知識服務視閾下的企業(yè)檔案三庫管理研究

劉長晨

（中國電子科技集團公司第二十八研究所綜合檔案中心，江蘇南京，210046）

企業(yè)檔案工作轉向知識服務的過程，也是企業(yè)檔案工作中心點從實體管理向信息管理的轉變，是檔案工作的重心從前端收集向后端利用的逐漸平衡。在實體管理階段，企業(yè)檔案的流轉路徑始終是在滿足歸檔條件后，從各業(yè)務系統(tǒng)文件庫出庫，匯集向企業(yè)檔案庫集中統(tǒng)一保管。而在知識管理階段，知識服務引導檔案人員更多地從用戶角度思考檔案管理工作的價值，相對于實體流轉，企業(yè)內部更加重視檔案資源所蘊含的知識信息為企業(yè)工作帶來的附加價值。

檔案資源是知識資源的重要組成部分，檔案領域的知識服務研究經過十幾年的積累已經成果豐碩，既有徐擁軍[1］、張斌[2］、常大偉[3］等學者基于檔案知識服務領域進行的社交媒體、新型智庫、企業(yè)檔案等方面的架構研究和理論探索，也有綜合性檔案館如青島市檔案館將其館藏的文字、音視頻等通過知識本體串聯，提供歷史檔案知識庫服務，還有企業(yè)之中如中石化公司整合集團內所有知識資源，構建了匯集內外部近千個知識源千萬級節(jié)點的油氣知識庫，為集團內用戶提供知識服務。[4］本文即從知識服務的角度著手，結合某科技研發(fā)型企業(yè)向知識管理轉型的實踐，梳理企業(yè)知識資源的流轉過程，分析知識服務實踐的深入為企業(yè)檔案工作帶來的新變化，分析三庫融合管理的解決方案。

一、 概念辨析及意義

1. 企業(yè)檔案管理的“三庫”

文件庫，即企業(yè)項目管理系統(tǒng)（PM）、產品管理系統(tǒng)（PDM）、辦公自動化系統(tǒng)（OA）、財務管理系統(tǒng)（FMS）等業(yè)務管理系統(tǒng)中的文件存儲庫。文件依托業(yè)務管理系統(tǒng)操作環(huán)境讀取，通過在各自業(yè)務系統(tǒng)內的流程運轉不斷增加自身攜帶的信息價值，在流程結束時由業(yè)務系統(tǒng)向檔案系統(tǒng)歸檔，進入檔案庫。

檔案庫，即企業(yè)數字檔案管理系統(tǒng)的存儲庫。檔案依托檔案管理系統(tǒng)操作環(huán)境讀取，來源于由各文件庫發(fā)起、經審批入庫的歸檔文件，檔案整理入庫后，其信息價值即會向知識管理系統(tǒng)推送，進入知識庫。

知識庫，即企業(yè)知識管理系統(tǒng)的存儲庫。相較于文件庫和檔案庫，知識庫是一個元數據、表單等結構化數據和文檔、附件等非結構化數據并存的存儲系統(tǒng)，需要通過框架、產生式規(guī)則、語義網絡等知識表示方法建立知識庫結構。

2. 知識管理時代知識的流轉路徑

對比實體管理階段企業(yè)檔案從文件庫向檔案庫的流轉過程，知識管理階段的企業(yè)檔案則是一種多層遞進的流轉過程。以科研型企業(yè)為例，科研文件在完成擬制、審核、會簽后，經中高層管理人員批準，自文件庫出庫歸檔至檔案庫中進行集中管理，這一層是內容的固化階段，此后檔案內容不再改變，而實體的所屬權和使用權均由業(yè)務管理系統(tǒng)向檔案管理系統(tǒng)轉移；而在檔案庫中，經過檔案管理人員的審核鑒定與元數據標引，檔案元數據及內容經過抽取進入知識庫的數據加工池中，這一層是知識的轉化階段，企業(yè)檔案實體的所屬權未發(fā)生改變，知識管理系統(tǒng)僅獲得了檔案知識內容的使用權。

3. 三庫融合管理的重要意義

宏觀層面提供了低成本、高可行性的企業(yè)知識化轉型實踐方案。知識化轉型的目標在近些年的企業(yè)發(fā)展規(guī)劃中屢被提及，但實踐路徑因企而異。對于信息化基礎扎實、檔案信息化管理水平較高的企業(yè)而言，三庫融合管理立足于已有檔案系統(tǒng)，重點關注知識管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的互聯互通互動，降低了知識管理系統(tǒng)與不同業(yè)務系統(tǒng)對接的溝通成本，提升了轉型效率，為企業(yè)知識化轉型提供了一條低成本、高可行性的實踐路徑。

中觀層面推動了企業(yè)數據價值進一步提質增效。傳統(tǒng)的管理模式中，歸檔后企業(yè)數據的價值僅存有檔案人員的編研、加工等有限的價值增加途徑。而通過三庫融合管理，檔案數據進入知識庫后，通過全公司的共享、共用、共建，所有成員可以共同挖掘企業(yè)數據的隱含價值，這一過程又反過來進一步推動三庫的數據集成和緊密聯動，幫助企業(yè)實現降本增效的正向循環(huán)。

微觀層面解決了知識轉型過程中檔案部門的尷尬處境。企業(yè)知識轉型過程中，部分企業(yè)會繞過檔案部門直接將知識管理系統(tǒng)和業(yè)務系統(tǒng)對接獲取數據，這種做法將檔案部門置于尷尬的旁觀者角色。而三庫融合管理的方案為檔案部門提供了一種新的思路，通過強化自身檔案資源庫的建設，時刻為企業(yè)知識管理系統(tǒng)的建設做準備，在轉型進程中由被動的接收者向主動的服務者和規(guī)則的制定者角色轉變，進一步提升檔案部門的工作價值和內部影響力。

4. 三庫融合管理的可行性

首先是經濟上的可行性。三庫融合管理明確了企業(yè)內檔案系統(tǒng)與知識系統(tǒng)的內在邏輯，可以有效避免知識服務系統(tǒng)與業(yè)務系統(tǒng)間的接口、功能重復開發(fā)問題，顯著降低迭代成本，提高資金利用效率。其次是管理上的可行性。企業(yè)信息化水平的提升催生企業(yè)數字資源大量涌現，其中一部分為檔案部門所管理，更多的則由新成立的數據部門管理或處于管理缺位狀態(tài)。融合管理使得檔案部門與企業(yè)數據部門聯系更加緊密，二者融合共擔管理職責是行之更加有效的管理邏輯。最后是技術上的可行性，信息技術的發(fā)展?jié)M足了三庫融合管理的技術要求。企業(yè)內各項業(yè)務系統(tǒng)的建設從技術上確保了各類業(yè)務文件向檔案系統(tǒng)的應歸盡歸，而大數據、自然語言處理、深度學習等技術內嵌于知識管理系統(tǒng)之中，則保障了收集得到的檔案資源應用盡用。

二、 三庫融合管理帶來的新變化

1. 企業(yè)文件流轉的驅動力變化

文件流轉路徑的變化究其本質就是企業(yè)檔案意識從規(guī)范認同驅動向價值認同驅動轉變的過程。在傳統(tǒng)的流轉過程中，文件歸檔更多依賴于對員工的制度約束和規(guī)范要求，依賴超期歸檔處罰或通報批評等懲戒性手段推動文件向檔案的身份轉換。而在三庫融合管理過程中，隨著知識庫數據池以及多種類型的知識庫、專題庫不斷豐富，員工的使用體驗和效果也在不斷提高，在得知檔案庫是企業(yè)知識庫的主要數據來源后，員工對檔案價值的判斷與認同度也在同步上升，文件流轉的內在驅動力由強制性向自發(fā)性發(fā)生了顯著變化。

2. 檔案前端收集工作的變化

在文件庫向檔案庫移交時期，該科研企業(yè)檔案部門囿于庫存等因素的限制，需要不斷加強前端控制以嚴控文件歸檔的質量和規(guī)范。但隨著知識庫的建設，檔案庫基礎數據量無法完全發(fā)揮知識服務的優(yōu)勢，因此逐步放開了文件歸檔的限制。通過提升整個系統(tǒng)內的信息數量，再依賴于知識表示、知識發(fā)現、知識推理等手段形成新知識的涌現。所以對于收集端而言，應當建立一種“大檔案觀”的概念，將文件庫中具有保存價值的文件，不論其載體、格式、類型、版本，只要符合規(guī)范，應實現應歸盡歸、應管盡管。

3. 檔案工作重心的變化

應歸盡歸、應管盡管的工作要求從收、管、存、用的檔案工作流程來看，客觀上減輕了前端檔案收集環(huán)節(jié)的工作壓力，而將壓力后移至檔案庫的管理環(huán)節(jié)，最終是為了通過檔案庫將數據傳遞給知識庫形成知識轉移。檔案工作的重心變化對人和系統(tǒng)都提出了更高的要求。就人而言，檔案工作者逐漸擺脫企業(yè)歷史記錄保管者的狹隘角色限制，向企業(yè)知識服務提供者的角色轉型。員工面對檔案員提出的問題不再是能不能拿出某一份檔案，而是能不能解決某一需求。前后身份的切換，要求檔案工作者對于日常工作中用戶的需求更主動和積極地回應。就系統(tǒng)而言，一方面，文件與檔案界限的彌合對檔案管理系統(tǒng)的前端設計理念造成了根本性的影響；另一方面，檔案系統(tǒng)也不再是企業(yè)內數字資源的終點，而是數字資源的中轉加工站，將業(yè)務系統(tǒng)傳遞來的數據進行標準化的加工，提供給知識管理系統(tǒng)作為基礎數字資源。

三、 三庫融合管理的具體策略

1. 統(tǒng)用戶需求，明確管理目標

三庫融合管理將檔案工作的重心向中后段的利用開發(fā)工作平衡，利用是為了滿足用戶需求，而用戶需求反過來對利用工作提出了更高要求。為了提升知識轉化效率和利用分享頻率，因需施策，提供滿足不同需求的服務是三庫融合管理的必經之路。

基于檔案管理系統(tǒng)中檔案利用模塊對利用原因的統(tǒng)計，該科研企業(yè)圍繞需求來源、涉及部門、常用材料、利用期望等內容設計了調研方案，對單位內各部門的一線科研人員、基層管理者、中層管理者進行了訪談。根據調研結果，單位內檔案利用需求可以劃分為技術向、市場向和管理向三個方向。第一是業(yè)務需求利用，科研人員通過利用檔案，參考同類型項目的方案設計、需求分析、工具使用等，或者是通過檔案回溯項目的歸檔材料、階段性總結、用戶評審意見等。第二是市場需求利用，市場開拓人員在市場投標、供方審查的工作中，需要提供企業(yè)資質、企業(yè)獲獎情況、合同履約情況、第三方用戶認證報告等檔案，進行材料支撐。第三是管理需求利用，一方面是通過項目檔案歸檔情況了解項目開發(fā)進度，提供給管理者明確下一步措施方向的“資政”作用，另一方面是利用歸檔檔案支撐外部的第三方審計，發(fā)揮企業(yè)檔案的憑證價值。

2. 統(tǒng)數據標準，串聯知識路徑

在總結分析三類不同需求的基礎上，單位檔案部門對所有檔案的元數據進行了一次標準化的梳理，形成該單位《知識管理手冊》并按需更新，以供后續(xù)企業(yè)內部信息系統(tǒng)開發(fā)建設時參照執(zhí)行。

在統(tǒng)一數據標準時，該單位主要從兩個維度進行考慮。一是縱向上的統(tǒng)一，對于單一業(yè)務系統(tǒng)內的數據，包括前文所提的PDM、ERP、PM、OA、檔案管理系統(tǒng)、知識管理系統(tǒng)等，要確保該系統(tǒng)內數據描述字段的準確性和一致性，對因為機構變動、人事變遷等原因導致的歧義、指代等自相矛盾的情況，要及時對接人力資源管理系統(tǒng)數據進行消歧。二是橫向上的統(tǒng)一，對于跨業(yè)務系統(tǒng)的檔案數據，要明確元數據字段的唯一性，尤其是部門庫、角色庫和術語庫，該單位技術人員在檔案系統(tǒng)內進行了共指消解，使其完成了元數據字段的統(tǒng)一。

3. 統(tǒng)功能設計，構建服務平臺

不同類型利用需求的側重點對企業(yè)知識管理系統(tǒng)的服務功能提出了更高的要求，該單位項目推進團隊通過分解重組檔案管理系統(tǒng)和知識管理系統(tǒng)的功能模塊，共同構建融合管理的知識服務平臺。

該單位檔案管理系統(tǒng)自2010 年開始建設，2018年、2021 年先后進行兩次升級，升級改造過程中適逢知識管理系統(tǒng)建設同步提上日程，因此在建設規(guī)劃時即對兩者進行了區(qū)分。將檔案管理系統(tǒng)功能定位為信息資源的中轉加工站，主要面向檔案部門工作人員，功能涉及業(yè)務系統(tǒng)數據采集、數據預處理、數據維護、數據加工、數據傳遞等，系統(tǒng)前端靈活適應各類業(yè)務系統(tǒng)，后端對接知識管理系統(tǒng)，承上啟下完成數據中轉任務。而知識管理系統(tǒng)功能定位偏向于決策支持系統(tǒng)，主要面向全單位所有用戶，功能涉及檔案系統(tǒng)數據接收、數據深度加工、數據利用和人機交互等，負責對接收到的知識應用自身模型與方法進行深度加工，依據用戶需求和用戶角色，主動推薦或關聯推薦相關知識，輔助決策并提供利用。此外，對于在二、三期檔案系統(tǒng)中已初步完成的專題庫、知識圖譜等知識服務的探索性嘗試[5］，考慮系統(tǒng)建設的經濟性，將此功能與知識管理系統(tǒng)集成并軌運行，進一步提升三庫融合建設進度和工作效率。

4. 統(tǒng)角色定位，實現崗位增值

最后也是最重要的，基于企業(yè)檔案工作的重心變化，該單位檔案部門對自身的角色定位進行了梳理調整。其一，檔案部門和檔案工作者的主要職責將落實在系統(tǒng)的管理與維護、檔案數據的校核與判定、知識管理相關標準制修訂等融合管理體系建設事務之中。其二，對于知識服務工作，知識的利用與分享仍是檔案部門的業(yè)務職能。更進一步的，對于整個知識管理系統(tǒng)的建設，檔案部門和數字化部門共同承擔功能規(guī)劃職責，檔案部門承擔數據梳理、知識服務、權限管理等職責，數字化部門承擔平臺建設和功能實現。檔案部門深度參與其中，成為知識管理系統(tǒng)建設的參與者、知識服務功能的主導者。作為知識庫知識資源的重要維護部門，檔案部門積極轉變以往被動服務的等候者角色，主動出擊，根據全單位員工利用偏好與需求調研，不斷調整知識服務方向，向融合管理體系建設布局，依托知識服務的建設過程爭取自身話語權，提升崗位價值。