公立醫(yī)院在后勤物資采購中存在的問題及對(duì)策

郝曉東

[摘 要]近年來，隨著醫(yī)改進(jìn)程的不斷深化，藥品、耗材零加成，完善分級(jí)診療制度，DRG/DIP醫(yī)保支付制度改革等一系列政策的逐步實(shí)施，公立醫(yī)院利潤大幅縮減。如何控制公立醫(yī)院運(yùn)行成本成為現(xiàn)代醫(yī)院管理中面臨的一大難題。醫(yī)院后勤物資的采購和管理工作，與醫(yī)院的運(yùn)營管理、成本控制息息相關(guān)，做好采購管理，是醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展的重要基礎(chǔ)。文章通過分析J醫(yī)院在后勤物資采購管理中存在的問題，研究行業(yè)內(nèi)相關(guān)的問題并提出改進(jìn)建議。

[關(guān)鍵詞]公立醫(yī)院；后勤物資；采購

中圖分類號(hào)：R197 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-1722（2023）23-0056-03

醫(yī)院后勤采購涉及的品類極為廣泛，除了藥品、醫(yī)用耗材與醫(yī)療設(shè)備外，還幾乎包含了貨物、服務(wù)、工程等全部內(nèi)容。后勤采購支出是醫(yī)院支出的重要組成部分，后勤采購工作的成效將直接影響醫(yī)院的診療活動(dòng)與發(fā)展運(yùn)營水平，是公立醫(yī)院高質(zhì)量、高水平、現(xiàn)代化發(fā)展的重要基礎(chǔ)。因此，提高醫(yī)院后勤采購管理水平、降低后勤采購成本也成為提高醫(yī)院運(yùn)營管理水平、提升醫(yī)院高競爭力的一項(xiàng)重要工作。

一、J醫(yī)院后勤物資采購的管理現(xiàn)狀

J醫(yī)院的后勤采購工作主要由總務(wù)后勤科負(fù)責(zé)，該科室共有工作人員5人，其中科長1人、副科長1人、科員3人，工作職責(zé)如下。

負(fù)責(zé)醫(yī)院后勤物資的計(jì)劃采購工作，根據(jù)庫存量及消耗量，掌握物資需求情況，科學(xué)合理地編制物資材料供應(yīng)計(jì)劃，確保物資供應(yīng)的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。在計(jì)劃采購過程中，堅(jiān)持以需定進(jìn)的原則，科學(xué)監(jiān)督物資的使用和管理情況，確保物資的合理使用，避免物資浪費(fèi)。

負(fù)責(zé)市場尋源，篩選與考核供應(yīng)商等管理工作及日常采購工作。在市場尋源和篩選供應(yīng)商方面，需要充分了解市場行情和供應(yīng)商的實(shí)際情況，全面評(píng)估和篩選供應(yīng)商，確保采購的物資質(zhì)量優(yōu)良、價(jià)格合理、供應(yīng)穩(wěn)定。在日常采購工作中，需要與供應(yīng)商保持良好的溝通和合作關(guān)系，及時(shí)解決采購過程中出現(xiàn)的問題，確保物資供應(yīng)的順暢和及時(shí)。

負(fù)責(zé)物資庫房管理工作，確保物資的存放和管理科學(xué)規(guī)范、安全有序。保證醫(yī)療活動(dòng)與行政辦公的日常使用與維修需要，在庫房管理方面，要建立健全的庫存管理制度和領(lǐng)用制度，定期盤點(diǎn)和清理庫存物資，確保物資的賬實(shí)相符和安全使用。同時(shí)，要與各領(lǐng)用部門密切配合，及時(shí)溝通協(xié)調(diào)，確保物資的合理分配和有效使用。

二、J醫(yī)院后勤物資采購存在的問題

（一）供貨渠道較少，價(jià)格偏高

J醫(yī)院的后勤物資采購涵蓋了多種產(chǎn)品類別，包括辦公用品、辦公家具、生活用品、水電物料、勞保用品、計(jì)算機(jī)耗材、計(jì)算機(jī)配件、印刷制品，以及修繕、裝修等工程類物資。這些物資種類較多，數(shù)量龐大，涉及的細(xì)節(jié)問題繁雜。但是長期以來，J醫(yī)院一直沿用傳統(tǒng)的線下采購模式，只與數(shù)量較少的當(dāng)?shù)毓潭ㄉ碳医⒑献麝P(guān)系。這種單一的供應(yīng)商供貨模式相對(duì)方便，能夠提高采購效率。J醫(yī)院只需向一家供應(yīng)商提出購買需求，無須再費(fèi)時(shí)費(fèi)力地尋找其他貨源或與多家供應(yīng)商協(xié)商。這種模式還有助于簡化采購過程中的煩瑣程序，避免了與多家供應(yīng)商之間的協(xié)調(diào)和溝通問題。

然而，單一供應(yīng)商供貨模式的缺點(diǎn)同樣明顯。由于缺乏多元化的供貨渠道，J醫(yī)院采購的后勤物資價(jià)格往往偏高，質(zhì)量也未能達(dá)到預(yù)期標(biāo)準(zhǔn)[1]。這是因?yàn)楣?yīng)商可能會(huì)將不是自己代理的、從其他商家取得的物資再加價(jià)提供給J醫(yī)院，從中獲取更多的利潤。長期依賴單一的供貨商容易導(dǎo)致腐敗等不良風(fēng)氣的滋生，可能存在廉政風(fēng)險(xiǎn)。單一的供應(yīng)商供貨模式還可能影響J醫(yī)院的運(yùn)營效率和后勤保障的穩(wěn)定性。如果供應(yīng)商出現(xiàn)問題，如供應(yīng)中斷或出現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量問題，可能會(huì)對(duì)J醫(yī)院的日常運(yùn)營和醫(yī)療保障造成不利影響。在這種情況下，J醫(yī)院可能需要花費(fèi)更多的時(shí)間和精力尋找替代的貨源或與供應(yīng)商協(xié)商解決問題，這增加了不必要的成本和風(fēng)險(xiǎn)。

（二）臨時(shí)性采購較多，缺乏計(jì)劃性

J醫(yī)院在后勤物資采購方面缺乏計(jì)劃性，主要表現(xiàn)為頻繁的臨時(shí)性采購。這種臨時(shí)性采購由于采購時(shí)間緊迫、采購過程較為分散，無法形成規(guī)模優(yōu)勢，導(dǎo)致采購成本偏高，影響了采購效率[2]。

一是客觀情況導(dǎo)致的采購計(jì)劃難以編制，由于醫(yī)院后勤物資的品類繁雜，需求量大，同時(shí)采購需求容易受到患者數(shù)量、突發(fā)事件、氣候變化等多種因素的影響，因此難以編制出完美契合的采購計(jì)劃。

二是J醫(yī)院在后勤物資倉庫管理方面力量薄弱，統(tǒng)籌和調(diào)劑規(guī)劃能力較差。具體表現(xiàn)在J醫(yī)院的庫存物資數(shù)量和物資領(lǐng)用情況的信息化水平極低，缺乏信息化技術(shù)的有力支撐，導(dǎo)致其在整理和分析物資庫存數(shù)量、物資領(lǐng)用情況時(shí)無法編制高效率、高質(zhì)量的采購計(jì)劃[3]。

（三）采購人員專業(yè)性不足，能力有待加強(qiáng)

后勤采購人員在執(zhí)行采購任務(wù)時(shí)，需要全面了解采購的物資，包括其基本功能、用途、質(zhì)量及成本等。這樣可以幫助他們更好地與上游供應(yīng)商及下游使用科室溝通交流，確定所需物資的準(zhǔn)確規(guī)格和性能指標(biāo)，確保采購的后勤物資符合實(shí)際需要[4]。同時(shí)，后勤采購人員要了解采購物資的用途，以便權(quán)衡不同物資之間的優(yōu)劣，在滿足科室需求的前提下實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化配置。后勤采購人員要全面評(píng)估采購物資的質(zhì)量，包括其可靠性、耐用性、安全性及有效性等，以便在選擇供應(yīng)商時(shí)作出更明智的決策，確保采購的物資符合相關(guān)法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)，能夠滿足患者的需求。此外，后勤采購人員要分析采購物資的成本，包括物資的購買價(jià)格、運(yùn)輸費(fèi)用、儲(chǔ)存成本及使用過程中的維護(hù)費(fèi)用等，以便在預(yù)算范圍內(nèi)選擇性價(jià)比最高的物資，確保采購的物資不僅質(zhì)量上乘，而且價(jià)格合理。

然而，對(duì)于一些特定的后勤物資，比如水電物料類用品，由于其型號(hào)和規(guī)格的多樣性，且日常使用量不大，僅在出現(xiàn)損壞時(shí)才需購買，因此存在購買物資不準(zhǔn)確、數(shù)量不合適等問題。水電物料、環(huán)境改造等工程類專業(yè)性較強(qiáng)的物資，對(duì)于非專業(yè)維修人員的采購人員來說，其型號(hào)和規(guī)格的區(qū)分往往較為困難，精準(zhǔn)采購變得更為復(fù)雜。這可能會(huì)導(dǎo)致延誤使用時(shí)機(jī)，甚至影響醫(yī)院的正常運(yùn)營。此外，盡管J醫(yī)院采購人員的學(xué)歷為?？茖W(xué)歷，但他們的所學(xué)專業(yè)與采購工作需要的專業(yè)知識(shí)存在較大差距。這也限制了他們?cè)趯?shí)際采購工作中的能力發(fā)揮。

三、J醫(yī)院后勤物資采購中存在問題的解決對(duì)策

（一）拓寬傳統(tǒng)供應(yīng)商渠道，增加網(wǎng)上采購比重

針對(duì)J醫(yī)院后勤物資供應(yīng)商較少、采購物資價(jià)格偏高的情況，醫(yī)院采取了收集市場信息貨比多家、拓寬傳統(tǒng)供應(yīng)商渠道、加大網(wǎng)上采購比重等一系列應(yīng)對(duì)措施。

首先，將本地供應(yīng)商數(shù)量增加了一倍，更多供應(yīng)商的加入提高了J醫(yī)院談判議價(jià)的能力，可以采購到更加質(zhì)優(yōu)價(jià)低的商品。

其次，成立后勤物資網(wǎng)購業(yè)務(wù)部門，設(shè)置網(wǎng)購資金專門賬戶，采購前對(duì)后勤物資在全網(wǎng)的大型電子商務(wù)平臺(tái)上比質(zhì)比價(jià)，指派專人負(fù)責(zé)網(wǎng)購物資驗(yàn)貨收貨、入庫出庫等相關(guān)事宜，使網(wǎng)購后勤物資品類占比從0增長到46.67%。網(wǎng)購的后勤物資基本實(shí)現(xiàn)了在保證質(zhì)量的前提下選擇價(jià)格最優(yōu)的商品，降低了J醫(yī)院的后勤物資采購成本。另外，網(wǎng)購后勤物資的價(jià)格公開透明，網(wǎng)購資金專戶保證?？顚Ｓ?，便于監(jiān)督管理，降低了廉政風(fēng)險(xiǎn)。

為了提高后勤物資采購效率，J醫(yī)院將繼續(xù)擴(kuò)大網(wǎng)購規(guī)模，充分發(fā)揮線上平臺(tái)的數(shù)據(jù)優(yōu)勢，為后勤物資采購提供更多有價(jià)值的參考，加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)購物資的質(zhì)量監(jiān)督，建立嚴(yán)格的質(zhì)量追溯制度，確保網(wǎng)購后勤物資的質(zhì)量始終保持在較高水平，更大程度地實(shí)現(xiàn)成本節(jié)約。同時(shí)，J醫(yī)院將加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通與合作，與其建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，以確保后勤物資的質(zhì)量和供應(yīng)穩(wěn)定；加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的審核和評(píng)估，確保供應(yīng)商具備良好的信譽(yù)和資質(zhì)，從源頭上控制后勤物資的質(zhì)量，為J醫(yī)院的持續(xù)發(fā)展提供有力支持。

（二）依據(jù)歷史數(shù)據(jù)，依托信息平臺(tái)，制訂采購計(jì)劃

J醫(yī)院通過制定并完善新的后勤物資采購制度，構(gòu)建后勤物資的庫存管理體系，實(shí)現(xiàn)后勤物資庫存的精細(xì)化管理。通過引入先進(jìn)的庫存管理軟件，實(shí)現(xiàn)對(duì)后勤物資的實(shí)時(shí)監(jiān)控，確保庫存信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性[5]。同時(shí)，定期盤點(diǎn)庫存，確保庫存物資的數(shù)量和質(zhì)量與賬面信息一致，降低庫存成本和庫存積壓風(fēng)險(xiǎn)，根據(jù)過去三年臨床科室與行政管理科室后勤物資領(lǐng)用的數(shù)據(jù)，綜合當(dāng)前物資庫存情況，預(yù)估下一年全院后勤物資的采購數(shù)量，形成后勤預(yù)算，做到心中有數(shù)、有的放矢。

啟用醫(yī)院先進(jìn)的信息平臺(tái)HRP（醫(yī)院資源規(guī)劃），該信息平臺(tái)具有豐富且全面的功能。使用科室可通過HRP平臺(tái)提交請(qǐng)購單，請(qǐng)購單包含了采購貨物品類、采購數(shù)量、使用時(shí)間、應(yīng)用對(duì)象等內(nèi)容；HRP平臺(tái)還能生成如推薦供應(yīng)商、訂貨日期等為采購訂單提供建議的內(nèi)容。在庫存管理方面，HRP系統(tǒng)能夠根據(jù)J醫(yī)院的實(shí)際需求，即時(shí)分析物資庫存情況，為后勤物資倉庫管理提供科學(xué)的統(tǒng)籌和調(diào)劑規(guī)劃。在新信息系統(tǒng)的支持下，物資領(lǐng)用情況、物資采購計(jì)劃等方面的管理工作變得更加清晰明了，有效提高了后勤物資倉庫的管理水平。隨著數(shù)據(jù)量的擴(kuò)充與完善，HRP系統(tǒng)將持續(xù)優(yōu)化和升級(jí)，以實(shí)現(xiàn)后勤物資倉庫管理的智能化和高效化。結(jié)合賬面與實(shí)際趨勢編制的J醫(yī)院季度、年度后勤物資采購計(jì)劃，可以最大程度地降低臨時(shí)性采購的頻次與數(shù)量[6]。

（三）加強(qiáng)培訓(xùn)，提升采購人員的綜合能力

物資采購管理人員應(yīng)具備多種技能，特別是采購能力、協(xié)調(diào)能力與應(yīng)變能力等。采購人員的綜合素質(zhì)是影響采購工作質(zhì)量的關(guān)鍵因素[7]。

首先，為了確保后勤物資采購工作的高質(zhì)量和高效率，J醫(yī)院致力于提升員工的職業(yè)道德與誠信意識(shí)，通過定期的思想教育和專業(yè)培訓(xùn)，使采購人員明確職責(zé)、規(guī)范流程、提升風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)、掌握高效的工作方法。

其次，醫(yī)院借助系統(tǒng)化、全面完善的培訓(xùn)計(jì)劃，精心組織采購人員全程參與各類采購實(shí)踐活動(dòng)，使其細(xì)致把握和理解采購業(yè)務(wù)的特點(diǎn)和規(guī)律，尤其是對(duì)水電物料、環(huán)境改造等工程類專業(yè)性較強(qiáng)的物資進(jìn)行詳細(xì)分類和整理，制訂詳細(xì)的采購計(jì)劃和清單，包括物資的具體型號(hào)和技術(shù)參數(shù)，以便準(zhǔn)確選擇和購買，為使用科室提供有力的物資保障。對(duì)于一些特殊物資的需求，J醫(yī)院特別邀請(qǐng)使用科室一同參與參數(shù)選擇，與專業(yè)的技術(shù)咨詢團(tuán)隊(duì)或機(jī)構(gòu)合作，為采購人員提供技術(shù)支持和咨詢服務(wù)。這可以幫助采購人員更好地了解和選擇工程類專業(yè)性較強(qiáng)的物資，確保采購的物資符合使用要求。

再次，J醫(yī)院格外重視對(duì)采購人員的專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)，通過定期舉辦各類專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)、技能提升課程等，幫助他們掌握前沿的管理理念、方法和技能，以提升其業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力。這些培訓(xùn)課程涵蓋了各種領(lǐng)域的知識(shí)，包括供應(yīng)鏈管理、合同管理、質(zhì)量控制、談判技巧、溝通技巧等。這些培訓(xùn)不僅可幫助采購人員更好地完成日常工作任務(wù)，而且還為他們的不斷進(jìn)步打下了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

最后，J醫(yī)院還十分重視根據(jù)實(shí)際工作中的需求，及時(shí)調(diào)整采購人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)和技能結(jié)構(gòu)，使其更好地適應(yīng)不斷變化、競爭激烈的市場環(huán)境。醫(yī)院管理層會(huì)定期評(píng)估采購人員的表現(xiàn)，根據(jù)評(píng)估結(jié)果和實(shí)際工作需求，為他們制訂個(gè)性化的培訓(xùn)計(jì)劃和職業(yè)發(fā)展計(jì)劃。這種靈活的培訓(xùn)方式讓采購人員能夠更好地適應(yīng)市場變化和醫(yī)院發(fā)展的需求，增強(qiáng)了他們的職業(yè)滿足感和歸屬感。

四、結(jié)語

J醫(yī)院作為一家公立醫(yī)療機(jī)構(gòu)，其在后勤物資采購管理方面存在的問題具有一定的代表性。文章通過對(duì)其問題的深入挖掘和分析，發(fā)現(xiàn)這些問題在其他公立醫(yī)療機(jī)構(gòu)中也可能存在，甚至可能成為其他公立醫(yī)療機(jī)構(gòu)在后勤物資采購管理方面的共性問題。因此，文章希望通過個(gè)例研究，以點(diǎn)帶面，幫助其他公立醫(yī)療機(jī)構(gòu)發(fā)現(xiàn)、消除及預(yù)防可能的管理漏洞。

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