新時期事業(yè)單位檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化思考

［摘要］隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，事業(yè)單位也在不斷發(fā)展改革。在發(fā)展途中，各機(jī)關(guān)事業(yè)單位要及時發(fā)現(xiàn)人事管理工作中凸顯的問題與挑戰(zhàn)，并一步步建立適合自身特點的工作管理方案。其中有關(guān)檔案管理工作不規(guī)范不標(biāo)準(zhǔn)等現(xiàn)象會對事業(yè)單位管理工作的發(fā)展產(chǎn)生直接消極作用。因此，相關(guān)工作人員須及時發(fā)現(xiàn)問題解決問題，深度研究并提出解決方案。

［關(guān)鍵詞］事業(yè)單位；檔案管理工作；規(guī)范化；標(biāo)準(zhǔn)化

檔案管理工作不僅是事業(yè)單位的一項重要工作內(nèi)容，也是組織機(jī)構(gòu)日常運作的一個關(guān)鍵階段。對各機(jī)關(guān)單位的檔案管理進(jìn)行良好管理，促進(jìn)管理工作流程的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，有助于該單位工作的有效開展。在我國處于信息時代和知識經(jīng)濟(jì)時代的新時期，文件檔案管理的作用尚未在當(dāng)前各機(jī)關(guān)單位中得到有效部署，檔案管理的重要作用受其限制也沒有完全顯現(xiàn)出來。因此，在新時期，各機(jī)關(guān)單位需要正確認(rèn)識其在檔案管理方面的工作問題，并采取切實可行的措施來應(yīng)對管理實踐中的問題，努力規(guī)范文件管理和建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化工作，帶動事業(yè)單位快速發(fā)展[1-4]。

1 事業(yè)單位檔案管理的重要性

檔案管理工作主要有以下幾點重要價值：首先，對于事業(yè)單位，它將全面記錄從單位成立到發(fā)展階段或重要時期重要事件等長期記錄，為以后的工作提供有效的行動依據(jù)，不斷積累單位發(fā)展經(jīng)驗，有助于事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展，將為今后的社會工作奠定堅實的基礎(chǔ)。其次，對于單位工作人員，檔案不僅要記錄單位的發(fā)展情況，也能全面保存單位全體工作人員的工作信息檔案，確保工作人員掌握有效的參考資料，促進(jìn)工作快速全面開展。最后，有助于為其他單位提供檔案信息服務(wù)，保護(hù)單位自身的經(jīng)濟(jì)權(quán)益，進(jìn)一步規(guī)范檔案工作。

1.1 檔案管理是深化事業(yè)單位改革的重要部分

在新時期，各機(jī)關(guān)單位將深化內(nèi)部控制管理改革，這更加強調(diào)了內(nèi)部控制管理的重大意義。首先，在信息時代，檔案管理信息化的發(fā)展有利于檔案管理等信息化互聯(lián)網(wǎng)化的發(fā)展，為機(jī)構(gòu)內(nèi)部控制管理改革創(chuàng)造了有利的外部環(huán)境；其次，新時期背景下做好檔案管理工作可以為事業(yè)單位的快速發(fā)展和深化改革打下了堅實的基礎(chǔ)，內(nèi)部控制管理改革離不開檔案管理的支撐；最后，檔案是事業(yè)單位文化宣傳教育的重要信息和資源，檔案對事業(yè)單位的工作活動能否有組織地發(fā)展和促進(jìn)產(chǎn)生直接作用，是機(jī)關(guān)單位的宣傳中心。因此，在新時代，事業(yè)單位必須把握互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)時代的發(fā)展趨勢，推進(jìn)單位檔案管理發(fā)展改革，進(jìn)而帶動檔案管理信息化發(fā)展。

1.2 檔案管理為文書資料管理打下良好條件

文書資料管理是事業(yè)單位檔案管理工作內(nèi)容的關(guān)鍵要素之一，只有良好的創(chuàng)新管理理念才能有利于相關(guān)員工做好文書資料管理工作，有助于事業(yè)單位檔案管理工作的未來持續(xù)發(fā)展。首先，做好文書資料管理可以有助于提高事業(yè)單位檔案信息的利用率，進(jìn)而提高部門的內(nèi)控管理的質(zhì)量；其次，事業(yè)單位需要文本信息和紙質(zhì)記錄信息作為支持和做證，其也是機(jī)構(gòu)日常工作順利開展的重要基礎(chǔ)，只有通過整理好的紙質(zhì)文書記錄才能保證檔案資料的準(zhǔn)確性和檔案信息的準(zhǔn)確性；最后，在信息技術(shù)新時期，有必要加強檔案管理的信息化，各事業(yè)單位可以通過檔案管理的現(xiàn)代化對檔案信息進(jìn)行管理，可以確保檔案信息資源的準(zhǔn)確性和全面性，顯著提升檔案管理的工作效率。

2 事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化戰(zhàn)略研究

2.1 創(chuàng)新檔案管理理念

檔案管理理念對于相關(guān)部門的檔案管理工作非常重要。事業(yè)單位應(yīng)在管理工作開始時創(chuàng)新治理理念，幫助檔案管理者充分認(rèn)識這項工作的意義重大，從根源上推動規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的公司治理工作。特別是在工作實施過程中，科室領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)發(fā)揮自己的作用，每天向員工傳授相關(guān)檔案管理的理論知識的內(nèi)容，這也是提高對員工關(guān)愛水平的一種方式。其次，該事業(yè)單位應(yīng)組織并定期開展創(chuàng)新管理理念文化宣傳活動，不僅可以提高檔案管理人員的工作技能，還可以對檔案管理的概念進(jìn)行適度創(chuàng)新，促進(jìn)檔案管理工作的開展。最后，鑒于當(dāng)前時代發(fā)展背景，檔案管理領(lǐng)域的工作人員需要不斷提高思想、發(fā)展專業(yè)技能、提高整體綜合素質(zhì)、規(guī)范工作流程，同時推動檔案管理領(lǐng)域工作人員的工作方式朝著標(biāo)準(zhǔn)化和統(tǒng)一化的方向開展。

2.2 將信息和通信技術(shù)人才引進(jìn)檔案管理工作

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，信息管理系統(tǒng)得到了廣泛地應(yīng)用。社會各個行業(yè)普遍需要大量的信息技術(shù)人員。因此，事業(yè)單位若希望能夠快速規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理工作，其有必要定期組織檔案管理人員的計算機(jī)技能培訓(xùn)，以使員工能夠提高信息技術(shù)技能和信息專業(yè)水平，提高檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化水平。此外，事業(yè)單位可以聘用大量強大的信息技術(shù)人員，他們不僅可以確保檔案管理團(tuán)隊具有一流的專業(yè)能力，還可以促進(jìn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和發(fā)展。

2.3 建立高素質(zhì)、專業(yè)化的管理團(tuán)隊

在管理工作中，管理人員的自身的素質(zhì)和專業(yè)能力水平與檔案管理的效率和質(zhì)量水平密切相關(guān)，因此，各事業(yè)單位應(yīng)密切關(guān)注管理團(tuán)隊的建設(shè)。第一，各事業(yè)單位應(yīng)分析工作人員的實際水平狀況，并根據(jù)其工作水平提供培訓(xùn)。第二，計算機(jī)技術(shù)作為培訓(xùn)措施的一部分，工作人員應(yīng)接受相關(guān)知識培訓(xùn)，提升計算機(jī)能力。只有這樣，才能促進(jìn)檔案管理的持續(xù)發(fā)展。第三，各部門負(fù)責(zé)人要重點關(guān)注檔案工作，對優(yōu)秀的工作人員給予物質(zhì)獎勵，有效提高工作人員的積極性，最大限度地提高檔案工作人員的整體素質(zhì)和管理能力，從根本上推動檔案工作發(fā)展，最終實現(xiàn)發(fā)展方向的規(guī)范化和規(guī)范化目標(biāo)。

2.4 建立長期機(jī)制

現(xiàn)有的檔案管理工作仍存在許多問題，究其原因是采用了傳統(tǒng)的管理檔案方式，無法提供規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的管理，這對管理工作的效率產(chǎn)生了重大消極影響。因此，事業(yè)單位必須以管理標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化為主要改革任務(wù)，及時解決管理工作中遇到的問題，對管理問題精準(zhǔn)化提出解決方案，建立長效管理機(jī)制?？傮w而言，有必要根據(jù)本單位的檔案管理工作適應(yīng)實際，以檔案的各個方面為出發(fā)點，完善管理制度，確保檔案管理過程足夠規(guī)范化。為了規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)檔案管理工作，事業(yè)單位需要建立健全的制度框架制度，如定期考察方案和評估制度。在每年年底的績效考核過程中，每個部門都必須有一個部門提交一份登記表，以加強審計工作，將各方面的工作逐步落實開展并確認(rèn)，確保登記表的內(nèi)容準(zhǔn)確，然后與登記表一起審查記錄，如果出現(xiàn)問題，必須有相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行嚴(yán)重制裁，同時追究部門責(zé)任。為了使檔案管理的流程更加規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)增加核查工作，分為年度核查、年中核查和季度核查，最好進(jìn)行隨機(jī)核查或?qū)徲嬊耙荒陮徍诉^程中出現(xiàn)的問題。因為人事檔案關(guān)系著人事的切身利益，影響著黨和國家的發(fā)展速度，因此必須建立制度完善的人事檔案管理方案。當(dāng)然，制度的實施是特別重要的。針對現(xiàn)狀，本著《條例》精神，建立健全支持體系，細(xì)化并完善檔案管理措施，完善《條例》的各項要求，增大監(jiān)督檢查力度，遇到問題及時解決，定期針對性檢查，關(guān)注人事檔案的各個方面，有效利用檔案信息，為事業(yè)單位提供準(zhǔn)確的信息依據(jù)，提高專業(yè)人才儲備，帶動事業(yè)單位檔案事業(yè)的持續(xù)發(fā)展。

3 結(jié)語

總之，采用檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，對于機(jī)關(guān)事業(yè)單位至關(guān)重要。通過定義概念、理解其目的及產(chǎn)生的作用，可以為檔案記錄的系統(tǒng)、高效和負(fù)責(zé)任地管理鋪平道路。本文討論的方法提供了實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化的必要性，雖然可能會出現(xiàn)挑戰(zhàn)，但解決這些挑戰(zhàn)最終將改善檔案管理，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展提供支持。在以后，為適應(yīng)時代的發(fā)展，機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要根據(jù)自身實際情況和檔案管理過程中存在的問題，不斷采取建設(shè)性的強化措施。

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