新媒體時代高校檔案管理服務優(yōu)化研究

［摘 要］隨著社會和信息技術的不斷發(fā)展，人們獲取、傳遞和利用信息的方式發(fā)生很大的變化。新媒體技術的興起使得信息傳播更加迅速，高校檔案管理服務需要適應這一變化，采用先進的信息技術手段，提高檔案管理的效率和精準度。在此情況下，高校檔案管理服務也需要不斷創(chuàng)新，提高服務質量，以更好地滿足教育需求?；诖?，文章首先分析高校檔案管理的服務特性，然后分析新媒體時代高校檔案管理服務的困境，包括法律法規(guī)不夠健全、檔案人員服務意識淡薄、服務過程煩瑣等，最后提出新媒體時代高校檔案管理服務優(yōu)化策略，以期提高高校檔案管理服務質量。

［關鍵詞］新媒體時代；高校；檔案管理；服務優(yōu)化

0" " "引 言

檔案管理包括實體檔案的管理和相關活動的開展，如檔案的教育、科研和編研出版工作等，它是為社會各方面提供服務的關鍵工作。有效的檔案管理服務有助于推進我國政治、文化、科技、教育等全面發(fā)展，為社會創(chuàng)造更多的物質和精神財富，作出更大的貢獻。在新媒體時代，社會對高校的關注度不斷提高，高校檔案管理服務需要更好地滿足社會的需求，發(fā)揮檔案資源在社會服務中的作用。無論是中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發(fā)的《加快推進教育現(xiàn)代化實施方案（2018—2022年）》，還是教育部在天津啟動的“六卓越一拔尖”計劃2.0，都對高等教育提出了新的要求［1］。高校檔案管理服務優(yōu)化需要緊密結合這些要求，以更好地支持高等教育的發(fā)展。教育部要求開展高等教育質量革命，這表明國家對高校的各個方面都提出了更高的標準和要求，包括檔案管理。隨著新技術和新理念在檔案管理領域的應用，高校急需優(yōu)化檔案管理，以適應時代發(fā)展要求，更好地為高校和社會服務。新媒體時代，高校檔案管理服務優(yōu)化有助于實現(xiàn)信息的便捷獲取、服務傳播效果的提高、個性化服務水平的提升，能進一步推動高校檔案管理服務朝著更加現(xiàn)代化、智能化的方向發(fā)展，這對于高校提升服務品質、加強師生互動、適應時代發(fā)展潮流都具有重要的意義。

1" " "高校檔案管理的服務特性

1.1" "公共服務突顯檔案的雙重價值

“檔案的雙重價值說”源自美國著名檔案學家謝倫伯格的“文件雙重價值論”，強調檔案具有雙重價值。第一價值是指檔案對其形成者的重要性，而第二價值則強調檔案對社會其他利用者的價值，主要面向非檔案形成者。實際上，檔案對于形成單位的第一價值會隨時間推移逐漸減弱。高校檔案管理的公共服務正是“檔案雙重價值說”的真實體現(xiàn)。在高校檔案管理中，通過管理教學和行政檔案，高校能夠為自身提供支持，保留并傳承重要的歷史、管理和決策信息，從而服務于高校的內部需求。然而，高校檔案管理的服務對象還涵蓋了師生、其他群眾和其他組織機構等，突顯了其第二價值。高校檔案管理通過向形成者之外的利用者提供公共服務，使他們能夠更好地了解和利用檔案的內在價值［2］。

1.2" "高校檔案管理的服務性

高校檔案管理的服務性主要體現(xiàn)在提供全面、有針對性的服務上，以滿足不同用戶需求。通過維護和管理教學與行政檔案，包括保存和整理學生檔案、教職工檔案以及各類行政文件，高?？梢詾樽陨硖峁┓?，以支持高校內部的教學、管理和決策。同時，高校檔案管理以公共服務的方式向外部利用者拓展服務范圍，師生、其他群眾等是主要服務對象。此外，其他組織機構如合作伙伴、用人單位等，也可以借助高校檔案獲取有關研究合作歷史、人才培養(yǎng)情況等的信息。高校通過檔案管理可以為學生提供檔案查詢服務，包括學籍、成績單、獎勵記錄、畢業(yè)證書、學位證書等；同時，可以為教職工提供檔案查詢服務，包括聘用合同、培訓記錄、工作履歷等；還可以為行政人員提供檔案查詢服務，包括決策文件、規(guī)章制度、會議記錄等?？傊?，高校檔案管理的服務性不僅有助于高校內部運轉和決策，也能為外部用戶提供獲取信息的便捷途徑，真正實現(xiàn)高校檔案信息的利用價值。

2" " "新媒體時代高校檔案管理服務的困境

2.1" "法律法規(guī)不夠健全，影響實際操作性

在新媒體時代，高校檔案管理服務面臨法律法規(guī)不夠健全的困境，影響了實際操作性。第一，法規(guī)更新滯后。我國高校檔案管理的主要法規(guī)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》《高校檔案管理辦法》的發(fā)布和修訂時間距今已有多年，法規(guī)更新滯后，未能及時順應新媒體時代的變革。這導致法規(guī)中的相關條款未能充分考慮數(shù)字化、網(wǎng)絡化等新媒體技術的應用，影響高校檔案管理服務的現(xiàn)代化發(fā)展。第二，開放利用規(guī)定滯后。相關法規(guī)中關于檔案開放利用的時限、解密制度等規(guī)定相對滯后或定義模糊。在新媒體時代，及時和便捷利用信息是用戶的重要需求，然而相關檔案管理法規(guī)未明確檔案的開放時限和解密制度，使得高校檔案管理在檔案開放利用方面缺乏靈活性，難以適應用戶的實時需求。第三，電子檔案的法律認可度不足。盡管檔案管理服務采用了數(shù)字化和電子化手段，但法律法規(guī)未充分確認和規(guī)范電子檔案的法律地位，從而降低了電子檔案的法律認可度，這使得電子檔案在一些法律事務中的效力受到質疑［3］。

2.2" "工作人員服務意識淡薄，服務能力有限

由于傳統(tǒng)觀念的影響，高校檔案管理人員普遍被認為是從事保密工作的人，檔案館被視為“機關重地”，這導致檔案管理人員對于公共服務的理念淡薄，更傾向于被動等待用戶，而非主動參與社會服務。第一，服務定位和意識模糊。高校檔案管理人員未能充分認識到檔案的廣泛應用場景，服務理念較為保守，忽略了檔案對社會大眾、研究者、企業(yè)等多方面的服務價值。第二，對數(shù)字化服務認知不足。部分高校檔案管理人員對于數(shù)字化服務的認知較為淡薄，導致他們在數(shù)字化檔案處理、在線服務等方面的能力有限，難以提供滿足用戶需求的高效服務。第三，服務能力不足。高校檔案管理人員服務能力的不足表現(xiàn)為缺乏高素質的復合型檔案人才［4］。

2.3" "檔案服務過程煩瑣，服務環(huán)節(jié)有待完善

在新媒體時代，高校檔案管理服務的困境中，檔案服務過程相對煩瑣的問題非常突出。第一，信息獲取難度大。用戶在檔案服務過程中面臨信息獲取的難題。傳統(tǒng)檔案服務依賴紙質檔案或過時的電子系統(tǒng)，用戶需要花費較多時間和精力才能獲取所需信息，服務流程相對煩瑣。用戶仍然需要到檔案館親自查詢或書面申請，缺乏更靈活、便捷的在線查詢方式，導致服務環(huán)節(jié)煩瑣。第二，查閱手續(xù)繁復。高校檔案館的檢索系統(tǒng)通常僅面向學校內部，社會公眾無法通過提前檢索確認所需信息是否存在于檔案館，導致檔案服務缺乏足夠的透明度。高校檔案館對于社會公眾的檔案查閱要求通常包括提供單位介紹信、身份證明、填寫查閱登記表，并需要獲得相關部門或檔案館領導的批準，這增加了查閱的門檻，限制了普通用戶的檔案查閱體驗。第三，服務響應時間長。由于服務流程相對煩瑣，檔案服務響應時間較長。用戶提交申請后，需要等待較長時間才能得到檔案管理人員的反饋，影響了服務的時效性。傳統(tǒng)的檔案服務依賴于特定的服務窗口，用戶只能在規(guī)定的時間和地點辦理相關服務事項，缺乏靈活性和7×24 h的服務特性。高校檔案館提供證書翻譯認證服務的時限較長，一般需要等待3天，且不能當天獲得，這導致用戶需要多次往返檔案館，影響了服務的效率和便捷性［5］。

3" " "新媒體時代高校檔案管理服務優(yōu)化的策略

3.1" "完善檔案法律法規(guī)，健全檔案管理制度

完善檔案法律法規(guī)有助于確保高校檔案管理服務的合法合規(guī)性。法律法規(guī)可以幫助高校明確檔案管理的法定職責和義務，確保學校在檔案處理過程中不違反相關法律法規(guī)，提高檔案服務的合法性［6］。

第一，制定透明開放的檔案管理法規(guī)。我國應當制定明確的檔案管理法規(guī)，明確哪些信息屬于不予公開的范圍，并提供公開信息獲取的詳細規(guī)定。同時，我國法律法規(guī)應當強調檔案管理的透明性，鼓勵高校檔案館通過在線平臺等方式主動公開非敏感信息，以滿足公眾需求。第二，建立健全的檔案管理制度。檔案管理制度應該明確檔案管理的責任和流程，確保檔案信息的完整性和安全性。檔案管理制度還應包括保障檔案保密性的措施，以防止未經授權的訪問和使用。第三，完善檔案保密與隱私保護機制。我國高校應當制定明確的檔案保密政策，確保處于保密期的信息得到妥善保護。為了強調隱私保護，我國高?？梢灾贫n案使用規(guī)定，明確公共服務中對個人隱私信息的處理方式，以加強公眾對檔案館的信任。

3.2" "增強工作人員服務意識，提高檔案服務能力

檔案服務直接關系到用戶的需求。高校通過提高檔案管理人員的服務意識和服務能力，可以更好地滿足用戶的需求，提高用戶滿意度，保持良好的聲譽。增強服務態(tài)度和提高服務能力可以加速服務流程優(yōu)化，減少工作中的煩瑣環(huán)節(jié)，這不僅有助于提高工作效率，還有助于及時準確地處理檔案服務請求。增強工作人員的服務意識和提高檔案服務能力是高校能夠提供高效、安全服務的關鍵環(huán)節(jié)，對于實現(xiàn)高?？沙掷m(xù)發(fā)展至關重要。

第一，加強工作人員的培訓和教育。高校應當提供系統(tǒng)的培訓和教育計劃，確保工作人員了解檔案服務的重要性、工作流程以及最佳實踐方法。培訓可以涵蓋檔案管理技能、客戶服務技巧、溝通技能等方面，以提升工作人員的綜合素養(yǎng)和服務意識。第二，建立激勵機制。高校應當建立激勵機制，通過獎勵和認可來鼓勵工作人員提供優(yōu)質的檔案服務，包括表彰優(yōu)秀員工、提供獎金或晉升機會等，以激發(fā)員工的積極性和責任心，從而提高服務質量。第三，引入技術支持。高校應當利用現(xiàn)代技術工具，如檔案管理系統(tǒng)、自動化流程等，支持工作人員提供檔案服務，這不僅可以提高服務效率、減少人為錯誤，還能為工作人員提供更好的工作體驗，從而增強其服務能力［7］。

3.3" "簡化檔案服務過程，完善檔案服務環(huán)節(jié)

簡化檔案服務流程可以減少煩瑣的步驟和冗余的操作，從而提高服務效率。檔案管理人員能夠更快速、更輕松地處理檔案服務請求，提升工作效能。完善檔案服務環(huán)節(jié)可以為用戶提供更好的服務體驗。用戶更容易理解和操作服務流程，減少因復雜操作而導致的不便，提高用戶滿意度?？傊?，高校簡化檔案服務過程可以減少冗余步驟和手續(xù)，提高處理速度，這有助于高校更迅速地滿足學生、教職工的檔案需求，減輕行政負擔，提高整體教務管理效率。

第一，開展數(shù)字化檔案管理。檔案從傳統(tǒng)的紙質形式轉變?yōu)閿?shù)字化，建立電子檔案管理系統(tǒng)。這樣可以提高信息存取的速度，減少物理檢索和存儲的時間，降低紙質檔案管理的復雜性，同時有助于信息的快速檢索和更新。第二，制定清晰的服務流程和標準化操作規(guī)范，確保每個環(huán)節(jié)都清晰可行。標準化操作有助于減少人為錯誤，提高服務的準確性。此外，通過培訓和持續(xù)監(jiān)測，確保檔案管理人員都能夠了解并遵循這些流程規(guī)范。第三，實施信息安全和隱私保護措施。在數(shù)字化檔案服務環(huán)節(jié)中，重要的是要實施強有力的信息安全和隱私保護措施。高?？梢圆捎眉用芗夹g、權限管理、安全審計等手段，確保檔案信息不受未經授權的訪問，這有助于避免信息泄露風險，增強用戶信任感［8］。

4" " "結束語

在公共服務中，檔案的雙重價值被突顯，同時高校檔案管理的服務性也得到關注。然而，在新媒體時代，高校檔案管理服務面臨一些困境，包括法律法規(guī)不夠健全、工作人員服務意識淡薄以及檔案服務過程煩瑣等［9］。為了適應時代發(fā)展的需求，高校需要不斷優(yōu)化檔案管理服務，提升服務水平，以更好地滿足用戶的需求。因此，本文提出了一些高校檔案管理服務優(yōu)化策略，包括完善檔案法律法規(guī)、增強工作人員的服務意識、簡化檔案服務過程等［10］。

主要參考文獻

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［6］張麗萍.基于電子協(xié)議系統(tǒng)的高校對外服務協(xié)議檔案管理優(yōu)化研究［J］.蘭臺世界，2021（6）：67-69.

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［9］李高平.淺析新媒體時代高校檔案管理工作的問題與對策［J］.山東檔案，2021（4）：59-60.

［10］劉存強. 革新高校檔案管理體制面臨的問題、方法及路徑［J］. 辦公室業(yè)務，2020（11）：132，134.

［收稿日期］2023-10-21