新時(shí)期事業(yè)單位信息資源管理工作的優(yōu)化

對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，檔案管理工作是其工作的重要內(nèi)容。新時(shí)期背景下，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理工作也迎來(lái)了較大的變革，傳統(tǒng)的檔案管理模式逐漸難以滿足當(dāng)前事業(yè)單位發(fā)展的需要?；诖?，現(xiàn)結(jié)合園林局等事業(yè)單位檔案管理工作的情況，分析檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題，對(duì)檔案管理的理念、方法和隊(duì)伍建設(shè)等方面進(jìn)行研究，并提出相應(yīng)的優(yōu)化策略，希望為相關(guān)人員提供一定的參考與借鑒。

事業(yè)單位檔案管理工作的內(nèi)容與意義

事業(yè)單位檔案管理工作的主要內(nèi)容

事業(yè)單位的檔案管理工作主要包括兩個(gè)方面。第一是對(duì)檔案進(jìn)行收集和存儲(chǔ)，第二是對(duì)檔案進(jìn)行開(kāi)發(fā)和利用。由于事業(yè)單位的檔案內(nèi)容具有廣泛性，檔案收集時(shí)涉及的主體較多，檔案管理人員要與事業(yè)單位的各部門(mén)合作將所有信息進(jìn)行搜集，并將搜集來(lái)的信息進(jìn)行分類整理和登記，以便后續(xù)查找和使用。事業(yè)單位的檔案類型較為多樣，包括文書(shū)檔案、圖片檔案、音頻檔案、視頻檔案。在檔案管理工作中，工作人員需要對(duì)這些檔案的價(jià)值進(jìn)行判斷，重點(diǎn)挖掘其中的有用信息。此外，由于事業(yè)單位具有特殊性，承擔(dān)著部分公共服務(wù)的職責(zé)，因此其檔案管理工作也具有公共利益屬性、保密性。

事業(yè)單位檔案管理工作的意義

對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化與更新，創(chuàng)新管理方法，有利于發(fā)揮檔案的信息支撐作用，為部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)作出科學(xué)的決策提供支持。事業(yè)單位大多負(fù)責(zé)社會(huì)的科教文衛(wèi)體等工作，多屬于公益性單位，其檔案具有較高的社會(huì)價(jià)值，與公共事務(wù)密切相關(guān)，做好事業(yè)單位的檔案管理工作，能夠更好地服務(wù)于當(dāng)前和未來(lái)的社會(huì)發(fā)展，同時(shí)也有利于促進(jìn)事業(yè)單位的改革，更好地發(fā)揮出事業(yè)單位的公益服務(wù)職能。因此，事業(yè)單位需要不斷優(yōu)化檔案管理策略，對(duì)檔案管理方法進(jìn)行創(chuàng)新與優(yōu)化，進(jìn)而建立起更符合社會(huì)需要的檔案管理模式。

現(xiàn)存困境與發(fā)展障礙

管理理念陳舊

理念是行為的先導(dǎo)，對(duì)行為起著重要的指引作用。在事業(yè)單位檔案管理工作中，一些部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為檔案管理工作就是對(duì)檔案進(jìn)行收發(fā)和管理。這很容易導(dǎo)致檔案資料收集不及時(shí)、不到位。此外，雖然事業(yè)單位設(shè)有檔案管理部門(mén)，但在實(shí)際工作中檔案管理部門(mén)的獨(dú)立性比較有限，再加上上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作不夠重視、設(shè)備更新以及人才引進(jìn)不到位等因素的影響，事業(yè)單位的檔案管理工作長(zhǎng)期處于相對(duì)滯后狀態(tài)，尤其在信息化建設(shè)和發(fā)展改革方面存在較大不足。這也使得檔案管理工作的實(shí)際效果不佳。

管理方法落后

在進(jìn)行檔案管理時(shí)，事業(yè)單位需要根據(jù)具體的檔案類型采用合適的方法進(jìn)行檔案儲(chǔ)存、利用和開(kāi)發(fā)。事業(yè)單位的檔案類型十分豐富，但是事業(yè)單位在管理和開(kāi)發(fā)檔案時(shí)依然采用傳統(tǒng)的方法。這種方法需要花費(fèi)大量的人力和時(shí)間，并且存在出錯(cuò)率高、檔案容易遭到破壞等問(wèn)題。在信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，事業(yè)單位檔案管理工作迎來(lái)了發(fā)展的契機(jī)，一些新技術(shù)的應(yīng)用使得檔案管理工作的效率更高，但由于檔案管理工作人員的觀念比較落后，依然沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式開(kāi)展工作，導(dǎo)致檔案管理工作的質(zhì)量始終無(wú)法得到實(shí)質(zhì)性的提升。

人才隊(duì)伍建設(shè)存在不足

事業(yè)單位的工作內(nèi)容涉及科技、教育、文化、衛(wèi)生等諸多方面，在檔案管理方面，事業(yè)單位需要擁有專業(yè)背景的人開(kāi)展相關(guān)工作，否則難以對(duì)檔案進(jìn)行專業(yè)化的收集、儲(chǔ)存和開(kāi)發(fā)利用。然而，長(zhǎng)期以來(lái)，由于對(duì)檔案管理工作的重視度不足，事業(yè)單位在檔案管理人才的培養(yǎng)和引進(jìn)方面始終沒(méi)有下足功夫，一些單位甚至并沒(méi)有將檔案管理人才的引進(jìn)納入工作規(guī)劃中，從事檔案管理的大多是兼職人員，由于自身能力有限，他們無(wú)法完全按照工作要求開(kāi)展相關(guān)工作。

資源支持力度有限

從資源建設(shè)的角度看，新時(shí)期背景下的檔案管理工作面臨著較大的變化。在工作內(nèi)容方面，除了要進(jìn)行檔案資料的搜集和整理外，還要基于當(dāng)前檔案管理信息化的發(fā)展趨勢(shì)，積極推進(jìn)信息檢索和統(tǒng)計(jì)分析工作在檔案管理中的落地。這意味著事業(yè)單位各部門(mén)之間要通力配合。同時(shí)，信息化時(shí)代背景下，檔案管理工作的開(kāi)展需要一定的資金支持，進(jìn)而不斷完善基礎(chǔ)設(shè)施。基礎(chǔ)設(shè)施不完善會(huì)導(dǎo)致檔案管理?xiàng)l件極為簡(jiǎn)陋，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的效果，不利于新時(shí)期背景下檔案管理工作的開(kāi)展。

新時(shí)期下事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化策略

更新觀念，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視

在新時(shí)代背景下，事業(yè)單位檔案管理工作人員首先需要更新管理理念，然后從管理方法、隊(duì)伍建設(shè)、管理資源等方面循序漸進(jìn)地優(yōu)化檔案管理工作。檔案管理人員要真正認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，樹(shù)立正確的檔案管理工作理念，做好事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化工作，提高對(duì)檔案開(kāi)發(fā)利用的重視程度，認(rèn)識(shí)到檔案收集、傳輸、儲(chǔ)存的意義。同時(shí)結(jié)合現(xiàn)階段檔案管理信息化的發(fā)展趨勢(shì)，做好事業(yè)單位檔案的留存與開(kāi)發(fā)工作，借助信息技術(shù)更好地挖掘檔案的價(jià)值。對(duì)此，事業(yè)單位需要加大資金投入，借助信息技術(shù)手段使檔案的價(jià)值最大化。事業(yè)單位檔案管理人員要提高對(duì)檔案管理工作的重視程度，及時(shí)改變管理理念，同時(shí)為檔案管理工作爭(zhēng)取更多的設(shè)備和資金支持，有效推動(dòng)檔案管理工作的開(kāi)展。此外，事業(yè)單位要結(jié)合自身需要和單位具體工作的需求及時(shí)調(diào)整檔案管理的方法，并積極開(kāi)展各種培訓(xùn)活動(dòng)，不斷提升檔案管理人員的專業(yè)能力。

創(chuàng)新方法，發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)

在新時(shí)期，要想推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化，事業(yè)單位還要對(duì)檔案管理方法進(jìn)行優(yōu)化，促進(jìn)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)。事業(yè)單位檔案管理人員要利用先進(jìn)的信息技術(shù)深入挖掘檔案的價(jià)值，提高檔案的利用率。一方面，事業(yè)單位要積極引進(jìn)數(shù)字化專業(yè)人才，對(duì)檔案資源進(jìn)行數(shù)字化開(kāi)發(fā)與利用；另一方面，事業(yè)單位要做好檔案數(shù)字化建設(shè)中的設(shè)備配備和系統(tǒng)開(kāi)發(fā)工作。檔案資源開(kāi)發(fā)的一個(gè)重點(diǎn)在于設(shè)備的更新?lián)Q代，如果基礎(chǔ)設(shè)施不到位，那么檔案工作就很難取得實(shí)質(zhì)性的進(jìn)展。對(duì)此，事業(yè)單位要積極推進(jìn)檔案管理數(shù)字化平臺(tái)建設(shè)，提高檔案的管理效率和利用率。

事業(yè)單位還可以通過(guò)引入先進(jìn)的檔案信息系統(tǒng)進(jìn)一步提高檔案數(shù)據(jù)查詢和使用的效率，帶動(dòng)事業(yè)單位檔案管理工作提質(zhì)增效，更好地發(fā)揮檔案管理工作的優(yōu)勢(shì)。在信息技術(shù)的支持下，原本需要耗費(fèi)大量人力、物力的檔案管理工作模式發(fā)生了極大的改變，事業(yè)單位的檔案資料能夠更好地為領(lǐng)導(dǎo)作出決策提供支持。要使檔案資料服務(wù)于事業(yè)單位的技術(shù)研發(fā)、管理創(chuàng)新等工作，就需要結(jié)合現(xiàn)階段檔案管理數(shù)字化的趨勢(shì)，對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)行變革。事業(yè)單位檔案管理工作人員要采用科學(xué)的方法對(duì)檔案信息進(jìn)行搜集，并將其準(zhǔn)確錄入電腦系統(tǒng)中。在利用技術(shù)手段管理檔案的初期，可以采用電子檔案與紙質(zhì)檔案并行的思路，以此保證檔案管理工作的安全性。

加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理工作人員的專業(yè)性

在人才隊(duì)伍建設(shè)方面，事業(yè)單位要注重人力資源的開(kāi)發(fā)和利用，提高單位內(nèi)部檔案管理人員的專業(yè)水平。事業(yè)單位要積極打造一支具有良好綜合素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍，將提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)作為新時(shí)期背景下事業(yè)單位檔案管理工作的核心內(nèi)容。對(duì)此，可以從以下幾方面入手。

第一，要加強(qiáng)人員培訓(xùn)。事業(yè)單位要基于本單位檔案管理的現(xiàn)狀，采用多種方式提高檔案管理工作人員的檔案管理水平不斷提升其專業(yè)素養(yǎng)，使其更好地適應(yīng)信息時(shí)代的要求。

第二，要做好道德培養(yǎng)。在培訓(xùn)內(nèi)容上，不僅要提升事業(yè)單位檔案管理工作人員的專業(yè)能力、綜合素養(yǎng)以及信息化水平，還要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的職業(yè)道德教育。要在培訓(xùn)中通過(guò)新老員工結(jié)對(duì)子的方式，使新老員工相互，進(jìn)而提升事業(yè)單位檔案管理隊(duì)伍的綜合實(shí)力。

第三，要做好人員考核。事業(yè)單位要建立科學(xué)、健全、合理的考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)考核結(jié)果優(yōu)秀的工作人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)考核結(jié)果較差的工作人員進(jìn)行懲罰，以此激發(fā)工作人員的學(xué)習(xí)熱情，在全單位營(yíng)造一種主動(dòng)學(xué)習(xí)的良好風(fēng)氣。此外，事業(yè)單位還要鼓勵(lì)檔案管理工作人員進(jìn)行創(chuàng)新，使其基于先進(jìn)知識(shí)和先進(jìn)技能對(duì)檔案管理工作的方法進(jìn)行創(chuàng)新，切實(shí)提高檔案管理效率。

加大對(duì)檔案工作的資金投入

基于事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀，要想對(duì)檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化和創(chuàng)新，事業(yè)單位就要加大投入，不斷完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。事業(yè)單位檔案管理部門(mén)要嚴(yán)格按照現(xiàn)代檔案建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)，采用防水、防火、防盜等一系列安全措施確保檔案的安全。事業(yè)單位的資金來(lái)源主要是財(cái)政撥款，因此事業(yè)單位要積極向國(guó)家財(cái)政部門(mén)爭(zhēng)取扶持資金，并建立檔案管理建設(shè)專項(xiàng)基金，保障事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)循序漸進(jìn)。在進(jìn)行信息化建設(shè)的過(guò)程中，事業(yè)單位要根據(jù)自身的工作特點(diǎn)開(kāi)展相關(guān)工作，以更好地發(fā)揮檔案的價(jià)值。利用先進(jìn)的設(shè)備可以使檔案管理工作中的檔案收集、存檔、應(yīng)用、開(kāi)發(fā)更加高效便捷。在信息化建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)該結(jié)合事業(yè)單位的具體情況對(duì)檔案資料進(jìn)行安全防護(hù)。檔案管理工作人員要樹(shù)立風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，對(duì)信息化檔案管理工作中的風(fēng)險(xiǎn)有一個(gè)全面的認(rèn)識(shí)，在檔案管理工作中將各項(xiàng)工作落實(shí)到位，及時(shí)找出檔案管理工作的不足，做好查漏補(bǔ)缺。

完善體制，優(yōu)化檔案管理工作體系

從體制機(jī)制的角度來(lái)看，事業(yè)單位要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理工作體制，基于本單位的實(shí)際情況制定規(guī)范化、可實(shí)施性較強(qiáng)的工作流程。事業(yè)單位要制定符合單位實(shí)際情況的檔案管理目標(biāo)，并確保各項(xiàng)工作得以有效落實(shí)。事業(yè)單位還要積極探索新的檔案管理模式，勇于突破傳統(tǒng)工作模式和理念的束縛，秉承創(chuàng)新原則，努力改進(jìn)以往工作中存在的不足，切實(shí)保障新的檔案管理制度具有科學(xué)性和合理性。此外，在檔案管理工作中，既要對(duì)基層員工進(jìn)行管理，也要對(duì)單位領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行約束，切實(shí)保障檔案管理工作高效且規(guī)范。

在體制機(jī)制建設(shè)方面，事業(yè)單位要結(jié)合當(dāng)前信息化發(fā)展背景，做好檔案管理工作的創(chuàng)新。事業(yè)單位可以從內(nèi)部局域網(wǎng)入手，在健全和完善內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)上，利用先進(jìn)的信息技術(shù)手段，完善檔案管理工作的制度，并基于新形勢(shì)下的檔案管理要求提高檔案服務(wù)的質(zhì)量。通過(guò)完善檔案管理工作的體制機(jī)制，事業(yè)單位檔案管理工作的職能和效用得以充分體現(xiàn)出來(lái)，可以為檔案使用者提供更便捷高質(zhì)的服務(wù)。在完善檔案管理工作體制機(jī)制的過(guò)程中，事業(yè)單位要在新型檔案管理工作體系的指導(dǎo)下，制訂規(guī)范化程度高、針對(duì)性強(qiáng)的檔案管理工作流程，確保本單位的實(shí)際發(fā)展目標(biāo)可以順利實(shí)現(xiàn)，要在創(chuàng)新思路的基礎(chǔ)上，確保檔案管理工作順利開(kāi)展。這需要檔案管理工作人員高度重視制度建設(shè)，并對(duì)現(xiàn)有的制度內(nèi)容進(jìn)行優(yōu)化，突破以往管理模式中的弊端和不足。

新時(shí)期背景下，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理工作也向著信息化、數(shù)字化的方向轉(zhuǎn)型。這需要事業(yè)單位及時(shí)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，努力實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值利用與開(kāi)發(fā)的最大化。同時(shí)，事業(yè)單位也要認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化的兩面性，既要認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)給檔案管理工作帶來(lái)一系列優(yōu)勢(shì)，如檔案管理效率提升、檔案利用率提高等，也要認(rèn)識(shí)到其可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，打造一支綜合能力較強(qiáng)和專業(yè)素質(zhì)過(guò)硬的檔案管理隊(duì)伍，不斷創(chuàng)新檔案管理工作方法，為事業(yè)單位檔案管理工作的長(zhǎng)期發(fā)展和高質(zhì)量建設(shè)奠定基礎(chǔ)。

（作者單位：山東省淄博市淄川區(qū)園林綠化和公園管理服務(wù)中心）