標(biāo)準(zhǔn)化文件編寫工作軟件（SET2020）應(yīng)用淺析

劉子萌 紀(jì)翠玲

關(guān)鍵詞：標(biāo)準(zhǔn)化文件編寫工作軟件（SET2020），軟件應(yīng)用，注意事項，常見問題

0 引言

標(biāo)準(zhǔn)化活動的主要內(nèi)容是制定和應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)化文件，確立條款、編制文件是制定標(biāo)準(zhǔn)化文件必不可少的兩項活動。習(xí)近平總書記對標(biāo)準(zhǔn)化工作的重要論述中指出：“標(biāo)準(zhǔn)決定質(zhì)量，有什么樣的標(biāo)準(zhǔn)就有什么樣的質(zhì)量，只有高標(biāo)準(zhǔn)才有高質(zhì)量?！庇行蜷_展標(biāo)準(zhǔn)化活動，需要建立標(biāo)準(zhǔn)化文件編寫的技術(shù)規(guī)則來保證高質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的發(fā)布及應(yīng)用推廣。1981年以來，國家根據(jù)不同時期標(biāo)準(zhǔn)化理論研究、實踐以及國際規(guī)則的變遷，先后發(fā)布了五版GB/T 1《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則》，作為我國標(biāo)準(zhǔn)化活動及標(biāo)準(zhǔn)制定的基礎(chǔ)性和通用性指導(dǎo)[1]。目前最新版本為GB/T 1.1—2020《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則 第1部分：標(biāo)準(zhǔn)化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》。

確保文件格式統(tǒng)一是各行業(yè)編制標(biāo)準(zhǔn)化文件的一項重要工作環(huán)節(jié)，也是檢驗文件結(jié)構(gòu)是否合理的一項重要指標(biāo)。對于標(biāo)準(zhǔn)化文件的格式統(tǒng)一工作及形式審查貫穿于標(biāo)準(zhǔn)化文件起草到報批的各個環(huán)節(jié)，其工作量大、細(xì)節(jié)要求多且出錯率高。運用標(biāo)準(zhǔn)化文件編寫工作軟件（SE T 2020）可以有效解決上述問題，從而提高編寫效率。與GB/ T1.1—2020配套的《標(biāo)準(zhǔn)化文件的起草》書中附有《標(biāo)準(zhǔn)化文件編寫工作軟件（SET2020）》作為工具性軟件輔助標(biāo)準(zhǔn)化文件起草編寫，保證其格式的科學(xué)性、通用性及規(guī)范性[1]。本文將從標(biāo)準(zhǔn)化文件編寫工作軟件（SET2020）的模塊功能、常見問題及解析等方面闡述標(biāo)準(zhǔn)化文件編寫工作軟件的操作方法和技巧，為起草人高效編寫標(biāo)準(zhǔn)化文件提供技術(shù)支持。

1 標(biāo)準(zhǔn)化文件編寫工作軟件（SET2020）功能及應(yīng)用注意事項

1.1 主要功能

標(biāo)準(zhǔn)化文件編寫工具軟件（SET 2020）是輔助標(biāo)準(zhǔn)化文件編寫的工具性軟件，通過導(dǎo)入該軟件，標(biāo)準(zhǔn)化文件的編寫者可以方便快捷地實現(xiàn)文件草案的要素和層次樣式的設(shè)置、表述形式的編輯、文件的排版等操作，進(jìn)而起草完成符合GB/T 1.1—2020規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)化文件草案。SET2020編輯器分為“新建文件”“要素樣式”“層次樣式”“表述形式”“排版及其他”五項功能及模塊，見圖1。

1.2 功能要點及注意事項

1.2.1 新建文件

“新建文件”按照標(biāo)準(zhǔn)化法對標(biāo)準(zhǔn)范圍的規(guī)定，提供了國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)、團(tuán)體標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及標(biāo)準(zhǔn)化指導(dǎo)性技術(shù)文件等6種常見類型標(biāo)準(zhǔn)的封面，以及范圍、規(guī)范性引用文件、術(shù)語和定義3個通用必備章節(jié)的格式[2]。封面中凡是需要填寫內(nèi)容的位置，編寫者只需在給出提示的灰色區(qū)域中點擊鼠標(biāo)左鍵，即可進(jìn)行相應(yīng)內(nèi)容的填寫，與上一版本相比降低了編寫者操作的復(fù)雜度，確保了封面內(nèi)容填寫的完整性，并且國家標(biāo)準(zhǔn)封面中的發(fā)布單位名稱已經(jīng)統(tǒng)一給定，不需要自行填寫，避免了單位名稱的錯誤填寫。

1.2.2 要素樣式

“要素樣式”包括目次、前言兩項必備要素及引言、文獻(xiàn)、索引三項可選要素[2]。其中，“目次”操作中分為默認(rèn)目次內(nèi)容和可選目次內(nèi)容，編寫者在文本編寫完畢后點擊該選項，自主選擇是否添加一至五級條標(biāo)題及圖表標(biāo)題，一鍵完成全文目次的自動生成。同時，該版本實現(xiàn)了自動過濾“無標(biāo)題條”的功能，使得添加及更新目次時更加方便、快捷、準(zhǔn)確?！扒把浴弊詭Ч潭ū硎鑫谋炯案袷?，編寫者根據(jù)默認(rèn)格式填空即可?！扒把浴焙汀耙浴痹O(shè)置了自動生成與涉及專利有關(guān)的文本內(nèi)容，從而提高標(biāo)準(zhǔn)化文件編寫的規(guī)范性?！拔墨I(xiàn)”和“索引”同樣可以在菜單欄中進(jìn)行選擇添加。其中，“索引”功能可根據(jù)用戶需要，在文本中標(biāo)記索引項，并在工具欄中選擇后自動生成。并且該選項還提供了更新全部索引功能，文件章條、圖表改變后，可以刷新索引。此外，上述所有選項均可以根據(jù)編寫內(nèi)容的調(diào)整進(jìn)行多次添加及刪除以滿足同步替換、更新的需求，從而避免手動更替內(nèi)容出現(xiàn)的遺漏和錯誤，保證了標(biāo)準(zhǔn)報批稿邏輯結(jié)構(gòu)的準(zhǔn)確性。

1.2.3 層次樣式

層次樣式包括章、條（共五級）、無標(biāo)題條（共五級）、列項（列項一、列項二、字母項、數(shù)字項）、術(shù)語條目（共五級）、段以及調(diào)編號（重新編號、繼續(xù)編號）等6項功能[2]。在該功能模塊中，需要新增每類層級時，點擊層次樣式中的相應(yīng)選項，系統(tǒng)將自動生成該層級的編號及標(biāo)題格式，無須手動調(diào)整，在編號后手動輸入標(biāo)題或內(nèi)容即可。在每一層級的編寫中，系統(tǒng)將會自動進(jìn)行順序編號。

需要編寫者注意的是：（1）在“列項”的選擇中，列項一（一級列項）和列項二（二級列項）為一組；字母項（一級列項）和數(shù)字項（二級列項）為一組進(jìn)行使用，不應(yīng)混用。（2）在“術(shù)語條目”的編寫中，其與章、條的寫作格式有所不同，應(yīng)在編號的下一行空出編號位置進(jìn)行“術(shù)語”及“英文對應(yīng)詞”的輸入，定義則需再另起一行。（3）“調(diào)編號”功能用于對有編號的列項、注X、示例X、圖腳注等帶編號的內(nèi)容位置發(fā)生變化時進(jìn)行編號的重新調(diào)整或延續(xù)。

1.2.4 表述形式

表述形式包括附錄（刪除附錄），圖標(biāo)題、圖腳注，表標(biāo)題、表腳注（同號表腳注、刪除表內(nèi)腳注）、表格（插入表格、修正表格樣式、插入表注或腳注行、跨頁表格拆分、跨頁表格合并），公式（獨立設(shè)計欄、附錄公式編號更新），注、注X、腳注（編輯腳注），示例、示例x、例和圖文字內(nèi)容，重要提示，來源，終結(jié)線（刪除終結(jié)線）等16項功能[2]。該類型功能欄中的所有選項基本涵蓋標(biāo)準(zhǔn)化文件編寫中實際會用到的所有表述形式及格式，只需在工具欄中點擊相應(yīng)鍵即可生成符合GB/T 1.1.—2020要求的內(nèi)容及形式。

1.2.5 排版及其他

排版及其他包括單位和符號、雙面排、橫頁（刪除當(dāng)前橫頁）、幫助（幫助手冊、關(guān)于）、在線更新（檢查更新、啟動時檢查更新）、取消文檔保護(hù)/保護(hù)文檔等6 項功能。其中，“單位和符號”提供了常見的編寫選項，例如在標(biāo)準(zhǔn)編寫中，編寫者經(jīng)常會把“＞”寫成“>”，對于單位符號的書寫也出現(xiàn)不運用國際標(biāo)準(zhǔn)單位符號的情況，該功能項解決了此問題?！半p面排”是標(biāo)準(zhǔn)編寫中經(jīng)常被忽略的問題。一般情況下，SET2020默認(rèn)所創(chuàng)建的標(biāo)準(zhǔn)文本為單面排版，需要編寫者在文本編寫完畢后點擊雙面排進(jìn)行調(diào)整。“橫頁”項一般用于表格中列比較多的情況下，可設(shè)定特定頁為橫頁，避免出現(xiàn)所有頁都變成橫頁的情況?！叭∠臋n保護(hù)/保護(hù)文檔”用于多位編寫者在不同電腦中對同一標(biāo)準(zhǔn)修改或者加批注無法添加時，點擊“取消文檔保護(hù)”鍵即可進(jìn)行更改內(nèi)容。

2 標(biāo)準(zhǔn)化文件編寫工作軟件（SET2020）應(yīng)用常見問題及解析

2.1 下載和安裝

SET 2020可以支持目前主流的操作系統(tǒng)以及MS Word 2010、2013、2016及以上版本的辦公軟件，不適用于WPS辦公軟件。編寫者通過購買《標(biāo)準(zhǔn)化文件的起草》獲取SET2020的安裝網(wǎng)址及序列號，一書對應(yīng)一號，同一序列號只能在一臺電腦中使用（即“一機(jī)一碼”）。特別注意的是，序列號一旦綁定成功，即使后期在原機(jī)器中將該程序卸載，也無法在其他機(jī)器中再次注冊及使用。軟件下載成功后，雙擊圖標(biāo)按照向?qū)崾具M(jìn)行安裝。安裝成功后，點擊MS Word菜單中的“標(biāo)準(zhǔn)化文件編寫”，選擇“注冊”，按照提示在“注冊碼”欄中輸入“序列號”完成注冊。完成上述操作，即可在新建的Word文檔中使用SET2020編輯器進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)編寫。

安裝完畢后，如果在新建Word中未找到“標(biāo)準(zhǔn)化文件編寫”工具欄，需要對以下三種情況進(jìn)行排查和設(shè)置：（1）未安裝成功SET2020，應(yīng)先將電腦中所有殺毒軟件關(guān)閉，Word文件關(guān)閉，再次進(jìn)行安裝即可。（2）軟件未被正確加載，打開Word文件后按照“文件—選項—加載項”的順序進(jìn)行點擊，如發(fā)現(xiàn)“標(biāo)準(zhǔn)化文件編寫”在“非活動應(yīng)用程序加載項”中時，點擊對話框下方的“轉(zhuǎn)到（G）…”在“可用加載項”中勾選“標(biāo)準(zhǔn)化文件編寫工具軟件”后點擊“確定”，稍后該軟件將被加載成功。（3）軟件被禁用，即在“文件—選項—加載項”中的“活動/非活動應(yīng)用程序加載項”中均未找到“標(biāo)準(zhǔn)化文件編寫工具軟件”項時，在對話框下方“管理—COM加載項”的下拉菜單中選擇“禁用項目”，點擊“轉(zhuǎn)到（G）…”，如發(fā)現(xiàn)“禁用項目”中存在“標(biāo)準(zhǔn)化文件編寫工具軟件”，勾選后點擊“啟用”，重新啟動Word后即可出現(xiàn)該工具欄。

2.2 復(fù)制粘貼文檔內(nèi)容

標(biāo)準(zhǔn)化文件的許多編寫者習(xí)慣將事先寫好的自定義格式的標(biāo)準(zhǔn)文本內(nèi)容直接復(fù)制粘貼在SET2020新版編輯器中，看似節(jié)省了手動輸入的時間成本，實則改變了新版編輯器中自帶的正確格式，例如行間距、字體字號等，從而造成該軟件無法識別新的樣式，導(dǎo)致鍵入新的章、條、表、公式等選項時，系統(tǒng)彈窗程序提示報錯，無法進(jìn)行后續(xù)編寫。因此，應(yīng)選擇不帶格式粘貼。如果內(nèi)容較少，建議在正確的模板下直接手動輸入。

此外，在文件編寫前，建議仔細(xì)查找編輯器中各模塊的功能鍵，特別是“表述形式”欄中的眾多選項，找到各項的位置，方便后續(xù)功能的鍵入。例如，文件編寫者往往會忽略“來源”“注/ 注X”“示例/ 示例X”等選項，但在實際操作中鍵入這些選項，系統(tǒng)會自動生成正確的格式和順序，在進(jìn)行內(nèi)容輸入時無須手動調(diào)整字體字號、編號等內(nèi)容。

2.3 建立規(guī)范化表格

在標(biāo)準(zhǔn)化文件條文中需要添加并編輯表格時，一些編寫者會錯誤地選擇MS Word文檔“插入”菜單中的“表格”，而非“標(biāo)準(zhǔn)化文件編寫”工具欄中的表格。需要說明的是，“標(biāo)準(zhǔn)化文件編寫”工具欄中的表格在插入后自動生成了符合GB/T 1.1—2020的框線格式，且在表中輸入內(nèi)容時，自動生成正確的字體字號（宋體小五），無須手動調(diào)整。如果是通過MSWord文檔“插入”中新建的“表格”，建議點擊“標(biāo)準(zhǔn)化文件編寫”工具欄中“表格—修正表格樣式”進(jìn)行調(diào)整，軟件會自動生成正確的邊框格式，見圖2。

在“表格”的編寫中，還有一個常見問題是“跨頁表的接排”。根據(jù)GB/T 1.1—2020中9.8.3的規(guī)定[3]，跨頁表的接排需要在每一頁的最上方重復(fù)表的編號、表題（續(xù)）及表頭。在實際操作中，當(dāng)表格內(nèi)容較多出現(xiàn)跨至少2頁及以上時，編寫者往往會忽略這條要求，且在要求修改時發(fā)現(xiàn)無法實現(xiàn)重復(fù)表的編號及表題（續(xù)）。SET2020中“表格—跨頁表格拆分”（見圖3）可以一鍵解決該問題。但需要注意的是：（1）拆分表格前應(yīng)將所有內(nèi)容填寫完整，如果先點擊“跨頁表格-拆分”選項，再填寫內(nèi)容，系統(tǒng)將不會自動重復(fù)表頭。（2）如果表中內(nèi)容包括多項“注、腳注”時，應(yīng)先將表注、表腳注填寫完整后在進(jìn)行拆分，否則將會出現(xiàn)表腳注編號混亂的情況。（3）如在表格內(nèi)部需要進(jìn)一步合并或拆分單元格時，應(yīng)先按照上述兩步把所有內(nèi)容輸入完畢，留出需要合并的空白單元格，先點擊“跨頁表格-拆分”，再對表內(nèi)單元格進(jìn)行合并或拆分，反之將會出現(xiàn)系統(tǒng)錯誤，也影響“修正表格樣式”功能鍵的作用發(fā)揮。

2.4 建立數(shù)學(xué)公式

進(jìn)行數(shù)學(xué)公式編寫時，點擊工具欄中的“公式”選項，會自動在光標(biāo)位置中插入公式，如圖4所示。點擊“在此處鍵入公式”，工具欄中會出現(xiàn)公式設(shè)計欄，如圖5所示。需要注意的是：（1）無論是鍵入公式，選擇分?jǐn)?shù)、根式等表述形式或是選取物理量符號，都應(yīng)在工具欄中選取，否則影響公式基本格式、編號及后續(xù)的修改。（2）在附錄中插入公式時，應(yīng)在“公式”下拉菜單中選擇“附錄公式編號更新”（見圖6）來實現(xiàn)附錄中的公式按照附錄的編號要求從1開始重新排序。

3 結(jié)語

標(biāo)準(zhǔn)化文件編制工作是標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)的重要保障，是推動標(biāo)準(zhǔn)化工作高質(zhì)量發(fā)展的基礎(chǔ)和關(guān)鍵[4]。SET2020標(biāo)準(zhǔn)編寫工具的應(yīng)用不僅能夠保障標(biāo)準(zhǔn)化文件的規(guī)范性，更能提升編制工作效率，降低反復(fù)進(jìn)行格式修改的工作量，起到事半功倍的作用。鑒于在該軟件應(yīng)用中出現(xiàn)的對MS Word軟件使用不熟悉、對SET2020自身功能不了解等問題，建議標(biāo)準(zhǔn)化文件的初級編寫者要進(jìn)行GB/T 1.1—2020理論學(xué)習(xí)和SET2020使用上機(jī)操作培訓(xùn)；在編寫的各個環(huán)節(jié)強(qiáng)調(diào)SET2020應(yīng)用的重要性，使編寫者予以重視；在審查工作中對模板軟件的規(guī)范應(yīng)用嚴(yán)格把關(guān)，確保標(biāo)準(zhǔn)化文件高質(zhì)量發(fā)布。