淺談防汛檔案在防汛工作中的作用

文/泉州市西北洋滯洪排澇中心 黃桂楨

防汛檔案是人們在防汛抗洪搶險斗爭和防洪工程建設(shè)中寶貴經(jīng)驗的積累，也是人們防汛經(jīng)驗的真實記錄，是水利部門寶貴而不可再生的重要信息資源。在防汛工作中，防汛檔案在制定預(yù)案、科學決策、搶險調(diào)度等各方面都能提供經(jīng)驗參考和決策依據(jù)。做好防汛檔案管理，能夠有效保障人民群眾的生命財產(chǎn)安全，顯著降低洪災(zāi)汛災(zāi)對人民生命財產(chǎn)造成的損失。

一、防汛檔案在防汛工作中的作用

（一）防汛檔案為防汛工作的開展奠定基礎(chǔ)。防汛工作具有較強的綜合性、系統(tǒng)性、復(fù)雜性，由于這一特點，防汛工作對于相關(guān)信息資料的要求較高，而防汛工作的開展不僅要對已發(fā)生的汛情進行全方位了解，還要結(jié)合汛情發(fā)生地的歷史性水文、氣象等相關(guān)資料，對汛情發(fā)生情況和未來趨勢進行分析。需要結(jié)合歷史記錄和相關(guān)的相似案例，對汛情進行對比分析，提前預(yù)測洪水的發(fā)生概率，以及在此趨勢下可能造成的后果[1]。這能為防汛工作的領(lǐng)導(dǎo)決策提供科學依據(jù)，使其在制定防洪搶險的調(diào)度方案時更有針對性。防汛檔案對于幫助人們掌握汛情變化極為重要，尤其在一些險工險段，查詢防汛工程檔案能夠使操作人員對工程現(xiàn)狀有更為清晰的了解，能對工程施工中可能發(fā)生的險情提早制定防護措施和搶險方案，能在有限的時間內(nèi)快速搶占抗洪搶險的主動權(quán)，有利于做好防汛工作[2]。

（二）防汛檔案為防汛工作的科學決策提供支持。防汛檔案涉及防汛所在地的洪水類型、防洪工程狀況、當?shù)氐乃臍庀笄闆r、人員物資分配狀況、防汛搶險預(yù)案等，內(nèi)容極為豐富。而這些數(shù)據(jù)和信息能夠使防汛決策更加科學化、靈活化，尤其在科學決策的方案實施階段，防汛檔案中的信息能為決策的實踐提供必要的指導(dǎo)和檢驗[3]。在防汛檔案的支持下，決策者能更加全面地對汛情發(fā)生地的情況進行了解，及時考慮決策的科學性、完整性，對防汛工作中存在的主要問題以及如何克服決策中的失誤真正做到心中有數(shù)。例如，安徽省淮南市在20 世紀90 年代的幾次洪澇災(zāi)害中，就充分利用了汛情預(yù)案、物料儲備等檔案信息開展防汛決策，取得了良好的抗洪搶險效果，最大限度地降低了洪災(zāi)對國家和人民造成的生命財產(chǎn)損失，也為全市社會發(fā)展和經(jīng)濟建設(shè)作出了重要貢獻。

（三）防汛檔案是對防汛工作經(jīng)驗的總結(jié)。防汛工作需要結(jié)合已有經(jīng)驗和現(xiàn)實情況進行整合調(diào)度，而防汛檔案由于其檔案資料的原始性及資料本身的多樣性，能為人們總結(jié)防汛工作經(jīng)驗提供支持。通過收集、整理、查閱相關(guān)的防汛檔案，能使相關(guān)人員更好地優(yōu)化防汛工作，使人們更充分地掌握洪水的發(fā)生規(guī)律、產(chǎn)生原因以及治理特點，通過對前期經(jīng)驗教訓(xùn)的總結(jié)，及時克服工作中的不足與問題。結(jié)合防汛檔案中典型的洪水年和一般洪水年，對其檔案資料進行深入細致地分析和研究，能為后續(xù)的防汛工作做好服務(wù)[4]。防汛檔案本身都經(jīng)歷了系統(tǒng)地開發(fā)和整理編研，有相當多的內(nèi)容可以被轉(zhuǎn)化為資料書籍，進而發(fā)揮出更大的作用。例如，結(jié)合防汛檔案中的相關(guān)內(nèi)容，編撰防汛搶險的技術(shù)手冊、操作指南，通過查閱大量的防汛資料，做好信息的篩選整編，結(jié)合已有資料和前期工作的經(jīng)驗來指導(dǎo)防汛工作，為防汛決策提供可靠的基礎(chǔ)資料。

二、當前防汛檔案管理的現(xiàn)狀

（一）在管理機制上不健全。防汛檔案在防汛工作中具有極為突出的重要作用。近年來，國家對于防汛檔案資料的重視程度不斷加強，相應(yīng)的管理規(guī)定也不斷細化、明確，這也使得防汛檔案管理工作更加規(guī)范完善。保障防汛檔案資料的內(nèi)容完整、體系全面是發(fā)揮防汛檔案工作實效的重要基礎(chǔ)[5]。但是在實際管理中，在防汛檔案管理體制方面尚存在不健全不充分的問題。檔案管理規(guī)章制度不全，防汛資料檔案管理組織機制不完善。更有甚者，一些地區(qū)沒有為防汛資料配備專職的檔案管理人員。專職人員的缺失又會使防汛辦的相關(guān)部門在工作中將更多的重點放在日常的防汛檢查、工程建設(shè)等方面，對于防汛檔案資料管理重視不足，存在著重工作而輕資料收集的問題。因此，部分地區(qū)的防汛辦人員在實際的檔案管理中忽視了對檔案資料的搜集和管理，只注重在汛期打硬仗、做預(yù)防、建工程，資料管理質(zhì)量整體較低。

（二）在經(jīng)費投入上不充足。對防汛檔案管理工作的投入不足，會直接影響到防汛檔案的管理效果。從當前防汛部門和單位的檔案資料管理現(xiàn)狀來看，只有少數(shù)單位為防汛檔案設(shè)有專門的檔案資料室。一些基層單位并沒有為防汛檔案設(shè)立專門的檔案資料室，僅僅將其放置于日常辦公室中，在存放時也極不規(guī)范，對檔案資料的重視度不足，檔案管理效果較差[6]。這不僅不利于檔案資料的保管存放，也容易造成檔案資料的丟失。

（三）在人員隊伍上不專業(yè)。從當前的防汛資料檔案管理工作人員隊伍來看，許多人員是以兼職或臨時抽調(diào)的形式來開展防汛資料檔案管理工作的，并沒有接受過正規(guī)的檔案專業(yè)知識培訓(xùn)，對于防汛檔案的管理工作重視度不足，對檔案業(yè)務(wù)投入度不夠，影響了檔案業(yè)務(wù)的管理水平，使得管理工作不規(guī)范[7]。在檔案整理環(huán)節(jié)，管理人員的專業(yè)能力不足、業(yè)務(wù)水平有限、歸檔存檔嚴重滯后，也使得防汛檔案資料的管理不規(guī)范，存在著零星存放、隨用隨拿的問題，容易造成防汛資料的損壞和遺失，不利于防汛檔案資料發(fā)揮其應(yīng)有的使用價值。

三、優(yōu)化防汛檔案管理的有效策略

（一）提升對于防汛檔案工作的重視度。防汛檔案在防汛工作中有著重要作用，能夠為防汛工作的科學決策提供支持，為防汛工作的有效展開奠定基礎(chǔ)。因此，相關(guān)部門和工作人員要加強對防汛檔案的重視。首先，相關(guān)部門的檔案工作人員要強化對相關(guān)法律法規(guī)的認知，樹立檔案管理規(guī)范化、系統(tǒng)化的工作意識，加強對檔案管理相關(guān)法律法規(guī)的學習和重視程度。各級領(lǐng)導(dǎo)干部也要真正意識到防汛資料的重要意義，并使其在工作中為防汛資料檔案管理提供支持。這對于提高防汛檔案管理效率、提升防汛檔案使用效益具有重要作用。其次，在防汛資料的檔案管理中，要強化分工領(lǐng)導(dǎo)，結(jié)合業(yè)務(wù)科室做好職責劃分。要根據(jù)業(yè)務(wù)部門的不同特點，配備專職的防汛檔案資料員。單位領(lǐng)導(dǎo)也要定期對檔案工作進行研究，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的現(xiàn)實問題。要提升對防汛檔案的重視，加強對各級政府防汛職能部門的管理，結(jié)合法律法規(guī)的相關(guān)內(nèi)容，對檔案管理的責任主體進行經(jīng)常性地檢查，嚴格要求，使其能夠提升對防汛資料檔案管理的重視度。市水務(wù)局、檔案局也要從專業(yè)管理的角度，對防汛檔案的管理和應(yīng)用提出建議，使防汛檔案資料管理得以更加高效地落實。要做好防汛檔案的收集整理、分類編匯、歸檔等基礎(chǔ)性工作，要結(jié)合每年重要的防汛資料，匯編一本資料、一冊防汛圖片及一盒防汛資料錄像帶，使防汛資料能夠被更好地保存和查閱[8]。

（二）完善防汛檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施。在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面，要結(jié)合防汛檔案管理要求，結(jié)合檔案事業(yè)發(fā)展需要，優(yōu)化設(shè)施配置，配齊檔案庫房和檔案資料管理的基礎(chǔ)設(shè)施。要確保防汛檔案資料能夠?qū)崿F(xiàn)功能齊全、安全可靠，要做好經(jīng)費籌措，結(jié)合防汛檔案的管理要求，設(shè)置防汛檔案室，并為其配備檔案管理所需的空調(diào)機、除濕機、計算機等基礎(chǔ)設(shè)施。要購置具備防磁、防火、避光等功能的檔案柜，做好磁帶、光盤、錄像帶等檔案資料的保管。隨著計算機技術(shù)的廣泛應(yīng)用，在實施防汛檔案管理方面，也要結(jié)合防汛檔案管理的現(xiàn)實需要與檔案查閱的現(xiàn)實需求，積極推進防汛檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，支持防汛檔案信息化建設(shè)，使檔案的調(diào)閱、儲存、保管以及后續(xù)的使用維護等工作更加高效便捷。

（三）建立健全防汛檔案的規(guī)章制度。在管理機制建設(shè)方面，要從不同角度進行展開。首先，要結(jié)合地區(qū)防汛主管部門的工作職責和工作要求，使其根據(jù)防汛檔案的管理辦法，及時就地區(qū)的防汛檔案資料管理工作制定相應(yīng)的管理辦法指南，對防汛資料中的文件資料、影像資料、技術(shù)資料、工程資料等多種資料類型，做好區(qū)分與管理。要結(jié)合歸檔要求，使防汛檔案資料管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化。在考核環(huán)節(jié)，要將檔案管理與考核工作相統(tǒng)一，建立健全績效考核機制。這能有效督促當?shù)馗骷壏姥床块T提升對防汛檔案的重視度，優(yōu)化檔案管理，提升防汛檔案資料收集和管理的質(zhì)量，有利于提升管理工作效果。此外，要建立健全檔案管理機制，落實檔案責任制度，各級水利防汛部門要真正使各項制度落到實處，要將檔案管理工作的工作目標進行細化分解，使其層層落實，將各項制度真正應(yīng)用于檔案實際管理活動中，提升管理質(zhì)量和管理效果。

（四）做好培訓(xùn)，增強全員檔案意識。各地檔案管理部門要發(fā)揮出在檔案管理過程中的指導(dǎo)監(jiān)督職能性作用，要針對各地防汛檔案部門單位做好檔案的業(yè)務(wù)檢查和監(jiān)督指導(dǎo)，貫徹落實防汛檔案的目標管理責任機制，切實提升當?shù)貦n案管理工作質(zhì)量和工作水平。各地的水利防汛部門也要樹立全員檔案意識，要能夠積極接受檔案主管部門的監(jiān)督檢查，爭取檔案主管部門的支持與幫助，履行自身的職責。在檔案管理工作中，檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)也會對檔案管理工作成效產(chǎn)生影響，對此，要積極發(fā)展高素質(zhì)的防汛檔案管理人員，要使其了解防汛檔案開發(fā)與利用的相關(guān)知識和具體流程，對水文檔案、防汛檔案有專業(yè)的了解，熟悉防汛檔案的專業(yè)知識。為了更好地提升檔案管理質(zhì)量和管理效果，需要加強對檔案管理人員的學習培訓(xùn)，強化檔案管理人員的思想道德素質(zhì)建設(shè)，使其能夠結(jié)合現(xiàn)代知識和新興技術(shù)做好學習和實踐，努力成為一名合格的防汛檔案管理人員，真正管好用好檔案，更好地服務(wù)于檔案管理和防汛工作。

防汛檔案具有的專業(yè)性、特色性、協(xié)調(diào)性特點，使其在日常工作中對于從業(yè)者的專業(yè)要求較高。檔案管理人員要意識到防汛檔案的價值，認識到防汛檔案在防汛工作中的重要意義，并積極配合防汛部門的中心工作，利用單位內(nèi)部防汛檔案開展工作，充分發(fā)揮檔案的作用。要真正將防汛檔案的內(nèi)容進行細化，切實提高防汛檔案服務(wù)的質(zhì)量和水平，要為有關(guān)部門和工作者提供準確、翔實、有價值的防汛檔案資料，為防汛檔案管理工作的有效落實提供必要支持。

四、結(jié)語

防汛檔案能夠為防汛工作的開展奠定良好的基礎(chǔ)，也能為防汛工作的科學決策提供支持，防汛檔案既是對以往防汛工作經(jīng)驗的總結(jié)，也能為防汛工作的未來發(fā)展提供預(yù)測基礎(chǔ)。結(jié)合當前防汛檔案管理中存在的機制不健全、經(jīng)費不充足、人員不專業(yè)等現(xiàn)實問題。在未來，需要進一步提升水利防汛單位對防汛檔案工作的重視，完善防汛檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施，建立健全相關(guān)的規(guī)章制度，做好人員培訓(xùn)，提升全員檔案意識，使防汛檔案工作得以高效落實，切實發(fā)揮出防汛檔案資料的應(yīng)有價值。