信息化環(huán)境下制造企業(yè)全面預(yù)算管理的優(yōu)化路徑

韋楚天 浙江東橫建材有限公司

引言

為更好地應(yīng)對國內(nèi)外經(jīng)營環(huán)境變化所引發(fā)的運營困境，諸多制造企業(yè)在經(jīng)營中愈發(fā)重視并積極推進全面預(yù)算管理。然而在傳統(tǒng)的預(yù)算管理中，制造企業(yè)仍面臨一系列亟待解決的問題，而在預(yù)算管理中充分發(fā)揮信息化環(huán)境的技術(shù)優(yōu)勢，有利于制造企業(yè)提升全面預(yù)算管理工作水平。

一、信息化環(huán)境對制造企業(yè)全面預(yù)算管理的積極影響

制造企業(yè)在信息化環(huán)境下積極推進全面預(yù)算管理具有重要意義，不僅有助于提高企業(yè)的信息獲取效率，而且有助于提升企業(yè)的業(yè)財信息質(zhì)量，對于企業(yè)科學決策也有著積極的促進作用。

（一）提高企業(yè)獲取信息的效率

信息化環(huán)境下，企業(yè)可以通過自動化方式對財務(wù)數(shù)據(jù)作出相應(yīng)的采集、處理與分析，對于提高企業(yè)獲取信息的效率有著積極的促進作用。在傳統(tǒng)的預(yù)算管理工作過程中，制造企業(yè)的相關(guān)工作者需通過手動的方式對企業(yè)內(nèi)部各部門的預(yù)算數(shù)據(jù)信息進行收集與整理，在實際工作中所耗費的時間及人力相對較多[1]；而制造企業(yè)基于信息化環(huán)境則能夠依托數(shù)據(jù)接口、借助自動化工具手段，以實時方式來采集和處理相關(guān)數(shù)據(jù)信息，預(yù)算編制的時間及成本將會得到很大程度上的縮減。此外，信息化環(huán)境下所衍生的一系列數(shù)據(jù)分析工具，可以使制造企業(yè)更加全面、深入地了解和掌握財務(wù)數(shù)據(jù)信息，以此更加快速、精準地發(fā)現(xiàn)風險問題以及潛在機遇，制造企業(yè)的預(yù)算管理也將得到更加強有力的支撐。

（二）提升業(yè)務(wù)與財務(wù)信息質(zhì)量

制造企業(yè)借助信息化環(huán)境的優(yōu)勢，有助于推動企業(yè)本身實現(xiàn)業(yè)務(wù)與財務(wù)信息的一體化管理，信息的精準性和質(zhì)量將會得到大幅提升[2]。由于制造企業(yè)在經(jīng)營管理中涉及諸多業(yè)務(wù)，傳統(tǒng)預(yù)算管理過程中經(jīng)常會面臨信息孤島、數(shù)據(jù)差異等情況，無法就企業(yè)內(nèi)部各部門的預(yù)算數(shù)據(jù)做出高效合理的協(xié)調(diào)與整合，進而影響到預(yù)算編制的精準性與可靠性。然而在信息化環(huán)境下，制造企業(yè)可根據(jù)實際情況應(yīng)用ERP 系統(tǒng)等一體化管理工具，信息化系統(tǒng)的應(yīng)用優(yōu)勢可以促進企業(yè)的業(yè)務(wù)和財務(wù)數(shù)據(jù)很大程度上實現(xiàn)“無縫”的對接及整合，進而更好地避免由于信息孤島所引發(fā)的預(yù)算數(shù)據(jù)差異等問題。

（三）為企業(yè)科學決策提供有力支持

全面預(yù)算管理對于提升制造企業(yè)決策的科學性有著重要意義，而在信息化的影響和支持下，企業(yè)的預(yù)算管理能夠與企業(yè)決策活動之間得到更好的結(jié)合，進而增強預(yù)算管理在企業(yè)決策中的重要價值和功能。從實際情況不難看出，部分制造企業(yè)在傳統(tǒng)的預(yù)算管理過程中僅僅將其視作一種財務(wù)管理工具，并未將其與企業(yè)的戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)目標予以高度結(jié)合，導致預(yù)算管理活動無法為企業(yè)決策提供科學有效的指導與支持[3]。而信息化環(huán)境下，制造企業(yè)便可以使用更精準有效的數(shù)據(jù)分析手段及預(yù)測工具來了解和掌握制造業(yè)的市場發(fā)展情況以及行業(yè)運行走勢等，以此對制造企業(yè)未來一段時間內(nèi)的業(yè)務(wù)及財務(wù)狀況進行分析和預(yù)測，進而促進企業(yè)可以做出更加科學合理的經(jīng)營發(fā)展決策。此外，隨著信息化環(huán)境發(fā)展應(yīng)運而生的財務(wù)模擬、風險評估等工具，能夠為制造企業(yè)的決策活動提供重要支持，有助于企業(yè)制定和實施更加科學合理的預(yù)算管理策略，強化預(yù)算管理的價值發(fā)揮，提高企業(yè)的決策能力。

二、制造企業(yè)傳統(tǒng)預(yù)算管理中面臨的主要困境

D 建材有限公司主要經(jīng)營水泥制品制造、砼結(jié)構(gòu)構(gòu)件制造、建筑砌塊制造、涂料制造、門窗制造加工等業(yè)務(wù)，屬于制造業(yè)企業(yè)。在其傳統(tǒng)的預(yù)算管理工作中仍存在一系列亟待解決的問題，包括：

（一）預(yù)算編制工作繁重

制造企業(yè)往往生產(chǎn)部門較多、資金流量大、職工數(shù)量多，加之企業(yè)生產(chǎn)制造車間的業(yè)務(wù)表現(xiàn)出多元化特點，如果使用傳統(tǒng)的非信息化的預(yù)算編制模式，就會導致企業(yè)在進行預(yù)算編制時需要做大量的工作。例如，D 建材有限公司的預(yù)算編制是以“自上而下”和“自下而上”兩種方式結(jié)合進行的，在實際的預(yù)算編制過程中，需要對數(shù)據(jù)信息進行下達、上報、整合、統(tǒng)計和調(diào)整，整個編制流程需耗時長、任務(wù)繁重。

（二）預(yù)算數(shù)據(jù)的精準性不足

D 建材有限公司在成立和運行之初利用Excel 的數(shù)據(jù)統(tǒng)計與合成功能開展預(yù)算編制，但由于Excel 并非預(yù)算編制軟件工具，在實際使用過程中容易出現(xiàn)報表格式難以兼容、統(tǒng)計數(shù)據(jù)的糾錯功能不足等問題?；诖耍珼 建材有限公司在2019 年開展了信息化技術(shù)改造活動，根據(jù)實際情況搭建起ERP 信息管理系統(tǒng)，系統(tǒng)中集成有采購、生產(chǎn)與銷售等管理模塊，D 建材有限公司在系統(tǒng)中嵌入預(yù)算管理模塊，依托模塊功能開展預(yù)算管理活動。但從實際情況不難看出，因為有的ERP 系統(tǒng)是在財務(wù)軟件的基礎(chǔ)上增加了功能模塊，盡管它具備了預(yù)算管理的功能，但是在實際工作中，并不能做到對預(yù)算的全過程進行覆蓋，這就導致了預(yù)算數(shù)據(jù)的準確性有待提高。

（三）預(yù)算控制能力不足

預(yù)算管理的重心是執(zhí)行和控制，若能實時控制將有助于更大程度上發(fā)揮預(yù)算管理能效，這種實時控制主要包括過程監(jiān)督和差異分析等兩個方面，具體表現(xiàn)為在過程監(jiān)督中及時發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行出現(xiàn)的偏差，根據(jù)實際情況做出深刻分析后制定整改方案[4]。然而在D 建材有限公司的傳統(tǒng)預(yù)算控制過程中，由于缺乏信息化預(yù)算控制工具，在實際工作中一般通過手工形式對預(yù)算執(zhí)行結(jié)果進行整理和記錄，預(yù)算控制更大程度上表現(xiàn)為“事后分析”；同時在預(yù)算偏差控制上，D 建材有限公司用支出審批代替了預(yù)算控制，也就是加大了對支出審核的力度，但D 建材有限公司在實際經(jīng)營過程中所涉及的材料成本、制造費用等會受到市場環(huán)境變化的影響，可能經(jīng)常會發(fā)生變動，同時不同制造業(yè)務(wù)訂單也面臨成本因素變化，一旦在預(yù)算控制中只關(guān)注支出審批活動，就偏離了預(yù)算管理的初衷，那么D 建材有限公司的財務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門與預(yù)算管理部門便無法達到高效的協(xié)同作業(yè)，不但會對企業(yè)經(jīng)營效率產(chǎn)生負面影響，而且降低了預(yù)算的約束力和計劃性，使預(yù)算的控制能力不足。

（四）預(yù)算分析不深入，影響預(yù)算實施效果

預(yù)算分析是發(fā)揮預(yù)算作用的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，貫穿于預(yù)算編制到預(yù)算考核的全過程。以往的預(yù)算分析側(cè)重于事后的分析，實際上，預(yù)算分析更應(yīng)該重視事前、事中的分析，如果預(yù)算編制時進行了大量的分析測算，不僅能提高預(yù)算執(zhí)行率，而且大大減少了預(yù)算調(diào)整的頻次和幅度。在D 建材有限公司成立之初，雖然開始實行預(yù)算管理，但由于受到多方面因素的影響，如預(yù)算分析不深入使預(yù)算編制不嚴，執(zhí)行率偏低，而且公司在實際經(jīng)營中頻繁出現(xiàn)預(yù)算調(diào)整的情況，導致預(yù)算管理的權(quán)威性受到不利影響，無法產(chǎn)生預(yù)期的預(yù)算約束力和實施效果。

（五）預(yù)算預(yù)警機制有待健全

從現(xiàn)實情況來看，一些生產(chǎn)企業(yè)由于“重編制、輕執(zhí)行”，對預(yù)算執(zhí)行進度的監(jiān)督和控制的力度不夠，沒有對預(yù)算執(zhí)行結(jié)果進行實時監(jiān)管。一旦預(yù)算執(zhí)行發(fā)生較大偏差，通常通過“事后補救”的方式進行處理，并未充分發(fā)揮出預(yù)算管理在事前、事中管理中的作用。這主要是由于制造企業(yè)缺少專業(yè)的信息化預(yù)算軟件，導致預(yù)算預(yù)警機制無法做到防患于未然。例如，D 建材有限公司在傳統(tǒng)的預(yù)算管理工作中，主要是利用 Excel 或者購買一些非專業(yè)的軟件來進行預(yù)算的編制，但是這樣的預(yù)算工具不能與公司的實際狀況緊密地聯(lián)系起來，也無法建立相應(yīng)的預(yù)警機制。

三、信息化環(huán)境下制造企業(yè)全面預(yù)算管理的優(yōu)化路徑

D 建材有限公司于2022 年7 月開始進一步推進全面預(yù)算管理信息化建設(shè)，截至目前已取得較為理想的成效。下文將結(jié)合該案例企業(yè)的實際情況，來分析信息化環(huán)境下制造企業(yè)全面預(yù)算管理的優(yōu)化路徑。

（一）加強預(yù)算管理的信息化建設(shè)，充分發(fā)揮預(yù)算管理的效能

D 建材有限公司在前期的預(yù)算管理信息化改造活動中購置相關(guān)軟件，并以其為核心構(gòu)建了 ERP 系統(tǒng)，但仍不能完全適應(yīng)全面預(yù)算管理的實際需要。因此，D 建材有限公司為增強信息化系統(tǒng)的全面預(yù)算管理功能，對信息管理平臺做出如下兩個方面的升級：第一，在ERP 系統(tǒng)中嵌入預(yù)算管理模塊，在此基礎(chǔ)上利用不同層級的預(yù)算指標之間的相互聯(lián)系，構(gòu)建多維度模型進行分析，從而使 ERP 系統(tǒng)能夠更好地實現(xiàn)對預(yù)算數(shù)據(jù)的預(yù)期功能；第二，將流程引擎內(nèi)置到ERP 系統(tǒng)中，結(jié)合全面預(yù)算管理的流程，保證在整個預(yù)算管理的各個環(huán)節(jié)中，形成一個多維的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)，讓企業(yè)內(nèi)部各部門、各層級的用戶均能夠?qū)崿F(xiàn)在線協(xié)同辦公，以此提高數(shù)據(jù)信息在企業(yè)內(nèi)部的交換效率，進而提升預(yù)算管理的效率及質(zhì)量。

（二）推動業(yè)財融合管理，持續(xù)提高預(yù)算編制精度

在制造企業(yè)傳統(tǒng)的預(yù)算管理中，由于信息化技術(shù)支持匱乏，企業(yè)業(yè)財部門的數(shù)據(jù)并未集中在統(tǒng)一的系統(tǒng)中，業(yè)財部門間的信息資源共享存在一定難點，造成了制造企業(yè)的預(yù)算編制與采購環(huán)節(jié)、生產(chǎn)環(huán)節(jié)、研發(fā)環(huán)節(jié)、項目實施環(huán)節(jié)等不融合，最終所制定出的預(yù)算計劃對于具體的經(jīng)營單元的涉獵也相對不足。因此，D建材有限公司進一步打破業(yè)財部門間的信息壁壘，以提升預(yù)算編制的精度。一方面，D 建材有限公司對ERP、CRM、HR 等多個不同結(jié)構(gòu)和功能的信息系統(tǒng)進行對接，使預(yù)算模型與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的聯(lián)系更加緊密，為全業(yè)務(wù)場景的預(yù)算提供了強大的基礎(chǔ)；另一方面，D 建材有限公司還根據(jù)各個業(yè)務(wù)線的預(yù)算提報程序，建立了一個標準的、規(guī)范的、自動化的預(yù)算編制程序，在產(chǎn)、供、銷、研等部門提交預(yù)算數(shù)據(jù)之后，系統(tǒng)自動將這些數(shù)據(jù)信息進行歸類和整合，從而制定出一個更加精確的預(yù)算目標。

（三）加強預(yù)算計劃的指導性和制約性

制造企業(yè)需要通過建立數(shù)據(jù)標準化或類似于數(shù)據(jù)接口的方式，將預(yù)算管理模塊與 ERP 系統(tǒng)進行對接，以此將預(yù)算管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)成功地遷移到ERP 中，從而實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享的目的，繼而便于財務(wù)部門實施預(yù)算控制。D 建材有限公司已經(jīng)在 ERP 中設(shè)定了一個“預(yù)算剛性控制”的功能，在這個功能的幫助下，各業(yè)務(wù)線的合同采購、訂單提交，還有一些財務(wù)部門的資金支付、費用報銷等，都可以通過與預(yù)算計劃相比較來進行對比，從而能夠及時地了解到預(yù)算的實際情況和預(yù)算計劃之間的差距，方便進行后續(xù)的預(yù)算調(diào)整和控制，提高預(yù)算的精準度。另外，為了更好地加強對預(yù)算工作的制約，D 建材有限公司預(yù)算管理部門通過系統(tǒng)的雙向功能進行實時監(jiān)控，了解預(yù)算實施情況與計劃的一致性，并堅持在沒有得到公司主要領(lǐng)導的批準之前，不允許對預(yù)算計劃中的內(nèi)容進行修改或調(diào)整。

（四）加強預(yù)算分析，健全預(yù)算考核機制

制造企業(yè)需要在年度終了后將各個預(yù)算指標的實際值與之前的預(yù)算計劃進行比較，并通過實施分析來探尋預(yù)算差異的成因。信息化環(huán)境背景下，企業(yè)的全面預(yù)算管理信息化不僅僅是在業(yè)務(wù)交易的層級上，還可以利用系統(tǒng)的數(shù)據(jù)分析功能來實現(xiàn)預(yù)算差異的分析。因此，D 建材有限公司為進一步提升系統(tǒng)預(yù)算差異分析報告的精準性與可靠性，在系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫構(gòu)建了一系列內(nèi)外相關(guān)變量和參數(shù)標準，比如內(nèi)部層面的崗位職責、業(yè)務(wù)流程、管理程序等；外部層面的市場環(huán)境變化、政策變動等。如此一來，D建材有限公司對預(yù)算的偏差，也就有了最基本的信息依據(jù)。除此之外，在信息化環(huán)境下的系統(tǒng)軟件還會附加有預(yù)算績效考核的功能，將預(yù)算分析結(jié)果和相應(yīng)的考核公式相結(jié)合，自動產(chǎn)生預(yù)算考核結(jié)果。

（五）構(gòu)建完善的預(yù)算預(yù)警控制體系，增強企業(yè)風險識別能力

基于信息化環(huán)境的應(yīng)用優(yōu)勢，D 建材有限公司在系統(tǒng)中設(shè)置預(yù)警模塊，便可實現(xiàn)有效的預(yù)算預(yù)警功能，即通過在線的方式對預(yù)算的實際執(zhí)行情況做出監(jiān)測或分析處理，一旦發(fā)現(xiàn)風險問題則立即按照提前所設(shè)置的預(yù)警規(guī)則發(fā)出信號。要注意的是，要想有效地發(fā)揮預(yù)警模塊的功能，離不開分析指標的精細化，同時，也離不開信息數(shù)據(jù)來源的多元化，只有在各個部門、各個信息系統(tǒng)或模塊中提供足夠多的預(yù)警規(guī)則和預(yù)警管控程序，才能提高企業(yè)預(yù)算管控能力和風險識別能力。D 建材有限公司在實際工作中仍在嘗試優(yōu)化與完善，在后續(xù)的預(yù)算預(yù)警管控中計劃實現(xiàn)報銷環(huán)節(jié)的自動提醒、預(yù)警反饋單的定期推送，促進管理人員據(jù)此做出科學可靠的響應(yīng)及應(yīng)對。

結(jié)語

總而言之，隨著制造企業(yè)經(jīng)營規(guī)模的持續(xù)擴大，在企業(yè)的運營過程中，相應(yīng)的供應(yīng)鏈管理、生產(chǎn)管理、銷售管理等所牽扯到的一系列的事項變得越來越復(fù)雜，這些僅靠人力已經(jīng)很難將其全部完成，必須依托信息化環(huán)境的技術(shù)優(yōu)勢，為企業(yè)高效管理運行提供有力支持。因此，制造企業(yè)要進一步推進全面預(yù)算管理信息化系統(tǒng)的升級與改造，切實提升全面預(yù)算管理水平。然而值得注意的是，全面預(yù)算管理的信息化建設(shè)并非一蹴而就，需要制造企業(yè)樹立正確的信息化管理意識，積極借鑒和學習這方面的先進管理經(jīng)驗，制定符合自身實際發(fā)展需求的全面預(yù)算管理信息化建設(shè)路徑并推進實施，以此推動企業(yè)健康發(fā)展。