行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化建設(shè)探索

徐添

內(nèi)部控制信息化建設(shè)是行政事業(yè)單位有效防范風(fēng)險(xiǎn)，確保國(guó)有資產(chǎn)安全和有效使用的重要舉措。新形勢(shì)下，行政事業(yè)單位為實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制管理水平的有效提升，應(yīng)以制度為抓手，以信息化為手段，將制度流程化、業(yè)務(wù)流程信息化，實(shí)現(xiàn)從“人控”到“機(jī)控”的轉(zhuǎn)變。本文分析了行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化轉(zhuǎn)型中存在的問(wèn)題，并提出了相應(yīng)的對(duì)策和工作要點(diǎn)，為行政事業(yè)單位內(nèi)控信息化建設(shè)提供參考。

當(dāng)前，隨著信息技術(shù)和人機(jī)一體化的不斷進(jìn)步和發(fā)展，以及對(duì)財(cái)務(wù)信息披露實(shí)時(shí)性和全面性要求的不斷提高，行政事業(yè)單位加大對(duì)信息化技術(shù)的重視，在內(nèi)部控制工作中引進(jìn)信息化系統(tǒng)，開展內(nèi)控信息化轉(zhuǎn)型已經(jīng)成為大勢(shì)所趨。然而，從目前的實(shí)際情況來(lái)看，大部分行政事業(yè)單位雖然在一定程度上對(duì)內(nèi)控制度進(jìn)行了修訂和完善，但是內(nèi)控信息化建設(shè)仍然起步晚、發(fā)展慢，普遍缺乏高效的信息技術(shù)工具對(duì)制度進(jìn)行整合、鏈接。加上信息化建設(shè)的意識(shí)落后、專業(yè)人才十分匱乏、信息系統(tǒng)集成水平較低，這些因素都直接或間接影響了單位內(nèi)控信息化的建設(shè)程度和水平。在會(huì)計(jì)信息化背景下，行政事業(yè)單位要實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期高質(zhì)量發(fā)展，必須要在構(gòu)建科學(xué)合理的內(nèi)部控制框架體系的基礎(chǔ)上，引進(jìn)信息化技術(shù)，加強(qiáng)信息化系統(tǒng)建設(shè)與應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控?；诖?，本文首先分析了行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化轉(zhuǎn)型的意義。在此基礎(chǔ)上，針對(duì)現(xiàn)階段我國(guó)行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化建設(shè)存在的問(wèn)題進(jìn)一步有針對(duì)性地提出對(duì)策建議，為行政事業(yè)單位內(nèi)控信息化建設(shè)提供參考。

一、行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化轉(zhuǎn)型的意義

（一）保障行政事業(yè)單位內(nèi)控工作良好運(yùn)行

當(dāng)前，大數(shù)據(jù)、OCR識(shí)別等新技術(shù)層出不窮，并在財(cái)務(wù)管理層面成熟應(yīng)用。這些成熟的技術(shù)、流程以及思想方法在未來(lái)一段時(shí)期必將對(duì)行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理轉(zhuǎn)型及變革起到極大的支撐和推動(dòng)作用。通過(guò)在信息系統(tǒng)中嵌入內(nèi)部控制制度和流程，實(shí)現(xiàn)內(nèi)控工作的規(guī)范化、程序化管理，有助于持續(xù)穩(wěn)定地監(jiān)控決策、執(zhí)行和監(jiān)督內(nèi)部控制工作，使行政事業(yè)單位各部門涉及的相關(guān)制度和業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化、透明化。在各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)建立嚴(yán)格的分級(jí)審批機(jī)制，將業(yè)務(wù)控制點(diǎn)前置到業(yè)務(wù)發(fā)生之前，盡可能地消除單位內(nèi)部控制工作因人為的主觀因素造成的失誤，避免超預(yù)算、不合規(guī)等情況發(fā)生，保障內(nèi)控工作平穩(wěn)、高效運(yùn)行。

（二）提升行政事業(yè)單位綜合管理效率

一方面，行政事業(yè)單位可以借助信息技術(shù)，提高業(yè)務(wù)開展和日常經(jīng)營(yíng)管理中各類信息和數(shù)據(jù)的交互效率，并減少重復(fù)、低附加值、耗費(fèi)人力和流水線作業(yè)，將內(nèi)部控制人員從簡(jiǎn)單重復(fù)的工作中解放出來(lái)，投入到附加值更高的工作中，從而提高管理決策的質(zhì)量和水平，提高日常經(jīng)營(yíng)管理的效率。例如，通過(guò)手機(jī)應(yīng)用軟件可以方便業(yè)務(wù)部門人員隨時(shí)隨地、安全快捷地獲取各種財(cái)務(wù)信息，并實(shí)現(xiàn)手機(jī)對(duì)待辦流程的審批、決策和轉(zhuǎn)交，有效解決領(lǐng)導(dǎo)出差無(wú)法在線下審批的問(wèn)題；另一方面，內(nèi)控信息化建設(shè)可以幫助單位建立一套可執(zhí)行的流程和標(biāo)準(zhǔn)，有效避免發(fā)生各級(jí)缺位、越位、錯(cuò)位的情況，促進(jìn)各部門與人員之間的溝通更加高效和順暢，減少因溝通不暢導(dǎo)致的效率低下和人力成本、財(cái)務(wù)成本的增加，最終全面提高行政事業(yè)單位的管理效率。此外，行政事業(yè)單位在內(nèi)部控制過(guò)程中，可以更好地管理與資金流向相關(guān)的部門，同時(shí)根據(jù)各部門的實(shí)際情況，完善相關(guān)責(zé)任制度和業(yè)務(wù)審批流程，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)核算和監(jiān)督制衡，確保各項(xiàng)支出科學(xué)合理，核算正確，提高支出效率，改善支出效果。

（三）增強(qiáng)行政事業(yè)單位抗風(fēng)險(xiǎn)能力

在行政事業(yè)單位的現(xiàn)代化建設(shè)與發(fā)展中，不斷增強(qiáng)自身的抗風(fēng)險(xiǎn)能力十分重要。推進(jìn)內(nèi)部控制信息化建設(shè)，可以促進(jìn)業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)和流程的全面融合，通過(guò)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)共享和協(xié)同管理，準(zhǔn)確、高效地監(jiān)控和追溯各類數(shù)據(jù)和信息，避免因信息不對(duì)稱和溝通不及時(shí)導(dǎo)致的各類管理風(fēng)險(xiǎn)和財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，提高行政事業(yè)單位的風(fēng)險(xiǎn)防范能力。同時(shí)，內(nèi)控信息化建設(shè)可以幫助行政事業(yè)單位對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分類、歸納和整合，實(shí)現(xiàn)各類數(shù)據(jù)的互聯(lián)互通，打破各個(gè)流程節(jié)點(diǎn)之間的信息壁壘。單位領(lǐng)導(dǎo)和內(nèi)控管理人員可以及時(shí)查看當(dāng)前的經(jīng)營(yíng)情況，提前預(yù)測(cè)各個(gè)環(huán)節(jié)可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理漏洞和薄弱環(huán)節(jié)，進(jìn)而分析判斷風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)、及時(shí)做出決策，制定有針對(duì)性的防范方案，糾正偏離本單位正常運(yùn)行軌道的業(yè)務(wù)活動(dòng)，并推動(dòng)行政事業(yè)單位持續(xù)加強(qiáng)內(nèi)控制度建設(shè)，完善相應(yīng)流程，不斷提升風(fēng)險(xiǎn)防控水平。

二、行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

（一）內(nèi)部控制信息化建設(shè)意識(shí)薄弱

目前，大部分行政事業(yè)單位在開展內(nèi)控工作的過(guò)程中，仍然習(xí)慣于使用過(guò)去的經(jīng)驗(yàn)及傳統(tǒng)方法收集信息、分析問(wèn)題，未重視和充分利用信息技術(shù)所帶來(lái)的系統(tǒng)化、便捷化、規(guī)范化管理，不了解本單位可以運(yùn)用何種信息化技術(shù)和手段更好更快地實(shí)現(xiàn)本單位內(nèi)部控制目標(biāo)。究其原因，主要是行政事業(yè)單位的一些負(fù)責(zé)人思想較為保守，對(duì)內(nèi)控信息化建設(shè)、內(nèi)部控制信息系統(tǒng)的了解和認(rèn)識(shí)不夠深入，未能與時(shí)俱進(jìn)地開展內(nèi)控信息化建設(shè)轉(zhuǎn)型工作。還有部分單位負(fù)責(zé)人重業(yè)務(wù)、輕管理的思想根深蒂固，將內(nèi)部控制工作簡(jiǎn)單地劃為財(cái)務(wù)部門或者辦公室的工作，故而投入較少的人力、物力、財(cái)力。此外，許多行政事業(yè)單位的人員對(duì)內(nèi)控信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)不足，未能緊跟信息化時(shí)代的步伐及時(shí)轉(zhuǎn)變觀念、提高認(rèn)識(shí)，仍然使用傳統(tǒng)的方法和手段開展工作，對(duì)使用新興信息技術(shù)改進(jìn)工作流程和方法存在一定的抵觸心理，認(rèn)為學(xué)習(xí)成本較高，增加了自身的工作負(fù)擔(dān)。除此之外，還有一些行政事業(yè)單位部門之間的權(quán)責(zé)劃分不清晰，歸口管理界限模糊、欠缺合理性，工作流程缺乏科學(xué)性，常常出現(xiàn)推諉扯皮現(xiàn)象，內(nèi)控合力尚未形成，內(nèi)控信息化建設(shè)更是無(wú)限延期。

（二）內(nèi)部控制信息化建設(shè)人員缺乏

當(dāng)前，行政事業(yè)單位在開展內(nèi)控信息化建設(shè)面臨的另一大難題是人員配備及專業(yè)化水平不足。大部分行政事業(yè)單位主要由財(cái)務(wù)部門或者辦公室兼職負(fù)責(zé)內(nèi)控管理，缺乏能長(zhǎng)期投入專門時(shí)間和精力從事內(nèi)部控制信息化建設(shè)專項(xiàng)工作的專職人員，有些單位甚至缺少專業(yè)的信息技術(shù)人員，或者雖然配備了技術(shù)人員，但缺乏常態(tài)化、系統(tǒng)化的培訓(xùn)機(jī)制和動(dòng)態(tài)化的競(jìng)聘機(jī)制，導(dǎo)致信息技術(shù)人員素質(zhì)層次不齊，難以在日新月異的信息化發(fā)展浪潮中不斷學(xué)習(xí)、更新內(nèi)控相關(guān)業(yè)務(wù)和技能，在一定程度上制約了內(nèi)控信息化建設(shè)步伐。

（三）內(nèi)部控制信息化建設(shè)起步較晚

目前，雖然許多行政事業(yè)單位運(yùn)用信息技術(shù)完成了部分信息系統(tǒng)的建設(shè)，如資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)、會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)等，但尚未建立完善的內(nèi)部控制信息系統(tǒng)，在合同管理、預(yù)算管理、政府采購(gòu)等方面仍處于傳統(tǒng)的工作模式，與內(nèi)部控制相關(guān)的審批、授權(quán)環(huán)節(jié)需要人工簽字。并且，現(xiàn)有信息系統(tǒng)運(yùn)行時(shí)，系統(tǒng)之間相互獨(dú)立，資源之間難以整合，需要重復(fù)錄入數(shù)據(jù)，造成資源的嚴(yán)重浪費(fèi)，極大地增加了工作人員的壓力。究其原因，內(nèi)部控制制度建設(shè)是一項(xiàng)龐大而復(fù)雜的工程，涉及內(nèi)容廣泛，而行政事業(yè)單位可借鑒的經(jīng)驗(yàn)少，不知道如何建立內(nèi)部控制信息系統(tǒng)，導(dǎo)致內(nèi)部控制信息化起步晚，信息化水平低。

三、行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化建設(shè)的對(duì)策

（一）提升內(nèi)部控制信息化建設(shè)意識(shí)，構(gòu)建良好的內(nèi)控環(huán)境

內(nèi)部控制信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要多方通力配合。對(duì)此，行政事業(yè)單位負(fù)責(zé)人應(yīng)轉(zhuǎn)變思想，提高認(rèn)識(shí)，將內(nèi)部控制信息化建設(shè)作為“一把手”工程并大力支持、重點(diǎn)開展，切實(shí)履行內(nèi)控“第一責(zé)任人”職責(zé)，發(fā)揮帶頭示范作用，自上而下、層層傳導(dǎo)，培養(yǎng)全員內(nèi)控信息化建設(shè)的意識(shí)和思維。同時(shí)，還可以聘請(qǐng)本地區(qū)高等院校相關(guān)教授、高新技術(shù)企業(yè)的優(yōu)秀管理者，大規(guī)模培訓(xùn)干部職工，培養(yǎng)構(gòu)建內(nèi)部控制體系的思想與素質(zhì)，并在實(shí)際工作中持續(xù)運(yùn)用，從而讓廣大干部職工切身感受到內(nèi)部控制信息化建設(shè)的現(xiàn)實(shí)意義，全面提升工作效率和業(yè)務(wù)能力。

（二）加強(qiáng)內(nèi)部控制信息化人才培養(yǎng)

行政事業(yè)單位應(yīng)組建一支高素質(zhì)的信息管理人才隊(duì)伍，不斷提高人員整體素質(zhì)和信息化管理水平，加快內(nèi)部控制信息化建設(shè)。一是引進(jìn)專業(yè)信息化人才，增設(shè)非實(shí)名制編制，選拔優(yōu)秀的綜合管理信息化人才，夯實(shí)內(nèi)控信息化建設(shè)的人才基礎(chǔ)；二是要定期組織內(nèi)部控制信息化專題培訓(xùn)，以內(nèi)控的重要性、內(nèi)控信息化建設(shè)系統(tǒng)操作等為抓手，促進(jìn)單位人員內(nèi)部控制管理和信息化運(yùn)行的綜合能力水平；第三，要制定相應(yīng)的人才激勵(lì)機(jī)制，完善績(jī)效考核與獎(jiǎng)懲機(jī)制，將內(nèi)控信息化建設(shè)作為績(jī)效考評(píng)中的一項(xiàng)任務(wù)，并將考核結(jié)果作為相關(guān)人員年終考評(píng)、崗位調(diào)配、收入分配以及職級(jí)晉升的依據(jù)，通過(guò)績(jī)效導(dǎo)向引導(dǎo)單位內(nèi)部人員積極參與內(nèi)控信息化建設(shè)；第四，財(cái)務(wù)人員作為內(nèi)控建設(shè)的牽頭部門，要充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，與時(shí)俱進(jìn)樹立創(chuàng)新性內(nèi)部控制和財(cái)務(wù)管理思維，系統(tǒng)學(xué)習(xí)先進(jìn)的內(nèi)控管理方法和技術(shù)，不斷提升自己的綜合素質(zhì)。

（三）加大內(nèi)控信息化建設(shè)資金投入，完善相應(yīng)配套設(shè)施

專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)不足是制約行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化建設(shè)的一大因素。首先，行政事業(yè)單位應(yīng)提高認(rèn)識(shí)，將內(nèi)控信息化建設(shè)寫入中長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃，安排專項(xiàng)資金用于內(nèi)控信息化建設(shè)，持續(xù)加大相應(yīng)的資金投入，并同步引進(jìn)配套的信息化設(shè)備，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)專項(xiàng)資金使用的監(jiān)督管理。其次，信息溝通、數(shù)據(jù)互通是內(nèi)部控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，而行政事業(yè)單位由于長(zhǎng)期使用傳統(tǒng)信息溝通工具，信息傳遞效率較低，因此，行政事業(yè)單位可以建立內(nèi)部控制的信息共享平臺(tái)，以促進(jìn)部門之間的信息溝通，從而提高內(nèi)部控制制度的執(zhí)行力；最后，各級(jí)財(cái)政部門應(yīng)根據(jù)財(cái)政收支情況，結(jié)合實(shí)際需求，向本地區(qū)的行政事業(yè)單位撥付一定的專項(xiàng)資金，為行政事業(yè)單位的信息化工作奠定堅(jiān)實(shí)的資金基礎(chǔ)。

四、行政事業(yè)單位內(nèi)控信息化建設(shè)落地實(shí)施工作要點(diǎn)

（一）扎實(shí)做好前期準(zhǔn)備工作

在開展內(nèi)控信息化建設(shè)時(shí)，需要扎實(shí)做好一系列準(zhǔn)備工作。具體包括：一是將內(nèi)控信息化建設(shè)作為“一把手”工程，組織成立內(nèi)控信息化工作專班。專班由黨組書記任組長(zhǎng)，其他班子成員任副組長(zhǎng)，科室主要負(fù)責(zé)人為成員。工作專班下設(shè)內(nèi)控信息化辦公室，內(nèi)控信息化辦公室設(shè)在內(nèi)控中心。內(nèi)部控制中心牽頭組織內(nèi)控信息化建設(shè)工作，負(fù)責(zé)方案制定、規(guī)則收集審核、對(duì)接軟件公司。其他科室根據(jù)科室職責(zé)及崗位劃分完成內(nèi)控規(guī)則定制，提出功能優(yōu)化建議等；二是以建章立制為著力點(diǎn)，夯實(shí)內(nèi)控管理基礎(chǔ)。依據(jù)法律法規(guī)及規(guī)章制度要求，結(jié)合實(shí)際，查找、梳理、評(píng)估業(yè)務(wù)及管理的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)并定級(jí)。修訂、補(bǔ)充、完善內(nèi)控制度體系，補(bǔ)齊制度短板，確保內(nèi)控制度與財(cái)政業(yè)務(wù)同頻共振、與時(shí)俱進(jìn)。根據(jù)科室職責(zé)、崗位分工、相關(guān)制度要求，梳理并編制含預(yù)算編制、政策法規(guī)、財(cái)政評(píng)審在內(nèi)的主要業(yè)務(wù)操作流程圖或業(yè)務(wù)程序說(shuō)明，通過(guò)圖形使業(yè)務(wù)的流程更清晰地展現(xiàn)出來(lái)，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)管理由抽象到直觀的轉(zhuǎn)變。

（二）選擇合適的內(nèi)控信息化建設(shè)模式

內(nèi)部控制體系建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，應(yīng)有主有次，突出重點(diǎn)。目前，大多數(shù)行政事業(yè)單位選擇第三方協(xié)助進(jìn)行內(nèi)控信息化建設(shè)工作，因此，選擇符合本單位實(shí)際情況的內(nèi)控信息化建設(shè)模式，并按單位實(shí)際情況和輕重緩急，持續(xù)、分步建設(shè)較為關(guān)鍵。前期，具備信息化建設(shè)條件的行政事業(yè)單位，可以充分利用現(xiàn)有的信息化基礎(chǔ)和管理基礎(chǔ)，通過(guò)附加模式對(duì)現(xiàn)有管理系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)開發(fā)，搭建內(nèi)控信息化基礎(chǔ)平臺(tái)，包括內(nèi)控信息化平臺(tái)基礎(chǔ)架構(gòu)等，降低開發(fā)成本，也有利于后期的推廣使用，為后續(xù)信息化建設(shè)的開展奠定基礎(chǔ)。后期，根據(jù)單位業(yè)務(wù)流程定制開發(fā)內(nèi)控信息化平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)互聯(lián)互通，為領(lǐng)導(dǎo)和各部門進(jìn)行輔助決策分析、動(dòng)態(tài)情況掌控、風(fēng)險(xiǎn)智能監(jiān)管、重大風(fēng)險(xiǎn)警示等提供支撐，幫助實(shí)現(xiàn)科學(xué)分析決策。

總之，內(nèi)部控制信息化建設(shè)是促進(jìn)行政事業(yè)單位高質(zhì)量發(fā)展的重要舉措。但行政事業(yè)單位內(nèi)控信息化建設(shè)仍存在諸多問(wèn)題，如人員信息化水平低、信息化建設(shè)起步晚、水平差等。為加快內(nèi)部控制信息化建設(shè)，行政事業(yè)單位應(yīng)從組織、制度、流程、人才、技術(shù)等方面做出相應(yīng)的安排，融制度于管理、融管理于服務(wù)，全面提升單位內(nèi)部控制效能，確保內(nèi)控信息化建設(shè)效果達(dá)到預(yù)期，促進(jìn)行政事業(yè)單位持續(xù)健康發(fā)展。

（作者單位：長(zhǎng)江引航中心）