信息化背景下如何創(chuàng)新文書檔案管理

［關鍵詞］信息化建設；文書檔案管理；創(chuàng)新

隨著計算機技術的飛速發(fā)展，其被諸多行業(yè)以及領域應用。人們從傳統(tǒng)的紙張書本閱讀，改變?yōu)榫€上電子圖書閱讀，多樣化的電子文檔應運而生，傳輸信息的形式轉變，利用計算機技術和設備，將各種傳統(tǒng)介質的文書檔案整合成各種數據庫，逐漸取代紙張記錄信息的形式，然后通過網絡和信息系統(tǒng)提供的檔案信息服務。在此背景下，一定要緊跟信息化時代檔案管理發(fā)展的步伐，不斷創(chuàng)新，并調整文書檔案管理模式，利用新時代技術不斷提升檔案管理水平，通過應用信息化技術，創(chuàng)新文書檔案管理模式，讓檔案管理更加高效，檔案管理模式更全面，促進檔案管理工作高質量發(fā)展。文書檔案管理彰顯重要意義，對檔案管理工作者來說，也要不斷創(chuàng)新思維，完善信息化管理系統(tǒng)，強化檔案管理法治意識，強化文書檔案加密防護工作。這樣才能將文書檔案管理工作做優(yōu)做強。本文針對信息化背景下如何創(chuàng)新文書檔案管理展開分析。

1．信息化背景下文書檔案管理工作創(chuàng)新的意義

1.1 使文書檔案工作更加高效快捷

隨著信息技術的發(fā)展，計算機信息水平不斷提升，文書檔案管理工作引入信息技術，實現工作模式的創(chuàng)新，讓文書檔案管理工作變得更加高效便捷。利用計算機進行文書檔案的處理也可以縮短工作時長，同時應用計算機進行工作，也可以使質量和效率不斷提升。與傳統(tǒng)的文書檔案工作相比，利用計算機信息技術進行文書檔案的管理和操作能減少工作的失誤。傳統(tǒng)模式的文書檔案管理工作，需要時刻保持細心謹慎的態(tài)度，如果發(fā)生錯誤就需要重新進行檔案整理，使工作的時間延長。與傳統(tǒng)文書檔案管理工作相比，信息化的文書檔案管理能夠讓工作人員在搜尋檔案時通過檢索功能，輕松獲取，可以根據日期、關鍵詞等要點進行快速查找，進而使查閱速度不斷地提升。

1.2 文書檔案傳遞工作安全迅速

文書檔案傳遞工作也是文書檔案管理工作的關鍵內容，融入信息技術，也能夠讓文書檔案的傳遞工作變得更加迅速安全。由于利用信息技術能夠讓文書檔案傳遞受到信息化保護，所以，為文書檔案工作人員減輕煩惱。需要創(chuàng)建暢通、安全的內部網絡，讓文書檔案實現迅速的流轉。同時利用此種傳遞方法，也可以防止傳統(tǒng)紙質文書檔案在流轉過程中出現損壞、丟失等問題，進而能夠保證完整性。但是需要引起重視的是數字化文書的安全問題。

2．當前檔案管理工作存在的問題

2.1 檔案管理制度與時代發(fā)展脫節(jié)

目前，我國檔案管理工作已經逐漸實現了信息化，但在落實過程中，缺少完整健全的信息化管理制度體系，還需要調整和優(yōu)化。當今文書檔案管理工作效率和品質都在提升，但存在不足。當下，文書檔案管理信息化已經受到關注，能夠明確文書檔案信息化的重要性。對其引入許多的資源實現了信息化，彰顯一定效果[1]。但是在實現文書檔案管理創(chuàng)新過程中也缺少人力、物力、財力的支撐。一些企業(yè)規(guī)模不大，為了節(jié)約成本，并沒有針對檔案管理的基礎設施以及管理模式加大投入力度。這種方式并不能彰顯文書檔案管理的優(yōu)勢，致使檔案的利用率降低，進而對檔案管理工作信息化建設產生不利的影響。很多單位也沒有投入資金支持，這就讓檔案管理設施不能得到完善。例如，數據丟失、資料查詢困難等，進而沒有辦法彰顯檔案管理功能[2]。

2.2 檔案管理法制意識不夠強

基于當下的社會背景，法治化建設速度提升。當今時期，檔案管理工作未能緊跟法治化發(fā)展步伐，導致有些企業(yè)沒有深入落實依法管檔。企業(yè)的員工沒有較高的法律意識。當今，檔案管理工作法律法規(guī)一定要提高宣傳力度。但是，當下是以經濟利益，作為評價企業(yè)運行狀態(tài)的準則，致使許多企業(yè)的管理層僅重視業(yè)務[3]。對檔案管理人才隊伍沒有進行擴充，讓檔案管理工作過于單一，形式化、淺表化。

2.3 檔案管理人員專業(yè)水平不高

許多檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)以及專業(yè)水平不高，這也是當下檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展中非常重要的影響因素。當下，檔案管理工作人員專業(yè)水平不高的主要原因在于傳統(tǒng)的檔案管理觀念根深蒂固，致使在短期內不能實現檔案管理模式的轉型，同時這些工作人員的管理水平以及管理能力不高，針對新型的檔案管理技術不夠熟知。所以，檔案管理工作人員的專業(yè)水平還需要不斷提升[4]。另外，單位對檔案管理工作人員不夠重視，對培養(yǎng)和管控要求不高，進而讓檔案管理人員能力難以提升。部分企業(yè)并沒有設立專業(yè)的人員進行管理，很多企業(yè)設置的都是兼職人員，僅是對檔案進行收集、存儲等，致使檔案管理水平一直難以提升。傳統(tǒng)檔案管理工作，只需要做好文件歸檔、資料分類等，對其專業(yè)水平沒有過高的要求，有些檔案管理人員的年齡偏大，對電腦、掃描儀等辦公設備不能熟練操作，無法實現信息化管理。一方面，有些領導并沒有意識到檔案管理工作的重要性，即便不斷完善檔案管理的軟件和硬件設施，但對于管理人員也沒有進行培訓，致使在操作過程中并不熟練，整體工作水平不高，出現了資源浪費[5]。另一方面，檔案管理人員能力不足，并沒有針對信息技術進行學習，針對檔案管理工作，缺少自我提升、自我創(chuàng)新的熱情，讓信息化的管理工作的優(yōu)勢難以彰顯。

3．信息化背景下創(chuàng)新文書檔案管理的路徑

3.1 強化檔案管理工作思想觀念

在當下信息化快速發(fā)展的環(huán)境中，針對文書檔案管理工作要不斷強化信息化建設觀念。這是非常重要的一個環(huán)節(jié)，也是推動信息化文檔工作發(fā)展的基礎。也要提高信息化管理建設的重視程度，尤其是企業(yè)領導也要肩負起檔案管理責任，針對管理工作各個環(huán)節(jié)都要做好把控工作。帶領企業(yè)其他成員做好組織和建設工作，并設立考核機制，不定期調研和分析，促進工作高效進行。此外，也要深入開展檔案管理工作組織部門的完善，同時應該健全工作責任，不斷提高思想認識，在組織層面處理周全[6]。要加大預算投入，確保經費支出符合標準，對于當下檔案管理工作中出現的不足之處，也應該進行調整和改善，保障能夠讓資金的作用充分發(fā)揮。

3.2 完善檔案信息化管理系統(tǒng)

目前，針對數字化的辦公系統(tǒng)也要做好利用，同時針對此項工作要不斷健全完善。此項工作不但要遵守信息化建設原則和管理方法的要求，也要不斷擴大檔案管理信息化應用規(guī)模。利用打印機、復印機等辦公設備，保障硬件基礎設施完善的情況下，不斷推動文書檔案信息化，補齊短板[7]。

3.3 拓展專業(yè)化檔案管理隊伍

要想促進企業(yè)文書檔案管理工作效率和質量提升，推動文書檔案信息化，就要保障人才隊伍完善，這也是基礎條件。文書檔案管理人員也應該具備較高水平的信息化管理技能。目前，我國許多地區(qū)在開展信息化管理系統(tǒng)建設過程中，初期都是招納許多專業(yè)人才。所以，在檔案管理工作信息化建設中，一定要創(chuàng)設文書檔案管理專業(yè)化隊伍。對此，企業(yè)可以組織定期開展專業(yè)技術培訓，不斷提高檔案管理的能力。同時，不同職責的管理人員也要制定操作準則。應該配備專業(yè)人員開展定期的系統(tǒng)檢查和維護，這樣才不斷強化系統(tǒng)的安全性能[8]。同時也應該不斷擴充檔案管理人才隊伍，融合當下現實需求，不斷提升檔案管理質量。

3.4 開展文書檔案加密防護工作

在開展文書檔案管理工作時，有效應用信息技術能夠讓文書檔案管理水平和品質得以提升。同時，也應該提高重視程度。網絡信息技術能夠為人們供給更多的信息和數據，其海量的信息為人們提供了便捷，能夠便于人們搜尋信息，但是也存在信息泄露的安全隱患。所以，需要針對信息技術合理應用，對于較為私密，以及安全需求較高的文書檔案，要加密設置，并開通訪問權限的限制功能，對文書檔案的預覽范圍進行限制。通過這種方式能夠對企業(yè)的文書檔案信息技術模式應用做好安全保護，保證安全[9]。加密的文書檔案在進行系統(tǒng)錄入時，也應該加以標注，這樣也便于后期查找和搜尋，同時保障信息安全，這些文檔也要經過重復審查。

4. 結論

總而言之，在當今信息化時代背景下，文書檔案管理工作融入信息技術，提升檔案管理效率。但是，信息技術的應用會產生許多問題，阻礙信息技術作用和功能的發(fā)揮。所以，檔案管理人員一定要提高信息化檔案管理水平，深入探究檔案管理與信息技術內在聯(lián)系。