探究如何規(guī)范采購操作流程實現(xiàn)降本增效

唐琳

中交四航局第五工程有限公司

在全新的市場發(fā)展形勢下，新時期企業(yè)面臨的經(jīng)營壓力與日俱增。如何能夠在采購源頭上嚴(yán)格控制成本，在清倉利庫時“淘金”，通過調(diào)整采購策略加大采購管理力度，優(yōu)化采購流程，已成為新時期眾多企業(yè)關(guān)注的焦點內(nèi)容。目前，新時期企業(yè)想方設(shè)法增收節(jié)支，但個別新時期企業(yè)卻因“撿得芝麻丟掉西瓜”。究其原因，在于新時期企業(yè)采購時并未規(guī)范采購流程，缺乏強制監(jiān)管力度和執(zhí)行力度。由此可見，在新時期企業(yè)采購時針對操作流程加以優(yōu)化，儼然已刻不容緩。近些年，隨著電子云商采購模式的流行，無紙化采購已成為一種新的趨勢，這種狀況下只有保障電子采購流程規(guī)范化、專業(yè)化，才能幫助新時期企業(yè)節(jié)約所需分包采購成本，提高所需分包采購工作效率，用低成本采購更多高質(zhì)量所需物資，在實現(xiàn)降本增效目的基礎(chǔ)上，支持新時期企業(yè)長足發(fā)展。

一、規(guī)范采購操作流程實現(xiàn)降本增效的重要性

首先，新時期企業(yè)加強所需分包采購操作流程規(guī)范管理，可有效保障之后分包采購活動的規(guī)范進(jìn)行，以及相關(guān)制度和秩序的切實落實。企業(yè)采購本質(zhì)上就是商業(yè)交易過程，必須要遵循“等價交換”原則，采購控制就是要在這一原則的基礎(chǔ)上保證企業(yè)采購能夠“物有所值”，甚至達(dá)到“物超所值”的效果。要想加強對采購活動的有效控制，必須從監(jiān)督和管控兩方面入手，保證采購活動按照既定程序完成，同時對采購合同、物資質(zhì)量等進(jìn)行檢查，保證采購交易的合理性與科學(xué)性。

其次，在完成分包采購流程的優(yōu)化后，還要對采購行為進(jìn)行進(jìn)一步規(guī)范，避免由于采購人員專業(yè)性不足或操作失誤導(dǎo)致采購出現(xiàn)問題。企業(yè)可通過授權(quán)審批、崗位職責(zé)分離、合同歸檔記錄等方式對與采購相關(guān)的各崗位進(jìn)行系統(tǒng)監(jiān)督，從而抑制各種各樣的尋租行為，保障新時期企業(yè)分包采購過程的公平、公正。企業(yè)采購活動切實為下一步生產(chǎn)運營計劃奠定條件，從企業(yè)發(fā)展角度對采購活動效率進(jìn)行提升，全面展現(xiàn)所需物資價值。

二、提升采購合規(guī)性的措施

(一)提高采購人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和責(zé)任感

采購工作需要涉及資金往來和物資檢測，對于新時期企業(yè)采購人員而言，不僅要具備與采購相關(guān)的專業(yè)技能、及時掌握行業(yè)信息與地方政策變化，而且要具備強大的責(zé)任感與綜合素質(zhì)，以及高度的自制力。面對這一現(xiàn)實需求，企業(yè)一方面需要加強對采購人員的專業(yè)技能培訓(xùn)，保證其對行業(yè)信息的及時掌握，以及采購相關(guān)工作的熟悉，另一方面要加強企業(yè)文化建設(shè)和員工職業(yè)道德培養(yǎng)，同時完善企業(yè)監(jiān)督制度，從自我約束到系統(tǒng)監(jiān)督提高采購活動的規(guī)范性。另外，由于采購活動本身的繁雜性與專業(yè)性，單獨采購人員往往面臨較大的工作壓力，企業(yè)可以協(xié)調(diào)財務(wù)部門或會計人員，共同完成采購及核算工作。同時，在企業(yè)內(nèi)部全面強化預(yù)防意識，由新時期企業(yè)獨立劃分所需分包采購管理部門，將其從內(nèi)部控制部門中獨立出來，保障其工作獨立性，詳細(xì)規(guī)定工作范圍，以確保采購管理內(nèi)控部門工作與采購部門工作協(xié)同推進(jìn)，一旦發(fā)現(xiàn)采購部門工作存在隱患，即可立即采取手段。最后，作為新時期企業(yè)的分包采購人員，一定要善于把握市場行情，能夠做到及時出擊，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員進(jìn)行決策提供有力的數(shù)據(jù)支持，做好參謀工作。采購人員要保持靈活頭腦以及敏捷的思路，善于在日常工作過程中及時關(guān)注市場行情的變化趨勢，并且針對市場的變化做到“心中有數(shù)”，這樣才能在后期處理采購工作時處事不驚，真正打好“價格差異戰(zhàn)”，通過有效手段采購物資，降低采購成本，增強采購效率及效益，為企業(yè)后期發(fā)展做好鋪墊，并創(chuàng)收極其可觀的經(jīng)濟(jì)效益。

(二)規(guī)范采購流程，實施有效監(jiān)督機制

首先，在新時期企業(yè)采購時要注重規(guī)范采購流程，采購前期展開廣泛的生產(chǎn)調(diào)研，并且全面應(yīng)用市場競爭機制。通過招投標(biāo)以及詢比價等各種方式，在源頭上控制采購成本，努力為新時期企業(yè)的生產(chǎn)及經(jīng)營工作提供價格低廉但品質(zhì)上乘的所需物資保障。新時期企業(yè)要注重完善采購制度，進(jìn)一步優(yōu)化采購流程。采購過程中結(jié)合采購流程處理相關(guān)任務(wù)，嚴(yán)格遵守每一項規(guī)章制度，并且引進(jìn)第三方專業(yè)部門評價內(nèi)容，實施“陽光采購”的策略，公開透明的結(jié)合采購制度和流程處置采購事項，在采購前期以及采購中期、采購后期的每一環(huán)節(jié)，都要自覺地接受來自外界的監(jiān)督。

其次，在采購過程中要嚴(yán)謹(jǐn)?shù)乜刂瞥杀?，堅持“貨比三家”的原則，采購性價比最優(yōu)的所需物資。采購人員可以采取電子化采購聯(lián)盟網(wǎng)站模式，發(fā)揮集中功能，增強份額的談判實力，爭取取得批量優(yōu)惠，所以在全面掌握市場信息基礎(chǔ)上，要注重詢價以及針對不同供貨方的所需物資進(jìn)行對比、分析，并且善于使用溝通技巧以及談判策略，以便能用更低的成本采購性價比更高的所需物資。

最后，創(chuàng)建監(jiān)督機制，規(guī)避各類風(fēng)險。企業(yè)加強對采購部門控制，一方面需要對關(guān)鍵崗位職責(zé)進(jìn)行界定，并對職責(zé)進(jìn)行有效分離，形成內(nèi)部監(jiān)督機制。另一方面加強內(nèi)部員工間的溝通，拓寬向上舉報檢舉的渠道，使采購人員之間形成有效的監(jiān)督體系。同時企業(yè)要加強對采購部門的控制，及時對違規(guī)或失衡行為進(jìn)行糾正，利用企業(yè)制度、企業(yè)文化等對員工行為進(jìn)行約束。另外，構(gòu)建風(fēng)險防范體系，對采購活動可能遭遇的風(fēng)險因素進(jìn)行分析，并分別制定應(yīng)對策略，定期進(jìn)行應(yīng)急預(yù)案分析，切實提高企業(yè)應(yīng)對采購風(fēng)險的能力。

(三)進(jìn)一步加強對供應(yīng)商的管理協(xié)調(diào)

面對經(jīng)濟(jì)下行帶來的各種壓力以及市場方面產(chǎn)生的相關(guān)挑戰(zhàn)，新時期企業(yè)的所需物資供應(yīng)部門要注重轉(zhuǎn)變思路，致力于探尋用最少成本采購最優(yōu)質(zhì)所需物資的策略，全面挖掘供應(yīng)鏈的利潤，爭取在供應(yīng)鏈上尋找全新的利潤增長點。為此，就需要強化和供應(yīng)商之間的協(xié)調(diào)與溝通。一方面，及時與供應(yīng)商交流，做好供應(yīng)商管理工作，針對每一位供應(yīng)商都采用負(fù)責(zé)的態(tài)度。面對每一位來訪供應(yīng)商，均要對其進(jìn)行分類登記，以保障供應(yīng)商資料不會被他人竊取或意外流失，真正掌握供應(yīng)商具體訴求和信息，進(jìn)而增大市場信息空間。經(jīng)歷評審以及擇優(yōu)后，創(chuàng)建優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商手冊。另一方面，在采購具體所需物資前期，需要優(yōu)先與合格供應(yīng)商交流，在優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商處采購相關(guān)所需物資。在議標(biāo)報價前期，針對未進(jìn)入合格供應(yīng)商名錄的商家展開分析與評價，如果取得了合格證，則可被錄入至優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商的手冊中。在新時期企業(yè)采購時，要重視從一級供應(yīng)商或者是生產(chǎn)廠家處采購相關(guān)所需物資，減少不必要的所需分包采購中間環(huán)節(jié)。只有從源頭上開始采購，才能真正地控制采購成本，防止被中間商賺差價，避免企業(yè)在采購過程中產(chǎn)生不必要的支出與消費。

(四)完善采購制度，明確采購流程

首先，在采購工作前期，需要有企業(yè)的專業(yè)人員針對采購工作及相關(guān)事項做好預(yù)算方案。因此，就需要加強領(lǐng)導(dǎo)人員關(guān)于采購預(yù)算的重要認(rèn)知，由領(lǐng)導(dǎo)人員發(fā)揮“帶頭”作用，在企業(yè)內(nèi)部創(chuàng)建專業(yè)的管理系統(tǒng)。預(yù)算管理小組做好采購預(yù)算，并對采購計劃進(jìn)行合理安排、制定操作計劃，指導(dǎo)采購活動進(jìn)行。企業(yè)第一步要對采購活動的各項流程進(jìn)行梳理和分析，精簡無效步驟，優(yōu)化采購流程。同時加強對采購活動和預(yù)算管理的信息化建設(shè)，形成數(shù)字管理概念，結(jié)合以往記錄和相關(guān)經(jīng)驗數(shù)據(jù)對采購和預(yù)算工作進(jìn)行模擬分析。采購活動需要滿足企業(yè)要求，同時符合市場發(fā)展規(guī)律，并對企業(yè)之后的運營和生產(chǎn)起到引導(dǎo)作用。

其次，優(yōu)化采購過程中的財務(wù)管理流程。企業(yè)采購必然要與資金交易掛鉤，財務(wù)管理的效率與會計核算的準(zhǔn)確性會直接關(guān)系到采購活動能否有序進(jìn)行。同時采購預(yù)算管理也應(yīng)納入財務(wù)管理范圍，由財務(wù)人員與采購負(fù)責(zé)人、企業(yè)管理者共同完成對預(yù)算成本的核定。另外，企業(yè)還可以對采購活動過程中，財務(wù)活動與采購活動的聯(lián)接環(huán)節(jié)進(jìn)行調(diào)整，通過定期組織匯報工作、加強過程監(jiān)督，減少審批流程，提高采購效率。同時企業(yè)還應(yīng)對采購部門各崗位工作進(jìn)行有效劃分，通過分工提高整體效率，且確保各項工作的實際完成。

最后，新時期企業(yè)應(yīng)以季度為單位，擬訂所需物資需求預(yù)算表，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)行財務(wù)籌劃，對采購計劃的實際情況進(jìn)行核實，保證采購物質(zhì)的準(zhǔn)確性與必要性。同時嚴(yán)格按照采購合同完成分包采購，避免出現(xiàn)計量疏漏。

(五)公開公正透明，實行公開招標(biāo)

新時期企業(yè)結(jié)合所需物資所需部門申請的所需分包采購申請規(guī)格、數(shù)量等，做好所需分包采購的公開招標(biāo)工作，邀請相關(guān)單位投標(biāo)，在議標(biāo)、投標(biāo)、評標(biāo)以及比價過程中，邀請生產(chǎn)部門、技術(shù)部門、采購部門及管理層部門人員紛紛參與其中，進(jìn)而提高新時期企業(yè)所需分包采購?fù)该鞫龋瑖?yán)格控制所采購所需物資時所需的成本，真正保護(hù)新時期企業(yè)利益。與此同時，在公開電子招標(biāo)之際，還要配套應(yīng)用價格監(jiān)督機制，強化價格及規(guī)格分離、職能定位等工作。采購人員在公開采購時，要善于尋比報價，這就需要具體人員能夠定期收集相關(guān)價格信息，評定所需物資價格，選擇價格較低但所需物資產(chǎn)品質(zhì)量較高的供應(yīng)商，最終提高新時期企業(yè)整體采購水平。

(六)加強監(jiān)督管理，做到懲防兼治

關(guān)于新時期企業(yè)所需分包采購管理監(jiān)督不足這一問題，最關(guān)鍵原因是企業(yè)內(nèi)部對審計工作的重視程度不足。首先，企業(yè)需要明確審計工作任務(wù)與職責(zé)，科學(xué)評價企業(yè)內(nèi)部管理水平，及時糾正其中問題，提高治理水平。通過明確內(nèi)部審計職責(zé)，保證審計工作針對采購活動進(jìn)行監(jiān)督的有效性與合規(guī)

三、結(jié)語

分包采購是新時期企業(yè)提高采購活動有效性和科學(xué)性的重要手段，也是保障企業(yè)穩(wěn)定運行的重要途徑。企業(yè)應(yīng)重視對采購活動的深入分析，從分包采購的原理出發(fā)，結(jié)合企業(yè)實際，統(tǒng)一內(nèi)部管理制度，優(yōu)化采購管理流程，結(jié)合企業(yè)內(nèi)部審計部門與風(fēng)險防控機制，切實提高分包采購的質(zhì)量與企業(yè)采購管理水平。