duì)策略

（一）建立統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)

制定城建檔案管理的統(tǒng)一規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，確保各個(gè)地區(qū)、部門、單位的檔案管理做法具有一致性和統(tǒng)一性。各級(jí)人民政府要建立健全相應(yīng)的規(guī)章制度，并將其納入本級(jí)政府信息化發(fā)展規(guī)劃中，使之與國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展相適應(yīng)，形成系統(tǒng)完備的城建檔案管理制度體系。在此基礎(chǔ)上，各地應(yīng)進(jìn)一步細(xì)化具體要求，做好地方立法，明確各環(huán)節(jié)之間的銜接關(guān)系。鼓勵(lì)金融機(jī)構(gòu)積極創(chuàng)新金融產(chǎn)品和服務(wù)方式，滿足人民群眾日益增長(zhǎng)的住房需求。加快人才培養(yǎng)步伐，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，增強(qiáng)業(yè)務(wù)能力。重視人才隊(duì)伍建設(shè)，打造專業(yè)人才梯隊(duì)，實(shí)施高層次人才培養(yǎng)計(jì)劃。完善國(guó)家層面的檔案學(xué)專業(yè)教育和人才培育體制，不斷提升行業(yè)整體素質(zhì)。

（二）推進(jìn)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型

加強(qiáng)城建檔案數(shù)字化建設(shè)，推進(jìn)電子檔案的建立和管理，提高信息檢索、共享和利用的效率，逐步降低紙質(zhì)檔案的比例。積極運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)手段對(duì)館藏檔案進(jìn)行全面整理和開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)全系統(tǒng)資源共建共治。推動(dòng)數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館有效結(jié)合，形成以信息化帶動(dòng)網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的新型現(xiàn)代化管理模式[4]。充分利用互聯(lián)網(wǎng)等新技術(shù)，拓寬開放空間，提供高效便捷的公共服務(wù)。加快實(shí)施“智慧城市”工程，在政務(wù)服務(wù)平臺(tái)中整合各類應(yīng)用系統(tǒng)，完善相關(guān)功能，提升服務(wù)水平。鼓勵(lì)開展基于網(wǎng)絡(luò)的社會(huì)服務(wù)活動(dòng)，建立健全安全管理制度。

（三）健全檔案管理機(jī)制

建立科學(xué)規(guī)范的檔案管理制度和流程，提高檔案管理水平，確保國(guó)家、省有關(guān)文件、資料的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整和及時(shí)。強(qiáng)化保密意識(shí)，落實(shí)信息安全防護(hù)措施，防止泄密、丟失或毀損，保障檔案及重要數(shù)據(jù)完整性、準(zhǔn)確性和安全性，依法公開檔案資料。加大人才隊(duì)伍建設(shè)力度，明確各項(xiàng)工作的責(zé)任和流程，加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)和職業(yè)素養(yǎng)培養(yǎng)。建立健全考核評(píng)價(jià)體系，對(duì)各級(jí)各類機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作人員進(jìn)行綜合考評(píng)，將其作為評(píng)先定級(jí)等方面的重要依據(jù)。完善相關(guān)法律法規(guī)，鼓勵(lì)社會(huì)力量參與到檔案館事業(yè)發(fā)展中去，增強(qiáng)公眾服務(wù)能力。

（四）推進(jìn)檔案利用和共享

加強(qiáng)城建檔案的利用和共享機(jī)制建設(shè)，促進(jìn)信息共享和協(xié)同工作，打破信息孤島，為各部門和單位提供方便的檔案數(shù)據(jù)。充分利用數(shù)字化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字建檔，提高檔案管理水平，滿足人民群眾日益增長(zhǎng)的檔案需求[5]。發(fā)揮市檔案局在城市規(guī)劃管理和城市信息化建設(shè)中的重要作用，推動(dòng)城市規(guī)劃與住房城鄉(xiāng)建設(shè)一體化。建立城鄉(xiāng)統(tǒng)一的公共服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，創(chuàng)新公共文化服務(wù)體系。充分發(fā)揮科技支撐作用，通過(guò)物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等先進(jìn)技術(shù)手段，構(gòu)建涵蓋全市范圍內(nèi)的資源共享平臺(tái)，并向社會(huì)公眾免費(fèi)提供查詢使用，最大限度地減少政府機(jī)構(gòu)之間信息不對(duì)稱現(xiàn)象。

結(jié)束語(yǔ)

新時(shí)期城建檔案管理應(yīng)堅(jiān)持以人為本，樹立正確的政績(jī)觀，注重科學(xué)規(guī)劃，突出特色，不斷優(yōu)化建筑結(jié)構(gòu)，做好建筑節(jié)能工作，保護(hù)好歷史文化遺產(chǎn)。加強(qiáng)信息化建設(shè)，提升管理水平和服務(wù)能力。創(chuàng)新城市管理方式方法，增強(qiáng)精細(xì)化管理水平，提高服務(wù)質(zhì)量和水平。強(qiáng)化責(zé)任落實(shí)，發(fā)揮部門優(yōu)勢(shì)，確保各項(xiàng)目標(biāo)任務(wù)落到實(shí)處。同時(shí)，要積極拓展業(yè)務(wù)領(lǐng)域，努力增加經(jīng)濟(jì)收入，擴(kuò)大就業(yè)規(guī)模，切實(shí)改善民生，全面推進(jìn)城鎮(zhèn)化進(jìn)程。