基于質(zhì)量管理的科研單位檔案管理問題及對策

科研單位資料較多且專業(yè)性較強，若按照簡單的檔案管理辦法來管理科研單位檔案，將會影響整個檔案管理的效果?；谫|(zhì)量管理，對科研單位檔案進(jìn)行有效管理將有助于提高檔案管理效率，同時也有助于科研單位檔案調(diào)用。目前，多數(shù)科研單位都只是對檔案進(jìn)行簡單管理，只有部分科研單位利用信息化系統(tǒng)來提高檔案管理效率，基于質(zhì)量管理的檔案管理方式應(yīng)用不廣泛。本文基于質(zhì)量管理對科研單位檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行研究，并結(jié)合南海水產(chǎn)研究所進(jìn)行案例分析，提出相應(yīng)對策，提升科研單位檔案管理工作效率。

《質(zhì)量管理體系基礎(chǔ)和術(shù)語》對質(zhì)量管理定義表述為：“質(zhì)量管理，包括制定質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)[1]”。通過質(zhì)量管理可以規(guī)范管理多個項目，提升項目工作效率。這同樣適用于科研單位，科研單位多數(shù)檔案信息為科研項目有關(guān)內(nèi)容，其中包括科研項目的起始時間、科研項目取得的成果、科研項目每一個階段所取得的成績以及科研項目的實際研究團(tuán)隊等[2]。這些信息較為復(fù)雜，需要從質(zhì)量角度對信息進(jìn)行處理，從而提高檔案應(yīng)用效率。為此，我國多個地區(qū)的科研單位都開始注重檔案質(zhì)量管理，如為突出檔案質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，廣東省精選22個省級檔案科研項目來參與質(zhì)量管理計劃[3]。其中就包括南海水產(chǎn)研究所。本文針對這一情況進(jìn)行具體研究，并結(jié)合南海水產(chǎn)研究所檔案質(zhì)量管理工作情況進(jìn)行具體研究，提出提高檔案管理質(zhì)量對策建議。

1基于質(zhì)量管理的科研單位檔案管理現(xiàn)狀

1.1檔案質(zhì)量管理要求

在對科研單位檔案進(jìn)行質(zhì)量管理的過程中，需要遵守一定要求。在對南海水產(chǎn)研究所檔案進(jìn)行質(zhì)量管理時，也需要基于以下要求：

首先，要保證資料的完整性和準(zhǔn)確性。檔案信息是后續(xù)管理的基礎(chǔ)，一旦這些信息出現(xiàn)披露就會影響到后續(xù)管理的準(zhǔn)確性[4]。建所以來，研究所共承擔(dān)3 300多項國家級、?。ú浚┘壙蒲许椖?，取得的科研成果就有1 800多項[5]。保證資料的完整性和準(zhǔn)確性是南海水產(chǎn)研究所進(jìn)行檔案質(zhì)量管理的首要條件。

其次，要及時且系統(tǒng)對現(xiàn)有檔案內(nèi)容進(jìn)行整理和分類。其中，及時指的是南海水產(chǎn)研究所檔案管理者要對檔案進(jìn)行隨時管理，避免檔案在科研活動中遺失或缺失[6]；系統(tǒng)性則指的是，南海水產(chǎn)研究所必須按規(guī)定將所有歸檔文件材料進(jìn)行系統(tǒng)整理，形成相互關(guān)聯(lián)的案卷[7]。因為南海水產(chǎn)研究所項目多且下屬子單位眾多，即設(shè)有7個管理機構(gòu)、7個研究室、8個科技支持機構(gòu)等[8]。如果不能及時且系統(tǒng)對檔案進(jìn)行規(guī)整，就會影響到之后的檔案管理工作。

最后，利用時間戳建立追溯體系。時間戳是使用數(shù)字簽名技術(shù)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)[9]。通過時間戳可以找出檔案管理每個階段的負(fù)責(zé)人，同時也可以清楚的知道每個階段檔案的時間等信息[10]。

1.2檔案質(zhì)量管理流程

南海水產(chǎn)研究所檔案質(zhì)量管理是按照既定流程來進(jìn)行的，具體流程如圖1所示。

從圖1中可知，南海水產(chǎn)研究檔案質(zhì)量管理流程包含4個方面，即檔案管理制度的構(gòu)建；檔案管理部門建立及人員部署；檔案的收集、歸檔、整理；檔案的實際應(yīng)用等。在運轉(zhuǎn)過程中要按照三大要求來進(jìn)行。這樣才能保證整個檔案質(zhì)量管理流程的正常運轉(zhuǎn)。其中，依照質(zhì)量管理原則，流程中的4個方面均具有質(zhì)量管理目標(biāo)[11]，如下所示：

第一個環(huán)節(jié)，構(gòu)建階段的管理目標(biāo)：為所有檔案管理環(huán)節(jié)、崗位、人員設(shè)定質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。

第二個環(huán)節(jié)，提升檔案管理的專業(yè)性（部門建立目標(biāo)）；嚴(yán)格按照規(guī)范和制度進(jìn)行檔案操作（人員部署目標(biāo)）。第三個環(huán)節(jié)，收集、歸檔、整理階段的管理目標(biāo)：文件材料完整、系統(tǒng)（收集目標(biāo)）；保證檔案實體數(shù)據(jù)均有保存（歸檔目標(biāo)）。第四個環(huán)節(jié)，實際應(yīng)用的管理目標(biāo)：可以滿足研究人員多種需求，如查詢、影印、分析、編研等。

2科研單位檔案管理存在問題

2.1科研檔案數(shù)量過多，質(zhì)量管理難度加大

南海水產(chǎn)研究所目前的科研項目以及下屬機構(gòu)數(shù)量很多；在職人員309人，其中高級研究人員123名；研究部門涵蓋范圍較廣（海洋生物功能實驗、海洋漁業(yè)科技研究等）；館藏資源極為豐富（魚類、甲殼類等上千種標(biāo)本；紙質(zhì)文獻(xiàn)6萬多冊；電子圖書2萬多冊）[8]。以上信息均需要進(jìn)行歸檔管理，而如此龐大數(shù)量檔案數(shù)據(jù)會增大質(zhì)量管理難度。但就目前情況可知，南海水產(chǎn)研究所在引入了檔案管理體系的基礎(chǔ)上，仍然采用“人工+電子”結(jié)合的方式來進(jìn)行檔案質(zhì)量管理工作，這樣很容易出現(xiàn)檔案管理錯誤。

2.2質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，影響檔案質(zhì)量管理效果

南海水產(chǎn)研究所檔案信息還存在專業(yè)性過強的情況。因此，該單位各檔案在內(nèi)容性質(zhì)、記錄、手段和載體形式上有明顯區(qū)別[12]。尤其是涉及海洋生物繁殖和培育技術(shù)方面的內(nèi)容，更是需要專業(yè)人員來進(jìn)行記錄。但是每個部門的記錄習(xí)慣不同，設(shè)定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)也不相同，這會導(dǎo)致檔案質(zhì)量管理時出現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、歸檔管理難度加大等問題。

2.3過于注重檔案信息處理，忽視檔案服務(wù)功能

檔案管理工作目標(biāo)是為了服務(wù)檔案信息使用人員[13]。但南海水產(chǎn)研究所卻在實際的檔案質(zhì)量管理中，忽視了這一中心功能。即將檔案管理工作的重點放在檔案質(zhì)量管理流程的第三步—檔案的收集、歸檔、整理，卻忽視了流程的最后一步—檔案的應(yīng)用服務(wù)。

2.4人員專業(yè)性不足，影響質(zhì)量管理思想應(yīng)用

人員是檔案質(zhì)量管理的主體，雖然可以利用數(shù)據(jù)平臺來對檔案進(jìn)行快速處理，但是，這些均需要人員來進(jìn)行具體操作[14]。而且，南海水產(chǎn)研究所檔案部門并沒有完全實現(xiàn)數(shù)字化管理，在管理中對于人員有較大的倚重。從南海水產(chǎn)研究所當(dāng)前檔案管理人員的綜合素質(zhì)情況可知，其存在專業(yè)性不足的問題，而這會影響到質(zhì)量管理思想的具體落實和應(yīng)用。這一點從南海水產(chǎn)研究所招聘簡介中就可以看出，其只在某一非檔案部門招聘了計算機科學(xué)與技術(shù)專業(yè)人員，且數(shù)量較少[15]。

3科研單位檔案高質(zhì)量管理對策

3.1利用大數(shù)據(jù)技術(shù)提高質(zhì)量管理效率

南海水產(chǎn)研究所需要構(gòu)建檔案信息管理的專屬系統(tǒng)，在此過程中需要利用大數(shù)據(jù)技術(shù)及區(qū)塊鏈技術(shù)來對整個系統(tǒng)進(jìn)行模塊劃分，劃分過程中以研究所部門及其附屬機構(gòu)作為標(biāo)準(zhǔn)，為其構(gòu)建子區(qū)塊鏈，最終形成主鏈和分鏈的模式。在實際應(yīng)用過程中，各部門及附屬機構(gòu)單獨建立檔案數(shù)據(jù)庫，并將權(quán)限開放給主鏈，這樣即保證了各部門資料的私密性，同時也不妨礙檔案資料共享及檔案集中管理。除此之外，研究所在應(yīng)用該系統(tǒng)對檔案進(jìn)行質(zhì)量管理時，應(yīng)該依照質(zhì)量管理思想，注重檔案信息的總結(jié)和匯總。

3.2擬定統(tǒng)一質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，推行檔案質(zhì)量管理

針對南海水產(chǎn)研究所檔案質(zhì)量管理中質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一的情況，需要擬定統(tǒng)一檔案質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，推行檔案質(zhì)量管理。為此，南海水產(chǎn)研究所檔案管理部門應(yīng)該先對檔案內(nèi)容進(jìn)行分類。在分類過程中可以像動植物的綱、目、科等對檔案進(jìn)行層次劃分，在根據(jù)每個層次進(jìn)行具體類別劃分?？梢苑譃槿齻€層次，第一層以機構(gòu)為單位，進(jìn)行檔案標(biāo)準(zhǔn)設(shè)立；第二層次則以部門為單位進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)設(shè)定；第三個層次是具體科研項目的標(biāo)準(zhǔn)設(shè)立。標(biāo)準(zhǔn)包括時間、人員、內(nèi)容等多個元素。為了保證這一標(biāo)準(zhǔn)設(shè)定的順利推定，還需要擬定相應(yīng)的管理制度，各部門需要按照標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行信息記錄，如果不按照標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行，將承擔(dān)責(zé)任。

3.4以服務(wù)為重進(jìn)行檔案質(zhì)量管理

檔案質(zhì)量管理的目的是為了讓科研人員及其他人員可以迅速獲取想要得到的檔案信息。而南海水產(chǎn)研究所檔案質(zhì)量管理工作重點卻放在了信息收集、歸檔、整理環(huán)節(jié)。雖然該環(huán)節(jié)可以直觀的應(yīng)用質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，但是也不能忽視服務(wù)的重要性。為此，應(yīng)該建立以服務(wù)為中心、以檔案信息處理為基礎(chǔ)的檔案質(zhì)量管理體系，如圖2所示。圖中，用戶可利用平臺進(jìn)行數(shù)據(jù)查詢，也可以通過平臺反饋信息意見，從而進(jìn)一步完善后續(xù)檔案信息處理工作。在此過程中，需要結(jié)合質(zhì)量管理思想，為信息服務(wù)的每個環(huán)節(jié)設(shè)定目標(biāo)及信息標(biāo)準(zhǔn)，提升服務(wù)效率。

3.3加強人員培養(yǎng)，提高檔案管理部門專業(yè)性

為了提高南海水產(chǎn)研究所檔案管理工作的專業(yè)性，需要加強檔案管理人員專業(yè)性培養(yǎng)。為此，可以通過建立質(zhì)量管理及信息技術(shù)培訓(xùn)機制來達(dá)到這一目的。培訓(xùn)機制構(gòu)建包含培訓(xùn)計劃和目標(biāo)擬定；培訓(xùn)內(nèi)容設(shè)計；培訓(xùn)考核；培訓(xùn)評估等。其中，培訓(xùn)計劃和目標(biāo)設(shè)定要以檔案部門質(zhì)量管理工作情況為前提進(jìn)行具體計劃及目標(biāo)的擬定。即計劃時間要與部門工作時間相符；培訓(xùn)內(nèi)容實際要與設(shè)定的培訓(xùn)目標(biāo)相契合，并根據(jù)被培訓(xùn)人員的接受能力進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整；培訓(xùn)考核包括定期考核和抽查，其考核結(jié)果將與檔案管理人員的績效工資關(guān)聯(lián)；培訓(xùn)評估則是對質(zhì)量管理內(nèi)容培訓(xùn)的效果進(jìn)行評估，以此為后續(xù)培訓(xùn)計劃擬定進(jìn)行調(diào)整。

4結(jié)論

通過實施質(zhì)量管理，可以保證檔案收集工作、檔案整理工作、檔案利用全過程真實完整、可控可查、安全可靠并具有憑證作用[16]。當(dāng)前，越來越多的科研單位開始利用質(zhì)量管理理念與大數(shù)據(jù)系統(tǒng)進(jìn)行結(jié)合，最終保證檔案管理工作高效。但因為該理念提出時間較短，應(yīng)用過程還存在一些不足。為此，本文對其進(jìn)行了具體研究，并結(jié)合南海水產(chǎn)研究所檔案管理工作實例，提出了改善建議。這對南海水產(chǎn)研究所檔案管理工作檔案管理質(zhì)量提升及其他科研單位檔案質(zhì)量管理有顯著意義。

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基金項目：2023年度海南省哲學(xué)社會科學(xué)規(guī)劃課題“自貿(mào)港建設(shè)背景下海南廉潔文化傳播機制研究（HNSK（ZC）23-185）

（中國熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院科技信息研究所/海南省熱帶作物信息技術(shù)應(yīng)用研究重點實驗室趙云龍）