ERP 環(huán)境下中小型企業(yè)內(nèi)部控制研究
——以L 制造公司為例

夏會 唐梓嵐

一、引言

數(shù)字化的到來促使企業(yè)從傳統(tǒng)的內(nèi)部管理模式轉(zhuǎn)型為智能化管理模式，越來越多中小型企業(yè)開始重視內(nèi)部控制。ERP 系統(tǒng)作為內(nèi)部控制的工具，可以起到強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)部控制水平，完善內(nèi)部控制的不足的作用。國內(nèi)外關(guān)于ERP 系統(tǒng)構(gòu)建企業(yè)內(nèi)部控制的理論研究，為ERP 環(huán)境下中小型企業(yè)內(nèi)部控制研究提供了理論依據(jù)，但國內(nèi)專業(yè)分析ERP 系統(tǒng)影響中小企業(yè)內(nèi)部管理效率的研究仍屬少數(shù)。因此，研究ERP 系統(tǒng)的實(shí)施是否能夠提高內(nèi)部控制有效性，有重要的理論和現(xiàn)實(shí)意義?；谶@一背景和原有理論基礎(chǔ)，本文通過L 制造公司的案例分析ERP 系統(tǒng)在中小企業(yè)的實(shí)施，闡述ERP系統(tǒng)解決內(nèi)部控制問題的路徑，分析實(shí)施前后企業(yè)內(nèi)部控制有效性的變化，以期豐富這方面研究的內(nèi)容。

二、內(nèi)部控制、ERP 系統(tǒng)的相關(guān)研究

1.內(nèi)部控制

發(fā)達(dá)國家對內(nèi)部控制的研究起步較早，國內(nèi)雖踏足較晚，但越來越多的企業(yè)開始重視內(nèi)部控制，許多專家學(xué)者也對其進(jìn)行了深入研究。翟佳（2021）對通信企業(yè)財務(wù)風(fēng)險內(nèi)部控制體系構(gòu)建策略進(jìn)行研究，指出在目前企業(yè)激烈的競爭面前，內(nèi)部財務(wù)的風(fēng)險管理至關(guān)重要，其中內(nèi)部控制有助于企業(yè)的財務(wù)報告的管理。對于中小企業(yè)而言，加強(qiáng)內(nèi)部控制系統(tǒng)不僅要規(guī)范企業(yè)內(nèi)的辦公流程，還需監(jiān)督各部門人員的工作情況，提高工作效率，使財務(wù)數(shù)據(jù)更精確可靠。良好的內(nèi)部控制系統(tǒng)能保證管理層及時了解公司真實(shí)的財務(wù)狀況，從而做出合理決策。

2.ERP 系統(tǒng)

世界500 強(qiáng)企業(yè)中80%的企業(yè)都應(yīng)用ERP 軟件作為其決策工具和管理日常工作，歐美國家90%以上的企業(yè)都實(shí)現(xiàn)了ERP 軟件管理。國內(nèi)ERP 系統(tǒng)的發(fā)展也已比較成熟，王旖（2021）對ERP 系統(tǒng)環(huán)境的企業(yè)內(nèi)部控制進(jìn)行了研究，指出ERP 信息化技術(shù)在企業(yè)得到廣泛的使用，已經(jīng)成為企業(yè)內(nèi)控的載體，而且在不斷的優(yōu)化過程中。ERP 系統(tǒng)通過管理和整合企業(yè)內(nèi)部的各種資源，提高企業(yè)管理效率和信息化水平，使企業(yè)的決策有精確可靠的數(shù)據(jù)作為支持，為企業(yè)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、智能化的運(yùn)營提供了有力支持。

3.內(nèi)部控制使用ERP 系統(tǒng)的必要性

首先，內(nèi)部控制會隨著運(yùn)行時間和運(yùn)行空間變化，而ERP 系統(tǒng)是能夠在內(nèi)部控制發(fā)生變化時較為完善地進(jìn)行控制的工具。其次，ERP 系統(tǒng)可以體現(xiàn)內(nèi)部控制體系中對信息的總體控制和應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)信息共享的全面交流。并且，傳統(tǒng)背景下內(nèi)部控制的時間節(jié)點(diǎn)往往是在企業(yè)財務(wù)報表數(shù)據(jù)完成之后，更傾向于事后控制。而在ERP 環(huán)境下，數(shù)據(jù)能夠被及時收集處理，相關(guān)部門可以在事前、事中、事后任何節(jié)點(diǎn)對數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，評估潛藏的風(fēng)險，提升內(nèi)部控制的效率。因此，ERP 系統(tǒng)是內(nèi)部控制有效運(yùn)行的強(qiáng)力支撐，二者管理目標(biāo)一致，均為通過過程把控，保證企業(yè)經(jīng)營資產(chǎn)安全、完整，保障企業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展，內(nèi)部控制使用ERP 系統(tǒng)具有一定的必要性。

三、L 制造公司基本情況及內(nèi)部控制問題分析

1. L 公司概況

L 公司是以生產(chǎn)銷售服裝為主的制造企業(yè)，業(yè)務(wù)涵蓋產(chǎn)品設(shè)計，生產(chǎn)制造及銷售，主要產(chǎn)品包括服飾、鞋帽、面料及輔料、針紡織品、日用百貨等。公司發(fā)展十余年，在行業(yè)內(nèi)占領(lǐng)了一定市場份額，是一家中型制造企業(yè)。隨著L 公司的規(guī)模擴(kuò)大，市場占有率逐年增加，盈利能力近年來卻逐年下滑。除開行業(yè)內(nèi)競爭激烈的原因，其盈利能力下滑主要是由于L 制造公司內(nèi)部傳統(tǒng)的管理模式難以適應(yīng)數(shù)字化經(jīng)濟(jì)的快速變化，加之其產(chǎn)品品種繁多、客戶群體較大，L 公司管理能力愈發(fā)顯得不足。L 制造公司內(nèi)部控制制度較為落后，企業(yè)內(nèi)崗位分工模糊，供應(yīng)鏈信息出現(xiàn)脫節(jié)，信息無法及時傳遞，使企業(yè)管理成本大大增加。因此，L 公司管理者必須以有效的內(nèi)部控制，降低企業(yè)生產(chǎn)成本，提高工作效率。

2. L 制造公司內(nèi)部控制主要問題

（1）內(nèi)部控制的監(jiān)督不足

目前，針對大學(xué)生的職前培訓(xùn)主要有高校自主開設(shè)的就業(yè)相關(guān)課程和社會培訓(xùn)機(jī)構(gòu)兩種形式。目前來看，這兩種形式的職前培訓(xùn)都不能滿足大學(xué)畢業(yè)生和用人單位的需求。

根據(jù)L 制造公司的內(nèi)部組織和控制現(xiàn)狀，可知L 制造公司的內(nèi)部控制中，沒有嚴(yán)格的自上而下的管理體系。L 制造公司執(zhí)行由領(lǐng)導(dǎo)制定計劃和進(jìn)行決策，財務(wù)部門負(fù)責(zé)監(jiān)督控制的制度。對于財務(wù)部門而言，高層的監(jiān)督只是一個空殼，內(nèi)部控制沒有起到應(yīng)有的效果。L 制造公司簡單的組織結(jié)構(gòu)，使員工的工作崗位界限模糊，權(quán)責(zé)不等，造成各個部門無法相互制衡的情況。

同時，L 公司時常依靠外部審計，從而使內(nèi)部控制和監(jiān)督的效力被進(jìn)一步減弱。盡管公司成立了負(fù)責(zé)內(nèi)控的部門，但并沒有設(shè)置具體的監(jiān)管崗位，實(shí)際上內(nèi)控的落實(shí)性較差，缺少能夠進(jìn)行專業(yè)控制和監(jiān)督的人才。企業(yè)各環(huán)節(jié)的監(jiān)督力度不足，使得上級機(jī)構(gòu)收集到的產(chǎn)品信息質(zhì)量良莠不齊，引發(fā)管理層決策不佳，造成公司經(jīng)營凈利潤率在幾年后的時間里持續(xù)下降。

（2）內(nèi)部控制活動缺乏全面性

因?yàn)長 制造公司缺乏專業(yè)的內(nèi)控人才，企業(yè)內(nèi)部控制活動覆蓋面相對有限，導(dǎo)致公司無法管理好采購與銷售，平衡好業(yè)務(wù)與財務(wù)之間的關(guān)系。在控制采購數(shù)量環(huán)節(jié)，每月的采購計劃都由生產(chǎn)部門和銷售部門共同決定，確定每月平均庫存使用量。在對各采購項(xiàng)目進(jìn)行匯總和分析后，制定每月總采購量的計劃，報告給相關(guān)管理層，得到審批后才能進(jìn)行購買。若負(fù)責(zé)監(jiān)督控制的財務(wù)部沒有制定相應(yīng)的采購計劃，就不能全面地進(jìn)行采購環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制。

在應(yīng)收賬款的管理環(huán)節(jié)，L 制造公司雖然建立了專門管理應(yīng)收賬款的部門，但銷售人員沒有及時定期與客戶對賬，在交易過程中，物流與資金流在時間和空間上存在差異，票據(jù)傳遞、記錄等也有可能發(fā)生誤差。這使得內(nèi)部控制失去應(yīng)有的作用，產(chǎn)生許多回款糾紛，不少的應(yīng)收賬款對不上，收不回。同時，L公司對應(yīng)收款項(xiàng)的內(nèi)部控制缺少分類管理，企業(yè)對客戶的信用水平、被占用的資金風(fēng)險、償還能力等問題不得而知。

（3）風(fēng)險評估體系不健全

內(nèi)部控制體系的構(gòu)建必須有一個完善的風(fēng)險評估體系保駕護(hù)航。L 公司內(nèi)控部門人員專業(yè)素質(zhì)不高，使用的方法也存在不恰當(dāng)?shù)那闆r，導(dǎo)致風(fēng)險評估結(jié)果不準(zhǔn)確，體系不健全，不僅無法提高企業(yè)管理水平，其連續(xù)性和協(xié)調(diào)性的缺乏還會引起公司管理成本上升。L 制造公司各部門人員進(jìn)行風(fēng)險評價時只考慮本部門，對工作的監(jiān)督控制只停留在表面，這就給舞弊行為創(chuàng)造了條件。如果不能解決這些問題，L 公司管理成本居高不下，無法實(shí)施正確的風(fēng)險預(yù)警，管理者決策失誤的風(fēng)險變大。

四、ERP 系統(tǒng)驅(qū)動下的L 制造公司內(nèi)部控制改進(jìn)

1.實(shí)現(xiàn)信息化管理，加大內(nèi)部控制監(jiān)督力度

L 制造公司利用ERP 系統(tǒng)的信息共享功能，形成了管理者掌握最終權(quán)限，其他部門分權(quán)管理的制度，打造扁平化的組織結(jié)構(gòu)。每個部門的負(fù)責(zé)人擁有該部門ERP 系統(tǒng)的最高權(quán)限，各部門分別負(fù)責(zé)自身數(shù)據(jù)的錄入管理。由于每個環(huán)節(jié)都會經(jīng)過對應(yīng)人員的審批，L 公司內(nèi)部信息之間的交互增加，管理者可以通過ERP 系統(tǒng)及時發(fā)現(xiàn)公司內(nèi)部各項(xiàng)工作的情況和控制過程的不足，從而為管理者進(jìn)行有效的內(nèi)部控制和監(jiān)督提供支持。

為了更好地將ERP 系統(tǒng)運(yùn)用到公司內(nèi)部控制中，L 公司成立了由多個部門的高管共同負(fù)責(zé)的ERP 小組，專門負(fù)責(zé)企業(yè)內(nèi)控體系的推進(jìn)，協(xié)調(diào)內(nèi)控工作的進(jìn)展。ERP 小組將不同部門聯(lián)系起來，各部門員工使用數(shù)據(jù)的同時也提供數(shù)據(jù)，既培養(yǎng)了員工利用ERP 系統(tǒng)主動識別獲取信息的能力，也使企業(yè)中每個環(huán)節(jié)都不同程度地應(yīng)用了ERP 系統(tǒng)。ERP 小組通過對整個企業(yè)的ERP 系統(tǒng)進(jìn)行總體規(guī)劃，并根據(jù)具體情況持續(xù)調(diào)整優(yōu)化，保證及時從ERP 系統(tǒng)反饋的數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)問題，制定相應(yīng)措施，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的信息化管理，將內(nèi)部控制的監(jiān)督作用最大化。

2.實(shí)現(xiàn)流程優(yōu)化控制，提升內(nèi)部控制活動全面性

采購成本作為L 制造企業(yè)整個營業(yè)成本最主要的部分，對提高公司內(nèi)控活動的全面性起著至關(guān)重要的作用。全面的采購管理能夠確保管理者實(shí)時掌握供應(yīng)鏈中的所有環(huán)節(jié)，幫助企業(yè)對采購成本進(jìn)行分析和管理，保證企業(yè)進(jìn)行合理的采購，更好地控制成本，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)實(shí)物資源的有效運(yùn)轉(zhuǎn)，從而減少庫存，降低采購成本，提高企業(yè)的經(jīng)營現(xiàn)金流量。

通過ERP 系統(tǒng)，L 企業(yè)能夠?qū)崿F(xiàn)采購流程的自動化和標(biāo)準(zhǔn)化。采購流程涉及采購需求的確認(rèn)、供應(yīng)商的選擇、采購訂單的確定等多個環(huán)節(jié)。在ERP 系統(tǒng)的環(huán)境下，企業(yè)可以將這些流程整合到一個平臺上，應(yīng)用MRP 系統(tǒng)、BOM 計算并結(jié)合企業(yè)自身需求，在ERP 系統(tǒng)中輸入具體的物品類別、數(shù)量等要求，之后由采購部按需向供應(yīng)商訂貨，降低錯誤和時間成本，提高效率和準(zhǔn)確性。ERP 系統(tǒng)還可以標(biāo)準(zhǔn)化流程，將事先輸入ERP系統(tǒng)的預(yù)算價格設(shè)定為標(biāo)準(zhǔn)采購價格，精確控制采購數(shù)量，實(shí)時監(jiān)督采購合同的執(zhí)行情況并設(shè)置風(fēng)險預(yù)警，控制采購風(fēng)險，使企業(yè)內(nèi)部控制覆蓋面更全面有效。

3.提高效率控制管理成本，健全風(fēng)險評估體系

L 公司利用ERP 數(shù)據(jù)管理的功能，將一些關(guān)鍵的數(shù)據(jù)設(shè)定為臨界值，一旦EPP 系統(tǒng)監(jiān)測到數(shù)據(jù)超過或低于臨界值，則會產(chǎn)生預(yù)警機(jī)制，并將預(yù)警傳遞給公司的管理層。例如管理原材料時，ERP 系統(tǒng)會實(shí)時監(jiān)控原材料的消耗量、庫存量，一旦其庫存量低于設(shè)定的標(biāo)準(zhǔn)，系統(tǒng)便會發(fā)出警告，提醒相關(guān)人員進(jìn)行檢查補(bǔ)貨，避免因原材料的不足而導(dǎo)致企業(yè)停工損失。

L 制造公司的ERP 系統(tǒng)對每一生產(chǎn)工序的工作內(nèi)容、完成時間，進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理，精準(zhǔn)分析各種產(chǎn)品的質(zhì)量數(shù)據(jù)并予以反饋，減少了殘次品的出現(xiàn)，有利于相關(guān)管理者按照標(biāo)準(zhǔn)監(jiān)督各個環(huán)節(jié)的工作情況，防止員工消極怠工，提升工作效率。在進(jìn)行監(jiān)督的同時ERP 系統(tǒng)還會根據(jù)實(shí)際狀況，不斷對下一步的工作進(jìn)行調(diào)整，使之更具合理性。L 公司還通過ERP系統(tǒng)中的ISO標(biāo)準(zhǔn)對產(chǎn)品及其生產(chǎn)過程、人力資源、財務(wù)資源、信息溝通等各方面的管理形成一體化的監(jiān)督與控制，在一定程度上健全了企業(yè)的風(fēng)險評估體系。

五、結(jié)語

如今，精細(xì)化管理是提高中小企業(yè)競爭力的關(guān)鍵，ERP 在其中發(fā)揮著重要作用。在對L 制造公司進(jìn)行分析的過程中，可知其內(nèi)部控制存在一些問題。通過分析問題，利用ERP 系統(tǒng)建立獨(dú)立的內(nèi)審和監(jiān)督機(jī)制，改善其內(nèi)部控制環(huán)境、風(fēng)險評估體系，以及內(nèi)部控制監(jiān)督功能。各中小企業(yè)都可以通過構(gòu)建ERP 系統(tǒng)，有效提高業(yè)務(wù)整體管理控制水平和財務(wù)運(yùn)營的效率，改善傳統(tǒng)的內(nèi)部控制運(yùn)行模式和思維。同時中小企業(yè)的管理者也應(yīng)注意ERP 環(huán)境下企業(yè)會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制存在的問題，及時識別并控制經(jīng)營風(fēng)險，保證公司綜合效益最大化的同時使其持續(xù)健康地成長。