淺談合同管理的信息化建設(shè)

陳麗金（福建省煤田地質(zhì)勘查院）

引言

合同是開展經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要載體，合同管理在單位日常生產(chǎn)經(jīng)營中不可或缺，要需充分發(fā)揮合同管理的作用。信息技術(shù)已經(jīng)滲透到社會各個(gè)領(lǐng)域，在合同管理中，對信息技術(shù)的依賴也不斷提高,合同的管理信息化已經(jīng)成為合同發(fā)展中的必然選擇。對合同展開信息化管理，已經(jīng)成為了現(xiàn)代化發(fā)展的客觀需要，同時(shí)也是進(jìn)行現(xiàn)代化管理建設(shè)的一個(gè)非常重要的標(biāo)志。首先，信息化的合同管理能夠更加規(guī)范，可以更好地降低合同管理的失誤概率，并且能不斷提升企業(yè)的合同管理質(zhì)量，確保合同管理工作可以有序開展。其次，信息化合同管理能夠提高企業(yè)的合同管理水平，這也是現(xiàn)代化企業(yè)管理非常重要的內(nèi)容。

一、紙質(zhì)合同管理存在的主要問題

（一）合同審核部門多，效率低

合同審批參與的人員多，完整的一份合同，由經(jīng)辦人送審到各不同的部門負(fù)責(zé)人到合同的最終簽訂，中間的審批時(shí)間長達(dá)十天半個(gè)月。在傳統(tǒng)的管理模式下，需要不斷提升整體合同在運(yùn)轉(zhuǎn)過程中的效率，與此同時(shí)還需要減少合同管理的周期。有部分業(yè)務(wù)需求部門工期緊，時(shí)間趕，就需要在合同簽訂之前就先開展相關(guān)業(yè)務(wù)，大大地增加了合同風(fēng)險(xiǎn)。

（二）借閱復(fù)雜，易丟失

紙質(zhì)合同在借閱的過程中，需要管理工作人員對于合同的編號進(jìn)行查詢，然后再前往檔案室查找，經(jīng)過借閱人進(jìn)行登記之后才能夠借閱出來，全過程耗時(shí)較長，效率較低。同時(shí)，紙質(zhì)合同的特殊性，有時(shí)會出現(xiàn)破損和丟失等情況。

（三）容易被篡改

相較于電子合同來說，紙質(zhì)合同其實(shí)會更加容易被篡改，因?yàn)榧堎|(zhì)合同本身只是一種物理形式的文件，完全可以通過涂改或者是偽造等一系列的方式來對其進(jìn)行篡改，而電子合同則完全不同。電子合同主要是通過數(shù)字簽名等一系列方式來確保合同的真實(shí)性以及完整性，能夠更好地防止合同被篡改的現(xiàn)象。

（四）不利于環(huán)保

紙質(zhì)合同在應(yīng)用的過程中需要消耗大量的紙張，包括印刷油墨等一系列資源，這對于環(huán)境會造成一定影響，而電子合同則完全可以節(jié)約這些資源，有利于環(huán)保。最重要的一點(diǎn)是，在數(shù)字化時(shí)代，紙質(zhì)合同已經(jīng)越來越不適用，不符合未來社會發(fā)展的主要趨勢。

二、合同管理信息化的優(yōu)點(diǎn)

目前，隨著各個(gè)單位的不斷發(fā)展，簽署合同的種類、數(shù)量都在不斷增加，原本需要根據(jù)合同的類別包括性質(zhì)來對其進(jìn)行管理，但是現(xiàn)在如果依然使用這樣的管理方式的話，很難適應(yīng)目前單位發(fā)展現(xiàn)狀，合同管理信息化則展現(xiàn)出其獨(dú)特的優(yōu)勢。

（一）審核效率提高，審核流程優(yōu)化

在過去使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)合同的條件下，整體的簽署過程非常復(fù)雜。首先，需要打印合同，雙方需要根據(jù)合同的內(nèi)容進(jìn)行探討，最終修訂出一份完整的合同。雙方需要根據(jù)合同的具體內(nèi)容來進(jìn)行簽訂，而簽訂也需要雙方預(yù)約，在某一個(gè)時(shí)間雙方當(dāng)事人必須都要到場來進(jìn)行簽訂，如遇到特殊情況也可以進(jìn)行異地簽訂。但是在郵寄合同的時(shí)候，可能單份合同就要花費(fèi)兩天或者是更長時(shí)間，這會給雙方帶來很大不便。但是電子合同完全不同，合同管理信息化的電子審核在線上進(jìn)行，合同的起草和審核均可通過系統(tǒng)一步到位，不需要合同經(jīng)辦人在各個(gè)部門之間完成紙質(zhì)合同的送審跟簽字，能夠更好地縮短合同簽訂的時(shí)間，因?yàn)楹贤w的審核都是在線上完成，操作人員無論任何時(shí)間都可以登錄系統(tǒng)進(jìn)行審核。在合同管理信息化系統(tǒng)上線之后，整體的審批流程會得到有效縮短，提高了整體合同的審核效率，并且也杜絕了傳統(tǒng)的合同審核過程中，合同經(jīng)辦人需要不斷尋找相關(guān)工作人員補(bǔ)簽字等一系列環(huán)節(jié)，更好地提升了管理效率。

（二）合同臺賬電子化，查詢簡單化

合同管理的信息化，能夠更好地實(shí)現(xiàn)合同編號的自動(dòng)生成，確保每一份合同的編號都具備唯一性。一般來說，合同都是由工作人員或者是經(jīng)辦人員來負(fù)責(zé)錄入，因?yàn)殇浫氲膬?nèi)容較多，如果沒有其他人幫忙檢查，錄入信息時(shí)很容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。合同管理信息化后，合同起草時(shí)對合同的基本信息進(jìn)行逐項(xiàng)錄入后，再將word 版合同上傳至附件。在合同審核流程中，相關(guān)人員對合同信息進(jìn)行審核的同時(shí)可以進(jìn)行及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題。合同管理信息化后，合同名稱、甲方名稱、金額，合同號、合同金額和數(shù)量等信息一目了然，使合同查詢簡單化。建立合同跟蹤功能，到款信息及開票情況等相關(guān)數(shù)據(jù)都可以在系統(tǒng)上查詢。合同查詢功能也從原來合同只能由合同管理員查詢，升級到可以有多人同時(shí)進(jìn)行查詢，提升了工作效率。

（三）有利于實(shí)現(xiàn)全流程標(biāo)準(zhǔn)化管理

在合同存檔時(shí)，將雙方簽字蓋章的合同掃描后上傳至系統(tǒng)，合同將被永久保存在系統(tǒng)內(nèi)，不會出現(xiàn)因?yàn)榧堎|(zhì)合同的丟失或者是受潮等一系列問題。以前，若合同的管理工作人員調(diào)動(dòng)工作，有可能會導(dǎo)致紙質(zhì)合同交接不當(dāng)，甚至在這個(gè)過程當(dāng)中出現(xiàn)丟失等一系列問題。但是合同掃描件的存檔能夠有效地避免這種問題。合同在經(jīng)過了掃描之后會直接存檔在系統(tǒng)中，有效提高了合同的穩(wěn)定性。合同的歸檔實(shí)現(xiàn)了已簽署合同的線上存檔，提高了檔案的查詢效率，確保信息的可靠性。

（四）實(shí)現(xiàn)合同信息共享

建設(shè)合同管理信息化系統(tǒng)，能更好地提升合同管理的透明度，有利于業(yè)務(wù)部門之間的數(shù)據(jù)共享，也提高了合同審批效率。通過信息化的系統(tǒng)，能夠?qū)崟r(shí)地對合同的簽訂包括歸檔管理和具體的履行情況等進(jìn)行檢查，真正實(shí)現(xiàn)跨部門以及跨業(yè)務(wù)的信息管控，實(shí)現(xiàn)了對整個(gè)合同的動(dòng)態(tài)化的管理，降低了因?yàn)楦鞣N信息不對稱所帶來的法律風(fēng)險(xiǎn)問題，并且也能夠?yàn)槠髽I(yè)的員工提供了信息共享平臺。在合同錄入后，審核人員可以根據(jù)合同表當(dāng)中的任意一個(gè)關(guān)鍵詞，對于整個(gè)合同進(jìn)行查詢，真正實(shí)現(xiàn)了信息查詢時(shí)的簡單化。

（五）更加方便于存儲管理

在傳統(tǒng)的紙質(zhì)合同管理模式下，合同的所有的文本都是以紙質(zhì)的方式存檔的，而這對于有合同非常多的公司來說非常不利。因?yàn)閷@些合同進(jìn)行存檔，需要占用大量的時(shí)間及空間，同時(shí)在保存這些合同的時(shí)候，也會面臨著發(fā)霉或者是受潮等一系列問題，導(dǎo)致合同失去了其具體的價(jià)值，所以對合同進(jìn)行管理要求非常高，增加了合同管理的難度。但是電子合同則不同，它屬于一種數(shù)字化的文件，對于存儲來說只需要利用網(wǎng)上的虛擬空間即可，使用U 盤或者是移動(dòng)硬盤就能夠把以前需要放置到一個(gè)屋子里面的內(nèi)容進(jìn)行存儲，在很大程度上節(jié)省了合同文件存儲的物理空間。不僅如此，電子文件是以虛擬數(shù)字的方式進(jìn)行存儲，并不會受到發(fā)霉等一系列因素所造成的影響，而且便于工作人員對于所需要的數(shù)據(jù)文件進(jìn)行備份，只需要做好設(shè)備的防火以及防潮工作即可，就能夠更好地確保整體的合同的安全性，再加上電子合同在查找包括傳輸?shù)臅r(shí)候比較方便，擁有著非常大的優(yōu)勢。

（六）更加節(jié)約環(huán)保

在對于紙質(zhì)合同進(jìn)行管理時(shí)，一定會產(chǎn)生各種資源能源的消耗，例如合同打印就會產(chǎn)生紙張或者是油墨方面的損耗，而打印機(jī)在運(yùn)作的過程當(dāng)中對于電能也會產(chǎn)生一定的消耗，同時(shí)對于合同文件進(jìn)行存儲時(shí)也會對于各種設(shè)備進(jìn)行消耗，這不僅會增加單位在運(yùn)轉(zhuǎn)過程當(dāng)中的成本，與此同時(shí)，那些已經(jīng)失去了利用價(jià)值廢棄的合同所產(chǎn)生的各種紙張，其實(shí)也是一種資源的浪費(fèi)。但是電子合同跟傳統(tǒng)的紙質(zhì)合同卻是完全不同的，因?yàn)殡娮雍贤⒉恍枰蛴?，所以就會減少對于原材料的消耗，同時(shí)在對于電子合同進(jìn)行存儲時(shí)也不需要過多的設(shè)備，無論是存儲的空間還是環(huán)境要求都非常低，因此能夠更好地降低存儲所產(chǎn)生的消耗。

三、合同管理審批工作流程

合同審核主要由各單位合同管理機(jī)構(gòu)從法律角度進(jìn)行審核并提出意見與建議。合同審核期間，合同管理機(jī)構(gòu)可邀請相關(guān)部門對合同技術(shù)和商務(wù)等內(nèi)容進(jìn)行會審，相關(guān)部門指定專門人員熟悉合同條款，提出會審意見，并跟蹤相關(guān)條款的執(zhí)行情況。會審人員有權(quán)在OA 系統(tǒng)中實(shí)時(shí)查看參與會審合同的相關(guān)內(nèi)容。

四、合同管理審批系統(tǒng)結(jié)構(gòu)

本文合同信息化管理系統(tǒng)包括系統(tǒng)登錄模塊、合同信息錄入模塊、合同跟蹤模塊、合同信息查詢模塊和系統(tǒng)管理維護(hù)模塊。

（一）系統(tǒng)登錄模塊

系統(tǒng)登錄模塊是為了保證系統(tǒng)的安全性和不同用戶權(quán)限需要而設(shè)置的。系統(tǒng)為不同的用戶提供了不同的用戶權(quán)限：合同管理員、合同經(jīng)辦人、普通用戶和系統(tǒng)管理員。輸入正確的用戶名和密碼后登錄系統(tǒng)，通過各自的用戶權(quán)限，進(jìn)行下一步操作。

（二）信息錄入模塊

送審人員在合同信息化管理系統(tǒng)的詳細(xì)信息表內(nèi)填寫合同的基本信息包括：擬稿人、擬稿人部門、合同編號、合同名稱、甲方名稱、乙方名稱、標(biāo)的金額、合同附件等信息，并上傳合同正文。

（三）合同跟蹤模塊

合同跟蹤模塊的主要功能，是對合同開票情況和資金支付情況進(jìn)行跟蹤。

（四）合同信息查詢功能

合同查詢的主要功能，是可以根據(jù)合同編號、合同名稱、甲方信息及標(biāo)的金額進(jìn)行查詢，其主要功能是根據(jù)設(shè)定的條件，按照不同的檢索方式，查詢出相應(yīng)的信息并顯示特定的內(nèi)容。合同的查詢功能，能提高工作效率。

（五）系統(tǒng)管理維護(hù)模塊

系統(tǒng)管理維護(hù)模塊主要進(jìn)行系統(tǒng)管理和維護(hù)模塊，保障系統(tǒng)的正常使用，包括用戶管理、 修改登錄密碼等功能。

結(jié)束語

隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，合同管理是保障甲乙雙方重要利益的憑證。隨著各企業(yè)合同管理意識的增強(qiáng)，合同管理工作不斷規(guī)范，本文從合同的優(yōu)缺點(diǎn)出發(fā),通過合同信息化管理系統(tǒng)，闡述了合同信息化審核流程的具體方法。加大對合同的管理力度，有利于工作的有效開展，助力企業(yè)實(shí)現(xiàn)持續(xù)健康發(fā)展。