醫(yī)院行政檔案管理創(chuàng)新路徑分析

王雅萍

青島市市立醫(yī)院

醫(yī)院行政檔案管理所發(fā)揮的指導(dǎo)作用與資源參考價值日漸凸顯。在醫(yī)院運營發(fā)展過程中，行政檔案不僅僅是詳細記錄醫(yī)院行政管理性質(zhì)的文書檔案，更是指導(dǎo)醫(yī)院組織實施各項基礎(chǔ)工作的重要依據(jù)，對醫(yī)院正常運行及長遠發(fā)展發(fā)揮著不容忽視的關(guān)鍵性作用，因而備受各級醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的高度重視。但就目前的情況來看，我國多數(shù)醫(yī)院在行政檔案管理工作中仍存在著諸多亟待解決的細節(jié)性問題，致使行政檔案管理的實際效用無法得到有效發(fā)揮。因此，加強醫(yī)院行政檔案管理創(chuàng)新路徑的分析研究則顯得尤為重要。

一、醫(yī)院行政檔案管理的相關(guān)概述

當(dāng)前，行政檔案作為醫(yī)院系統(tǒng)化管理體系中起著至關(guān)重要作用的核心構(gòu)成要素，主要是指醫(yī)院在行政檔案管理過程中，由請示、通知、決定等諸多方面行政性公文轉(zhuǎn)化而來文書資料，能夠?qū)︶t(yī)院日常運行及長遠發(fā)展起到一定的指導(dǎo)作用，同時也是醫(yī)院規(guī)范落實各項行政管理工作的重要參考依據(jù)。以青島市市立醫(yī)院(集團)西院區(qū)(青島市老年病醫(yī)院)的行政檔案管理為例，根據(jù)相關(guān)行政檔案資料可以了解到本院區(qū)是一所三級專科醫(yī)院，院區(qū)占地約為7609.31 平方米，業(yè)務(wù)用房11795.00 平方米，現(xiàn)有職工467 人，碩士以上學(xué)位人員95 人，占職工總數(shù)20%，醫(yī)生與護士之比1:1.45，高級職稱80人，中級職稱187 人。2022 年院區(qū)招聘11 人，其中醫(yī)療醫(yī)技護理崗9人，醫(yī)院編制床位342 張，平均開放床位446 張等基本信息。同時，還能夠明確本院2021年總收入為20179萬元，固定資產(chǎn)總值9671 萬元，完成門急診量104679 人次，入院10600 人次，出院10428 人次等業(yè)務(wù)工作、業(yè)務(wù)收入、固定資產(chǎn)等方面的數(shù)據(jù)信息。由此可見，行政檔案管理在醫(yī)院運營發(fā)展進程中發(fā)揮著不可或缺的重要作用。

二、醫(yī)院行政檔案管理的重要作用

(一)有利于醫(yī)院文化的積累和傳播

相較于常規(guī)性檔案文件而言，醫(yī)院行政檔案通常會涉及本院的重要資料，如院區(qū)基本情況、業(yè)務(wù)收入、固定資產(chǎn)、醫(yī)療設(shè)備更新、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等檔案信息，而這些均是醫(yī)院運營發(fā)展過程中產(chǎn)生的重要資產(chǎn)，可以直接決定著醫(yī)院整體發(fā)展水平與服務(wù)質(zhì)量。所以，通過規(guī)范組織實施行政檔案管理工作，不僅有利于醫(yī)院文化的積累和傳播，還能夠幫助各科室醫(yī)生高效開展各項醫(yī)療救助工作，有助于持續(xù)增強醫(yī)院的核心競爭力與醫(yī)療救治水平。例如，醫(yī)院臨床積累的病案資料，可以詳細記錄不同病癥的診斷治療信息，從而為后續(xù)醫(yī)學(xué)教學(xué)和科研提供更加真實、可靠的參考依據(jù)，促使各科室臨床醫(yī)師開展更高水平的醫(yī)療就診工作。所以，從這一層面上來看，醫(yī)院行政檔案管理工作的貫徹落實有利于醫(yī)院文化的積累及傳播，因而需要醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)引起高度重視。

(二)有利于醫(yī)院日常管理工作的組織實施

根據(jù)長期以來醫(yī)院行政管理的實踐研究不難發(fā)現(xiàn)，行政檔案管理除了涉及醫(yī)院重要資料和文化方面的工作內(nèi)容外，往往還包含著醫(yī)院人才隊伍建設(shè)、行政人員任免、行政崗位設(shè)置等方面的人事檔案。所以，加強醫(yī)院行政檔案管理工作的落實力度，既能夠優(yōu)化內(nèi)部人才配置，指導(dǎo)醫(yī)院人力資源管理工作的有效開展，又能夠為醫(yī)院優(yōu)化人才和評價考核工作提供強有力的數(shù)據(jù)支撐，幫助醫(yī)院盡快實現(xiàn)預(yù)期的人資管理目標(biāo)，進而為助推醫(yī)院轉(zhuǎn)型升級及長遠發(fā)展打下堅實的人才根基。

(三)有利于促進醫(yī)院的健康可持續(xù)發(fā)展

鑒于行政檔案是詳細記錄醫(yī)院發(fā)展進程的文字資料，其本身具備較強的參考與利用價值，且起到傳承醫(yī)院精神和文化的重要作用。因此，加大醫(yī)院行政檔案管理力度，不斷提高行政檔案管理水平，一方面能夠為醫(yī)院日常運營管理與醫(yī)療診治工作提供精準(zhǔn)、可靠的參考資料，以促進醫(yī)院總體管理質(zhì)效和醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)質(zhì)量的穩(wěn)步提升，進而更好地滿足廣大病患的個性化、差異化就診需要；另一方面能夠幫助醫(yī)院管理層制定科學(xué)、合理的運營決策，進一步降低醫(yī)院運營風(fēng)險的發(fā)生概率，從而促進醫(yī)院的健康可持續(xù)發(fā)展。

三、當(dāng)前醫(yī)院行政檔案管理工作中存在的主要問題

(一)行政檔案管理意識較為薄弱

當(dāng)前，我國絕大多數(shù)醫(yī)院的行政檔案管理現(xiàn)狀并不理想，究其根本在于醫(yī)院缺乏對行政檔案管理的重視，在日常管理工作中常將全部精力集中在醫(yī)療設(shè)備更新、臨床醫(yī)學(xué)研究等業(yè)務(wù)層面，而檔案管理則呈現(xiàn)出被邊緣化的狀態(tài)，加之醫(yī)院各級管理人員尚未意識到行政檔案管理的積極作用，未能投入過多的人力、物力和財力，這就使得醫(yī)院行政檔案管理仍停留在表面形式，無法充分發(fā)揮其最大效用。

(二)相關(guān)管理制度體系不夠健全

鑒于醫(yī)院運行結(jié)構(gòu)與服務(wù)對象的特殊性，要想保證行政檔案管理質(zhì)效，必須制定完善的行政檔案管理制度及監(jiān)管體系，精細劃分各部門、各崗位人員的具體職責(zé)和工作內(nèi)容，以確保行政檔案管理工作得以規(guī)范、有序?qū)嵤?。但就現(xiàn)階段的醫(yī)院行政檔案管理情況而言，部分醫(yī)院仍面臨著相關(guān)管理制度體系不夠健全的現(xiàn)實困境。具體來講，主要體現(xiàn)在以下的幾個方面：其一，行政檔案管理作為一項兼具較強復(fù)雜性、嚴謹性和專業(yè)性的系統(tǒng)工程，需要行政檔案管理部門立足醫(yī)院運營發(fā)展實際，做好相應(yīng)的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)工作。其二，即使一些醫(yī)院已經(jīng)構(gòu)建了完善的行政檔案管理制度，但在實際管理過程中仍缺乏一定的可行性與有效性，這是由于醫(yī)院在制定管理制度時并未綜合考慮自身的業(yè)務(wù)特點與行政檔案管理要求，而是直接生搬硬套其他醫(yī)院的管理制度體系，最終導(dǎo)致行政檔案管理制度與實際管理工作存在較大偏差。其三，在行政檔案管理工作中，多數(shù)醫(yī)院雖設(shè)置了獨立、權(quán)威的行政檔案管理部門，但由于獎懲激勵制度及監(jiān)督機制的缺失，醫(yī)院行政檔案管理工作仍存在落實不到位的情況，加之現(xiàn)行監(jiān)督管理模式過于陳舊、滯后，這些均會影響醫(yī)院行政檔案管理工作的執(zhí)行效果，難以有效發(fā)揮其實際效用。

(三)檔案管理信息化建設(shè)力度不足

隨著我國新一輪醫(yī)療衛(wèi)生體制的不斷變革，對醫(yī)院行政管理工作也提出了更加多元、復(fù)雜的要求，這就需要醫(yī)院始終秉承與時俱進的創(chuàng)新理念，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)與智能設(shè)備，加強對本院行政檔案管理的信息化建設(shè)力度。然而就目前的情況來看，一些醫(yī)院出于自身經(jīng)濟實力、建設(shè)規(guī)模等多個方面的綜合考量，并未積極引入更為先進的現(xiàn)代信息技術(shù)和智能設(shè)備，也沒有結(jié)合醫(yī)院實際構(gòu)建相應(yīng)的行政檔案信息管理系統(tǒng)或行政檔案資源共享平臺，最終導(dǎo)致信息化管理技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢未能得到有效發(fā)揮。不僅如此，部分醫(yī)院所構(gòu)建的行政檔案信息管理系統(tǒng)本身就存在一定的技術(shù)缺陷和漏洞，再加上現(xiàn)行的內(nèi)外部風(fēng)險防控體系尚不完善，這就在很大程度上增加了醫(yī)院行政檔案資料泄露或丟失的風(fēng)險隱患，不利于醫(yī)院行政檔案管理工作的高效開展。

(四)檔案管理隊伍綜合素質(zhì)有待提升

檔案管理人員作為醫(yī)院行政檔案管理工作的組織者和執(zhí)行者，其綜合素質(zhì)與職業(yè)水平的高低直接決定著行政檔案管理的工作質(zhì)量。因此，加強專業(yè)化行政檔案管理隊伍建設(shè)則顯得尤為重要。但在具體的執(zhí)行過程中，部分醫(yī)院并未立足檔案管理需要制定長效化的人才選拔及培養(yǎng)規(guī)劃，也沒有在內(nèi)部設(shè)置獨立、權(quán)威的行政檔案管理部門，這就導(dǎo)致醫(yī)院行政檔案管理效率存有較大的提升空間。與此同時，部分醫(yī)院為了有效控制行政檔案管理的成本投入，并未圍繞行政檔案管理定期組織開展系統(tǒng)化、專業(yè)化的知識講座或技能培訓(xùn)，也沒有對現(xiàn)行的人才選拔晉升機制進行優(yōu)化創(chuàng)新，這就使得現(xiàn)有行政檔案管理人員的綜合素質(zhì)參差不齊，進而很難滿足日漸復(fù)雜的行政檔案管理需求。

四、新時期醫(yī)院優(yōu)化行政檔案管理質(zhì)效的創(chuàng)新路徑

(一)強化全體人員的行政檔案管理意識

一方面，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及各級管理層應(yīng)充分發(fā)揮自身的示范引領(lǐng)作用，認真學(xué)習(xí)和了解行政檔案管理的相關(guān)知識，并規(guī)范落實網(wǎng)格化管理，持續(xù)開展院區(qū)改造騰空及病人轉(zhuǎn)運實戰(zhàn)演練等督導(dǎo)活動，以豐富臨床就診方面的檔案資料。另一方面，醫(yī)院應(yīng)適當(dāng)加大行政檔案管理的宣傳、教育力度，并組織行政部門人員每日4班次參與院外愿檢盡檢采樣點的秩序維護工作，由此來響應(yīng)并高效完成本院的衛(wèi)生應(yīng)急醫(yī)療保障任務(wù)，進一步加深各崗位人員對行政檔案管理重要作用的正確認知，逐步在醫(yī)院內(nèi)部形成良好的行政檔案管理氛圍。

(二)完善行政檔案管理制度及配套體系

為確保醫(yī)院行政檔案管理工作的高效開展，醫(yī)院應(yīng)在創(chuàng)新變革管理理念的基礎(chǔ)上，對相關(guān)管理制度體系予以改進和完善。首先，根據(jù)本院的運營發(fā)展實際與行政檔案管理需要，建立完善的行政檔案管理制度及責(zé)任追究機制，明確各部門、各崗位人員的具體職責(zé)與工作內(nèi)容，以確保行政檔案管理職責(zé)落實到員工個人，真正解決以往“一人多崗”或“無人監(jiān)管”問題。

(三)加強行政檔案管理信息化建設(shè)力度

在信息化時代背景下，要想保證醫(yī)院行政檔案管理工作的整體質(zhì)效，僅靠完善相關(guān)管理制度及體系顯然是不夠的，還應(yīng)加強行政檔案管理的信息化建設(shè)力度，具體可通過適當(dāng)加大行政檔案管理方面的人力、物力和資金投入，不斷完善行政檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備建設(shè)與信息化系統(tǒng)配置。與此同時，也可以靈活運用大數(shù)據(jù)、人工智能、互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代信息技術(shù)，積極搭建相對完善的行政檔案信息管理系統(tǒng)及行政檔案信息資源共享平臺，實現(xiàn)對海量行政檔案資料的高效采集、傳輸和利用。此外，為切實保障醫(yī)院行政檔案資料的完整性與真實性，醫(yī)院還應(yīng)在檔案數(shù)據(jù)庫或信息系統(tǒng)中增設(shè)訪問權(quán)限、安全密鑰、數(shù)字簽名等防護措施，不斷提高其安全等級，以規(guī)避系統(tǒng)漏洞或黑客攻擊而導(dǎo)致的行政檔案丟失問題，最大限度地保障醫(yī)院行政檔案信息的完整及可靠。

(四)提高行政檔案管理隊伍的綜合素養(yǎng)

為了進一步提升行政檔案管理的有效性，醫(yī)院必須在加強行政檔案管理信息化建設(shè)的同時，高度重視行政檔案管理隊伍專業(yè)素養(yǎng)與技能的培養(yǎng)。具體來講，醫(yī)院可從人才招聘、引進的角度入手，通過適當(dāng)提升行政檔案管理人員準(zhǔn)入門檻，或者創(chuàng)新優(yōu)化人才選拔及晉升機制的方式，廣泛吸納、引入兼具現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用能力與行政檔案管理知識的復(fù)合型人才，不斷優(yōu)化現(xiàn)有的行政檔案管理隊伍。另外，針對現(xiàn)有的行政檔案管理人員，醫(yī)院可通過定期組織開展專業(yè)化的知識講座、技能培訓(xùn)、外出進修等活動，幫助現(xiàn)有行政檔案管理全面掌握最新的檔案管理理念和技能，由此來提升醫(yī)院行政檔案管理隊伍的綜合素質(zhì)，進而為醫(yī)院后續(xù)開展行政檔案管理工作提供強有力的人才支撐。

五、結(jié)語

綜上所述，行政檔案在醫(yī)院運行發(fā)展進程中起到不容忽視的資源參考價值及指導(dǎo)作用，是新時期提高醫(yī)院總體管理質(zhì)效與醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)質(zhì)量的關(guān)鍵所在。因此，各大醫(yī)院必須充分意識到行政檔案管理創(chuàng)新優(yōu)化的重要性及必要性，并正確審視醫(yī)院行政檔案管理現(xiàn)狀及存在的細節(jié)性疏漏，通過強化內(nèi)部行政檔案管理意識、完善行政檔案管理制度體系、加強行政檔案管理信息化建設(shè)、提高行政檔案管理隊伍綜合素養(yǎng)等措施，以確保行政檔案管理工作得以規(guī)范、高效實施，從而為推動醫(yī)院高質(zhì)量、高效化發(fā)展做出積極貢獻。