文件與檔案關(guān)系的認(rèn)識(shí)誤區(qū)新探

摘? 要：在對(duì)我國(guó)文件與檔案關(guān)系的認(rèn)識(shí)進(jìn)行歷史考察的基礎(chǔ)上，分析文件與檔案是同一事物以及文件作為檔案的屬概念都是認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)。我國(guó)近代檔案學(xué)者對(duì)文件與檔案關(guān)系的認(rèn)識(shí)是形成誤區(qū)的重要原因，我國(guó)關(guān)于文件轉(zhuǎn)化為檔案的三條件論則強(qiáng)化了文件與檔案關(guān)系的認(rèn)識(shí)誤區(qū)。從橫向角度看，文件與檔案是同時(shí)存在的兩種不同的事物，這是文件與檔案的現(xiàn)實(shí)區(qū)別；從縱向角度看，文件運(yùn)動(dòng)到檔案階段，檔案由舊文件轉(zhuǎn)化而來，舊文件是檔案的前身，這是舊文件與檔案具有的歷史聯(lián)系。對(duì)舊文件與文件不加區(qū)分去認(rèn)識(shí)文件與檔案的關(guān)系，必然會(huì)陷入文件與檔案關(guān)系的認(rèn)識(shí)誤區(qū)。

關(guān)鍵詞：文件；檔案；同一事物；不同事物；屬概念；歷史聯(lián)系；文件組合；轉(zhuǎn)化關(guān)系

Abstract：? Based on the historical investigation of our understanding of the relationship between documents and archives， it is a cognitive mistake to view documents and archives as the same thing or to consider documents as a subcategory of archives. The misconception about the relationship between documents and archives was largely due to the lack of understanding by modern Chinese archivists. Furthermore， the three conditions for transforming documents into archives in China reinforced this misconception. Looking from a horizontal perspective， documents and archives are two different things that coexist at the same time. This is the practical difference between documents and archives. From a vertical perspective， when documents move to the stage of archives， archives are derived from old documents. Therefore， old documents serve as the predecessors of archives， which reflects a historical connection between old documents and archives. If we fail to distinguish between old documents and current documents， we will inevitably fall into the trap of a cognitive error concerning the relationship between documents and archives.

Keywords：? Documents; Archives; Same thing; Different things; Generic concept; Historical connection; Document combination; Transformation relationship

文件與檔案關(guān)系屬于檔案學(xué)基礎(chǔ)理論研究范疇。20世紀(jì)30年代以來，我國(guó)近代檔案學(xué)和現(xiàn)代檔案學(xué)對(duì)此都有研究。20世紀(jì)80年代后期，隨著國(guó)外文件生命周期理論傳入我國(guó)，我國(guó)檔案學(xué)界對(duì)文件與檔案關(guān)系的探討不僅沒有達(dá)到認(rèn)識(shí)上的統(tǒng)一，卻呈現(xiàn)多樣化、復(fù)雜化的特點(diǎn)。

1 對(duì)文件與檔案關(guān)系認(rèn)識(shí)的歷史考察

1.1 我國(guó)近代檔案學(xué)對(duì)文件與檔案關(guān)系的認(rèn)識(shí)。20世紀(jì)30年代國(guó)民政府發(fā)起了文書檔案改革運(yùn)動(dòng)，國(guó)民政府內(nèi)政部次長(zhǎng)甘乃光兼任行政院效率委員會(huì)主任委員，他是該運(yùn)動(dòng)的推動(dòng)者。得益于這一運(yùn)動(dòng)的推動(dòng)，一些以機(jī)關(guān)文書與檔案管理為對(duì)象的文書學(xué)和檔案學(xué)的著作得以出版，催生出了我國(guó)近代檔案學(xué)。

當(dāng)時(shí)的檔案學(xué)者就對(duì)文件與檔案的關(guān)系有所研究。甘乃光認(rèn)為：“文書與檔案本不能分，檔案原為歸檔之文書，文書即未歸檔之檔案，二而實(shí)一者也?！备嫡駛愓J(rèn)為：“蓋公文檔案，本為一物。收到之公文，正在處理，尚未完結(jié)而未歸檔者，為公文；及辦案結(jié)束歸檔儲(chǔ)存者，方可稱為檔案也?！饼堈追鹫J(rèn)為：“文書和檔案只是表示一樣?xùn)|西的兩個(gè)過程?！焙昔敵傻摹稒n案管理與整理》一書在我國(guó)近代檔案學(xué)的形成和發(fā)展史上占有特別重要的地位。何魯成的觀點(diǎn)是：“實(shí)則文書與檔案原屬一物，所謂文書，所謂檔案，僅以表示同一物之不同過程?！?/p>

可見，我國(guó)近代檔案學(xué)者普遍認(rèn)為文件與檔案“二而實(shí)一者也”“本為一物”“一樣?xùn)|西”“原屬一物”，都認(rèn)為文書與檔案是一個(gè)東西。

1.2 20世紀(jì)50至60年代我國(guó)檔案學(xué)界對(duì)文件與檔案關(guān)系的認(rèn)識(shí)。1951年，我國(guó)檔案界曾開展過檔案與資料區(qū)分的大討論。當(dāng)時(shí)認(rèn)為：“凡是本機(jī)關(guān)工作的記錄都是檔案，不管它是文件還是報(bào)刊，是統(tǒng)計(jì)圖表還是錄音、影片；反之，如不是本機(jī)關(guān)所形成的或經(jīng)辦的，雖然是文件，也不是檔案而是資料”。后來，我們請(qǐng)教了蘇聯(lián)檔案專家謝列茲涅夫，“他認(rèn)為：機(jī)關(guān)收到的全部文件、信函等等都應(yīng)作為檔案，不能從文件的用途方面、使用文件的目的方面去區(qū)分檔案與資料。因?yàn)闄n案是機(jī)關(guān)活動(dòng)中所形成的文件（包括收文、發(fā)文和內(nèi)部文件的綜合）”。隨后，我國(guó)便形成了這樣的共識(shí)：“檔案就是某機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)和個(gè)人在工作中形成的全部文件材料，也就是說，一個(gè)機(jī)關(guān)的檔案文件，不僅包括本身所形成的文件，而且還包括本身所收到的其他機(jī)關(guān)所送來的一切文件。”此時(shí)我們認(rèn)為檔案是一個(gè)機(jī)關(guān)的全部文件。

1962年，中國(guó)人民大學(xué)歷史檔案系檔案學(xué)教研室編寫的《檔案管理學(xué)》教材出版。該書第一次提出文件轉(zhuǎn)化為檔案是有條件的，一般要具備三個(gè)基本條件：“第一，處理完畢的文件才有可能轉(zhuǎn)化為檔案。”“第二，對(duì)日后工作和生產(chǎn)活動(dòng)仍有一定查考利用價(jià)值的文件，才有必要作為檔案保存?！薄暗谌?，集中保存起來的文件，才能最后成為檔案。”由此看來，檔案是一個(gè)機(jī)關(guān)保存的有價(jià)值的部分文件。

1.3 文件生命周期理論傳入我國(guó)后，我國(guó)檔案學(xué)界對(duì)文件與檔案關(guān)系的認(rèn)識(shí)。20世紀(jì)80年代末，西方的文件生命周期理論傳入我國(guó)。文件生命周期理論依據(jù)文件的作用，將文件劃分為現(xiàn)行文件、半現(xiàn)行文件和非現(xiàn)行文件。當(dāng)然，國(guó)外對(duì)文件運(yùn)行到哪一個(gè)階段就稱為檔案的認(rèn)識(shí)是不一致的，但無論現(xiàn)行文件就是檔案，還是非現(xiàn)行文件就是檔案，檔案都是文件的一部分，檔案屬于文件。這里的文件無疑是廣義的文件概念。相對(duì)而言，我國(guó)的文件與檔案是兩個(gè)并列的概念，但我國(guó)的文件概念既有狹義的，也有廣義的。文件生命周期理論傳入我國(guó)，該理論的文件、現(xiàn)行文件、檔案概念與我國(guó)的文件、檔案概念發(fā)生了激烈的碰撞。

依據(jù)文件生命周期理論，檔案屬于文件，而依據(jù)我國(guó)文件與檔案的關(guān)系，文件與檔案同屬一物。吳寶康教授在1993年撰文指出：“文件與檔案本來屬于同一事物，是同一事物發(fā)展過程中的不同階段。”可見，吳寶康教授依然堅(jiān)持文件與檔案同屬一物的觀點(diǎn)。

同樣是在1993年，喬健教授對(duì)文件與檔案關(guān)系的研究進(jìn)行總結(jié)：“大部分研究者都認(rèn)為文件與檔案處于不同的階段，性質(zhì)和作用不同，因而是兩種事物；另一部分人則主張，既然文件和檔案的內(nèi)容與形式均完全相同，那么它們實(shí)際上是同一事物?！眴探〗淌谡J(rèn)為大部分研究者都認(rèn)為文件與檔案是兩種事物，而陳作明教授則認(rèn)為“當(dāng)今檔案界中的多數(shù)人贊同文件與檔案為同一事物”。

此外，還有其他一些觀點(diǎn)，如“文件是檔案的屬概念”、文件與檔案“實(shí)為同一概念”、文件與檔案是“牛頭”與“牛尾”的關(guān)系、“文件與檔案的本質(zhì)屬性相同”、檔案“主要是文件轉(zhuǎn)化而來的”、“文件不是檔案的唯一來源”、“檔案并不源于文件，檔案不都是由文件組成的”、“檔案未必來自文件”、“檔案都是由文件轉(zhuǎn)化而來的”、“檔案來源于文件，檔案是由文件組成的。那么，有沒有不是文件的檔案呢？我認(rèn)為不會(huì)有的”、“檔案形成在前，文件形成在后”、“當(dāng)我們把著眼點(diǎn)放在廣義的‘文件’概念與狹義的‘檔案’概念上，便會(huì)得到文件與檔案間的關(guān)系是文件包含檔案。當(dāng)我們把視角放在狹義的‘文件’與廣義的‘檔案’定義上時(shí)，便會(huì)得到文件與檔案間的關(guān)系是交叉關(guān)系”、“文件與檔案是完全不同的兩種事物，二者是相關(guān)的關(guān)系而不是相屬的關(guān)系”。

文件與檔案的關(guān)系問題，已有多種觀點(diǎn)，限于篇幅，不能逐一進(jìn)行探討。本文主要針對(duì)文件與檔案是同一事物、文件可以作為檔案的屬概念這兩個(gè)認(rèn)識(shí)誤區(qū)加以分析，重點(diǎn)分析文件與檔案是同一事物這一認(rèn)識(shí)誤區(qū)的由來。因?yàn)槊鞔_文件與檔案究竟是兩種事物還是同一事物，這應(yīng)該是問題的關(guān)鍵。這一問題得以解決，文件與檔案關(guān)系的其他問題就可以迎刃而解。

2 文件與檔案關(guān)系認(rèn)識(shí)的兩個(gè)誤區(qū)

2.1 誤區(qū)一：文件與檔案是同一事物。我們先來看一下文件與檔案是同一事物的一些表述。黃霄羽教授認(rèn)為：“之所以說文件與檔案是同一事物，是因?yàn)閮烧叩挠涗泝?nèi)容、物質(zhì)形態(tài)和本質(zhì)屬性完全相同?！眲⒅怯抡J(rèn)為：“文件和檔案是同一事物在不同階段的稱謂，盡管不同階段，二者的社會(huì)功能和存在方式不盡相同，但畢竟它們是同一事物，在本質(zhì)上沒有區(qū)別。”蘭措認(rèn)為：“從歷史沿革上看，在有文字記載的相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間中，文件和檔案并沒有嚴(yán)格的區(qū)分，可以認(rèn)為就是同一事物?！崩钏鼐?、桑毓域教授認(rèn)為：“文件與檔案之間，……至少就管理而言，我們已沒有理由忽視二者的同一性，它們是處于不同階段的同一種事物?！?/p>

同一事物既可以理解為同一個(gè)事物，也可以理解為同一種事物。為什么文件與檔案是同一事物的認(rèn)識(shí)是錯(cuò)誤的呢？我們就以引用的上述表述為例加以分析。

黃霄羽教授認(rèn)為文件與檔案的記錄內(nèi)容、物質(zhì)形態(tài)和本質(zhì)屬性完全相同，所以是同一事物。問題是，文件與檔案的內(nèi)容與形式并不是完全相同的（本質(zhì)屬性也不相同，原因在下一段中分析）。文件與檔案都是由載體及載體上記錄的信息所構(gòu)成，可以理解為載體是形式、載體上的信息是內(nèi)容。A文件與B檔案載體是不同的，即使將同一類型的載體理解為載體相同，如都是紙質(zhì)載體，但A文件與B檔案的內(nèi)容也是不同的，因而文件與檔案不是同一事物。

劉智勇認(rèn)為文件和檔案是同一事物在不同階段的稱謂，在本質(zhì)上沒有區(qū)別。文件和檔案是同一事物在不同階段的稱謂，其實(shí)就是A文件與A檔案、B文件與B檔案的關(guān)系。A文件與A檔案、B文件與B檔案是有本質(zhì)區(qū)別的。A文件、B文件是文件時(shí)就具有文件的本質(zhì)屬性，A檔案、B檔案是檔案時(shí)則具有檔案的本質(zhì)屬性。倪麗娟教授認(rèn)為：“現(xiàn)實(shí)執(zhí)行性是文件所獨(dú)有的特性，是文件區(qū)別于其他事物的內(nèi)在依據(jù)，即文件的本質(zhì)屬性”。檔案本質(zhì)屬性的觀點(diǎn)較多，但多數(shù)認(rèn)為是原始記錄性。但文件也具有原始記錄性，如果文件與檔案的本質(zhì)屬性都是原始記錄性，那文件與檔案就沒有本質(zhì)區(qū)別了，這反而為劉智勇的觀點(diǎn)提供了依據(jù)。關(guān)于檔案的本質(zhì)屬性，我認(rèn)為黃夏基教授的“原始性、歷史性和記錄性的統(tǒng)一”這一觀點(diǎn)最為合理。原始性將檔案與圖書區(qū)分開來，歷史性將文件與檔案區(qū)分開來，記錄性將檔案與文物區(qū)分開來。既然文件與檔案的本質(zhì)屬性不同，兩者無疑是有本質(zhì)區(qū)別的兩種事物。

蘭措認(rèn)為，從歷史上看，以前在沒有檔案概念的情況下，當(dāng)時(shí)的文件用現(xiàn)在的話說其實(shí)就是檔案，因而文件與檔案就是同一事物。以前文檔沒有分家，只有文件概念，沒有檔案概念，不存在文件與檔案是兩種事物還是同一事物的問題。用現(xiàn)在的認(rèn)識(shí)來看，當(dāng)時(shí)的A文件、B文件其實(shí)也是A檔案、B檔案，這樣說是沒有問題的。但要說文件與檔案就是同一事物則是有問題的，同樣用現(xiàn)在的認(rèn)識(shí)來看，當(dāng)時(shí)的A文件、B文件是文件時(shí)，還不是A檔案、B檔案；而A文件、B文件是A檔案、B檔案時(shí)，就不再是A文件、B文件了。因此，文件與檔案的關(guān)系，不應(yīng)是A文件與A檔案、B文件與B檔案的關(guān)系，而應(yīng)是A文件、B文件與其他檔案的關(guān)系，或者是其他文件與A檔案、B檔案的關(guān)系。很顯然，文件和檔案不是同一個(gè)事物或同一種事物，而是兩種不同的事物。

李素娟、桑毓域教授認(rèn)為，文件與檔案是處于不同階段的同一種事物。以載體為例，同一種事物應(yīng)該是同一類型的載體但內(nèi)容不同，而本質(zhì)屬性相同，如A紙質(zhì)文件、B紙質(zhì)文件就是同一種事物，C電子文件、D電子文件也是同一種事物。同理，A紙質(zhì)文件、B紙質(zhì)文件運(yùn)動(dòng)到檔案階段，A紙質(zhì)檔案、B紙質(zhì)檔案就是同一種事物，C電子檔案、D電子檔案也是同一種事物。如果用A紙質(zhì)文件、B紙質(zhì)文件、C電子文件、D電子文件與檔案進(jìn)行比較，注意，此時(shí)不能與A紙質(zhì)檔案、B紙質(zhì)檔案、C電子檔案、D電子檔案進(jìn)行比較，這樣比較會(huì)得出文件與檔案是處于不同階段的同一種事物的結(jié)論。因?yàn)锳紙質(zhì)文件、B紙質(zhì)文件、C電子文件、D電子文件還沒有運(yùn)動(dòng)到A紙質(zhì)檔案、B紙質(zhì)檔案、C電子檔案、D電子檔案階段。我們應(yīng)該用A紙質(zhì)文件、B紙質(zhì)文件、C電子文件、D電子文件與同時(shí)存在的如E紙質(zhì)檔案、F紙質(zhì)檔案、G電子檔案、H電子檔案進(jìn)行比較，這樣就會(huì)發(fā)現(xiàn)：文件與檔案仍然是兩種不同的事物。

也許有人會(huì)說，用單份文件與單份檔案進(jìn)行比較不具有說服力，因?yàn)槲募\(yùn)動(dòng)到檔案階段不是個(gè)體運(yùn)動(dòng)而是群體運(yùn)動(dòng)。所謂運(yùn)動(dòng)，其實(shí)就是文件、檔案的移交。的確，文件、檔案是以一定數(shù)量的整體進(jìn)行運(yùn)動(dòng)的，但這與得出文件與檔案是兩種不同事物的結(jié)論并不矛盾，因?yàn)檎w運(yùn)動(dòng)是以單份文件、單份檔案為基礎(chǔ)的，沒有單份文件、單份檔案的運(yùn)動(dòng)，也就無所謂文件、檔案的整體運(yùn)動(dòng)。單份文件與單份檔案關(guān)系的性質(zhì)依然體現(xiàn)出群體文件與群體檔案關(guān)系的性質(zhì)。

2.2 誤區(qū)二：文件可以作為檔案的屬概念。文件能否作為檔案的屬概念，我國(guó)檔案學(xué)界一直也有爭(zhēng)議。國(guó)內(nèi)外的文件都有廣義與狹義之分。狹義的文件與檔案是兩個(gè)并列的概念，很顯然，文件作為檔案的屬概念，這里的文件肯定是廣義的。

國(guó)外盛行文件生命周期理論，文件可劃分為現(xiàn)行文件、半現(xiàn)行文件和非現(xiàn)行文件。國(guó)外下定義將文件作為檔案的屬概念，從邏輯上看是沒有問題的。

具體到我國(guó)，將文件作為檔案的屬概念，就會(huì)引起爭(zhēng)議。因?yàn)閲?yán)格說來，我國(guó)的文件與檔案并不是完全依據(jù)文件所起的作用去劃分的。我們說文件具有現(xiàn)行的效用，但我國(guó)的文件并不等于國(guó)外的現(xiàn)行文件。就文書檔案而言，由于我國(guó)規(guī)定當(dāng)年文書檔案要在第二年上半年前向機(jī)關(guān)單位的檔案部門歸檔，因而我國(guó)機(jī)關(guān)單位保管的檔案，比照國(guó)外的概念，既有現(xiàn)行文件，也有半現(xiàn)行文件，還有非現(xiàn)行文件，但我們都是作為檔案看待的。

當(dāng)然，有人會(huì)說，上述所言的是狹義的文件，作為檔案屬概念的文件應(yīng)是廣義的。的確，我國(guó)也有廣義的文件概念。問題是：第一，盡管我國(guó)也有學(xué)者提出了現(xiàn)行文件概念，但我國(guó)的現(xiàn)行文件概念并不是真正意義上的現(xiàn)行文件概念；第二，即使我們把狹義的文件理解為現(xiàn)行文件，即文件可劃分為現(xiàn)行文件與檔案，檔案屬于文件。這樣一來，文件就是檔案的屬概念了，但我國(guó)檔案界對(duì)檔案屬于文件的認(rèn)同度并不高。

不可否認(rèn)，1986年版《檔案管理學(xué)基礎(chǔ)》給出的檔案定義是“檔案是人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中形成的保存起來以備查考的文件”，并且強(qiáng)調(diào)“首先，要確定檔案屬于文件”。但不知何故，1996年第2版《檔案管理學(xué)基礎(chǔ)》將檔案定義修改為：“檔案是原始的歷史記錄?！睂n案屬概念由文件改為歷史記錄。2005年第3版《檔案管理學(xué)基礎(chǔ)》將檔案屬概念改為“記錄”。2021年第4版《檔案管理學(xué)基礎(chǔ)》則又將檔案屬概念修改為“原始記錄”?！稒n案管理學(xué)基礎(chǔ)》將檔案定義的屬概念，從最初的文件先后修改為歷史記錄、記錄和原始記錄，我們不好推測(cè)修改的原因，但棄用文件屬概念則是不爭(zhēng)的事實(shí)。

那么，文件究竟能不能作為檔案的屬概念呢？為何對(duì)國(guó)外將文件作為檔案的屬概念異議很少，而國(guó)內(nèi)將文件作為檔案的屬概念卻爭(zhēng)議較多呢？

實(shí)際上，國(guó)外廣義的文件也并非完美無缺。文件生命周期理論中的“文件”無疑是廣義的。黃霄羽教授就指出該理論中的“文件”是存在問題的?！拔覈?guó)學(xué)者對(duì)文件生命周期理論概念名稱的質(zhì)疑也有一定道理。因?yàn)槲募芷诶碚摰拿Q的確具有不盡完美之處。比如，理論名稱中的‘文件’就是一個(gè)容易引起分歧的概念。既然文件生命周期理論所指‘文件’必須是廣義概念，那么選用‘文件’這一本身具有狹義和廣義之分的概念就容易造成認(rèn)識(shí)上的模糊，因此理論名稱中的‘文件’應(yīng)當(dāng)選用更加確切的概念來表示。”黃霄羽教授一針見血地指出了廣義文件概念的缺陷?，F(xiàn)行文件是文件，半現(xiàn)行文件也是文件，非現(xiàn)行文件還是文件，現(xiàn)行文件屬于文件，半現(xiàn)行文件也屬于文件，非現(xiàn)行文件還屬于文件，這樣不“引起分歧”、不造成理解和“認(rèn)識(shí)上的模糊”才是一件奇怪的事情。

陳作明教授對(duì)廣義文件概念也有自己獨(dú)到的認(rèn)識(shí)。他曾提出：“我們研究文件與檔案的區(qū)別，只能是狹義概念的文件。若是從廣義文件概念研究，那么檔案亦是其中的一部分，就沒有本質(zhì)區(qū)別可言了。”

文件為何不能作為檔案的屬概念呢？韓寶華教授的觀點(diǎn)很有說服力：“檔案不是文件的一部分，而是文獻(xiàn)的一部分；要以檔案與其他文獻(xiàn)的區(qū)別來認(rèn)識(shí)檔案，而不是以檔案與文件的區(qū)分來認(rèn)識(shí)檔案?！薄吨袊?guó)大百科全書》對(duì)文件與文獻(xiàn)的關(guān)系作了闡釋：“文書亦稱文件。國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織、企事業(yè)單位或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中為處理事務(wù)、交流信息而使用的各種載體的文字、圖表、聲像等記錄材料?！臅臀墨I(xiàn)的概念不同，文獻(xiàn)是記錄有知識(shí)的一切載體，包括的范圍很廣，圖書、期刊、報(bào)紙、檔案等都是；文書只是文獻(xiàn)的下屬概念之一，……是與圖書、檔案等并列的概念?！边@里的文件（文書）是廣義的概念，文件（文書）與檔案是并列的概念，文件、檔案都是文獻(xiàn)的下屬概念。這就表明，文件與檔案是兩種不同的事物，文件不能作為檔案的屬概念。

3 文件與檔案關(guān)系認(rèn)識(shí)誤區(qū)的由來

3.1 我國(guó)近代檔案學(xué)者對(duì)文件與檔案關(guān)系的認(rèn)識(shí)是形成誤區(qū)的重要原因。甘乃光認(rèn)為文書與檔案“二而實(shí)一者也”。傅振倫認(rèn)為，“蓋公文檔案，本為一物”。龍兆佛認(rèn)為文書和檔案“只是表示一樣?xùn)|西的兩個(gè)過程”。何魯成認(rèn)為“實(shí)則文書與檔案原屬一物?！币罁?jù)這些認(rèn)識(shí)，我們自然會(huì)得出文件與檔案是同一個(gè)事物的結(jié)論來。

尤其是龍兆佛先生關(guān)于“本來文書就是檔案，檔案就是文書，文書和檔案原來是表示一樣?xùn)|西的二個(gè)過程。在第一個(gè)過程中，我們稱文作文書，第二個(gè)過程我們又叫文作檔案。事實(shí)上文書是文，檔案也是文，文只是一樣?xùn)|西而已”的論述，更是讓我們對(duì)文件與檔案是同一事物的認(rèn)識(shí)深信不疑。

龍兆佛先生的這一論述看似非常合理，A文書就是A檔案，A檔案就是A文書，A文書與A檔案記錄的內(nèi)容（文）都是一樣的。問題出在A文書與A檔案是一樣?xùn)|西的二個(gè)過程，A文書與A檔案并不是同時(shí)存在的。文只是一樣?xùn)|西而已，強(qiáng)調(diào)的是檔案與舊文書具有的歷史聯(lián)系——A檔案來源于A文書。A文書與A檔案并不是兩個(gè)東西，而是一樣?xùn)|西。

龍兆佛先生還對(duì)同一樣?xùn)|西，為何被當(dāng)作二樣?xùn)|西看待進(jìn)行了解釋：“文書檔案本來是代表一樣?xùn)|西的二個(gè)過程，只因后來處理這二個(gè)過程的責(zé)任分裂了，手續(xù)也分開了，于是同一樣?xùn)|西，就被當(dāng)作二樣?xùn)|西看待?！蔽臅c檔案分開保存，是因?yàn)槲臅c檔案是兩種不同的事物，但龍兆佛先生將文書與檔案依然理解為同一樣?xùn)|西，只看到了舊文書與檔案之間的歷史聯(lián)系，而沒有看到文書與檔案的本質(zhì)區(qū)別。

近代檔案學(xué)者關(guān)于文書與檔案關(guān)系認(rèn)識(shí)所帶來的影響是深遠(yuǎn)的。吳寶康教授認(rèn)為，“文書與檔案本來就屬于同一事物，是同一事物發(fā)展過程中的不同階段”，“即使在解放后的50年代初期直到現(xiàn)在，也始終是這樣認(rèn)識(shí)兩者的關(guān)系的”，“我們從來也沒有否定或拋棄過文書與檔案原屬一物的思想”。

我國(guó)現(xiàn)代檔案學(xué)者一直對(duì)文件與檔案是同一事物還是兩種事物爭(zhēng)論不休，追根溯源，我國(guó)近代檔案學(xué)者的認(rèn)識(shí)對(duì)文件與檔案關(guān)系認(rèn)識(shí)誤區(qū)的形成起到了重要作用。

3.2 文件轉(zhuǎn)化為檔案的三條件論強(qiáng)化了文件與檔案關(guān)系的認(rèn)識(shí)誤區(qū)。20世紀(jì)60年代，我國(guó)檔案學(xué)界提出了檔案是由文件（或叫文書）轉(zhuǎn)化而來的，文件轉(zhuǎn)化為檔案是有條件的，簡(jiǎn)單說，必須是辦理完畢的文件、必須是有價(jià)值的文件、必須是集中保管起來的文件。并且相應(yīng)地概括為通俗的三句話：“今天”的檔案就是“昨天”的文件，“今天”的文件是“明天”的檔案；文件是檔案的基礎(chǔ)，檔案是文件的精華；文件是檔案的因素，檔案是文件的組合。

文件轉(zhuǎn)化為檔案的三條件論對(duì)我們正確認(rèn)識(shí)文件與檔案的關(guān)系具有極大的迷惑性。的確，文件與檔案關(guān)系的通俗的三句話看起來非常正確。事實(shí)果真如此嗎？下面我們就來加以分析。

“今天”的檔案就是“昨天”的文件，“今天”的文件是“明天”的檔案。我們將這句話說得再具體一些，就是：檔案機(jī)構(gòu)現(xiàn)在保存的檔案就是文書和業(yè)務(wù)部門以前的文件，文書和業(yè)務(wù)部門的現(xiàn)在的文件就是檔案機(jī)構(gòu)今后需要保存的檔案。簡(jiǎn)單地看，沒有任何問題，說明了文件與檔案之間具有的歷史聯(lián)系，檔案來源于文件（是全部來源于文件，還是主要來源于文件，本文不作討論）。但我們只要從橫向角度和縱向角度加以分析，就能發(fā)現(xiàn)問題之所在。

所謂橫向，是指“平行的”。從橫向角度看，文書和業(yè)務(wù)部門保管的是文件，檔案機(jī)構(gòu)保存的是檔案，文件與檔案是并列關(guān)系。文件與檔案是同時(shí)存在的兩種不同的事物。這就是文件與檔案之間的現(xiàn)實(shí)區(qū)別。

從橫向角度下的文件與檔案關(guān)系示意圖可以看出：A文件、B文件、C文件都是文件，D檔案、E檔案都是檔案。無論單份的文件與單份的檔案，還是所有的文件與所有的檔案，文件與檔案是兩種不同的事物，這應(yīng)當(dāng)是沒有任何爭(zhēng)議的，如圖1所示。

肯定有人會(huì)有疑問，既然文件與檔案是兩種不同的事物，那么“‘今天’的檔案就是‘昨天’的文件，‘今天’的文件是‘明天’的檔案”又該如何解釋呢？

從橫向角度看，文件與檔案是兩種不同的事物。我們換一個(gè)角度，從縱向角度看，文件運(yùn)動(dòng)到檔案階段以后，文件與檔案是什么關(guān)系。

從縱向角度看，文件與檔案的關(guān)系不宜理解為C文件、G文件與A檔案、B檔案、D檔案、E檔案的關(guān)系，這樣的關(guān)系依然是橫向角度的并列關(guān)系，即它們還是兩種不同的事物。所謂縱向，是指“非平行的；上下方向的”，文件運(yùn)動(dòng)到檔案階段就是縱向運(yùn)動(dòng)。因此，從縱向角度看，文件與檔案的關(guān)系指的不是A文件與A檔案的關(guān)系、B文件與B檔案的關(guān)系，實(shí)際上指的是A舊文件與A檔案、B舊文件與B檔案的關(guān)系。因?yàn)榫哂鞋F(xiàn)行效用A文件、B文件還不能進(jìn)行縱向運(yùn)動(dòng)，只能進(jìn)行橫向運(yùn)動(dòng)。文件運(yùn)動(dòng)到檔案階段，不是A文件、B文件的運(yùn)動(dòng)，而是辦理完畢的A文件、B文件的運(yùn)動(dòng)。辦理完畢的A文件、B文件，相對(duì)于其他具有現(xiàn)行效用的文件來說，就是A舊文件、B舊文件。

從縱向角度下的文件與檔案關(guān)系示意圖（如圖2所示）中可以看出：檔案機(jī)構(gòu)現(xiàn)在保存的A檔案、B檔案就是文書和業(yè)務(wù)部門以前的A舊文件、B舊文件，但現(xiàn)在的A檔案、B檔案與以前的A舊文件、B舊文件并不是同時(shí)存在的，現(xiàn)在只有A檔案、B檔案，沒有A舊文件、B舊文件。也就是說，“今天”的檔案就是“昨天”的文件，“今天”的文件是“明天”的檔案，實(shí)際上是對(duì)不是同時(shí)存在的事物在先后不同階段的兩個(gè)不同名稱進(jìn)行的比較。這體現(xiàn)的是舊文件與檔案之間的歷史聯(lián)系。我們對(duì)文件與檔案關(guān)系的認(rèn)識(shí)形成誤區(qū)的真正原因就在這里。

之所以這樣說，是因?yàn)橥惠d體和內(nèi)容的文件運(yùn)動(dòng)到檔案階段，此時(shí)不是文件與檔案的關(guān)系，而是辦理完畢的文件，即舊文件與檔案的關(guān)系。A舊文件與現(xiàn)在的A檔案并不是同時(shí)存在的兩種事物，B舊文件與現(xiàn)在的B檔案也不是同時(shí)存在的兩種事物。由于A舊文件與A檔案的載體和內(nèi)容完全相同、B舊文件與B檔案的載體和內(nèi)容完全相同，容易誤認(rèn)為A舊文件與A檔案是同一事物、B舊文件與B檔案是同一事物。而文件與檔案是同時(shí)存在的兩種不同的事物，舊文件與檔案是先后存在的事物，如果對(duì)新舊文件的概念不加區(qū)分去認(rèn)識(shí)文件與檔案關(guān)系的話，既能得出文件與檔案是兩種事物的結(jié)論，也容易得出文件與檔案是同一事物的錯(cuò)誤結(jié)論。

既然文件與檔案是兩種不同的事物，那么文件與檔案就不可能同時(shí)還是同一事物。就文件與檔案是同一事物這一表述而言，就是不能成立的，因?yàn)槲募c檔案就是兩種事物，而且文件與檔案本質(zhì)屬性也不相同，因而文件與檔案既不是同一個(gè)事物，更不是同一種事物。因此，文件與檔案只能是兩種不同的事物。

同樣，文件是檔案的基礎(chǔ)，檔案是文件的精華；文件是檔案的因素，檔案是文件的組合，這兩句話強(qiáng)調(diào)的依然是舊文件與檔案之間的歷史聯(lián)系。

由此可見，如果將舊文件與檔案的關(guān)系看成文件與檔案的關(guān)系，必然會(huì)陷入文件與檔案關(guān)系的認(rèn)識(shí)誤區(qū)。

4 結(jié)語

從橫向角度看，文件與檔案是兩種不同的事物，這是文件與檔案的現(xiàn)實(shí)區(qū)別；從縱向角度看，文件運(yùn)動(dòng)到檔案階段以后，舊文件并不是以事物的方式存在的，舊文件只是一個(gè)概念的存在，曾經(jīng)的舊文件這一事物已經(jīng)成為檔案這一事物了。這樣，舊文件與檔案絕不是同一事物的關(guān)系，舊文件只是檔案的前身，因而舊文件與檔案具有歷史聯(lián)系。如果對(duì)這兩種情況不加以區(qū)分，對(duì)文件與檔案關(guān)系的認(rèn)識(shí)就始終難以達(dá)成共識(shí)，并會(huì)得出自相矛盾的結(jié)論。陳作明教授認(rèn)為：“文件與檔案，若是從其內(nèi)容及其載體來分析，無疑是同一事物，至少是絕大部分的文件與檔案如此。但是，從使用價(jià)值的角度分析，無疑已發(fā)生了質(zhì)的變化，應(yīng)當(dāng)看作是兩種不同性質(zhì)的事物。這可以說是同一物體在其不同發(fā)展階段演變成的不同質(zhì)的事物”。陳作明教授認(rèn)定文件與檔案既是同一事物又是兩種事物，就是沒有對(duì)舊文件與檔案的歷史聯(lián)系以及文件與檔案的現(xiàn)實(shí)區(qū)別進(jìn)行區(qū)分的結(jié)果。喬健教授認(rèn)為：“文件與檔案的關(guān)系可以歸納為兩個(gè)方面：從形式和外觀上看，文件與檔案為同一實(shí)體，具有同一關(guān)系（感性認(rèn)識(shí)）；從內(nèi)容和實(shí)質(zhì)上看，文件與檔案為兩種事物，具有轉(zhuǎn)化關(guān)系（理性認(rèn)識(shí)）。”喬健教授所說的文件與檔案是同一實(shí)體，具有同一關(guān)系，其實(shí)是針對(duì)舊文件與檔案的歷史聯(lián)系而言的，而文件與檔案為兩種事物，則是針對(duì)文件與檔案的現(xiàn)實(shí)區(qū)別而言的。我們只有正本清源，明確舊文件與檔案、文件與檔案是截然不同的兩種關(guān)系，既不能將這兩種關(guān)系混淆起來，也不能將這兩種關(guān)系對(duì)立起來，才能走出文件與檔案關(guān)系的認(rèn)識(shí)誤區(qū)。

總之，文件與檔案不是同一事物，文件也不能作為檔案的屬概念。筆者曾經(jīng)在探討文件與檔案的關(guān)系時(shí)也有過認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)，以為“文件與檔案是本質(zhì)屬性相同的同一事物，文件與檔案不可能有本質(zhì)上的區(qū)別”，認(rèn)為文件可以作為檔案的屬概念。在此，筆者對(duì)文件與檔案關(guān)系的認(rèn)識(shí)鄭重予以修正。

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（作者單位：安徽師范大學(xué)文學(xué)院 王茂躍，教授，碩士生導(dǎo)師 來稿日期：2023-08-17）