關(guān)于企業(yè)供應(yīng)商庫建立的幾點思考

國有企業(yè)在開展獨具特色的業(yè)務(wù)活動時，建立供應(yīng)商庫對其規(guī)范采購流程、提升采購效率、把控采購質(zhì)量等有著諸多幫助，也有助于企業(yè)實現(xiàn)降本增效的目的，提高市場競爭優(yōu)勢。但是上海國資委在2023年公開的《上海市國資監(jiān)管企業(yè)招標投標合規(guī)管理問答》表明，當前關(guān)于國有企業(yè)建立和使用合格供應(yīng)商庫方面的法律法規(guī)并不完善，規(guī)劃區(qū)域需要參照《招標投標法》建立可行的行業(yè)供應(yīng)商庫。基于此，本文針對企業(yè)建立供應(yīng)商庫展開詳細研究，并提出可行的、精細化的建立路徑，如基于業(yè)務(wù)實際設(shè)置采購需求、設(shè)置供應(yīng)商準入條件、尋找合適的采購管理系統(tǒng)、管理供應(yīng)商庫等，可供借鑒。

黨中央、國務(wù)院提出在全國范圍內(nèi)統(tǒng)一市場的部署，規(guī)范央企采購交易，提高供應(yīng)商質(zhì)量和采購速率的背景下，于2022年正式上線采購交易供應(yīng)商信用認證評價系統(tǒng)。在對該系統(tǒng)運營進行評價時，可分別從經(jīng)營合規(guī)與否、財務(wù)實力、綜合能力、社會責任、發(fā)展前景、管理能力、可持續(xù)供應(yīng)物資能力、交易信用度、履約能力等多個方面著手。由此可見，建立合規(guī)的供應(yīng)商庫是大勢所趨、是市場競爭的必然產(chǎn)物、是滿足供應(yīng)交易效率和質(zhì)量提升的科學(xué)要求，基于此，本文主要針對如何建立供應(yīng)商庫話題展開討論，著重提出解決策略和方法，保證供應(yīng)商庫管理合法、合規(guī)。

建立供應(yīng)商庫的合法合規(guī)路徑

基于業(yè)務(wù)實際設(shè)置采購需求

企業(yè)建立供應(yīng)商庫需要對市場上已有供應(yīng)商進行大致分類，具體可分為如下八個類別：辦公用品類（文件、文具）、固定資產(chǎn)類（辦公桌、電腦、打印機、碎紙機）、生產(chǎn)物料類（原輔料、半成品、成品、輔助物資、包裝）、通訊類（會議系統(tǒng)服務(wù)商，電信、移動、聯(lián)通三大通信運營商）、快速物流類（大型物件物流，順豐、韻達、圓通、EMS郵政、極兔等快遞）、證照注冊服務(wù)類（資質(zhì)證件評審）、活動會議類（策劃、場地方、舉辦活動方）、工程裝修類（空間設(shè)計、空氣凈化、消防）。有了八大基本供應(yīng)商類別后，企業(yè)需要依據(jù)與供應(yīng)商的合作頻率、合作深度進一步劃分為短期合作（合作關(guān)系只有一次或幾次，合作完成后無關(guān)聯(lián)）、長期合作（合作關(guān)系長期存在，力求實現(xiàn)雙贏）、戰(zhàn)略聯(lián)盟（與供應(yīng)商之間形成合作鏈條，關(guān)聯(lián)度更深）三大類。按照如上分類依據(jù)劃分后，企業(yè)基本的供應(yīng)商庫框架也完成了初步搭建。

設(shè)置供應(yīng)商準入條件

企業(yè)無論選擇哪個供應(yīng)商與之建立合作關(guān)系，都需要事先衡量供應(yīng)商水平，判斷其是否具備準入供應(yīng)商庫的資格。合格的供應(yīng)商必須滿足如下幾個條件：

一是企業(yè)基本信息完善且無異常。在進行基本信息核驗時，尤其要注意以下幾點：營業(yè)執(zhí)照營業(yè)范圍、本身資質(zhì)、注冊資金、設(shè)立時間、法人等信息是否準確，有關(guān)證件是否在有效期內(nèi)，如有不符一律停止進一步的合作事項。審查一般納稅人證書，同時明確其發(fā)票稅率，避免盲目建立合作關(guān)系。審核其是否存在嚴重失信行為被強制列為失信單位，這類信息可以在信用中國、信用公示系統(tǒng)中查詢。

二是擁有行業(yè)必須認證的許可。不同類型的供應(yīng)商要擁有的認證資質(zhì)不同，如食品制造類企業(yè)必須獲得ISO22000食品安全管理體系認證許可；裝修裝飾類企業(yè)必須獲得ISO14001的環(huán)境管理體系認證許可等等。

三是供應(yīng)商企業(yè)需要提供一份完整的備選采購物資歷年交易價格，以供參照。與供應(yīng)商合作期間，需要規(guī)范協(xié)議商討、合同簽訂流程，為其順利實現(xiàn)合作、完成交易提供法律保障。

四是對供應(yīng)商進行年度綜合性評估。在準入供應(yīng)商庫時對其進行的綜合能力、條件評估的評估結(jié)果有效期為一年，后期每年都要重新評估一次，并及時更新供應(yīng)商庫中的記錄信息，確保所存儲信息符合最新供應(yīng)商發(fā)展現(xiàn)狀。如此才能保障供應(yīng)商的基本經(jīng)營信息、現(xiàn)狀公開透明，也能夠有效避免后續(xù)合作中的隱性隱患。

尋找合適的采購管理系統(tǒng)

企業(yè)應(yīng)用采購管理系統(tǒng)可以實現(xiàn)各關(guān)聯(lián)環(huán)節(jié)的線上統(tǒng)一管控，包括供應(yīng)商選擇、提出采購申請、制定采購計劃、實施采購招投標、簽訂采購合同、出具訂單、驗收采購物資并付款等所有環(huán)節(jié)都能涵蓋在采購系統(tǒng)中。企業(yè)可以從市場上引入功能固定的系統(tǒng)進行應(yīng)用，這種方式雖然前期花費少，且系統(tǒng)投入使用快，但是后期可能因系統(tǒng)與實際業(yè)務(wù)流程不匹配而產(chǎn)生諸多操作矛盾，不僅無法為采購環(huán)節(jié)提供助力，反而會成為人員的操作負擔。還有一種采購系統(tǒng)的則要求企業(yè)自行設(shè)計功能、自行聘請研發(fā)團隊建設(shè)，這種方式雖然花費資金體量大，涉及周期長，但是該類系統(tǒng)一旦投入使用，必然對其發(fā)展有著極大助力。當然企業(yè)需要依據(jù)自身經(jīng)濟實力、實際采購需求等選擇合適的系統(tǒng)引入方式。

例如聯(lián)想應(yīng)用的Ariba采購系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)預(yù)算管理、供應(yīng)商管理、合同管理、訂單與物資驗收管理、發(fā)票付款驗收管理、報告及數(shù)據(jù)管理等諸多板塊的連接，使得與采購有關(guān)的流程都能夠在線上透明化地體現(xiàn)，對企業(yè)實現(xiàn)規(guī)范化管控有著很大助力，見下圖1。

管理供應(yīng)商庫

首先，績效管理。對供應(yīng)商進行績效考核，主要可以從產(chǎn)品質(zhì)量、交貨時效性、交貨總量、交易價格、雙方配合度默契度、信用度等幾方面著手，具體考核指標的設(shè)置要求各企業(yè)自行依據(jù)實際業(yè)務(wù)需求制定。對供應(yīng)商開展績效管理，一方面能夠公正判斷供應(yīng)商執(zhí)行合約情況，一旦在績效評價中發(fā)現(xiàn)出現(xiàn)合約履行偏差，則要快速調(diào)整，提升人員響應(yīng)度，避免后期出現(xiàn)嚴重的供貨失誤；另一方面能夠作為衡量供應(yīng)商整體能力的重要依據(jù)，也可以為后續(xù)分配物資采購額度做重要參照資料。

其次，培養(yǎng)管理。企業(yè)采購的最終目的是花費最小的成本購買質(zhì)量較高的產(chǎn)品或超出預(yù)期的服務(wù)，且能夠滿足產(chǎn)品或服務(wù)交付在規(guī)定時間內(nèi)。而要想實現(xiàn)這一目的，就要對諸多供應(yīng)商進行管控，具體培養(yǎng)措施：其一，公正對待供應(yīng)商。雖然在合作中，我方企業(yè)可能處于甲方，有著一定的合作優(yōu)勢，但是要意識到供應(yīng)商在合作中起到的重要作用，因此要平等地對待供應(yīng)商，主動與供應(yīng)商建立良好關(guān)系，在保障自身合法權(quán)益的同時也要維護供應(yīng)商的利潤率，不能用頤指氣使的態(tài)度對待合作供應(yīng)商。其二，企業(yè)管理者要意識到擁有優(yōu)質(zhì)的、靠譜的供應(yīng)商對自身發(fā)展的重要作用，從戰(zhàn)略高度選擇合適的供應(yīng)商，必要時可以為供應(yīng)商提供各種力所能及的幫助。比如幫助供應(yīng)商進行人員培訓(xùn)、人員職業(yè)前景規(guī)劃、為其提供更多學(xué)習(xí)交流機會，鼓勵供應(yīng)商不斷成長進步。如此幫扶既增加了供應(yīng)商對本企業(yè)的黏性，也便于企業(yè)在未來享受一定的培訓(xùn)付出成果，屬于典型的吃水不忘挖井人、幫人幫己的雙贏行為。其三，適當進行文化輸出，不斷向合作方輸出本企業(yè)文化。比如在與供應(yīng)商商討合同細則時，如果出現(xiàn)合同條款無法涵蓋的內(nèi)容，甲方企業(yè)就可以適當在解決問題時輸出部分自身文化理念，促成雙方愉快合作，如此也能夠增強供應(yīng)商對本企業(yè)的文化認可，提高其合作忠誠度。

三是供應(yīng)商庫補充。企業(yè)在市場中運營發(fā)展，業(yè)務(wù)領(lǐng)域、范圍會隨之擴充，供應(yīng)商規(guī)模也需要隨之增加，從而不斷擴充供應(yīng)商庫。具體擴充方式有：與行業(yè)協(xié)會保持良好溝通，從中了解更多優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商名錄，綜合評估后判斷是否予以準入供應(yīng)商庫資格；在產(chǎn)品展銷會上收集諸多供應(yīng)商信息，并對其實力、相關(guān)信息逐一核實，考慮是否可進一步建立合作關(guān)系；鼓勵當前優(yōu)質(zhì)合作供應(yīng)商推薦更多可靠的供應(yīng)商；定期進行公開招標，通過透明化的方式選擇合適的供應(yīng)商。

四是實現(xiàn)動態(tài)化供應(yīng)商評價系統(tǒng)。企業(yè)管理供應(yīng)商庫是一個動態(tài)的過程，所有入庫供應(yīng)商在實際履約過程中都要有相應(yīng)的人員負責實施動態(tài)化的追蹤管控。企業(yè)需要制定完善的供應(yīng)商庫評估機制，對供應(yīng)商實際履約情況進行公平公正的評價。評價機制中要對供應(yīng)商不同階段的行為分別進行評估，并通過分析匯總評價結(jié)果把供應(yīng)商劃分為四個等級——戰(zhàn)略級、優(yōu)秀級、合格級、不合格級。對于評估中表現(xiàn)較好的供應(yīng)商可適當予以獎勵，反之出現(xiàn)逾期未交貨、貨物質(zhì)量不佳等問題的供應(yīng)商要予以處罰，按照合同中約定條款進行自身權(quán)益維護，表現(xiàn)很差的供應(yīng)商則直接在供應(yīng)商庫中予以刪除，不再與之建立合作關(guān)系。

企業(yè)建立和管理供應(yīng)商庫的注意事項

企業(yè)建立供應(yīng)商庫是一項長期性的、系統(tǒng)性的工程，過程中有關(guān)人員都要謹慎小心認真，才能避免各種隱藏風險。為此，企業(yè)建立供應(yīng)商庫系統(tǒng)及操作系統(tǒng)時要注意如下具體事項：

健全工作機制

企業(yè)建立供應(yīng)商庫時，為了保障其供應(yīng)商庫的規(guī)范、科學(xué)、嚴謹、嚴肅、公平、公正性，需要有精細化的工作機制、有計劃的制度體系做后盾。企業(yè)可以單獨設(shè)置供應(yīng)商庫管理小組，任命領(lǐng)導(dǎo)人為小組組長，組員包含其他精通財務(wù)、會計、經(jīng)濟、技術(shù)、系統(tǒng)、業(yè)務(wù)等領(lǐng)域的人員。供應(yīng)商庫管理小組要定期召開會議，公布具體管理準則、綱領(lǐng)性制度、具體管理流程、評分標準等內(nèi)容，使采購工作能夠合理有序開展。

制定評分細則，選擇有潛力的供應(yīng)商

企業(yè)可以安排專門的小組成員負責評分細則的制定，根據(jù)現(xiàn)有的準入標準、供應(yīng)商管理制度等確定合適的評分細則，保證每一個供應(yīng)商都能夠被公平公正對待。企業(yè)在選擇供應(yīng)商時并不能局限于眼前利益，也不能用停滯的眼光看待供應(yīng)商，由于合作是長期性的，因此在選擇供應(yīng)商時要用發(fā)展的、辯證的眼光判斷，選擇有潛力的、合作過程雙方都愉快的供應(yīng)商。合作過一次后還要對供應(yīng)商整體情況進行打分，判斷其是否能夠作為長期合作方，如果合作中出現(xiàn)物質(zhì)質(zhì)量差、售后態(tài)度差等情形則予以排除，不再作為合作備選對象。

規(guī)避采購風險

管理供應(yīng)商庫期間需要對采購涉及的諸多環(huán)節(jié)進行全面管控，提前預(yù)防識別其風險點，盡可能避免風險發(fā)生，即便無法避免也要將損失降至最低。為了規(guī)避風險，企業(yè)可以設(shè)置供應(yīng)商分層級、合同復(fù)審、項目復(fù)審、內(nèi)控手冊等方式規(guī)范采購過程。還要對重點環(huán)節(jié)、潛在風險點、人員等進行特別關(guān)注，如圖2中各環(huán)節(jié)可能存在的違法違規(guī)犯罪事實。

總而言之，企業(yè)建立供應(yīng)商庫，并輔以科學(xué)的管理是一項任重而道遠的工作，需要企業(yè)方面為此投入足夠的精力，才能保障該系統(tǒng)成為采購人員的工作助力，而不是拖累。本文對企業(yè)建立供應(yīng)商庫的必要性、合法合規(guī)路徑、注意事項都進行了詳細探究，比如提到的注意事項有：遵循合適原則、健全工作機制、制定評分細則，選擇有潛力的供應(yīng)商、維護與供應(yīng)商的互幫互助關(guān)系、規(guī)避采購風險等。希望在供應(yīng)商庫的輔助下，能夠切實幫助企業(yè)實現(xiàn)內(nèi)部管理水平的提升，樹立良好的外在形象，打造品牌優(yōu)勢，促進企業(yè)節(jié)省大量的成本，獲取可觀的經(jīng)濟效益，助力企業(yè)不斷發(fā)展壯大。

（作者單位：山西文旅新能集團有限公司）